Kontrol: Gökhan BİRBİL

Transkript

1 Doküman Adı: DOKÜMAN HAZIRLANMASIYLA İLGİLİ TÜRKAK PRENSİPLERİ TALİMATI Doküman No.: T Revizyon No: 04 Yürürlük Tarihi: Hazırlayan: Tekin ALTUĞ Kontrol: Gökhan BİRBİL Onay: H. İrfan AKSOY

2 Sayfa 2 / 9 1. AMAÇ Bu talimatın amacı, TÜRKAK tarafından oluşturulacak her türlü doküman ve yayının hazırlanmasında uygulanması gereken yöntemleri tanımlamaktır. 2. KAPSAM Bu doküman tüm TÜRKAK doküman ve yayınlarını kapsamaktadır. 3. İLGİLİ DOKÜMANLAR T Dokümanların Numaralandırılması Talimatı T TÜRKAK Dokümantasyonunda Kullanılan Tanımlar ve Kısaltmalar Talimatı 4. UYGULAMA 4.1 Genel Kriterler Bu bölümde verilen kriterler doküman hazırlanmasıyla ilgili genel kriterler olup, talimatın aşağıdaki diğer bölümlerinde dokümanların hazırlanmasında kullanılacak özel yöntemler veya şablonlar tanımlanmıştır. Tanımlanan özel yöntemler dışında bu bölümde tanımlanan kurallar geçerlidir. Doküman şablonları ve yazım yöntemleriyle ilgili kurullar Kalite Yöneticisi tarafından belirlenir. Şablonlarda Kalite Yöneticisi dışındaki hiçbir personel tarafından değişiklik yapılamaz. Değişiklik talebi F Düzeltici/Önleyici Faaliyet İsteği Formu doldurularak yapılır. Yayınlanacak tüm TÜRKAK dokümanları, bu talimatta belirtilen formatta yazılır ve ilgili onaylar alınarak yayınlanır. TÜRKAK dokümanlarında, dokümanın TÜRKAK tarafından yayınlandığını belirten bir ibare bulunmalıdır. Tüm TÜRKAK dokümanlarının kapağında TÜRKAK logosu ve Türk Akreditasyon Kurumu ismi açık olarak bulunmalıdır. Yazı tipi 20 punto veya daha büyük Times New Roman karakterinde olmalıdır. Eğer kapakta sadece TÜRKAK ismi, logosu ve dokümanın ismi var ise bunlar sayfaya ortalanmalıdır. Türk Akreditasyon Kurumu ifadesi logoyla beraber her zaman bulunmalıdır. Tüm TÜRKAK dokümanlarının bir kapak sayfası vardır. Bu sayfada - TÜRKAK logosu, - Doküman başlığı, - Tarih, - Eğer tanımlanmışsa doküman numarası ve revizyon durumu olmalıdır.

3 Sayfa 3 / 9 Gerekli görüldüğünde içindekiler sayfası yapılabilir. İçindekiler, kapak sayfasını takiben verilir ve dokümanın içeriğinde bulunan tüm başlıklarla ilgili sayfa numaralarını kapsar. Paragraflara numara verilmesi gerektiğinde numara paragrafın başına verilir. Açıklama veya alternatiflerin listelenmesi gerektiğinde romen rakamları (i,ii,iii,iv...) kullanılmalıdır. Ana Başlıklar ve madde numaraları 12 punto, koyu renkte ve büyük harfle yazılmalıdır (1. AMAÇ). İlk alt başlık 12 punto, koyu renkte ve ilk harfleri büyük olmalıdır (1.1. Alt Başlık1...). Diğer alt başlıklar yine 12 punto ve normal renkte olacaktır (1.1.1 Alt Başlık2...). Metinlerde yazı karakteri olarak Times New Roman 12 punto kullanılmalıdır. Ancak kapak sayfasındaki başlıklarda daha büyük punto (16,18,20) kullanılabilir. Kullanılacak punto görsel olarak dokümanın bütünlüğünü bozmamalıdır. Yapılan alıntılarda İtalik harfler kullanılabilir. Ancak alıntı çok fazla ise değişik bir yazı tipi kullanılabilir (Arial gibi). Satırlar tüm sayfayı kaplamalı, sağa veya sola yanaşık olmamalıdır. Ancak tablo ve listelerde satırlarla ilgili ayarlama yapılabilir. Alt ve üst bilgi kısmında yer alan bilgilendirme yazılarının yazı tipleri yine Times New Roman olmalı ancak büyüklüğü duruma göre seçilmelidir. Tüm dokümanların alt bilgi kısmında sağa yanaşık olarak sayfa numarası ve eğer tanımlanmışsa sola yanaşık olarak da dokümanın kod numarası yer almalıdır. Sayfa büyüklüğü tercihen A4 boyutunda olmalıdır. Genel olarak kullanılan sayfa kenar boşlukları aşağıda verilmiştir: Üst Alt Sol Sağ Üst Bilgi Alt Bilgi 35 mm 30 mm 25 mm 20 mm 15 mm 15 mm

4 Sayfa 4 / 9 Paragraf aralıklarında bir satır boşluk bırakılmalıdır. Satırlar 1 veya 1.5 aralıkla yazılabilir. Başlık ve altındaki ilk paragraf aynı sayfada olmalıdır. Resim, tablo ve grafikler ilişkili oldukları bölümün numarasını alırlar, eğer herhangi bir kaynaktan alınmışlarsa o doküman kaynak olarak gösterilmelidir. Kaynaklar gönderme sıralarına göre numaralandırılır ve doküman sonuna listelenir. Ekler A harfinden başlayarak tanımlanır. Eklerin alt başlıklarında numara kullanılır (A1, A1.1. gibi) Elektronik Ortamda Doküman Hazırlanması TÜRKAK bünyesinde doküman üretmek için belirlenmiş yazılımlardan başka yazılım kullanmak, kullanılan yazılımlarda güncelleme yapmak, yazılım sürümlerini belirlemek Genel Sekreterin onayıyla Bilgi İşlem Müdürlüğü yetkisindedir. Standart olarak kullanılan yazılımlara ilişkin şablonların (templates) revizyonlarını takip edebilmek için, her yeni doküman hazırlandığında TÜRKAK yerel ağındaki şablonlar (templates) kullanılır. Elektronik ortamda hazırlanan dokümanların çıktıları ile elektronik dosyaları arasında fark olamaz. Hazırlanan doküman sayfaları üzerindeki imzalar haricinde sonradan herhangi bir ilave, değişiklik veya düzeltme yapılamaz. Dokümanın kağıt çıktısı ile elektronik dosyası arasında farklılıklar olmamasından dokümanı hazırlayan Birim sorumludur. Dokümanlara ait elektronik dosyaların Kalite Yöneticisine aktarılması dokümanları hazırlayan kişi ve birim yöneticisinin sorumluluğundadır. Dokümantasyon sisteminde kayıtlı ve elektronik dosyası bulunan bir dokümana ait bir Değişiklik Kararı çıktığında, değişikliğin elektronik ortam üzerinde de gerçekleştirilmesi zorunludur. Bilgi İşlem Müdürlüğü elektronik ortamda saklanan her türlü dokümanın ve kaydın güvenliği ile güncelliğini sağlamak ve bunların belirli sürelerde yedeklemesini yapmaktan sorumludur Doküman Hazırlanması ve Ortamlar TÜRKAK ta dokümanlar elektronik ortamda Bilgi İşlem Müdürlüğü tarafından belirlenen yazılımlar kullanılarak hazırlanır. Bu yazılımlar dışındaki yazılım kullanılarak hazırlanan grafik, çizim, yazı, şekil, şema, taranmış görüntü dosyaları vs, mutlaka ilgili ortamlardan birine transfer edilip, mevcut şablonların içine konularak Kalite Yöneticisine aktarılır.

5 Sayfa 5 / 9 Mevcut şablonların içine transfer edilen grafik, çizim, yazı, şekil, şema, taranmış görüntü gibi bilgilerin daha sonra güncelleştirilebilmesi ve erişimin kolaylaştırılması için, format ve adreslerinin ilgili bilgilerin altlarına yazılması tercih edilir. Mevcut şablonların içine transfer edilen taranmış görüntüler, dosya büyüklüğünün minimum olması için, mümkün olan en düşük çözünülürlükte yerleştirilir Doküman Şablonları Yeni bir doküman hazırlanacağı zaman ilgili şablon kullanılarak, yeni bir dosya açılır. Bu dosya, yazmaya hazır halde ve uygun biçimdedir. Bu dosyanın "altbilgi" kısmında dokümanla ilgili doküman numarası ve onay bilgileri, "üstbilgi" kısmında da TÜRKAK logosu ile dokümanın tanım bilgileri yer alır. Dosya açıldığında "altbilgi" ve "üstbilgi" kısımları görülmeyebilir, bu kısımlar "sayfa düzeni" veya "baskı önizleme" gibi komutlarla izlenebilir. Doküman standardizasyonu sağlamak için ilgili sayfa yapısı için şablonda tanımlanan punto ve fontlar kullanılmalıdır. Eğer herhangi bir belirtme yapılmamış ise Madde 4.1. de belirtilen şartlar geçerlidir Dosyaların İsimlendirilmesi Dosyalara tanımlayıcı bir isimden (tercihan doküman kod numarası) oluşan bir dosya adı (XXXXXXXX.YYY) verilir. İsim hanesi alfanümerik karakterlerden oluşabilir. Uzatma kısmında ise (YYY) hazırlanan ortama göre (doc, pdf, ppt, vs.) uzatma isimleri yer alır. İsimlendirme konusunda yukarıda anlatılan kurallara uymak kaydıyla dokümanı hazırlayan kişi serbest bırakılmıştır. Bu isimlendirme dosyaların Kalite Yöneticisine aktarılması sırasında geçici olarak kullanılır. Dokümanla ilgili en son isimlendirme Kalite Yöneticisi tarafından yapılır Dokümanlara ait Elektronik Dosyalarının Kalite Yöneticisine Aktarılması Her bir dokümana ilişkin, dosyaların eklendiği (ekle) bir elektronik posta, TÜRKAK yerel ağında standart olarak kullanılan elektronik posta yazılımı aracılığı ile, Kalite Yöneticisi adına gönderilir. Gönderilen mesajda "Konu" kısmına dokümanın "kod numarası" yazılması gereklidir. Çeşitli nedenler yüzünden elektronik posta yazılımı aracılığı ile transfer edilemeyen dokümanlara ait elektronik dosyalar, Kalite Yöneticisi ne haber verilmek suretiyle, diğer elektronik ortamlar (disket, TÜRKAK yerel ağı gibi) kullanılarak transfer edilirler Dokümanlarda Gerçekleşen Değişikliklerin İşlenmesi Değişikliğin yapılacağı doküman sayfalarını içeren elektronik dosyanın kopyası, Kalite Yöneticisi tarafından, dokümanı hazırlayan kişiye, TÜRKAK yerel ağında standart olarak kullanılan elektronik posta yazılımı aracılığı ile gönderilir.

6 Sayfa 6 / 9 Elektronik dosya üzerinde değişiklik kararında belirtilen değişiklik ve/veya düzeltmeler, yapıldıktan sonra, güncellenmiş elektronik dosyalar, elektronik posta yazılımı aracılığı ile, Kalite Yöneticisine gönderilir. 4.3 Kalite El Kitabının Hazırlanması Kalite el kitabında genellikle 12 punto büyüklüğünde Times New Roman Türkçe karakteri kullanılmalıdır. Dokümanın alt ve üst kısmındaki başlıklarda, tablo ve şemalarda daha küçük (8 veya 9) punto kullanılabilir. Kalite El Kitabının ilgili bölümlerinde yapılan değişiklikler sonucunda kalite el kitabının revizyon sayısı bir arttırılır ve revizyon tarihi güncellenir. 4.4 Yönetmelik ve Tebliğlerin Hazırlanması Yönetmelik ve tebliğler ilgili yasal mevzuatta belirtilen kurallara uyularak hazırlanır. 4.5 Prosedür ve Talimatların Hazırlanması Prosedür ve talimatlar bu dokümandaki format kullanılarak oluşturulur. Yazı karakteri olarak 12 punto büyüklüğünde Times New Roman Türkçe karakteri kullanılmalıdır. Dokümanın alt ve üst kısmındaki başlıklarda daha küçük (8 veya 9) punto kullanılabilir. Prosedür ve talimatların hazırlanmasında aşağıdaki sıralama izlenir. Bütün prosedürlerde aşağıda tanımlanan AMAÇ, KAPSAM, İLGİLİ DOKÜMANLAR, UYGULAMA, YETKİ VE SORUMLULUKLAR alt başlıkları mutlaka bulunacaktır. Diğer başlıklar gerektiğinde kullanılacaktır. Amaç Dokümanın hazırlanma amacı, konusu detaylı ve açık bir şekilde bu bölümde açıklanır. Kapsam Dokümanın uygulama alanı ve kapsadığı konular açıklanır.

7 Sayfa 7 / 9 İlgili Dokümanlar İlgili kurallar, prosedürler, talimatlar, standartlar ve diğer dokümanlar (formlar, listeler, vs.) belirtilir. Uygulama Prosedürlerin uygulama kısmında belirli bir işlemin veya bir dizi işlemin ne şekilde yürütüleceğine, hangi safhaların izleneceğine dair gerekli bilgiler detaylı ve açık olarak verilir. Talimatlarda ise bir prosedürün ne şekilde uygulanacağı ayrıntılı bir işlem sırası ile belirtilir. Yetki ve Sorumluluklar Prosedür/Talimatın ilgili olduğu birim ve fonksiyonlar tanımlanır ve prosedürün yürütülmesinden sorumlu olanlar belirtilir. Arşiv ve Kayıtlar Dokümanların dosyalanması ile ilgili bilgiler verilir, kayıtların kimler tarafından nerede ve ne kadar süre ile saklanacağı tanımlanır. Revizyon tarihçe Dokümanın revizyon tarihçesi bir tablo olarak verilir. Ekler Eğer varsa ekler Madde 4.1 de belirtilen şekilde bu bölümde verilir Değişiklikler Yapılan değişiklikler prosedür ve talimatlar üzerinde, bir sonraki revizyona kadar koyu (bold) şekilde gösterilir. Prosedür ve talimatlarda yapılan değişiklikler dokümanın sonunda belirtilen Revizyon Tarihçe Tablosuna işlenir. Yapılan değişiklikler sonucunda dokümanın revizyon sayısı bir arttırılarak yeniden basılır Tanımlar Tanımlar T TÜRKAK Dokümantasyonunda Kullanılan Tanımlar ve Kısaltmalar Talimatında verilmiştir.

8 Sayfa 8 / Formların ve Listelerin Hazırlanması Formlar ve listeler onaylandıktan sonra kendi numaraları ve sayfa formatları ile kullanılırlar. 4.7 Rehber Dokümanların Hazırlanması Rehber dokümanların hazırlanmasında Rehber Doküman şablonu kullanılır. Rehber dokümanların onaylanacak olan orijinal nüshalarının son sayfasının arkasında onay bilgisi yer alır. Rehberler onaylandıktan sonra kendi doküman numaraları ve sayfa formatları ile kullanılırlar. Rehberlerde yapılan değişikliklerde dokümanın revizyonu bir arttırılır ve yeni yayın tarihi ile sistemde yayınlanır.

9 Sayfa 9 / 9 Revizyon Tarihçe: Sayfa Revizyon No: No: Tüm 1 Sayfa formatı değişti Revizyon Nedeni: Değişiklikler ve Tanımlar maddeleri eklenmiştir Kalite El Kitabının Hazırlanması maddesine revizyonun nasıl yapıldığını açıklayan son paragraf eklenmiştir. Tüm 3 T Elektronik Ortamda Doküman Hazırlanması Talimatı ile birleştirilerek yeniden düzenlenmiştir. Tüm 4 Talimatın formatı değişti ve sadeleştirildi.