TC MALĠYE BAKANLIĞI MUHASEBAT GENEL MÜDÜRLÜĞÜ. TAġINIR KAYIT VE YÖNETĠM SĠSTEMĠ UYGULAMA KILAVUZU

Transkript

1 TC MALĠYE BAKANLIĞI MUHASEBAT GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TAġINIR KAYIT VE YÖNETĠM SĠSTEMĠ UYGULAMA KILAVUZU ANKARA

2 A. KBS SĠSTEMĠNE GĠRĠġ... 5 B. TAġINIR MAL YÖNETĠM SĠSTEMĠNDE ROLLER SGB TAġINIR KULLANICISI DUYURULAR & MESAJLAR Duyurular Duyuru Ekle/Düzenle Mesajlar Yardım TANIMLAR Marka Tanımlama Ölçü Birimleri Tanımlama Malzeme Ek Özellik Tanımlama TaĢınır Kod Listesi Ve Malzemeler KULLANICI ĠġLEMLERĠ ġifre DeğiĢtirme Harcama Birimleri Durum DeğiĢtirme YÖNETĠM RAPORLARI TaĢınır (TKYS)-TaĢınır (Muhasebe) Raporu Harcama Birimleri Ambar Listesi TAġINIR KAYIT VE KONTROL YETKĠLĠLERĠ DUYURULAR & MESAJLAR Duyurular Mesajlar Yardım TANIMLAR Ambar Tanımları TaĢınır Kod Listesi Ve Malzeme Tanımları Firma Tanımları Ġstek Birimleri Tanımlaması Ġstek Birimi Yetkililerinin Tanımlanması KiĢilerin Tanımlanması YerleĢim Birimlerinin Tanımlanması TAġINIR MAL ĠġLEMLERĠ GiriĢ ĠĢlemleri ÇıkıĢ ĠĢlemleri TaĢınır Taleplerinin KarĢılanması (Tüketim Malzemeleri ÇıkıĢı) Değer Artırımı Zimmet ĠĢlemleri Dayanıklı TaĢınırlar Detay Bilgileri Kayıttan DüĢme Teklif Ve Onay Tutanağı Onaylama ĠĢlemleri Onaylı TaĢınır ĠĢlem FiĢleri Devir ĠĢlemleri TĠF Kopyalama ĠĢlemleri Kayıt Düzeltme ĠĢlemleri KAYIT ARAMA ĠġLEMLERĠ Ürün TĠFleri Arama Mevcuttaki Ürünleri Arama Ürün Kodu Listesi Dayanıklı TaĢınırlar Listesi Firma Bazında Ürün TĠFleri Arama DĠĞER BELGE GĠRĠġLERĠ TaĢınır Geçici Alındısı TaĢınır Geçici Alındı Listesi

3 2.6. TAġINIR RAPORLAR Tüketim Malzemeleri ÇıkıĢ Raporu Tüketim Malzemeleri Dönem ÇıkıĢ Raporu Malzeme Sicil Numarası Raporu Ambar Sayım Listesi Ambar Devir Teslim Tutanağı Nolu Örnek Sayım Döküm Cetveli Nolu Örnek TaĢınır Yönetim Hesabı Cetveli (Kütüphane/Müze Dahil ) Nolu Örnek TaĢınır Yönetim Hesabı Cetveli Tüketim Malzemeleri Defteri Dayanıklı TaĢınırlar Defteri Tüketim Malzemeleri Ambar Bazında ÇıkıĢ Raporu Zimmet Listesi Kütüphane Defteri Müze Defteri Nolu Örnek - Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli Nolu Örnek - Müze Yönetim Hesabı Cetveli KULLANICI ĠġLEMLERĠ ġifre DeğiĢtir SAYIM VE YILSONU ĠġLEMLERĠ Sayım Tutanağı OluĢturma Sayım Tutanağı Listesi Sayım Noksanı Sayım Fazlası Yılsonu ĠĢlemlerini Bitirme YÖNETĠM ĠġLEMLERĠ Hatalı Rezervlerin Ġptal Edilmesi Kurumdan Ayrılan Personele Ait Rezervlerin Silinmesi Stokların Güncellenmesi YÖNETĠM RAPORLARI TaĢınır (TKYS)-TaĢınır (Muhasebe) Raporu Harcama Birimleri Ambar Listesi BARKOD ĠġLEMLERĠ TKYS Barkod Yazıcı Ayarları TKYS Barkod Ayarları Ve Yazdırılması Barkod Okuma Ve Sayım ĠĢlemleri KÜTÜPHANE MATERYALLERĠNĠN TOPLU GĠRĠġ ĠġLEMLERĠ TAġINIR ĠSTEK BĠRĠMĠ YETKĠLĠSĠ ĠġLEMLERĠ DUYURULAR & MESAJLAR Duyurular Yardım TAġINIR TALEPLERĠ TaĢınır Ġstek Belgesi OluĢtur TaĢınır Ġstek Belgesi Listesi KULLANICI ĠġLEMLERĠ ġifre DeğiĢtirme KONSOLĠDE GÖREVLĠSĠ KONSOLĠDE RAPORLARI Konsolide Rapor Alma DUYURULAR & MESAJLAR Duyurular Mesajlar

4 4.3. KULLANICI ĠġLEMLERĠ ġifre DeğiĢtirme YÖNETĠM RAPORLARI TaĢınır (TKYS)-TaĢınır (Muhasebe) Raporu Harcama Birimleri Ambar Listesi EK-1: MALZEME EK ÖZELLĠK ÖRNEKLERĠ EK-2: ONAYLI TĠF/BAĞLI TĠF SĠLME ĠġLEMLERĠNE ĠLĠġKĠN UYGULAMA ÖRNEKLERĠ

5 A. KBS SĠSTEMĠNE GĠRĠġ KBS ana sayfasına internet adres çubuğuna adresi yazılarak ulaģılır. Taşınır Mallar Yönetim Sistemi linkine tıklanır. KiĢinin sisteme giriģ yapabilmesi için öncelikle yetkilendirilmiģ olması gerekmektedir. Sgb TaĢınır Kullanıcıları, TaĢınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri ve Konsolide Yetkilileri hizmet alınan muhasebe biriminde 505 Yetkisi olan kiģi tarafından, Ġstek birimi yetkilileri ise TaĢınır Kayıt Kontrol Yetkilisi tarafından, yetkilendirilebilmektedir. Açılan sayfanın üst bölümünde yer alan TaĢınır Mallar Yönetim Sistemi linkine tıklandığında aģağıdaki form gelecektir. TC Kimlik numarası ve sisteme girmek için verilen Ģifre yazılıp GiriĢ gerçekleģtirilir. 5

6 Sisteme ilk defa giriģ yapıldığında, aģağıdaki ġifre DeğiĢtirme Formu ndan Ģifre değiģtirme iģlemi tamamlanmalıdır. ġifre değiģtirildikten sonra kullanıcının yetkili olduğu uygulamaya, kurum ve kullanıcı rolünün görüldüğü sayfaya ulaģılacaktır. Kullanıcı, TaĢınır Mallar Yönetim Sistemi uygulamasında açılan satırda herhangi bir yerin üzerine tıklayarak uygulamaya girebilecektir. Açılan menüden yapılmak istenen iģlem türü seçilerek iģlemler gerçekleģtirilir. 6

7 B. TAġINIR MAL YÖNETĠM SĠSTEMĠNDE ROLLER SGB TAġINIR KULLANICISI TAġINIR KAYIT VE KONTROL YETKĠLĠSĠ ĠSTEK BĠRĠMĠ YETKĠLĠSĠ KONSOLĠDE GÖREVLĠSĠ 1. SGB TAġINIR KULLANICISI SGB Taşınır Kullanıcısı rolü kurumların taşınır mal yönetiminin belli bir standarda kavuşturulması amacıyla oluşturulmuştur. Kamu idareleri kendilerine bağlı tüm harcama birimlerinde aynı standartlarda mal tanımlaması yapabilmeleri için bir merkezden detay ve özelliklerin belirlenmesi gerekmektedir. Bu çerçevede SGB Taşınır Kullanıcısı rolü etkili bir taşınır mal yönetimi için büyük önem arz etmektedir. SGB TaĢınır Kullanıcısı, kullanıcı adı ve Ģifresi ile giriģ yaptıktan sonra karģısına aģağıdaki menü çıkmaktadır. SGB TaĢınır Kullanıcısının yetkili olduğu 4 alan bulunmaktadır: Duyurular & Mesajlar Tanımlar Kullanıcı ĠĢlemleri Yönetim Raporları 7

8 1.1. DUYURULAR & MESAJLAR Duyurular Bu menüden bağlı harcama birimleri taģınır kayıt kontrol yetkililerine genel duyuru yapılabilir. Bunun için Duyuru Ekle /Düzenle alt menüsü kullanılmaktadır. Duyuru ekranında Kullanıcıların düzenli Ģekilde takip etmesi gereken 3 tür duyuru bulunmaktadır. 1) Kurum içinde yapılan duyurular (siyah renkli) SGB TaĢınır Kullanıcıları tarafından yapılmaktadır. 2) Türkiye çapında yapılan duyurular (mavi renkli) Maliye Bakanlığı tarafından yapılmaktadır. 3) SGB TaĢınır kullanıcılarına yapılan duyurular (kırmızı renkli) Maliye Bakanlığı tarafından yapılmaktadır Duyuru Ekle/Düzenle 8

9 Bu alandan yeni bir duyuru eklenebileceği gibi, daha önce eklenmiģ bir duyurunun; Düzenle, Sil, ArĢive TaĢı, Dosya Ekle, Dosya Sil butonları yardımıyla düzenlenmesi de mümkündür. Burada yayınlanan duyuruları sadece ilgili SGB ye bağlı harcama birimleri kullanıcıları görebilmektedir Mesajlar Harcama birimlerindeki kullanıcıların SGB TaĢınır Kullanıcısı ile kod listesinde detay açma, ölçü birimi tanımlama, marka ve özellik tanımlama gibi konularda mesajlaģmalarına imkan veren bir menüdür. SGB TaĢınır Kullanıcısı, kendisine gelen mesajı Yanıtla butonuna tıklayarak açılacak pencereye mesajını yazar ve Gönder butonu ile ilgili kiģiye gönderir Yardım TKYS de kullanıcılara yardımcı olacak güncel kılavuzlarımız bu bölümde yer almaktadır. 9

10 1.2. TANIMLAR SGB TaĢınır Kullanıcısı tarafından Tanımlar menüsünden Marka Tanımları Ölçü Birimleri TaĢınır Kod Listesi ve Malzemeler Malzeme Ek Özellikleri Tanımlama iģlemleri yapılır Marka Tanımlama Aynı özellikteki taģınırları birbirinden ayıran en önemli özelliklerden birisi de taģınırın ticari markasıdır. Bunun için mal tanımında taģınırın markasının da belirtilmesi gerekmektedir. Marka Tanımları menüsünden ilgili butonlar kullanılarak iģlem yapılır. Markası olmayan taģınırlar için de.markasiz detayı eklenmiģtir. Marka Tanımları menüsüne tıklandığında yukarıda gösterilen pencere açılacaktır. Tanımlanmak istenilen malzemenin tanımlı olup olmadığına Harf Filtresi veya Marka Filtresi kullanılarak bakılabilir. 10

11 Kırmızı renkte olan kayıtlar merkezden yapılan tanımlamalar olup bunlar üzerinde bir değiģiklik yapılamaz. Yeni marka tanımlamak için Ekle butonuna tıklanır, en alt satırda açılan alana ilgili markanın ismi yazılır ve Kaydet tuģu ile listeye eklenilir. Her SGB TaĢınır Kullanıcısı kendi tanımladığı markaları Pasif Yap butonu ile pasif hale, pasif konumundaki markayı da Aktif Yap butonu ile aktif hale getirebilir. Tanımlanan marka henüz bir malzemenin tanımlanmasında kullanılmadıysa Sil butonu ile silinebilir. Markalar küçük harf ile girilse bile sistem bunları otomatik olarak büyük harflere dönüģtürmektedir Ölçü Birimleri Tanımlama Ölçü birimleri alt menüsüne tıklandığında açılacak pencerede yeni ölçü birimleri eklenilir. Yeni ölçü birimi eklemek için öncelikle Ekle butonuna basılır. Alt kısıma açılacak satıra yeni ölçü birimi adı yazılır ve ardından Kaydet butonuna basılır. Daha önce eklenmiģ bir ölçü birimini Sil butonu ile silinebilir. Ancak söz konusu ölçü birimi esas alınarak bir kayıt yapılmıģsa artık o ölçü birimi silinemez. Kırmızı renkte olan ölçü birimleri merkezden açılmıģ olup, silinemez, düzeltilemez. 11

12 Malzeme Ek Özellik Tanımlama Malzeme Ek Özellikleri Tanımlama menüsü, taģınır kod listesinde alt detay açmadan, ek özellik belirleyerek taģınırları tanımlamaya yarar. Kırılım açmak yerine özellik atayarak taģınırların farklılaģtırılması yoluna gidilir. Örneğin; taģınır kod listesinde en son detay olan TONERLER, Yazıcı Tonerleri Fotokopi Makinesi Tonerleri Faks Makinesi Tonerleri Ģeklinde alt detayları açıldıktan sonra bu alt detayların her birisini kendi içinde alt detay açmadan mürekkep özelliklerine göre farklılaģtırmak mümkündür. Yukarıda verilen tonerler örneği üzerinden gidilirse; Malzeme Ek Özellik Tanımlama menüsünden yazıcı tonerleri mürekkep tiplerine göre NOKTA VURUġLU, PÜSKÜRTMELĠ, LAZER, RENKLĠ ek özelliklerini ekleyerek birbirinden farklılaģtırılabilir. Malzeme Ek Özellik Tanımlamak için: Menüye tıklandığında iki alanlı bir pencere açılmaktadır: 1) Tüm Kurumların Tanımladığı Özellik ve Nitelikleri 2) Kurumunuzun Kaydettiği Özellik ve Nitelikler. Ġlk alanda daha önce baģka idareler tarafından tanımlanmıģ özellikler görülmekte iken ikinci alanda tüm kurumların yaptığı tanımlamalardan kendi kurumunuza aktarılan tanımlamalar gözükmektedir. 12

13 Yukarıdaki Ģekilde görülebileceği gibi, AĞIRLIK özelliğinin altında GRAM, KĠLOGRAM, MĠLĠGRAM ve TON değerleri baģka kurumlarca tanımlanmıģ bulunmaktadır. Kutucuktan özellikler seçildiğinde, daha önce tanımlanmıģ özellikler listelenir. Kullanmak istenilen ek özelliğin karģısına çentik atarak Aktar butonu ile bize ait alana yani, Kurumunuzun Kaydettiği Özellik ve Nitelikler alanına taģıyoruz. Eğer kullanmak istediğimiz ek özellik tanımlı değilse, Ekle butonu ile açılacak kutuya ek özelliğin adı girilir ve Kaydet butonu ile kaydedilir. Kullanacağımız ek özelliğin sayısal değerinin giriģini zorunlu kılmak istiyorsak Özellik Ġçin Değer Girmek Zorunlu alanının önündeki kutucuk iģaretlenir. Örneğin: HACĠM, AĞIRLIK, UZUNLUK, KAPASĠTE, EBAT gibi özelliklerin değerlerinin girilmesi zorunlu olmalıdır. Çünkü bu özellikler sayısal değer ile ifade edilmektedir. Ancak; YAKIT SĠSTEMĠ, RENK, YAPILDIĞI MALZEME CĠNSĠ, ġekġl gibi özelliklerin değeri sayısal olarak ifade edilemediğinden değer girmek zorunlu olmamalıdır. Tanımlanan malzeme ek özellikleri, ilgili butonlar yardımıyla silinebilir, düzenlenebilir. Ancak tanımlanan özellikler malzeme tanımında kullanıldıysa artık silmek veya düzenlemek mümkün değildir. Her iģlemin sonunda mutlaka Kaydet butonu tıklanmalıdır. Malzeme Ek özellik alanında malın tanımında görülmesi istenilen detaylar özelliğe dönüģtürülür. Örneğin bir diz üstü bilgisayarın markası ve modeli dıģında kalan diğer donanım özellikleri de kayıt alınmak isteniliyorsa bunlar için özellik tanımlaması yapılır. KAPASĠTE özelliğinin altında MEGABAYT, GĠGABAYT değerleri kullanılarak hard disk ve ram (bellek) durumları, EBAT/ BOYUT özelliğinin altında ĠNÇ değeri kullanılarak ekran büyüklüğü kayıt altına alınır. Hacim özelliğinin altına litre, mililitre, santimetreküp, metreküp gibi sayısal değer ile ifade edilebilecek ek özellik değerleri tanımlanabilir. 13

14 Bir özelliğin altında belirlenmiģ bir değeri baģka bir özelliğin altında kullanmak mümkündür. Bunun için Farklı Aktar butonu kullanılır. Örneğin; MODEL YILI altında tanımlı YIL özelliği ÜRETĠM YILI özelliğinin altına Farklı Aktar butonu ile aktarılabilir. Malzeme tanımlamasında her bir özelliğin altındaki nitelik/birimlerden sadece bir tanesi kullanılabilecektir. Örneğin YAPILDIĞI MALZEME CĠNSĠ özelliğinin altında tanımlı olan KUMAġ, DERĠ, TAHTA niteliklerinden sadece bir tanesi kullanılabilir. Bu açıdan; özellik ve değerleri belirlenirken kullanılacak özellikler iyi belirlenmeli ve sınıflandırılmalıdır. Sayısal değer ile ifade edilemeyecek özelliklerin belirlenmesinde genel nitelendirmeler kullanılmalıdır. DĠKKAT EDĠLMESĠ GEREKEN HUSUSLAR; Ek özellik belirlerken malın tanımına detaylı bilgilerde eklenecek sayısal değerler ek özellik alanında açılmamalıdır. Örnek: Ek Özellik : MODEL YIL Niteliği/Birimi : YIL *Nitelik/Birim Girilmesi Zorunlu *Burada model yılının altında 2010, 2005, 2003 değerleri özellik alanında açılmayacaktır. 2010, 2005, 2003 sayısal değerleri tanım yapıldıktan sonra Dayanıklı TaĢınır Detay Bilgileri bölümünde girilecektir. Ürün tanımı yapılırken eklenecek sayısal değerler ek özellik alanında açılmamalıdır. Örnek: Bir kitabın sayfa sayısı eklenirken; Ek Özellik : SAYFA SAYISI Niteliği/Birimi : SAYFA *Nitelik/Birim Girilmesi Zorunlu * Daha sonra taģınır kod listesi üzerinde kitap tanımı yapılırken kitabın 500, 600 sayfa olduğu belirlenir 14

15 Nitelik/Birim girilmesi zorunlu olmayan ek özellik belirlemelerinde ise kullanılacak nitelik burada belirlenir. Ek Özellik Örnek: : RENK Niteliği/Birimi : KIRMIZI *Nitelik/Birim Girilmesi Zorunlu Değil Ek Özellik : BLUTOOTH Niteliği/Birimi : VAR *Nitelik/Birim Girilmesi Zorunlu Değil Ek Özellik : YAPILDIĞI MALZEME CĠNSĠ Niteliği/Birimi : SUNTA *Nitelik/Birim Girilmesi Zorunlu Değil Ek Özellik : KAMERA Niteliği/Birimi : VAR *Nitelik/Birim Girilmesi Zorunlu Değil EK ÖZELLĠK ÖRNEKLERĠ ĠÇĠN KILAVUZUN SONUNA EKLENMĠġ EK-1: MALZEME EK ÖZELLĠK ÖRNEKLERĠNE BAKABĠLĠRSĠNĠZ Taşınır Kod Listesi Ve Malzemeler Kod Listesinde Alt Detay Açma / Malzeme Tanımlama TaĢınır Kod Listesinden kırılımlar tek tek açılarak son detaya gelindiğinde istenilirse yeni kırılımlar eklenebilir. Bunun için TaĢınır Grubu Ekle butonu tıklanır. Hangi detayın altına alt detay eklemek istiyorsak o detaya ait satırın üzerine gelip TaĢınır Grubu Ekle tıklandığında açılacak pencerede alt detayın ismi ve kodu yazılarak kaydedilir. 15

16 ÖNEMLĠ: TaĢınır kod listesinde kırılım ve ek özellik arasında tercih yapılırken dikkat edilecek husus: Tür değiģikliklerinde kırılım açılır. (Örneğin; Tonerleri türlerine göre yazıcı tonerleri, fotokopi makinesi tonerleri, faks makinesi tonerleri gibi alt detaylara ayırmak.) TaĢınır kod listesi son detayı çok genel bir detayda bırakılmıģsa alt detaylar için kırılım açılır. (Örneğin; Genel Amaçlı Tıbbi Cihazlar detayı üst sınıflandırmada bırakılmıģtır. Bu detayı kullanan idareler bunun altında kırılımlar açarak alt sınıflandırma yapmalıdırlar.) TaĢınırın özelliği farklılaģtığında yeni bir kırılım açılmaz, ek özellik ile tanımlama yapılır!! (Örneğin; renk, uzunluk, ağırlık gibi özellikler için ek özelliklerde tanımlama yapılır.) Örnek: 150- Ġlk Madde ve Malzemeler grubunun altında yer alan ĠĢlenmiĢ Et ürünleri detayının altına Salam, Sosis, Sucuk, Kavurma, Jambon gibi alt kırılımlar açılmak istenildiğinde TaĢınır Grubu Ekle tıklanarak açılacak pencereye alt detayın ismi ve kodu yazılır ve kaydedilir. Alt detayları eklediğimizde kod listemiz Ģu Ģeklide görünecektir: TaĢınır kodunda bordo renkli rakamlardan sonra gelen siyah rakamlar SGB TaĢınır Kullanıcısı tarafından açılmıģ alt detayları ifade etmektedir

17 TaĢıma: Daha önce tanımlanmıģ bir malzemeyi baģka bir detayın altına taģımak için ilgili detaya inildikten sonra Tanımlı Malzemeleri Göster butonu tıklanır. Açılan pencerede tanımlanmıģ malzemeyi taģımak için malzemenin karģısındaki kutucuğa iģaretlenir ve Seçili Malzemeleri TaĢı butonu tıklanır. Açılacak Malzeme Tanım TaĢıma kutucuğundan taģınmak istenilen detay seçilir ve TaĢı butonu tıklanır. Seçili Malzemeleri Taşı butonu ile sözkonusu alt detay başka bir alt detaya taşınabilir KULLANICI ĠġLEMLERĠ Şifre Değiştirme Mevcut Ģifre değiģtirilmek istenildiğinde Kullanıcı iģlemlerinin altında yer alan ġifre DeğiĢtir bölümünden yapılabilmektedir. 17

18 Harcama Birimleri Durum Değiştirme Bu menü ile SGB TaĢınır Kullanıcıları tarafından kurumlarına ait harcama birimleri kodlarının güncelliği sağlanmaktadır. TKYS de yetkilendirme veya harcama birimleri arası devir iģlemlerinde ilgili birimin sistemde görülmemesi durumunda birimin aktifleģmesini (görülmesini) sağlamak, TKYS de tanımlı ve aktif olarak görülmesine rağmen taģınır kayıt ve iģlemlerinde kullanılmayacak olması nedeniyle sistemde görülmemesi gereken birimlerin ise pasif hale getirilerek görülmemesini sağlamak, Menü aģağıdaki açıklamalar çerçevesinde kullanılmaktadır. 1) SGB TaĢınır Kullanıcısı tarafından Kullanıcı ĠĢlemleri menüsünün alt menüsü olan Harcama Birimleri Durum DeğiĢtir menüsüne tıklanarak giriģ yapılır. 2) Gelen ekranda değiģiklik yapılacak harcama biriminin bağlı olduğu saymanlık Saymanlık Seçiniz alanında taranarak seçilir. 18

19 3) Saymanlık seçilmesi sonrasında, bu saymanlığa bağlı harcama birimleri ekrana gelecektir. Bu noktada yapılacak iģlem; değiģiklik yapılacak harcama biriminin seçilmesidir. Durumuna göre; Aktif/Pasif Kaydet butonu ile pasif durumdaki harcama birimi seçilerek sistemde görülmesi istenilen birim aktif yapılacağı gibi, aktif durumdaki bir harcama birimi de seçilerek pasif hale getirilmek suretiyle sistemde görülmesi engellenebilecektir YÖNETĠM RAPORLARI Taşınır (TKYS)-Taşınır (Muhasebe) Raporu Ġlgili bölüm TaĢınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Menüsünde detaylı Ģekilde anlatılmıģtır Harcama Birimleri Ambar Listesi Ġlgili bölüm TaĢınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Menüsünde detaylı Ģekilde anlatılmıģtır. 19

20 2. TAġINIR KAYIT VE KONTROL YETKĠLĠLERĠ 2.1. DUYURULAR & MESAJLAR Duyurular TaĢınır kayıt kontrol yetkililerine yapılan duyurular görüntülenebilmektedir. Duyuru ekranında Kullanıcıların düzenli Ģekilde takip etmesi gereken 3 tür duyuru bulunmaktadır. 1) Kurum içinde yapılan duyurular (siyah renkli) SGB TaĢınır Kullanıcıları tarafından yapılmaktadır. 2) Türkiye çapında yapılan duyurular (mavi renkli) Maliye Bakanlığı tarafından yapılmaktadır Mesajlar Bu menü TaĢınır Kayıt Kontrol Yetkilileri ile SGB TaĢınır Kullanıcıları arasında haberleģme ve mesajlaģma amaçlıdır. Buradan gönderilen mesajlar doğrudan Kurumun SGB TaĢınır Kullanıcısının sistemine gönderilmektedir Yardım TKYS de kullanıcılara yardımcı olacak güncel kılavuzlarımız bu bölümde yer almaktadır. 20

21 2.2. TANIMLAR Bu menüde, taģınırların kaydedileceği fiziki veya sanal AMBARLAR ile edinilen ÜRÜNLER (TaĢınırlar), bu taģınırların edinildiği FĠRMALAR ve taģınır talebinde bulunacak olan ĠSTEK BĠRĠMLERĠ tanımlanacaktır. Tanımlar menüsü açıldığında aģağıda görülen alt menüler açılır Ambar Tanımları TaĢınırların kaydedileceği fiziki veya sanal ambarlar (Kırtasiye Ambarı, Temizlik Malzemesi Ambarı, DemirbaĢ Ambarı, MefruĢat Ambarı, BiliĢim Malzemeleri Ambarı, Yedek Parça Ambarı vb.) burada tanımlanacaktır. Ambarlar a tıklandığında aģağıdaki pencere açılır Yeni bir ambar tanımlanmak istendiğinde açılan pencerede Ambar Ekle ye basıldığında aģağıdaki pencere açılacaktır. 21

22 Ambarın adı ve ambarın adresi, ambar sorumlusu alanları doldurulur, Aktif kutucuğu iģaretlenerek Kaydet butonuna tıklanır. Eğer bir ambardan giriģ ve çıkıģ yapılmayacaksa buradaki iģaret kaldırılarak pasif hale getirilir. AçılmıĢ ambarların ad, adres ve sorumlu bilgileri Ambar Düzenle butonu ile yeniden düzeltilebilir, değiģtirilebilir. Bu ambarlara herhangi bir giriģ çıkıģ iģlemi yapılmamıģ ise Ambar Sil butonu ile silinebilirler Taşınır Kod Listesi Ve Malzeme Tanımları Ġdarenin edindiği veya edineceği taģınırlar öncelikle bu bölümde tanımlanmalıdır. Malzemelerin tanımı; TaĢınır Kod Listesindeki sınıflandırmaya ve bu sınıflandırmadaki detaylandırmalara göre, taģınırların ayırıcı özellikleri ile taģınırların giriģ ve çıkıģ iģleminde esas alınan ölçü birimleri dikkate alınarak bu bölümde yapılır. TaĢınır Kod Listesi ve Malzemeler menüsüne tıklandığında aģağıdaki pencere gelecektir. 22

23 Tanımlanmak istenen taģınırın kaydedileceği hesap koduna göre (Örneğin; 253 Makine ve Cihazlar) ilgili bölüme tıklanır ve açılan her alt menüden son sınıflandırmaya kadar gidilir. Kısa yoldan ilgili detaya inebilmek için üst barda yer alan TaĢınır Grubu Sorgula butonu tıklanarak açılan pencereye ilgili ürünün ismi yazılıp sorgulanır. Yukarıdaki Ģekilde görülebileceği gibi; arama kriteri kalem seçilip Sorgula denildiğinde, içinde kalem ifadesi geçen tüm detaylar listelenir. Gitmek istenilen detaya iliģkin satıra tıklanıp Seçili TaĢınır Grubuna Git butonu basıldığında taģınır kod listesinin ilgili detayına hızlıca gider. Gelinen son detayda tanımlı malzeme bulunuyorsa ilgili detayın üzerinde iken Malzemeleri Göster butonu ile hangi malzemelerin tanımlı olduğuna bakılır. Bir detayda tanımlı malzeme olup olmadığı ilgili detayın renginden anlaģılır. AĢağıdaki Ģekilde Buzdolabı detayında da görülebileceği gibi, pembe renge boyanmıģ detaylarda tanımlı malzemeler bulunmaktadır. Malzemeleri Göster butonu ile tanımlı malzemelere bakılır. Malzeme Tanımla 23

24 Tanımı yapılmıģ malzeme aradığımız malzeme değilse aynı detayda yeni malzeme tanımı yapılmalıdır. Bunun için Malzeme Tanımla butonuna tıklanarak açılan pencerede ilgili alanlar doldurularak malzeme tanımı yapılır. Örneğin; TaĢınır Kod Listesinde detayına bir Fırınlar ürünü tanımlamak istendiğinde, öncelikle yukarıda belirtildiği Ģekilde, taģınır kodunun son detayına inilir: TaĢınır kod listesi üzerinden kırılımlar tek tek açılarak son detaya kadar gelinir. Malzeme Tanımla butonuna tıklanarak ekrana gelen malzeme tanım bilgileri doldurulur. MALZEME TANIM BĠLGĠLERĠ Ürün Kodu: Sistem tarafından otomatik olarak verilir. Kullanıcılar tarafından ürünün ayırt edilebilmesini sağlamak için verilen bir numaradır. Verilen ürün kodu numarası başka ürünlerde kullanılamaz. Cins: İsteğe bağlı olarak ürünün cinsine ilişkin bilgiler yazılır. Adı: Ürün üzerinde görünen ad yazılır. Doldurulması zorunlu alandır. Özel Kod/Model: İsteğe bağlı olarak ürünün varsa özel kodu yazılır. Marka: Ürünün markası yazılır. Doldurulması zorunlu alandır. Markası olmayan ürünler için.markasız seçeneği kullanılmalıdır.. Temel Ölçü Birimi: Ürünün taşınır kayıt, kullanım ve çıkış işlemlerinde kullanılacak temel ölçü birimi yazılır. Örneğin kutu olarak alınan ancak adet olarak kullanıma verilen ürünlerde temel ölçü birimi olarak adet seçilmelidir. Doldurulması zorunlu alandır. Malzeme Ek Özellik penceresinden Ekle butonu ile tanımı yapılmak istenilen malzemeye ek özellik ataması yapılabilir. Eğer malzeme tanım bilgilerinde yer alan standart özellikler dıģında farklı bir özelliğin de ürün tanımına eklenmesi isteniliyorsa, 24

25 Malzeme Ek Özellik alanındaki Ekle butonuna basılarak gelen ekrandaki Özellik Listesi nden özellikler seçilir. Özellik Listesinde daha önce SGB TaĢınır Kullanıcısı tarafından yapılan özellikler listelenir. Kullanmak istenilen ek özellik bulunamıyorsa SGB TaĢınır Kullanıcısına mesaj gönderilerek söz konusu özelliğin tanımlanması istenir. Yukarıdaki resimde görülen ek özellik listesindeki hacim özelliğine çift tıklandığında örneğimizdeki buzdolabı tanımına hacim özelliğini sayısal değeri ile birlikte eklenebilir. Hacim ek özelliğine tıklandığında aģağıdaki pencere açılacaktır. Buzdolabı tanımımıza 600 litre ek özelliğini yazıldıktan sonra Ekle butonuna basılır ve baģka özellik eklenmeyecekse Kapat butonuna basılarak küçük ekran kapatılır. 25

26 Bu Ģekilde bir tanıma birden fazla ek özellik eklemek mümkündür. AĢağıda ek özellik listesinden seçim yapılarak bir minübüs tanımı yapılmıģtır. Her iģlemin sonunda olduğu gibi Kaydet butonu ile iģlem kayıt altına alınır. Kaydedilen malzeme tanımı aģağıdaki gibi görülecektir. Mavi renkli tanımlar sistemi kullanan kullanıcı tarafından yapıldığını ifade eder. KiĢi, kendi yaptığı tanım üzerinde değiģiklik yapabileceği gibi aynı zamanda silebilir. Ancak yapılan tanım herhangi bir Ģekilde TĠF veya baģka bir belge ile iliģkilendirilmiģse artık düzeltme veya silme iģlemi yapılamaz. Malzeme tanım listesindeki alt kaydırma çubuğu sağa-sola kaydırılarak yapılan tanımın detaylarına bakılabilir. 26

27 Malzeme tanımında o malzeme için en önemli ayırt edici özellikler ön plana çıkarılır. Örneğin; Kalem için =renk, flash bellek için = kapasite, cetvel için = uzunluk, dizüstü bilgisayar için = marka ve model vb. Daha önce tanımlanmıģ bir malzeme tanımına Ek Bilgi kaydı yapılabilir. Tanımlı Malzemeler butonu tıklandıktan sonra açılan pencerede tanımlı malzemelere ek bilgi kaydı için ilgili satırın Ek Bilgiler sütununa manuel olarak ek bilgi giriģi yapılır. Yukarıda gösterildiği üzere tanımlı bir ipek halıya 6 metrekare ek bilgi giriģi yapılmıģtır. Ek bilgi giriģi yapıldıktan sonra Ek Bilgi Kaydet butonu tıklanır. ÖNEMLĠ NOT: Etkili ve raporlanabilir bir taşınır mal yönetimi için mutlaka SGB Taşınır Kullanıcısı ile iletişimde bulunmak gerekir. - Marka tanımlaması, - Taşınır kod listesinde alt detay açılması - Ölçü birimi tanımlaması, - Taşınır ek özellik tanımlama işlemleri, konularında SGB TaĢınır Kullanıcısından ilgili tanımların yapılması istenmelidir. 27

28 NOT: Malzeme Tanımlama iģlemleri buradan yapılabileceği gibi TaĢınır Mal ĠĢlemleri > GiriĢ ĠĢlemi bölümünde iģlem seçeneklerinde TĠF tipi seçildikten sonra Malzeme Ekle butonuna basıldığında açılan sayfanın sağ üst köģesinde yer alan Malzeme Tanımı Ekleme ve Güncelleme butonu ile de gerçekleģtirilebilmektedir Firma Tanımları Satın alma yoluyla edinilen taģınır malların giriģ kayıtlarının yapılabilmesi için gerekli olan firma bilgileri bir kereye mahsus olmak üzere bu menüden sisteme tanıtılır. Aynı firmadan alınan tüm ürünlere iliģkin taģınır iģlem fiģleri oluģturulurken firma bilgisi sistem tarafından kullanıcı ekranına açılır kutu Ģeklinde gösterilmektedir. Firma tanımı menüsünde Firma Ekle butonu ile açılan pencereye firmanın vergi kimlik numarası veya TC Kimlik numarası girilir ve Getir butonuna tıklanır. Kontroller yapıldıktan sonra Kaydet butonu ile firma tanımlar listesine eklenir. 28

29 Bu tanımlama TaĢınır Mal ĠĢlemleri > GiriĢ ĠĢlemi > Satın alma > Firma Seç butonuna basıldığında açılan sayfadan da yapılabilmektedir. Firma Seç butonuna basıldığında eğer giriģi yapılacak firma adı sistemde tanımlı değilse Firma Ekle butonuna basılarak Tanımlar > Firmalar bölümünde olduğu gibi yapılmalıdır İstek Birimleri Tanımlaması Malzeme talebinde bulunacak birimlerin (servisler, Ģubeler, alt üniteler vb.) ile bu birimlerin ihtiyacı olan taģınırları talep etmeye yetkili olan birim yetkililerinin tanımlaması TaĢınır Kontrol Yetkililerince yapılır. Burada tanımlanmayan birimler ve birim yetkilileri malzeme talebinde bulanamaz ve TaĢınır Ġstek Belgesi düzenleyemezler. Ġstek Birimleri menüsüne tıklandığında aģağıdaki pencere açılır. Burada varsa daha önce tanımlanmıģ istek birimleri görülecektir. Yeni istek birimi için Ġstek Birimi Ekle butonuna tıklanır. Açılan küçük pencereye ilgili alanlar doldurulur. 29

30 Ġstek birimi tanımı yapılırken; Ġstek Birim Kodu: YazıĢmalarda kullanılan Ģube kodu veya sırayla verilecek bir kod, Ġstek birimi adı: Ġlgili istek biriminin adı, Ġstek Birimi Yetkilisi: Kombodan bu birim için yetkilendirilecek kiģinin ismi seçilir. Eğer ilk defa bir tanımlama yapılıyorsa Tanımlı Değil referansı seçilmelidir. (Daha sonraki adımlarda burası değiģtirilecektir.) Kaydet butonu ile tanımlama iģlemi kaydedilir İstek Birimi Yetkililerinin Tanımlanması Ġstek Birimi Yetkilileri sistem üzerinde TaĢınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerince tanımlanmaktadır. Harcama yetkililerince Ġstek Birimi Yetkilisi olarak bildirilenler TC Kimlik numaraları sorgulanarak tanımlama iģlemi yapılmaktadır. Tanımlar > Yetkilendirme menüsüne tıklanır. Açılan pencerede TaĢınır Yetkilendirme kombosundan rol verilecek kiģinin ismi seçilir. Ġsmi seçilerek ekrana getirilen kiģi için bir geçici Ģifre belirlenir. Eğer ilgili kiģinin mevcut bir KBS Ģifresi varsa geçici Ģifre alanı pasif bir durumda gelmektedir. 30

31 Rol verilen kiģi için KBS Ģifresi belirlenir, KiĢinin eposta adresi doğru bir Ģekilde girilir. Mümkün mertebe ilgili kiģinin kurumsal uzantılı eposta adresi yazılmalıdır. Bu eposta adresi sonradan değiģtirilemez, silinemez, düzeltilemez. Eposta adresi Ģifre güvenliği için kullanılmaktadır. Geçici Ģifre belirlendikten sonra Rol Ekle butonuna basılarak iģlem bitirilir. Pencerenin sağ kolonunda görülen isimler halihazırda istek birimi yetkilisi rolü verilen kiģileri göstermektedir. Ġstek birimi yetkilisi olarak görevlendirilen kiģinin herhangi bir nedenle görevi sona erdiyse sağ kolondaki isimler listesinden ilgili kiģinin ismi üzerine gelinerek Rol Sil butonu yardımı ile verilen rol kaldırılır Kişilerin Tanımlanması Ġstek Birimi Yetkilisi olarak yetkilendirilecek kiģiler veya zimmet iģlemlerinde zimmetleme yapılacak kiģilerin sistemde önceden tanımlanmıģ olması gerekir. Aksi bir durum söz konusu değilse, ilgili harcama biriminden maaģ alan tüm kiģiler maaģ veri tabanından otomatik olarak getirilir. KiĢi tanımlaması için tanımlar menüsünün altındaki KiĢi Tanımları menüsü kullanılır. 31

32 Açılan penceredeki; KiĢi Ekle butonu ile yeni kiģi eklenilir, KiĢi Düzenle ile kiģinin Görevli Olduğu Birim/ġube düzenlenir, KiĢi Sil ile kiģi sistemden silinir, Aktif Yap / Pasif Yap butonları ile kiģi sistem üzerinde aktif veya pasif hale getirilir Yerleşim Birimlerinin Tanımlanması Dayanıklı TaĢınırlar Listesine esas olacak tüm fiziksel alanların yerleģim birimleri tanımlama menüsü kullanılarak tanımlanması gerekir. YerleĢim birimlerinin tanımlaması için tanımlar menüsünün altındaki YerleĢim Birimleri menüsü kullanılır. YerleĢim Birimleri Tanımlama menüsüne tıklandığında açılan pencerede varsa daha önce tanımlanmıģ yerleģim yerleri görülecektir. Menüde açılan penceredeki; YerleĢim Ekle butonu ile yeni yerleģim birimi sonrasında Kaydet butonuna basılmak suretiyle eklenir, YerleĢim Kaydı Düzenle ile giriģi yapılan bilgiler sonrasında Kaydet butonuna basılmak suretiyle değiģtirilebilir, YerleĢim Kaydı Sil ile yerleģim birimi sistemden silinir, Aktif Yap / Pasif Yap butonları ile yerleģim birimi olarak tanımlanan fiziksel alan herhangi bir nedenle kullanım dıģı kaldıysa Aktiflik durumu kaldırılarak pasif hale getirilir. 32

33 Yerleşim birimi tanımı yapılırken söz konusu fiziksel alanın mutlaka bir istek birimi ile ilişkilendirilmesi gerekir. Tanımlaması yapılan fiziksel alan hangi istek biriminin kontrolünde ise o istek birimi ile ilişkilendirilir TAġINIR MAL ĠġLEMLERĠ GĠRĠġ ĠġLEMLERĠ ÇIKIġ ĠġLEMLERĠ TAġINIR TALEPLERĠ DEĞER ARTIRIMI ZĠMMET ĠġLEMLERĠ DAYANIKLI TAġINIR DETAY BĠLGĠLERĠ KAYITTAN DÜġME TEKLĠF VE ONAY TUTANAĞI ONAYLAMA ĠġLEMLERĠ ONAYLI TAġINIR ĠġLEM FĠġLERĠ ONAYLI TĠF / BAĞLI TĠF SĠLME ĠġLEMLERĠ 33

34 Giriş İşlemleri GiriĢ iģlemleri menüsünde: Satın alma, BağıĢ ve yardım alma, Devir alma Ġç imkanlarla üretim, Ġade, Envanter giriģ sayfaları yer almaktadır. GiriĢ iģlemlerinin hepsi benzer iģlem süreçleri ile kayıt altına alınmaktadır. Tüm giriģ iģlemlerine genelleme yapmak suretiyle 9 adımda nasıl giriģ iģleminin yapılacağı aģağıda anlatılmıģtır. 9 ADIMDA GĠRĠġ TĠFĠ DÜZENLEME SÜRECĠ 1) GiriĢ iģlemine baģlamadan önce giriģi yapılacak ürünlere iliģkin malzeme tanımlarının tamamlanmıģ olması gerekmektedir. 2) Ne tür iģlem yapılacaksa o sayfanın ilgili bölümündeki butona basılarak iģlem yapılacak sayfaya giriģ yapılmalıdır. (Satın alma ise satın alma, bağıģ ve yardım alma iģlemi yapılıyorsa bağıģ ve yardım alma bölümlerine giriģ yapılması gerekmektedir.) 3) TĠF tipinin seçilmesi gerekmektedir. (Kütüphane ve Müze Modüllerinin eklenmesiyle birlikte TĠF tipi seçimi söz konusu olmuģtur.) 4) Malzeme ekle butonuna basılır. Açılan sayfada sadece TĠF tipine uygun olan ürünler listelenir grubundaki materyaller ancak Kütüphane TĠF i, grubundaki müze demirbaģları ise ancak Müze TĠF i seçildiğinde listelenecektir. 5) ĠĢlemin niteliğine göre gerekli alanlar doldurulur. (Muayene ve Kabul Komisyonu Raporu Tarihi, Muayene ve Kabul Komisyonu Raporu No, Dayanağı Belge Tarihi, Dayanağı Belge No, GeliĢ Yeri vb.) 6) Kaydet butonuna basılır. 7) Kaydet butonuna basıldığında Onaysız TĠF oluģur. 8) Onaysız TĠF gerekli kontroller yapıldıktan sonra ya açılan linkten ya da TaĢınır Mal ĠĢlemleri > Onaylama ĠĢlemleri bölümünden Onayla butonuna basılarak onaylanır. 9) TĠF nosu alan onaylı TĠF iģlemin niteliğine göre HYS ye gönderilmesi gerekiyorsa gönderilir. 34

35 Yönetmelikte giriģ iģlemlerinde sayılmasına rağmen giriģ iģlemleri menüsünde yer verilmeyen iģlemler; 1) Ambarlar Arası Devir GiriĢi; bu giriģ TĠFi çıkıģ iģlemlerinde ambarlar arası devretme TĠFi karģılığı otomatik oluģmaktadır. 2) Harcama birimleri arasında devir giriģi; bu giriģ TĠFi çıkıģ iģlemlerinde harcama birimleri arası devretme iģlemi karģılığında otomatik oluģmaktadır. 3) Değer ArtıĢlarının GiriĢi; bu giriģ TaĢınır ĠĢlemleri > Değer Artırımı bölümünden yapılmaktadır. 4) Sayım Fazlası GiriĢleri; sayım ve yılsonu iģlemleri bölümünde sayım tutanağında fazla gösterilmesi durumunda otomatik olarak oluģmaktadır. 5) Kayıt Düzeltme Girişleri (Hata Düzeltme); Sistemde henüz yoktur. Çalışmalar devam etmektedir. AĢağıda bu iģlemlerin daha detaylı Ģekilde anlaģılabilmesi amacıyla en kapsamlı olan Satın alma iģlemine iliģkin örnek bir uygulama yapılmıģtır. SATIN ALMA GĠRĠġĠ YAPILMASI TaĢınır Mal ĠĢlemleri > GiriĢ ĠĢlemi > Satın alma bölümüne tıklanır, TĠF Tipini Seçiniz kombosunda iģlem türüne göre seçim yapılır. 35

36 TĠF Tipini seçildikten sonra kayıt iģlemine ekranda görünen Malzeme Ekle butonuna basılarak devam edilir. Bu butona basıldığında sayfa boģ olarak gelir. Arama kriterleri kullanılarak giriģi yapılacak ürün kodu/malzeme adı vb. bilgiler girilerek Ara butonuna basılır. Ara butonuna basıldıktan sonra ürün tanımı daha önceden yapılmıģ malzemelerin listesi karģımıza çıkar. Eğer giriģini yapacağımız taģınır listede yoksa sayfanın sağ üst köģesinde bulunan Malzeme Tanımı Ekleme ve Güncelleme bölümünden gerekli tanımlama yapılabilmektedir. Bu liste içerisinden giriģini yapacağımız malzemenin karģısındaki kutucuğu iģaretleyip listenin tepesindeki Malzeme Ekle butonuna basılır. 36

37 Malzeme seçildikten sonra açılan sayfada malzemeye iliģkin ambar, miktar ve fiyat bilgileri sisteme girilmelidir. ĠĢlem Ölçü Birimi: Tüketim malzemelerinde çıkıģa esas ölçü biriminin kullanılması gerekir. Örneğin kurģun kalemler kutu veya düzine Ģeklinde faturalandırılmıģ olabilir ancak çıkıģ adet Ģeklinde yapılıyorsa taģınır kaydında da adet olarak izlenmesi gerekir. ĠĢlem Miktarı: Faturada fiyatlandırmaya esas ölçü birimi miktarı. (10 adet, 10 kutu, 10 ton gibi) ĠĢlem Ölçü Birimi Temel KarĢılığı: ĠĢlem miktarında belirtilen ölçünün her birisinin iģlem ölçü birimi karģılığını ifade eder. Örnek: KurĢun Kalem satın alınmıģtır. Faturada düzine olarak faturalandırılmıģtır. ÇıkıĢımız adet üzerinden gerçekleģtiği için düzineleri adete çevirmemiz gerekecektir. Her bir düzinenin (iģlem miktarının) adet olarak karģılığı yazılacaktır düzine kurģun kalemin iģlem miktarı = 10 - Ölçü Birimi = adet - ĠĢlem ölçü birimi karģılığı = 120 adet ( her bir düzinede 12 kalem olduğu varsayılırsa). Bu Ģekilde çıkıģa esas birim üzerinden taģınır kaydı gerçekleģtirilir. Birim Fiyat : ÇıkıĢa esas birimin fiyatı girilir. Kalem örneğinde olduğu gibi, adet fiyatı girilecektir. Malzemeye iliģkin bilgiler sisteme girildikten sonra Kaydet butonuna basılır ve giriģi yapılan taģınır TĠF oluģturma sayfasına satır olarak eklenir. Kaydet butonuna basmadan Malzeme Ekle butonuna basarak ve yukarıda bahsedilen iģlem süreçlerini tekrarlayarak aynı taģınır iģlem fiģinde birden fazla malzeme kaydı yapılabilir. 37

38 Ġlgili alanlar doldurulduktan sonra Firma Seç butonuna basılır. Açılan sayfada Firma ünvanı/vergi no yazılarak sorgulanır ve firma bulunarak Firma Seç butonuna basılır. Eğer giriģi yapılacak firma sistemde yoksa Tanımlar > Firma Tanımları bölümünden ilgili bölümünde de anlatıldığı Ģekilde yapılmalı iģleme devam edilmelidir. Firma bilgileri de girildikten sonra Toplam Tutar kısmı faturaya uygun Ģekilde doldurulur ve sayfanın alt tarafında bulunan Kaydet butonuna basılır. 38

39 Kaydet butonuna basıldığında onaysız olarak taģınır iģlem fiģi oluģturulmuģ olur ve sistem üzerinden kontrol amaçlı rapor dökümü alınabilir. Aynı faturada farklı hesap gruplarını ilgilendiren taşınır kayıtlarının girişi tek bir işlemde yapılsa da sistem bunları hesap gruplarına göre ayırır. Aşağıda buna bir örnek kayıt oluşturulmuştur. GiriĢ iģlemi tamamlandıktan sonra sistemde oluģan taģınır iģlem fiģinin yine sistem üzerindeki onaylama iģlemine geçilir. Onaysız TaĢınır ĠĢlem linkine tıklandığında onaylama sayfası açılır. Linkin olmadığı durumlarda TaĢınır Mal ĠĢlemleri > Onaylama ĠĢlemleri > GiriĢ TĠFleri seçilerek onaysız giriģ TĠFleri listelenebilmektedir. Gerekli kontrollerden sonra onaylama 39

40 yapılmak istenirse ilgili TĠF ekranda seçili iken aktif hale gelen Onayla butonuna basılır. TĠF onaylandığında *.pdf formatında Onaylı TĠF oluģur. Onaylı TĠF HYS ye gönderilir. Bir faturaya bağlı birden fazla TĠF oluģmuģsa bir tanesinin HYS ye gönderilmesi durumunda diğer TĠFler de otomatik olarak HYS ye gidecektir Çıkış İşlemleri ÇıkıĢ iģlemleri menüsünde Devretme Ambarlar Arası Devir, BağıĢ Yapma veya Yardım Etme, SatıĢ, Kayıttan DüĢme, sayfaları yer almaktadır. ÇıkıĢ iģlemlerinin hepsi benzer iģlem süreçleri ile kayıt altına alınmaktadır. Tüm çıkıģ iģlemlerine genelleme yapmak suretiyle 8 adımda nasıl çıkıģ iģleminin yapılacağı aģağıda anlatılmıģtır. 40

41 8 ADIMDA GĠRĠġ TĠFĠ DÜZENLEME 1) Ne tür iģlem yapılacaksa o sayfanın ilgili bölümündeki butona basılarak iģlem yapılacak sayfaya giriģ yapılması gerekir. (Devir ise devretme, kayıttan düģme ise kayıttan düģme vb. bölümün seçilmesi gerekmektedir. 2) TĠF tipinin seçilmesi gerekmektedir. 3) Malzeme ekle butonuna basılır. GiriĢi daha önceden yapılan mevcuttaki ürünler içerisinden TĠF tipine uygun olan ürünler listelenir grubundaki materyaller ancak Kütüphane TĠF i, grubundaki müze demirbaģları ise ancak Müze TĠF i seçildiğinde listelenecektir. 4) ĠĢlemin niteliğine göre gerekli alanlar doldurulur. (Dayanağı belge tarihi, dayanağı belge no, kime verildiği, nereye verildiği vb.) 5) Kaydet butonuna basılır 6) Kaydet butonuna basıldığında Onaysız TĠF oluģur. 7) Onaysız TĠF gerekli kontroller yapıldıktan sonra TaĢınır Mal ĠĢlemleri > Onaylama ĠĢlemleri bölümünden ÇıkıĢ TĠFleri seçilerek listelenen TĠFlerden ilgili TĠFin üzerindeyken Onayla butonuna basılarak onaylanır. 8) TĠF nosu alan onaylı TĠF iģlemin niteliğine göre HYS ye gönderilmesi gerekiyorsa gönderilir. Yönetmelikte giriģ iģlemlerinde sayılmasına rağmen çıkıģ iģlemleri menüsünde yer verilmeyen iģlemler; 1) Tüketim çıkıģı; ÇıkıĢ iģlemi olmasına rağmen kullanıma ve tüketime verme iģlemleri taģınır istek birimleri talepleri doğrultusunda ayrı bir menü üzerinden yapılmaktadır. (Öncelikle TaĢınır Ġstek Belgesinin istek birim yetkilisi tarafından hazırlanmıģ olması gerekir. Bu Belge de TaĢınır Mal ĠĢlemleri > TaĢınır Talepleri bölümünden karģılanmaktadır.) 2) Sayım Noksanlarının çıkıģı, sayım ve yılsonu iģlemleri bölümünde sayım tutanağında noksan gösterilmesi durumunda otomatik olarak oluģmaktadır. 3) Kayıt Düzeltme Çıkışı; Sistemde henüz yoktur. Çalışmalar devam etmektedir. 41

42 AĢağıda bu iģlemlerin daha detaylı Ģekilde anlaģılabilmesi amacıyla kayıttan düģme iģlemine iliģkin örnek bir uygulama yapılmıģtır. KAYITTAN DÜġME ĠġLEMĠ YAPILMASI AĢağıda kayıttan düģme iģlemine iliģkin bir örnek uygulama yapılmıģtır. Kayıttan düşme işlemleri Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ile yapılmaktadır. TaĢınır Mal ĠĢlemleri > ÇıkıĢ ĠĢlemi > Kayıttan düģme bölümüne tıklanır. TĠF Tipini Seçiniz kombosunda iģlem türüne göre seçim yapılır. TĠF Tipini seçildikten sonra kayıt iģlemine ekranda görünen Malzeme Ekle butonuna basılarak devam edilir. Malzeme Tanım seç butonu tıklandığında aģağıdaki gibi ambar mevcutlarını gösteren bir liste açılır. Ürün kodu, Malzeme Adı, Ambar Adı, Marka, Model, Cins kriterlerine göre arama yapılarak ürün listesinde filtreleme yapılabilmektedir. 42

43 Açılan listede kayıtlardan düģülecek malzemenin olduğu satıra bir kere tıklanır, Ġlgili satıra tıklandığında kayıtlardan düģülecek malzeme dayanıklı taģınır ise sağ taraftaki alanda sicil numaraları listelenir, Listedeki bazı ürünlerin mavi, bazı ürünlerin ise kırmızı olmasının nedeni ürün kodlarından kaynaklanmaktadır. Aynı ürün koduna sahip taşınırlar farklı ambarlarda olsa da aynı renkle listelenmektedir. Ürün kodu değiştiğinde renk de değişmektedir. Kayıtlardan düģülecek malzeme hangi ambarda ise o ambara iliģkin satır tıklanır, Satırın ĠĢlem Miktarı sütununa denk gelen alana tıklanır ve kayıtlardan düģülecek miktar sayısal değer olarak yazılır. Kayıtlardan düģülecek dayanıklı taģınırın sicil numarası sağ taraftaki kolondan yanındaki kutucuğun iģaretlenmesi suretiyle seçilir. ĠĢlem miktarı yazılıp sicil numaraları da seçildikten sonra Malzeme Ekle butonuna tıklanır. 43

44 Malzeme Ekle butonuna basıldığında bilgilerin doğruluğunun kontrolünün yapılabileceği aģağıdaki pencere açılır. Gerekli kontroller yapıldıktan sonra Devam butonuna basılır. Devam butonuna basıldığında Kayıttan DüĢme Teklif ve Onay Tutanağı oluģturma ekranının altına eklenen ürünler listelenecektir. 44

45 Kontoller yapıldıktan sonra Kayıttan DüĢme Nedeni ve Kayıttan DüĢme Sonucunda yapılacak ĠĢlem seçilir ve Kaydet butonuna basılır. Kaydet butonuna basıldığında aģağıdaki sayfa açılır. Tutanağın üzerine gelinerek Tutanak Rapor Göster butonu ile hazırlanan Kayıttan DüĢme Teklif ve Onay Tutanağı dökümü alınır. Tutanağın imzalanma aģamaları bitince TaĢınur Mal ĠĢlemleri > Kayıttan DüĢme Teklif ve Onay Tutanağı bölümünden TaĢınır ĠĢlem FiĢi OluĢtur butonu ile sözkonusu tutanağa dayanan TĠF oluģturulur. Burada hazırlanan TĠF onaysız TĠF ler arasına atılır. ĠĢlemi tamamlamak için onaysız çıkıģ TĠF leri sekmesinden oluģturulan bu TĠF i onaylamak gerekir. 45

46 Onaylı TĠF muhasebeleģtirme iģlemini gerektiriyorsa HYS ye gönderilir Taşınır Taleplerinin Karşılanması (Tüketim Malzemeleri Çıkışı) TaĢınır istek birimi yetkililerince sistem üzerinden yapılan talepler, taģınır talepleri menüsündeki taģınır istek belgesi sayfasında gösterilmektedir. TaĢınır kayıt ve kontrol yetkililerince bu sayfadan ilgili istek biriminin taleplerini TĠF OluĢtur butonuna basılarak karģılanır. Talep karģılama iģlemi yapılırken istek biriminin talep ettiği miktar ve ambar mevcudu açılan sayfada görülmektedir. Farklı ambarlarda talep edilen ürünler varsa bunlar farklı satırlarda aynı renkte sıralanacaktır. Talep edilen malzemeler hangi ambardan karģılanacaksa ilgili satırın üzerine gelip KarĢılanan miktar manuel olarak girilir. 46

47 Talep edilen tüketim malzemesinin tek bir iģlemde karģılanması için Tüketim Malzemelerinin Hepsini KarĢıla butonuna basılır, KarĢılanan miktar sütununa girilen miktarlar silinmek isteniyorsa Hepsini Temizle butonuna basılmalıdır, TĠB ile Dayanıklı taģınır talep edilmiģse karģılanacak miktar yazıldıktan sonra tanımlı siciller bölümünden zimmete verilecek siciller iģaretlenir ve Sicil Ata butonuna basılır. KarĢılanan miktarlar doldurulup varsa dayanıklı taģınırların sicilleri atandıktan sonra Malzeme Listesi butonuna basılır ve eklenen tüketim malzemesi ve dayanıklı taģınırların listesi görülür. Eğer sicil ata butonu ile tüm çıkıģı yapılacak siciller seçilmediyse Kalan Sicilleri Ata butonuna basılarak geri kalan sicillerin otomatik olarak seçilmesi sağlanır. Zimmete verilecek taģınırların seri numarası sistemde yoksa yine bu bölümden seri numarası giriģ yapılarak Seri Numarası Kaydet butonuna basılır ve seri numarası giriģi buradan yapılabilir. 47

48 Eğer yanlıģlıkla fazla ürün karģılanmıģsa listelenen ürünlerin yanındaki kutucuk iģaretlenir ve Kayıt Sil butonuna basılarak silinir. Kontrollerden sonra iģlem sonuçlandırılmak istenirse açılan pencerede TaĢınır ĠĢlem /Zimmet FiĢi OluĢtur butonuna basılarak onaysız Tüketim ÇıkıĢ TĠFi ve Onaysız Zimmet FiĢi oluģturulur. Bu iģlem sonucunda hazırlanan TĠFin TaĢınır Mal ĠĢlemleri > Onaylama ĠĢlemleri > ÇıkıĢ TĠFleri bölümünden; Zimmet FiĢinin ise, TaĢınır Mal ĠĢlemleri > Zimmet ĠĢlemleri > Zimmet FiĢleri > Onaysız Zimmet FiĢleri bölümünden onaylanması gerekir. ÖNEMLĠ NOT: Tüketim malzemelerinin çıkıģ iģlemleri TaĢınır Ġstek Belgesi ile yapılmaktadır. Bunun için; - TaĢınır iģlemleri tanımlar menüsünün Yetkilendirme alt menüsünden Ġstek Birimi Yetkilisi yetkilendirilir, - Yetkilendirilen kiģi kendi TC kimlik no ve Ģifresi ile sisteme girmeli ve TaĢınır Ġstek Belgesi hazırlamalıdır, - Ġstek Birimi Yetkilisinin hazırladığı TĠB TaĢınır Kayıt Kontrol Yetkilisi tarafından TaĢınır Talepleri > TaĢınır Ġstek Belgesi Listesi bölümünden TĠF OLUġTUR butonu ile karģılanacaktır. Tüketim malzemelerinin çıkıģı için Kayıttan DüĢme iģlem seçeneği kullanılmayacaktır Değer Artırımı Dayanıklı taģınırlarda değer artırımı yapılacaksa TaĢınır Mal ĠĢlemleri > Değer Artırımı menüsünden iģlem yapılmalıdır. (Değer artırıcı harcama limitini geçen bir harcama olmalıdır.) TaĢınır Mal ĠĢlemleri > Değer Artırımı > Değer Artırımı bölümüne gelindiğinde aģağıdaki sayfa açılır. Öncelikle Değer Artırımı Yapılacak Malzeme Seç butonuna basılır. 48

49 Değer Artırımı Yapılacak Malzeme Seç butonuna basıldığında aģağıdaki pencere açılır. Açılan pencereden değer artırımı yapılacak taģınır seçilir ve Malzeme Seç butonuna basılır. 49

50 Değer artırımı için Servis ve Depo olmak üzere 2 farklı seçenek söz konusudur. Eğer değer artırımını gerektiren harcama serviste yapılıyorsa; Yapıldığı yer Servis olarak seçilir. KDVli ve KDV hariç olmak üzere faturanın üzerinde yer alan bilgiler tutar kısımlarına yazılır. Dayanak belge bilgisi ilgili alana giriģ yapılır. Değer Artırımı FiĢi OluĢtur butonuna basılır. Eğer değer artırımı kurumun kendi depolarındaki malzeme kullanılarak yapılıyorsa; Yapıldığı yer Depo olarak seçilir, Değer artırımında kullanılan ürün listesi bölümünden değer artırımında kullanılacak tüketim malzemesi miktar yazılmak suretiyle seçilir, Kime/Nereye Verileceği bilgisi doldurulur, Değer Artırımı FiĢi OluĢtur butonuna basılır. 50

51 Açılacak bilgi penceresinde Kaydet butonuna basılır. OluĢan TĠF doğrudan onaylı Ģekilde oluģur. Onaylı TĠFler listesinde TĠF çeģidi Değer Artırımı seçilir. Dayanıklı TaĢınıra yapılan değer artırıcı harcama taģınırın tarihçesine otomatik olarak eklenecektir. TĠF muhasebeleģtirilmesi için HYS ye gönderilmelidir. 51

52 Zimmet İşlemleri Zimmete Verme Zimmete verme iģlemi iki Ģekilde mümkündür. TaĢınır Ġstek Belgesi (TĠB) ile yapılan istek üzerine zimmete verme iģlemi, TaĢınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisinin TĠB e bağlı olmadan zimmete verme iģlemini gerçekleģtirmesi. TĠB ile yapılan istekler doğrultusunda yapılan zimmet iģlemleri kılavuzun TaĢınır Talepleri karģılama bölümünde anlatılmıģtır. Burada herhangi bir TĠB e bağlı olmadan yapılacak zimmete verme iģlemi anlatılacaktır. Zimmet ĠĢlemleri menüsünün altındaki Zimmete Verme alt menüsü tıklandığında yukarıdakine benzer bir pencere açılacaktır. Sözkonusu pencerede ambarda kayıtlı tüm dayanıklı taģınırlar listelenmektedir. Ġlgili taģınıra daha kolay eriģebilmek için malzeme adı ile arama yapılabilir. Hangi dayanıklı taģınır zimmete verilecekse ilgili taģınırın listelendiği satırın üzerine tıklanır. Zimmete verilecek taģınırın hangi ambarda olduğuna dikkat edilmelidir. Ambar adı bilgileri listenin listede ilgili alanda belirtilmektedir. Ġlgili satıra tıklandığında pencerenin sağ tarafındaki kolonda ilgili dayanıklı taģınırlara ait sicil numaraları, birim fiyatı, eski sicil nosu, seri nosu ve rezerve eden kullanıcı, hangi iģlemde rezerve ettiği bilgilerine ulaģılır. Zimmete verilecek taģınıra ait sicil numarasının karģısındaki kutucuk iģaretlendikten sonra üst tarafta yer alan Sicil Seç butonu tıklanır. Rezerve edilmiģ taģınırlara iliģkin kutucuk aktif olmamaktadır. Eğer bu ürün zimmete 52

53 verilecekse hangi iģlemde rezerve edildiğine bakılarak yarım kalan iģlemde ilgili sicil silinmelidir. Sicil numarası seçimi yapıldıktan sonra zimmet verilecek kiģi veya birim seçilir. KiĢiye zimmet edilecekse ilgili kutucuk iģaretlenir ve ilgili kiģinin ismi kombodan seçilir. Ġlgili kiģinin isminin ilk 3 harfi yazıldığında isimleri aynı harflerle baģlayan kiģileri süzerek listeler. Ġlgili kiģinin ismi çıkmıyorsa, Tanımlar > KiĢi Tanımlaması menüsünden kiģi tanımlaması yapılabilir. Zimmet yapılacak kiģi seçimi de yapıldıktan sonra Zimmet Listesi butonuna tıklanır. Açılan yeni pencerede isteğe bağlı olarak Seri No alanına zimmete verilecek taģınırın seri numarası girilir. Seri Numarasını Kaydet butonu ile seri numarası kaydı yapılır. Zimmet FiĢi OluĢtur butonu ile zimmet fiģi hazırlanmıģ olur. Bu Ģekilde oluģan zimmet fiģinin sistem onayı Zimmet FiĢleri menüsündeki Onaysız Zimmet FiĢleri arasından seçilerek yapılır. Eğer ortak alan zimmeti yapılacaksa, o Birime seçeneği iģaretlenir. o Birim seçildiğinde tanımlı istek birimleri kombodan seçilir, o Ġstek birimi seçildiğinde o istek birimine bağlı yerleģim birimlerinin seçileceği kombo açılır, o Kombodan dayanıklı taģınırın verileceği yerleģim birimi seçilir, Eğer yerleģim birimi tanımı yapılmadıysa, Tanımlar > YerleĢim Birimleri Tanımları bölümünden yapılabilir. o Zimmete verilecek taģınır ve sicil numarası seçimi yapılarak zimmet listesine ekleme yapılır. 53

54 Zimmet Arama & İade Zimmet arama sayfasında iki ana sorgulama Ģekli bulunmaktadır: Verilen KiĢiye veya Birime Göre Arama ile Ürüne Göre Zimmet FiĢi Arama. AĢağıdaki örnek uygulamada görüldüğü gibi, öncelikle verilen kiģiye veya birime göre zimmet aranmak isteniyorsa ilgili bölüme giriģ yapılması gerekir. a) KiĢiye göre arama yapılacaksa; KiĢi adı veya TC kimlik no yazılarak / Birim adı veya birim kodu yazılarak KiĢi-Birim Sorgulama butonuna basılır. Sorgulamanın sonucuna göre seçilen kiģi veya birim üzerinde zimmetli taģınır varsa listelenir. Bu bölümde ayrıca kiģi veya birim seçildiğinde kiģinin veya birimin üzerindeki zimmetleri gösteren zimmet listesi Rapor Alma butonuna basılarak, Ġade edilen zimmetleri seçilen kiģi veya birim bazında gösteren rapor kiģi adı/birim adı seçildikten sonra Zimmet Ġade Raporu (KiĢi ya da Birim) butonuna basılarak, Tüm iadeleri gösteren rapor Zimmet Ġade Raporu (Genel Harcama Birimi Bazında) butonuna basılarak, alınabilmektedir. b) Eğer ürüne göre zimmet fiģi aranacaksa bu durumda yine ilgili bölüme giriģ yapılması gerekmektedir. Ġlgili bölümde Ürün kodu, Malzeme adı, Bulunduğu yer, Sicil no bilgileri kullanılarak arama yapılabilmektedir. Sorgulamanın sonucuna göre ürün listelenir. 54

55 Zimmet iade iģlemi ise Ģu Ģekilde yapılmaktadır: KiĢi veya Birim ya da ürüne göre arama yapıldığında zimmetli taģınırlar Zimmet Listesi bölümünde listelenmektedir. Ġade alınacak zimmetli ürünün yanındaki kutucuk iģaretlenir ve Zimmet Ġade butonuna tıklanır. Butona tıklandığında iģlemin baģarılı Ģekilde sonuçlandığını gösteren Zimmet Ġade ĠĢleminiz baģarıyla gerçekleģtirilmiģtir. bilgi penceresi açılır ve Tamam butonuna basılarak iade iģlemi bitirilmiģ olur. Rapor/ FiĢ dökümü için de yine alt tarafta bulunan Zimmet & Ġade Rapor Göster butonu ile ilgili fiģ dökümü alınabilmektedir. 55

56 Dayanıklı Taşınırlar Detay Bilgileri Bu menü yardımıyla alınan dayanıklı taģınırlara iliģkin detay bilgiler sonradan da girilebilmektedir. Menüde TaĢıt ve ĠĢ Makineleri ile Diğer Dayanıklı TaĢınırlar olmak üzere iki ayrı sekme bulunmaktadır. Bu bölümden gerekli detaylar kaydedilebildiği gibi taģınıra iliģkin tarihçe raporuna ulaģılabilmekte aynı zamanda barkod da bu bölümden yazdırılabilmektedir. TaĢıta iliģkin detay bilgilerinin giriģinin yapılabilmesi için; Öncelikle Dayanıklı TaĢınır Tipi seçilir. Hangi taģınıra iliģkin bilgi giriģi yapılacaksa o taģınırın bulunduğu satırdaki kutucuklara veriler yazılmalıdır. TaĢıt ve ĠĢ makineleri için; TaĢıtın model yılı, motor no, plaka, Ģase no, eski sicil no, ilk giriģ tarihi giriģi yapılabilirken Diğer Dayanıklı TaĢınırlar için; Seri no, eski sicil no bilgileri giriģi yapılabilmektedir. Diğer dayanıklı taģınırlar için ise; Seri no, eski sicil no, ilk giriģ tarihi bilgileri giriģi yapılabilmektedir. Veri giriģi yapıldıktan sonra TaĢınır Detayları, GiriĢ Tarihi Kaydet butonuna basılarak kaydetme iģlemi tamamlanır. 56

57 Ayrıca bu bölümden Ġlgili taģınır satırının üzerindeyken Bakım ekle butonuna basılarak tamir ve bakım bilgilerinin giriģ ve takibi yapılmaktadır. Bakım ekle butonuna basıldığında bakıma iliģkin bilgi giriģinin açılan pencereye girilmesi gerekmektedir. Bilgiler girildikten sonra Kaydet butonuna basılmalıdır. ÖNEMLĠ TaĢıt ve iģ makinelerinin detay bilgileri girilmeden zimmete verilmesi, çıkıģının yapılması mümkün değildir. Dolayısıyla çıkıģ ve zimmet iģlemi yapılmadan önce bunlara iliģkin detay bilgilerinin girilmiģ olması gerekir Kayıttan Düşme Teklif Ve Onay Tutanağı Daha önce TaĢınır Mal ĠĢlemleri > ÇıkıĢ ĠĢlemleri > Kayıttan DüĢme menüsünden oluģturulan tutanaklara buradan ulaģılabilir. OluĢturulan tutanağa iliģkin TĠF düzenlenmemiģse ilgili tutanağın üzerinde gelindiğinde TĠF OluĢtur butonu aktif görülür. Bu butona basılarak TĠF oluģturulur. TaĢınır Mal ĠĢlemleri / Onaylama ĠĢlemleri menüsünden onaysız TĠF ler Onayla butonu ile onaylanır. Kayıttan DüĢme Teklif ve Onay Tutanağı menüsünden ilgili tutanağın dökümü Tutanak Rapor Göster butonu ile alınabilir. Ekrana gelen rapor artık yazıcıdan çıkarmaya hazırdır. 57

58 NOT: Kayıttan düģmeye iliģkin uygulama ÇıkıĢ iģlemleri bölümünde detaylı Ģekilde anlatılmıģtır Onaylama İşlemleri Hazırlanan her bir TĠF in sistem üzerinden onaylanması gerekir. Sistem üzerinden onaylanmadıkça TĠF numarası ve dayanıklı taģınır sicil numarası almazlar. Onaysız taģınır iģlem fiģleri GiriĢ TĠF leri ve ÇıkıĢ TĠF leri olarak iki gruba ayrılmıģtır. GiriĢ ve çıkıģ durumuna göre onaysız taģınır iģlem fiģlerine bakılabilir. Listelenen TĠF ler içinde onaylayacağımız TĠF satırının üzerine bir kere tıklayıp iģlem butonlarının aktifleģmesini sağlamak gerekir. 58

59 Onaysız TaĢınır ĠĢlem FiĢleri sekmesinde iken listelenen TĠF lerin üzerine bir kere tıklayarak aktifleģen; Onayla butonu ile onaysız taģınır iģlem fiģi onaylanır, Rapor Göster butonu ile kontrol amaçlı rapor dökümü alınır, Düzenle & Detay Göster butonu ile henüz onaylanmamıģ TĠF üzerinde istenilen düzeltmeler yapılabilir, Sil butonu ile henüz onaylanmamıģ ve numara almamıģ TĠF sistemden silinebilmektedir. (Eğer numara almıģ onaylı bir TĠF Düzenle & Detay Göster butonu ile bu bölüme aktarılmıģsa bu bölümden değil Onaylı TĠF/Bağlı TĠF silme iģlemlerinden Ģartlara uyuyorsa silinebilmektedir.) Onaylama iģlemi tamamlandıktan sonra ilgili taģınır iģlem fiģi Onaylama ĠĢlemleri sayfasından Onaylı TaĢınır ĠĢlem FiĢleri sayfasına otomatik olarak aktarılır. Onaylanma anında *.pdf formatında Onaylı TĠF raporu otomatik olarak açılır Onaylı Taşınır İşlem Fişleri TaĢınır Mal ĠĢlemleri > Onaylı TaĢınır ĠĢlem FiĢleri bölümünden Onaylı TaĢınır ĠĢlem FiĢleri listelenebilmektedir. Bu sekmede öncelikle TĠF çeģidini seçmek gerekir. TĠF çeģidi seçildikten sonra FĠLTRELEME alanı kullanılarak daha detaylı arama yapılabilmektedir. 59

60 Onaylı TaĢınır ĠĢlem FiĢleri sekmesinde iken listelenen TĠF lerin üzerine bir kere tıklayarak aktifleģen; Detay Göster butonu ile onaylı taģınır iģlem fiģinin detaylarına bakılabilir, Rapor Göster butonu ile TĠF rapor dökümü alınır. Muhasebe birimine gönderilecek TĠF ler buradan alınır. Düzeltme butonu onaylı TĠF üzerinde istenilen düzeltmeler yapılabilir. (Bu konu TĠF Düzeltme baģlığı altında detaylı bir Ģekilde anlatılacaktır.) Harcama Yönetim Sistemi ne gönderme butonu ile muhasebeleģtirilmesi gereken TĠFlerin Harcama Yönetim Sisteminde iģlem görmesi sağlanmaktadır. FiĢ Kopyala butonu ile düzenlenmiģ olan TĠF kopyalanabilmektedir.(kılavuzun ilerleyen bölümlerinde detaylı Ģekilde anlatılmaktadır.) Devir İşlemleri Devir iģlemlerini nitelik itibariyle 4 e ayırmak mümkündür: Ambarlar arası devir iģlemi Harcama birimleri arası devir iģlemi Kurumlar arası devir iģlemi Ambarlar arası Devir İşlemi a) Ambarlar arası devretme iģlemi Bu iģlem TaĢınır Mal ĠĢlemleri > ÇıkıĢ ĠĢlemi > Ambarlar arası devir bölümünden yapılmaktadır. Öncelikle Devreden Ambar bilgisinin seçilmesi gerekmektedir. 60

61 Bütün iģlem seçeneklerinde olduğu gibi TĠF Tipini Seçiniz butonuna basılarak iģlemin niteliği belirlenir. Bir sonraki aģamada Malzeme Ekle butonuna basılarak devretmek istenilen malzemelerin seçileceği ambar mevcudu listesine ulaģılır. ÇıkıĢı yapılacak ürünün iģlem miktarı girilir. Dayanıklı taģınır ise sağ tarafta gözüken sicil no seçilir. Malzeme Ekle butonuna basılır. Seçilen Malzeme, Ambar ve Miktar Bilgilerini gösteren bilgi penceresinde Devam butonuna basılır. Devredilecek Ambar ve diğer bilgilerin giriģi yapılır ve Kaydet butonuna basılır. 61

62 Kaydet butonuna basıldığında Onaysız Ambarlararası devir çıkıģ TĠFi oluģur. Onaylama ĠĢlemleri bölümünden gerekli kontroller yapıldıktan sonra onaylanır. Onaylı TĠFin HYS ye gönderilmesine gerek yoktur. b) Ambarlar arası devralma iģlemi Ambarlar arası devir alma TĠFi manuel Ģekilde oluģturulmaz. Ambarlar arası devretme TĠFi onaylandığı anda otomatik olarak oluģur. Bu iģlem muhasebe iģlemine tabi değildir Harcama birimleri arası devir işlemi a) Harcama birimleri arası devretme iģlemi 1) TaĢınır Mal ĠĢlemleri > ÇıkıĢ ĠĢlemi > Devretme bölümüne giriģ yapılır. 2) Açılan sayfada bütün iģlem seçeneklerinde olduğu gibi öncelikle TĠF Tipini Seçiniz butonuna basılarak iģlemin niteliği belirlenir. 3) Bir sonraki aģamada Malzeme Seç butonuna basılarak devretmek istenilen malzemelerin seçileceği ambar mevcudu listesine ulaģılır. 62

63 4) Açılan liste çok uzun ise ürün kodu, malzeme adı, ambar adı, marka bilgileri girilerek arama yapılabilir. 5) Açılan listede devredilecek malzemenin olduğu satıra bir kere tıklanır. 6) Ġlgili satıra tıklandığında devredilecek malzeme dayanıklı taģınır ise sağ taraftaki alanda sicil numaraları listelenir. 7) Satırın ĠĢlem Miktarı sütununa denk gelen alana tıklanır ve devredilecek miktar sayısal değer olarak yazılır. 8) Devredilecek dayanıklı taģınırın sicil numarası sağ taraftaki kolondan seçilir. (Sicil numarası bölümünde kırmızı renkte sicillerin olması bu sicillerin daha önce baģka bir iģlemde rezerve edildiği anlamına gelmektedir. Yarım bırakılan iģlem ya tamamlanmalı ya da sillinmelidir.) 9) ĠĢlem miktarı yazılıp sicil numaraları da seçildikten sonra Malzeme Ekle butonuna tıklanır. 63

64 10) Ekleme yapıldıktan sonra taģınır iģlem fiģi üst bilgilerini içeren dayanağı belge tarihi ve sayısı, kime ve nereye verildiği bilgileri ilgili alanlara girilir. 11) Devir türü seçiniz bölümünde Harcama Birimleri Arası Devir ĠĢlemi kutucuğu iģaretlenir. 12) Kutucuk iģaretlendiğinde aģağıdaki pencere açılır. Saymanlık ve harcama birimi seçilir. Burada 2 sorunla karģılaģılabilmektedir. 1) Devir iģlemi yapmak istediğinizde harcama birim kodu çıkmıyorsa birimin aktifleģmesini (görülmesini) sağlamak için Kurumunuz SGB TaĢınır Kullanıcısına baģvurmanız gerekmektedir. 2) Devir iģlemi yapmak istediğinizde Devir yapılmak istenilen kurum henüz sistemi kullanmamaktadır. Öncelikle Devir alacak kurumun sisteme dahil olabilmesi ve kendisine baģka Harcama Biriminden devir yapılabilmesi için kurumun ambar tanımlarını yapması gerekir... uyarısı gelirse ya yanlıģ harcama birim koduna göndermek istemiģsinizdir ya da karģı birimde uyarıda yazdığı gibi ambar tanımı yoktur. Ambar tanımı yoksa diğer birimle irtibata geçip yeni ambar açtırmanız gerekmektedir. 13) Harcama birimi seçildiğinde ilgili alana eklenecektir. 64

65 14) Malzemeler eklendikten ve gerekli bilgiler girildikten sonra Kaydet butonuna basılır ve devretme iģlemi tamamlanır. 15) Onaysız TĠF oluģur ve Onaylama ĠĢlemleri bölümünden gerekli kontroller yapıldıktan sonra onaylanması gerekir. (Onaylandığı anda devralan birimde onaysız otomatik devralma TĠFi oluģacaktır.) 16) Aynı muhasebe birimine bağlı birimler arası devir iģlemlerinde devretme TĠFi HYS ye gönderilmez. Farklı muhasebe birimine bağlı birimler arası devir iģlemlerinde ise devretme TĠFi HYS ye gönderilmelidir. b) Harcama birimleri arası devralma iģlemi Harcama birimleri arası devir alma iģlemi için aģağıda verilen iģlem adımları sırasıyla yapılır: KarĢı harcama biriminden gelen taģınır için TĠF otomatik olarak sistem tarafından onaysız Ģekilde düzenlenir. TĠF içerisindeki taģınırlar sistemde öncelikle geçici ambara atılır. Geçici ambardaki malzeme için ambar güncellemesi yapılmadan onaylama iģlemi gerçekleģtirilemez. Onaysız giriģ TĠF leri arasında bulunan Devir Alma TĠF i Düzenle &Detay Göster butonu ile düzeltmeye açılır. Düzeltmeye açılan TĠF için gelen ekranda görünen malzemelerin önündeki kutucuk seçilir, 65

66 Malzemeler seçildikten sonra Ambar Güncelle butonu tıklanır, Ambar güncelleme ile açılan kombodan malzemenin atılmak istendiği ambar seçilir, Seçim iģlemi yapıldıktan sonra Kaydet butonu ile yapılan güncelleme kaydedilir, Tüm bu güncelleme iģlemlerinden sonra onaysız TĠF onaylanarak ambarlara giriģi sağlanılır. Onaylanan TĠF sistem üzerinden HYS ye gönderilir. NOT: - Devir iģlemlerinde her iki harcama birim aynı muhasebe biriminden hizmet alıyorsa, devir alan harcama birimi TĠF i Harcama Yönetim Sistemine gönderir. Devreden tarafın ekranında Muhasebe iģlemine tabi değildir uyarısı çıkar. - Farklı muhasebe biriminden hizmet alan harcama birimleri her birisi TĠFi Harcama Yönetim Sistemine gönderir. Ancak devreden birim tarafından öncelikle muhasebe iģlemi tamamlanmalıdır. Devreden birim muhasebe iģlemini tamamlanmadıysa "Bu TĠF için devreden kurumda muhasebe iģlemleri henüz tamamlanmamıģtır. Devreden Birim Muhasebe iģlemlerini tamamlamadan Bu TĠF'i OEB Uygulamasına gönderemezsiniz." uyarısıyla karģılaģılır. - Kurumlar arası devir iģlemlerinde otomatik devir alma TĠFi oluģmaz. TĠF ler Sistem üzerinden manuel olarak düzenlenir. Her iki taraf da TĠFlerini HYS ye göndermelidir. Ancak aynı muhasebe biriminden hizmet alan farklı kurumların birbirleri Kurumlar arası arası devirlerinde işlemi sadece devralan taraf tarafından oluģturulan TĠF HYS ye gönderilir. 66

67 a)kurumlar arası devretme işlemi Harcama birimleri arası devretme iģleminde anlatılan Maddeler aynen geçerlidir. 11) Devir türü seçiniz bölümünde Kurumlar Arası Devir ĠĢlemi kutucuğu iģaretlenir. 12) Kutucuk iģaretlendiğinde aģağıdaki pencere açılır. Bütçe tipi, Daire, Saymanlık ve Harcama Birimi seçilir. 13) Harcama birimi seçildiğinde ilgili alana eklenecektir. 14) Malzemeler eklendikten ve gerekli bilgiler girildikten sonra Kaydet butonuna basılır ve devretme iģlemi tamamlanır. 67

68 15) Onaysız TĠF oluģur ve Onaylama ĠĢlemleri bölümünden gerekli kontroller yapıldıktan sonra onaylanması gerekir. 16) OluĢan TĠF HYS ye gönderilmelidir. (Aynı muhasebeden hizmet alınıyorsa HYS ye gönderilmez.) b)kurumlar arası devralma işlemi 1) Harcama birimleri arası devralma TĠFi gibi sistem tarafından otomatik olarak oluģturulmaz iģlem giriģi yapılması gereklidir. GiriĢ yapabilmek için TaĢınır Mal ĠĢlemleri > GiriĢ ĠĢlemi > Devir alma bölümüne giriģ yapılır. 2) Açılan sayfada TĠF Tipi seçilir. Ve ardından Malzeme Ekle butonuna basılarak devir alınan taģınırlar seçilir. 68

69 3) TaĢınırın yanında yer alan kutucuk iģaretlendikten sonra Malzeme Ekle butonuna basılır. 4) Açılan malzeme ekleme penceresinde doldurulması gereken alanlar girildikten sonra kaydet butonuna basılır. 5) Malzeme ekleme iģi tamamlandıktan sonra Kurum Seçiniz butonuna basılır. Açılan pencerede Bütçe tipi, Daire, Saymanlık ve Harcama Birimi seçilir. 6) Harcama birimi seçildiğinde ilgili alana eklenecektir. TĠF oluģtur ekranındaki diğer doldurulması gereken yerler doldurulur. Kontroller yapıldıktan sonra Kaydet butonuna basılır. 69

70 11) Onaysız TĠF oluģur ve Onaylama ĠĢlemleri bölümünden gerekli kontroller yapıldıktan sonra onaylanması gerekir. 12) OluĢan TĠF HYS ye gönderilmelidir TİF Kopyalama İşlemleri Bu bölümden; a) Ġdarelerin benzer nitelikte ve özellikle mal alımları nedeniyle yapacakları yeni giriģlerde (birim fiyat ve miktarlar faturaya göre güncellenmek kaydıyla), b) Merkez/taĢra birimlerinin ihtiyacını karģılamakla görevli birimlerince yapılan toplu alımların veya mevcuttaki ürünlerinin diğer birimlerine (yalnızca yeni TĠF te devredilen birim seçilmek suretiyle) özellikle devir yoluyla çıkıģlarında; TĠF Kopyala ile iģlemin daha kısa sürede yapılması mümkündür GĠRĠġ TĠFĠ KOPYALAMA Sadece satın alma, bağıģ ve yardım alma, envanter iģlem seçeneklerinde daha önceden sistemde olan bir TĠFin kopyalanması yapılabilmektedir. TĠFi kopyalayabilmek için öncelikle TaĢınır Kayıt Kontrol Yetkilisi tarafından oluģturulmuģ bir TĠFin bulunması gerekir. 70

71 Onaylı TĠFler bölümünde GiriĢ TĠFleri listelenir. TĠF numarası olan önceden hazırlanmıģ ve onaylanmıģ TĠFlerden iģlem türüne uygun olanı seçilerek FiĢ Kopyala butonuna basılması gerekmektedir. Ekranda açılan Kayıt iģlemi baģarıyla gerçekleģtirildi. uyarısı Tamam kutucuğu tıklanarak onaylanır ve daha önceden var olan TĠFin kopyalanması sağlanır. Hangi iģlem seçeneğine ait TĠF kopyalanıyorsa o TĠFin aynısı sistemde GiriĢ ĠĢlemleri bölümünde yapıldığı gibi oluģmaktadır. FiĢ Kopyalama butonuna basılarak bir iģleme baģlandığında o iģlem bitirilmeden aynı iģlem türüne ait farklı bir iģleme baģlanamaz çünkü oluģturulmaya baģlanan TĠFe taģınırlar eklenmekte bu ürünler silinmeden veya iģlem tamamlanmadan kopyalanan kayıtlar satır olarak sistemde kayıtlı olarak kalmaktadır. Bu aģamada sistem TĠF tipini değiģtirmeye izin vermemektedir. Ġlgili sayfada tüm ürünlerin silinmesi halinde TĠF tipini yeniden seçebilmek mümkün olabilmektedir. 71

72 Kopyalanan TĠFe Malzeme Ekle butonuna basılarak yeni ürün eklenebileceği gibi istenilmeyen taģınır malzemeler de Sil butonuna basılarak silinebilmekte veya Düzenle butonuna basılarak miktar/fiyat bilgileri istenildiği gibi yeniden düzenlenebilmektedir. (Sistem Ambar adı değiģikliğine bu aģamada izin vermese de eğer değiģiklik yapılması gerekiyorsa ilgili satırın silinmesi yeniden doğru ambara ilgili malzemenin eklenmesi Ģeklinde düzeltme yapılabilmektedir.) 72

73 Gerekli düzeltmeler ve kontroller yapıldıktan sonra Kaydet butonuna basılır ve onaysız TĠF oluģturulur. Onaylama iģlemleri bölümünden ilgili TĠF onaylanır. TĠF HYS ye gönderilmesi gerekiyorsa gönderilir ÇIKIġ TĠFĠ KOPYALAMA Sadece devretme, bağıģ ve yardım yapma iģlem seçeneklerinde daha önceden sistemde olan bir TĠFin kopyalanması yapılabilmektedir. TĠFi kopyalayabilmek için öncelikle TaĢınır Kayıt Kontrol Yetkilisi tarafından oluģturulmuģ bir TĠFin bulunması gerekir. Onaylı TĠFler bölümünde ÇıkıĢ TĠFleri listelenir. TĠF numarası olan önceden hazırlanmıģ ve onaylanmıģ TĠFlerden iģlem türüne uygun olanı seçilerek FiĢ Kopyala butonuna basılması gerekmektedir. 73

74 Eğer çıkıģı yapılacak tüm ürünler sistemde miktar olarak o anda mevcut ise ekranda Kayıt iģlemi baģarıyla gerçekleģtirildi. uyarısı;tüm ürünler sistemde miktar olarak mevcut değil isemevcut ambar miktarından daha fazla malzeme çıkıģı yapılamayacağı için; Kayıt iģlemi kısmen baģarıyla gerçekleģtirilmiģtir. AĢağıdaki sorunlar çıkmıģtır uyarısı açılacaktır. Bilgi edinildikten sonra Tamam kutucuğu tıklanarak onaylanır ve daha önceden var olan TĠFin kopyalanması sağlanır. Hangi iģlem seçeneğine ait TĠF kopyalanıyorsa o TĠFin aynısı sistemde ÇıkıĢ ĠĢlemleri bölümünde yapıldığı gibi oluģmaktadır. FiĢ Kopyalama butonuna basılarak bir iģleme baģlandığında o iģlem bitirilmeden aynı iģlem türüne ait farklı bir iģleme baģlanamaz çünkü oluģturulmaya baģlanan TĠFe taģınırlar eklenmekte bu ürünler silinmeden veya iģlem tamamlanmadan kopyalanan kayıtlar satır olarak sistemde kayıtlı olarak kalmaktadır. Bu aģamada sistem TĠF tipini değiģtirmeye izin vermemektedir. Ġlgili sayfada tüm ürünlerin silinmesi halinde TĠF tipini yeniden seçebilmek mümkün olabilmektedir. 74

75 Kopyalanan TĠFe Malzeme Ekle butonuna basılarak yeni ürün eklenebileceği gibi istenilmeyen taģınır malzemeler de Sil butonuna basılarak silinebilmektedir. Gerekli düzeltmeler ve kontroller yapıldıktan sonra Kaydet butonuna basılır ve açılan sayfada Kayıt iģleminizin baģarıyla yapılabilmesi için listenizdeki malzemelerin TĠF tipine uygun olarak belirlenmesi gerekmektedir. SeçmiĢ olduğunuz TĠF tipinden farklı bir malzeme tipi mevcutsa kayıt iģleminiz yapılmayacaktır. uyarısına Tamam tıklandıktan sonra onaysız bir TĠF oluģur. Sistem üzerinde oluģturulmuģ olan TĠF onaylanmadıkça TĠF numarası almaz. Onaysız TaĢınır ĠĢlem FiĢleri sekmesinde iken listelenen TĠFlerin üzerine bir kere tıklanarak aktifleģen TĠF Onayla butonu ile onaysız taģınır iģlem fiģi onaylanır. TĠF onaylandığında TĠF numarası almakta ve onaylı TĠFler listesi bölümünde sıralanmaktadır. FiĢin kopyalanması muhasebe iģlemlerinin tamamlanması anlamına gelmemektedir. HYS ye gönderilmesi gereken TĠFler gerekli kontroller yapıldıktan sonra eğer HYS ye gönderilmesi gerekiyorsa (farklı muhasebe birimine bağlı birimler arası devretme iģlemi, bağıģ ve yardım alma iģlem seçeneklerinde)gönderilmelidir. 75

76 Kayıt Düzeltme İşlemleri Hazırlanan bir taģınır iģlem fiģi 5 aģamadan geçerek muhasebe kayıtlarına yansımaktadır. 1) TaĢınır ĠĢlem FiĢi OluĢturma AĢaması, 2) Onaysız TaĢınır ĠĢlem FiĢi aģaması, 3) Onaylı TaĢınır ĠĢlem FiĢi aģaması, 4) TKYS sisteminden çıkarak HYS sistemine gönderildiği aģama, 5) HYS den say2000i sistemine gönderildiği aģama. Ġlk 3 aģama TKYS sisteminde, 4. AĢama HYS sisteminde, 5. AĢama ise say2000i sisteminde gerçekleģtirilmektedir. Ġlk 3 aģamada yapılacak düzeltmeler doğrudan TKYS üzerinden yapılabilmekte iken 4 ve 5. AĢamalarda baģka sistemler sürece dahil edildiğinden düzeltme iģlemleri de bu sistemlerin gerekliliklerine bağlı olarak yapılabilmektedir. TĠFin hangi aģamada olduğu ise TKYS sisteminde Onaylı TĠFler bölümünden takip edilebilmektedir. 76

77 Muhasebe FiĢ Durumuna göre TĠFin düzeltilebilme durumu tayin edilebilmektedir. Ġlerleyen bölümlerde detaylandırılacak olan iģlemlerin özeti aģağıdaki tabloda gösterilmiģtir. MUHASEBE (FĠġ DURUMU) Muhasebe ĠĢlemine Tabi değildir. AÇIKLAMA Ambarlararası devir TĠFleri EVET Harcama birimleri arası devretme TĠFi Olması durumunda TĠF muhasebe iģlemine tabi değildir. HYS ye gönderilmedi Henüz muhasebeleģtirme süreci baģlatılmamıģ DÜZELTĠLEBĠLME DURUMU Devreden birimin muhasebe iģlemi tamamlanmadıysa Evet EVET HYS ye gönderildi HYS ye gönderilmiģ ancak iģlem görmemiģ EVET Tahakkuk nosu aldı HYS ye gönderilmiģ ve iģlem görmüģ Tahakkuk nosu iptal edilerek TKYS ye iade edilirse Muhasebe Birimine gönderildi Muhasebede iģlem görüyor Muhasebe birimince reddedildi TKYS ye iade edildi Muhasebe iģlemi tamamlandı HYS de iģlem görerek muhasebeleģmesi için say2000i ye gönderilmiģ EVET Muhasebe birimince red edilerek tahakkuk nosu iptal edildikten sonra TKYS ye iade edilirse EVET Say2000i sisteminde iģlem görüyor Muhasebe birimince red edilerek tahakkuk nosu iptal edildikten sonra TKYS ye iade edilirse HYS den muhasebeye gönderilen iģlem reddedilmiģ Tahakkuk nosu iptal edilerek TKYS ye iade edilmiģ Say2000i sisteminde muhasebeleģtirme iģlemi tamamlanmıģ EVET Tahakkuk nosu iptal edilerek TKYS ye iade edilirse EVET EVET HAYIR 77

78 TAġINIR ĠġLEM FĠġĠ OLUġTURMA AġAMASINDA DÜZELTME TaĢınır ĠĢlem FiĢi oluģturma sayfasında hata yapılması durumunda Düzenle butonuna basılarak ürüne iliģkin bilgilerde düzeltme yapılabileceği gibi Sil butonuna basılarak da ilgili satırın tamamı silinebilmektedir. 78

79 ONAYSIZ TAġINIR ĠġLEM FĠġĠNĠN DÜZELTĠLMESĠ Onaysız TaĢınır ĠĢlem FiĢi henüz bir TĠF numarası almadığından üzerinde her türlü düzeltme yapılabilir. Düzeltmek istenilen onaysız taģınır iģlem fiģi seçilir ve Düzenle& Detay Göster butonu ile açılan pencerede gerekli düzeltmeler yapılır. Eğer TĠF tamamen silinmek isteniyorsa TĠF numarası almadan her türlü silme iģlemleri yapılabilmektedir ONAYLI TAġINIR ĠġLEM FĠġĠNĠN DÜZELTĠLMESĠ DİKKAT! ÇOK ÖNEMLİ NOT: Düzeltmeye açılacak TİF lerin Harcama Yönetim Sisteminden (HYS) tahakkuk numarası almamış ya da almış olsa da bu tahakkuk numarasının iptal edilerek TİF in TKYS ye iade edilmiş olması gerekir. Muhasebeleştirme işlemi tamamlanmış TİF ler hiçbir suretle düzeltmeye açılamaz. Bu nedenle doğruluğundan emin olunmayan TİF ler kesinlikle HYS ye gönderilmemelidir. A- BAĞLI TĠF/ZĠMMET FĠġĠ OLMAYANLAR TĠF LERĠN DÜZELTMEYE AÇILMASI GiriĢ iģlemlerinde Harcama Birimleri Arası Devir Alma TĠF i haricindeki tüm giriģ TĠFlerinde; çıkıģ iģlemlerinde ise sadece devralan birim tarafından onaylanmamıģ Harcama Birimleri Arası Devretme iģleminde Onaylı TaĢınır ĠĢlem FiĢleri menüsünden ilgili TĠF seçilip Düzeltme butonuna basılarak onayı kaldırılır ve onaylama iģlemleri menüsünde TĠF düzeltmeye açılır. Düzeltme yapılır ve tekrar onaylanarak eğer muhasebeleģtirilmesi gerekiyorsa HYS ye gönderilir. 79

80 Düzeltme işlemleri Taşınır Mal İşlemleri > Onaylama İşlemleri bölümünden yapılmakla birlikte bundan sonra silme işlemleri sadece Taşınır Mal İşlemleri > Onaylı TİF / Bağlı TİF Silme İşlemleri Bölümünden yapılabilecektir. Aynı zamanda Zimmet Fişlerinin silinmesi de yalnızca Taşınır Mal İşlemleri > Onaylı TİF / Bağlı TİF Silme İşlemleri bölümünden gerçekleştirilebilecektir. B- BAĞLI TĠF/ZĠMMET FĠġĠ OLANLARIN DÜZELTMEYE AÇILMASI TĠF düzeltmeye açılmak istenildiğinde Düzeltmek/Hatalı Hale Getirmek istediğiniz TĠF e bağlı baģkaca TĠF ler olduğundan bu TĠF i düzeltemezsiniz/hatalı hale getiremezsiniz uyarısı alınırsa; bu TĠF e bağlı fiģlerin ve tutanakların hatalı hale getirilmesi, varsa TaĢınır Ġstek Belgesinin karģılanmamıģ hale getirilmesi durumunda söz konusu TĠF düzeltmeye açılabilecek ya da hatalı hale getirilebilecektir. Tüm bu iģlemlerin gerçekleģtirilebilmesi için sistemde TaĢınır Mal ĠĢlemleri nin altında Onaylı Tif/Bağlı Tif Silme ĠĢlemleri modülü eklenmiģtir. Artık silme iģlemleri Onaylama ĠĢlemleri bölümünden yapılamayacak bir TĠF veya Zimmet FiĢi silinmek isteniyorsa bu modüle giriģ yapılarak iģlem yapılması gerekecektir. Sorgulama ekranında aģağıdaki bölümler bulunmaktadır; 1) Bağlı TaĢınır ĠĢlem FiĢleri; Sorgu yapılan TĠF ve bağlı TĠF lerini ve Zimmet FiĢlerini göstermektedir. 2) Aynı Faturaya bağlı TĠF ler; Aynı faturaya bağlı satın alma TĠF lerini göstermektedir. 3) TaĢınır Ġstek Belgeleri; Sorgulanan TĠF e bağlı oluģan TaĢınır Ġstek Belgelerini ve bu belge ile karģılanan tüketim çıkıģ TĠF noları ile zimmet fiģ nolarını göstermektedir. 4) Kayıttan DüĢme Tutanakları; Sorgulanan TĠF e bağlı oluģan kayıttan düģme tutanaklarını ve bu belgeye bağlı oluģan kayıttan düģme TĠF nolarını göstermektedir. 5) Sayım Tutanakları; Sorgulanan TĠF e bağlı oluģan sayım tutanaklarını ve bu belgeye bağlı oluģan sayım fazlası/noksanı TĠF nolarını göstermektedir. 80

81 BAĞLI TAġINIR ĠġLEM FĠġLERĠ BÖLÜMÜNDE YER ALAN BĠLGĠLER VE ANLAMLARI: No: Sorgulanan TĠF ve bağlı TĠF lerini göstermektedir. Durumu: TĠF in silinebilme durumunu belirtmektedir. TĠF No: Sistem tarafından verilen TĠF nosu bu bölümde yer almaktadır. ĠĢlem Adı: ĠĢlem türünü belirtmektedir. Ambar Adı: TaĢınırın hangi ambarda olduğunu göstermektedir. Tarih: TĠF in düzenlenme tarihini göstermektedir. Bağlı ÇıkıĢ TĠF i Var Mı?: Sorgu ekranında çıkan TĠF e bağlı iģlem yapılıp yapılmadığını göstermektedir. Muhasebe ĠĢlem Durumu: Sorgu ekranında yer alan TĠF in HYS ye gönderilip gönderilmediğini, muhasebede iģlem görüp görmediğini gösteren alandır. FiĢ No: Harcama birimleri arası devir/ Ambarlararası devir/zimmet iģlemlerinde sorgu ekranında görüntülenen TĠF e bağlı oluģan FiĢin numarasını göstermektedir. ĠĢlem adı: Bağlı belgenin iģlem türünü belirtmektedir. H.B./Ambar Kodu: Bağlı belgede yer alan taģınırın hangi ambar kodunda olduğunu göstermektedir. H.B./Ambar Adı: Bağlı belgede yer alan taģınırın hangi ambarda olduğunu göstermektedir. Bağlı TĠF i Var Mı? : Bağlı Belgeye bağlı oluģturulan TĠF olup olmadığını belirtmektedir. Muhasebe ĠĢlem Durumu: Bağlı TĠF in HYS ye gönderilip gönderilmediğini, muhasebede iģlem görüp görmediğini gösteren alandır. : TĠF in silinebilir olduğunu göstermektedir. : TĠF in silinemez olduğunu göstermektedir. : TĠF e iliģkin yapılabilecek iģlemleri sıralamaktadır. 81

82 BAĞLI TĠF/BELGE/TUTANAK SĠLME ĠġLEMĠ: 1) Bir giriģ TĠF i düzeltmeye açılmak istenildiğinde veya bu giriģ TĠF ine bağlı çıkıģ TĠF i veya Zimmet FiĢi hatalı hale getirilmek istenildiğinde; - TaĢınır Mal ĠĢlemleri > Onaylı TĠF/Bağlı TĠF Silme ĠĢlemleri sekmesine geliniz. - Açılan sayfadaki TĠF No penceresine düzeltme yapmak istediğiniz GiriĢ TĠF nosu nu veya hatalı hale getirmek istediğiniz ÇıkıĢ TĠF nosu nu ya da Zimmet FiĢi nosunu yazıp TĠF Sorgula butonuna basınız. 2) Ġlgili TĠF ve varsa diğer bağlı TĠF ler sorgu ekranında Bağlı TaĢınır ĠĢlem FiĢleri bölümünde görüntülenecektir. Örneğin aģağıdaki sorgu ekranında 2014/9 nolu TĠF sorgulanmıģ ve sorgulanan TĠF ile bağlı belgeleri sorgulama ekranında görüntülenmiģtir. Ġlk sırada yer alan 2014/9 nolu TĠF in turuncu renkle görüntülenmesi o TĠF in sorgulanan TĠF olduğunu göstermektedir. 2014/Z/2 nolu Zimmet FiĢi 2014/1 nolu TaĢınır Ġstek Belgesinin karģılığında oluģmuģtur. Aynı TaĢınır Ġstek Belgesinde 2014/12 nolu TĠF ile tüketim çıkıģı da yapılmıģtır. 82

83 3) TĠF in silinebilmesi ekranda görüntülenen tüm durum kısımlarının silinebilir iģaretli olması gerekmektedir. 4) Eğer durum iģaretlerinden her hangi birinde silinemez iģareti varsa bu durumda hangi TĠF iģaretli ise tespit edilmeli ve öncelikle o belgenin üzerindeki yardım butonuna basılarak neden silinemediği öğrenilmeli ve çıkan uyarıya göre iģlem yapılmalıdır. 83

84 5) butonuna basıldığında ilgili TĠF in silinememe nedeni yazmaktadır. Örneğin 2014/2 FiĢ Numaralı Tif e Ait Bağlı Tifler Mevcuttur. Gibi bir uyarı gelmekteyse ilk yapılacak iģlem sorgu ekranında ilgili TĠF i sorgulamak olacaktır. TĠF sorgulandığında o TĠF ve bağlı belgeleri görüntülenecektir. 6) Sorgu ekranında silinemez iģareti varsa bu ilgili TĠF in ya muhasebe sürecine girdiğini ya da ilgili TĠF e bağlı belgeler oluģtuğu anlamına gelmektedir. Bağlı TaĢınır ĠĢlem FiĢleri bölümünde listelenen belgeler birden fazla satırda listelenmekte ise bu durumda listelenen Bağlı TaĢınır ĠĢlem fiģlerinden turuncu renkli olan ve ilk giriģ iģlemini gösteren TĠF haricindeki TĠF nosu en alt satırda olandan baģlamak suretiyle sorgulanır sondan baģlamak suretiyle tüm bağlı belgeler teker teker silinerek ve en baģta sorgulanan TĠF silinebilir duruma getirilir. 7) Sorgulama yapılan TĠF ekranında tüm TĠF durumları iģaretli hale getirilince talep edilen duruma göre Bağlı TĠF/Belge/Tutanak Sil butonuna veya Tümünü Sil butonuna basılarak iģlem yapılır. ÇıkıĢ TĠF lerinde sadece Tümünü Sil butonuna basılarak iģlem yapılabilmektedir. 8) Bağlı TĠF/Belge/Tutanak Sil butonuna veya Tümünü Sil butonuna basıldığında sistem tarafından silinecek TĠF ler ve Belgelerin listelendiği bir pencere açılacak ve AġAĞIDAKĠ BÜTÜN TĠF/BELGE/TUTANAK SĠLĠNECEKTĠR. SĠLĠNMESĠNĠ ONAYLIYOR MUSUNUZ? Ģeklinde soru sorulacaktır. 84

85 9) Eğer açılan penceredeki TĠF ve/veya belgelerin silinmesi kabul ediliyorsa Evet butonuna basılır. Butona basıldığında ĠĢleminiz Uzun Sürebilir. Lütfen Bekleyiniz uyarısı çıkar. Bu pencere kapanmadan herhangi bir iģlem yapılmaması gerekmektedir. 10) ĠĢleminiz BaĢarıyla GerçekleĢtirildi uyarısı çıktığında silineceği belirtilen TĠF ler ve Tutanaklar hatalı hale getirilecek varsa bağlı TaĢınır Ġstek Belgesi karģılanmamıģ hale getirilecektir. BAĞLI TĠF/BELGE/ TUTANAK SĠLME ĠġLEMLERĠNE ĠLĠġKĠN UYARILAR: 1) Satın alma iģlemlerinde; eğer aynı faturaya bağlı birden fazla satın alma TĠF i mevcutsa silme durumunda hepsi beraber hatalı hale gelecektir. Satın alma TĠF lerinden herhangi birinde bağlı belge mevcutsa öncelikle bu bağlı belgeler silinmeli sonrasında satın alma TĠF leri hatalı hale getirilmelidir. 2) Harcama birimleri arası devir alma TĠF i silme iģlemlerinde; bilindiği üzere harcama birimleri arası devir iģlemleri çift taraflı iģlemler olup devreden birim tarafından oluģturulan TĠF in karģılığında devralma TĠF i onaysız olarak oluģmaktadır. Devralan birimin TĠF i silme yetkisi yoktur. Devreden birim modülden devretme TĠFini sildiğinde devralan birimin de TĠF i otomatik olarak hatalı hale gelmektedir. Devralan birim bağlı belgeler oluşturmuşsa (devraldığı taşınırları zimmete verdiyse, tüketim TİF i oluşturduysa, kayıttan düşme yapmışsa vb.) öncelikle bu TİF e bağlı belgelerin modül yardımıyla silinmesi gerekmektedir. 3) Ambarlar arası devir TĠF i silme iģlemlerinde; devir alma TĠF i devretme TĠF inin karģılığında oluģtuğu için ve bu TĠF e bağlı da çıkıģ iģlemi olabileceği için sistem devralma TĠF i sorgulandığında sadece bağlı belgelerinin silinmesini sağlarken TĠF in hatalı hale getirilmesine izin vermez. Ambarlar arası devir iģlemi iptal edilmek isteniyorsa devretme TĠF i sorgulanmalı ve sorgu ekranında Tümünü Sil butonuna basılarak hem devretme TĠF inin hem de devralma TĠF inin hatalı hale gelmesi sağlanmalıdır. 4) Kayıttan düģme iģlemlerinde; Kayıttan düģme TĠF leri Kayıttan DüĢme Teklif ve Onay Tutanağına bağlı olarak oluģan belgedir bu nedenle kayıttan düģme iģleminin iptal edilmesi durumunda hem ilgili tutanak silinecek hem de bu tutanağa bağlı tüm TĠF ler hatalı hale getirilecektir. 85

86 5) Zimmet iģlemlerinde; TaĢınır Ġstek Belgesine bağlı zimmet fiģi oluģması veya doğrudan zimmet iģlemleri bölümünden zimmet fiģi düzenlenmesi durumlarında, düzeltilmek istenen bir iģlem varsa öncelikle zimmet fiģi nosu TĠF sorgulama bölümüne yazılarak sorgulanmalıdır. Tümünü sil butonuna basıldığında ilgili zimmet fiģi silinir. Eğer aynı TaĢınır Ġstek Belgesine bağlı tüketim çıkıģı varsa zimmet fiģi ile birlikte Tüketim çıkıģ TĠF i de silinecek ve TaĢınır Ġstek Belgesine bağlı iģlemlerde TaĢınır Ġstek Belgesi hiç karģılanmamıģ hale gelecektir. 6) Tüketim çıkıģ TĠF lerinin silinmesi iģlemlerinde; Tüketim çıkıģ TĠF leri TaĢınır Ġstek Belgesine bağlı olarak oluģturulmaktadır bu nedenle tüketim çıkıģlarının silinmesi durumunda ilgili TaĢınır Ġstek Belgesi karģılanmamıģ hale getirilecek varsa TaĢınır Ġstek Belgesine bağlı zimmet fiģleri de hatalı hale gelecektir. 7) Sayım Fazlası/Noksanı TĠF i silme iģlemlerinde; Sayım Fazlası/Noksanı TĠF leri sayım tutanağına bağlı olarak oluģturulmaktadır bu nedenle sayıma iliģkin TĠF in hatalı hale getirilmesi durumunda ilgili tutanak iptal edilecek aynı tutanağa bağlı sayım noksanı ve sayım fazlası TĠF leri beraber hatalı hale gelecektir. Aynı tutanağa bağlı hem sayım fazlası hem de sayım noksanı TĠF i varsa sayım fazlasına bağlı olarak sonradan baģkaca bir iģlem yapılmıģsa sayım fazlası TĠF i sorgulanarak Tümünü Sil butonuna basılacak ve ilgili tüm belgeler silinecektir. BAĞLI TĠF/ONAYLI TĠF SĠLME ĠġLEMLERĠ ĠÇĠN KILAVUZUN SONUNA EKLENMĠġ EK-2: ONAYLI TĠF/BAĞLI TĠF SĠLME ĠġLEMLERĠNE ĠLĠġKĠN UYGULAMA ÖRNEKLERĠNE BAKABĠLĠRSĠNĠZ. 86

87 HYS YE GÖNDERĠLEN TĠFĠN DÜZELTĠLMESĠ TKYS den HYS ye gönderilmiģ TĠF iģlem gördüğü anda tahakkuk numarası almaktadır. Tahakkuk nosu alan bir TĠF de hiçbir Ģekilde TKYS de düzeltilememektedir. Muhasebeye gönderilmemiģ dolayısıyla da muhasebe iģlemi tamamlanmamıģ tahakkuk numarası almıģ bir TĠF düzeltilmek isteniyorsa; Ġlgili TĠFin FiĢ Ġptal butonu ile tahakkuk/iģlem numarası iptal edilmeli Tahakkuk numarası iptal edilen TĠF TKYS ye iade edilmelidir. Ġlgili TĠF Onaylı TĠF/ Bağlı TĠF silme iģlemlerinden silinmeli veya Onaylı TĠFler bölümünde Düzenle butonuna basılarak Onaysız TĠFler bölümüne alınmalı Düzenle&Detay Göster butonuna basılarak düzeltme iģlemleri yapılmalıdır Say2000i SĠSTEMĠNDE ĠġLEM GÖREN TĠFĠN DÜZELTĠLMESĠ TKYS de hazırlanan TĠF HYS ye gönderildikten sonra iģlem görerek muhasebeye gönderilmekte ve say2000i sisteminden muhasebe iģlemleri tamamlanarak kayıtları oluģturulmaktadır. OluĢturulan TĠFler üzerinde Say2000i sisteminde muhasebeleģtirme iģlemi tamamlanana kadar düzeltme yapılabilmektedir. Muhasebeye gönderilmiģ TĠF düzeltilmek isteniyorsa; Muhasebe birimindeki kayıt M ve B durumunda ise öncelikle saymanlıkça tahakkuk iade iģlemi yapılmalıdır. (Say2000i sisteminde iade edilen tahakkuk ÖEB ĠĢlemlerinde R durumunu almaktadır.) ÖEB iģlemlerine iliģkin TĠFin FiĢ Ġptal butonu ile tahakkuk/iģlem numarası iptal edilmelidir. (Eğer ÖEB DıĢı ĠĢlemden tahakkuk iade yapılırsa zaten kayıt doğrudan iptal edilmiģ olur ayrıca FiĢ Ġptal iģlemi yapılmasına gerek yoktur.) Tahakkuk numarası iptal edilen TĠF TKYS ye iade edilmelidir. 87

88 Ġlgili TĠF Onaylı TĠF/ Bağlı TĠF silme iģlemlerinden silinmeli veya Onaylı TĠFler bölümünde Düzenle butonuna basılarak Onaysız TĠFler bölümüne alınmalı Düzenle&Detay Göster butonuna basılarak düzeltme iģlemleri yapılmalıdır. DĠKKAT!! OluĢturulan TĠFlerin Say2000i sisteminde muhasebeleģtirme iģlemi tamamlandıysa artık düzeltme/silme iģlemleri hiçbir sistemde yapılamamaktadır. MuhasebeleĢtirme iģlemleri tamamlandığı için hatalı muhasebe kayıtlarının ancak yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilmesi gerekmektedir. Kayıt hatalarının düzeltilmesi için Yönetmeliğin Ek Madde 1 hükümlerinin uygulanması gerekmektedir. 88

89 2.4. KAYIT ARAMA ĠġLEMLERĠ Kayıt arama menüsünden, - Ürün Tifleri Arama, - Mevcuttaki Ürünler, - Ürün Kodu Listesi, - Dayanıklı TaĢınırlar Listesi - Firma Bazında Ürün TĠFleri Arama aramaları yapılabilir Ürün TİFleri Arama Ürün kodu, malzeme adı veya sicil numarasına göre giriģ çıkıģ tifleri aramasının yapıldığı menüdür. Bu menüden hangi ürün hangi tif numarası ile giriģ yapmıģ, hangi tif veya zimmet fiģ numarası ile çıkıģının yapıldığı görülebiliyor. 89

90 Mevcuttaki Ürünleri Arama Bu menüden ambar stokları kontrol edilebiliyor, raporlanabiliyor. Tüm ambar mevcutlarına bakılabildiği gibi, her ambar mevcudunu ayrı ayrı raporlamak da mümkündür. Ayrıca ürün kodu veya malzeme adından hareket ederek arama yapılabilir. Bu Ģekilde hangi malzemelerin hangi ambarlarda olduğu bilgisine ulaģılabilir. Malzeme zimmette ise zimmette olduğunu da gösteriyor Ürün Kodu Listesi Ürün kodu listesinde ilgili kamu idaresinin merkez ve taģra birimlerince yapılmıģ tüm malzeme tanımları listelenmektedir. 90

91 Dayanıklı Taşınırlar Listesi Bu liste, TaĢınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen taģınırlardan oda, büro, bölüm, atölye ve servislerde kullanılmak üzere verilenler için iki nüsha olarak düzenlenir. Listenin bir nüshası taģınırın bulunduğu yerde asılı bulundurulur. Liste taģınırların bulunduğu yerde görevli yetkili personel tarafından imzalanır. Sistemde dayanıklı taģınır listesi alabilmek için öncelikle zimmete verme iģleminin birim adına yapılması gerekmektedir. ( KiĢi adına yapılan zimmetler burada listelenmemektedir.) YerleĢim birimlerinin ayrı ayrı Dayanıklı TaĢınırlar Listesinin dökümü alınabilmektedir Firma Bazında Ürün TİFleri Arama Vergi numarası veya Firma adı bilgisine göre satın alma TĠFlerinde arama yapılabilmektedir. Vergi no veya Firma dı giriģi yapıldıktan sonra Firma Ara butonuna basılır. Firma seçildikten sonra TĠF Sorgulama butonuna basılarak ürün TĠFleri listelenir. 91

92 2.5. DĠĞER BELGE GĠRĠġLERĠ Taşınır Geçici Alındısı Bu alındı, muayene ve kabul iģlemi derhal yapılamayan taģınırların geçici olarak teslim alınmasında iki nüsha olarak düzenlenir. Düzenlenen geçici alındının birinci nüshası, taģınırı teslim edene verilir. Ġkinci nüshası ise dosyasında saklanır. Muayene ve kabul iģleminin yapılmasından sonra düzenlenen 5 örnek numaralı TaĢınır ĠĢlem FiĢinin tarih ve numarası, ilgiliden geri alınan geçici alındının üzerine kaydedilir ve ikinci nüshası ile birlikte dosyasında saklanır. Alındının geri alınamaması halinde ikinci nüshası üzerinde durumu belirtir açıklama yapılır. Sistemde TaĢınır Geçici Alındısı giriģi yapmak için aģağıda gösterilen adımlar takip edilir: Diğer Belge GiriĢleri menüsü tıklanarak alt menüler açılır, TaĢınır Geçici Alındısı menüsü tıklandığında açılan pencereden Malzeme Ekle butonuna basılarak malzeme arama penceresine ulaģılır. Bundan sonra TaĢınır Mal ĠĢlemleri/Satın Alma ĠĢlemleri nde gösterilen iģlem adımlarının aynısı yapılır. Malzeme seçim yapıldıktan sonra fatura tarihi ve numarası alanları doldurularak alındı kaydedilir. Kaydet butonuna basıldıktan sonra gelen ekrandan Göster butonuna tıklanarak rapor alınabilir. Ekrana gelen rapor artık yazıcıdan çıkarmaya hazırdır Taşınır Geçici Alındı Listesi Yukarıda giriģ iģlem adımları anlatılan taģınır geçici alındı listesine ulaģmak için bu menü kullanılır. Bu menüden daha önce giriģi yapılan listeler görüntülenebilir. Bunun için Rapor Göster butonuna tıklamak yeterlidir. TaĢınır Geçici Alındı Listesi silinmek istendiğinde Sil butonu kullanılır. 92

93 2.6. TAġINIR RAPORLAR Bu menüden aģağıdaki raporlar alınabilmektedir. Tüketim Malzemeleri ÇıkıĢ Raporu Tüketim Malzemeleri Dönem ÇıkıĢ Raporu Malzeme Sicil Numarası Raporu Ambar Sayım Listesi Ambar Devir Teslim Tutanağı 13 Nolu Örnek Sayım Döküm Cetveli 14 Nolu Örnek TaĢınır Yönetim Hesabı Cetveli (Kütüphane/Müze Dahil ) 14 Nolu Örnek TaĢınır Yönetim Hesabı Cetveli Tüketim Malzemeleri Defteri Dayanıklı TaĢınırlar Defteri Tüketim Malzemeleri Ambar Bazında ÇıkıĢ Raporu Zimmet Listesi Kütüphane Defteri Müze Defteri 18 Nolu Örnek - Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli 18 Nolu Örnek - Müze Yönetim Hesabı Cetveli Tüketim Malzemeleri Çıkış Raporu Bu raporda baģlangıç ve bitiģ tarihleri belirlenerek o tarih aralığındaki tüketim malzemelerinin pdf, excel, rtf veya html formatında çıkıģ raporunun alınması mümkündür. 93

94 Tüketim Malzemeleri Dönem Çıkış Raporu TaĢınır Mal Yönetmeliğinin, harcama birimlerince üçer aylık dönemler itibarıyla tüketim malzemelerine iliģkin listenin muhasebe birimine verilmesi gerekmektedir. Bu menüde bu hüküm doğrultusunda dönemsel raporlar alınabilmektedir. Yıl ve dönem bilgisi girildikten sonra yönetmelik hükmü gereğince 150 hesabın iki düzey detayı bazında tüketim malzemesi çıkıģ raporu üretilir Malzeme Sicil Numarası Raporu Bu rapor sayesinde tüm sicilli ürünlerin bilgileri sistemden listelenebilmektedir. Eğer tüm malzemeler kutucuğu iģaretlenmemiģse bu durumda Malzeme Grupları bazında daha alt detayda rapor alınabilmektedir. Ayrıca bu bölümden limit üstü kutucuğu iģaretlenerek limit üstü olan dayanıklı taģınırlar listesine de ulaģılabilmektedir.harcama birimi giriģi ise iģlem türünün seçilmesi ile sadece o iģlem türüyle ilgili harcama birimine giriģi yapılan sicilli 94

95 ürünlerin listelenmesini sağlamaktadır. Aynı zamanda bu bölümde kuruma ilk giriģin de filtrelenmesi mümkün hale getirilmiģtir Ambar Sayım Listesi Bu raporda ait olduğu yıl ve ambar adı belirlenerek seçilen ambarda bulunan ürünlerin pdf, excel, rtf veya html formatında listesinin alınması mümkündür Ambar Devir Teslim Tutanağı Yönetmelik gereğince yapılacak devir iģlemlerinde alınması gereken Ambar Devir Teslim Tutanağı ambar adı seçilerek bu bölümden oluģturulabilmektedir Nolu Örnek Sayım Döküm Cetveli Bu bölümde hangi döneme ait sayım döküm cetveli alınmak isteniyorsa ait olduğu yıl ve hesap kodu seçilerek pdf, excel, rtf veya html formatında cetvelin alınması sağlanmaktadır. 95

96 Nolu Örnek Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli (Kütüphane/Müze Dahil ) Kütüphane ve müze birimleri olmayan harcama birimlerinde yılsonlarında alınması gereken rapor bu bölümden alınabilmektedir. ( Kütüphane birimi olan harcama birimlerinde hem de yer alan 14 Nolu Örnek TaĢınır Yönetim Hesabı Cetveli hem de 18 Nolu Örnek - Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli ayrıca müze birimi de varsa 18 Nolu Örnek - Müze Yönetim Hesabı Cetveli alınmalıdır) Ait olunan yıl seçildikten sonra hesap kodu bölümü de belirlenerek pdf, excel, rtf veya html formatında cetvel alınabilmektedir Nolu Örnek Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli Kütüphane ve müze birimleri olan harcama birimlerinde yılsonlarında alınması gereken rapor ait olunan yıl seçildikten sonra hesap kodu bölümü de belirlenerek pdf, excel, rtf veya html formatında bu bölümden alınabilmektedir. 96

97 Tüketim Malzemeleri Defteri Bu raporda ambar adı, baģlangıç ve bitiģ tarihi, Malzeme grubu seçilerek ürünlerin pdf, excel, rtf veya html formatında tüketim malzeme defterinin alınması mümkündür Dayanıklı Taşınırlar Defteri Bu raporda ambar adı, baģlangıç ve bitiģ tarihi, Malzeme grubu seçilerek ürünlerin pdf, excel, rtf veya html formatında dayanıklı taģınır defterinin alınması mümkündür Tüketim Malzemeleri Ambar Bazında Çıkış Raporu Bu raporda ait olduğu yıl, ambar adı, baģlangıç ve bitiģ tarihi seçilerek ürünlerin pdf, excel, rtf veya html formatında ambar bazında tüketim malzemeleri çıkıģ raporunun alınması mümkündür. 97

98 Zimmet Listesi Ambar adı ve malzeme adı bölümü seçildikten sonra istenilen rapor alınabilmektedir Kütüphane Defteri Kütüphane birimleri olan harcama birimlerinde bu rapor ait olunan yıl seçildikten sonra pdf, excel, rtf veya html formatında alınabilmektedir Müze Defteri Müze birimleri olan harcama birimlerinde ait olunan yıl seçildikten sonra pdf, excel, rtf veya html formatında bu bölümden rapor alınabilmektedir. 98

99 Nolu Örnek - Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli Kütüphane birimleri olan harcama birimlerinde yılsonlarında alınması gereken rapor ait olunan yıl seçildikten sonra pdf, excel, rtf veya html formatında bu bölümden alınabilmektedir Nolu Örnek - Müze Yönetim Hesabı Cetveli Müze birimleri olan harcama birimlerinde yılsonlarında alınması gereken rapor, ait olunan yıl seçildikten sonra pdf, excel, rtf veya html formatında bu bölümden alınabilmektedir. 99

100 2.7. KULLANICI ĠġLEMLERĠ Şifre Değiştir Mevcut Ģifre değiģtirilmek istendiğinde, bu menü kullanılarak yeni kullanıcı Ģifresi belirlenir SAYIM VE YILSONU ĠġLEMLERĠ HATIRLATMALAR: Yılsonu işlemi bitir butonu kullanılmadıkça yapılan kayıtlar bir önceki yılın 31 Aralık tarihini alacaktır. Bilindiği gibi ambar sayım iģlemleri; - Yılsonunda, - TaĢınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi değiģimlerinde, - Harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda yapılır. Sayımı yapılan yılın işlemleri bitirilmeden izleyen yıla ait giriş çıkış kayıtları yapılamaz. Tüm ambarların sayım işlemi tek tek yapılmalıdır. Tüm ambarların sayım işlemi bittikten sonra YILSONU İŞLEMİNİ BİTİR butonunu mutlaka kullanmak gerekir. Yıl içerisinde her ne sebeple olursa olsun sayımlar ve yılsonu sayım iģlemleri Sayım ve Yıl Sonu ĠĢlemleri menüsünden yapılmaktadır. 100

101 Bu menüye ait her bir aģama aģağıda anlatılmıģ olup iģlemlerin doğruluğunun da testinin yapılabilmesi amacıyla TaĢınır Raporlar > 13 Nolu Örnek- Sayım Döküm Cetveli nin tüm hesaplar bazında veya hesap grupları bazında dökümünün alınarak TaĢınır (TKYS) TaĢınır (Muhasebe) raporu ile karģılaģtırılması ve iģlemlerin daha sağlıklı yürütülebilmesi için gerekli önlemlerin alınması gerekmektedir. 1. Sayım süresince, hizmetin aksamaması ve bozulabilecek nitelikteki taģınırlar için gerekli tedbirlerin alınması gerekmektedir. Sayım yapılırken gerekli önlemlerin alınması, sayım kurulunun görev ve sorumluluğu altında olduğu unutulmamalıdır. 2. Yukarıda bahsedildiği Ģekilde yapılacak kontroller sonucunda ilgili TaĢınır Kayıt ve Kontrol yetkilisince tespit edilen, taģınır kayıt ve kontrol yetkilisince ambarda bulunduğu veya ambardan çıktığı halde belgesi düzenlenmediği ve kayıtları yapılmadığı belirtilen taģınırlara iliģkin iģlemlerin yaptırılması Sayım Kurulunca yaptırılır. Örneğin; son dönem Tüketim ÇıkıĢ Raporu ve KuruĢ Farkları Raporunun alınması gibi. Ayrıca sistem kendi içerisinde yapacağı kontroller ile onaysız fiģlerinizi onaylamanız konusunda kullanıcılara uyarı verecektir. 3. Harcama birimi bazında TaĢınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisince kayıtları tutulan her bir ambar için TaĢınır Raporlar menüsünden taģınırların bulunduğu ilgili ambar için Ambar Sayımı Listesi alınır. Ambar Sayım Listesi sistemdeki kayıtlarımıza göre son düzey detayına göre kayıtları listeler. 101

102 Ambar Sayım Listesi dökümü alındıktan sonra Sayım Kurulunca fiili sayıma baģlanılır. Fiili sayım sonuçları Ambar Sayım Listesinin Ambarda Bulunan Miktar sütununa elle (kalem ile) yazılarak fiili durum ile kaydi durum arasındaki durum tespit edilir. 4. Ambar sayım iģlemleri tamamlandıktan sonra oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taģınırlar Dayanıklı TaĢınır Listeleri ve bunların verilme sırasında düzenlenen Zimmet FiĢleri esas alınarak sayılır ve sayım sonuçları Sayım Tutanağında gösterilir. Kullanım amacıyla kiģilere zimmetle verilmiģ olan taģınırlar için, sayım yapılmaksızın Sayım Tutanağının "Kayıtlara Göre KiĢilere Verilen Miktar" sütunundaki bilgiler dikkate alınır. 102

103 Bu iģlemler harcama biriminde her bir ambar için ayrı ayrı yapılır. 5. Fiili sayım sonuçlarının aynısının sisteme aktarılması gerekir. Bunun için Sayım ve Yılsonu ĠĢlemleri menüsünden Sayım Tutanağı OluĢtur seçeneği kullanılarak fiili sayım sonuçlarının giriģi yapılmalıdır Sayım Tutanağı Oluşturma Fiilen sayılan miktarlar Sayım Tutanağının "Sayım Ambar Miktarı" sütununa kaydedilir. 103

104 Sistem üzerinden sayım yapılabilmesi için aģağıdaki adımlar izlenmelidir. Sayım ve yılsonu iģlemleri menüsünde Sayım Tutanağı OluĢtur bölümüne giriģ yapılır, Sayımı yapılacak ambar ilgili kombodan seçilir, e a d b c a) Fiili sayım sonuçları Ambar Sayım Listesindeki verileri esas alarak Sayım Ambar Miktarı sütununa girilir. (Sayfa sayısı birden fazla ise alt kısımda yer alan sayfalar arası geçiģ okları kullanılır), b) Ortak kullanıma verilen taģınırlar Ortak Kullanımda Bulunan Miktar alanına girilir. c) KiĢilere zimmetle verilmiģ olan taģınırlar ise sayım yapılmaksızın Sayım Tutanağının "Kayıtlara Göre KiĢilere Verilen Miktar" sütunundaki bilgiler dikkate alınır. Sistem bu kısmı dolu olarak getirecektir. Girilen fiili sayımlara göre sistem otomatik olarak kırmızı renkli Fazla Miktar veya Noksan Miktar bilgilerini yazmaktadır. Bu kısma manuel giriģ yapılamaz. d) Yapılan giriģler Kaydet butonu ile kaydedilir. e) Üst barda yer alan Sayım Tutanağı Sonlandır butonu ile ilgili ambarın sayım iģlemi bitirilir. f) Sırasıyla Kaydet ve Sayım Tutanağını Sonlandır butonlarına basıldığında Sistem sayım sonucuna göre sayım noksanı veya sayım fazlası olması durumunda ilgili alana sizleri yönlendirecektir. 104

105 g) Sayım Fazlası ve noksanı oluģmaması durumunda sistem ĠĢlem baģarıyla gerçekleģti uyarısını verecektir. h) Ġleride detaylı Ģekilde anlatılacak olan sayım fazlası/noksanı durumunda ise iģlemler gerçekleģtirilip TĠFler oluģturulur. i) Her ambar için yapılacak olan bu iģlemler sonrası YILSONU ĠġLEMLERĠNĠ BĠTĠR butonuna basarak ilgili yıl seçilir ve yıla ait tüm iģlemler bitirilerek Harcama Birimi Yönetim Hesabının verilebilmesi için Sistemden harcama birimi yönetim hesabı cetvelleri ve sayım döküm cetvelleri alınır. NOT: Sayım iģlemleri sırasında ambarda veya ortak alanda kayıtlarımızda olmayan bir taģınırın bulunması halinde ( daha önce hiç kaydı yapılmayan ) Yeni Malzeme Ekle butonuna basarak tanımlı malzemeler listesinden bulunulan malzemeyi listemize ekleyebiliriz. Eğer bulunulan malzeme daha önce hiç tanımlanmadıysa aynı pencerede bulunulan Yeni Malzeme Tanımla butonu ile tanımlama yapılır, ardından malzeme listesine eklenir. Bu Ģekilde yapılacak bir iģlem ile ilgili taģınırın Sayım Tutanağında yer alması sağlanır. Bu taģınıra ait fiyat vb. bilgilerin giriģi sayım fazlası sonrası oluģacak TĠF oluģturma sırasında olacaktır. Ayrıca Sisteme eklenen bu mallar üzerine tıklandıktan sonra Sayım Tutanağı Detay Sil alanından tekrar silinebilecektir. NOT: Sayım iģlemi herhangi bir sebepten kullanıcı tarafından kesilerek daha sonra yapılmak üzere sisteme girildiğinde ambar fazla ve noksan taģınırlarının yeniden girilmesinin önlenmesi amacıyla Kaydet butonuna basınız. Bu durumda sayıma ait 105

106 fazla ve noksan sütunlarındaki kayıtlar sistemden silinmeyecek ve sayıma kalınan yerden devam edilmesi mümkün olacaktır. Ancak; Ancak kaydet butonuna basılması durumunda daha sonra Sayım Tutanağını Sonlandır butonuna basarak iģlemi sonuçlandırmadığımız hallerde sistem sayım iģlemi devam ettiğinden ilgili ambarı rezerve edecek ve ambara herhangi bir giriģ ve çıkıģ iģlemine izin vermeyecektir. Bu nedenle kullanıcı tarafından Ġptal butonuna basılarak ambar giriģ ve çıkıģ iģlemlerinin yapılabilir hale getirilebilir Sayım Tutanağı Listesi Sayım iģlemi sonucunda oluģan sayım tutanağına Sayım ve Yılsonu ĠĢlemleri menüsünün Sayım Tutanağı Listesinden ulaģılabilmektedir. Sayım Tutanağı, taģınırların sayım iģlemlerinde; TaĢınır Kod Listesinde gösterilen taģınır I inci düzey detay kodundan sonra gelen ve taģınır hesap kodu ile taģınır I.düzey detay kodunu da içeren taģınır II. düzey detay kodu itibarıyla (Örneğin ) en az iki nüsha olarak düzenlenir. TaĢınırlar, tutanağa sınıflandırıldıkları son düzey detay kodunda kaydedilir. Sayımda fire nedeniyle ortaya çıkan noksanlıklar tutanakta ayrıca gösterilir. Sayım Tutanağı Listesi, yılsonu iģlemleri için yapılan fiili sayım ile ambar kayıtlarının karģılaģtırılması sonucunda oluģturulmuģ sayım tutanağıdır. OluĢturulmuĢ olan sayım tutanağı listesi için 'Sayım Tutanağı Listesi' sekmesi kullanılır. Yıl ve ambar bilgileri seçilerek daha önce oluģturulmuģ tutanaklara ulaģılır. Sayım Tutanak Raporu butonu ile istenen detaylı rapor ekrana getirilir. 106

107 TaĢınır Kodunda Rapor butonu TaĢınır kod düzeyinde rapor da alınabilmektedir. Eğer sayım fazlası/sayım noksanı TĠFleri oluģmamıģsa Tutanak Sil butonu ile tutanak sistemden silinebilmektedir. SAYIM NOKSANI VEYA FAZLASI OLUġMASI DURUMLARINDA YAPILACAK ĠġLEMLER; Sayım kurulunca, taģınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlardan eksik oluğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan DüĢme Teklif ve Onay Tutanağı ile buna bağlı oluģacak olan Sayım Noksanı TaĢınır ĠĢlem FiĢi; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Sayım Fazlası TaĢınır ĠĢlem FiĢi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlanır. Bu nedenle Sistem önce sayım fazlası olarak belirlenen mallara ait bilgileri ekrana getirir Sayım Noksanı Sayım tutanağı oluģturma ekranında fiili sayım mevcudu kaydi sayım mevcudundan düģükse bu durumda Sayım noksanı meydana gelmiģtir. Sayım noksanı olması durumunda sistem otomatik olarak sayım noksanı sayfasına yönlendirecektir. 107

108 Sayım Noksanı menüsünde sayım sonucu noksan olduğu belirlenen taģınırlar için Kayıttan DüĢme Teklif ve Onay Tutanağının oluģturulması gerekmektedir. Bu nedenle, taģınırların kayıttan düģme nedenlerinin ilgili alandan seçilmesi ve 253,254 ve 255 grup taģınır için ayrıca sicilinin seçilmesi iģlemlerinin tamamlanması gerekmektedir. Siciller seçildikten ve kayıttan düģme nedeni belirlendikten sonra yapılacak iģlem KDTO OluĢtur butonuna basılmasıdır. Butona basıldığında aģağıdaki pencere açılır ve Kayıttan DüĢme Sonucunda Yapılacak ĠĢlem bilgisinin girilmesi istenir. Açılan pencerede uygun seçenek iģaretlendikten sonra KDTO OluĢtur butonuna basılır. Kayıttan düģme teklif onay tutanağı oluģturulduktan sonra ya sayım noksanı sayfasındaki TĠF OluĢtur butonuna basılarak ya da Kayıttan DüĢme Teklif Onay Tutanakları bölümünden TĠF OluĢtur butonuna basılarak Onaylı TĠF oluģturulur. 108

109 TĠF OluĢtur butonuna basıldığında Onaylı Sayım Noksanı TĠFi oluģur Sayım Fazlası Sayım fazlası oluģması durumunda Sayım ve Yılsonu ĠĢlemleri > Sayım Fazlası bölümüne tıklanır. Açılan sayfada yıl bilgisi ve ambar adı seçilir. 150 grup taģınırlar için birim fiyatlar sistemde otomatik olarak gelecektir. (Tüketim malzemelerinin giriģinde son fiyatlar gelecektir). TaĢınıra ait bu fiyat ilgili alan üzerine gelerek düzeltebilmekte ve farklı bir fiyat girilebilmektedir. TaĢınırlara ait TĠF i oluģturabilmek için öncelikle tüm birim fiyatların girilmesi gerekmektedir. 109

110 Birim fiyatların giriģi yapıldıktan sonra TĠF OluĢtur butonuna basılır. Butona basıldıktan sonra oluģan TĠF/TĠFlerin Onaylı oluģacağını belirten uyarı penceresi açılır. Açılan pencerede Evet butonuna basılarak onaylı TĠF oluģturulur Yılsonu İşlemlerini Bitirme Her ambar için yapılacak olan bu iģlemler sonrası YILSONU ĠġLEMLERĠNĠ BĠTĠR butonuna basarak ilgili yıl seçilir ve yıla ait tüm iģlemler bitirilerek Harcama Birimi Yönetim Hesabının verilebilmesi için Sistemden harcama birimi yönetim hesabı cetvelleri ve sayım döküm cetvelleri alınır. TaĢınır Raporlar kısmından alınacak olan alınacak olan harcama birimi yönetim hesabı cetvelleri ve sayım döküm cetvellerini hesap kodu düzeyinde alınabileceği gibi, tüm hesaplar içinde alınabilecektir. YIL SON ĠġLEMLERĠNĠ BĠTĠR butonuna basıldığında sistem ĠĢlem baģarıyla tamamlandı uyarısı verecektir. Eğer hatalı iģlem varsa ve geçilen yılda 110

111 yapılan hiçbir iģlem yoksa YIL SONU ĠġLEMLERĠNĠ ĠPTAL ET butonuna basılarak iptal iģlemi gerçekleģtirilebilmektedir. DİKKAT!! Eğer tüm ambarlarınıza ait sayım iģlemlerini bitirmediyseniz, Ambarlarınızdan pasif halde olanlar var ise ve bu ambarlar içerisinde sayımı yapılacak mallar var ise bu ambarların aktif hale getirerek sayımını yapmadıysanız, Sayım iģlemini bitirdiğiniz ambara ait daha sonra bir giriģ veya çıkıģ iģlemi yapılmıģ ve yeniden sayım yapmadıysanız, Sistem size uyarı verecektir. Lütfen uyarıları dikkate alarak iģlemlerinizi tamamlayınız. Not: Uyarı var ise; ilk bakılacak alan sayım noksanı ve fazlası sonrası oluģan TĠF lerin onaylama iģlemelerini tamamlamak olmalıdır. ADIM ADIM YIL SONU ĠġLEMLERĠ 1) Sayım Tutanağı oluģturulur. 2) Sayım fazlası ve/veya sayım noksanı varsa TĠFleri oluģturulur. 3) TKYS- Muhasebe karģılaģtırma tablosu ile kontroller yapılır. 4) Hesap eģitlikleri sağlandıktan sonra Yıl sonu iģlemlerini bitir butonuna basılır. 111

112 ÖNEMLĠ HUSUSLAR Yılsonu iģlemleri 31 Aralık tarihinden önce yapılmıģ ise; o yıl içerisinde yeni bir taģınır giriģ veya çıkıģ iģlemi (TĠF) yapılır ise muhasebe kayıtları ile envanter kayıtları arasında uyumsuzluk meydana gelecektir. Bu durumda sayım iģlemlerinin yeniden yapılması gerekecektir. YILSONU ĠġLEMĠNĠ BĠTĠR butonuna basıldıktan sonra hata olduğu tespit edilirse yılsonu iģleminin iptali YIL SONU ĠġLEMĠNĠ ĠPTAL ET butonu ile yapılabilmektedir. Yılsonu iģlemleri ilgili yıldan sonraki yıla ait bir günde yapılacak ise (örneğin Ocak ayında); Sistemde sayım ve yıl sonu iģlemeleri ile ilgili iģlemeler tamamlanana kadar yeni yıla ait herhangi bir taģınır giriģ veya çıkıģı yapılmayacaktır. YIL SON ĠġLEMLERĠNĠ BĠTĠR butonuna basılarak yılı sonlandırmadığınız durumda Sistem ilgili taģınır giriģ ve çıkıģını geçen yıl son günü yapılmıģ iģlem olarak algılayacak ve geçmiģ yıla ait TĠF oluģturacaktır. BU NEDENLE YENĠ YILA AĠT ĠġLEMELERĠNĠZĠ GEÇEN YILA AĠT SAYIM VE YIL SONU ĠġLEMLERĠNĠ TAMAMLADIKTAN SONRA YAPINIZ. YIL SON ĠġLEMLERĠNĠ BĠTĠR butonuna basılarak geçmiģ yılı sonlandırdığımızda ise sistem herhangi bir yeni yıla devir iģlemine gerek kalmaksızın kaldığı yerden taģınır giriģ ve çıkıģ iģlemlerine devam edecektir. OluĢturulacak TĠF ler yeni yılın TĠF sayacından numara alacaklardır. Yeni yılda ilk TĠF giriģi sonrası Sistem geçmiģ yıla ait herhangi bir düzeltme imkanı vermeyeceğinden, muhasebe birimi ile irtibatlı olarak yılsonu iģlemlerini kapatmayı unutmayınız. 112

113 2.9. YÖNETĠM ĠġLEMLERĠ Sistemde oluģan bazı sorunların çözümlenmesi için kullanılmaktadır Hatalı Rezervlerin İptal Edilmesi Mevcuttaki taģınırların devir, zimmete verme veya kayıttan düģme gibi nedenlerle baģlatılan iģlemlerde rezerve edilen taģınırlar, iģlemden vazgeçilmesi veya iptal edilmesi nedeniyle bazen sistem tarafından kullanıcının göremediği arka planda (temp) saklı tutulmakta, bu durumda da sistem söz konusu taģınırın ambarda olmadığı mesajı vermekte ve kullanıcı bu taģınırlarla ilgili baģka bir iģlem yapamamaktadır. Bu sorunların aģılması için TKYS üzerinde Yönetim ĠĢlemleri > Hatalı Rezerveleri Ġptal Etme menüsü oluģturulmuģtur. Böyle bir durumla karģılaģıldığında ve sistem hata mesajı verdiğinde: Yönetim ĠĢlemleri > Hatalı Rezerveleri Ġptal Etme sekmesine geliniz. Açılan sayfanın sol köģesindeki Kayıtları Yükle butonuna tıklayınız. ġayet rezerve edilmiģ ve sistem tarafından saklanan taģınırların olması durumunda bu ürünler liste halinde gelecektir. Bu durumda Sil butonuna tıklayınız ve rezerve taģınırların ambara dönüģünü sağlayınız. 113

114 DĠKKAT ÖNEMLĠ NOT: Kullanıcının (TKKY) zimmet, kayıtan düşme veya devir gibi her hangi bir çıkış işleminde rezerve ettiği, ancak işlemi sonuçlandırmadığı durumlarda söz konusu rezerve taşınırlar bu ekranda görünmez. İlgili TKKY yarım bıraktığı işlem seçeneğine ilişkin sekmeye tıkladığında işlem yapılmak üzere bekleyen taşınırlarını görebilecek ve işlemini tamamlayacak ya da işlemde hata var ise silecektir Kurumdan Ayrılan Personele Ait Rezervlerin Silinmesi TKKY ler den herhangi birinin görevi sona erdiğinde (harcama biriminde yetkisinin kaldırılmıģ olması kaydıyla) bu kiģi tarafından rezerve edilen ve iģlemi tamamlanmayan taģınırların rezerve kayıtlarının, görev baģındaki TKKY tarafından kaldırılabilmesi için bu menü geliģtirilmiģtir. Böyle bir durumla karģılaģıldığında; Yönetim ĠĢlemleri > Kurumdan Ayrılan Personele Ait Rezerveleri Ġptal Etme sekmesine geliniz. Açılan sayfanın sol köģesindeki TC Kimlik No penceresine ayrılan (iliģiği kesilen) personelin TC Kimlik No sunu yazınız ve kayıtları yükle butonuna tıklayınız. ġayet ayrılan kiģi tarafından rezerve edilmiģ ve iģlemi tamamlanmamıģ taģınırların olması durumunda bu ürünler liste halinde gelecektir. Bu durumda Sil butonuna tıklayınız ve rezerve taģınırların ambara dönüģünü sağlayınız Stokların Güncellenmesi Zimmete verme, devir ve kayıttan düģme gibi iģlemlerde ambardaki taģınır miktarı ile bu taģınırlara ait sicil numarası sayısı eģit değilse (Örneğin, taģınır adedi 25 iken gelen sicil sayısı 25 ten az ise) stokları güncelle butonuna basılarak ambar stoklarının güncellenerek miktar ve sicil no sayısının eģitliği ve sistemde görünmesi sağlanabilecektir. 114

115 2.10. YÖNETĠM RAPORLARI Taşınır (TKYS)-Taşınır (Muhasebe) Raporu Bu modül; TaĢınır Kayıt Kontrol Yetkilileri, SGB TaĢınır Kullanıcıları ve Konsolide Yetkilileri tarafından TKYS den alınan 14 örnek numaralı TaĢınır Yönetim Hesabı Cetvelindeki kayıtların muhasebe kayıtları ile uygunluğuna iliģkin kontrollerin muhasebe birimine gitmeden TKYS üzerinden yapılabilmesini sağlamaktadır. Bu menüden TaĢınır(TKYS)-TaĢınır(Muhasebe) Raporu sekmesine tıklandığında yıl bilgisi girilerek söz konusu rapor alınabilmektedir. 115

116 DİKKAT! ÖNEMLİ NOT:Bu raporların anlamlı olabilmesi için, HYS de bekleyen muhasebeye yansımamış hiçbir TİF in kalmamış ve tüketim çıkış dönem raporlarının muhasebeleştirilmiş olması gerekir. SGB TaĢınır Kullanıcıları ve Konsolide Yetkilileri ise Ġdarelerinin tüm harcama birimlerine ait karģılaģtırma raporlarına aynı menüden, Saymanlık-Harcama Birimi Yıl bilgileri girilmek suretiyle harcama birimleri itibarıyla ulaģabilecek ve varsa hatalı kayıtların düzeltilmesi konusunda ilgili harcama birimlerini uyarabileceklerdir. 116

117 Kontrol raporlarının sağlıklı bir değerlendirmeye tabi tutulabilmesi için; -Yıl sonu raporlarında, o yıla ait iģlemlere iliģkin olarak düzenlenen bütün TĠF ler HYS üzerinden (veya manuel olarak) muhasebeye gönderilmiģ ve muhasebe biriminde iģlemler tamamlanmıģ olmalıdır. Ayrıca son döneme ait tüketim çıkıģ raporlarının da muhasebeye gönderilmiģ ve muhasebeleģtirilmesi tamamlanmıģ olmalıdır. Yılsonunda alınan raporlarda yalnızca kuruģ farklarından oluģan farklılıkların bulunması halinde KuruĢ farklarına iliģkin genel yazımıza göre iģlem yapılmalıdır. -Yıl içinde anlık alınan raporlarda Ģayet fark var ise ve bu farkın muhasebede noksan, TKYS de fazla olarak görülüyorsa sebebi; muhasebeye gönderilmeyen veya gönderildiği halde henüz muhasebeleģtirilmesi tamamlanmamıģ TĠF lerden kaynaklanabileceği düģünülmeli ve öncelikle bu TĠF lerin tutarları ile farklar karģılaģtırılmalıdır. MuhasebeleĢtirilmeyen TĠF tutarları ile fark tutarı eģit değil ise hata var kabul edilmeli ve farkın nedenleri araģtırılarak giderilmelidir Harcama Birimleri Ambar Listesi TaĢınır mal yönetmeliğinin 38 inci maddesi gereğince sayıģtaya bildirilmesi gereken harcama birimleri ve bunlara bağlı ambarlar ile bu ambarlardan sorumlu taģınır kayıt ve kontrol yetkililerinin listesi bu bölümden alınabilmektedir. 117

118 Sgb taģınır kullanıcıları tarafından idarelerinin tamamı için ambar listesi il trafik ve saymanlık kod sırasına göre bu bölümden alınabilmekte iken TaĢınır Kayıt Kontrol Yetkilileri ise kendi harcama birimleri için bu listeyi alabilmektelerdir. 118

119 2.11. BARKOD ĠġLEMLERĠ TKYS Barkod Yazıcı Ayarları Yapılacak Yazıcı Ayarları (Normal Etiket/RFID Etiket) Bu iģlem için bilgisayarınızda tanımlı, biriminizde kullanılan bir barkod yazıcısı olmalıdır. Barkod yazıcısından doğru çıktı alabilmek için yazıcı ayarlarından kâğıt boyutunun etiket boyutuna göre ayarlanması gerekmektedir. Örneğin etiket boyutunuz 80x40 mm ise yazıcı ayarlarında bu boyutun belirtilmesi gerekmektedir. 1-Denetim Masası/Yazıcılar kısmından barkod yazıcısı seçilir. 119

120 -Seçilen Yazıcı üzerinde sağ tıklanıp Yazdırma Tercihleri seçeneği seçilir. Açılan ekranda Büyüklük kısmına etiket boyutları girilir. 2-Ġkinci yapılacak ayarlama için yine yazıcı üzerinde sağ tıklanarak Yazıcı Özellikleri seçeneği seçilir. Açılan pencerede Yazıcı Ayarları sekmesi seçilir. Bu ekranda Daima sürücü ayarlarını kullan seçeneği seçilmelidir. 120

121 3-RFID etiket yazdırmak için yazıcı üzerinde sağ tıklanarak Varsayılan Yazıcı Olarak Ata seçeneği seçilmelidir TKYS Barkod Ayarları Ve Yazdırılması TKYS BARKOD AYARLARI Önemli NOT: Barkod Basım Listesi, Barkod Ayarları ekranları açılmaya çalıģıldığında aģağıdaki ekran açılacaktır. Bu ekranda I accept the risk and want to run this application seçeneği seçilerek Run butonu tıklanmalıdır. -Barkod Ayarı Yapma TaĢınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde (TKYS) barkod yazma iģlemlerinin baģlatılması için öncelikle barkod ayarlarının yapılması gerekmektedir. Bu ayarların yapılacağı ekrana Barkod ĠĢlemleri > Barkod Ayarları menüsünden ulaģılabilmektedir. 121

122 Barkod Ayarları na tıklandığında aģağıdaki sayfaya benzer bir sayfa açılır. 1- Barkod Ayarı Ekle iģlemi ile yeni bir barkod ayarının ekleneceği ekran açılmaktadır. Bu ekranın; a) Yazıcı Marka kısmında açılan listede ilgili barkod yazıcı seçilecektir. b) Etiket Tipi kısmında Normal Barkod ya da RFID li Barkod seçeneklerinden uygun olan seçilecektir. b.1) Normal Barkod seçeneği seçildiğinde Etiket GeniĢliği, Etiket Yüksekliği, Üst BoĢluk, Alt BoĢluk, Sağ BoĢluk, Sol BoĢluk alanları dolduracaktır. b.2) RFID li Barkod seçeneği seçildiğinde ÇalıĢtırılacak Kod alanı doldurulacaktır. ÇalıĢtırılacak Kod alanına yazıcı markasına ait programlama dili ile hazırlanmıģ kod girilecektir. Bu kod hazırlanırken uygulamada alınabilecek veriler için formüller hazırlanmıģtır. Bu formüllere Barkod ĠĢlemleri > Yardımcı Dosyalar> Kod OluĢturma Formülleri menüsü ile ulaģılabilmektedir. Bu dosya açıldığında yapılacak eylem türüne göre; 122

123 - Kurum Kodu eklemek için #kurumkodu#, - Sicil Numarası eklemek için #sicilno#, - TaĢınır Adı eklemek için #tasinirbilgi#, - Seri Numarası eklemek için #serino# - Eski Sicil Numarası eklemek için #eskisicilno#, - Ġlk Kayıt Tarihi eklemek için #ilkkayittarihi# Seçilir. 2- Barkod Ayarı Düzenle iģlemi ile mevcut barkod ayarı düzenlenmektedir. 3- Barkod Ayarı Sil iģlemi ile mevcut barkod ayarı silinmektedir. 4- Aktif Yap seçeneği ile hangi barkod ayarı ile yazdırma iģlemi yapılacaksa o ayar kaydı seçilmelidir. 2. Barkod Basma/ Yazdırma TKYS üzerinden barkod yazdırma (basma) iģlemi; -TaĢınır Mal ĠĢlemleri menüsünde Dayanıklı TaĢınırlar Detay Bilgileri ekranı, -Kayıt Arama menüsünde de Dayanıklı TaĢınır Listesi ekranı, - Barkod ĠĢlemleri menüsünde Barkod Basım Listesi ekranı, olmak üzere 3 ayrı ekrana eklenmiģtir. 1-TaĢınır Mal ĠĢleri --> Dayanıklı TaĢınırlar Detay Bilgileri (bu alanda barkodu Basılacak ürünler teker teker seçilebilir) 123

124 2- Kayıt Arama --> Dayanıklı TaĢınır Listesi (bu alanda barkodu Basılacak ürünler teker teker seçilebilir) 3- Barkod ĠĢlemleri --> Barkod Basım Listesi (Bu alanda barkodu Basılacak ürünler topluca seçilebilir) Kullanıcı yukarıda listelenen ekranlardan herhangi bir ekrandan Barkod Bas iģlemini gerçekleģtirmek istediğinde; RFID li barkod basacaksa, kod direk yazıcıya gönderilecektir, 124

125 Normal barkod basacaksa, karģısına aģağıdaki ekran gelecektir. Açılan bu ekranda iģaretli butona (yazıcı simgesi) basarak barkod basma iģlemini tamamlayacaktır Toplu Barkod Basma ve Yazdırma Toplu barkod basma/yazdırma iģlemi Barkod ĠĢlemleri-->Barkod Basım Listesi ekranından yapılabilmektedir. Toplu barkod basım iģlemi için yazdırılacak barkodlar seçilir ve Seçilen Barkodları Bas butonu tıklanır. Bu iģlem sonucu seçilen barkodları içeren toplu barkod listesi sayfası açılır. Bu sayfada Yazdır (yazıcı simgesi) butonuna tıklanarak listedeki barkodlar barkod yazıcısına gönderilir. 125

126 2.2. A4 Kağıda Toplu Barkod Basma A4 kağıda toplu barkod basma iģlemi Barkod ĠĢlemleri-->Barkod Basım Listesi ekranından yapılabilmektedir. Bu seçenek, barkod yazıcısı olmayan kurumların barkodlarını tablo Ģeklinde A4 kağıda yazdırabilmeleri için eklenmiģtir. A4 kağıda toplu barkod çıktısı oluģturma iģlemi için yazdırılacak barkodlar seçilir ve Seçilen A4 Kağıda Bas butonu tıklanır. 126

127 Bu iģlem sonucu seçilen barkodlardan tabloyu içeren sayfa açılır. Bu sayfada Yazdır butonuna tıklanarak listedeki barkodlar yazdırılır Barkod Okuma Ve Sayım İşlemleri 1- TKYS Barkod Okuma ĠĢlemleri: 1.1. Barkod Okuyucu Dosyası OluĢturma Barkod okuyucu yazılımlarının üreteceği dosya formatı json olarak belirlenmiģtir. Barkod ĠĢlemleri -- > Yardımcı Dosyalar menüsü ile ulaģılan ekrandan barkod okuyucu yazılımında gerekli olacak Ambar Listesi, YerleĢim Birimi Listesi excel formatında indirilebilmektedir. Ayrıca okuyucudan TKYS sistemine yüklenecek dosya json formatında hazırlanacaktır. Örnek dosyaya Barkod ĠĢlemleri -- > Yardımcı 127

128 Dosyalar menüsü ile ulaģılan ekranda Örnek Okuyucu Dosyası butonuna tıklanarak ulaģılabilmektedir. Barkod okuyucunun çıktısı örnek okuyucu dosyasına uygun olarak hazırlatılmalıdır. Örnek okuyucu dosyası ve verilerin açıklamaları aģağıda açıklanmıģtır. [{ "tip": 2, "id":76733, "adi":"ry EĞĠTĠM AMBARI", "liste":[ {"sicil":" /13/210855"}, {"sicil":" /13/210856"}, {"sicil":" /13/210857"}] }, { "tip": 1, "id":76735, "adi":"deneme", "liste":[ {"sicil":" /13/210860"}, {"sicil":" /13/210861"}, {"sicil":" /13/210862"}] }] Tip: Verinin nerede olduğu bilgisi (0-Lokasyon,2-Ambar) Id, Adı: Verinin bulunduğu yerin idsi ve adi (Barkod ĠĢlemleri -- > Yardımcı Dosyalar menüsü altındaki YerleĢim Birimi Listesi, Ambar Listesi ile temin edilmektedir.) Liste: Sicil Numaralarının Listesi 128

129 1.2. TKYS Barkod Okuyucu Dosyası Yükleme Barkod okuyucu iģlemleri, Sayım ve Yıl Sonu ĠĢlemleri -- >Sayım Tutanağı OluĢtur menüsü ile açılan ekranda takip edilmektedir. Sayım Tutanağı OluĢtur ekranında yıl ve ambar bilgisi seçilerek sayım tutanağı listesi oluģturulmaktadır. Liste oluģturulduktan sonra listenin sol alt tarafında bulunan Barkod Okuyucu Bilgilerini Yükle seçeneği aktif hale gelmektedir. Bu seçenek iģaretlenince sayım tutanağı listesine Ambar Miktarı(Okuyucu), Ortak Zimmet(Okuyucu) sütunları eklenmektedir. Sayım tutanağı ekranında bulunan Barkod Okuyucu Bilgilerini Yükle butonuna tıklanarak okuyucu dosyasının yükleneceği ekran açılmaktadır. 129

130 Bu ekranda Barkod Okuyucu Dosyasını Yükle tıklanınca okuyucu bilgilerini yükleme iģlemi baģlatılarak, dosya yükleme ekranı açılmıģ olacaktır. Dosya yükleme ekranında Ekle butonuna tıklanıp dosya seçilerek yüklenmektedir. Dosya yüklendikten sonra bilgiler barkod okuyucu listesindeki okuyucu bilgileri ilgili sütunlara aktarılmaktadır Sayım Tutanağına Aktarma ve Sayım Tutanağı OluĢturma Barkod okuyucu listesindeki bilgiler ekle butonuyla ilgili sütunlara yüklendikten sonra Sayım tutanağına aktar iģlemi ile okuyucudan gelen veri sayım tutanağına yansıtılarak sayım tutanağı oluģturulur. 130

131 Sistemdeki (kayıtlardaki) miktarlar ile barkod okuyucusundan gelen miktarlar sayım miktarlarını doğrulamak amacıyla kullanılmaktadır. Aktarılan veri ile mevcut verinin eģleģmediği satırlar sistem tarafından otomatik olarak iģaretlenerek, kullanıcının kontrol etmesi sağlanmaktadır. 131

132 2.12. KÜTÜPHANE MATERYALLERĠNĠN TOPLU GĠRĠġ ĠġLEMLERĠ Çok miktarda satın alınan kitapların excel formatında dosya ile TKYS ye toplu giriģinin yapılabilmesi amacıyla TKYS ye GiriĢ ĠĢlemi > Satınalma, BağıĢ veya Yardım Alma, Devir Alma, Ġç Ġmkanlarla Üretilen TaĢınırlar ve Envanter GiriĢi menüsünde Kütüphane TĠF i seçildiğinde görülebilecek olan Detay Kayıtlarını Yükle butonu eklenmiģtir. Eklenen buton sayesinde kütüphane materyali kitapların uygun nitelikteki giriģ TĠF i, hazırlanan Ģablon formatına uygun veriler ile kolaylıkla oluģturulabilecektir. Hazırlanan Ģablon formatına uygun excel tablosuna girilecek doğru veriler sayesinde; bundan böyle TaĢınır Kod Listesi ve Malzemeler bölümünden kitapların tek tek tanımının yapılmasına ve TĠF oluģturulurken tek tek Malzeme Ekle butonuna basılmasına gerek kalmadan kitapların toplu giriģleri yapılabilecektir. 1-Detay Kayıtlarını Yükleme: TaĢınır Mal ĠĢlemleri- GiriĢ ĠĢlemi bölümünde Satın alma, BağıĢ veya Yardım Alma, Ġç Ġmkanlarla Üretilen TaĢınırlar ve Envanter GiriĢi iģlem seçeneği seçilip TĠF Tipi olarak Kütüphane TĠFi seçildiğinde açılan sayfanın sağ alt tarafında Detay Kayıtlarını Yükle butonu görülecektir. 132

133 Ġlgili bölüme tıklandığında aģağıdaki sayfa açılır: Açılan sayfada sırasıyla; - ġablon Excel Dosyası, - Dosyayı Yükle - FiĢe Aktar Butonları yer almaktadır. a) ġablon Excel Dosyası: ġablon dosyasını indirmek için kullanılmaktadır. Butona tıklandığında aģağıdaki excel sayfası açılacaktır. 133

134 Dosya menüsüne girip farklı kaydet tıklayınız. Açılan sayfada Kayıt türü kısmından excel ÇalıĢma Kitabı (.xls) versiyonunu seçiniz ve masa üstüne kaydediniz. Masa üstüne kaydedilen bu excel dosyasını doldurmanız gerekmektedir. ġablonun doldurulmasında dikkat edilmesi gereken hususlar: Kesinlikle sütun ekleme/çıkarma iģlemi yapılmamalıdır. Yüklenecek kitap sayısı kesinlikle 1000 adeti geçmemelidir, aksi durumda sistem hataya düģebilir. Eklenecek dosyada yer alan her bir malzeme yeni bir malzeme tanımı olarak sisteme yüklenmektedir. Bu nedenle, mükerrer bir tanımın önlenmesi bakımından; daha önceden sisteme tanımlanmıģ ürünlerin bu Ģablona eklenmemesi, TĠF düzenlendikten sonra onaylanmadan düzeltme/ detay göster butonu ile düzeltmeye açılarak yeni malzeme ekle butonu kullanılmak suretiyle manuel olarak eklenmesi gerekmektedir. Excel dosyanın formatı Excel ÇalıĢma Kitabı formatında olmalıdır. Aksi durumda sistem hata mesajı verecek ve dosyanızı yüklemenize izin vermeyecektir. ġablonda yer alan Eser Adı, Ambar Kodu, Miktar, KDVsiz Birim Fiyat, KDV Oranı alanlarının doldurulması zorunludur. Aksi durumda sistem hata verecektir. Ambar kodu bilgisi; Tanımlar-Ambarlar bölümünden bakılarak doğru Ģekilde doldurulmalıdır. 134

135 b) Dosyayı Yükle: Sistemden indirilerek bilgisayarınızda Ģablona uygun Ģekilde hazırlanan excel dosyasındaki verilerin sisteme yüklendiği bölümdür. Dosyayı Yükle butonuna basıldığında açılan sayfada +Ekle butonuna basılır ve sistemden indirilerek bilgisayarınızda hazırlanmıģ olan dosya eklenir. Dosya eklendiğinde aktarılan veriler açılan sayfada görüntülenir. Sayfanın alt kısmında bulunan kaydırma çubuğu sağa kaydırılarak eklenen verilerin Durum ve Açıklama kısmı kontrol edilir. Durum kısmı tüm kayıtlarda aģağıdaki resimde görüldüğü gibi + olmalı, açıklama kısmında ise Kayıtta hata bulunmamaktadır yazmalıdır. Aksi durumda hata verir. 135

136 Kayıtta hata yok ise sayfanın sol üst tarafındaki pencereden TaĢınır grubu seçilir. TaĢınır grubu seçildikten sonra FiĢe Aktar butonuna basılır. DĠKKAT!!! Bu iģlem, her bir kütüphane materyal grubu için tekrarlanacaktır. 2) FiĢe Aktar: Bu buton yüklenen verilerin satın alma TĠF ine aktarılması için kullanılır. Kaydedilecek bütün kütüphane materyal grubu iģlemleri tamamlandıktan sonra bu butona basıldığı anda hem malzeme tanımları yapılmakta hem de satın alma TĠF oluģturma bölümüne Malzeme ekle butonuna basmaksızın ilgili kitaplar eklenmektedir. DĠKKAT!!! ĠĢlem devam ettiği (kum saati veya daire döndüğü) müddetçe lütfen herhangi bir butona basmayınız. FiĢe aktarma iģlemi sonuçlandığında, Ģablonla yüklemiģ olduğunuz materyal listesi otomatik olarak, aģağıda görüldüğü Ģekilde Satın alma menüsündeki TaĢınır ĠĢlem FiĢi OluĢturma sayfasına eklenmiģ olacaktır. 136

137 Kaydedilecek bütün kütüphane materyal grubu iģlemleri tamamlanıp TaĢınır ĠĢlem FiĢi OluĢtur - Satın alma bölümüne eklendikten ve gerekli diğer bölümler doldurulduktan sonra Kaydet butonuna basılarak Onaysız TĠF haline getirilir. Gerekli kontroller yapıldıktan sonra Onaysız TĠF Onaylama iģlemleri bölümünden onaylanarak satın alınan kütüphane materyallerine iliģkin TĠF oluģturulur. Eklenecek dosyada yer alan her bir malzemenin yeni bir malzeme olarak ürün tanımlarına eklendiği unutulmamalıdır. Bu nedenle daha önceden sisteme tanımlanmıģ ürünlerin bu Ģablona eklenerek değil sonradan manuel Ģekilde TĠFe eklenmesi gerekmektedir. Manuel Ģekilde ekleme iģlemi; Satın alma TĠFi oluģtur sayfasında Malzeme Ekle butonuna basılarak veya, Onaysız TĠF oluģtuğunda Düzenle&Detay Göster butonuna basılarak ya da, Onaylı TĠF oluģtuğunda ise düzeltme iģlemlerinde yapıldığı gibi onayı kaldırılarak, GerçekleĢtirilebilir. 137

138 3. TAġINIR ĠSTEK BĠRĠMĠ YETKĠLĠSĠ ĠġLEMLERĠ TaĢınır talep edebilen kiģiler Ġstek Birim Yetkilileridir. Yetkilendirme iģlemleri TaĢınır Kayıt Kontrol Yetkilisince Tanımlar > Yetkilendirme bölümünden yapılmaktadır. Ġstek birim yetkilileri bu uygulama üzerinden kendilerine hizmet veren ambardaki taģınırları görebilirler, tüketim malzemelerinin tüketime veya üretime verilmesi ile dayanıklı taģınırların kullanıma verilmesi için hazırlanması gereken TaĢınır Ġstek Belgelerini düzenlerler. Ġstek birimi yetkilileri bu uygulama üzerinden kendilerine hizmet veren ambarlardaki taģınırları görebilirler ve taģınır ihtiyaçlarını seçerek, talepte bulunabilirler. Ġstek birimi yetkilileri sisteme girdikten sonra istek birimi yetkilisi olarak kendilerine iģlem yetkisi verilen kurumu seçerek uygulamaya eriģebileceklerdir. 138

139 Ġstek Birim Yetkililerinin yetkili olduğu 3 alan bulunmaktadır: Duyurular & Mesajlar Kullanıcı ĠĢlemleri Yönetim Raporları 3.1. DUYURULAR & MESAJLAR Duyurular Duyuru ekranında Kullanıcıların düzenli Ģekilde takip etmesi gereken 3 tür duyuru bulunmaktadır. 1) Kurum içinde yapılan duyurular (siyah renkli) SGB TaĢınır Kullanıcıları tarafından yapılmaktadır. 2) Türkiye çapında yapılan duyurular (mavi renkli) Maliye Bakanlığı tarafından yapılmaktadır Yardım TKYS de kullanıcılara yardımcı olacak güncel kılavuzlarımız bu bölümde yer almaktadır TAġINIR TALEPLERĠ Bu bölümden TaĢınırlar talep edilebilmekte ve düzenlenen TaĢınır istek belgeleri listelenebilmektedir Taşınır İstek Belgesi Oluştur TaĢınır Talepleri menüsünden TaĢınır Ġstek Belgesi OluĢtur alt menüsüne tıklandığında ambar mevcutlarını gösteren malzeme listesi penceresi açılır. 139

140 TaĢınır Ġstek Belgesi OluĢturmak için aģağıdaki adımlar izlenmelidir: TaĢınır Ġstek Belgesi OluĢturma ekranı açıldığında yapılması gereken ilk iģlem taģınır talep edilecek ambar sorumlusunu seçmektir. Bu Ģekilde sadece o ambar sorumlusuna ait taģınırlar listelenecektir. DĠKKAT!! TaĢınır Ġstek Belgesi düzenlendikten sonra düzenlenen bu belge yalnızca seçilen ambar sorumlusunun sistemdeki sayfasında görüntülenecektir. Ambar sorumlusu olarak seçilen kiģi haricinde baģka bir TaĢınır Kayıt Kontrol Yetkilisi ekranında listelenmeyeceği için talepler yapılırken dikkat edilmesi gerekmektedir. Listelenen ambarda mevcuttaki miktar bilgisi bulunmamaktadır. Her istek birim yetkilisi ihtiyacı kadar talepte bulunmalıdır. Talep edilecek taģınırın Talep sütununa ihtiyaç olan miktar bilgisi yazılır. Talep edilen malzemenin varsa ek özellikleri sağ tarafta açılan kolonda görülecektir. Özelliklerine göre farklılaģtırılmıģ ürünlerden hangisi talep edilecekse, o ürün seçilmelidir. Malzeme seçim iģlemi tamamlandıktan sonra ilgili malzemelerin kime veya nereye verildiği seçimi yapılır ve TĠB OluĢtur butonu tıklanır. TĠB OluĢtur butonuna tıklandıktan sonra açılan uyarı penceresinde TaĢınır Ġstek Belgesi kaydınız yapılmıģtır. Rapor butonuna tıklayarak TaĢınır Ġstek Belgesi'ni görebilirsiniz. Uyarısı ile TĠB baģarılı Ģekilde oluģturulmuģ olur. 140

141 NOT: Sistemde istenilen KiĢi veya Birim adları tanımlı değilse, TaĢınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisinden söz konusu tanımlamaları yapması istenmelidir. DĠKKAT!! Tüketim Malzemelerinin tüketime verilmesi için mutlaka TaĢınır Ġstek Belgesi düzenlenmelidir. Dayanıklı taģınırlar ise doğrudan zimmete verilebileceği gibi TaĢınır Ġstek Belgesi karģılığında da zimmete verilebilmektedir. KiĢi kutucuğu iģaretlendiğinde kiģi adına tüketim çıkıģı ve kiģi adına zimmet fiģi oluģmaktadır. Birim kutucuğu iģaretlendiğinde ise ortak alana zimmet fiģi oluģmaktadır. 141

142 Taşınır İstek Belgesi Listesi Bu bölümde oluģturulan TaĢınır Ġstek Belgeleri listelenmektedir. OluĢturulan taģınır istek belgesi sistem tarafından taģınır kayıt kontrol yetkilisine de gösterilmektedir. TaĢınır kayıt kontrol yetkilisince istek belgesine göre karģılanan taleplere iliģkin bilgilere TKKY nin kendi ekranında TaĢınır Talepleri menüsünden ulaģılabilmektedir. Listelenen TaĢınır Ġstek Belgelerinin TaĢınır Kayıt Kontrol Yetkilisi tarafından karģılanıp karģılanmadığı da TĠF FiĢ No Durum bölümünden takip edilebilmektedir. Ayrıca hazırlanan TaĢınır Ġstek Belgesinin raporu da Rapor butonuna basılarak alınabilmektedir. TaĢınır istek birimi yetkilisi tarafından talep edilen ve taģınır kayıt kontrol yetkilisince karģılanan talepler aģağıdaki gibi görülmektedir. TĠB Detay Göster butonuna basılarak taģınır talepleri ve karģılanan miktarlara iliģkin detay bilgilere ulaģılabilir. 142

143 3.3. KULLANICI ĠġLEMLERĠ Şifre Değiştirme Mevcut Ģifre değiģtirilmek istenildiğinde Kullanıcı iģlemlerinin altında yer alan ġifre DeğiĢtir bölümünden yapılabilmektedir. 143

144 4. KONSOLĠDE GÖREVLĠSĠ Kamu idaresinin taģınır kayıt ve kontrol yetkililerinden aldığı harcama birimi taģınır hesaplarının konsolide edilmiģ taģınır hesap cetvellerinin sistemden alınabilmesini sağlayan bölümdür KONSOLĠDE RAPORLARI Konsolide Rapor Alma Konsolide görevlisi kendi rolü ile sisteme giriģ yaptığı zaman karģısına konsolide raporları alabileceği bir pencere açılmaktadır. Almak istediği raporları kombodan seçim yaparak gerçekleģtirir. Alınan raporlar pdf, excel, rtf veya html dosya türlerinde alınabilmektedir. Yıl penceresi ve Kkod1-Kkod2 seçimi yapıldıktan sonra Kkod 2 düzeyinde seçilen rapor alınabilmektedir TaĢınır Hesap Cetveli Yıl, KKOD ve Rapor türü seçildikten sonra ilçe, il merkezi, il, merkez, dıģ temsilcilik olmak üzere hesap cetvellerinin alınabildiği bölümdür. 144

145 145

146 TaĢınır Kesin Hesap Cetveli Yıl, KKOD ve Rapor türü seçildikten sonra Rapor butonuna basılarak rapor alınır. 146

147 TaĢınır Kesin Hesap Cetveli (Detaysız) Yıl, KKOD ve Rapor türü seçildikten sonra Rapor butonuna basılarak rapor alınır. 147

148 TaĢınır Kesin Hesap Ġcmal Cetveli Yıl, KKOD ve Rapor türü seçildikten sonra Rapor butonuna basılarak rapor alınır. 148

149 TaĢınır Kesin Hesap Ġcmal Cetveli (Detaysız) Yıl, KKOD ve Rapor türü seçildikten sonra Rapor butonuna basılarak rapor alınır. 149

150 Bütün Harcama Birimleri TaĢınır Yönetim Hesap Cetvelleri Yıl, KKOD ve Rapor türü seçildikten sonra Rapor butonuna basılarak arcama birimlerinin 14 nolu Yönetim Hesap Cetvellerinin alınabildiği bölümdür DUYURULAR & MESAJLAR Duyurular Kurum içinde yapılan duyurular görüntülenebilmektedir. Duyuru ekranında Kullanıcıların düzenli Ģekilde takip etmesi gereken 3 tür duyuru bulunmaktadır. 1) Kurum içinde yapılan duyurular (siyah renkli) SGB TaĢınır Kullanıcıları tarafından yapılmaktadır. 2) Türkiye çapında yapılan duyurular (mavi renkli) Maliye Bakanlığı tarafından yapılmaktadır Mesajlar Bu menü Konsolide Yetkilileri ile SGB TaĢınır Kullanıcıları arasında haberleģme ve mesajlaģma amaçlıdır. Buradan gönderilen mesajlar doğrudan Kurumun SGB TaĢınır Kullanıcısının sistemine gönderilmektedir. 150

151 4.3. KULLANICI ĠġLEMLERĠ Şifre Değiştirme Mevcut Ģifre değiģtirilmek istenildiğinde Kullanıcı iģlemlerinin altında yer alan ġifre DeğiĢtir bölümünden yapılabilmektedir YÖNETĠM RAPORLARI Taşınır (TKYS)-Taşınır (Muhasebe) Raporu Ġlgili bölüm TaĢınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Menüsünde detaylı Ģekilde anlatılmıģtır Harcama Birimleri Ambar Listesi Ġlgili bölüm TaĢınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Menüsünde detaylı Ģekilde anlatılmıģtır. 151

152 EK-1: MALZEME EK ÖZELLĠK ÖRNEKLERĠ TaĢınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde kullanıcı sayısının artmasıyla birlikte malzeme ek özellikler alanında standart tanımlama ihtiyacı doğmaktadır. Bu çerçevede, kullanıcılara örneklik teģkil etmesi bakımından kullanılabilecek ek özellik örnekleri listelenmiģtir. Uygulama birliğinin sağlanması açısından malzeme ek özellikleri için bu listenin örnek alınması önem arzetmektedir. NĠTELĠKSEL EK ÖZELLĠKLER RENK EKRAN KARTI YAPILDIĞI MALZEME CĠNSĠ ġeklġ BEYAZ ATI TAHTA KARE KIRMIZI NVIDIA SUNTA ÜÇGEN SARI INTEL ÇELİK DİKDÖRTGEN SİYAH SİS PİRİNÇ YUVARLAK YEŞİL CAM KÜRE MAVİ FORMU SERAMİK KÜP GRİ SIVI KUMAŞ DÜZ BEJ KATI DERİ DAİRE FÜME GAZ MİKA UZUN BORDO KONTRPLAK KISA TURUNCU KATKI MADDESĠ/TAT SUNİ DERİ GENİŞ PEMBE TATLI KAUÇUK DAR GÜMÜŞ TUZLU LASTİK YÜKSEK MOR EKŞİ PVC ALÇAK LACİVERT ACI TAŞ BÜYÜK TURKUAZ BAHARATLI KAĞIT KÜÇÜK SOSLU TOPRAK ORTA YAKIT SĠSTEMĠ PEYNİRLİ BETON AĞIR BENZİN YAĞLI DEMİR HAFİF DİZEL ŞEKERLİ NAYLON ELİPS LPG SALÇALI POLYESTER OVAL BENZİN/LPG PATATESLİ ALTIN DOĞALGAZ GÜMÜŞ ġanziman SĠSTEMĠ ELEKTRİK KALĠTESĠ BRONZ DÜZ (MANUEL) 152

153 GÜNEŞ ENERJİSİ 1. SINIF BAKIR OTOMATİK BİODİZEL 2. SINIF ALÜMİNYUM YARI OTOMATİK HYBRİD 3. SINIF MERMER TİPTRONİK DİĞER MULTİ TRNONİK ĠġLETĠM SĠSTEMĠ ĠġLETĠM TÜRÜ KASA ġeklġ BEDENĠ DOS İNTEL PENTİUM 1 SEDAN EXTRA SMALL MİNİX İNTEL PENTİUM 2 HATCH BACK SMALL UNİX İNTEL PENTİUM 3 STATION WAGON MEDİUM LİNUX İNTEL PENTİUM 4 KASALI LARGE SME LİNUX Intel Core Duo KASASIZ EXTRA LARGE PARDUS Intel Core 2 Duo TRUVA Intel Core 2 Solo EKRAN TĠPĠ MÜREKKEP TĠPĠ WİNDOWS Intel Core i3 TÜPLÜ/CRT LAZER APPLE/MACİNTOSH Intel Core i5 LCD PÜSKÜRTMELİ IBM Intel Core i7 LED NOKTA VURUŞLU AMİGA Intel Celeron ANDROİD AMD Sempron Win 7 Starter AMD Turion X2 Win 7 Home Basic AMD Athlon X2 Win 7 Home Premium AMD Athlon Neo Win 7 Professional Vista Home Basic Vista Home Premium Vista Ultimate Vista Business XP Professional XP Media Center Edition Mac OS Free Dos 153

154 SAYISAL DEĞERLĠ EK ÖZELLĠK ÖRNEKLERĠ AĞIRLIK HACĠM UZUNLUK KAPASĠTE TON LİTRE METRE BAYT KİLOGRAM MİLİLİTRE SANTİMETRE MEGABAYT MİLİGRAM DESİLİTRE DESİMETRE KİLOBAYT GRAM SANTİMETREKÜP (CC) MİLİMETRE GİGABAYT TERABAYT EBAT /BOYUT ÇAP KALINLIK DĠSK KAPASĠTESĠ SANTİMETRE SANTİMETRE SANTİMETRE BAYT MİLİMETRE MİLİMETRE MİLİMETRE MEGABAYT METRE METRE METRE KİLOBAYT GİGABAYT BELLEK (RAM) KAPASĠTESĠ ENERJĠ GÜÇ TERABAYT BAYT KALORİ BEYGİR (hp) MEGABAYT KİLOKALORİ ÇÖZÜNÜRLÜK KİLOBAYT PİKSEL GİGABAYT EKRAN BOYUTU MEGAPİKSEL TERABAYT İNÇ MODEL YILI KOLTUK SAYISI ĠġLEMCĠ HIZI YIL KOLTUK GHZ ÜRETĠM YILI DĠġ SAYISI BASKI SAYISI YIL DİŞ BASKI SAYFA SAYISI DĠNGĠL SAYISI DEVĠR 154

155 SAYFA DİNGİL DEVİR YAPRAK SAYISI KAPI SAYISI DĠġ SAYISI YAPRAK KAPI DİŞ DONANIMSAL EK ÖZELLĠK ÖRNEKLERĠ BLUETOOTH KISIZLÖTESĠ 3G Wi-FĠ VAR VAR VAR VAR WĠRELESS TV KAMERA WEBCAM VAR VAR VAR VAR ABS AĠRBAG TSE BELGESĠ ISO BELGESĠ VAR VAR VAR VAR KLĠMA VAR ÇĠFT HAT VAR 155

156 EK-2: ONAYLI TĠF/BAĞLI TĠF SĠLME ĠġLEMLERĠNE ĠLĠġKĠN UYGULAMA ÖRNEKLERĠ 1) Tüketim ÇıkıĢ TĠF i Silme DİKKAT!!! Tüketim çıkış TİF leri Taşınır İstek Belgesine bağlı olarak oluşturulmaktadır bu nedenle tüketim çıkışlarının silinmesi durumunda ilgili Taşınır İstek Belgesi karşılanmamış hale getirilecek varsa ilgili Taşınır İstek Belgesine bağlı zimmet fişleri de hatalı hale gelecektir. Silinmek istenen TĠF nosu sorgu ekranına yazılarak sorgulanır. Sorgu ekranının yorumlanması ve silme iģlemi: Ġlk bakılması gereken durum iģaretlerinin silinebilir olup olmadığıdır. AĢağıda görüleceği üzere hem tüketim çıkıģ TĠF inin hem de TaĢınır Ġstek Belgesinin yanında iģareti bulunmaktadır. Bu da ilgili TĠF in silinebileceği anlamına gelmektedir. 2014/1 TaĢınır Ġstek Belgesine bağlı 2014/12 Tüketim çıkıģ TĠF i ve 2014/Z/2 nolu Zimmet FiĢi bulunmaktadır. Bu nedenle 2014/12 nolu TĠFin tek baģına iptal edilmesi mümkün değildir. Eğer ki 2014/12 nolu TĠF hatalıysa onunla birlikte hem TaĢınır Ġstek Belgesi karģılanmamıģ hale getirilecek hem de ona bağlı 2014/12 nolu Tüketim çıkıģ TĠFi ve 2014/Z/2 nolu Zimmet FiĢinin hatalı hale getirilmesi gerekecektir. 156

157 Tüketim ÇıkıĢ TĠF i sorgulandığında sadece Tümünü sil butonu aktif olmaktadır. Ġlgili butona basıldığında uyarı penceresi çıkacaktır. Açılan pencerede Evet butonuna basılır. Butona basıldığında ĠĢleminiz Uzun Sürebilir. Lütfen Bekleyiniz uyarısı çıkar. Bu pencere kapanmadan herhangi bir iģlem yapılmaması gerekmektedir. ĠĢleminiz BaĢarıyla GerçekleĢtirildi uyarısı çıktığında silineceği belirtilen TĠF ve Zimmet FiĢi hatalı hale getirilerek bağlı TaĢınır Ġstek Belgesi karģılanmamıģ hale getirilecektir. 2) Zimmet FiĢi Silme DİKKAT!!! Zimmet işlemlerinde; Taşınır İstek Belgesine bağlı zimmet fişi oluşması veya doğrudan zimmet işlemleri bölümünden zimmet fişi düzenlenmesi durumlarında, düzeltilmek istenen bir işlem varsa öncelikle zimmet fişi nosu TİF sorgulama bölümüne yazılarak sorgulanmalıdır. Tümünü sil butonuna basıldığında ilgili zimmet fişi silinir. Eğer aynı Taşınır İstek Belgesine bağlı tüketim çıkışı varsa zimmet fişi ile birlikte Tüketim çıkış TİF i de silinecek ve Taşınır İstek Belgesine bağlı işlemlerde Taşınır İstek Belgesi hiç karşılanmamış hale gelecektir. 2014/7 nolu Zimmet FiĢi silinmek isteniyorsa sorgu ekranına yazılarak sorgulanır. Sorgu ekranının yorumlanması ve silme iģlemi: Bu Zimmet fiģi doğrudan zimmet iģlemleri bölümünden düzenlenmemiģ, 2014/5 nolu TaĢınır Ġstek Belgesine bağlı olarak oluģturulmuģtur. 2014/5 TaĢınır Ġstek Belgesine bağlı 2014/25 Tüketim çıkıģ TĠF i ve 2014/Z/7 nolu Zimmet FiĢi bulunmaktadır. Bu nedenle 2014/Z/7 Zimmet FiĢinin tek baģına iptal edilmesi mümkün değildir. Eğer ki 2014/Z/7 Zimmet FiĢinin hatalıysa onunla birlikte hem TaĢınır Ġstek Belgesi karģılanmamıģ hale getirilecek hem de ona bağlı 2014/25 nolu Tüketim çıkıģ TĠFi ve 2014/Z/7 nolu Zimmet FiĢinin hatalı hale getirilmesi gerekecektir. 157

158 Zimmet fiģi sorgulandığında sadece Tümünü Sil butonu aktif olmaktadır. Ġlgili butona basıldığında uyarı penceresi çıkacaktır. Açılan pencerede Evet butonuna basılır. Butona basıldığında ĠĢleminiz Uzun Sürebilir. Lütfen Bekleyiniz uyarısı çıkar. Bu pencere kapanmadan herhangi bir iģlem yapılmaması gerekmektedir. ĠĢleminiz BaĢarıyla GerçekleĢtirildi uyarısı çıktığında silineceği belirtilen TĠF ve Zimmet FiĢi hatalı hale getirilerek bağlı TaĢınır Ġstek Belgesi karģılanmamıģ hale getirilecektir. 3) Kayıttan DüĢme TĠF i Silme DİKKAT!!! Kayıttan düşme TİF leri Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağına bağlı olarak oluşan belgedir bu nedenle kayıttan düşme işleminin iptal edilmesi durumunda hem ilgili tutanak silinecek hem de bu tutanağa bağlı tüm TİF ler hatalı hale getirilecektir. 2014/14 nolu Kayıttan düģme TĠFi silinmek isteniyorsa sorgu ekranına yazılarak sorgulanır. 158

159 Sorgu ekranının yorumlanması ve silme iģlemi: Ġlk bakılması gereken Ģey durum iģaretlerinin silinebilir olup olmadığıdır. Görüleceği üzere hem kayıttan düģme TĠF inin hem de Tutanağın yanında iģareti bulunmaktadır. Bu da ilgili TĠF in silinebileceği anlamına gelmektedir. 2014/2 Kayıttan DüĢme Teklif ve Onay Tutanağına bağlı 2014/14 ve 2014/15 nolu TĠFler bulunmaktadır. Bu nedenle 2014/14 nolu TĠFin tek baģına iptal edilmesi mümkün değildir. Eğer ki 2014/14 nolu TĠF hatalıysa onunla birlikte hem Kayıttan DüĢme Teklif ve Onay Tutanağının hem de ona bağlı diğer 2014/15 nolu TĠFin iptal edilmesi gerekecektir. Kayıttan düģme TĠF i sorgulandığında sadece Tümünü sil butonu aktif olmaktadır. Ġlgili butona basıldığında uyarı penceresi çıkacaktır. Açılan pencerede Evet butonuna basılır. Butona basıldığında ĠĢleminiz Uzun Sürebilir. Lütfen Bekleyiniz uyarısı çıkar. Bu pencere kapanmadan herhangi bir iģlem yapılmaması gerekmektedir. ĠĢleminiz BaĢarıyla GerçekleĢtirildi uyarısı çıktığında silineceği belirtilen TĠF ler ve bağlı kayıttan düģme teklif tutanağı hatalı hale getirilecektir. 159

160 4) Envanter TĠFi Silme: 2014/9 nolu envanter TĠF i silinmek isteniyorsa sorgu ekranında sorgulanır. Sorgu ekranının yorumlanması ve silme iģlemi: Hem envanter TĠF inin, hem Zimmet fiģinin, hem de taģınır istek belgesinin durumunun silinebilir olduğu gözükmektedir. Bu TĠF e bağlı olarak 2014/1 nolu TaĢınır Ġstek Belgesi ve karģılığında 2014/12 nolu Tüketim çıkıģ TĠF i ile 2014/Z/2 nolu zimmet fiģinin oluģturulmuģ olduğu görülecektir. Eğer aynı TaĢınır Ġstek Belgesine bağlı tüketim çıkıģı varsa 2014/Z/2 nolu zimmet fiģi ile birlikte 2014/12 nolu Tüketim çıkıģ TĠF i de hatalı hale gelecek ve 2014/1 TaĢınır Ġstek Belgesine bağlı iģlemlerde TaĢınır Ġstek Belgesi hiç karģılanmamıģ Ģekline geri döndürülecektir. Envanter TĠF inde düzeltme yapılacaksa Bağlı TĠF/Belge/Tutanak Sil butonuna basılarak tüm bağlı belgeler silinmeli/hatalı hale getirilmeli/ karģılanmamıģ yapılmalı, silinecekse de Tümünü Sil butonuna basılarak sorgu ekranındaki tüm belgeler (sorgulanan TĠF dahil) hatalı hale getirilmelidir. Ġlgili butona basıldığında uyarı penceresi çıkacaktır. Açılan pencerede Evet butonuna basılır. Butona basıldığında ĠĢleminiz Uzun Sürebilir. Lütfen Bekleyiniz uyarısı çıkar. Bu pencere kapanmadan herhangi bir iģlem yapılmaması gerekmektedir. 160

161 ĠĢleminiz BaĢarıyla GerçekleĢtirildi uyarısı çıktığında silineceği belirtilen TĠF, zimmet fiģi hatalı hale getirilerek bağlı TaĢınır Ġstek Belgesi karģılanmamıģ hale getirilecektir. 5) Satın alma TĠFi Silme: DİKKAT!!! Satın alma işlemlerinde; eğer aynı faturaya bağlı birden fazla satın alma TİF i mevcutsa silme durumunda hepsi beraber hatalı hale gelecektir. Sorgu ekranının yorumlanması ve silme iģlemi: 2014/1 nolu TĠF silinmek isteniyorsa sorgulama ekranında ilgili TĠF nosu sorgulanır. AĢağıda da görüleceği üzere ekrandaki tüm TĠF durumları iģaretli değildir. (2014/2 nolu TĠF iģaretlidir.) 2014/2 nolu TĠFin yanındaki butonuna tıklandığında 2014/2 FiĢ Numaralı Tife Ait Bağlı Tifler Mevcuttur. Uyarısı ile karģılaģılacaktır. Bu durumda 2014/2 nolu satın alma TĠFi iģaretli olduğu için yeni sorgulama ekranında sorgulanmalı ve bağlı TĠFi silinerek 2014/1 TĠFi de silinebilir duruma getirilmelidir. 161

162 2014/2 nolu TĠF sorgulandığında ilgili TĠF turuncu renkte 2014/10 nolu TĠF beyaz renkte listelenmektedir. Turuncu rengin anlamı 2014/2 nolu TĠFin sorgulanan giriģ TĠFi olduğu, beyaz rengin anlamı da giriģ TĠFine bağlı TĠF oluģturulmuģ olduğudur. AĢağıda da görülebileceği üzere 2014/2 TĠF sorgusunda listelenen tüm TĠFler iģaretlidir. Bu da tüm TĠFlerin silinebileceği anlamına gelmektedir. Sorgu ekranında Bağlı TĠF/Tutanak Sil butonuna basıldığında açılan sayfada hangi TĠF lerin silineceği listelenmektedir. Aynı Ģekilde Tümünü Sil butonuna basıldığında da açılan sayfada hangi TĠF lerin silinebileceği listelenmektedir. 162

163 Satın alma TĠF inde düzeltme yapılacaksa Bağlı TĠF/Belge/Tutanak Sil butonuna basılarak tüm bağlı belgeler silinmeli/hatalı hale getirilmeli/ karģılanmamıģ yapılmalı, silinecekse de Tümünü Sil butonuna basılarak sorgu ekranındaki tüm belgeler (sorgulanan TĠF dahil) hatalı hale getirilmelidir. Açılan pencerede Evet butonuna basılır. Butona basıldığında ĠĢleminiz Uzun Sürebilir. Lütfen Bekleyiniz uyarısı çıkar. Bu pencere kapanmadan herhangi bir iģlem yapılmaması gerekmektedir. ĠĢleminiz BaĢarıyla GerçekleĢtirildi uyarısı çıktığında silineceği belirtilen TĠF, zimmet fiģi hatalı hale getirilerek bağlı TaĢınır istek belgesi karģılanmamıģ hale getirilecek, varsa diğer bağlı Tutanaklar da hatalı hale getirilecektir. 6) Harcama Birimleri Arası Devir TĠF i silme DİKKAT!!! Bilindiği üzere harcama birimleri arası devir işlemleri çift taraflı işlemler olup devreden birim tarafından oluşturulan TİF in karşılığında devralma TİF i onaysız olarak ilgili biriminde oluşmaktadır. Devralan birimin TİF i silme yetkisi yoktur. Devreden birim modülden devretme TİFini sildiğinde devralan birimin de TİF i otomatik olarak hatalı hale gelmektedir. Silinmek istenen TĠF nosu sorgu ekranına yazılarak sorgulanır. Sorgu ekranının yorumlanması ve silme iģlemi: Ġlk bakılması gereken Ģey durum iģaretlerinin Görüleceği üzere devretme TĠF inin yanında TĠF in silinebileceği anlamına gelmektedir. silinebilir olup olmadığıdır. iģareti bulunmaktadır. Bu da ilgili 163

164 Devir TĠF i sorgulandığında sadece Tümünü sil butonu aktif olmaktadır. Ġlgili butona basıldığında uyarı penceresi çıkacaktır. Açılan pencerede Evet butonuna basılır. Butona basıldığında ĠĢleminiz Uzun Sürebilir. Lütfen Bekleyiniz uyarısı çıkar. Bu pencere kapanmadan herhangi bir iģlem yapılmaması gerekmektedir. ĠĢleminiz BaĢarıyla GerçekleĢtirildi uyarısı çıktığında silineceği belirtilen TĠF ler (hem devreden birimin oluģturulduğu TĠF hem de devralan birimde oluģan TĠF hatalı hale getirilecektir. 7) BağıĢ ve yardım alma TĠFi silme: Silinmek istenen TĠF nosu sorgu ekranına yazılarak sorgulanır. Sorgu ekranının yorumlanması ve silme iģlemi: Ġlk bakılması gereken Ģey durum iģaretlerinin silinebilir olup olmadığıdır. Görüleceği üzere bağıģ ve yardım alma ve devretme TĠF lerinin yanında silinemez iģareti çıkmaktadır. 2014/3 nolu bağıģ ve yardım alma TĠF i üzerindeyken butonuna tıklandığında Bağlı Tif/Tiflerinin Silinme Durumlarından Dolayı Silinemez. uyarısıyla; 2014/17 nolu devretme TĠF inin üzerindeyken butonuna tıklandığında ise 2014/1 FiĢ Numaralı Devralma Tifine Ait Bağlı Tifler Mevcuttur. Bu Tife Bağlı Tifleri Sildikten Sonra Tekrar Deneyiniz. uyarısıyla karģılaģılacaktır. 164

165 Sondan baģa gelmek suretiyle ilk iģ 2014/17 nolu TĠFi silinebilir hale getirmek olacaktır. 2014/17 nolu TĠF in karģılığında devralan birimde oluģan TĠF e bağlı iģlemler olduğu için sistem devretme TĠF inin silinmesine izin vermeyecektir. Devralan birim bağlı belgeler oluşturmuşsa (devraldığı taşınırları zimmete verdiyse, tüketim TİF i oluşturduysa, kayıttan düşme yapmışsa vb.) öncelikle bu TİF e bağlı belgelerin modül yardımıyla ilgili devralan birimin Taşınır kayıt kontrol Yetkilisi tarafından silinmesi gerekmektedir. Devralan birim bağlı belgeleri hatalı hale getirdiğinde sistemde yeniden sorgulama yapılır ve TĠF durumunu silinebilir hale getirilmiģ olduğu görülür. Sorgu ekranında Bağlı TĠF/Tutanak Sil butonuna basıldığında açılan sayfada hangi TĠF lerin silineceği listelenmektedir. Aynı Ģekilde Tümünü Sil butonuna basıldığında da açılan sayfada hangi TĠF lerin silinebileceği listelenmektedir. 165

166 BağıĢ ve yardım alma TĠF inde düzeltme yapılacaksa Bağlı TĠF/Belge/Tutanak Sil butonuna basılarak tüm bağlı belgeler silinmeli/hatalı hale getirilmeli/ karģılanmamıģ yapılmalı, silinecekse de Tümünü Sil butonuna basılarak sorgu ekranındaki tüm belgeler (sorgulanan TĠF dahil) hatalı hale getirilmelidir. Açılan pencerede Evet butonuna basılır. Butona basıldığında ĠĢleminiz Uzun Sürebilir. Lütfen Bekleyiniz uyarısı çıkar. Bu pencere kapanmadan herhangi bir iģlem yapılmaması gerekmektedir. ĠĢleminiz BaĢarıyla GerçekleĢtirildi uyarısı çıktığında silineceği belirtilen TĠF ler, zimmet fiģi hatalı hale getirilir. 8) Ambarlar arası devretme TĠFi silme DİKKAT!!! Ambarlar arası devir TİF i silme işlemlerinde; devir alma TİF i devretme TİF inin karşılığında oluştuğu için ve bu TİF e bağlı da çıkış işlemi olabileceği durumu göz önüne alındığından, sistem devralma TİF i sorgulandığında sadece bağlı belgelerinin silinmesini sağlarken TİF in hatalı hale getirilmesine izin vermez. Ambarlar arası devir işlemi iptal edilmek isteniyorsa devretme TİF i sorgulanmalı ve sorgu ekranında Tümünü Sil butonuna basılarak hem devretme TİF inin hem de devralma TİF inin hatalı hale gelmesi sağlanmalıdır. Silinmek istenen TĠF nosu sorgu ekranına yazılarak sorgulanır. Sorgu ekranının yorumlanması ve silme iģlemi: Ġlk bakılması gereken Ģey durum iģaretlerinin silinebilir olup olmadığıdır. 2014/10 nolu Ambarlar arası devir TĠFi sorgulandığında ilgili TĠFin durumu silinemez iģaretlidir. Yapılması gereken butonuna basmak olacaktır. Ġlgili butona basıldığında Bağlı Tif/Tiflerinin Silinme Durumlarından Dolayı Silinemez. Uyarısıyla karģılaģılıyorsa 2014/10 ambarlar arası devir TĠFinin karģılığında oluģan 2014/11 nolu ambarlar arası devralma TĠFinin sorgulanması gerekecektir. 166

167 2014/11 nolu ambarlar arası devralma TĠFi sorgulandığında sorgu ekranında ilgili devralma TĠFine bağlı kayıttan düģme iģlemi varsa bu nedenle sistemin devretme TĠFini silmeye izin vermediği anlaģılmaktadır. Bu durumda yapılması gereken Bağlı TĠF/ Belge / Tutanak Sil butonuna basılarak ilgili FiĢleri silmek olacaktır. Bağlı TĠF/ Belge / Tutanak Sil butonuna basıldığında sistem sileceği belgeler için silme onayı istemektedir. Açılan pencerede Evet butonuna basıldığında 2014/3 nolu Kayıttan DüĢme Teklif ve Onay Tutanağı, 2014/16 nolu Kayıttan DüĢme TĠFi silinecektir. 2014/11 nolu TĠFe bağlı belgeler silindiğinde 2014/10 nolu ambarlar arası devretme TĠFi silinebilir hale gelecektir. Ambarlar arası devir iģlemlerinde devretme TĠF i sorgulanarak iģlem tamamen silinmesinin mümkün olacağından sorgu ekranına 2014/10 nolu TĠF yeniden sorgulanmalıdır. Sorgulama yapıldığında aģağıdaki Ģekilde silinebilir iģaretli hale getirildiği görülecektir. 167

168 Ambarlar arası devir TĠF i sorgulandığında sadece Tümünü sil butonu aktif olmaktadır. Ġlgili butona basıldığında uyarı penceresi çıkacaktır. Açılan pencerede Evet butonuna basılır. Butona basıldığında ĠĢleminiz Uzun Sürebilir. Lütfen Bekleyiniz uyarısı çıkar. Bu pencere kapanmadan herhangi bir iģlem yapılmaması gerekmektedir. ĠĢleminiz BaĢarıyla GerçekleĢtirildi uyarısı çıktığında silineceği belirtilen TĠF ler (hem ambarlar arası devretme TĠF i hem de ambarlar arası devralma TĠF i) hatalı hale getirilecektir. 9) Sayım Fazlası/Noksanı TĠF i Silme DİKKAT!!! Sayım Fazlası/Noksanı TİF leri sayım tutanağına bağlı olarak oluşturulmaktadır bu nedenle sayıma ilişkin TİF in hatalı hale getirilmesi durumunda ilgili tutanak iptal edilecek aynı tutanağa bağlı sayım noksanı ve sayım fazlası TİF leri beraber hatalı hale gelecektir. Silinmek istenen TĠF nosu sorgu ekranına yazılarak sorgulanır. Sorgu ekranının yorumlanması ve silme iģlemi: Ġlk bakılması gereken Ģey durum iģaretlerinin Görüleceği üzere Sayım tutanakları bölümünde silinebilir olup olmadığıdır. silinemez iģareti çıkmaktadır. 168