T.C. GÜNEY MARMARA KALKINMA AJANSI PROGRAM YÖNETİM BİRİMİ BİRİM BAŞKANI GÖREVLERİ HAKKINDA YÖNERGE. BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Transkript

1 PROGRAM YÖNETİM BİRİMİ BİRİM BAŞKANI GÖREVLERİ HAKKINDA YÖNERGE Sıra No :GMKA/ Birim Yönerge/12 Revizyon No : 1 Tarih : 26 /09//2011 Amaç ve Kapsam BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Madde 1- Bu yönergenin amacı Güney Marmara Kalkınma Ajansı Program Yönetim Birimi (PYB) Başkanı görev ve sorumlulukları esaslarını düzenlemektir. Dayanak Madde 2- Bu yönerge 5449 sayılı Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koordinasyonu ve Görevleri Hakkında Kanun ve Ajansların Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 31 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 3- Bu yönergede yer alan tanımlardan ; a) Ajans: Güney Marmara Kalkınma Ajansı nı b) Bakanlık: Kalkınma Bakanlığı nı c) Ajans Bölgesi: Balıkesir, Çanakkale illerini kapsayan TR22 Bölgesi ni d) Üst Yönetim: Ajans karar organı olan Yönetim Kurulunu, e) Genel Sekreter: Güney Marmara Kalkınma Ajansı Genel Sekreteri ni, f) Birim Başkanı: Güney Marmara Kalkınma Ajansı çalışma birim başkanlarını, g) Uzman: Güney Marmara Kalkınma Ajansı nda çalışan özel, mesleki ve teknik bilgi gerektiren işlerini yapmakta görevli Uzman Personeli, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Program Yönetim Birimi Başkanının Görev ve Sorumlulukları Sayfa 1/5

2 Madde 4- Program Yönetim Birim Başkanı; birimin tüm iş ve işlemlerinin koordinasyonu, takibi, raporlanması ve sonuçlandırılmasından Genel Sekretere karşı sorumludur. Madde 5- Program Yönetim Birimi Başkanının Birim ile ilgili görevleri şunlardır: 1. Program Yönetim Birimi Görevleri Hakkında Yönerge de PYB için tespit edilen yükümlülüklerin Ajans ın hedef ve politikalarına uygun şekilde layıkıyla ifası için her türlü önlemi almaya çalışmak, 2. Birim görevlerinin, kendisine bağlı personel arasında mümkün olduğunca adil dağılımı ile söz konusu personel tarafından yapılmasını sağlamak, denetlemek ve gerektiğinde işlerin yürütülmesinde yer almak. Madde 6- Program yönetim birimi başkanının genel görevleri şunlardır: 1. Üst yönetim tarafından 5449 sayılı Kalkınma Ajansları nın Kuruluş ve Görevleri Hakkında Kanun ve Ajans ı ilgilendiren diğer kanunlar, kararlar, tüzükler ve yönetmeliklere uygun olarak verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek, 2. Kendisine bağlı bulunan birimin iş tanımında yer alan görevleri Ajans ın vizyon ve misyonu doğrultusunda ilgili personel tarafından yapılmasını sağlamak, denetlemek ve gerektiğinde işlerin yürütülmesinde yer almak, 3. Birimin mevzuat gereği yapması gereken görev, iş, çalışmalar ile alması gereken tedbirleri genel sekreterin yazılı veya sözlü emri olmaksızın da yerine getirmek, 4. Bölgesel gelişme planının özel amaçlarına yönelik destek programlarını yönetmek, 5. Teklif çağrısı ve mevzuatta düzenlenen diğer destek programlarının başvuru rehberlerinin hazırlanmasını sağlamak ve gerekli durumlarda destek programlarına ilişkin düzeltmeler yapmak, onaylanmış düzeltmeleri duyurmak, 6. Teklif çağrısına ilişkin tanıtıcı materyalleri, kurumsal iletişim sorumlusu ile birlikte hazırlanmasını sağlamak (broşür, afiş, gazete ilanı vb.), 7. Proje teklif çağrısını kamuoyuna duyurmak, konu ile ilgili bilgilendirme ve eğitim toplantılarını gerçekleştirmek, 8. Potansiyel başvuru sahipleri tarafından yöneltilen soruların cevaplarını Ajans internet sayfasında Sıkça Sorulan Sorular (SSS) bölümünde yayımlayarak herkesin aynı anda ve eşit düzeyde bilgi edinebilmesini sağlamak, 9. Proje kabul ve kayıt sistemini kurmak ve işletmek, 10. Proje değerlendirilmesinde görevlendirilecek bağımsız değerlendiricilerin seçim kriterlerini belirlemek, seçim sürecini planlamak ve koordine etmek, 11. Bağımsız değerlendiricilerin performanslarını değerlendirmek, 12. Proje ve faaliyet tekliflerinin diğer değerlendirme süreçlerini planlanmak ve yönetmek, 13. Değerlendirme komitesince yapılan nihai değerlendirmeler sonucu belirlenen ve Yönetim Kurulu nca onaylanan destek almaya hak kazanan projeler asil ve yedek listesini kamuoyuna ilan etmek, Sayfa 2/5

3 14. Proje teklifinde bulunan ancak hibe almaya hak kazanamayan başvuru sahiplerine yapılan değerlendirme sonucunda verilen kararları gerekçeleriyle birlikte bildirilmesini sağlamak, 15. Destek almaya hak kazanan projelerin sözleşme işlemlerinin, İzleme Değerlendirme ve Raporlama Birimi ile birlikte gerçekleştirilmesini sağlamak, 16. Bölgenin kalkınmasına katkı sağlayacak Uluslararası kurum ve kuruluşların mali destek ve hibe programlarına Ajans adına Planlama, Programlama ve Koordinasyon Birimi ile işbirliği içinde proje hazırlanmasını sağlamak, 17. Genel Sekreterlik makamınca kendisine havale edilen her türlü evrakı inceleyerek ilgililere havale etmek, gereğinin yapılmasını izlemek ve denetlemek, 18. Kendisine bağlı personelin etkinlik ve verimlilik ilkelerine bağlı olarak, maliyet ve tasarruf bilinci içinde çalışmasını sağlamak, kendilerini ilgilendiren konularda zamanında bilgilendirmek, 19. Genel Sekreterlik makamınca düzenlenen, kurum politikaları ile hedef ve stratejilerin belirlendiği ve Ajans ın kurumsal kapasitesini artırmaya yönelik tedbirlerin görüşüldüğü toplantılara katılım sağlamak, 20. Kendisine bağlı bulunan birimin görev tanımlarını yazmak, personel iş tanımlarını yapmak ve uzmanlık alanlarını belirlemek, yedekleme ve kariyer planlaması yapmak, performans yönetimini gerçekleştirmek, ihtiyaç duyulan personelin seçilmesi ve oryantasyonu için gereken çalışmaları yapmak, 21. Kendisine bağlı bulunan birim ve uzmanlık alanları ile ilgili olarak kurum içi ve kurum dışı gerekli toplantılara ön hazırlık çalışması yaparak, zamanında katılmak, birim personelinin katılacağı toplantıları belirlemek ve katılımını sağlamak, 22. Birimin görev alanına giren konular çerçevesinde kurumsal iş birlikleri kurmak ve güçlendirmek, 23. Personelin verimi, çalışmalara katılması, ajansa katkı sağlamaları konusunda performansını izlemek ve performansın yeterli olmaması durumunda bunun altında yatan nedenleri araştırmak ve gerekli önlemleri almak, 24. İmzalaması veya paraflaması gereken yazı, talep, satın alma, harcama, izin, görevlendirme gibi tüm evrakları eksiksiz ve zamanında imzalamak, 25. Ajansın gizlilik niteliği taşıyan ve diğer tüm evraklarını korumak ve muhafaza altına almak, evrakların ajans dışına çıkarılmaması konusunda gerekli önlemleri almak, gizlilik niteliği taşıyan evrakların izinsiz olarak kopyalanması ve çoğaltılmasını önlemek, 26. Ajansı her ortamda en iyi şekilde temsil etmek ya da birim adına edilmesini sağlamak, 27. Birimlerinin yıllık çalışma programı ve bütçelerini hazırlamak veya hazırlatmak, 28. Aylık, 6 aylık ve yıllık olarak birimin tüm çalışmalarını ve faaliyetlerini Genel Sekretere rapor etmek, 29. Haftalık olarak Genel Sekreterce belirlenecek bir günde haftalık değerlendirme toplantılarına hazırlanmak ve katılmak, 30. Personelin gelişimlerini planlamak ve bu yöndeki ihtiyaçları tespit etmek ve gidermek, 31. İç kontrol uygulamaları konusunda personeline örnek olmak, 32. Ajans personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranmak, Sayfa 3/5

4 33. Genel Sekreter tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek. Madde 7- Etik, gizlilik, temsil görevleri şunlardır: 1. Astlarına, üstlerine ve bölge insanına saygılı davranmak, 2. Ajansı her ortamda en iyi şekilde temsil etmek, 3. Ajansın her türlü işi için gizliliğe ve bunun korunmasına dikkat etmek, 4. Ajansın her türlü evrakının gizliğinin ve korunmasını temin etmek, 5. Tüm Ajans personeli ve Ajansla muhatap olan tüm paydaşlara karşı cinsiyet, ırk, inanç, sosyal konum, bölge vb. ayrımcılığı yapmamak, adil ve eşit davranmak, Madde 8- Gerçekleştirme Görevlisi olarak harcamalar ile ilgili görevleri şunlardır: 1. Gerçekleştirme görevlisi olarak; birimiyle ilgili harcama öncesi kontrol kapsamında, ödenek tahsisi, yüklenmeye girişilmesi, ihale yapılması, sözleşme yapılması, mal veya hizmetin teslim alınması, işin gerçekleştirilmesi, ödeme emri düzenlenmesi ve harcamaya bağlı her türlü mali işlem ve kararların harcama programına, bütçe tertibine ve mevzuata uygunluk kontrolünü yapmak, 2. Gerçekleştirme görevlisi olarak, satın alma işlemlerinden sorumlularla birlikte koordineli bir şekilde harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanmasını sağlamak, 3. Vakıf oldukları her türlü usulsüzlüğü, eksikliği, yanlışlığı, disiplin uygulanması gerektiren fiili Genel Sekretere rapor etmek, Madde 9- Personel ve iş ortamı ile ilgili görevleri şunlardır: 1. Görevli veya izinli olarak Ajansta bulunmadıkları zamanlarda yerine vekalet edecek kişiyi belirlemek ve bunu Genel Sekreterin onayına sunmak, 2. Personelin gelişimlerini planlamak ve bu yöndeki ihtiyaçları tespit ederek İnsan Kaynaklarına bildirmek, 3. Kendisine bağlı bulunan birimin görev tanımları ile uzman iş tanımlarını belirlemek, personelinin uzmanlık alanları, yedekleme, kariyer planlaması, performans yönetimini gibi konuları İnsan Kaynakları ile birlikte gerçekleştirmek, ihtiyaç duyulan personelin seçilmesi ve oryantasyonu için gereken çalışmalara katkı sağlamak, 4. Gerekli durumlarda birim personelinin performansını belirlemek 5. Personelin mesai saatlerine uymasını kontrol etmek, 6. Kendisine bağlı personelin etkinlik ve verimlilik ilkelerine bağlı olarak, maliyet ve tasarruf bilinci içinde çalışmasını sağlamak, kendilerini ilgilendiren konularda zamanında bilgilendirmek, Sayfa 4/5

5 7. Burada veya diğer tüm mevzuatta belirtilen hususlar ile ilgili olarak her türlü tereddüt halinde ivedilikle Genel Sekretere bilgi vermek, 8. Birimin yıllık kırtasiye, demirbaş gibi ihtiyaçlarını gerçeğe uygun olarak belirlemek, tasarruf tedbirlerine uymak ve tüm birimin uymasını sağlamak, demirbaşların kullanılmasında gereken özenin gösterilmesini sağlamak, Madde 10- Yazışmalar ve evrak kayıt işlemleri ile ilgili görevleri şunlardır: 1. Sadece görev, yetki ve sorumlulukları kapsamında düzenlenmiş evrakları imzalamak, 2. Kayıtların düzenli tutulmasını sağlamak, 3. İmzalamaları veya paraflamaları gereken yazı, talep, satın alma, harcama, izin, görevlendirme gibi tüm evrakları eksiksiz ve zamanında imzalamak, 4. Ajans işlerinde ve bilişim donanımında birimlerindeki personelin fikri mülkiyet haklarına aykırı her türlü eser yazılım vb. kullanılmaması konusunda uyarmak, 5. Genel Sekreterlik makamınca kendisine havale edilen her türlü evrakı inceleyerek ilgililere havale etmek, gereğinin yapılmasını izlemek ve denetlemek 6. Ajansın gizlilik niteliği taşıyan ve diğer tüm evraklarını korumak ve muhafaza altına almak, evrakların Ajans dışına çıkarılmaması konusunda gerekli önlemleri almak, gizlilik niteliği taşıyan evrakların izinsiz olarak kopyalanması ve çoğaltılmasını önlemek, personelin kendisinin şahsi ve özlük haklarını ilgilendiren konular dışında evrak fotokopisi almasını önlemek, 7. Birimiyle ilgili ödeme belgeleri Genel Sekreterin imzasına sunulmadan önce belgelerin mevzuata uygunluğunu tekrar kontrol etmek ve bunların zamanında ödenmesini sağlamak, Yetki Devri Madde 11- Birim Başkanı sınırlarını yazılı olarak açıkça belirtmek şartıyla yetkilerinden bir kısmını Genel Sekreter onayı ile astlarına devredebilir. Yetki devri, yetki devreden amirin sorumluluğunu kaldırmaz. Program Yönetim Birim Başkanının Sorumlulukları Madde 12- Program Yönetim Birim Başkanı; a) Birimin tüm mevzuat veya görevlendirme gereği yapması gereken iş ve işlemlerin eksik yapılması ya da hiç yapılmaması nedeniyle doğan sonuç, zarar ve kayıplardan, b) Birimlerindeki personel arasında iş bölümü yapmak, görevlendirme yapmak ve bunları takip etmekten, Sayfa 5/5

6 c) Gerçekleştirme görevlisi olarak, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanmasından, gerçekleştirmeye kadar olan sürecin mevzuata uygunluğundan, d) Birimindeki personelin hiç yapmadıkları, eksik yaptıkları, yanlış yaptıkları, yetersiz yaptıkları iş ve çalışmalardan, e) Vakıf oldukları her türlü usulsüzlüğü, eksikliği, yanlışlığı, disiplin cezası uygulanması gerektiren fiili rapor etmekten, f) Personel hakkında düzenlenen performans raporunun gerçeğe aykırı unsurlar taşımasından, g) Birimin tüm evraklarının gizliliğinden ve korunmasından, birimiyle ilgili evrakların ancak kendi izni ile çoğaltılmasından, buna aykırı davranışların önlenmesi konusunda gerekli önlemlerin alınmasından, h) Ajansın her ortamda en iyi şekilde temsil edilmesinden, sorumludurlar. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Yürürlük ve Yürütme Yürürlük Madde 13- Bu yönerge tebliği tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme Madde 14- Bu yönerge hükümlerini Genel Sekreter yürütür. Sayfa 6/5