Harcama Birimlerinin Aboneliğe Bağlı Ödeme İşlemleri E-Fatura. Haziran BİM Uygulama Geliştirme ve Destek Şubesi

Transkript

1 Aboneliğe Bağlı Ödeme İşlemleri E-Fatura Haziran-2012 BİM Uygulama Geliştirme ve Destek Şubesi

2 İÇİNDEKİLER G İ Rİ Ş... 3 Ö D E ME E M R İ BE L GE Sİ Nİ N O L UŞ T UR U L M AS I... 4 Kanıtlayıcı belgesi e-fatura olan ödeme emri belgeleri...4 Kanıtlayıcı belgesi kağıt fatura olan ödeme emri belgeleri / 06 / t ar ih li ve B M G M / s a yıl ı ya z ı

3 GİRİŞ Bilindiği üzere Türk Telekom ve TTnet ödemelerinde e-fatura bilgisi ile birlikte kağıt fatura ödeme sürecinde birlikte kullanılmaktadır. 14/06/2012 tarihli ve B.07.0.MGM.0.41/ sayılı yazı gereğince ikili sistem ortadan kaldırılmış ve e- faturası olan Türk Telekom ve TTnet ödemelerindeki ödeme emri belgelerinde muhasebe birimleri tarafından kağıt fatura talep edilmemesine karar verilmiştir. Sabit telefon ve adsl hizmet giderlerinin ödenmesinde e-fatura konusunda aşağıdaki esaslar uygulanacaktır. Harcama Birimlerine ait sabit telefon ve adsl hizmet giderlerine ilişkin ödeme emri belgeleri, HYS-Aboneliğe Bağlı Ödemeler modülünden gerçekleştirilecektir. Harcama Birimleri; aboneliklerine ait e-fatura gelenler için ayrı bir ödeme belgesi, e- fatura gelmeyenler için ayrı ödeme belgesi düzenleyeceklerdir. HYS uygulaması aynı ödeme belgesine tarihinden itibaren hem e- faturalı işlemleri hem de e-faturasız işlemleri birleştirmeyecektir. E-faturalı abonelikler için Harcama Birimlerine Telekom ve TTnet tarafından kağıt fatura gönderilmeyecektir. E-faturalı ödemelerde Harcama Birimleri ödeme belgelerine suret fatura eklemeyecektir. 3

4 BİRİNCİ BÖLÜM ÖDEME EMRİ BELGESİNİN OLUŞTURULMASI Kullanıcılar Aboneliğe Bağlı Ödemeler klasörünün altında bulunan ÖEB Oluşturma ekranından Telekom ve TTnet ödemelerine ilişkin ödeme emri belgelerini oluşturacaklardır. Ödeme emri belgeleri faturanın tipine göre iki türlü gerçekleşebilir. Kanıtlayıcı belgesi e-fatura olan ödeme emri belgeleri Kanıtlayıcı belgesi kağıt fatura olan ödeme emri belgeleri Kanıtlayıcı belgesi e-fatura olan ödeme emri belgeleri ÖEB Oluşturma ekranı aşağıda gösterildiği şekilde güncellenmiş ve E-Fatura Tipi alanı ekrana eklenmiştir. Kullanıcılar ödeme belgesini oluştururken aşağıdaki işlemleri gerçekleştireceklerdir. Ödeme Tipi alanından Telekom Ödemesi veya TTNet ödemesi seçeneklerinden birisi seçilir. Bu alanda belirlenen seçeneğe göre ilgilinin Vergi kimlik numarası, banka bilgileri otomatik olarak ekrana gelecektir. 4

5 E-fatura Tipi alanından Elektronik Fatura veya Elektronik Olmayan Fatura seçeneklerinden Elektronik Fatura seçilir. Bu alanda belirlenen seçeneğe göre ekranın alt kısmındaki faturalar sıralanacaktır. Bütçe Tertip bilgileri seçilir Yansıma Hesap bilgileri seçilir Son iki seçimden sonra kullanılabilir ödenek ekranda otomatik olarak gözükür. Ödeme Belgesine bağlanacak e-faturalar belirlenir. E-faturaları ekranda görüntüleyebilmek için ilgili e-fatura seçili iken Efatura Döküm butonuna basılır. pdf formatında olan e-fatura ekranda görüntülenmiş olur. Aşağıda belirtilen alanların e-faturadaki bilgisi ile HYS ekranındaki bilgisi karşılaştırılır. Abone numarası Fatura ID Ödenecek Tutar (HYS de fatura tutarına eşit olmalıdır.) KDV Tutar ÖİV Tutar 5

6 E-faturalar hakkında özel görüşme tutarları varsa ekranda ilgili faturanın satırında özel görüşme kutucuklarına yazılır ve Kaydet butonuna basılır. E-fatura ile ilgili kontrol yapıldıktan sonra ödeme emri belgesine bağlanacak olan e-faturalar seçilir ve ÖEB Oluştur butonuna basılır. Oluşturulan ödeme belgesine ait bilgiler HYS tarafından ikinci bir ekranda kullanıcıya aşağıdaki gibi sunulur. 6

7 ÖEB Gönderme ekranında, ödeme emri belgeleri için döküm alınabilir. Detay Göster butonu ile ödeme belgesine bağlanan faturaların özet bilgileri raporlanabilecektir. Ödeme Emri Belgesi, ÖEB Döküm butonuna basılarak ilgili tahakkuk işlem numaralı evrak için alınır. Açıklama alanına Resmi ve özel görüşme ayrımı yapılmıştır ibaresi otomatik olarak gözükecektir. Ödeme Belgesi ve e-faturalar, ÖEB Gönderme ekranında Muhasebe Birimine Gönder butonuna basıldıktan sonra muhasebe birimine elektronik ortamda gönderilmiş olacaktır. 7

8 Soru Cevap (1) Soru: e-faturaların suret dökümlerini ilgili firmadan alıp ödeme belgesi ile beraber muhasebe birimine göndermeli miyim? Cevap: E-faturaların suretinin alınmasına gerek yoktur. 14/06/2012 tarihli ve B.07.0.MGM.0.41/ sayılı yazı gereğince e-faturası olan aboneliklerin ödemelerinde muhasebe birimleri tarafından kağıt fatura talep edilmeyecektir. Soru Cevap (2) Soru: Aboneliklere ait e-faturalı işlemler ile e-faturasız işlemleri aynı ödeme emri belgesi ile gerçekleştirebilir miyim? Cevap: Hayır. Aynı ödeme emri belgesine hem e-faturalı işlemler hem e-faturasız işlemler gerçekleştirilemez. E-faturalı ödemeleri ayrı bir ödeme emri belgesi ile e-faturasız ödemeleri ayrı bir ödeme emri belgesi ile oluşturmalısınız. Soru Cevap (3) Soru: Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde 43.maddesinde bahsedilen..onanmış fatura.. işlemi e-faturada nasıl gerçekleştirilecektir? Cevap: 14/06/2012 tarihli ve B.07.0.MGM.0.41/ sayılı yazı ve TTNET ve Telekom Ödemelerine İlişkin 2012/24 sayılı KBS Duyurusunda bu konu açıklanmıştır. Özetle, e-faturanın ilişkili olduğu ödeme emri belgesinin açıklama alanına otomatik eklenen ibare ve ödeme emri belgesinin ıslak imzadan geçmesi yeterli olacaktır. Soru Cevap (4) Soru: ÖEB Gönderme ekranında Detay Göster butonu ile alınan Fatura Detay Bilgisi dökümünü muhasebe birimine göndermemiz gerekir mi? Cevap: Fatura Detay Bilgisi dökümü hem harcama birimleri hem de muhasebe birimleri için ödeme emri belgelerini daha sağlıklı olarak kontrol yapabilmeleri maksatlı üretilmiştir. Her iki birim kendi elektronik sisteminden bu rapora ulaşabilmektedir. Bu dökümü ayrıca ıslak imzadan geçirmenize ve muhasebeye göndermenize gerek yoktur. 8

9 Kanıtlayıcı belgesi kağıt fatura olan ödeme emri belgeleri Kullanıcılar ödeme belgesini oluştururken aşağıdaki işlemleri gerçekleştireceklerdir. Ödeme Tipi alanından Telekom Ödemesi veya TTNet ödemesi seçeneklerinden birisi seçilir. Bu alanda belirlenen seçeneğe göre ilgilinin Vergi kimlik numarası, banka bilgileri otomatik olarak ekrana gelecektir. E-fatura Tipi alanından Elektronik Fatura veya Elektronik Olmayan Fatura seçeneklerinden Elektronik Olmayan Fatura seçilir. Bu alanda belirlenen seçeneğe göre ekranın alt kısmındaki faturalar sıralanacaktır. Geri kalan işlemler Mayıs 2012 döneminde güncellenen Aboneliğe Bağlı Ödeme Emri Kılavuzu na göre yapılacaktır. Soru Cevap (5) Soru: ÖEB Oluşturma ekranında Ekle butonu ile eklediğim bilgiler e-fatura olarak sayılacak mı? Cevap: Ekle butonu ile eklediğiniz fatura bilgileri elektronik olmayan fatura olarak geçerli olacaktır. E-faturalarınız ilgili şirketlerden merkezimize gönderildikten sonra sisteme otomatik olarak konmaktadır. Soru Cevap (6) Soru: e-faturam HYS de gözükmedi ama kağıt faturam adresime gelmiş. Nasıl bir işlem yapmam gerekir. Cevap: Kağıt faturanız var ama HYS de e-faturanız gözükmüyorsa ÖEB Oluşturma ekranından Ekle butonuna basarak işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz. 9

10 1 4 / 06 / t a rih li v e B MGM. 0.41/ s a yı lı y a zı T.C. MALİYE BAKANLIĞI Sayı : B.07.0.MGM.0.41/310.01/ Konu : E-Fatura 81 İl Valiliğine (Defterdarlık) ve merkez muhasebe birimlerine gönderilen 20/01/2010 tarihli ve B.07.0.MGM.0.41/310.01/00653 sayılı yazımızda; Bakanlığımızca (Muhasebat Genel Müdürlüğü) harcama birimleri ile muhasebe hizmetlerini yürüten muhasebe birimleri arasında entegrasyon öngören yeni bir sistemin geliştirildiğinden bahisle, sabit telefon (Türk Telekom) ve TTNET ödemeleriyle ilgili olarak abone bilgilerinin (Emniyet ve askeri birimlere ait olup, güvenlik ve gizlilik nedeniyle saklı tutulması gereken abone bilgileri hariç) Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemine (KBS) tanımlanması istenmiş ve uygulamaya ilişkin esaslar belirtilmişti. 2010/7 ve 2010/13 sayılı KBS duyurularında ise Türk Telekom ve TTNET ödemelerinde izlenecek yöntem hakkında detaylı bilgi verilerek, söz konusu ödemelerde e-fatura bilgisiyle birlikte kağıt faturanın belli bir süre ödeme sürecinde birlikte kullanılacağı, uygulama sonuçlarının değerlendirilmesini müteakip, ikili yapıdan sadece e- faturanın kullanılacağı yapıya geçileceği belirtilmişti. Bu kapsamda aradan geçen süreçte, söz konusu ödemelere ilişkin uygulama sorunları giderilmiş ve Sayıştay Başkanlığının uygun görüşü doğrultusunda kağıt fatura olmaksızın e- faturaya dayalı olarak ödeme yapılabilir hale getirilmiştir. Buna göre, KBS de tanımlı olup, Haziran 2012 döneminde ödemesi yapılacak olan (Mayıs 2012 dönemine ait faturalar) Türk Telekom ve TTNET ödemelerinde sadece e-fatura kullanılacak olup, ilgili firmalar tarafından harcama birimlerine bu dönemden itibaren kağıt fatura gönderilmeyecektir. Bilgilerini ve uygulamanın, Sayıştay Başkanlığının görüşü ve ilgili firmalarla yapılan Protokol hükümleri çerçevesinde ekte belirtilen esaslara göre yürütülmesini arz/rica ederim. EKLER: Ek-1: E-faturaya Dayalı Türk Telekom ve TTNET Ödemelerine İlişkin Uygulama Esasları (1 Sayfa) Hikmet TOSUN Bakan a. Genel Müdür V. 10

11 E-FATURAYA DAYALI TÜRK TELEKOM VE TTNET ÖDEMELERİNE İLİŞKİN UYGULAMA ESASLARI I- KAPSAM (1) Uygulamaya, genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri dahil olup, KBS yi kullanan özel bütçeli idareler ile Düzenleyici ve Denetleyici Kurumların uygulamaya geçiş tarihleri ayrıca duyurulacaktır. (2) Türk Telekom un sabit telefon hizmetlerine ilişkin ödemeler ile TTNET in ADSL hizmetlerine ilişkin ödemeleri uygulama kapsamındadır. Söz konusu firmalar tarafından sunulan diğer hizmetlerden uygulama kapsamına alınacaklar ayrıca duyurulacaktır. II- HARCAMA BİRİMLERİNCE YAPILACAK İŞLEMLER 1) Satın alınan hizmetle ilgili abonelik ve diğer bilgiler KBS de tanımlanacak ve tanımlanan bilgiler ile hizmeti veren firma bilgileri arasında gerekli kontrol ve teyit işlemi KBS üzerinden yapılacaktır. 2) Kontrol ve teyidi yapılmış aboneliklerine ilişkin ilgili firmadan KBS ye aktarılan e-fatura bilgileri kontrol edilerek, e-fatura bilgileri ve varsa özel görüşme bilgileri üzerinden ödeme belgeleri otomatik olarak oluşturulacaktır. Ödeme belgeleri, elektronik ortamda KBS üzerinden ilgili muhasebe birimine gönderilecek ve aynı zamanda ödeme belgelerinin KBS den çıktısı alınıp, ıslak imza süreçleri tamamlanmış olarak muhasebe birimine teslim edilecektir. III- MUHASEBE BİRİMLERİNCE YAPILACAK İŞLEMLER 1) Harcama birimi tarafından teslim edilen ödeme belgesini elektronik ortamda KBS üzerinden sorgulayarak, ilgili mevzuat uyarınca yapılması gereken kontrollerle birlikte ıslak imzalı çıktı ile elektronik ortamdaki bilgiler karşılaştırıp kontrol edilecektir. Ayrıca, KBS üzerinden söz konusu ödeme belgesinin elektronik ortamdaki eki e-fatura bilgileri ve varsa özel görüşme bilgileri kontrol edilerek, ıslak imza süreci tamamlanacaktır. 2) III/(1) inci fıkra uyarınca yapılan kontroller sonucu harcama birimine iadesi gereken ödeme belgeleri, hem kağıt ortamında hem de KBS üzerinden elektronik ortamda iade edilecektir. IV- DİĞER HUSUSLAR 1) Uygulama kapsamında, KBS den çıktısı alınan ödeme belgesinin açıklama ve ekler bölümünde, E-FATURA BAĞLANTISI VARDIR. RESMİ VE ÖZEL GÖRÜŞME AYRIMI YAPILMIŞTIR. ibaresi yer alacak olup; harcama birimleri ve muhasebe birimleri, e-faturaya dayalı ödemelere ilişkin ödeme belgelerinde söz konusu ifadeyi arayacaktır. 2) Türk Telekom ve TTNET, KBS ye zamanında aktarılamayan e-faturaların geç ödenmesinden dolayı gecikme cezası ve faiz talep etmeyecek ve hizmet durdurma, sözleşme iptali vb. yaptırımlar uygulamayacaktır. 3) Harcama birimleri ve muhasebe birimleri, uygulamaya ilişkin Bakanlık () tarafından çıkarılan kılavuz ve duyurulara göre işlem yapacaktır. 11