ESKİŞEHİR DEFTERDARLIĞI İŞ BÖLÜMÜ VE İMZA YETKİLERİ İÇ YÖNERGESİ

Transkript

1 ESKİŞEHİR DEFTERDARLIĞI İŞ BÖLÜMÜ VE İMZA YETKİLERİ İÇ YÖNERGESİ KASIM ESKİŞEHİR eskisehirdef@maliye.gov.tr 1

2 I- AMAÇ ESKİŞEHİR DEFTERDARLIĞI İŞ BÖLÜMÜ VE İMZA YETKİLERİ İÇ YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM GENEL ESASLAR Bu yönergeyle; 178 Sayılı KHK ve 22/07/2013 tarihinde yürürlüğe giren Eskişehir Valiliği İmza Yetkileri Yönergesi ile verilen yetki ve sorumlulukları; defterdar ve defterdar adına defterdar yardımcılarının belirli bir iş bölümü halinde yerine getirmesi ve imza yetkilerinin belirlenmesi, hizmette verimliliği ve performansı artırarak hızlı ve doğru bir iş akışının sağlanması, bürokratik işlemlerin en aza indirilmesi, görev ve sorumluluk duygusunun alt kademelerle paylaşılarak kuvvetlendirilmesi amaçlanmıştır. II- KAPSAM Kanunlar, tüzük ve yönetmelikler ile diğer ilgili mevzuat hükümlerine göre defterdarlığa bağlı tüm birimlerin, kamu kurum ve kuruluşları, özel ve tüzel kişiler ile birimler arasında yapacakları işlemlerde vali ve defterdar adına imza yetkisinin kullanma şekil ve şartlarını kapsar. III- DAYANAK 178 sayılı Maliye Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ve Valilik Makamının 22/07/2013 tarihinde yürürlüğe giren Eskişehir Valiliği İmza Yetkileri Yönergesi. IV- TANIMLAR Bu Yönergede yer alan; YÖNERGE BAKANLIK VALİLİK DEFTERDARLIK DEFTERDAR DEFTERDAR YARDIMCISI BİRİM AMİRİ DEFTERDARLIK UZMANLARI KOORDİNATÖRÜ V- YETKİLİLER : Eskişehir Defterdarlığı İmza Yetkileri Yönergesini, : Maliye Bakanlığını, : Eskişehir Valiliğini, : Eskişehir Defterdarlığını, : Eskişehir Defterdarını, : Görev bölümünde birimin bağlı olduğu ilgili defterdar yardımcısını, : Defterdarlığa bağlı birimlerin müdürlerini, : Defterdar emrinde görevlendirilen uzmanların koordinasyonundan sorumlu koordinatörü, ifade eder. a) Defterdar, b) Defterdar yardımcısı, c) Birim amirleri, d) Defterdarlık uzmanları koordinatörü, e) Sivil savunma uzmanı, 2

3 İKİNCİ BÖLÜM İLKELER, SORUMLULUKLAR VE UYGULAMA ESASLARI I- İLKELER 1- İmza yetkisinin devrinde defterdarın her konuda havale, imza ve onay yetkileri saklıdır. Keza çeşitli kanun, tüzük, yönetmelik, işlem yönergesi gibi ilgili mevzuatın birim amirleri, uzman ve koordinatöre verdiği imza yetkisi saklıdır. 2- Kendisine yetki devredilen bu yetkiyi devredemez.yetkilerin tam ve doğru kullanılması esastır. 3- Defterdar yardımcısı, başkanlık ettiği kurul ve komisyonların aldıkları kararlar ile defterdar adına katıldığı toplantılarda alınan kararlar hakkında, konunun önemine göre ivedi olarak sonuçtan makama bilgi verir. 4- Defterdar adına imza yetkisi kullanılarak imzalanacak yazılarda ad ve soyadın altına ortalanarak Defterdar a. ve bunun altına da yine ortalanarak görev unvanı yazılır. 5- Onaylarda OLUR ifadesi kullanılır. 6- Bütün yazışmalar 02 Aralık 2004 tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun yapılır. 7- Defterdar yardımcısı, imzaladığı yazılarda defterdarın bilmesi gereken hususları tespit ve takdir ederek, makama bilgi vermekle yükümlüdür. 8- Her kademe, sorumluluğu derecesinde bilmek durumunda olduğu konular üzerinde aydınlatılır. Yetkisi derecesinde Bilme Hakkını kullanır. 9- Yazılar, dosya ve ekleri ile birlikte imzaya sunulur. 10- Tekit yazılarına mahal verilmeyecek şekilde evrak akışı takip edilir. İçeriği ne olursa olsun tüm yazılar, ilgili defterdar yardımcısının parafından sonra makama sunulur. Onaylarda ise yazının sol alt köşesine Uygun görüşle arz ederim ibaresi yazılarak yine ilgili defterdar yardımcısı tarafından imzalanır (Valilik makamının vereceği onaylar hariç). 11- Defterdar tarafından havale edilen tüm yazılar ilgili defterdar yardımcısı tarafından görüldükten sonra birimlere intikal ettirilir. 12- Birimler arasında yapılacak yazışmalar defterdarlık aracılığı ile gerçekleştirilir. 13- İl merkezindeki diğer birimlerle yapılan yazışmalarda vali adına imza yetkisi vali yardımcısı tarafından kullanılır. 3

4 II- SORUMLULUKLAR 1- Bu Yönerge ile verilen görev ve yetkilerin tam ve doğru yerine getirilmesi ve kullanılmasından defterdar yardımcısı, birim amirleri, koordinatör ve sivil savunma uzmanı, 2- Yazışmaların, Eskişehir Valiliği İmza Yetkileri Yönergesine paralel olarak düzenlenen bu yönergeye uygun olarak yapılmasından, korunmasından ve dosyalanmasından birim amirleri, koordinatör ve sivil savunma uzmanı, 3- Defterdarlığa gelen evrakın, imzalanan yazıların süratle ilgili birimlere ulaştırılması ve tekide mahal vermeden cevaplandırılmasından birim amirleri, koordinatör, sivil savunma uzmanı ve birimlerdeki diğer yetkililer, 4- Defterdarlık birimlerinden çıkan tüm yazılardan; ilgili defterdar yardımcısı, birim amirleri, koordinatör, sivil savunma uzmanı ve yazıda parafı olan diğer ilgililer, 5- Defterdarlığa gelen ve ilgili birimlere havale edilen gizlilik dereceli yazıların güvenliğinden birim amirleri ve diğer tüm ilgililer, 6- Tekitlerden ilgili memur ve amirler müştereken, sorumludur. III- UYGULAMA ESASLARI A-DEFTERDAR TARAFINDAN İMZALANACAK YAZI VE ONAYLAR 1. Bakanlıklar, valilik, adli ve askeri teşkilat ile üniversite rektörlükleri ve belediyelerle yapılacak her türlü yazışmalar, 2. Defterdarlık merkez birimlerine, ilçe teşkilatına gönderilen kişiye özel ve daha yüksek gizlilik dereceli yazılar ile tekit yazıları, 3. Bakanlıklar, valilikler, askeri ve adli makamlar, üniversite rektörlükleri ile Eskişehir Büyükşehir Belediyesi, Odunpazarı ve Tepebaşı Belediyelerinden defterdarlığa gelen ve önem derecesi yüksek olan yazıların birimlere havalesi, sayılı Devlet İhale Kanunu uyarınca taşınmaz malların satışı, trampası ve tahsisi için Bakanlıkça yapılacak yazışmalar ve bu konudaki onaylar, 5. Bizzat vali imzası ile gelen yazıların havalesi ve cevap yazıları, 6. Defterdarlık uzmanlarının görevlendirilmesi, yıllık faaliyet ve çalışma programlarının kontrolü, değerlendirilmesi ve çalışma sonuçlarının Bakanlığa bildirilmesi ile ilgili yazılar, 7. Kanun, Tüzük ve Yönetmeliklerin bizzat defterdar tarafından yapılmasının gerekli olduğuna dair hükümlerine göre hazırlanan karar, onay, teklif ve yazılar, 8. Defterdar yardımcısı ve birim amirleri hariç, diğer personelin yıllık, yurtdışı, hastalık, refakat ve mazeret izin (evlenme, doğum, ölüm vb.)onayları, 9. Veznedar kadrolarının vekâleten görevlendirme onayları, 10. Devletin hüküm ve tasarrufu altında veya Hazinenin özel mülkiyetindeki taşınmaz mallar ve taşınır mallarla ilgili bilgi ve belgelerin, kamu kurum ve kuruluşları ile ilgili meslek odalarından istenilmesine ilişkin yazılar, 11. Tereke araştırması yapılması ile ilgili yazılar, 12. Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığından gelen yazılara verilecek cevapların imzalanması, 13. Dava ve icra işleri ile sınırlı olmak üzere ilgili makamlarla yapılacak doğrudan yazışmalar, 14. Valilik genel emirlerinin alt birimlere ve ilçelere duyurulmasına ilişkin yazılar, 15. Vali veya vali yardımcılarının onayından geçmiş kararların kaymakamlıklara veya ilgili mercilere gönderilmesine ilişkin yazılar, 4

5 16. Vali veya vali yardımcıları tarafından olur verilen özlük işlemlerine ilişkin her türlü onaylarının ilgili yerlere gönderilmesine dair yazılar, 17. Bir işlem ve dosyanın tamamlanmasına yönelik olarak bilgi isteme, bilgi verme, evrak noksanlıklarının tamamlanması gibi hususlarda ilçelere, diğer kurum ve kuruluşlara yazılan yazılar, 18. Kurumların belirli dönemlerde bakanlıklara mutat olarak gönderecekleri teknik ve istatistiki bilgilere ilişkin yazılar, 19. İstatistik raporları hazırlama, izleme, değerlendirme, bilgi toplama kapsamında ilgili kuruluşlardan bilgi ve belge istenmesi, gönderilmesi ve bilgi derlenmesi ile ilgili yazılar, 20. Yeni bir hak ve yükümlülük doğurmayan, bir direktif veya uygulama talimatı içermeyen, valiliğin görüş ve takdirini gerektirmeyen, mutat yazılar ile hesabata ve teknik hususlara ait yazılar, 21. Gönderilen kadro ve kadro değişikliklerine ilişkin yazıların alt birimlere gönderilmesi yazıları, 22. Ödeneklerin alt birimlere ve ilçelere duyurulması ve gönderilmesine ilişkin yazıları, 23. Adres bakımından yanlış gelmiş yazıların ilgili birimlere veya geldiği birime gönderilmesine ilişkin yazılar, 24. Birim personelinin özlük dosyasında meydana gelen değişikliklerin ilgili mercilere ve ilgililerine duyurulmasına ilişkin yazılar ile il personeline ait özlük dosyalarının istenmesi ve gönderilmesine ilişkin yazılar, 25. Aday devlet memurlarının asalet tasdiki için doldurulan teklif formlarının gönderilmesine ilişkin yazılar, 26. Kurum ve kuruluşların hizmet alanına giren bilgi ve belge taleplerine ilişkin başvuru ve dilekçelerin kabulü, gereğinin yerine getirilmesi ve sonucundan ilgiliye bilgi verilmesine dair yazılar, sayılı kanunun 4. Maddesinin C bendine göre il birimlerine atanan personele ilişkin sözleşmeler, 28. Adli ve idari mahkemelerde açılan davalarla ilgili istenilen bilgi ve belgelerin mahkemelere gönderilmesine ilişkin yazılar, 29. Birimlerinde görevli müdür veya saymanlık müdürünün görevden ayrılmaları ya da izinli olmaları halinde yerlerine vekâlet edeceklere ilişkin onaylar, 30. Kurum içi personel görevlendirme onayları, 31. Birim personelin kadro değişikliği ve derece terfilerine ilişkin olur ve yazılar, 32. Defterdar yardımcısı ve müdürler dışında kalan İl personelinin İl dışı geçici görevlendirme onayları ile ulaşım yöntemi ve araçlarına ilişkin onaylar, 33. İl genelinde uygulanacak hizmet içi eğitim programları ve kurs açılmasına ilişkin onaylar, 34. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından düzenlenecek olan hizmet içi eğitim, kurs ve seminerlere defterdarlık personeli arasından eğitim yöneticileri ve personel görevlendirme onayları, 35. Taşınır Mal Yönetmeliğinin uygulamasına ilişkin yazılar ve onaylar, 36. Defterdar yardımcısı ve birim amirleri dışında kalan personelin kurum kimlik kartlarına ilişkin onaylar, 5

6 B-DEFTERDAR YARDIMCILARI TARAFINDAN YÜRÜTÜLECEK İŞ VE İŞLEMLER 1. Defterdarlığa sözlü ve yazılı başvurularda, ilgililerin talep ve başvuruları ile defterdarlığı ilgilendiren ve genel evrakların ilgili birimlere havalesini (Çok gizli, gizli, kişiye özel ve hizmete özel yazılar hariç) yapmak, 2. Tüm personelin kılık ve kıyafetlerinin yönetmeliğe uygun olup olmadığının kontrolü ile personelin mesai ve fazla mesai saatlerinin kontrolünü yapmak, 3. Defterdar yardımcısı, bağlı birimlerin iş ve işlemlerinin doğru ve zamanında yürütülmesinden, temizliğinden ve mesai takibinden ilgili birim amiri ile birlikte sorumlu olacaktır, 4. Bakanlığımızdan gelen genel tebliğ, genel yazı ve sirkülerin merkez birimlerine dağıtımı ile ilgili yazıları defterdar adına imzalamak, 5. Defterdarlığın bilgi ve denetimi altında yeni bir hak ve yükümlülük doğurmayan defterdarın takdirini gerektirmeyen ve bir direktif niteliği taşımayan merkez birimleri ile vergi dairesi başkanlığına yazılan mutat yazıları defterdar adına imzalamak, 6. Defterdarlık birimlerinin hizmet binaları, depo ve arşivlerin temizlik ve nöbet hizmetlerini kontrol etmek, denetlemek, 7. Misafirhane yönetim kurulu başkanlığı görevi ile misafirhane işletmesinin ve yemekhanenin temiz ve hijyenik ortamda hizmet vermesini sağlamak için gerekli tedbirleri almak ve kontrolleri yapmak, 8. Ecrimisil tahsilatı için vergi dairesi başkanlığına yazılacak yazıları defterdar adına imzalamak, 9. Taşıtların ve personelin il içi günübirlik geçici görevlendirilmesine ilişkin onaylar (ilgili defterdar yardımcısının ders, toplantı v.b gibi nedenlerle görevinde bulunmadığı hallerde, diğer defterdar yardımcısı tarafından imzalanacaktır.), 10. Muhtarlıklara ve kişilere hitaben yazılan yazıları defterdar adına imzalamak, 11. Birimler arasında yazılacak yazıları defterdar adına imzalamak, 12. Müdür yardımcısı, hazine avukatı, defterdarlık uzmanı (denetim yetkisini haiz), sivil savunma uzmanı ve mühendis dışındaki personelin yıllık ve mazeret izin onayları. C-DEFTERDARLIK BİRİM AMİRLERİ, KOORDİNATÖR VE SİVİL SAVUNMA UZMANI TARAFINDAN YÜRÜTÜLECEK İŞ VE İŞLEMLER 1. Defterdarlığa bağlı birimlerde görev yapan personelin yıllık izin, sıhhi izin, geçici görevle görevlendirilmeleri gibi sebeplerle görevlerinden ayrılmaları ve göreve başlayışlarının bildirilmesine ilişkin yazılar ile defterdarlıkça cevaplandırılması istenilen yazılara birimlerden verilen cevabi yazılar, defterdarlık makamına (ilgili müdürlük adı) yazılarak, birim amirinin imzası ile gönderilecektir. 2. Gerçekleştirme görevlileri görevi birim amirleri ve koordinatör tarafından yürütülecektir. 3. Defterdar emrine verilen defterdarlık uzmanları (denetim yetkisini haiz) hizmetin hızlı ve verimli yürütülmesi için denetim, inceleme, teftiş ve soruşturmalarda Defterdar a. ifadesini kullanarak doğrudan yazışma yapabilirler. Koordinatörün geçici olarak görevinden ayrılması halinde yerine en kıdemli uzman veya uzman yardımcısı vekâlet edecektir. 4. Hizmetin hızlı ve etkin yürütülmesi ve zaman kaybının asgariye indirilmesi için satış, kiralama, tahsis, irtifak hakkı tesisi ve takas işlemleri ile tapu, kadastro, nüfus, orman ve kültür dairelerinden sadece bilgi ve belge temini için yazılacak yazılarda Milli Emlak Müdürü Defterdar a. ifadesini kullanarak yazışma yapabilir. 6

7 5. Taşıtların ve personelin il içi günübirlik geçici görevlendirme onaylarını, teklif eden birim amirlerinin ders, toplantı v.b gibi nedenlerle görevlerinde bulunmadıkları hallerde yerlerine müdür yardımcıları (isimleri yazılarak) imzalayacaktır. 6. Saymanlık hizmeti sunulan birimlerde, birim amirleri, özel mevzuat gereği rutin yapılan işlerle (icra kesintisi,ilksan,oyak v.b gibi) ilgili yazışmalarda Defterdar a. ifadesini kullanarak yazışma yapabilirler. 7. Kanun, Tüzük, Yönetmelik ve Yönerge gibi ilgili mevzuatın birim amirlerine verdiği imza yetkisinin kullanılacağı tabiidir. D - DEFTERDAR YARDIMCISI AHMET YALÇIN AYDIN A BAĞLI BİRİMLER 1. Personel Müdürlüğü 2. Milli Emlak Müdürlüğü 3. Kayyumluk Bürosu 4. Osmangazi Üniversitesi D.S.S. Müdürlüğü 5. Sağlık Kurumları 1 Nolu D.S.S. Müdürlüğü 6. Sağlık Kurumları 2 Nolu D.S.S. Müdürlüğü 7. Sivil Savunma Uzmanlığı 8. Yemekhane E - DEFTERDAR YARDIMCISI MEHMET DEMİR E BAĞLI BİRİMLER 1. Muhakemat Müdürlüğü 2. Muhasebe Müdürlüğü 3. Defterdarlık Uzmanları Koordinatörlüğü 4. Maliye Mesleki Eğitim Kursu Müdürlüğü 5. Anadolu Üniversitesi D.S.S. Müdürlüğü Hava Kuvveti Komutanlığı Saymanlık Müdürlüğü 7. Sağlık Kurumları 3 Nolu D.S.S. Müdürlüğü 8. Misafirhane Yönetim Kurulu Başkanlığı IV- YÜRÜRLÜK Bu yönerge, tarihinden itibaren yürürlüğe girer. Yaşar Ahmet ÖZKAN Defterdar 7