BİLECİK ŞEYH EDEBALİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ MERKEZ BİRİMLER YETKİ DEVRİ VE İMZA YETKİLERİNE İLİŞKİN USUL VE ESASLAR. BİRİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler

Transkript

1 BİLECİK ŞEYH EDEBALİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ MERKEZ BİRİMLER YETKİ DEVRİ VE İMZA YETKİLERİNE İLİŞKİN USUL VE ESASLAR Amaç BİRİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler MADDE 1- (1) Bu Esasların amacı, Rektörlük merkez teşkilatında işlemlerin hızlı, doğru ve verimli bir şekilde yürütülmesi ve sonuçlandırılmasını sağlamaktır. Kapsam MADDE 2- (1) Bu Esaslar Rektörlük merkez birimlerini kapsar. Hukuki dayanak MADDE 3 - (1) Bu Esaslar; a) 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 13. maddesi, b) 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, c) 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, ç) tarihli Resmi Gazetede yayınlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esaslar ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine, dayanılarak hazırlanmıştır. Genel esaslar MADDE 4- (1) Rektörlük merkez teşkilatında: a) İmza yetkilerini kullanacak kişiler; Rektör, Rektör Yardımcıları, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcısı, Daire Başkanları, Hukuk Müşaviri ve Şube Müdürleridir. Bu yetkililer, imza yetkilerini gerekli durumlarda hiyerarşik yapı içerisinde bir alt yetkiliye devredebilirler. b) İmza yetkilileri, Rektörün onayı ile vekâlet bırakmadan görevlerinden ayrılamazlar. Görev dağılımlarında farklı birimlerden sorumlu olan rektör yardımcıları, görevde bulunmadıkları sürelerde diğer bir rektör yardımcısını vekil olarak bırakırlar. c) İmza yetkililerinin izin, rapor, geçici görev v.b. sebeplerle görevde bulunmadıkları hallerde, yazılı onayla yerlerine bırakacakları vekilleri imza yetkilerini kullanır. Vekalet döneminde, vekil tarafından yapılan işler hakkında asıl yetkiliye göreve başladığında bilgi verilir. ç) İmza yetkilileri, hiyerarşik yapı içerisinde bir üst yetkiliye zamanında bilgi verirler. d) Rektör Yardımcıları yetkilendirdikleri birimler ve işlemler; Genel Sekreter ve Yardımcısı ilgili birimler ve işlemler; Daire Başkanları/Hukuk Müşaviri kendi birimleri; Şube Müdürleri kendi şubeleri ile ilgili tüm iş ve işlemlerden sorumludurlar.

2 e) Birimlerinden çıkan yazılardan ve yapılan bütün iş ve işlemlerden Daire Başkanları/Hukuk Müşaviri, birinci derecede ve sonra yazıda parafı olan tüm ilgililer Genel Sekretere karşı sorumludur. f) Yazışmaların, yürürlükteki ( tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren) Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yapılması zorunludur. g) Yazılar bütün ara kademe amirlerinin parafı alınarak imzaya sunulur. Koordineli yapılan işlerde, ilgili Daire Başkanı/Hukuk Müşavirinin de parafı alınır. ğ) Basın-yayın organlarına yazılı veya sözlü bilgi Rektör veya Rektörün uygun gördüğü yetkili tarafından verilir. h) Harcama Ön İzin Onay Formu, İhale Hakediş Ön İzin Onay Formu v.b. ön izin formları, Genel Sekreter Yardımcısı, Genel Sekreter ve ilgili Rektör Yardımcısının görüşleri alınarak Rektörün bilgisine sunulur. ı) İhale bilgi formu vb. bilgi formları, Genel Sekreter Yardımcısı, Genel Sekreter, ilgili Rektör Yardımcısı ve Rektörün bilgilerine sunulur. i) İhalelere ilişkin tüm onay ve yazışmalar, harcama yetkilisi (ihale yetkilisi) tarafından yapılır. j) Birimine bütçe tahsis edilen bütün yöneticiler (harcama yetkilileri) ve gerçekleştirme görevlileri, bütçe harcamaları ile ilgili tüm yazıları ve belgeleri imzalar. k) Bu Esaslar ile kendilerine yetki verilen kişiler yetkilerini zamanında, eksiksiz, tam ve doğru olarak kullanırlar. l) Üniversite dışından gelen ve Üniversite dışına yazılan tüm yazılar Genel Evrak kaydına alınır. Rektörlük Merkez Birimleri arasında yapılan yazışmalar birim evrak kayıtlarına, Merkez Birimlerden diğer birimlere yazılan yazılar ve diğer birimlerden Merkez Birimlere gelen yazılar ise Genel Evrak kaydına alınır. m) İhaleler ile ilgili olarak harcama yetkililerinin yaptığı yazışmalar hariç olmak üzere, aşağıda düzenlenen imza yetkileri, kurum dışına yapılan yazışmalarda Rektör adına kullanılacaktır. n) Rektörlük Makamına sunulacak yazılar, bir tasarruf, tercih, gizlilik veya teklif içeriyorsa bizzat birim yöneticileri, Genel Sekreter veya ilgili Rektör Yardımcısı tarafından, Rektörün imzasına sunulacak, diğer yazılar Özel Kaleme teslim edilecektir. o) Rektörlük Makamına veya diğer görevlilerin imzasına getirilen ve kendilerine teslim edilen evrak ve yazıların muhafazasından Özel Kalem görevlileri, Rektör Yardımcıları sekreterleri ve Genel Sekreterlik görevlileri sorumludur. ö) Tekit yazılarından ilgili görevliler ve birim yöneticileri ortaklaşa sorumludurlar. (2) Gelen yazılar ve evrak havalesinde; a) " ÇOK GİZLİ ", " KİŞİYE ÖZEL " ve " İVEDİ " yazılar Gelen Evrak Bürosu tarafından teslim

3 alınarak, açılmadan bizzat Rektör veya Rektör bulunmadığı zamanlarda ilgili Rektör Yardımcısına arz edilerek, havaleyi takiben Gelen Evrak Bürosunda kayda alınacaktır. b) " Rektörlük Makamı"na gelen " GİZLİ" yazılar Genel Sekreter tarafından, diğer bütün yazılar Gelen Evrak Bürosunda açılacaktır. İlgili memur tarafından gideceği yer yazıldıktan sonra kaydı yapılarak, görev bölümüne göre ayrım yapıldıktan sonra ilgili birime zimmet karşılığı gönderilecektir. c) Rektör Yardımcıları ve Genel Sekreter tarafından kendilerine gelen evrak incelendikten sonra Rektörün görmesi gerekenlere (T) takdim işareti konularak Makama sunulması sağlanacak, Rektörün görüş ve talimatını müteakip Gelen Evrak Bürosunca ilgili birime zimmet karşılığı gönderilecektir. ç) Birim amirleri, kendilerine gelen Rektör veya Rektör Yardımcılarının havalesini taşımayan evraklardan, Rektör veya Rektör Yardımcılarının görmelerini gerekli buldukları evrak hakkında kendilerine bilgi verecekler ve talimatlarını alacaklardır. İKİNCİ BÖLÜM Yetkiler Rektörün imzalayacağı ve onaylayacağı yazılar MADDE 5- (1) Rektörün imzalayacağı ve onaylayacağı yazılar şunlardır: a) Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, Bakanlıklar, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı, Valilikler ve Üniversite Rektörlüklerine gönderilen tüm yazılar ile diğer kurum ve kuruluşlara genel yazışmalar dışında sorumluluk gerektiren yazılar, b) Akademik ve idari kadroların iptal, ihdas, aktarma, tenkis-tahsis, değişiklik, kullanma izni ve ilan yazışmaları ile yan ödeme onay işlemleri, c) Akademik ve idari personelin atama, muvafakat ve görev sürelerinin uzatılması ile ilgili yazılar, ç) Emeklilik, istifa, müstafi ile adaylığın kaldırılmasına ilişkin onaylar, d) Rektör Yardımcıları, Dekan, Müdür, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcısı, Daire Başkanları/Hukuk Müşavirinin vekâlet, yıllık izin ve hastalık izin onayları, e) Denetim, inceleme ve disiplin soruşturmasına ilişkin yazışmalar ile genelge niteliğindeki, görüş bildirilen, gizli dereceli ve bilgi edinme kanunu kapsamındaki yazılar, f) Harcama Ön İzin Onayları (Ek-4), g) İhale Hakediş Ön İzin Onayları (Ek-5), ğ) İhale Bilgi Formları (Ek-6), h) Ödül ve takdirname onayları.

4 Rektör yardımcılarının imzalayacağı ve onaylayacağı yazılar MADDE 6- (1) Rektör Yardımcılarının imzalayacağı ve onaylayacağı yazılar şunlardır: a) Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, Bakanlıklar ve Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı, Valilikler ve Üniversite Rektörlüklerine gönderilen takdire müteallik olmayan yazıları Rektör adına ve bütün kurum ve kuruluşlara gönderilen genel yazılar, b) 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu nun 104-c maddesi uyarınca verilen mazeret izin onayları, yurtiçi görevlendirme onayları ile pasaport formu, yurtdışı izin ve aylıksız izin onayları, c) Akademik personel ile ilgili olmak üzere ilgili makama yazılar, ç) Rektör tarafından belirlenen görev dağılımlarına göre sorumlu oldukları birimlerin Rektör onayı gerektirmeyen kurum içi ve dışı bütün yazışmalar. (Değişik madde: 28/01/2014 tarih Sayı ile eklendi) (Askerlik şubeleri ile yapılan yazışmalar, yatay geçiş yapan öğrencilerin dosyalarını isteme ve gönderme yazıları, geçici mezuniyet belgesi ile kayıt yaptıran öğrencilerin diploma istekleri hariç) d) Rektör tarafından görevlendirilmiş oldukları kurul ve komisyonlara ilişkin onay ve tüm yazışmalar, e) Harcama Ön İzin Onay Formu, İhale Hakediş Ön İzin Onay Formu ve İhale Bilgi Formlarına ilişkin görüş yazıları, f) İlişik kesme yazıları, intibak, askerlik değerlendirmesi ve hizmet birleştirmesine ilişkin onaylar, g) Akademik personelin 2547 sayılı Kanun un ilgili maddeleri uyarınca yapılan görevlendirme onayları, ğ) Akademik ve idari personelin aylık toplu olarak hazırlanan 657 sayılı Kanun un 64, 65, 66 ve 68. maddeleri uyarınca yapılan kademe terfi onay listeleri. h) (27/11/2014 tarih Sayı ile eklendi) Rektörlüğe bağlı Bölüm Başkanlıklarında görev yapan akademik personel ile Rektörlüğe bağlı birimlerde idari görev yapan akademik personelin yıllık izin, kanuni mazeret izni ve hastalık izin onayları. Genel sekreterin imzalayacağı ve onaylayacağı yazılar MADDE 7- (1) Genel Sekreterin imzalayacağı ve onaylayacağı yazılar şunlardır: a) (Değişik madde: 27/10/2011 tarih -082 Sayı) Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, Bakanlıklar, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı, Valilikler ve Üniversite Rektörlüklerine gönderilen takdire müteallik olmayan yazıları Rektör adına ve bütün kurum ve kuruluşlara gönderilen genel yazılar, b) Üniversite içi genel yazışmalar, c) Sosyal Güvenlik Kurumu na yazılan yazılar, ç) Rektör Onayına sunulan teklifler, d) Rektör tarafından kısa süreli geçici görevlendirmeleri toplu olarak uygun görülen idari personelin

5 görevlendirme onayları, e) Genel Sekreter Yardımcısı, Daire Başkanları, Hukuk Müşavirinin Rektöre bağlı olarak idari görev yapan akademik personelin hasta sevkleri ve yıllık izin, hastalık izin onay teklifleri ile şube müdürlerinin yıllık izin, kanuni mazeret izni ve hastalık izin onayları, f) (Mülga, 27/11/2014 tarih Sayı ile) g) Harcama yetkilisi (İhale yetkilisi) sıfatıyla yapılan tüm yazışma ve onaylar, ğ) Öz gelirlere ilişkin ilgili bankalar ile yapılan yazışmalar, h) Akademik personel ile ilgili konular hariç ilgili makama yazıları, ı) İdari personelin günlük/haftalık/aylık toplu olarak hazırlanan kısa süreli geçici görevlendirme onay listeleri (Ek-2), i) Taşıt görevlendirmelerine ilişkin günlük/haftalık/aylık toplu onaylar (Ek-3), j) Senato, Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu kararlarının ilgili birimlere gönderilme yazıları. Genel sekreter yardımcısının imzalayacağı ve onaylayacağı yazılar MADDE 8- (1) Genel Sekreter Yardımcısının imzalayacağı ve onaylayacağı yazılar şunlardır: a) Rektörlük Özel Kalem, Rektör Yardımcıları özel kalemi ve Genel Sekreterlikte görev yapan personelin hasta sevk formları, b) Şube Müdürleri ve akademik personel hariç olmak üzere Genel Sekreterlikte görev yapan personelin yıllık izinleri ile kanuni mazeret izinleri, c) Rektörlük Özel Kalem ve Rektör Yardımcılıklarında görev yapan personelin, ilgilinin yöneticisinden gerekli onayı alması kaydıyla, yıllık izinleri ile kanuni mazeret izinleri, ç) Gerçekleştirme Görevlisi sıfatıyla yapılan tüm onaylar, d) Eczaneler ile ilgili sözleşmeler ve yazışmalar. Daire başkanları ve hukuk müşavirinin imzalayacağı ve onaylayacağı yazılar MADDE 9- (1) Daire Başkanları/Hukuk Müşavirinin imzalayacağı ve onaylayacağı yazılar şunlardır: a) Genel Sekreterliğe teklif ve onay teklif yazıları, b) Dairesi içinde ve diğer dairelerle yapılan iç yazışmalar, c) Harcama yetkilisi (İhale yetkilisi) sıfatıyla yapılan tüm yazışma ve onaylar, ç) Şube Müdürleri ve akademik personel için yıllık izin ve kanuni mazeret izinleri hariç olmak üzere Dairesinde görev yapan personelin hasta sevk formları, yıllık izinleri ile kanuni mazeret izinleri, d) Dairesinde görev yapan Şube müdürleri ve akademik personelin yıllık izin ve hastalık izin teklifleri, e) Daire Başkanlığını ilgilendiren konularda standart form ve belgelerin onayları,

6 f) Üniversite içinde Rektör veya ilgili Rektör Yardımcısı ile Genel Sekreterden alınmış onayların ilgili tüm birimlere gönderilmesi, g) Sosyal Güvenlik Kurumları ile yapılan sigorta bildirimi, prim borcu v.b. yazışmalar. (2) Toplu liste halinde Rektör tarafından onaylanan; 657 sayılı Kanun un 64, 65, 66 ve 68 inci maddeleri uyarınca yapılan derece ve kademe terfileri ile ilgili birimlere göre ayrı ayrı düzenlenen formların onayları ile bütün personelin ve bakmakla yükümlü olduğu kişilerin sağlık karnelerinin onayları Personel Daire Başkanı tarafından yapılır. (3) Toplu liste (aylık/haftalık/günlük) halinde Genel Sekreter tarafından onaylanan; taşıt görevlendirmelerine ilişkin onaylar İdari ve Mali İşler Daire Başkanı tarafından yapılır. Acil ve zorunlu durumlarda taşıt görevlendirmelerine ilişkin onaylar İdari ve Mali İşler Daire Başkanı tarafından yapılır. (4) (Değişik madde: 28/01/2014 tarih Sayı ile kaldırıldı.) (5) a) Bütçe ödeneklerinden gerçekleşen harcamalara ilişkin kişi, kurum ve firmalara verilecek ve teminat mektuplarının iadelerine ait bilgilendirme yazıları Strateji Geliştirme Dairesi Başkanı tarafından yazılır. b) (Değişik madde: 23/02/2012 tarih Sayı) Belgesi eksik veya hatalı olan ödeme emri belgelerinin düzeltilmek veya tamamlanmak üzere gerekçeleriyle birlikte harcama yetkilisine iade edilmesi Strateji Geliştirme Dairesi Başkanı tarafından ilgili birimlere yazı ile bildirilir. Şube müdürlerinin imzalayacağı ve onaylayacağı yazılar MADDE 10- (1) Şube Müdürlerinin imzalayacağı ve onaylayacağı yazılar şunlardır: a) İmzalanmış ve onaylanmış yazıların suretlerinin tasdiki, b) Kendisine bağlı personelin hasta sevk formları. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Son Hükümler Hüküm bulunmayan haller MADDE 11- (1) Bu usul ve esaslarda hüküm bulunmayan hallerde bu esasların 3 üncü Maddesinde belirtilen Kanun ve Yönetmelik Hükümleri esas alınır. Yürürlük MADDE 12- (1) Bu Esaslar Rektör tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 13- (1) Bu Esasları Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörü yürütür.