Windows için Outlook WebEx Entegrasyonu Kullanıcı Kılavuzu (WBS31)

Transkript

1 Windows için Outlook WebEx Entegrasyonu Kullanıcı Kılavuzu (WBS31) İlk Yayımlama Tarihi: 23 Mart 2016 Americas Headquarters Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA USA Tel: NETS (6387) Fax:

2 THE SPECIFICATIONS AND INFORMATION REGARDING THE PRODUCTS IN THIS MANUAL ARE SUBJECT TO CHANGE WITHOUT NOTICE. ALL STATEMENTS, INFORMATION, AND RECOMMENDATIONS IN THIS MANUAL ARE BELIEVED TO BE ACCURATE BUT ARE PRESENTED WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EXPRESS OR IMPLIED. USERS MUST TAKE FULL RESPONSIBILITY FOR THEIR APPLICATION OF ANY PRODUCTS. THE SOFTWARE LICENSE AND LIMITED WARRANTY FOR THE ACCOMPANYING PRODUCT ARE SET FORTH IN THE INFORMATION PACKET THAT SHIPPED WITH THE PRODUCT AND ARE INCORPORATED HEREIN BY THIS REFERENCE. IF YOU ARE UNABLE TO LOCATE THE SOFTWARE LICENSE OR LIMITED WARRANTY, CONTACT YOUR CISCO REPRESENTATIVE FOR A COPY. The Cisco implementation of TCP header compression is an adaptation of a program developed by the University of California, Berkeley (UCB) as part of UCB's public domain version of the UNIX operating system. All rights reserved. Copyright 1981, Regents of the University of California. NOTWITHSTANDING ANY OTHER WARRANTY HEREIN, ALL DOCUMENT FILES AND SOFTWARE OF THESE SUPPLIERS ARE PROVIDED AS IS" WITH ALL FAULTS. CISCO AND THE ABOVE-NAMED SUPPLIERS DISCLAIM ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, THOSE OF MERCHANTABILITY, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE AND NONINFRINGEMENT OR ARISING FROM A COURSE OF DEALING, USAGE, OR TRADE PRACTICE. IN NO EVENT SHALL CISCO OR ITS SUPPLIERS BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, LOST PROFITS OR LOSS OR DAMAGE TO DATA ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THIS MANUAL, EVEN IF CISCO OR ITS SUPPLIERS HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES. Any Internet Protocol (IP) addresses and phone numbers used in this document are not intended to be actual addresses and phone numbers. Any examples, command display output, network topology diagrams, and other figures included in the document are shown for illustrative purposes only. Any use of actual IP addresses or phone numbers in illustrative content is unintentional and coincidental. Cisco and the Cisco logo are trademarks or registered trademarks of Cisco and/or its affiliates in the U.S. and other countries. To view a list of Cisco trademarks, go to this URL: Third-party trademarks mentioned are the property of their respective owners. The use of the word partner does not imply a partnership relationship between Cisco and any other company. (1110R) 2016 Cisco Systems, Inc. All rights reserved.

3 İÇİNDEKİLER Windows için WebEx Outlook Entegrasyonu 1 WebEx Outlook Entegrasyonu'na Genel Bakış 1 Outlook Entegrasyonu Seçenekleri 2 Bir Toplantı Planlama 5 Bir Toplantı Planlamaya Genel Bakış 5 Toplantıyı Ayarlama ve Katılımcıları Davet Etme 5 WebEx Toplantısı Planlama 6 Kişisel Toplantı Odası Toplantısı Planlama 7 Kişisel Konferans Toplantısı Planlama 8 Katılımcıları Davet Etme 9 Toplantı için Tekrarlama Şablonu Belirtme 9 WebEx Outlook Entegrasyonu'nda Tekrarlama Şablonu Desteği 10 Sizin için Toplantılar Planlayacak Temsilci Atama 12 WebEx Sitenizde Temsilci Atama 12 Microsoft Outlook'ta Temsilci Atama 13 Başka bir Toplantı Sahibi için Planlama 15 Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Planlamaya Genel Bakış 15 Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı veya Randevu Planlama 15 Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Başlatma 16 Planlanan Toplantıları Düzenleme ve İptal Etme 17 Planlanan Toplantıyı Düzenleme 17 Planlanan Toplantıyı İptal Etme 18 Bir Toplantı Başlatma 19 Microsoft Outlook'tan Planlanan Toplantı Başlatma 19 Outlook'ta WebEx Menüsünden Planlanan Toplantı Başlatma 19 WebEx Sitenizden Toplantı Başlatma 20 Outlook'ta WebEx Menüsünden Anlık veya Kişisel Toplantı Başlatma 20 Outlook'tan Kişisel Konferans Toplantısı Başlatma 20 iii

4 İçindekiler Bir Toplantıya Katılma 21 Toplantı E-posta Davetinden Toplantıya Katılma 21 Outlook'ta WebEx Menüsünden Toplantıya Katılma 22 WebEx Sitesinden Toplantıya Katılma 22 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme ve Ayarlama 23 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yüklemeye ve Ayarlamaya Genel Bakış 23 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme 24 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme 25 WebEx Ayarları İletişim Kutusunu Açma 25 WebEx Hızlı Erişim Araçları Seçenekleri'ni Ayarlama 26 Hesap Sekmesi Hakkında 26 Toplantıyı Şimdi Başlat Ayarları Sekmesi Hakkında 27 Tercihler Sekmesi Hakkında 28 Araçlar Sekmesi Hakkında 28 Hızlı Erişim Araçları Sürümünü Kontrol Etme 29 Güncellemeleri Kontrol Etme 29 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Kaldırma 30 Başlat Menüsü Komutlarını Kullanarak WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Kaldırma 30 Kontrol Paneli'ni Kullanarak WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Kaldırma 30 iv

5 BÖLÜM 1 Windows için WebEx Outlook Entegrasyonu WebEx Outlook Entegrasyonu'na Genel Bakış, sayfa 1 Outlook Entegrasyonu Seçenekleri, sayfa 2 WebEx Outlook Entegrasyonu'na Genel Bakış Outlook WebEx entegrasyonu, Microsoft Outlook'u kullanarak WebEx toplantıları, WebEx Kişisel Toplantı Odası toplantıları veya WebEx Kişisel Konferans toplantıları planlamanız veya başlatmanız için kullanışlı bir yöntem sağlar. Outlook WebEx Entegrasyonu'nu kullanarak bu etkinlikleri, normalde WebEx toplantılarınızı planladığınız ve bunlara katıldığınız WebEx sitesini kullanmak zorunda kalmadan yapabilirsiniz. WebEx Outlook Entegrasyonu, WebEx Hızlı Erişim Araçları'nın bir parçasıdır. Site yöneticiniz, sizin için WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı yüklemiş olabilir. Yüklememişse, WebEx sitenizden WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı indirebilirsiniz. Daha fazla bilgi için bkz. WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme, sayfa 25. WebEx Hızlı Erişim Araçları yüklendikten sonra, WebEx entegrasyon seçenekleri Microsoft Outlook'ta görünerek hızlı ve kolay bir şekilde bir WebEx toplantısı planlamanızı sağlar. Not WebEx Outlook Entegrasyonu'nu kullanmadan önce şunlardan emin olun: WebEx sitenizde kullanıcı hesabınızın olmalıdır. WebEx Hızlı Erişim Araçları için Outlook WebEx Entegrasyonu seçeneği yalnızca WebEx sitenizde kullanılabilir. Bilgisayarınız İnternet'e bağlı olmalıdır. Microsoft Outlook'u kullanmayı bilmelisiniz. Bir toplantı planlarken, katılımcıları Genel Adres Listesi, Kişisel Adres Listesi veya Kişiler klasörü dahil Outlook adres listelerinizden herhangi birini kullanarak davet edebilirsiniz. Toplantı yalnızca sitenizdeki WebEx kullanıcılarıyla kısıtlı değilse, davetlilerin toplantıya katılmak için Outlook WebEx entegrasyonunu kullanmalarına ve WebEx hesabına ihtiyaçları olmaz. Outlook WebEx entegrasyonu, toplantılarınızın güvenliğini sağlamak amacıyla WebEx sitenize gönderdiği ve buradan aldığı tüm veriler için 128 bit SSL (Güvenli Yuva Katmanı) şifreleme kullanır. 1

6 Outlook Entegrasyonu Seçenekleri Windows için WebEx Outlook Entegrasyonu Outlook WebEx Entegrasyonu şunları da sağlar: WebEx sitenizde kişisel toplantı listenizi, kullanıcı profilinizi ve diğer hesap seçeneklerini içeren My WebEx'e hızlı erişim Toplantıyı Şimdi Başlat'ı kullanarak anlık toplantı başlatma özelliği (bazı WebEx hizmet sitelerinde kullanılamaz) Toplantı davetleri için şablonlar Outlook Entegrasyonu Seçenekleri WebEx Hızlı Erişim Araçları yüklendikten sonra, Microsoft Outlook penceresinde WebEx entegrasyonu araç çubuğu görünür. Microsoft Outlook araç çubuklarında olduğu gibi, satırları WebEx araç çubuğuna "dışarı doğru kaydırmak" için satırları seçip sürükleyebilirsiniz. X düğmesinin seçilmesi kayan araç çubuğunu kapatır. Araç çubuğunu geri getirmek için herhangi bir Microsoft Outlook araç çubuğunu sağ tıklayın ve WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı seçin. Aşağıda, WebEx Entegrasyonu araç çubuğu düğmeleri açıklanmaktadır. Toplantıyı Şimdi Başlat: Anlık toplantı veya Kişisel Toplantı Odası toplantısı başlatır. Bu, önceden planlamak zorunda kalmadan istediğiniz zaman başlatabileceğiniz bir toplantıdır. WebEx Ayarları iletişim kutusunun "Toplantıyı Şimdi Başlat" Ayarları sekmesinde anlık toplantılar için seçenekleri belirtebilirsiniz. Varsayılan olarak, anlık toplantılar Kişisel Toplantı Odanızda tutulur. Anlık toplantılar için Kişisel Toplantı Odanızı kullanmak istemezseniz, Tercihlerinizin "Toplantıyı Şimdi Başlat" Ayarları bölümünde Tüm anlık toplantılarım için Kişisel Toplantı Odasını kullan seçeneğini kapatın. Anlık toplantı veya Kişisel Toplantı Odası başlatır. Bu, önceden planlamak zorunda kalmadan istediğiniz zaman başlatabileceğiniz bir toplantıdır. WebEx Ayarları iletişim kutusunun Toplantıyı Şimdi Başlat Ayarları sekmesinde anlık toplantılar için seçenekleri belirtebilirsiniz. Toplantı Planla: Bu düğme seçildiğinde, WebEx toplantısı, Kişisel Toplantı Odası toplantısı veya Kişisel Konferans toplantısı eklemeye yönelik Outlook WebEx entegrasyonu seçeneklerini içeren Outlook Randevusu penceresi açılır. Kişisel Toplantı Odası Toplantısı seçilirse Kişisel Toplantı Odası toplantı bilgileriniz Outlook davetine eklenir. My WebEx'te seçim yaparak Planlama Seçenekleri'nde planlanan toplantılar için seçenekleri belirtebilirsiniz. Ayrıntılar için bkz. WebEx Hızlı Erişim Araçları Seçenekleri'ni Ayarlama, sayfa 26. Not Outlook'taki Toplantı penceresi, WebEx entegrasyonu seçeneklerini de içerir. Toplantı Planla Menüsü: Outlook'ta WebEx araç çubuğundan Toplantı Planla menüsünün seçilmesi aşağıdaki seçenekleri sağlar: My WebEx: WebEx sitenizde hesap bilgilerinizi ve planlanan toplantılarınızı yönetebileceğiniz My WebEx'e erişmenizi sağlar. My WebEx hakkındaki ayrıntılar için sitenizdeki çevrimiçi Yardıma bakın. Hesap Ayarları: WebEx Ayarları iletişim kutusunun Hesap sekmesini açar ve WebEx kullanıcı hesabı bilgilerinizi (yani WebEx sitenizin URL'si, kullanıcı adınız ve parolanız) belirtmenizi sağlar. WebEx Ayarları iletişim kutusunda, anlık toplantılara yönelik seçenekler gibi diğer seçenekleri de belirtebilirsiniz. 2

7 Windows için WebEx Outlook Entegrasyonu Outlook Entegrasyonu Seçenekleri Toplantı Şablonları: WebEx sitenizde siz veya site yöneticiniz tarafından kaydedilen şablonları görüntülemenizi sağlar. Şablonlar toplantı ayarlarını içerir. İhtiyaçlarınızı karşılayan şablonu seçebilirsiniz. Toplantı şablonları, yalnızca site yönetim ayarları toplantı sahiplerinin Outlook şablonlarını kullanmasına izin veriyorsa kullanılabilir. Planlama İzni Ayarla: Sizin adınıza toplantı planlayacak veya düzenleyecek bir temsilci atayabileceğiniz My WebEx Profili sayfasını açar. Ayrıntılar için Sizin için toplantılar planlayacak temsilci atama konusuna bakın. Yardım: Outlook WebEx entegrasyonunu kullanarak talimatları aramanızı sağlar. Hakkında: Sürüm numarasını ve WebEx Outlook entegrasyonu hakkındaki lisans ve patent bilgilerini görüntülemenizi sağlar. Güncellemeyi Kontrol Et: Hızlı Erişim Araçları'nın en son sürümünü kullanıp kullanmadığınızı veya güncellenmiş bir sürümü indirip indiremeyeceğinizi kontrol eder. 3

8 Outlook Entegrasyonu Seçenekleri Windows için WebEx Outlook Entegrasyonu 4

9 BÖLÜM 2 Bir Toplantı Planlama Bir Toplantı Planlamaya Genel Bakış, sayfa 5 Toplantıyı Ayarlama ve Katılımcıları Davet Etme, sayfa 5 WebEx Toplantısı Planlama, sayfa 6 Kişisel Toplantı Odası Toplantısı Planlama, sayfa 7 Kişisel Konferans Toplantısı Planlama, sayfa 8 Katılımcıları Davet Etme, sayfa 9 Toplantı için Tekrarlama Şablonu Belirtme, sayfa 9 Sizin için Toplantılar Planlayacak Temsilci Atama, sayfa 12 Bir Toplantı Planlamaya Genel Bakış Outlook WebEx entegrasyonunu kullanarak çevrimiçi bir toplantı planlamak ve toplantı davetiyeleri göndermek için aşağıdakilere dikkat edin: Outlook WebEx entegrasyonu toplantı planlamak için temel seçenekler sağlar. WebEx sitenizde görünen bazı seçenekler Outlook WebEx entegrasyonunda kullanılamayabilir. Outlook WebEx entegrasyonu, Microsoft Outlook'ta kullanılabilen tüm tekrarlama seçeneklerini desteklemez. Ayrıntılar için bkz. Toplantı için Tekrarlama Şablonu Belirtme, sayfa 9. Microsoft Outlook'tan gönderdiğiniz tüm toplantı davetlerinde, toplantının başlangıç saati WebEx hizmetinizin site tercihlerinde değil, bilgisayarınızda ayarlı olan saat diliminde görünür. WebEx sitenizde, tüm toplantı saatleri bilgisayarınızda ayarlanan saat dilimi ne olursa olsun site tercihlerinizde ayarladığınız saat diliminde görünür. Toplantıyı Ayarlama ve Katılımcıları Davet Etme Outlook WebEx entegrasyonunu kullanarak toplantı ayarlamak için bkz. WebEx Toplantısı Planlama, sayfa 6. 5

10 WebEx Toplantısı Planlama Bir Toplantı Planlama Outlook WebEx entegrasyonunu kullanarak Kişisel Konferans toplantısı ayarlamak için bkz. Kişisel Konferans Toplantısı Planlama, sayfa 8. Katılımcıları planlanan bir toplantıya davet etmek için bkz. Katılımcıları Davet Etme, sayfa 9. Tekrarlanan bir toplantı belirtmek için bkz. Toplantı için Tekrarlama Şablonu Belirtme, sayfa 9. WebEx Toplantısı Planlama Outlook WebEx entegrasyonunu kullanarak çevrimiçi bir toplantı ayarlamak için Outlook'ta yeni bir Toplantı İsteği veya Randevu penceresi açın ve ardından toplantının bilgilerini ve ayarlarını belirtin. Microsoft Outlook'ta aşağıdakilerden birini yapın: WebEx araç çubuğunda Toplantı Planla'yı seçin. Dosya menüsünde, Yeni > Toplantı İsteği veya Yeni > Randevu'yu seçin. WebEx Toplantısı Ekle düğmesi ile birlikte bir planlama penceresi görünür. Not WebEx siteniz İşbirliği Toplantı Odaları (CMR) Bulutu'nu destekliyorsa, bir WebEx toplantısı planladığınızda bu bir CMR toplantısı da olur ve davetlilerin görüntülü konferans sistemlerinden ve uygulamalarından katılmasına izin verme bilgilerini içerir. Genel toplantı bilgilerini belirtmek için aşağıdakileri yapın: Konu kutusunda toplantı için bir konu yazın. Başlangıç saati ve Bitiş saati listelerinde, toplantı için başlangıç ve bitiş saatlerini belirtin. (İsteğe bağlı) Toplantınız için bir tekrarlama şablonu belirtmek isterseniz, Tekrarlama'yı seçin ve ardından tekrarlama seçeneklerini belirleyin. Ayrıntılar için bkz. Toplantı için Tekrarlama Şablonu Belirtme, sayfa 9. (İsteğe bağlı) Oda Ekle'yi seçerek Kullanıcıların TelePresence cihazından katılmasına izin vermek için oda kaynağı olarak TelePresence odası planlayın. Not WebEx siteniz ve hesabınız CMR Bulut için etkinse oda kaynağı olarak TelePresence odasını eklediğinizde, davetliler doğrudan TelePresence cihazından Toplantıya Katıl'ı seçebilir. (İsteğe bağlı) Toplantı bildirimi gibi Microsoft Outlook'un sağladığı diğer seçenekleri belirtin. Adım 3 Adım 4 Adım 5 Adım 6 Toplantı ayarlarını belirtmek için WebEx Toplantısı Ekle'yi seçin. WebEx Ayarları iletişim kutusunda, WebEx toplantısı için Toplantı türü'nü veya MeetingPlace Kişisel Konferans toplantısı için MeetingPlace Kişisel Konferansı'nı seçin. Not Cisco Unified MeetingPlace hesabınız varsa, WebEx hizmet türü seçebilir ve ardından Konferans türü seçeneği için Cisco Unified MeetingPlaceAudio Konferansı'nı seçebilirsiniz. Toplantı parolası girin veya sistem tarafından oluşturulan toplantı parolasını kabul edin. (İsteğe bağlı) Kaynaklar'ı seçin ve ardından Alternatif toplantı sahibi listesinde alternatif toplantı sahipleri olarak görevlendirmek istediğiniz davetlilerin adlarını girin. 6

11 Bir Toplantı Planlama Kişisel Toplantı Odası Toplantısı Planlama Not Alternatif toplantı sahibi, toplantı sahibi henüz katılmadıysa toplantıyı başlatabilir, yönetebilir ve kaydedebilir. Alternatif toplantı sahibinin WebEx sitenizde bir kullanıcı hesabı olmalıdır. Birden fazla alternatif toplantı sahibi belirtirseniz, toplantının kontrolü toplantıya katılacak ilk alternatif toplantı sahibinde olur. Alternatif toplantı sahibi, toplantıya davet ettiğiniz kişilerden biri olmalı ve WebEx sitenizde bir kullanıcı hesabına sahip olmalıdır. Birden fazla alternatif toplantı sahibi belirtirseniz, toplantının kontrolü toplantıya katılacak ilk alternatif toplantı sahibinde olur. Alternatif toplantı sahibi toplantıyı kaydedebilse de, orijinal toplantı sahibi kayda sahip olmaya devam eder ve kayıt hazır olduğunda bildirim alır. Adım 7 Adım 8 Daha fazla toplantı ayarı belirtin ve Tamam'ı seçin. Ayrıntılar için bkz. WebEx Hızlı Erişim Araçları Seçenekleri'ni Ayarlama, sayfa 26. Not Cisco Unified MeetingPlaceAudio Konferansı ile bir toplantı planlarsanız hem Katılımcılar toplantıya başlangıç saatinden X dakika önce katılabilir hem de Katılımcılar başlangıç saatinden önce telekonferansa da katılabilir seçeneğini kapattıysanız, birisi önce WebEx sitesinden toplantıyı başlatmadan katılımcılar mobil cihazdan toplantıya katılamaz. Duruma uygun olarak, şunlardan birini yapın: Katılımcılara toplantı daveti gönderin. Ayrıntılar için bkz. Katılımcıları Davet Etme, sayfa 9. Kaydet ve Kapat'ı seçin ve katılımcıları planlanan toplantıya daha sonra davet edin. Outlook WebEx entegrasyonu WebEx sitenizle iletişim kurar ve planlanan toplantıyı Outlook takviminize, WebEx sitenizdeki My WebEx Toplantıları sayfasında bulunan toplantılar listesine ve hesabınızda varsa Kişisel Toplantı Odası sayfanıza ekler. Kişisel Toplantı Odası Toplantısı Planlama Kişisel Toplantı Odası toplantısı planladığınızda, toplantı Kişisel Toplantı Odanızda gerçekleşir ve toplantıya katılma bağlantısı Kişisel Toplantı Odası URL'niz olur. Outlook WebEx entegrasyonunu kullanarak Kişisel Toplantı Odası toplantısı planlamak için Outlook'ta yeni bir Toplantı İsteği veya Randevu penceresi açın ve ardından toplantının bilgilerini ve ayarlarını belirtin. Microsoft Outlook'un Dosya menüsünde, Yeni > Toplantı İsteği veya Yeni > Randevu'yu seçin. WebEx araç çubuğunda WebEx Toplantısı Ekle düğmesiyle birlikte bir planlama penceresi görünür. Kişisel Toplantı Odası toplantı ayarlarını eklemek için WebEx Toplantısı Ekle menüsünü ve ardından Kişisel Toplantı Odası Ekle'yi seçin. Not WebEx siteniz İşbirliği Toplantı Odaları (CMR) Bulutu'nu destekliyorsa, bir Kişisel Toplantı Odası toplantısı planladığınızda bu bir CMR toplantısı da olur ve davetlilerin görüntülü konferans sistemlerinden ve uygulamalarından katılmasına izin verme bilgilerini içerir. 7

12 Kişisel Konferans Toplantısı Planlama Bir Toplantı Planlama Adım 3 Adım 4 Genel toplantı bilgilerini belirtmek için aşağıdakileri yapın: a) Konu kutusunda toplantı için bir konu yazın. b) Başlangıç saati ve Bitiş saati listelerinde, toplantı için başlangıç ve bitiş saatlerini belirtin. c) (İsteğe bağlı) Toplantınız için bir tekrarlama şablonu belirtmek isterseniz, Tekrarlama'yı seçin ve ardından tekrarlama seçeneklerini belirleyin. Ayrıntılar için bkz. Toplantı için Tekrarlama Şablonu Belirtme, sayfa 9. d) (İsteğe bağlı) Oda Ekle'yi seçerek Kullanıcıların TelePresence cihazından katılmasına izin vermek için oda kaynağı olarak TelePresence odası planlayın. Not WebEx siteniz ve hesabınız CMR Bulut için etkinse oda kaynağı olarak TelePresence odasını eklediğinizde, davetliler doğrudan TelePresence cihazından Toplantıya Katıl'ı seçebilir. e) (İsteğe bağlı) Toplantı bildirimi gibi Microsoft Outlook'un sağladığı diğer seçenekleri belirtin. Davetiyeyi gönderin. Kişisel Konferans Toplantısı Planlama Outlook WebEx entegrasyonunu kullanarak Kişisel Konferans toplantısı ayarlamak için Outlook'ta yeni bir Toplantı İsteği veya Randevu penceresi açın ve ardından toplantının bilgilerini ve ayarlarını belirtin. Microsoft Outlook'ta aşağıdakilerden birini yapın: WebEx araç çubuğunda Toplantı Planla'yı seçin. Dosya menüsünde, Yeni > Toplantı İsteği veya Yeni > Randevu'yu seçin. WebEx araç çubuğunda Kişisel Konferans Toplantısı Ekle düğmesiyle birlikte bir planlama penceresi görünür. Genel toplantı bilgilerini belirtmek için aşağıdakileri yapın: Konu kutusunda toplantı için bir konu yazın. Başlangıç saati ve Bitiş saati listelerinde, toplantı için başlangıç ve bitiş saatlerini belirtin. (İsteğe bağlı) Toplantınız için bir tekrarlama şablonu belirtmek isterseniz, Tekrarlama'yı seçin ve ardından tekrarlama seçeneklerini belirleyin. Ayrıntılar için bkz. Toplantı için Tekrarlama Şablonu Belirtme, sayfa 9. (İsteğe bağlı) Toplantı bildirimi gibi Microsoft Outlook'un sağladığı diğer seçenekleri belirtin. Adım 3 Adım 4 Adım 5 Kişisel Konferans toplantı ayarlarını belirtmek için Kişisel Konferans Toplantısı Ekle'yi seçin. WebEx Ayarları iletişim kutusunun Hesap sekmesi görünürse, gerekli bilgileri yazın ve Tamam'ı seçin. WebEx Ayarları iletişim kutusu görünür. Başka bir toplantı sahibi için toplantı planlıyorsanız, "[Toplantı sahibi] için planlama yapıyorsunuz" yazan bir mesaj WebEx Ayarları iletişim kutusunda bunu belirtir. WebEx toplantı ayarlarını belirtin ve Tamam'ı seçin. 8

13 Bir Toplantı Planlama Katılımcıları Davet Etme Ayrıntılar için bkz. WebEx Hızlı Erişim Araçları Seçenekleri'ni Ayarlama, sayfa 26. Adım 6 Duruma uygun olarak, şunlardan birini yapın: Katılımcılara toplantı daveti gönderin. Ayrıntılar için bkz. Katılımcıları Davet Etme, sayfa 9. Kaydet ve Kapat'ı seçin ve katılımcıları planlanan toplantıya daha sonra davet edin. Outlook WebEx entegrasyonu WebEx sitenizle iletişim kurar ve planlanan toplantıyı şuraya ekler: Outlook takviminiz WebEx sitenizdeki My WebEx Toplantıları sayfasında bulunan toplantıların listesi Hesabınızda varsa Kişisel Toplantı Odası sayfanız Katılımcıları Davet Etme Toplantı planlamak için Outlook WebEx entegrasyonunu kullanırken, Microsoft Outlook kişi listelerinizden herhangi birinde adlarını veya e-posta adreslerini seçerek insanları davet edebilirsiniz. Örneğin, kuruluşunuz Genel Adres Listesi tutuyorsa, katılımcıları bu listede adlarını seçerek davet edebilirsiniz. Outlook kişi listesinde olmayan katılımcıları da e-posta adreslerini girerek davet edebilirsiniz. Bir katılımcıyı planlanan bir toplantıya çağırdıktan sonra, bu katılımcı davet e-postası iletisi alır. E-posta iletisi, parolayla birlikte toplantı hakkındaki bilgileri ve katılımcının toplantıya katılmak için seçebileceği bir bağlantıyı içerir. Adım 3 Outlook WebEx entegrasyonunu kullanarak bir toplantı planladıysanız, Outlook takviminizde toplantı öğesini açın. Randevu penceresi açtıysanız, Katılımcıları Davet Et'i seçerek katılımcıların adlarını veya e-posta adreslerini girebileceğiniz Alıcı kutusunu görüntüleyin. Alıcı kutusunu kaldırmak için Daveti İptal Et'i seçin. Katılımcıların adlarını veya e-posta adreslerini Kime kutusuna girin ve Gönder'i tıklayın. Toplantı için Tekrarlama Şablonu Belirtme Microsoft Outlook tekrarlama seçeneklerini kullanarak, çevrimiçi toplantınız için tekrarlama şablonu belirtebilirsiniz. Örneğin, bir toplantının belirli bir tarihe kadar her Çarşamba saat 14:00'te tekrarlanmasını belirtebilirsiniz. Outlook WebEx entegrasyonu, tekrarlama şablonunda belirttiğiniz her gün için toplantıyı planlar. Outlook WebEx Entegrasyonu ile kullanabileceğiniz tekrarlama seçenekleri, WebEx sitenizde kullanılabilen seçeneklerle sınırlıdır. 9

14 WebEx Outlook Entegrasyonu'nda Tekrarlama Şablonu Desteği Bir Toplantı Planlama Toplantı için Toplantı veya Randevu penceresinde, Tekrarlama'yı seçin. İletişim kutusunda seçenekleri belirtin ve ardından Tamam'ı seçin. WebEx Outlook Entegrasyonu'nda Tekrarlama Şablonu Desteği Aşağıdaki tabloda, Outlook tekrarlama şablonlarının WebEx'te nasıl yönetildiği gösterilmektedir: WebEx Toplantıları Tür Günlük Haftalık Aylık Outlook Seçeneği [X] günde bir Her hafta içi günü [X] haftada bir şu gün: [Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] [y] ayda bir [X]. gün Her ayın [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] günü [Birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] hafta içi veya hafta sonu günü WebEx Toplantı Seçeneğine dönüştürülen [X] günde bir Her hafta içi günü Event Center olayları ve Training Center eğitim oturumları için: Her hafta şu günde: [Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] X'in 1'den büyük olduğu X haftada bir tekrarlanan bir toplantı planlarsanız, Microsoft Outlook'ta toplantı belirttiğiniz gibi planlanır, ancak WebEx sitenizde haftalık toplantı olarak görünür. Hafta başlangıcı, her zaman varsayılan değer olan Pazar'ı gösterir. Özelleştirme desteklenmez, bu nedenle hafta başlangıcını farklı bir günle değiştirirseniz, hafta başlangıcı WebEx sitesiyle senkronize edilmez. [y] ayda bir [X]. gün Desteklenmiyor Desteklenmiyor [x] ayda bir [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] [x] ayda bir [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] 10

15 Bir Toplantı Planlama WebEx Outlook Entegrasyonu'nda Tekrarlama Şablonu Desteği Tür Yıllık Bitiş tarihi Outlook Seçeneği [Ocak...Aralık] [1,...31], n (n> 1) yılda bir [Ocak...Aralık] ayının [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] [günü, hafta içi günü, hafta sonu günü] n(n>1) yılda bir [Ocak...Aralık] ayının [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] günü Bitiş tarihi yok. [X] örnekten sonra bitir. [Tarih girişi] tarihine kadar bitir WebEx Toplantı Seçeneğine dönüştürülen [Ocak...Aralık] [1,...31], n (n> 1) yılda bir Desteklenmiyor. n(n>1) yılda bir [Ocak...Aralık] ayının [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] günü Bitiş tarihi yok. [X] örnekten sonra bitir. [Tarih girişi] tarihine kadar bitir WebEx Kişisel Konferans Toplantıları Tür Günlük Haftalık Aylık Outlook Seçeneği [X] günde bir Her hafta içi günü [X] haftada bir şu gün: [Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] [y] ayda bir [X]. gün Her ayın [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] günü [Birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] hafta içi veya hafta sonu günü [x] ayda bir [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] WebEx Kişisel Konferans Toplantısı Seçeneğine dönüştürülen Her gün Her hafta içi günü [X] haftada bir şu gün: [Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] Her ayın [X]. günü. Her ayın [1,2,3,4,31]. günü. Desteklenmiyor. [x] ayda bir [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] 11

16 Sizin için Toplantılar Planlayacak Temsilci Atama Bir Toplantı Planlama Tür Yıllık Bitiş tarihi Outlook Seçeneği Her [1,...31] [Ocak...Aralık] [Ocak...Aralık] ayının [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] [günü, hafta içi günü, hafta sonu günü] [Ocak...Aralık] ayının [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] günü Bitiş tarihi yok. [x] örnekten sonra bitir. [Tarih girişi] tarihine kadar bitir WebEx Kişisel Konferans Toplantısı Seçeneğine dönüştürülen Desteklenmiyor. Desteklenmiyor. Desteklenmiyor. Zaman dilimi bir yıldan uzunsa, bir yıla dönüştürülür. Zaman dilimi bir yıldan uzunsa, bir yıla dönüştürülür. Zaman dilimi bir yıldan uzunsa, bir yıla dönüştürülür. Sizin için Toplantılar Planlayacak Temsilci Atama Bu Outlook WebEx entegrasyonu, sizin adınıza toplantı planlayacak veya düzenleyecek bir temsilci atamanızı sağlar. Örneğin, düzenli olarak WebEx toplantılarına sahiplik yapmanız gerekiyorsa, yardımcınıza sizin için toplantılar planlama izni verebilirsiniz. İzin aldıktan sonra, temsilciniz sizin için toplantıları planlayabilir, düzenleyebilir, iptal edebilir ve başlatabilir. WebEx sitenizde, temsilciye planlama izni verin. Microsoft Outlook'ta, takviminizi temsilciyle paylaşın. Önemli İstediğiniz zaman temsilcinizin planlama iznini iptal edebilirsiniz. WebEx Sitenizde Temsilci Atama Temsilci atamak için onlara WebEx sitenizde My WebEx > Tercihlerim sayfasında planlama izni verirsiniz. Sayfaya doğrudan Microsoft Outlook'tan gidebilirsiniz. WebEx sitenizde planlama izni vermenin yanı sıra, takviminizi Microsoft Outlook'ta temsilciyle paylaşabilirsiniz. Ayrıntılar için bkz. Microsoft Outlook'ta Temsilci Atama, sayfa

17 Bir Toplantı Planlama Microsoft Outlook'ta Temsilci Atama Önemli WebEx sitenizde temsilci atama seçeneğini görmezseniz, site yöneticinizin bu özelliği açtığından emin olun. Temsilcinizin, WebEx sitenizde WebEx toplantı sahibi hesabı da olmalıdır. Sizin ve WebEx sitenizdeki temsilci hesaplarının e-posta adresleri, Microsoft Outlook'taki e-posta adresleriyle eşleşmelidir. Adım 3 Adım 4 Adım 5 Adım 6 Microsoft Outlook'taki WebEx araç çubuğunda, Toplantı Planla'yı seçin. Görünen menüde Planlama İzni Ayarla'yı seçin. My WebEx > Tercihler sayfası görünür. Planlama Seçenekleri kategorisini genişletin. Planlama izni altında Toplantı sahibi seçin öğesini seçin. Toplantı Sahipleri Seçin penceresinde, temsilcinin e-posta adresini ve ardından Ekle > Tamam'ı seçin. Kaydet'i seçin. Microsoft Outlook'ta Temsilci Atama Bir temsilci atamak için takviminizi Microsoft Outlook'ta temsilciyle paylaşırsınız. Microsoft Outlook'ta takviminizi paylaşmanın yanı sıra, WebEx sitenizde planlama izni de verin. Ayrıntılar için bkz. WebEx Sitenizde Temsilci Atama, sayfa 12. Önemli Paylaştığınız takvimin Microsoft Outlook'ta kişisel klasörünüzde yer almadığından emin olun. Temsilciniz, takviminize yalnızca genel bir klasörde yer alıyorsa erişebilir. Atamak istediğiniz temsilcinin adı, Microsoft Outlook'unuzda Genel Adres Listesinde olmalıdır. Adım 3 Adım 4 Adım 5 Adım 6 Dosya menüsünde Hesap Ayarları'nı seçin. Hesap Ayarları menüsünde Temsilci Erişimi'ni seçin. Temsilciler iletişim kutusunda Ekle'yi seçin. Temsilcinin adını ve ardından Tamam'ı seçin. Temsilci İzinleri iletişim kutusunda, Takvim'deki Düzenleyici'yi ve ardından Tamam'ı seçin. Temsilciler iletişim kutusunu kapatmak için Tamam'ı seçin. 13

18 Microsoft Outlook'ta Temsilci Atama Bir Toplantı Planlama 14

19 BÖLÜM 3 Başka bir Toplantı Sahibi için Planlama Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Planlamaya Genel Bakış, sayfa 15 Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı veya Randevu Planlama, sayfa 15 Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Başlatma, sayfa 16 Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Planlamaya Genel Bakış Başka bir toplantı sahibi size izin verirse onun adına bir toplantı planlayabilirsiniz. Örneğin, düzenli olarak WebEx toplantıları düzenlemesi gereken bir müdürün yönetici asistanıysanız, müdür sizi onun adına toplantı planlamanız için atayabilir. Başka bir toplantı sahibi tarafından verilen planlama izniyle, bu toplantı sahibi için toplantılarını planlayabilir, düzenleyebilir ve iptal edebilirsiniz. Başka bir toplantı sahibi için toplantı planlamadan önce, toplantı sahibi hesabınızın olduğundan ve bilgisayarınızda WebEx Hızlı Erişim Araçları'nın yüklü olduğundan emin olun. Gerçek toplantı sahibinin WebEx sitesinde size planlama izni vermesi, Microsoft Outlook'ta sizi temsilci olarak seçmesi ve takvimini sizinle paylaşması gerekir. Not Başka bir toplantı sahibinin adına toplantı planladıktan sonra, gerekirse bu toplantı sahibi için de toplantıyı başlatabilirsiniz. Ayrıntılar için bkz. Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Başlatma, sayfa 16. Asıl toplantı sahibi, istediği zaman size verdiği planlama iznini iptal edebilir. Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı veya Randevu Planlama Başka bir toplantı sahibi için toplantı veya randevu planlamak isterseniz, önce toplantı sahibinin sizinle daha önce paylaştığı Outlook takvimini açın. 15

20 Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Başlatma Başka bir Toplantı Sahibi için Planlama Adım 3 Aşağıdakileri yaparak Outlook'ta diğer toplantı sahibinin takvimini açın: a) Microsoft Outlook'ta Dosya menüsünde, Aç > Diğer Kullanıcının Klasörü'nü seçin. Diğer Kullanıcının Klasörünü Aç iletişim kutusu görünür. b) Asıl toplantı sahibinin adını yazın veya asıl toplantı sahibinin adını seçmek için Ad'ı seçin. c) Klasör türü listesinde Takvim'i seçin ve ardından Tamam'ı seçin. Not Outlook'ta görünümlerinizi nasıl özelleştirdiğinize bağlı olarak, başka bir kişinin takvimini açmanın birden fazla yolu vardır. Ayrıntılar için Microsoft Outlook Yardımı'na bakın. Paylaşılan takvim görünür. Yan yana birden fazla takvimi görüntülüyorsanız, burayı bir kez seçerek asıl toplantı sahibinin takvimini seçtiğinizden emin olun. Outlook'ta yeni bir Toplantı Sahibi veya Randevu penceresi açın ve ardından toplantı için bilgileri ve ayarları belirtin. Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Başlatma Başka bir toplantı sahibi için toplantı planladığınızda, asıl toplantı sahibi Outlook'una bir onay e-posta iletisi alır. Başlamadan Önce Asıl toplantı sahibinin, toplantı sahibi takvimini paylaşmaya devam ettiğinden emin olun. Adım 3 Aşağıdakileri yaparak Outlook'ta diğer toplantı sahibinin takvimini açın: a) Microsoft Outlook'ta Dosya menüsünde, Aç > Diğer Kullanıcının Klasörü'nü seçin. Diğer Kullanıcının Klasörünü Aç iletişim kutusu görünür. b) Asıl toplantı sahibinin adını yazın veya asıl toplantı sahibinin adını seçmek için Ad'ı seçin. c) Klasör türü listesinde Takvim'i seçin ve ardından Tamam'ı seçin. Not Outlook'ta görünümlerinizi nasıl özelleştirdiğinize bağlı olarak, başka bir kişinin takvimini açmanın birden fazla yolu vardır. Ayrıntılar için Microsoft Outlook Yardımı'na bakın. Paylaşılan takvim görünür. Başka bir toplantı sahibinin takviminde toplantıyı çift tıklayın. Onay e-posta iletisi görünür. Toplantıyı başlatmak için e-posta iletisindeki talimatları uygulayın ve WebEx sitesinde kendi WebEx toplantı sahibi hesabınızda oturum açtığınızdan emin olun. 16

21 BÖLÜM 4 Planlanan Toplantıları Düzenleme ve İptal Etme Planlanan Toplantıyı Düzenleme, sayfa 17 Planlanan Toplantıyı İptal Etme, sayfa 18 Planlanan Toplantıyı Düzenleme WebEx Outlook Entegrasyonu'nu kullanarak bir toplantı planladıktan sonra, bunu Outlook'u kullanarak istediğiniz zaman düzenleyebilirsiniz. Örneğin, başlangıç saatini değiştirebilir, yeni bir parola belirtebilir ve bir telekonferans seçeneğini belirleyebilirsiniz. Planlanan bir toplantı düzenlendikten sonra, Outlook Entegrasyonu toplantıya davet ettiğiniz tüm katılımcılara güncellenmiş bir toplantı daveti gönderir ve WebEx sitenizde toplantı bilgilerini günceller. Not WebEx sitenizi kullanarak WebEx toplantısını iptal ederseniz, değişiklikleriniz Microsoft Outlook'ta gösterilmez. Örneğin, sitenizi kullanarak toplantıyı iptal ederseniz, toplantı Outlook takviminizde iptal edilmez. Bu nedenle, toplantıyı iptal etmek için yalnızca Outlook'u kullanmanızı öneririz. WebEx sitenizi kullanarak Outlook kullanılarak planlanmış bir toplantıyı düzenleyemezsiniz. Microsoft Outlook'u kullanarak tekrarlanan WebEx toplantısının tek bir örneğini yeniden planlar veya iptal ederseniz, değişiklikler WebEx sitenizde de gösterilir. Microsoft Outlook takviminizde, planlanan toplantı için öğeyi açın. Araç çubuğunda veya Randevu sekmesinde toplantı bilgilerini düzenleyin veya seçenekleri değiştirin. Örneğin: WebEx toplantı ayarlarını değiştirmek için Ayarları Değiştir'i seçin. Daha önce ayarlanan WebEx toplantı ayarlarını kaldırmak için WebEx Toplantısını İptal Et'i seçin. Tekrarlama şablonunu eklemek veya değiştirmek için Tekrarlama'yı seçin. 17

22 Planlanan Toplantıyı İptal Etme Planlanan Toplantıları Düzenleme ve İptal Etme Toplantı daveti e-posta iletisinde metni düzenlemek isterseniz, bunu Randevu sekmesinde yapın. Adım 3 Duruma uygun olarak, şunlardan birini yapın: Davet edilen katılımcılara güncellenen toplantı davetini göndermek ve güncellenen toplantıyı Outlook takviminizde kaydetmek için Güncelleme Gönder'i seçin. Güncellenen toplantıyı Outlook takviminizde kaydetmek için Kaydet ve Kapat'ı seçin. Outlook Entegrasyonu, WebEx hizmeti web sitenizle bağlantı kurar ve sitede toplantıyı günceller. Planlanan Toplantıyı İptal Etme Outlook entegrasyonunu kullanarak bir toplantı planlarsanız, toplantıyı Outlook'ta iptal edebilirsiniz. Outlook'ta bir toplantıyı iptal ettikten sonra, Outlook entegrasyonu WebEx sitenizle iletişim kurar ve toplantıyı WebEx sitenizden siler. Not WebEx sitenizi kullanarak yalnızca WebEx toplantısını iptal ederseniz, değişiklikler Outlook'a yansıtılmaz. Örneğin, sitenizi kullanarak toplantıyı iptal ederseniz, Outlook takviminiz toplantıyı göstermeye devam eder. Bu nedenle, yalnızca WebEx toplantısını başlangıçta Outlook ile planladıysanız, bu toplantıyı iptal etmek veya düzenlemek için yalnızca Outlook'u kullanmanız gerekir. Adım 3 Adım 4 Toplantı öğesini Outlook takviminizden açın. Toplantıyı İptal Et'i seçin. Onay mesajında Evet'i seçin. İptal Gönder'i seçin. 18

23 BÖLÜM 5 Bir Toplantı Başlatma Microsoft Outlook'tan Planlanan Toplantı Başlatma, sayfa 19 Outlook'ta WebEx Menüsünden Planlanan Toplantı Başlatma, sayfa 19 WebEx Sitenizden Toplantı Başlatma, sayfa 20 Outlook'ta WebEx Menüsünden Anlık veya Kişisel Toplantı Başlatma, sayfa 20 Outlook'tan Kişisel Konferans Toplantısı Başlatma, sayfa 20 Microsoft Outlook'tan Planlanan Toplantı Başlatma Microsoft Outlook takviminizde, toplantı öğesini açın. Toplantıyı başlatma bağlantısını seçin. Toplantı öğenizde görünen bağlantı, yalnızca toplantı sahipleri içindir. Katılımcıların davetlerinde görünen bağlantı, katılımcıların toplantıya katılmak için seçebileceği farklı bir bağlantıdır. Daha fazla bilgi için bkz. Toplantı E-posta Davetinden Toplantıya Katılma, sayfa 21. Outlook'ta WebEx Menüsünden Planlanan Toplantı Başlatma Microsoft Outlook'ta WebEx araç çubuğundan, Toplantı Planla'yı ve Planlanan Toplantıyı Başlat'ı seçin. Planlanan Toplantı Başlat iletişim kutusu görünür ve daha önce planladığınız toplantıların listesini görüntüler. Başlatmak istediğiniz toplantıyı seçin. Adım 3 Başlat'ı seçin. 19

24 WebEx Sitenizden Toplantı Başlatma Bir Toplantı Başlatma Toplantınız başlar ve Toplantı Yöneticisi penceresi açılır. WebEx Sitenizden Toplantı Başlatma Adım 3 Adım 4 Microsoft Outlook'ta WebEx'i seçin. Planlanan Toplantı menüsünde, My WebEx'i seçin. Henüz oturum açmadıysanız WebEx sitenizde oturum açmanız istenebilir. My WebEx Toplantıları sayfası görünür. Sayfanın en üstündeki listede Sahiplik yaptığınız toplantılar'ın seçili olduğundan emin olun. Başlatmak istediğiniz toplantının yanında Başlat'ı seçin. Outlook'ta WebEx Menüsünden Anlık veya Kişisel Toplantı Başlatma Anlık veya Kişisel Toplantı başlatmak için Microsoft Outlook'ta Toplantıyı Şimdi Başlat'ı seçin. Varsayılan olarak, anlık toplantılar Kişisel Toplantı Odanızda tutulur. Anlık toplantılar için Kişisel Toplantı Odanızı kullanmak istemezseniz, Tercihlerinizin "Toplantıyı Şimdi Başlat" Ayarları bölümünde Tüm anlık toplantılarım için Kişisel Toplantı Odasını kullan seçeneğini kapatın. Outlook'tan Kişisel Konferans Toplantısı Başlatma Microsoft Outlook'ta WebEx'i seçin. Planlanan Toplantı menüsünde, Kişisel Konferans Toplantısı'nı seçin. 20

25 BÖLÜM 6 Bir Toplantıya Katılma Toplantı E-posta Davetinden Toplantıya Katılma, sayfa 21 Outlook'ta WebEx Menüsünden Toplantıya Katılma, sayfa 22 WebEx Sitesinden Toplantıya Katılma, sayfa 22 Toplantı E-posta Davetinden Toplantıya Katılma Bir toplantı için e-posta daveti aldığınızda, toplantıya aşağıdaki yollardan biriyle katılabilirsiniz: WebEx toplantısına katılma: Toplantıya katılmak için e-posta davetindeki bağlantıyı seçebilirsiniz. Bilgisayarı kullanarak davetteki bağlantıyı seçerseniz, bilgisayarınızda toplantıya katılırsınız. Mobil cihazınızda davetteki bağlantıyı seçerseniz ve Cisco WebEx Meetings mobil uygulamasını yüklediyseniz, toplantıya katılmak için mobil uygulamaya yönlendirilirsiniz. Görüntülü konferans sistemi veya uygulamasından katılma: WebEx siteniz ve hesabınız İşbirliği Toplantı Odaları (CMR) Bulutu için etkinse, e-posta daveti toplantı için video adresi içerir. Toplantıya katılmak için görüntülü konferans sisteminizden veya uygulamanızdan bu video adresini arayabilirsiniz. Ayrıca, toplantı sahibi TelePresence sisteminizi Microsoft Outlook'ta oda kaynağı olarak planladıysa, toplantıya doğrudan bu sistemden katılmak için TelePresence sisteminde Toplantıya Katıl'ı seçebilirsiniz. Telefonla katılma: Toplantıya çevrimiçi olarak katılmıyorsanız ve yalnızca telefonunuzdan katılıyorsanız, toplantıyı aramak için toplantı davetindeki numaraları çevirebilirsiniz. Kişisel Konferans toplantısına veya Yalnızca Ses toplantısına da bu şekilde katılabilirsiniz. Toplantı daveti; toplantı numarası veya erişim kodu, toplantı parolası ve video sisteminden veya telefondan katılıyorsanız sayısal toplantı parolası gibi toplantıya katılmak için ihtiyacınız olabilecek diğer bilgileri içerir. Toplantı sahibi sizseniz ve toplantı sahibi anahtarına ve toplantı sahibi erişim koduna ihtiyacınız varsa, e-posta davetinin altında sağlanan bağlantıyı seçin. 21

26 Outlook'ta WebEx Menüsünden Toplantıya Katılma Bir Toplantıya Katılma Outlook'ta WebEx Menüsünden Toplantıya Katılma Adım 3 Adım 4 Adım 5 Adım 6 Microsoft Outlook'ta WebEx'i seçin. Planlanan Toplantı menüsünde, Toplantıya Katıl'ı seçin. Toplantıya Katıl iletişim kutusu açılır ve o gün için davetli olduğunuz toplantıların listesini gösterir. (İsteğe bağlı) O tarih için toplantıları göstermek üzere farklı bir tarih seçin ya da o tarih veya ay için toplantıları göstermek üzere Haftalık veya Aylık'ı seçin. (İsteğe bağlı) Davetli olduğunuz tüm toplantıları görüntülemek isterseniz, Tüm Toplantılar'ı seçerek WebEx hizmet sitenizdeki toplantıların tam listesini görüntüleyin. Toplantı listesinin altındaki kutuya e-posta adresinizi, cep telefonu numaranızı veya toplantı numaranızı girin. Katıl'ı seçin. WebEx Sitesinden Toplantıya Katılma Başlamadan Önce Toplantıya katılmak için aşağıdaki bilgilere ihtiyacınız olabilir: Toplantı parolası Kayıt kimliği: Yalnızca Event Center hizmeti için. Etkinlik sahibi katılımcılardan etkinliğe katılım için kayıt kimliklerini sağlamalarını istiyorsanız, katılımcılar kayıt onayı e-posta iletilerine benzersiz bir kimlik alır. Toplantı numarası: Katılımcılar listede olmayan, yani WebEx sitenizdeki takvimde görüntülenmeyen bir toplantıya katılmak için bunu sağlamalıdır. Adım 3 Adım 4 Microsoft Outlook'ta WebEx'i seçin. Planlanan Toplantı menüsünde, My WebEx'i seçin. Henüz oturum açmadıysanız WebEx hizmet sitenizde oturum açmanız istenebilir. My WebEx Toplantıları sayfası görünür. Davetli olduğunuz toplantılar'ın sayfanın en üstündeki listede seçili olduğundan emin olun. Katılmak istediğiniz toplantının yanında Katıl'ı seçin. 22

27 BÖLÜM 7 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme ve Ayarlama WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yüklemeye ve Ayarlamaya Genel Bakış, sayfa 23 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme, sayfa 24 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme, sayfa 25 WebEx Ayarları İletişim Kutusunu Açma, sayfa 25 WebEx Hızlı Erişim Araçları Seçenekleri'ni Ayarlama, sayfa 26 Hesap Sekmesi Hakkında, sayfa 26 Toplantıyı Şimdi Başlat Ayarları Sekmesi Hakkında, sayfa 27 Tercihler Sekmesi Hakkında, sayfa 28 Araçlar Sekmesi Hakkında, sayfa 28 Hızlı Erişim Araçları Sürümünü Kontrol Etme, sayfa 29 Güncellemeleri Kontrol Etme, sayfa 29 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Kaldırma, sayfa 30 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yüklemeye ve Ayarlamaya Genel Bakış WebEx Hızlı Erişim Araçları paneli, Microsoft Office, web tarayıcıları, Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes'u kullanarak anında toplantılar başlatmak veya toplantılara katılmak ya da WebEx hizmet sitenize gitmeden Microsoft Outlook veya IBM Lotus Notes'u kullanarak toplantılar planlamak için WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı yükleyebilirsiniz. WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı yükledikten sonra, WebEx hesabınız için oturum açabilir ve seçenekleri ayarlayabilir, anlık toplantılar ve planlanan toplantılar için toplantı seçeneklerini ayarlayabilir, WebEx Hızlı Erişim Araçları paneli için tercihleri ayarlayabilir ve WebEx ile hangi Hızlı Erişim Araçları'nı kullanacağınızı seçebilirsiniz. 23

28 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme ve Ayarlama İletişim kutusu şu sekmeleri içerir: Hesap Toplantıyı Şimdi Başlat Ayarları Planlanan Toplantılar Tercihler Araçlar WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme Site yöneticiniz WebEx hizmet siteniz için WebEx Hızlı Erişim Araçları seçeneklerini açmışsa, tüm WebEx Hızlı Erişim Araçları sitenize otomatik olarak yüklenir. Ayrıca, yeni sürümler çıktığında WebEx Hızlı Erişim Araçları otomatik olarak güncellenir. Yükleme işlemi kullanılabilir tüm WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı yükler; ancak, hangi uygulamaların WebEx Hızlı Erişim Araçları ile kullanılacağına ilişkin tercihlerinizi istediğiniz zaman değiştirebilir ve WebEx Ayarları iletişim kutusunda seçenekleri ayarlayarak diğer WebEx hesap ve toplantı tercihlerini değiştirebilirsiniz. Ayrıntılar için bkz. WebEx Hızlı Erişim Araçları Seçenekleri'ni Ayarlama, sayfa 26. Gerekirse, WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı manuel olarak da indirip yükleyebilirsiniz. WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı yüklemeden önce, bilgisayarınızın aşağıdaki minimum sistem gereksinimlerini karşıladığından emin olun: Bilgisayarınız için yönetici ayrıcalıklarınızın olması gerekir. Desteklenen işletim sistemleri, tarayıcılar ve diğer minimum sistem gereksinimleri için WebEx çapraz platform sürüm notlarına bakın. Intel x86 (Pentium 400-MHZ +) veya uyumlu işlemci Tarayıcıda JavaScript ve çerezlerin etkinleştirilmesi Not Hızlı Erişim Araçları'nın önceki bir sürümüne sahipseniz, yeni sürümü yüklemeden önce bu sürümü kaldırmanız gerekir. Hızlı Erişim Araçları'nın yeni sürümünü yüklemeden önce Microsoft Outlook gibi uygulamaları ve tüm tarayıcıları kapatmanız da gerekebilir. Bu uygulamalar yeniden başlatılmalıdır ve yeni arayüzü görmeden önce oturum açmanız gerekebilir. IBM Lotus Notes WebEx entegrasyonu, yalnızca site yöneticiniz site için Lotus Notes seçeneğini açmışsa WebEx Hızlı Erişim Araçları yüklemesine veya indirmesine dahil edilir. Sistem yöneticileri, sahalarındaki bilgisayarlar için toplu kurulum da yapabilir. Daha fazla bilgi için WebEx Hızlı Erişim Araçları'nın Toplu Dağıtımı için BT Yönetici Kılavuzu'na ( bakın. 24

29 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme ve Ayarlama WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme Adım 3 Adım 4 Adım 5 Adım 6 Adım 7 WebEx sitenizde oturum açın. Meeting Center sekmesini seçin. Navigasyon çubuğunda, Destek'in altında İndirmeler'i seçin. İndirmeler sayfasında, WebEx Hızlı Erişim Araçları başlığının altında İndir'i seçin. Dosya İndirme iletişim kutusu açılır. Yükleme programını bilgisayarınıza kaydedin. Kurulum dosyasının adında.msi uzantısı vardır. Kurulum dosyasını çalıştırın ve talimatları izleyin. WebEx Hızlı Erişim Araçları iletişim kutusu görünür. WebEx sitenizin URL'sini, kullanıcı adınızı ve parolanızı girin. Sonra Yapılacaklar Yüklemeyi tamamladıktan sonra WebEx hesabınızdan oturum açtıktan sonra, WebEx Ayarları iletişim kutusunda ayarlarınızı doğrulayın. Daha fazla bilgi için bkz. WebEx Hızlı Erişim Araçları Seçenekleri'ni Ayarlama, sayfa 26. WebEx Ayarları İletişim Kutusunu Açma WebEx Ayarları iletişim kutusunu açmak için aşağıdaki seçeneklerden birini kullanın: Başlat menüsündeki WebEx Ayarları iletişim kutusunda, Başlat > Programlar > WebEx > Hızlı Erişim Araçları > WebEx Ayarları'nı seçin. WebEx Hızlı Erişim Araçları Panelindeki WebEx Ayarları iletişim kutusunda: WebEx Hızlı Erişim Araçları Paneli henüz açık değilse, şunlardan birini yapın. Masaüstünüzde WebEx Hızlı Erişim Araçları simgesine çift tıklayın. Başlat > Programlar > WebEx > Hızlı Erişim Araçları > WebEx Hızlı Erişim Araçları'na gidin. WebEx Hızlı Erişim Araçları Panelinde, WebEx Ayarlarını Düzenle'yi seçin Microsoft Outlook veya IBM Lotus Notes'taki WebEx Ayarları iletişim kutusunda, WebEx menüsünde, Hesap Ayarları'nı seçin. Microsoft Office'te WebEx Ayarları iletişim kutusunda, Microsoft Word, Microsoft Excel veya Microsoft PowerPoint'te WebEx Ayarları'nı seçin. 25

30 WebEx Hızlı Erişim Araçları Seçenekleri'ni Ayarlama WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme ve Ayarlama WebEx Hızlı Erişim Araçları Seçenekleri'ni Ayarlama Adım 3 Adım 4 Adım 5 Adım 6 Adım 7 Adım 8 Adım 9 WebEx Ayarları iletişim kutusunu açın. Hesap sekmesinde, WebEx sitenizin URL'sini belirterek ve kullanıcı adınızı ve parolanızı girerek hesabınızda oturum açın. Yenile'yi seçin. "Toplantıyı Şimdi Başlat" Ayarları sekmesini seçin. WebEx Hızlı Erişim Araçları paneli, Microsoft Office, tarayıcılar, sağ tıklama menüleri ve Microsoft Outlook veya IBM Lotus Notes'tan anlık olarak başlatılan toplantılar için seçenekleri belirtin. Daha fazla ayrıntı için bkz. Toplantıyı Şimdi Başlat Ayarları Sekmesi Hakkında, sayfa 27. Tercihler sekmesini seçin. WebEx Hızlı Erişim Araçları paneli için seçenekleri belirtin. Daha fazla ayrıntı için bkz. Tercihler Sekmesi Hakkında, sayfa 28. Araçlar sekmesini seçin. WebEx entegrasyonlarının kullanılacağı uygulamaları seçin. Daha fazla ayrıntı için bkz. Araçlar Sekmesi Hakkında, sayfa 28. Hesap Sekmesi Hakkında Hesap seçenekleri, WebEx sitenizde oturum açmanızı sağlar. Site URL'si: Oturum açmak istediğiniz WebEx Meeting Center sitesinin URL'sini girin. URL biçimi örneği: sirket.webex.com Not TelePresence entegrasyonunu desteklemeyen bir sitenin URL'sini girerseniz, bu site yalnızca WebEx toplantıları planlamanıza imkan tanır ve uygun belgeleri de sağlar. Kullanıcı adı: WebEx sitenizde toplantı sahibi hesabı için kullanıcı adını girin. Parola: WebEx sitenizde toplantı sahibi hesabı için parola girin. Parolamı hatırla: Girdiğiniz kullanıcı adını ve parolayı, bir sonraki oturum açışınızda kullanıcı adınızı ve site URL'sini tekrar girmenize gerek kalmaması için depolayın. Parolanızı mı unuttunuz?: WebEx sitenizde, yeni bir parola oluşturma isteği göndermenizi sağlayan Parolanızı mı unuttunuz? sayfasını açın. Parolayı değiştir: Yeni bir parola belirtmenizi sağlayan bir iletişim kutusu açın. Dil: WebEx sitesi için seçili olan dili doğrulayın. 26

31 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme ve Ayarlama Toplantıyı Şimdi Başlat Ayarları Sekmesi Hakkında Yerel Ayar: WebEx sitesi için seçili olan ülkeyi veya yerel ayarı doğrulayın. Saat dilimi: WebEx sitesi için seçili olan saat dilimini doğrulayın. WebEx hizmeti Web sitesi için ayarları değiştir: WebEx sitenizde My WebEx > Profilim sayfasını açın ve profilinizde değişiklikler yapın. Yenile: WebEx Ayarları iletişim kutusunu WebEx sitenizdeki en son ayarlarla yeniler. Toplantıyı Şimdi Başlat Ayarları Sekmesi Hakkında Anlık toplantı seçenekleri; WebEx Hızlı Erişim Araçları paneli, Microsoft Office, tarayıcılar, anlık ileti uygulamaları, sağ tıklama menüleri ve Microsoft Outlook veya IBM Lotus Notes'tan anlık olarak başlatılan toplantıları etkiler. Toplantı şablonu: Toplantı için kullanılacak şablonu seçin. Toplantı Türü: Anlık toplantılar için kullanmak istediğiniz WebEx toplantı türünü seçin. Bu seçenek, yalnızca siteniz ve kullanıcı hesabınız için kullanılabilen toplantı türlerini listeler. Anlık toplantılar için Kişisel Toplantı Odamı kullan: Anlık toplantılar için varsayılan olarak Kişisel Toplantı Odanızı kullanmayı seçin. Toplantı konu başlığı: Toplantının konusunu ve adını girin. Toplantı parolası: Katılımcıların, toplantıya katılmak için ayarladığınız parolayı girmesini gerekli kılın. Siteniz, minimum uzunluk ve minimum harf, rakam veya özel karakter sayısı gibi güvenlik kriterleriyle uyumlu olmasını gerektirebilir. Genel takvimde listele: Bu toplantıyı, WebEx hizmet sitesinde toplantı takvimlerine dahil edin. Yalnızca toplantılar, satış toplantıları ve eğitim oturumları için kullanılabilir. Birisi katıldığında onayımı iste: Birisi toplantınıza katılmaya çalıştığında ekranınızda Katılma İsteği iletişim kutusunun görünmesini belirtin. Yalnızca destek oturumları için kullanılabilir. Ses Bağlantısı: Kullanmak istediğiniz ses bağlantısının türünü seçin: Yok: Toplantının ses bağlantısını içermediğini veya toplantının toplantı hizmetiniz dışında bir yöntem kullanan katılımcılar için bilgi sağladığınız bir ses bağlantısı içerdiğini belirtir. WebEx Ses: Toplantının, ses bağlantısı için bir toplantıya katılırken ses cihazınız olarak telefonunuzu veya bilgisayarınızı kullanmanızı sağlayan WebEx Ses'i içerdiğini belirtir. Bu seçeneği belirlerseniz, WebEx Ses için aşağıdaki seçeneklerden birini seçin: Küresel çağrı numaralarını katılımcılara göster: Başka ülkelerdeki katılımcıların sese bağlanmak için arayabileceği numaraların listesini (ücretsiz veya yerel numaralar gibi) sağlamak isteyip istemediğinizi seçin. Ücretsiz numarayı göster: Sitenizin ücretsiz bir numara sağlayıp sağlamayacağını ve katılımcıların sese bağlanmak üzere araması için bu numarayı görüntüleyip görüntülemeyeceğinizi belirtin. 27