SÖZLEŞME YÖNETİCİSİNİN GÖREVLERİ (DERS-04)

Transkript

1 İNŞAAT PROJELERİNDE VE TALEP YÖNETİMİ INS5807 GÖREVLERİ (DERS-04) Doç. Dr. Deniz Güney Y. Mimar Vedat Akan 23 Ekim İÇİNDEKİLER 1. ANAHTAR KELİMELER 2. ÖNSÖZ 3. GİRİŞ 4. GÖREVLERİ 5. PROJE RAPORU 6. GÖREV DAĞILIMI 7. GÖREV AÇILARI 8. GÖREV EVRELERİ 2 1

2 Sözleşme Yönetici Sözleşme Yöneticisi ANAHTAR KELİMELER 3 ÖNSÖZ Proje yönetiminde proje müdürünün ana görevi Proje yi sözleşme maddeleri çerçevesinde yönetmek, koordine etmek ve denetlemektir. Proje müdürü bu görevi Sözleşme Yöneticisi marifeti ile yerine getirir. Dolayısı ile sözleşme yöneticisinin sorumlu olduğu ve rapor verdiği üstü (amiri) proje müdürüdür. Sözleşme yöneticisinin altında çalışanlar (astları) ise: Planlama Mühendisi Maliyet ve Süreç Yöneticisi Hakediş Yöneticisi Mimar(lar) ve inşaat Mühendis(ler)i Makine Mühendis(ler)i ve elektrik/elektronik/it Mühendis(ler)i Dokümantasyon kontrolörü 4 Diğer 2

3 GİRİŞ Proje Yönetiminde bir proje bünyesindeki tüm sözleşmeleri yönetmek, koordine etmek ve denetlemek görevi Sözleşme Yöneticisi ne düşmektedir. Sözleşme Yöneticisi sözleşmeler çerçevesinde, hukuka ve hakkaniyete uygun olmak kaydı ile, işverenin tüm isteklerini yerine getirmekle yükümlüdür. Sözleşme Yöneticisinin en birincil görevleri: Proje Yönetimi (PY) personelinin sözleşmelerin uygulanmasını koordine etmek ve denetlemek. Tüm projelerin, şartnamelerin ve ilgili bilgi ve belgelerin üretimini ve dolaşımını sağlamak. Tüm projelerin uygulamalarının bütçeye uygun olarak gerçekleşmelerini sağlamak. Tüm projelerin öngörülen süre-maliyet-kalite standartlarına uygun 5 olarak gerçekleşmesini sağlamak. GÖREVLERİ (1) Projelerin yürürlükteki yasa ve mevzuata uygun olmasını sağlamak (uzman hukukçu ve danışmanlardan görüş almak), olası anlaşmazlık noktalarını tespit etmek, ortadan kaldırmak ve belirsizlikleri ve muhtemel talepleri minimize etmek. Aylık ilerleme raporlarının sözleşmeler ile ilgili bölümlerini hazırlamak ve bu amaç ile diğer disiplinlerden faaliyet bilgilerini almak. Proje Müdürü tarafından hazırlanması istenilen her türlü raporu (ilgili disiplinlerden gerekli bilgileri alarak ve/veya koordine ederek) hazırlamak. Tüm disiplinlerden gelen bilgiler ve proje koordinasyon ve şantiye koordinasyon toplantılarından aldığı bilgilerin derlenmesi ve tablo halinde takip edilmesini sağlamak. İhale/teklif dokümanlarının sözleşmesel bölümlerini ve raporlarını 6 hazırlamak. 3

4 GÖREVLERİ (2) Şantiyede taraflar arasındaki gerek parasal ve gerekse süresel olarak önemli ve kritik addedilebilecek sözleşmelerin çok kısa özeti bilgilerini ekipteki arkadaşlarına aktarmak ve ekipteki herkesin sözleşme özetlerini mutlaka okumasını sağlamak. Sözleşmelerin asıllarının kasada, bir kopyalarının ise şantiyede kilitli dolaplarda saklanmasını sağlamak. Sigorta poliçelerinin ve teminat mektuplarının (kesin, avans, vb.) vade sonlarını izlemek. İşgörenlerden gelecek talepleri/iddiaları (claim) önleme stratejileri geliştirmek. Birbirini etkileyebilecek (bağımlı imalat ve işlere yönelik) 7 sözleşmeleri koordine etmek. GÖREVLERİ (3) Tüm sözleşmeler ve eklerindeki anlam ve kapsamları irdelemek. Anlaşmazlıkların giderilmesi konusunda işveren tarafında gerekli savunmaları yapmak. Tasarımcıyı (proje müellifini) ve işgörenleri sözleşmelere uyma konusunda denetlemek. İşgörenlerden gelen yazıların bir kopya çoğaltılarak proje müdürüne iletilmesini, Proje Müdürü nün dağıtımı yapmasından sonra gerekli sayıda kopyanın ilgili departmanlara iletilmesi ve orijinal evrakın ilgili dosyaya kaldırılmasını denetlemek. 8 4

5 GÖREVLERİ (4) İşgörenlerden gelen değişiklik emirlerini sözleşmesel açıdan kontrol etmek ve kontrol sonuçlarına göre işgörenlere ilgili cevapları yazılı olarak iletmek. Değişiklik emirlerinin nedenlerinin, açıklamalarının, kim tarafından istendiğinin, sunulan tutarlarının, kontrol edilme sürelerinin, onaylandığı takdirde onaylanan tutarlarının yer aldığı bir takip dosyası oluşturmak ve düzenli olarak güncellemek. İşgörenlerden gelen her türlü talep/iddia (claim) veya yazının gerektiği süre içinde cevaplanmasının takibini yapmak ve gereken uyarıları ilgili departmanlara iletmek. 9 GÖREVLERİ (5) İşveren ve tasarımcı (proje müellifi) arasında akdedilecek olan sözleşme ve ilgili diğer dokümanları hazırlamak. Yapılacak olan inşaat ihaleleri öncesi tasarımcı tarafından hazırlanacak gerekli tüm teknik ve mali dokümanları kontrol etmek. Yapılacak inşaat ihale süreçlerinin yönetilmesinde ve teknikidari ihale dokümanlarının oluşturulmasında işverene öneri(ler)de bulunmak ve destek olmak. İnşaat ihaleleri öncesi işgörenler için baz teşkil edecek ve sözleşmelerinin bir parçası olacak ve uygulama aşamasında kullanılacak temel Kalite Güvence / Kalite Kontrol (KG/KK) Planı ile İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Sistemi ni oluşturmak. 10 5

6 GÖREVLERİ (6) İşgörenler ile yapılan sözleşmelerin yönetimi ile şartlarının yerine getirilmesini takip etmek. İnşaat sürecinde uygulama ile ilgili tüm prosedürleri yönetmek, raporlamak ve dokümante etmek. Kalite-imalat-bütçe ilişkilerini takip etmek ve işveren için raporlamak. KG/KK (Kalite Güvence / Kalite Kontrol) Planı ile İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Sistemi nin uygulanmasını denetlemek. 11 GÖREVLERİ (7) Şantiyede imalat kalitesinde genel veya kısmi bozulmalar olduğunda, işgörenlere gerekli uyarıları, işverene de raporlamayı yapmak, yapılan uyarıların işgörenler tarafından dikkate alınmaması durumunda işverene, alınacak önlemler ve uygulanabilecek yaptırımlar ile ilgili öneri(ler)de bulunmak. Uygulama sırasında değişiklik ihtiyacı ortaya çıktığında, Proje Yönetim Planı nda tanımlanan usule uygun biçimde maliyet, kalite ve süre ile ilgili analizleri hazırlayarak değişiklik prosedürünü işletmek ve raporlama yapmak. 12 6

7 GÖREVLERİ (8) Sözleşmelerin (tasarım, yapım, vb.) eklerinde fiyatı bulunmayan işler için, ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda Hakediş Yöneticisi ile birlikte fiyat tespitine esas çalışmaları yaparak, işverene sunulmak üzere rapor ve öneriler hazırlamak. İşgörenlerin işçilerinin alacakları konusunda; Yapım İşleri Genel Şartnamesi ile İş Kanunu nun ilgili hükümlerinin yerine getirilmesini sağlamak amacı ile işverene gerekli bilgilendirmeyi yapmak üzere Proje Müdürüne bilgi aktarmak. 13 GÖREVLERİ (9) İşverenin, var ise fore kazık, hafriyat (kazı), istinat duvarları, hareketli mobilya, dekorasyon işleri gibi bazı imalatları yapım işinin bütününden ayırma kararı alması ve ana yüklenici dışında başka alt-yüklenicilerin yapım sürecine dahil olması durumunda süreci yönetmek ve alt-yükleniciler arasındaki koordinasyonu sağlamak. Hizmet kapsamında olmayan ancak, yapım sözleşmesi kapsamındaki işlerin en iyi şekilde yürütülmesi ve bitirilmesi için öneriler hazırlamak. Geçici kabul tutanağı onaylandıktan sonra Proje Raporu (Bakınız: ilgili slayt) hazırlanmasına katkıda bulunmak, yapılan işlerin ve ilgili faaliyetlerin arşivini oluşturmak. 14 7

8 GÖREVLERİ (10) Yüklenici ve üretici firmalar tarafından kurulan sistemler ile kullanılan malzeme, makine, ekipman ve teçhizatın garanti belgelerini düzenletmek. Kesin kabul sırasında tespit edilen eksik ve kusurlu işlerin işgörenler tarafından tamamlanmasını sağlayarak kesin kabul tutanağının onaylanması için gerekli işlemleri yürütmek. 15 GÖREVLERİ (11) İhale (teklif) dosyaları içine konacak olan uygun inşaat (yapım) sözleşmelerini hazırlayan ve/veya inceleyen kişi sözleşme yöneticisidir. Bir projenin başarısının anahtarı teklif ve ihalelerdir. Sözleşme yöneticisi teklif alma ve ihale işlerini yapmaktan veya bunların yapılmasında işverene yardımcı olmaktan yükümlü (sorumlu) kişidir. Teklif vermeye davet ve işgören adaylarının ön değerlendirmelerde istenen nitelikleri ve değerlendirme kurallarının belirlenmesine katkıda bulunan kişi sözleşme yöneticisidir. 16 8

9 GÖREVLERİ (12) Bu bağlamda; Duyuru ve ilanlar Teklif dokümanlarının başvuranlara iletilmesi İhale şartnameleri ve zeyilname hazırlanması Tekliflerin açılma ve değerlendirilmesi Sözleşme uygulaması ve sözleşmeye uygunluğun izlenmesi İşverence sağlanacak/sağlanan malzeme ve ekipmanlara yönelik düzenlemeler Sözleşme hükümlerinde ruhsat, sigorta ve işçi (yazılı) ifadeleri (taahhütnameleri) için düzenlemeler aksi belirtilmedikçe sözleşme yöneticisinin 17 sorumluluğundadır. GÖREVLERİ (13) Sözleşme yöneticisinin en kritik görevlerinden biri de işgörenlerden gelen hak taleplerinin yönetimidir. Bu kapsamda, süren yapım çalışmalarında en az kesinti ile, bu talepleri yapım işlerini engellemeyecek biçimde hızlı ve adil çözüme kavuşturmak ve böylece potansiyel etkilerini en aza indirmek konusunda proje müdürü ile birlikte gerekli yöntem ve prosedürleri oluşturmalıdır. Bu prosedürler, sunulan taleplerin alınıp incelenmesi, makul süreler içinde karara bağlanmasını, karşılıklı hakların değerlendirilmesini, pazarlık ve uzlaşma prosedürlerini, uyuşmazlıkların çözümü ve temyiz prosedürlerini içermelidir. 18 9

10 PROJE RAPORU (1) Proje Raporu ve arşiv, aşağıdaki dokümanı içermektedir: Tüm toplantıların tutanakları, raporlar, tüm yazışmalar, Proje Yönetim Planı nda belirlenen programdan sapmalar var ise nedenleri, etkileri ve çözümleri ile ilgili işverence onaylanmış raporlar, (değişiklik raporları) Resmi ve özel kurum ve kuruluşlar ile yapılan yazışmalar, İş ilerleme raporları, Tüm ödemelerin belgeleri ile ödemeye esas belgeler, As-built projeler. 19 GÖREV DAĞILIMI Sözleşme yöneticisinin görev dağılımı: Teknik görevler İdari görevler 20 10

11 GÖREV AÇILARI Sözleşme yöneticisinin görev açıları: Süre ile ilgili görevler Maliyet ile ilgili görevler Kalite ile ilgili görevler 21 GÖREV EVRELERİ Sözleşme yöneticisinin görev evreleri: Ön tasarım evresindeki görevler Tasarım evresindeki görevler İhale ve satınalma evresindeki görevler Yapım evresindeki görevler Yapım sonrası evredeki görevler 22 11

12 MADDELERİNİN ÖNEMİ (1) Sözleşme Maddelerinin Yorumu: Uyuşmazlık çıktığında sözleşme maddeleri nasıl yorumlanmalıdır? Sözleşme bir bütündür ve bir bütün olarak yorumlanır. Sözleşmenin parçaları birbirini tamamlar. Sözleşme maddeleri yazıldıkları şekilde yorumlanır. (Yazılmaları gerektiği şekilde değil) Birden fazla yoruma imkan veren) bir madde, o maddeyi kaleme alan tarafın aleyhine yorumlanır. Madde birden fazla yoruma imkan vermemelidir. 23 MADDELERİNİN ÖNEMİ (2) Sözleşme dokümanlarının arasındaki tutarsızlıkların yorumu: Dokümanlar arasında tutarsızlık var ise; spesifik olanın önceliği vardır. Çizimler arasında tutarsızlık var ise; daha ayrıntılı olan çizimin önceliği vardır. (1/5, 1/20'ye göre önceliklidir. Detaylar aynı ayrıntı düzeyinde ise yeni/güncel olanı önceliklidir) Sözleşme dokümanlarında eksiklikler: Sözleşme bir bütün olarak yorumlandığından, sorunun cevabı önce sözleşmenin parçasını oluşturan (teşkil eden) diğer dokümanlarda aranır. Göze batacak boyuttaki eksikliklerin yüklenici tarafından 24 gündeme getirilmesi beklenir. 12

13 ÇARPICI BİR ÖRNEK Örnek Olay: Bir drenaj kanalı yapımı ile ilgili sözleşmede birim fiyatın dolguyu içerip içermediği açık değildi. Yüklenici, dolgu için ayrıca ödeme yapılması gerektiğini iddia ediyordu. Baş mühendis ise dolgunun birim fiyata dahil olduğunu ileri sürüyordu. Yargıya gidildiğinde yargıç, ilgili sözleşme maddesinin muğlak sayılabileceğine ve yüklenicinin teklif verdiği sırada bu hususu açıklığa kavuşturma konusunda bir sorumluluğu bulunmadığına 25 karar verdi. KAPANIŞ Teşekkür ederiz