HACETTEPE U NI VERSI TESI KALI TE POLI TI KASI I C I NDEKI LER Hacettepe U niversitesi Kalite Politikası... 2 Tanımlar Yo netim

Transkript

1 HACETTEPE U NI VERSI TESI KALI TE POLI TI KASI I C I NDEKI LER Hacettepe U niversitesi Kalite Politikası... 2 Tanımlar Yo netim Misyon ve Vizyon Organizasyon yapısı Amac, Hedefler ve I yiles tirme Kaynak Gereksinimleri ve O nceliklendirme Kaynak Tahsisi C alıs anlar I nsan Kaynakları Planlaması Akademik Personel I dari Personel Kaynaklar ve I s birlig i Yapılan Kurum ve Kurulus lar Tesis Yo netimi Eg itim O g retim ve Aras tırmayı Destekleyen Bilgi Kaynaklarının Yo netimi Su rec ler Eg itim O g retim Aras tırma Hizmet Kalite I yiles tirme Kalite Ku ltu ru Sistem I zlenecek Kalite Go stergeleri Yo netim Bilgi Sistemi Kamuoyunu Bilgilendirme Dıs Kalite Gu vence Kurumlarına Bas vuru

2 HACETTEPE U NI VERSI TESI KALI TE POLI TI KASI Hacettepe U niversitesi Kalite Politikası Yu ksek O g retim ile ilgili evrensel deg erlere, akademik o zerklig e, o g retim elemanı, o g renci ve dig er personelin haklarına saygılı olmayı esas alır. Bu doku man Hacettepe U niversitesi nde yu ru tu lmekte olan Kalite Gu vencesi C alıs malarının temel ilke ve standartlarına ilis kin politikalarını kapsar. U niversitenin Stratejik Plan ındaki amac ve hedefler dikkate alınarak olus turulan bu standartlar kurumun vizyonuna ulas masında temel o lc u t olacaktır. Kurumun performansı bu standartlar temel alınarak deg erlendirilecektir. Standartlar, tu m birim, bo lu m ve bireyler ic in gec erli olan temel o lc u tlerdir. Standardın nasıl kars ılanacag ı farklı birimlerde deg is kenlik go sterebilecektir. Bu nedenle her birimin, mevcut standartlara uyum amacıyla yapacag ı c alıs maları belirlemesi ve uygulaması gerekmektedir. Bu kalite politikası doku manı Yu ksek O g retim Kalite Kurulu, Avrupa U niversiteler Birlig i (European University Association EUA) ve Avrupa Yu ksek O g retimde Kalite Gu vencesi Birlig inin (European Association for Quality Assurance in Higher Education ENQA) temel ilkelerine uygun olarak, Avrupa Kalite Yo netim Vakfı (EFQM) ve onun ulusal is birlig i ortag ı olan Tu rkiye Kalite Derneg i (KALDER) modeline go re olus turulmus tur. TANIMLAR U st Yo netim: Rekto r, rekto r yardımcıları, dekanlar, yu ksekokul mu du rleri, meslek yu ksekokulu mu du rleri, konservatuar mu du ru, enstitu mu du rleri ve genel sekreterdir. Yo netici: Akademik ve idari birimlerin u st yo neticileridir. Lider: Belirli bir konuda uzmanlıg ı veya yaratıcı o zellig i ile tanınmıs, kalite faaliyetlerinde o ncu lu k eden kis ilerdir. Yo netim bilgi sistemi: Bir o rgu t ic erisinde enformasyonu toplayan, do nu s tu ren ve yayan kaynaklar, kurallar ve c alıs anlardan olus an bir bu tu ndu r. Ortak bir veri tabanını kullanarak karar su rec lerine bilgi sag lar. 2

3 I s tanımı: Bir is ile ilgili tu m go rev, yetki ve sorumluluklar, raporlama ilis kileri, is kos ulları ile o is i yapmak ic in gerekli eg itim, beceri ve kis ilik gibi niteliklerin tanımıdır. 1. YO NETI M 1.1 MI SYON VE VI ZYON Kurumun, c alıs anların ve birim liderlerinin katılımıyla olus turulmus bir misyonu ve vizyonu vardır. Hacettepe U niversitesi nin misyonu; bilim, teknoloji, go rsel ve is itsel sanat alanlarında yu ru ttu g u aras tırmalar ve verdig i eg itim-o g retimle, deg is ime ve gelis ime ac ık bireyler yetis tirmeyi, her alandaki birikimini toplum yararına sunmayı go rev edinmis tir. Hacettepe U niversitesi nin vizyonu; ilham verici bir du nya markası olan; o g rencisi, personeli ve mezunu olmaktan gurur duyulan; deg is ime ve gelis ime liderlik eden bir u niversite olmaktır. Bu misyon ve vizyon kurum faaliyetlerini izlemek ve yo netmekle go revli u st makam tarafından onaylanmıs tır. 1.2 ORGANI ZASYON YAPISI Organizasyon yapısı, kurum ic inde farklı birimlerin ve yapıların yo netim is levlerini yerine getirirken aralarında nasıl bir iletis im sistemi oldug unu, karar verme, danıs ma, onaylama ve izleme su rec lerini ac ıklar niteliktedir. Kararlar gerekc elendirilir ve kayıt altına alınır. O g rencilerin gereksinimlerine go re tasarlanmıs standart bir eg itim o g retim programının yanı sıra; uluslararası eg itim is birliklerinin de yu ru tu lmesini sag lamak u zere, eg itim o g retim faaliyetlerine katılan farklı birimler arasında iletis im, is birlig i ve es gu du m vardır. Eg itim, o g retim ve aras tırma faaliyetleri arasındaki ilis ki ve es gu du m ilgili birim liderlerinin iletis imi ile gu c lendirilir ve desteklenir. 3

4 I s birlig i ve es gu du mu sag lamak ic in ortak toplantılar, kurul - komisyon c alıs maları gerc ekles tirilir ve bu c alıs malar ulusal ve uluslararası platformlarda paylas ılarak go ru nu rlu g u sag lanır. 1.3 AMAC, HEDEFLER VE I YI LES TI RME Tu m birimler, kurumun misyon ve vizyonu ile uyumlu olacak s ekilde stratejik amac ve hedeflerini, bu amac ve hedeflere ulas mak ic in yapılması gereken faaliyetleri planlar ve yu ru tu r. Yu ru tu len faaliyetlerin hedeflere ve amac lara ulas madaki etkinlig ini objektif verilere dayanarak deg erlendirir, ve gu nceller. Sag lanan iyiles me ve gelis menin devamlı ve su rdu ru lebilir oldug unu belirledig i performans go stergeleriyle izler. 1.4 KAYNAK GEREKSI NI MLERI VE O NCELI KLENDI RME U st yo netim, birimlerde yu ru tu len eg itim, o g retim, aras tırma ve hizmet faaliyetlerinde amac ve hedeflere uyumlu gelis menin ve kalite gelis iminin sag lanabilmesi ic in gerekli olan tesis, altyapı, arac gerec, kadro ve kaynak gereksinimlerini belirlemek u zere bu birim liderleri ile iletis im ic indedir. O ncelikler, u st yo netim ve liderlerin katılımı ile kurumun misyon ve vizyonu, amac ve hedefleri dog rultusunda belirlenir. Belirlenen o ncelikler ic in yıllık eylem planı olus turulur ve takibi sag lanır. 1.5 KAYNAK TAHSI SI U st yo netim, o ncelikler dog rultusunda faaliyetlerin yu ru tu lmesi ve kalite gelis iminin sag lanması ic in gerekli kaynakları tahsis eder. Kaynak tahsisinde o lc me ve performans deg erlendirme sonuc ları ve verileri belirleyici bir fakto rdu r. 4

5 2. C ALIS ANLAR C alıs anların go rev, yetki ve sorumluluklarını, niteliklerini belirleyen yazılı is tanımları yapılır ve belirli aralıklarla gu ncellenir. Kurumda c alıs anların atama-yu kseltme ve kurum ic i/dıs ı go revlendirmelerde kriterler belirlenir ve yetkili organlarca onaylanır. C alıs anlar konularında yetkindir. Yetkinliklerini devam ettirebilmesi ic in eg itim ihtiyac ları tespit edilerek gerekli eg itim olanakları sag lanır. Farklı go revler ic in yetkilendirme kis inin yetkinlikleri ve nitelikleri esas alınarak yapılır. C alıs anların performansı belli aralıklarla deg erlendirilir. Performans deg erlendirmede c alıs anın is tanımları deg erlendirme kriteri olarak kullanılır. Deg erlendirme sonuc ları, c alıs anın gelecek do nemde hangi yetkinlikleri tas ımaya, hangi go revleri ifa etmeye devam edeceg i konusunda belirleyici olur. C alıs anlar performans deg erlendirme sonuc ları ile ilgili olarak bilgilendirilir. C alıs anların memnuniyet deg erlendirme o lc u tleri belirlenerek, memnuniyet go stergelerine go re, iyiles tirme ve gelis tirme c alıs maları yapılır. Sonuc lar c alıs anlar ile paylas ılır I NSAN KAYNAKLARI PLANLAMASI Birimlerin stratejik plana go re belirlenmis gelecekteki faaliyetlerini yu ru tecek personelin planlaması yapılır. Personel planlamasında birimlerde stratejik plana bag lı olarak olus abilecek deg is iklikler ve is yu kleri esas alınır. Planlamaya destek olmak amacıyla c alıs anlara ilis kin tu m bilgilerin ve go rev tanımlarının yer aldıg ı kis isel dosyalarının ilgili idari birimlerde bulundurulması sag lanır. Bunun ic in bir sistem kurulur AKADEMI K PERSONEL Eg itim-o g retim ve aras tırmadan sorumlu personel o g retme ve aras tırma yapma becerisine sahiptir. Bu beceriler gerekli kaynaklar ve eg itimlerle 5

6 desteklenir. O g retim elemanı ile ilgili performans, bireysel faaliyet raporları, program memnuniyetinin deg erlendirmesiyle yapılır ve bunun sonuc larından ilgili o g retim elemanı bilgilendirilir I DARI PERSONEL Ac ık kadrolara atanacak idari personel, is tanımlarında belirlenen niteliklere go re deg erlendirilir ve go revlendirilir. I dari personelin yaptıg ı go revin o zelliklerini gu c lendirici o nlemler alınır. 3. KAYNAKLAR VE I S BI RLI G I YAPILAN KURUM VE KURULUS LAR Misyonuna, amac ve hedeflerine, kurumsal ilkelerine uygun olmak kaydıyla gerektig i hallerde dig er kurumlarla ve paydas larla ulusal ve uluslararası is birlig i planlanır ve yapılır TESI S YO NETI MI Kurumun misyonu gereg i yerine getirmesi gereken hizmetlerin nitelig ini ve kalitesini etkileyen en o nemli unsurlardan biri, bu hizmetlerin sunumu sırasında kullanılan mekanlar, arac gerec ve malzemelerin nitelig idir. Bunların nitelig i, c alıs anların ve o g rencilerin her tu rlu gu venlig ini yakından ilgilendirir. Kurum gerekli planları yapar ve uygular. Bu planların hazırlanabilmesi ic in o ncelikle envanter c alıs ması yapılır ve tu m tesis ve ekipmanlar kayıt altına alınır. Kayıt sistemi envanteri yapılan tesis ve ekipmanların izlenebilir olmasını sag lar. Planların uygulama o ncelikleri, yaklas ık maliyetleri ve kaynak tahsisi birim sorumluları ve u st yo netimin birlikte kararı ile belirlenir. 3.2 EG I TI M O G RETI M VE ARAS TIRMAYI DESTEKLEYEN BI LGI KAYNAKLARININ YO NETI MI Kurum, o g renci merkezli eg itim-o g retim anlayıs ını benimseyerek, o g rencinin o g renmesini desteklemek u zere gerekli kaynakların yeterlilig ini ve programlara uygunlug unu gu vence altına alır. O g retimden sorumlu o g retim 6

7 elemanlarının yanında o g renciler de o g renimlerine katkıda bulunacak kaynaklara bas vururlar. Bu kaynaklar, ku tu phaneler, bilgisayar ve internet eris im olanakları, akademik danıs manları ve rehberlerdir. Kurum ku tu phanelerinde, birimlerinde bulundurulan bilgi kaynaklarını ve internet eris im kapasitesini o g renci ve aras tırmacı ihtiyac larına ve beklentilerine uygun olarak du zenler ve o g rencilerin eris imine hazır olarak hizmete sunar. Bu ihtiyac ve beklentilerin belirlenmesi ic in o g renci ve aras tırmacıların geribildirimlerini almaya yo nelik bir sistem is letilir. Kurum o g renme ve aras tırmaya yo nelik kaynakları du zenli olarak izler, go zden gec irir ve iyiles tirir. 4. SU REC LER Eg itim o g retim, aras tırma ve hizmet faaliyetleri ile ilgili temel su rec ler, keyfi uygulamalara yer bırakmayacak s ekilde ve her birimde, her zaman, her c alıs an tarafından standart bir yo ntemle yerine getirilmesini sag lamak amacıyla tanımlanır ve yo netilir. Genel kurallar, ilkeler, gerekli kayıt is lemleri ve sorumlular tanımlanır EG I TI M O G RETI M Ders programlarının olus turulması, gu ncellenmesi, onaylanması ve yu ru tu lmesi su rec leri o g renci merkezli olmak kaydıyla, ic ve dıs paydas ların katılımı ile belirlenir ve yo netilir. Su rec lerin tanımlamasında o g renim c ıktıları ve ihtiyac ları, o g renim kaynakları, o g renci bas arı du zeyi ve gelis imini izleme usulleri go z o nu ne alınır. O g renci kayıt, kayıt yenileme ve ders sec me su rec leri o g rencilerin beklentilerine uygun olarak yu zyu ze ve online yapabilme olanakları belirlenir ve yo netilir. O g renci bas arısını o lc me ve deg erlendirme su rec leri c ag das ve uluslar arası gec erli ilkelere go re tutarlı bic imde uygulanan yazılı o lc u t, du zenleme ve prosedu rlere go re belirlenir ve yo netilir. 7

8 O g renci mezuniyet, ilis ik kesme, belge du zenleme su rec leri belirlenir ve yo netilir ARAS TIRMA Aras tırmaların planlanması, desteklenmesi, gerc ekles tirilmesi ve izlenmesi su rec leri belirlenir ve yo netilir. Bu su rec lerde kaynakların etkili ve verimli kullanımı go z o nu nde bulundurulur HI ZMET O g rencilere, c alıs anlara ve topluma verilen hizmetler ile ilgili su rec ler belirlenir ve yo netilir. Belirlenmis su rec ler ic in, faaliyetleri go steren akıs s emasını, sorumluları, performans go stergelerini ve bunların izlem yo ntemlerini ic eren su rec ku nyeleri hazırlanır. Su rec performansı ilgili birim tarafından izlenir. Gerektig inde iyiles tirme faaliyetleri yapılır. Yapılan iyiles tirme faaliyetlerinde kalite iyiles tirme ve gelis tirme temel ilkeleri kullanılır. Bu su rec lerin iyiles tirilmesinde ve gelis tirilmesinde ic ve dıs paydas ların beklentileri ve go ru s leri dikkate alınır. 5. KALI TE I YI LES TI RME Toplam Kalite Yo netimi kurumun yo netim yaklas ımıdır. Bu c erc evede kurum kalite ku ltu ru gelis tirme, su ru du rlebilir kılma ve kaliteyi iyiles tirme faaliyetlerinin devamlılıg ını sag lar. 5.1 KALI TE KU LTU RU Kurum Kalite I yiles tirme c alıs malarını tu m birimlerinde ve tu m c alıs anları tarafından yu ru tu lmesi gereken bir faaliyet olarak kabul eder. U st yo neticilerin ve dig er yo neticilerin liderlig inde u niversitede kalite ku ltu ru nu n yaygınlas tırılması ic in c aba go sterilir. Bu amac la, c alıs anların kalite yo netimi, 8

9 kalite iyiles tirme konularında bilgi sahibi olması ic in ulusal ve uluslararası eg itimler du zenlenir, incelemeler ve kars ılas tırmalar yapılır. Kurum ic erisinde komisyonlar ve c alıs ma grupları olus turarak; akademik ve idari birimler u zerinde kurum kalite ku ltu ru nu gelis tirmek ic in eg itimler planlanarak farkındalık sag lanır. C alıs anların kalite iyiles tirme c alıs malarına katılımı desteklenir ve tes vik edilir. 5.2 SI STEM Hacettepe U niversitesi nde Kalite Yo netimi uygulamalarının temelini Planla Uygula Kontrol Et O nlem Al (PUKO ) anlayıs ı olus turmaktadır. PUKO do ngu su c erc evesinde; Tu m iyiles tirme faaliyetleri planlanır. Bu planlarda, mevcut durumdaki veri ve bilgiler deg erlendirilerek, faaliyet sonrasında varılmak istenen noktayla ilgili hedefler belirlenir. I yiles tirme o nerileri, altta yatan sorunu bulmaya yo nelik analizlerin sonuc larına dayandırılır. Bu analizler gu ncel bilgi ve yo ntemlerden faydalanarak yapılır. Mu mku n oldug unda rehber ve kılavuzlar kullanılır. Planlanan iyiles tirme o zellikle yu ksek riskli, yu ksek is lem hacimli su rec leri ilgilendirdig i takdirde uygulama sec ilmis pilot birimlerden bas latılır, etkisi go zlendikten sonra yaygınlas tırılır. Uygulamanın etkileri deg erlendirilir, bas langıc verileri ile uygulama sonrası verileri kars ılas tırılarak kontrol edilir. O ngo ru len hedefe ulas ma durumu deg erlendirilir. Bu sag lanamadıysa gerekli o nlemler alınır, gu ncelles tirmeler yapılır. I yiles tirici uygulamanın beklenen faydayı sag ladıg ı go ru ldu g u nde, uygulama yaygınlas tırılır, kurumsallas tırılır. 9

10 Aralıklı olarak veriler tekrar deg erlendirilerek sag lanan iyiles menin su rdu ru lebilir, bir etki yaratıp yaratmadıg ı izlenir. Yapılan tu m su rec ve sistem deg is iklikleri, yukarıda belirtilen temel adımlar izlenerek ve kayıt altına alınarak yapılır. Hislere ve duygulara deg il, veriye ve kanıta dayalı karar mekanizmaları is letilir. 5.3 I ZLENECEK KALI TE GO STERGELERI Kurum misyon-vizyonu ile belirlenmis temel faaliyet alanındaki performansını su rekli olarak izler. Bunun ic in hazırlanmıs bir Performans I zlem Planı vardır. I zlenecek performans ve kalite go stergeleri, kurumun yo neticileri ve liderleri tarafından belirlenir. I zlenecek go stergenin belirlenmesinde kullanılan o nceliklendirme yo ntemi yazılı hale getirilir. Kurumda, bunlarla kısıtlı kalmamak kaydıyla, as ag ıdaki alanlarda performans go stergeleri izlenir: O g renci Giris inin Nitelig i, O g rencilerin Gelis imi ve Bas arısı, Ulusal ve Uluslararası Eg itim I s birlig i Anlas maları Sayısı ve Nitelig i, Uluslararası O g renci Sayısı ve Nitelig i, Uluslararası O g retim Elemanı Sayısı ve Nitelig i, C ift Dal, Yan Dal ve Ortak Diploma Verilen Program Sayısı ve Nitelig i Mezunların I stihdamı ve Nitelikleri, O g retim Programlarının Deg erlendirilmesi, Aras tırmaların Nitelig i, Yayınların Nitelig i, Hizmetlerin Nitelig i, Finans Yo netimi, Kapasite ve Kaynakların Etkin Kullanımı, O g renci Memnuniyeti, C alıs an Memnuniyeti, I zlenen performans go stergelerine ait veriler yetkin kis ilerce deg erlendirilir ve analiz edilir. 10

11 Veriler, kurumun o nceki yıllara ait verileriyle, benzer kurumlara ait verilerle ve kaynaklarda sunulan standartlarla kıyaslanır. Elde edilen sonuc lara go re gerekli o nlemler ve iyiles tirici faaliyetler planlanır. 6. YO NETI M BI LGI SI STEMI Kurumda, yo netim faaliyetleri ve kalite iyiles tirme gelis tirme c alıs maları, karar verme ve o ncelik belirleme su rec leri yo netim bilgi sistemi ile desteklenir. Yo netim bilgi sistemi kurumun temel performans go stergelerinin izlenmesine ilis kin bilgileri sag lar. Karar verme ve o ncelik belirleme su rec lerinde yo netici ve liderlerin ne tip bilgiye ihtiyac duydug u, bu bilginin u retilebilmesi ic in hangi verilerin toplanması gerektig ine yo netici ve liderler, Bilgi I s lem Daire Bas kanlıg ı, Strateji Gelis tirme Daire Bas kanlıg ı ve Kalite Komisyonu u yeleri ile birlikte karar verirler. Kurumun, kayıtların tutulmasından sorumlu birimleri, yo neticilerin ve liderlerin karar verme ve o ncelik belirleme su rec lerini destekleyecek veri ve bilgiyi sag lamak ic in is birlig i yapar. I htiyac duyulan veri ve bilgi ilgili taraflara belirlenmis aralıklarla bildirilir. Bunun ic in belirlenmis bir takvimi, sorumluları, veri toplama ve analiz yo ntemini ic eren yıllık Bilgi Yo netim Planı yapılır ve ilan edilir. Kurumda bir bilgi yo netim sistemi is letilir. Bu sistem; doku manların formatını, yayınlanması, onaylanması, yu ru rlu g e konması ve gu ncelleme su rec lerini tanımlar; doku manlara eris im yo ntemini, gu ncellig ini kaybetmis olanlarının yu ru rlu kten kaldırılma ve ars ivlenme yo ntemini tanımlar; hangi doku manlara, kimlerin veya hangi birimlerin eris im yetkisi oldug unu tanımlar. 7. KAMUOYUNU BI LGI LENDI RME Kurum du zenli olarak eg itim o g retim, aras tırma, sundug u hizmetler ve bu hizmetlerin performansını ilgili koordinato rlu kler aracılıg ıyla belirleyerek, 11

12 gu ncel, tarafsız ve objektif, nicel ve nitel bilgiyi yayınlar. Kamunun yayınlanan bilgilere eris ebilmesini gu vence altına alır. 8. DIS KALI TE GU VENCE KURUMLARINA BAS VURU Dıs kalite gu vence su rec leri, kurumun ic kalite gu vence sisteminin etkililig i deg erlendirir. Kurum ic kalite gu vence sisteminin dog ru c alıs ıp c alıs madıg ını dıs deg erlendirmeye tabi tutarak belirler. Kurumun, dıs kalite gu vence kurumlarına ne zaman ve nasıl bas vuracag ı konusunda ac ık prosedu rler vardır. Dıs kalite gu vencesi kurumlarına bas vurunun sonunda elde edilen sonuc lar kurum ic inde ve/veya dıs ında duyurulur. 12