f'i1 ,k;;i66 furutugan tarafrndan aireoite eoilmii olan tarafsrz denetim firmalannrn denetimleri sonucunda

Transkript

1 f'i1 artalrt TEDARiKQi DEGERLENDiRME PROSEDURU 1. AMAg Muratpap Belediyesi'ne bagh ve harcama yetkisi verilen mfidtirltiklerin, tirtin ve hizmet sattn aldtklan tedarikgi firmalann degerlendirilmesi ile ilgili yontem olugturmak 2, KAPSAM Bu prosediir, tekel niteliginde olmayan tedarikgilerinin de$erlendirilmesi iglemlerini ve do$rudan temim usulti sahn alma yaprlan tedarikgi firmalan kapsar. 3.TANIMLAR 3.1.Tedarikgi: Mal ve hizmet ahmr ihalesine teklif veren gergek veya tiizel kigileri veya bunlann olugturduklan ortak girigimleri ifade eder. 3.2.ihale Komisyonu: Kamu ihale kanununa gore en az 5 kigiden olugturulan komisyon. 3.3.Denetim Muayene ve Kabul Komisyonu: 4735 sayrh Kamu ihale sozlegmeleri kanuna gore' en az 3 kigiden kurulan, ahmr yaprlan mal ve hizmetlerin, idari ve teknik prtnameye uygunlu$unu kontrol ederek gegici veya kesin kabulii yapan komisyon. 3.4.gartname: Satrn ahnacak her trirl0 mal, hizmet veya igin idari ve teknik esas, usul ve gartlannt belirleyen doktiman. a)idari gartname: 4734 Sayrlr Kamu ihale Kanununa gore qrkanlan, ihale usullerine gore belirlenmig tip idari gartnameler esas altnmak suretiyle hazrrlanan ihale doklmantdtr' Uy trlat ve hizmet satrn ahnmasr taiebinde bulunan birim taraflndan haztrlanan ve sahn altnacak mal veya hizmetin teknik ozelliklerini igeren doktiman. 3.5.TURKAK: Ttrkiye Akreditasyon Kurumu 3.6. ikinci Taraf Tetkik: Uriin ve/veya hizmet ahmr yaprlacak olan tedarikqi firmalann be-lirlenen gartlart kargrlayrp kargrlamadrgr ve yasal gar1ira uygun bir fiiiki yaprlanma olup olmadrgr ile ilgili yaptlan tetkik faaliyeti. 3.7.Kalite Belgesi: Tedarikgi firmalann, faaliyet alanrna baoh olarak, T0rkak,DAR,RVA vs gibi,k;;i66 furutugan tarafrndan aireoite eoilmii olan tarafsrz denetim firmalannrn denetimleri sonucunda,rrry. n'.r kazandiktan: tso iooi:zooi Kalite Yonetim Sistemi, ISO 22000:2005 Grda Ggvenligi Yonetim Sistemi belgelerini ifade eder. 4. ilgilidokumanlar 4.1.Uygun Olmayan Uriin-Hizmet Kontrol Prosediini 4.2.Diizeltici Faaliyet ProsediirU 4.3.Onleyici Faaliyet Prosediirii 4.4.i9 Tetkik Prosed0rtl 4.5.Mal veya Hizmet Ret RaPoru 4.6.Uygunsuzluk TesPit Formu 4.7.Tedarikgi Performans Degerlendirme Formu 4,8.Hedef Performans TakiP Formu 4.9.Ur0n/Hizmet Teknik $artnamesi OnaYlr Tedarikqi Listesi 5,SORUMLULUK 5.1. Bu prosediirun hazrrlanmast, gtincellegtirilmesi,.. iptali, kontrollti da$rtrlmasr ve argivlenmesinden von.iirn t nitif.u, uygulanmastndan, birim harcama yetkilileri sorumludur' oo.pr oa/r 03/1.5

2 {x, tlltr,rt reonni rgi orgerlrnoirme PRoseounu 5.2. Harcama birimleri tarafrndan talep edilen ilrrin ve hizmetler ile ilgili ihale yolu ile temin edilmesinden Destek Hizmetleri MrldLir[igt], satrn alrnan tinin ve hizmetlerin gartname, sozlegme ve belirlenen kalite kriterlerine uygunluk agrsrndan kontrollerin yaprlmasrndan, uygunsuzluk ve uygun olmayan tirtin kontrol raporlarrn rn drizenlenmesinden muayene ve kabul komisyonu sorumludu r, 5.3. Harcama limitleri dogrultusunda, odenek tahsis edilmig tirtin ve hizmetler ile ilgili do$rudan temin usu[] ile satrn alma iglemlerinin gergeklegtirilmesinden ve gerekli olan ttim muayene, kontrol, tagtntr ve tahakkuk iglemlerinin yilrritrilmesinden harcama yetkisiverilen birim(ler) sorumludur, 5.4. Muayene ve kabul komisyonundan gelen, kontrol raporlarr do$rultusunda, mal ve/veya hizmet sattn alrnan tedarikgi flrmalar ile ilgili performans degerlendirilmesinin yaprlmasr ve tedankqi performans raporlarrnrn hazrrlanmasrndan mal veya hizmetin satrn alma talebinde bulunan birim sattn alma personeli sorumludur Mal ve hizmet ahmr yaprlacak olan tedarikqi firmalar ile ilgili ikinci taraf denetimlerinin i9 tetkik prosedrirrine gore yaprlmasrndan ve sonug raporunun Ybnetim Temsilcisi'ne ve mal veya hizmetin sattn alma talebinde bulunan birime sunulmasrndan Yonetim Temsilcisi'ne baglt i9 tetkik ekibi sorumludur. 6.UYGULAMA 6.1.Tedarikgi Srnflandtnlmast: Birimlerin satrn alma yaptrgr tedarikgiler TS EN ISO 9001:2008 kalite belgesine sahip olan ve olmayan olarak iki srnrfa ayrrlrr, Tedarikgiler a9a$rda belirtildigi gibi stntflandtrtlmtgttr. PUAN TEDARiKgISTNIFI DUZEY EnldealTedankai A ideal Tedankai B Kendini Gelistirmesi Kayd ryla Qal r grlabilir Tedarikqi c 70 ve altt Cahsrlamaz Tedarikqi D a)genel Degerlendirme Puanl: Tedarikgi degerlendirilmesinde genel puan 100'drir. Genel puanln dagrhmr aga$rdaki gibi olugturulur ve tedarikgilerin de$edendirilmesinde, agagrda belirlenen altr kriter esas altntr. Her bir kriter, tedarikqi firma performanstntn de$erlendirilmesinde bir katkr de$er sa$lar, Performans G <istergesi Performans Puant Katkr De6er ( % ) Oranlarr 1 Uriin Kalitesi 25 %25 2 Siparige Uygunluk 20 %20 3 $artnameye Uygunluk o/o Zamantnda Teslim 15 %15 o/o1o 5 6deme KoiaylOr 10 o/o15 6 Yonetim Sistemi 15 Toplam bluriin Kalitesi (%25 katkt): ilgiti tedarikgi tarafrndan temin edilen tirtin, teslim alrndr$rnda gerekli kontrollerin uygulanmast sonuiunda tespit edilen puan dagrlrmr agagrdaki gibi olacakttr. 00.PR.08/R.03/2.5

3 {x ttttr,rt TEDAR KQi DEGERLENDiRME PROSEDURU istenilen Ozelliklere Uygunluk ( 7o ) Mal ve hizmet <izellikleri PUAN Eksiksiz mal ve hizmet teslimi 5 69 ve altr 0 Ornegin, satrn ahnan tirrinrin ozellikleri % 92 ise, ikinci satrrda yer alan puanrn kargrh$rnda yer alan 20 puan verilir. Diger puanlar, Tedarikgilerin De$erlendirilmesi Formu'nda dikkate altnmaz. c)zamanrnda Teslim (% 15 ): Sipariglerin teslimat suresindeki gecikmelerine gore verilen puanlar. Performans Gtisterges i Perf. Deqerlendirme Puanr Katkr Orant Tam zamanrnda teslim 15 Yo15 Teslim Tarihinden once Teslim 10 Yo10 Teslim Tarihinden sonra Teslim 5 %5 d) $artnameye Uygunluk (%15 ): Sipariglerin tirrin ve/veya Hizmet Teknik gartnamesine uygunluguna gore verilen puanlar. Performa ns G<isterqes i Perf. Deierlendirme Puanl KatkrOranr Sartnameye Uyqun Urtin 15 Yo15 Krsmen uyqun rirtin 5 %5 Uyqun olmayan tinin 0 Yo} e)0deme Kolayhgr (%10): Tedarikciler Stirekli Kullandr0rmtz Odeme $eklini, Kabul ederse 10 Tedarikciler Stirekli Kulland r0 rm rz Odeme $eklini, Ktsmen kabul ederse 5 Tedarikciler Stirekli Kullandr0rmrz Odeme $eklini, Kabul etmez ise 0 f) Ba$rmsrz belgelendirme kuruluglarr tarafrndan belgelendirilmig bir ytinetim sistemi olan tedarikgiler: Belgelendirilmig yonetim sistemi olan kuruluglara genel puan tizerinden 15 puan verilir. Kalite belgesini TSE'den alan veya T0RKAK, RVA, DAR vs. akreditasyon kuruluglarr tarafrndan akredite olan (belgelendirme yetkisi verilen) di$er ozel belgelendirme kuruluglartndan alan tedarikgilerden oncelikle satrn alma yaprlmasr tercih edilir. Kalite belgesi olan tedarikgi firmalarda: Belge gegerlilik ispat gartr ( TURKAK taraftndan verilen yazt ) aranlr. Kalite belgesi oldugu halde, belge gegerlilik gartrnr yerine getirmeyen tedarikgi firmalar higbir kategoride yer alamazve bu firmalar yasakh firmalar listesine altntr. g) Kalite Belgesi Olmayan Tedarikgiler: Tedarikgi degerlendirme genel puan rizerinde 15 puan eksik verilir. Kalite belgesi olmayan tedarikgiler (B,C,D) dtizeyindedir. 00.PR.08/R.03/3.5

4 {x, tttttrt tonrirgi orgerlrruoirme prosrounu 6.2. Onayh Tedarikgi Listesi: a) En ideal Tedarikgi Listesi: Satrn alma sorumlusu, mal ve hizmet Satrn alma iglemini, oncelikli (A) dtizeyinde bulunan en ideal tedarikgilerin listesini olugturur ve satrn almayr bunlarla gergeklegtirir. b) Seviyesindeki Tedarikgiler: Satrn alma sorumlusu, (B,C,D) drizeyinde bulunan ideal tedarikgilerin listesini olugturur ve satrn alma nedenleri (tekel vb) agrkga belirtilir, Satrn alma sorumlusu, tedarikgi de$erlendirme puanr 70 ve tizerinde olan tedarikgilerini onayh tedarikgi listelerinde gosterir. Bu liste aynca hazrrlanmayrp tedarikgi de$erlendirme listesi 0zerinde 70 ve rizerinde puan alan firmalar igaretlenmek suretiyle de gosterilebilir. Tedarikgi de$erlendirme puanr 70 in altrna dripnler onaylr tedarikgi listesinden grkanlrr Kalite Belgeli Tedarikgiler: Satrn alma sorumlusu, kalite belge sahibi kuruluglanna, genel puanrna ilave edilecek 15 puanr aga$da belirtilen kriterleri esas alarak hesaplar. 1 Kalite Belqesinin alrndr0r Tarih 3 puan 2 Belgelendiren kurulugun TURKAK, DAR, RVA vs. Akreditasyon kuruluglarrndan Akredite olup olmadrqr 2 puan 3 Cahsanlann planh e0itilip e0itilmedikleri 4 puan 4 Kalite politika ve hedeflerinin neler oldu0u 1 puan 5 Mristeri talep ve sikayetlerinin nasrl deoerlendirildiqine dair sorularrn cevaolarr aranrr. 3 ouan b sletme Faaliyet Belqesinin olup olmadrdr 2 puan 7 Kalite Belqesinin iptal veya askrya ahnmadr0r 0 puan 6.4. Bilingli Tedarikgi: Safin alma sorumlusu: Kalite belgesi olmayan, fakat bilingli tedarikgilerin, genel puanrna ilave edilecek 1 0 puanr aga$rda belirtilen kriterleri esas alrnarak hesaplar. 1 Firma organizasyon $emasr, tist yonetim ve gahganlarrn Yonetim Sistemlerini aqrklayan yazrh dokrimantasyonlarrn mevcut olup olmadr0r 1 puan 2 Firma Kalite oolitikasr, hedefleri ve Kalite El Kitabrnrn olup olmadrdr 1 3 Cahsanlara editim verilip verilmedioi 1 4 Satrlan mal ve hizmetlerin standarda uyqunluqu 1 5 Mrigteriye satrlan mal ve hizmetlerin kusur veya hatalarrn nasrl kontrol edildi$i ve kusur/hata raporunun drizenlenip denetlen ip denetlenmediq i 6 Urtin/Hizmetleri tanrtan yazrh dokriman mevcut olup olmadr0r 1 7 Urrinler kalibrasyonu gerektirmesi halinde kalibrasyonu cihazlarrn kalibre edilip edilmedidi 8 Urrin veya hizmetlerin yonetimi, muhafazasr tagrnmasr konusundaki metotlarr I 9 Mristeriden gecen talep ve sikayetlerin deoerlendirme yontemi I 10 Kayrtlarrn muhafazasrna iliskin sorularrn cevaplarr aranrr. 1 I 1 ILCISI 00.PR.08/R.03/4.5

5 "fx? arrmtt TEDAR KQi DEGERLENDIRME PROSEDURU 6.5.Tedarikgi Performans De$erlendirme Formu: Miidrirli.ikler, tedarikgi firmalan ve bunlar igin venlen (A), (B), (C), (D) puanlan ile toplamrndan olugan tedarikqi degerlendirme puanlannr, Tedarikgi Performans Degerlendirme Formunda gosterir Uygun Olmayan Uriin Hizmet Kontrolii: a) Satrn ahnan mal ve hizmetlerin, $artnameye ve girdi kalite planrna uygunluk agrsrndan yaprlacak olan kontroller; ilnin veya hizmetin satrn alma talebinde bulunan birim sorumlularr tarafrndan, Uygun Olmayan Urrin-Hizmet Kontrol[i Prosed[irine gore gerqeklegtirilir. b) Birimler tarafrndan talep edilen mal ve hizmetlerin satrn ahnmasrnda gortilen uygunsuzluklar konusunda Mal veya Hizmet Ret Raporu; denetim, muayene ve kabul komisyonu tarafrndan dtizenlenir ve rapor, satrn alma birimine gonderilir. c).urrin ve hizmet konhollerinde tespit edilen uygunsuzluklann onem derecesine ve/veya tekrar srklgrna bagh olarak: iiriin veya hizmeti kontrol eden birimin kalite temsilcisi tarafrndan Dtizeltici Faaliyet Prosedtini'ne uygun olarak dtizeltici faaliyetler baglatrlrr Harcama Birimlerinin igbirligi: Harcama birimleri taraflndan birim btitge odenekleri dogrultusunda dogrudan temin usult ile satrn ahnacak mal ve hizmetlerden benzer nitelikte olan [ir0n ve hizmetlerin a[mrnda birlikte hareket edilerek en uygun fiyat ve en ideal tedarikgi flrma kriterlerinin etkin bir pkilde gerqeklegtirilmesi esastrr Satn Alma Siirecinin Performansr: Etkinlik ve verimlilik performansrnrn olg0lmesi, Hedef Performans Takip Raporu ile Ayhk Uygunsuzluk Analiz Formu kullanrlarak yaprlrr. Satrn alma performansrna iligkin veriler Performans Raporunda belirtilir. 7.DA6ITIM intemet sitesi lizerinden t[im birim ycineticileri, birim kalite temsilcileri, birim doktimantasyon ve argiv sorumlulan. 00 PR o8/r 03/5 5