TÜRKYE POLFONK KOROLAR DERNE

Transkript

1 TÜRKYE POLFONK KOROLAR DERNE C Taslak Belge BELGE OLUTURMA VE DÜZENLEME LKELER Sürüm No. Tarih Hazırlayan Kontrol Onay Belge Numarası Sür. No. Top. Sayfa TPKD DUZ GEN 001 C 4

2 BELGE OLUTURMA VE DÜZENLEME LKELER 0.1 Sürüm Geçmii Sürüm Tarih Yapılan Deiiklikler C çindekiler 1.Genel 2.Biçimsel Kurallar 3.çerik (Kapak Sayfası) 4.çerik (Belge Gövdesi) Ek 1-Örnek Kapak Sayfası 0.3 ve Kısaltmalar dernek: Türkiye Polifonik Korolar Dernei. komisyon: Türkiye Polifonik Korolar Dernei yönetim kurulunca bir iin yürütülmesinden sorumlu tutulmu gerçek kiilerden oluan kurul. üye: Türkiye Polifonik Korolar Dernei üyelerinin her biri. 1. Genel 1.1 Bu belge, dernek içi yazımalar, kurallar, yönetmelikler vb. tüm dernek belgelerinin hazırlanması, hazırlanmı belgelerin kontrol edilmesi ve gerektiinde deiiklie uraması sırasında izlenecek yolu belirtmek ve böylece tüm belgelerin ortak bir biçim ve içerie sahip olmalarını salamak için gereken esasları tanımlar. 1.2 Yeni bir belge olutururken veya var olan bir belgenin deitirilmi yeni sürümü hazırlanırken ibu belgedeki maddelere uygun davranılır. Eer açıklıa kavuturulmamı durumlar varsa bu durumlarla ilgili dernek genel sekreterliiyle beraber bir karara varılır ve daha sonraki benzer ilemlerde de bavurulabilmesi için ibu belgeye ilgili madde eklenerek yeni sürümü yayınlanır. 2. Biçimsel Kurallar 2.1 Belgeler hazırlanırken, yazıcı çıktısı ve ariv/dosyalama ilemlerinde sorun çıkmaması için sayfa kenar boluklarının yeteri kadar geni tutulmasına dikkat edilmelidir. 2.2 Belgelerde tersine bir zorunluluk bulunmadıkça yazı biçimleri ve puntoları aaıdaki gibi olmalıdır. BELGE BALII Times New Roman, 14 punto, heading 1/balık 1, büyük harflerle Bölüm Balıkları Düz yazı Times New Roman, 13 punto, heading 3/balık 3, sözcük baı büyük Times New Roman, 10 punto, normal, düz yazı SurA: , SurB: , SurC: , /// Sayfa 1 / 4

3 2.3 Her belge, belge balıı, belgenin tipi, sınıfı, sürümü, sayfa sayısı ve yazarıyla ilgili bilgi veren bir kapak sayfası ile balar. Kapak sayfasının üst kısmında dernek amblemi ve yanında Türkiye Polifonik Korolar Dernei metni yer alır. Alt kısımda ise belge balıı, tipi, sınıfı, hazırlayan ve kontrol eden kiilerin rumuzları, belge sürümü ve sayfa sayısının (kapak hariç, tüm ek bölümler de dahil sayfa sayısı) açıkça belirtildii bir tablo bulunur. Kapak sayfasında amblem ve bilgi tablosu dıında herhangi bir metin ya da ekil (sayfa numarası, dipnot, künye vb.) bulunmaz. Örnek bir kapak sayfası Ek 1 de görülebilir. Belgenin metin deil de tek sayfalık plan, çizim vb. türünde olduu gereksinim duyulan durumlarda kapak sayfasında olması gereken içerik belgenin uygun görülen bir kenarına tablo olarak yerletirilip baımsız düzenlenmi bir kapak sayfasından vazgeçilebilir. 2.4 Kapak sayfasının ardından 1 sayfa numarasıyla belge gövdesi balar. Belge gövdesi içinde madde 2.2 de belirtilen yazı biçimi kurallarına uygun metin ve her bir sayfanın altında da belge numarası, sürüm bilgisi ve sayfa numarasını içeren bir künye (ing. footer ) bulunur. Sayfa numaraları bulunulan sayfanın sırası ve belgenin toplam sayfa numarasını gösterecek ekilde yazılmalıdır (örn. Yedi sayfalık bir belgenin dördüncü sayfasında Sayfa 4 / 7 ). 2.5 Gerekli durumlarda ekil, baka bir yazıma, çizelge vb. içerikleri de gösterebilmek için belge metninin peisıra ek bölümler de konulabilir. Ek bölümler de belge gövdesine dahildir ve her sayfaları madde 2.4 te açıklanan künye yi içermelidir. 2.6 Belge içinde bo sayfa olmamalıdır. Bir sayfanın herhangi bir nedenle bo bırakılması gerekiyorsa dahi künyeyi içermeli, ve Bu sayfa bilerek bo bırakılmıtır ibaresi sayfanın ortasına konmalıdır. 3. çerik (Kapak Sayfası) 3.1 Kapak sayfasının içerii madde 2.3 te belirtilen ölçütlere uymalıdır. Kapak sayfası alt kısmındaki bilgi tablosunda bulunması gerekenler de belge adı, belge numarası, sürümü, tarihi, hazırlayan, kontrol eden ve onaylayan kiiler, ve belgenin kapak hariç sayfa sayısıdır. 3.2 Belge adı ; belge gövdesinde de balık olarak belirtilen, belgeyi tanımlayıcı addır. 3.3 Belge numarası; belgenin aaıdaki biçimde oluturulmu numarasıdır: TPKD AAA AAA 123 Belge tipi, aaıdaki tablodan uygun olan tipin kısaltması olarak yazılır: Belge Tipi DBT Dier belge tipleri DUZ Düzenlemeler GEL Gelen yazılar (gelen evrak) GID Dıarıya yollanan yazılar (giden evrak) KRM Kurum çi Yazısmalar TUT Tutanaklar YON Yönetmelikler Belge sınıfı, belgenin dernek içinde hangi birimle ilgili olduunu anlatır ve aaıdaki tablodan ilgili birimin kısaltması olarak yazılır. Belge Sınıfı GEN Genel KOR Dernein korolarıyla ilgili SEN Türkiye Korolar Senlii yle ilgili TKB Korolar Birlii ile ilgili YKR Dernek yönetim kuruluyla ilgili Seri numarası, belge oluturulduu ana kadar aynı tip ve sınıfta kullanılmı olan seri numaralarının bir fazlası olarak yazılır. Örnein TPKD-AAA-GEN-001 ve TPKD-AAA-GEN-002 daha önce oluturulmu belgelerse ve yeni bir TPKD-AAA-GEN belgesi oluturuluyorsa buna verilecek belge numarası TPKD-AAA-GEN-003 olmalıdır. SurA: , SurB: , SurC: , /// Sayfa 2 / 4

4 3.4 Belgenin sürüm numarası, herhangi bir anda belgenin en güncel haline eriebilmek için gereklidir. Sürümler A dan balayıp alfabetik olarak artarak hazırlık sürümleri ve daha sonra rakamla sıfırdan balayıp artarak kullanım amaçlı yayın sürümleri olarak adlandırılırlar. Sürüm numaraları ve karılık gelen tanımlar aaıdaki gibidir: Sürüm No: A Hazırlanmakta olan belge B Askıya çıkmı belge C Taslak belge (D) (Taslak belge) Kullanım Amaçlı Yayın 1 Kullanım Amaçlı Yayın Belge A sürümü olarak oluturulup ilk kez taslak haline getirilince sürümü B ye yükseltilerek askıya çıkarılır. Askı süresince, belgeyle ilgili yetkililerin yapılmasını istedii deiiklik ve düzeltmeler (varsa) yapılır ve sürüm C ye yükseltilir. C sürümüne dier yetkililerden bir düzeltme veya deiiklik istei gelmezse belge artık kullanıma sunulmaya hazırdır ve sürümü 0(sıfır) a yükseltilerek yayınlanır. Bu ekilde uygun bulunup yayın sürümüne ulaana kadar yapılan her deiiklikteyse sürüm D, E, F,... eklinde artırılmalıdır. Yayın sürümüne ( Sürüm 0 ) ulamı belgelerde daha sonra gerekecek deiikliklerde ise sürüm bu kez sayısal olarak 1, 2, 3, eklinde artırılmalıdır. 3.5 Kapak sayfasında yer alması gereken dier bilgiler de belgeyi hazırlayan, kontrol eden ve onaylayan yetkililerin rumuzları ve imzalarıdır (yalnızca dernek genel merkezinde tutulan orjinal belgelerde imza bulunmalı, dier kopyalarda yalnızca rumuz yeterlidir.) Belge hazırlamaya, denetlemeye ve onaylamaya yetkili kiiler ve rumuzları için TPKD-DUZ-GEN-002 numaralı belgenin en son sürümüne bakınız. 4. çerik (Belge Gövdesi) 4.1 Sıfır(0) numaralı sürümden itibaren belge gövdesi, geçmi sürümlere ait kısa açıklamaları içeren bir sürüm geçmii tablosuyla baslar. Her yeni sürüm hazırlanırken bu tabloya o sürüm için bir satır eklenerek sürüm numarası yazılır ve o sürümde etkinleen deiiklik ve düzeltmeler açıklanır. Bu yolla belgenin yeni sürümünü okuyan biri bir önceki sürüme göre nerelerde deiiklik olduunu billir ve yalnız o kısımlara yönelebilir. Bu, zamandan kazanç ve doabilecek hataları en aza indirmek için gereklidir. Belgenin metin deil de tek sayfalık plan, çizim vb. türünde olduu gereksinim duyulan durumlarda sürüm geçmii sayfanın uygun görülen bir yanına konabilir. 4.2 Bölüm balıklarına ek olarak gerekli hallerde alt balıkları ve bunların sayfa numaralarını belirten içindekiler bölümü hemen sürüm geçmii tablosunun peinde yer alır. Belgenin metin deil de tek sayfalık plan, çizim vb. türünde olduu durumlarda içindekiler bölümü kaldırılabilir. 4.3 çindekiler kısmının ardında, belge içinde (varsa) kullanılan tanım ve kısaltmaları açıklayıcı tanım ve kısaltmalar listesi bulunur. 4.4 ve kısaltmalar bölümünden sonra belge içerii bir (1) numaralı bölüm ile balar. Her bölüm, madde 2.2 de belirtilen boyutlarda ve belgenin içindekiler kısmında belirtilen bölüm sıra numarası ve adını içeren bölüm balıı ile balamalıdır. 4.5 Ek bölümlerin her biri yeni bir sayfada balar ve sayfanın üstünde Ek1, Ek2, vb. bölüm numaraları ile balıkları yazılarak açılırlar. SurA: , SurB: , SurC: , /// Sayfa 3 / 4

5 Ek-1. Örnek Kapak Sayfası TÜRKYE POLFONK KOROLAR DERNE Kullanım amaçlı yayın Kullanım amaçlı yayın KAPAK SAYFASI ÖRNEKLEME BELGES Sürüm No. Tarih Hazırlayan Kontrol Onay Belge Numarası Sür. No. Top. Say fa TPKD ORN GEN SurA: , SurB: , SurC: , /// Sayfa 4 / 4