DUYURU: /1

Transkript

1 DUYURU: /1 Bilindiği üzere, tarihli Resmi Gazetede yayımlanan 431 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği ile, bazı mükelleflere, Tebliğ ekinde yer alan konular itibariyle belirlenen asgari içeriklere uygun kayıtları, elektronik ortamda oluşturma, muhafaza etme ve istenildiğinde ibraz etme ( Kayıt Saklama Gereksinimleri ) zorunluluğu getirilmişti. Söz konusu zorunluluk tarihi itibariyle yürürlüğe girecek iken, tarihli Resmi Gazetede yayımlanan 436 sıra no.lu VUK Genel Tebliği ile düzenlemenin yürürlük tarihi tarihine ertelenmişti. Bu itibarla, kapsama dahil olan mükellefler, tarihinden başlamak üzere,, 431 sıra no.lu VUK Genel Tebliği nde belirlenen konulara ilişkin kayıtları elektronik ortamda oluşturmak, muhafaza etmek ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar. Bu defa, Gelir İdaresi Başkanlığınca yayımlanan 70 sayılı Vergi Usul Kanunu Sirküleri nde, yukarıda belirtilen 431 sıra no.lu VUK Tebliği nde yer alan hususlara yönelik ilave açıklamalar yapılmıştır. Söz konusu Sirküler de yer verilen açıklamaları da dikkate alarak, kayıt saklama gereksinimlerine yönelik düzenlemeyi (hatırlatma amaçlı olarak) aşağıda tekrardan bilgilerinize sunuyoruz. 1

2 I- KAYIT SAKLAMA GEREKSİNİMLERİ (431 SIRA NO.LU VUK GENEL TEBLİĞİ ve 70 SAYILI VUK SİRKÜLERİ) A- Kapsama Dahil Olan Mükellefler: Özel Tüketim Vergisi (ÖTV) Kanunu ekinde yer alan (I) sayılı liste kapsamında ÖTV mükellefiyeti olanlar ile ÖTV mükellefiyeti olmasa dahi aşağıdaki faaliyetlerde bulunanlar; 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında bayilik, taşıma, dağıtıcı, depolama (deniz taşıtları dâhil), madeni yağ, serbest kullanıcı, ihrakiye teslimi, iletim, rafinerici ve işleme lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar, 4646 sayılı Doğal Gaz Piyasası Kanunu kapsamında CNG, depolama, toptan satış, dağıtım, iletim, ithalat ve ihracat lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar, 5307 sayılı Sıvılaştırılmış Petrol Gazları (LPG) Piyasası Kanunu kapsamında dağıtıcı, depolama, taşıma ve otogaz bayilik lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar, ÖTV Kanunu ekinde yer alan (III) sayılı listenin B cetvelinde yer alan ürünlerle ilgili olarak; Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan (TAPDK) Tütün Ticareti Yetki Belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler, TAPDK dan Üretim ve Faaliyet Uygunluk Belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler, TAPDK dan Üretim ve Faaliyet Uygunluk Belgesi almış gerçek ve tüzel kişilerin mamullerinin, Toptan Satış Belgesi sahibi mükelleflere pazarlama ve dağıtımını gerçekleştiren gerçek ve tüzel kişiler 431 sıra no.lu VUK Genel Tebliği nin ekinde yer alan konular itibarıyla belirlenen asgari içeriklere uygun kayıtları, elektronik ortamda oluşturmak ve istenildiğinde ibraz etmek üzere elektronik ortamda muhafaza etmek zorundadırlar. Bu kapsamda oluşturulacak kayıtların, söz konusu mükelleflerin tüm faaliyetlerine ilişkin olarak hazırlanması mecburidir. 2

3 Kapsama giren mükellefler, işlemlerinin süreklilik arz edip etmediğine bakılmaksızın Tebliğ ekinde yer alan konulara ilişkin kayıtları, yine Tebliğ ekinde yer alan asgari içeriği taşıyacak şekilde elektronik ortamda oluşturacak ve istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza edeceklerdir. Yukarıda belirtilen yükümlülük, 431 sıra no.lu VUK Genel Tebliği nin yürürlük tarihinden ( ten) itibaren geçerli olmak üzere, mükelleflerin bütün iş ve işlemlerini içerecek şekilde yerine getirilecektir. Kapsama girmekle birlikte Tebliğde yer alan işlemleri esas faaliyet olarak gerçekleştirmeyen mükelleflerin sadece ilgili işlemlere yönelik kayıtları elektronik ortamda oluşturmaları ve muhafaza etmeleri yeterli olacaktır. Örnek: Esas faaliyet konusu motorlu kara taşıtları için parça imalatı olan ABC A.Ş. ÖTV I sayılı liste kapsamında bazı malları üretim faaliyetlerinde kullanmak üzere ithal etmekte olup şirketin bu kapsamda ÖTV mükellefiyeti bulunmaktadır. ABC A.Ş.'nin 431 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğine ilişkin yükümlülüğü ÖTV I sayılı liste kapsamındaki malların ithalatı, envanteri ve sarfı ile ilgili kayıtlarla sınırlıdır. ABC A.Ş.'nin esas faaliyeti söz konusu malların ithalatı, imalatı veya dağıtımı olmadığından yalnızca ÖTV I sayılı liste kapsamındaki işlemlere ilişkin kayıtlarını elektronik ortamda oluşturması ve muhafaza etmesi yeterlidir. Kapsama dahil olan mükelleflerden, asgari kayıt içeriklerinin, ilgili düzenlemenin yürürlük tarihi olan tarihinden önceki dönemleri kapsayacak biçimde ibrazının istenemeyeceği tabiidir tarihinden sonra mükellefiyet tesis ettirmiş ya da lisans veya yetki belgesi alarak ilgili faaliyetleri hesap dönemi içerisinde kıst dönemde yürütecek olan mükellefler, sadece bu kapsamdaki işlemleri için Tebliğ ekinde yer alan kayıtları elektronik ortamda oluşturmak ve muhafaza etmekle yükümlü olacaklardır. ÖTV mükellefiyetinin sona erdiği ya da lisans veya yetki belgesinin iptalini izleyen dönemde kayıt saklamaya ilişkin yükümlülükleri bulunmamaktadır. 3

4 B- Asgari Kayıt Saklama Gereksinimi Belirlenen Konular: Kapsama dahil mükelleflerin saklama, muhafaza ve ibraz zorunluluğu bulunan kayıtlar aşağıdaki konular itibariyle belirlenmiştir: Satış kayıtları Alış kayıtları Dönem başı ve dönem sonu mal stoklarına ilişkin envanter kayıtları İthalat kayıtları İhracat kayıtları Üretim kayıtları Diğer kayıtlar Sözü edilen konular itibariyle belirlenmiş olan detay bilgi ve kayıtlar 431 sıra no.lu VUK Genel Tebliği nin ekinde yer almaktadır. C- Kullanılacak Bilgi Sisteminin Özellikleri: Kayıtların elektronik ortamda oluşturulması ve istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmesi sırasında kullanılacak olan bilgi sistemi (yazılım ve donanım) asgari aşağıdaki özellikleri taşımalıdır; 431 sıra no.lu VUK Genel Tebliği kapsamında belirlenen usul ve esaslara uygun nitelikteki kayıtları oluşturup istenildiğinde ibraz edilecek şekilde muhafaza edebilmelidir. Muhafaza edilen kayıtların kontrol, denetim, inceleme veya başka bir nedenle kısmen veya tamamen istenilmesi durumunda, istenilen kayıtların aşağıda yer alan ve yaygın olarak kullanılan dosya formatlarından en az birisi ile kaydedilebilmesi konusunda gerekli imkânlara sahip olmalıdır. 1).xls - Microsoft Excel dosyası 2).xlsx - Microsoft Excel dosyası 3).txt - Düz metin dosyası 4).csv - Virgül ile ayrılmış değer dosyası 5).xml - Genişletilebilir işaretleme dili dosyası 4

5 Yetkililer tarafından istenilmesi durumunda, muhafaza edilen kayıtlara erişimin sağlanması ve ihtiyaç duyulan kayıtların kopyalarının çıkarılması konusunda yeterli imkanlara sahip olmalıdır. Kayıtların oluşturulması ve muhafazası sırasında, istenilen yazılımlar ve donanımlar kullanılabilecektir. Kayıt saklama yükümlülüğü getirilen mükelleflerin 431 sıra no.lu Tebliğ ekinde yer alan kayıtlarını elektronik ortamda saklıyor olması yeterlidir. Söz konusu Tebliğde elektronik ortamda kayıt oluşturma ile ilgili herhangi bir format, teknik şart veya şekil şartı zorunlu tutulmadığı için vergi mükellefleri tarafından halen kullanılan kurumsal kaynak planlama çözümleri veya muhasebe programları ile Tebliğ gereklerinin yerine getirilmesi mümkündür. Bu aşamada açık kaynak kodlu elektronik tablo programları veya veri tabanı yönetim sistemleri de kullanılabilir. Yukarıda ifade edilen.xml,.xls,.xlsx,.txt,.csv formatları elektronik ortamda tutulan kayıtların, istendiğinde ibrazı sırasında kullanılabilecek dosya formatları olup, oluşturulan kayıtların sayılan dosya formatlarından birisi ile ibraz edilebilmesi yeterlidir. D- Kayıtların Oluşturulması, Muhafazası ve İbrazı: 431 sıra no.lu VUK Genel Tebliği kapsamındaki kayıtların oluşturulması işleminin, işlemlerin yasal defterlere kaydedilmesi ile birlikte tamamlanması zorunludur. Anılan Tebliğde yer alan esaslara uygun olarak oluşturulan kayıtlar, vergi kanunları çerçevesinde istenildiğinde ibraz edilmek üzere elektronik ortamda muhafaza edilecektir. Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, oluşturulan kayıtlara ilişkin her türlü dosya, veritabanı dosyası, saklama ortamı ve görüntüleme araçlarını kapsamakta olup, elektronik kayıtlara istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir. 5

6 Muhafaza ve ibraz işleminin Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunludur. Elektronik ortamda oluşturulan kayıtların muhafazası, mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde gerçekleştirilir. Yukarıda ifade edilen zorunluluk, kayıtlara erişim yetkisinin mükellefin sorumluluğunda kalması şartıyla, kayıtların tutulması ve muhafazasında kiralık sunucu kullanılmasına bir sınırlama getirmemektedir. Kayıtların kiralık sunucularda tutulması, kapsamdaki mükelleflerin muhafaza ve ibraz yükümlülüğünü ortadan kaldırmamaktadır. Ayrıca söz konusu kayıtların Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisindeki bir sunucuda tutulması yeterli olup, bu durum asıl işletme operasyonlarının yurt dışından yürütülmesine ve kayıtların bir örneğinin yurt dışında bulundurulmasına engel teşkil etmemektedir. Oluşturulan kayıtlarda yer alması gereken asgari unsurlar ile söz konusu kayıtların elektronik ortamda muhafazası ve istenildiğinde ibrazına ilişkin zorunluluklara uymayanlar hakkında VUK un ceza hükümleri tatbik olunacaktır. Saygılarımızla, LINEAR DENETİM VE YEMİNLİ MALİ MÜŞAVİRLİK LTD. ŞTİ. İşbu Duyuru nun içeriğini oluşturan konular hakkında detaylı bilgi almak ve diğer sorularınız için adresinden veya ( ) numaralı telefondan bizlere ulaşabilirsiniz. Linear Denetim ve Yeminli Mali Müşavirlik Ltd. Şti. Avni Dilligil Sokak Çelik İş 6 Merkezi B Blok No:9 Kat: Mecidiyeköy/İstanbul