HAFTA SİGORTA İŞLETMELERİNİN ORGANİZASYONU 1.SİGORTA VE REASÜRANS ŞİRKETLERİNİN KURULUŞU 4.SİGORTA İŞLETMELERİNDE DEPARTMANLAŞMA

Transkript

1 HAFTA 3 SİGORTA İŞLETMELERİNİN ORGANİZASYONU 1.SİGORTA VE REASÜRANS ŞİRKETLERİNİN KURULUŞU Sigorta şirketleri ve reasürans şirketleri, sigortacılık işlemleri ve bunlarla doğrudan bağlantısı bulunan işler dışında başka işle iştigal edemez. Yerli şirketler gibi yabancı şirketler de Türkiye de ancak şube açmak suretiyle faaliyette bulunabilirler. Anonim şirket, Sermayesi belirli ve paylara bölünmüş olan, borçlarından dolayı yalnız malvarlığıyla sorumlu bulunan şirkettir.pay sahipleri, sadece taahhüt etmiş oldukları sermaye payları ile ve şirkete karşı sorumludur. Mütüel şirkette, poliçe sahiplerinin, aynı zamanda şirketin ortakları oldukları sigorta şirketidir. hasar ödemeleri, işletme ve diğer masraflar çıktıktan sonra kalan kâr ve karşılıklar, ortaklara, yani poliçe sahiplerine ait olmaktadır. Kooperatif şeklinde kurulan sigorta şirketleri ve reasürans şirketlerinin ise; mütüel (karşılıklı) sigortacılık yapması, ortak sayısının ikiyüzden az olmaması, yöneticilerine herhangi bir ayrıcalık vermemesi zorunludur. 2. SİGORTA ŞİRKETLERİNİN İÇ ORGANİZASYONU Sigorta şirketlerinin büyüklük ölçekleri farklı olduğundan bütün sigorta şirketlerinde uygulanabilecek standart bir organizasyon şemasının yapılması mümkün görülmemekle birlikte, yine de bütün işletmeler için geçerli olabilecek bazı genel prensipler ve bünye ile ilgili bazı özellikler tespit edilebilir. Organizasyonu yapılan sigorta işletmesinin bir faaliyet branşında mı yoksa, birkaç faaliyet branşında mı çalışacağı tespit edilmelidir. 4.1.Genel Yönetim Departmanı Başlıca görevleri; şirket içerisinde koordinasyonu sağlamak, şirketin esas konularında kararlar almak, şirketin genel politikasını tespit etmek ve işletmenin yönetimi ile ilgili hususları kararlaştırmaktır. Yönetim Kurulu: Yönetim kurulu bir şirketin stratejik karar alma, temsil ve en üst seviyede yürütme (yönetim) organıdır. Kararlarını alırken ve bunları uygularken, şirketin piyasa değerinin mümkün olan en üst seviyeye çıkarılmasını hedefler. Bunu yaparken, pay sahipleri ile şirketin büyüme gereği arasındaki hassas dengenin de bozulmamasına özen gösterir. 3.SİGORTA VE REASÜRANS ŞİRKETLERİNİN TEŞKİLATLANMASI Yönetim kurulu üyelerinin en az dört yıllık yüksek öğrenim görmüş olması ve sigortacılık, iktisat, işletme, muhasebe, hukuk, maliye, matematik, istatistik, aktüerya veya mühendislik alanlarında en az üç yıl deneyimi olan kişilerden seçilmesi şarttır. Genel müdür ve yardımcılarının, en az dört yıllık yüksek öğrenim görmüş olması ve genel müdürlüğe atanacakların en az on yıl, sigortacılık veya sigortacılık tekniği ile ilgili konulardan sorumlu genel müdür yardımcılıklarına atanacakların yedi yıldan az olmamak üzere sigortacılık, iktisat, işletme, muhasebe, hukuk, maliye, matematik, istatistik, aktüerya veya mühendislik alanlarının en az birinde; diğer genel müdür yardımcılıklarına atanacakların da sorumlu olacakları alanda en az yedi yıl deneyim sahibi olması şarttır. Genel Müdür: Genel müdür, şirketin bütün departmanları üzerinde kontrol yetkisine sahiptir. Departmanlar arasında koordinasyonu sağlamak, departmanların verimli ve etkili çalışmalarını temin etmek başlıca görevleri arasında bulunmaktadır. Genel Müdür Yardımcıları: Bir sigorta işletmesinde bir veya birkaç genel müdür yardımcısı bulunabilir. Genel müdür yardımcılarının sayısı ve yüklenecekleri görevlerin niteliği şirketin büyüklüğü ile ilgilidir. 1

2 İç Denetim Müdürlüğü: Faaliyetlerin mevzuata, sektör teamüllerine uygun olarak yürütülmesi, Muhasebe ve raporlama sisteminin bütünlüğünün, güvenilirliğinin ve bilgilerin zamanında elde edilebilirliğinin her seviyedeki şirket personeli tarafından uyulacak ve uygulanacak sürekli kontrol faaliyetleri ile sağlanması, Her türlü riskin tanımlanması, değerlendirilmesi ve yönetimi için gerekli alt yapının hazırlanması ve yeterli iletişim ağının oluşturulması hedeflenmektedir. İç Kontrol ve Risk Yönetim Müdürlüğü: Şirket varlıklarının korunmasını, faaliyetlerin etkin ve verimli bir şekilde Kanuna ve ilgili diğer mevzuata, şirket içi politikalar ile kurallara ve sigortacılık teamüllerine uygun olarak yürütülmesini amaçlar. Risk yönetimi sisteminin amacı ise, şirketin gelecekteki nakit akımlarının ihtiva ettiği risk ve getiri yapısını izlemeye, kontrol altında tutmaya ve gerektiğinde değiştirmeye yönelik olarak belirlenen politikalar vasıtasıyla, maruz kalınan risklerin tanımlanmasını, ölçülmesini, izlenmesini ve kontrol edilmesini sağlamaktır. Bir sigorta şirketinde iç kontrol sisteminden beklenen amacın sağlanabilmesi için; Şirket bünyesinde işlevsel görev ayrımının tesis edilmesi ve sorumlulukların paylaştırılması, Muhasebe ve finansal raporlama sisteminin, bilgi sisteminin ve şirket içi iletişim kanallarının etkin çalışacak şekilde tesis edilmesi, Risklerle ilgili limit ve standartların belirlenmesi, Şirketin iş süreçleri üzerinde kontrollerin ve iş adımlarının gösterildiği iş akım şemalarının oluşturulması zorunludur. Hukuk Müşavirliği: Şirket içi ve dışı her türlü hukuki düzenlemelerle ilgili gerekli araştırma ve değerlendirmeleri yapmak, Departmanlardan gelen talep doğrultusunda teknik görüş belirtilmek suretiyle intikal ettirilen her türlü konuda hukuki görüş vermek, ayrıca belgeleri hukuki açıdan inceleyerek görüş bildirmek, gerektiğinde sözleşmeleri bizzat hazırlamak, Hasar Departmanından gelen talep üzerine bilirkişi tespiti vb. hukuki işlemleri gerçekleştirmek, Üst Yönetimce kapatılmasına karar verilen acentelerin şirkete karşı olan borçlarının tahsilini teminen yargı yoluna başvurmak ve davaların yürütülmesini sağlamak, Şirket leh ve aleyhinde açılan davalarda işin özelliği ve dava miktarı göz önünde tutularak davayı bizzat takip etmek, temsil etmek ve sonuçlanmasını sağlamak. Diğer Yöneticiler: Buraya kadar açıklanmış bulunan yönetici kadrosu, hemen hemen bütün sigorta şirketleri için söz konusu olan kadrolardır. Her bir sigorta şirketi, bunlardan başka, yönetici kadrosu içinde, kendi organizasyon şemasına uygun olarak, Teknik Müşavir, Aktüer v.s. gibi, bir veya birkaç yönetici personele yer vermiş olabilir. 4.2.Satış ve Pazarlama Genel Müdür Yardımcılığına Bağlı Birimler Sigorta şirketlerinde Satış ve Pazarlama Genel Müdür Yardımcılığı kadrosuna Stratejik Pazarlama, Satış hizmetleri ve Destek, Kurumsal İletişim, Banka Satış, Acente Satış Birimleri ile BölgeMüdürlükleri bağlıdır. Stratejik Pazarlama: Pazarın rekabet şartları doğrultusunda, teknik ve satış departmanları ile birlikte Şirketin kısa, orta ve uzun vadeli, satış ve pazarlama stratejisinin oluşturulmasını sağlamak, Yeni ürün, hizmet ve sunumuna ilişkin öneriler oluşturmak, Belirli dönemlerde piyasa araştırmaları yaparak rakip olabilecek şirketlere ait ürünlerin içerik, satış şartları ve fiyatlarını temin ederek satış ve teknik birimlerle paylaşmak, Piyasaya sunulan ürünlerin satış sonuçları ile ilgili düzenli raporlamalar yapmak ve sonuçlar doğrultusunda öneriler getirmek, Satış kanalları ve teknik birimler ile işbirliği yaparak kampanya önerileri geliştirmek ve sonuçları ile ilgili düzenli geri bildirimlerde bulunmak, Yeni dağıtım modelleri konusunda araştırma yapmak. Satış Hizmetleri ve Destek: Dağıtım kanallarının poliçe satışı ile ilgili ihtiyaç duyabileceği teknik ve operasyonel desteği sağlamak, teklif ve poliçe oluşturmak, Operasyonların mümkün olduğunca dağıtım kanallarının fiziki ortamlarında yürütülmesini temin edecek sistemlerin oluşturulmasını sağlamak, Banka ve diğer dağıtım kanalları adına girilecek ihale dosyalarının hazırlanmasını ve tekliflerin oluşturulmasını sağlamak, Kurumsal İletişim: Kurum kimliğinin oluşturulmasını sağlamak amacıyla ilgili departmanları ile koordineli çalışmalar yapmak, Şirketin yazılı ve görsel medya ile ilişkilerini düzenlemek, Şirketin tanıtım faaliyetlerini planlamak ve organizasyonunu yapmak, Şirketin katılacağı fuar, şenlik, seminer gibi aktivitelerde kurum kimliğinin ön plana çıkartılmasını sağlamak için gerekli çalışmaları yapmak, Genel Müdürlük Departmanlarının yayınlanmasını istediği ilan ve duyuruların yayımını sağlamak, izlemek ve bedellerinin ödenmesini temin etmek. Şirketin, ürün ve hizmetlerinin tanıtımına yönelik Bilgi Teknolojileri Departmanı ile koordineli olarak web sayfası tasarımını yapmak ve güncel halde kalmasını sağlamak. 2

3 Banka Satış: Banka ortaklıkları bulunan şirketlerde olmazsa olmaz birimlerden biri olan Banka Satış departmanının görev ve yetkileri aşağıda maddeler halinde gösterilmiştir. Banka acenteleri ile ilişkiler tesis etmek, yürütmek ve koordineli bir şekilde ortak projeler geliştirmek, Banka acenteleri satış kanalına ait yıllık satış ve gider bütçelerini oluşturmak, uygulamakve takipetmek, Banka acentelerinin satış faaliyetlerini geliştirecek projeleri Stratejik Pazarlama Departmanı ve Bankanın ilgili departmanlarıyla koordinasyon içinde tasarlamak ve hayata geçirmek, Bölgelerdeki satış personelinin görev tanımlarını ve kendilerine bağlı banka şubelerinin hedeflerini belirlemek, takipve değerlendirilmesini yapmak, Yeni banka acenteliklerinin tesisine yönelik aksiyonlar almak. Acente Satış: Acentelerin kuruluş, kapanış ve teminat takibi işlemlerini yürütmek, Acente değerlendirme sistemini oluşturmak, Acenteler satış kanalına ait yıllık satış ve gider bütçelerini oluşturmak, uygulamak ve takip etmek, Acentelerin satış faaliyetlerini geliştirecek projeleri Stratejik Pazarlama Departmanı ile koordinasyon içinde tasarlamak ve hayata geçirmek, Bölgelerdeki satış personelinin görev tanımlarını ve kendilerine bağlı acentelerin hedeflerini belirlemek, takip etmek ve değerlendirmek, Yeni acenteliklerin tesisine yönelik aksiyonlar almak. Bölge Müdürlükleri: Şirket bölge müdürlükleri direkt olarak genel müdürlüğe bağlı olabileceği gibi satış ve pazarlamadan sorumlu genel müdür yardımcılığına da bağlı olabilir. Bölge müdürlüklerin genel olarak görevleri şu şekilde sıralanabilir: Sorumluluk alanında bulunan dağıtım kanalı (Bankalar, Acenteler, Direk Satış ve Broker) hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamak, Satış arttırıcı kampanyaların gerçekleştirilmesi için aksiyonlar almak, Yeni acentelikler tesis etmek. 4.3.Teknik Genel Müdür Yardımcılığı Risk Mühendisliği: Teklif değerlendirme aşamasında gerek duyulan risk belirleme işlevi ve bedel tespitini gerçekleştirmek, Üstlenilecek riskin tarifi ve yorumlanması yoluyla işin kabul şartlarını ve primi etkileyecek unsurların belirlenmesinde teknik departmana destek vermek, Risk değerlendirmesi yapılan kuruluşlara, mevcut risklere karşı önlem alınması konularında risk danışmanlık hizmetini vermek, Şirketin politika ve stratejilerine uygun iş kabulünü sağlayacak risk kabul politikalarının belirlenmesine yönelik çalışma yapmak, Büyük riskler ve/veya zaman içinde risk seviyesinde değişkenlik beklentisi olan işleri planlı ziyaretler ile kontrol etmek, Reasürans: Reasürans yaptırmak; sigorta şirketine riski yayabilme, risk kabul kapasitesi ve esnekliğini arttırması ve kurumun mali yapısını güçlendirmesi gibi ilave faydalar sağlar Mali İşler Genel Müdür Yardımcılığı Fon Yönetimi: Aktüerya: Yatırım, istatistik, matematik, finansman ve demografi konularında çeşitli bilimsel teoriler kullanarak prim, karşılık ve yatırım getirilerini hesaplayan, her türlü tarife, tablo ve teknik esasları hazırlayan, geleceğe yönelik teknik ve finansal tahminler yapan, olası riskleri belirleyen, bunların olumsuz etkilerini önleyici tedbirlere ilişkin tavsiyelerde bulunan kişilerdir. Muhasebe: Muhasebe kayıtlarını tutmak, işletmenin varlıkları ve borçları ile ilgili değişiklikleri tespit etmek, faaliyet dönemi sonunda işletmenin öz varlığında kar veya zarar şeklinde meydana gelen değişikliği göstermek ve şirketin gerçek durumunu ortaya koymak Bütçe doğrultusunda oluşacak atıl fonları tespit etmek ve bunlarla ilgili yatırım planlarını yapmak, nakit akışını ilave fon yaratacak şekilde sürdürmek üzere gerekli tedbirleri almak, Ulusal organize ve tezgâh üstü tüm piyasalarda (para ve sermaye piyasaları, spot, türev ve yapılandırılmış türev ürünleri piyasaları) işlem yaparak Şirketin Türk Lirası ve yabancı para likiditesini değerlendirmek, Banka masraf ve komisyonlarını gerekli hassasiyeti göstererek takip etmek, bankalarla görüşerek gerekli anlaşmaları yapmak, Banka hesaplarını sürekli izlemek ve optimal nakit düzeyine göre artı veya eksi bakiyelerin sıfırlanmasını, artı bakiyelerin uygun yatırımlara yöneltilmesini sağlamak, Departmanlarca gereksinim duyulan teminat mektuplarının en kısa zamanda temin ve takibini sağlamak, Piyasayı takip ederek aracıların ellerindeki menkul değerlere ilişkin bilgi toplamak, menkul değerlerin yasal mevzuatını, vergi boyutlarını, avantaj ve dezavantajlarını izlemek, Para ve sermaye piyasaları ile ilgili olarak derlediği bilgileri kullanarak istatistiksel bazlı tahminlerde bulunmak ve yatırım kararlarında bunları göz önünde tutmak, 3

4 Tahsilat: Prim ve hasar arasındaki ilişkiyi dengede tutmak tahsilat biriminin en önemli görevleri arasındadır. Bütçe ve Raporlama: Şirketin bu departmanının gerek Şirket üst yönetimine gerek Şirketin büyük sermayedarına raporlamalar yapması şirketin verilerinin yakından takip edilmesi açısından önem arz etmektedir. 4.5.Operasyonel İşler Genel Müdür Yardımcılığı Bilgi Teknolojileri Departmanı Hasar Departmanı Çağrı Merkezi İnsan Kaynakları Departmanı 5.1. Sigorta Aracıları Acente Ticari mümessil, ticari vekil, satış memuru veya işletmenin çalışanı gibi işletmeye bağlı bir hukuki konuma sahip olmaksızın, bir sözleşmeye dayanarak, belirli bir yer veya bölge içinde sürekli olarak ticari bir işletmeyi ilgilendiren sözleşmelerde aracılık etmeyi veya bunları o tacir adına yapmayı meslek edinen kimseye acente denir. TürkTicaretKanununun bu tanımı her türlü acenteiçingeçerlidir. Gerçek ve Tüzel Kişi Acentelerde Aranan Nitelikler: Türkiye de acentelik faaliyette bulunacak faaliyetinde gerçek kişilerde aşağıdaki nitelikler aranır: Türkiye de yerleşik olması, medeni hakları kullanma ehliyetine sahip olması, dolandırıcılık içerikli suçlardan hüküm giymemiş veya ceza almamış olması, iflas etmemiş ve konkordato ilan etmemiş olması, teknik personel vasıflarını taşıması, asgari malvarlığı/sermaye şartını yerine getirmiş olması, ( TL) fiziksel, teknik ve idari altyapı ile insan kaynakları bakımından yeterli olması gerekir. Levha kaydı için; Ticaret odalarına başvuru yapmak gereklidir. Eğer belgeler tamamsa TOBB, Hazine ve Maliye Bakanlığına belgeleri iletir ve onaya sunar. Onay verilirse, TOBB ilan eder. 6 ay içerisinde acentenin faaliyete geçmesi şarttır. Levhaya yeni kayır bedeli: TL Yıllık aidat: 75 TL Levha kaydı hangi hallerde silinir? Acente niteliğini kaybetme, Meslekten çıkarma kararının verilmesi, Levha kaydına müteakip 6 ay içinde faaliyete geçmeme, Sigorta acenteliğinin bırakılması, 3 yıl üst üste aidatın ödenmemesi 4

5 SİGORTA ACENTESİ ÇALIŞANLARI ÖĞRENİM DÜZEYİ VE ASGARİ MESLEKİ DENEYİM SÜRELERİ GÖREV TANIMLARI ÖĞRENİM DÜZEYİ MESLEKİ DENEYİM SÜRESİ Lise ve dengi okul 1 yıl Lise ve dengi okul (müfredatında sigortacılıkla ilgili konulara yer verilen lise dengi 6 ay mesleki ve teknik eğitim okulları) Teknik Personel Lise ve dengi okul (teknik personel kamu istihdam programı) 6 ay Teknik Personel: sigorta ürünlerinin, acenteler tarafından pazarlanması, bilgilendirme ve satış işlemlerini gerçekleştiren kişidir. İki yıllık yüksekokul Gerçek Kişi Acente Tüzel Kişi Acente Müdürü (sigortacılıkla ilgili bölümler) 6 ay 2 yıl 1 yıl 6 ay Genel Müdür (Şube Şeklinde Faaliyet (sigortacılıkla ilgili bölümler*) Gösteren Acenteler İçin) Genel Müdür Yardımcısı (Şube Şeklinde Faaliyet (sigortacılıkla ilgili bölümler*) Gösteren Acenteler İçin) 7 yıl 6 yıl 5 yıl 5 yıl 4 yıl 3 yıl Lise mezunu olup deneyim şartı bulunmayanlar, yardımcı teknik personel unvanı ile işe başlatılabilirler. (imza yetkisi yok, poliçe kesemez) Yardımcı teknik personele, en az 6 ay çalışması ve SEGEM sınavını kazanması kaydı ile sigorta işlemleri yapma yetkisi verilebilir. Yardımcı teknik personel, 2 yıllık çalışma süresini doldurduğu takdirde teknik personel unvanını kazanır ve acenteler bu personeli sürelerinin dolmasını takiben en geç 20 gün içinde kaydedilmek, kayıt numarası ve kimlik almak üzere elektronik ortamda TOBB a bildirir. Yenileme Eğitimi: En az 3 yılda bir 5 iş gününü geçmemek üzere verilecek eğitime tabi tutulmaları gerektiği hususu da Sigorta Acenteleri Yönetmeliği nin yeni düzenlemesinde yer almaktadır. Acente işe aldığı teknik personeli 15 gün içerisinde TOBB a bildirmek zorundadır. Teknik personel yalnızca 1 acentede çalışabilir. Üçüncü şahıslara verilebilecek zararlardan teknik personel ve acente ortakları birlikte sorumludurlar. Personelleri ayrı olmak şartıyla birden fazla acente aynı mekanda faaliyet gösterebilir. Şube açmak isteyen acentelerin merkezlerinde genel müdür, en az 1 genel müdür yardımcısı olmak zorundadır. Şubelerde ise en az 1 müdür ve teknik personel istihdam edilmelidir Broker: Brokerler sigorta ve reasürans piyasasının özel profesyonel aracılarıdır TL sermaye ile kurulurlar. Şube açmak isteyen acenteler merkez için TL, her bir şube için TL sermaye koymak zorundadır. Bir sigorta şirketiyle yetki anlaşması yapan acentenin bilgileri, sigorta şirketi tarafından 15 iş günü içerisinde TOBB a bildirilmek zorundadır. KIRKBEŞOĞLU, E. (2015). RİSK YÖNETİMİ VE SİGORTACILIK. Brokerlerde Aranan Nitelik ve Şartlar: Türkiye de yerleşik olması, Medeni hakları kullanma ehliyetine sahip olması, dolandırıcılık içerikli suçlardan hüküm giymemiş veya ceza almamış olması, İflas etmemiş ve konkordato ilan etmemiş olması, En az dört yıllık yükseköğretim kurumlarından mezun olması, Brokerlik yapacağı alanda sigortacılıkla ilgili kurum veya kuruluşların sözkonusu bölümlerinde en az on yıllık mesleki deneyim kazanmış olması, Asgari malvarlığı şartını yerine getirmiş olması ( TL + her bir branş için TL) 5