T.C. MEVLANA ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ KULÜPLERİ YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve Kapsam MADDE 1- Bu yönergenin amacı, Mevlana Üniversitesi öğrencilerinin bilimsel, sosyal, kültürel, sportif ve sanatsal etkinliklerde bulunmak amacı ile oluşturdukları öğrenci kulüplerinin kuruluşları ve işleyişlerine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir. Dayanak MADDE 2- Bu yönerge 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 47. maddesi uyarınca hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 3- Bu yönergede yer alan kavramlar; a) Üniversite: Mevlana Üniversitesini, b) Rektör: Mevlana Üniversitesi Rektörünü, c) Yürütme Kurulu: Mevlana Üniversitesi öğrenci kulüplerinin genel kurallarını belirleyen, yeni kulüp kurma başvurularını inceleyerek karar veren ve mevcut kulüplerin faaliyetlerini denetleyen kurulu, ç) Genel Kurallar: Kulüp faaliyetlerine ilişkin genel kuralları, d) Genel Kurul: Kulübe kaydını yaptırmış tüm öğrenci üyelerden oluşan ve görevleri bu yönergenin maddesinde belirtilen kurulu, e) Yönetim Kurulu: Genel Kurul tarafından seçilen 5 (beş) asil ve 5 (beş) yedek üyeden oluşan ve görevleri bu yönergenin 9. maddesinde belirtilen kurulu, f) Denetleme Kurulu: Genel Kurul tarafından seçilen 3 (üç) asil ve 1 (bir) yedek üyeden oluşan kurulu, tanımlar.
İKİNCİ BÖLÜM Yürütme Kurulu, Kuruluş, Faaliyet Alanları, Üyelik ve Tüzük Yürütme Kurulu MADDE 4- Yürütme Kurulu; Rektör Yardımcısı Başkanlığında Genel Sekreter, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanı ve Öğrenci Kulüpleri Ofisi Sorumlusundan oluşur. Kulüplerin Kuruluşu MADDE 5- En az 7 öğrenci, kurmak istedikleri kulübün amaç/hedefleri ve bir öğretim üyesinin kulüp danışmanlığını kabul ettiğine dair imzalı belge ile Kulüpler Ofisi ne başvurur. Önerilen kulübün faaliyet alanı daha önce kurulmuş faal bir kulübünki ile benzer olmamalıdır. Benzer kulüpler Yürütme Kurulu tarafından birleştirilebilir. Siyasi parti, hizip ve üniversite vizyon ve misyonu ile ters düşecek dernek/kurum/kuruluş uzantısı gibi oluşumların olduğu başvurular Yürütme Kurulu tarafından kabul edilmez. Başvuru, Yürütme Kurulu tarafından incelenir ve uygun görülürse önce bir yıl süreli aday kulüp kurulur. Aday kulübün kuruluşunu takiben en geç 15 gün içinde ilk genel kurulunu yapması ve kuruluşun gerçekleştiği akademik yılsonuna kadar geçerli olacak organlarını seçmesi gerekir. Aday kulüpler diğer kulüpler ile aynı hak ve sorumluluklara sahiptir. Aday kulüplerin kuruluş amaçları ile uyumlu faaliyetlerde bulunmaları ve aktif üye sayılarını artırmaları beklenir. Adaylık dönemi sonunda yapılan faaliyetler, Yürütme Kurulu tarafından değerlendirilir. Bu değerlendirmenin sonucuna göre adaylık süresi kaldırılarak kulüp aslen kurulur veya fesih edilir. Kulüplerin Faaliyetleri MADDE 6- a) Kulüpler, Madde 1 de belirtilen temel amaçlar çerçevesinde amaç/hedeflerinde tanımlanan faaliyet alanlarına uygun etkinliklerin yanı sıra bu etkinliklerin gerektirdiği giderleri karşılamak amacıyla, gelir getirici faaliyetlerde (etkinlik katılım ücreti toplama, kulüp üyelik ücreti toplama gibi) ve/veya faaliyet alanı içinde olmak kaydıyla tanıtım çalışmalarında bulunabilirler. Tüm kulüp faaliyetleri Yürütme Kurulu nun belirlediği genel kurallar çerçevesinde yürütülür. b) Kulüp Yönetim Kurulu, her akademik yılın başında o akademik yıl için öngördüğü faaliyet programlarını bir taslak şeklinde Kulüpler Ofisi ne teslim eder. Bu program ve bütçe taslağında esas, giderlerin kulüp faaliyet alanı ile tutarlılık göstermesi, gelirlerin ise öngörülen giderleri karşılamak amacına yönelik olmasıdır. Akademik yılın sonunda gerçekleştirilen faaliyetlerin Kulüp Denetleme Kurulu nca onaylanmış ayrıntılı dökümü ve mali bilânçosu
istenildiği takdirde Kulüpler Ofisi ne teslim edilmek zorundadır. Bu belgeleri ibraz etmeyen kulüpler bir sonraki akademik yılda faaliyete başlayamazlar. c) Yasa, tüzük, yönetmelik ve benzerlerinde aksi öngörülmedikçe kulüp faaliyetlerinin gerçekleşmesi ve bu faaliyetlerin Üniversite içinde veya dışındaki tanıtımı, duyurusu, reklâmı ve benzeri çalışmalar Kulüpler Ofisi nin onayı ile yapılır. ç) Kulüpler, Üniversite nin fiziki ortamına zarar verecek veya akademik hayatını aksatacak faaliyetlerde bulunamazlar. d) Kulüpler kendi faaliyet alanlarının dışına çıkmamaya ve özellikle diğer kulüplerin alanlarına girmemeye özen gösterirler. Anlaşmazlık durumunda karar mercii Kulüpler Ofisi dir. e) Kulüplerin yayın ve diğer faaliyetlerinde Kulüpler Ofisi gerekli gördüğü hallerde kulüp danışmanının görüşünü alır. Kulüplere Üyelik MADDE 7- Kulüp üyeliği sadece öğrencilere açıktır. Bir öğrenci birden fazla kulübe üye olabilir. a) Üyelik, her akademik yarıyılın başında yapılacak kayıtlarla gerçekleşir. Üyelik, Genel Kurul tarafından bir önceki akademik yılın sonunda saptanmış ve Kulüpler Ofisi tarafından onaylanmış yıllık ve/veya yarıyıllık aidatın kayıt sırasında ödenmesi ve Üyelik Kulüp Listesi ne yapılacak kayıt ile gerçekleşir. Kulüpler, Yönetim Kurulu nun önerisi ve Kulüpler Ofisi nin onayı ile bazı öğrencileri veya üyelerin tamamını üyelik aidatı ödemekten muaf tutabilirler. Üyelik her akademik yenilenir. b) Kulüpler Ofisi ne teslim edilen üye listesindeki bütün isimler bir akademik yılı doldurmak kaydı ile kulüp başkanlığı seçimlerinde oy kullanabilir veya kulüp başkanlığına aday olabilir. Kulüplerde bir akademik yıl üyeliğini tamamlayan öğrenciler, aktif üye olarak adlandırılır ve seçme-seçilme haklarına sahip olurlar. c) Tanımlanan üyelik şartlarına sahip olmayan kişiler ancak fahri üye, danışman veya çalıştırıcı sıfatıyla kulüp faaliyetlerine katılabilirler. Bu kişiler, Genel Kurul üye tam sayısının salt çoğunluğunun kararı ve Kulüpler Ofisi nin onayı ile görev alabilir, ancak seçme, oy verme ve seçilme hakları yoktur. Çalıştırıcılık ve danışmanlık gibi fahri üyelikler her yıl yenilenmek zorundadır. Kulüpler Ofisi gerekli gördüğü takdirde akademik yıl içinde bu kişilerin görevlerine son verilmesini isteyebilir. ç) Üyelikten çıkarılma, Kulüp Yönetim Kurulu nun gerekçeli ve Kulüpler Ofisi tarafından onaylanmış teklifinin Kulüp Genel Kurul üye tam sayısının üçte iki çoğunluğunun kabulüyle gerçekleşir.
d) Üyelik konusundaki tüm anlaşmazlıklar için üye adayları, üyeler ve kulüpler, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Kulüpler Ofisi ne başvurur. Kulüp Amaç/Hedefleri MADDE 8- Kulüplerin Amaç/Hedefleri bu yönerge hükümlerine göre hazırlanır. Amaç/Hedeflerin değiştirilmesi Genel Kurul üye tam sayısının en az üçte biri veya Yönetim Kurulu tarafından teklif edilebilir. Teklif, Genel Kurul üye tam sayısının en az üçte iki çoğunluğuyla kabul edilir. Amaç/Hedeflerin değişikliğinin yürürlüğe girmesi Yürütme Kurulu nun onayı ile kesinleşir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Kulüp Organları ve Görevleri MADDE 9- a) Genel Kurul: Kulübün genel karar organıdır. (1) Kulübün aktif üyelerinden oluşur. (2) Yönetim Kurulu nun isteği üzerine her akademik yarıyılda en az bir kere toplanır. Yönetim Kurulu, kulüp aktif üyelerinin üye tam sayısının en az üçte birinin imzası ile istendiğinde Genel Kurulu toplantıya çağırır. Genel Kurul belirtilen sıklıkta toplanmadığı takdirde Kulüpler Ofisi nin önerisi ile Yürütme Kurulu kulüp faaliyetlerini dondurmak yetkisine sahiptir. (3) Genel kurul üye tam sayısının salt çoğunluğu ile toplanır. Salt çoğunluk sağlanamaz ise ikinci toplantıda toplantı yeter sayısı aranmaz. Aksine bir nisap belirtilmeyen hallerde kararlar katılanların salt çoğunluğu ile alınır. (4) Genel kurul görevleri; (4.a) Her akademik yılın sonunda, bir sonraki akademik yıl için Yönetim ve Denetleme Kurullarının asil ve yedek üyelerini seçer. (4.b) Üyelikten çıkarılma tekliflerini karara bağlar. (4.c) Fahri üyelik, danışmanlık ve çalıştırıcılık tekliflerini onaylar. (4.ç) Her akademik yılın başında öngörülen faaliyet program taslağını onaylar. (4.d) Amaç/Hedef değişikliklerini onaylar. (4.e) Gerektiğinde Yönetim Kurulu nu görevden alır. b) Yönetim Kurulu ve Görevleri: Yönetim Kurulu kulübün yürütme organıdır. (b.1) Her akademik yıl derslerin son gününden önce, Genel Kurul tarafından seçilen bir başkan, başkan yardımcısı, sayman, yazman ve en az bir üyeden oluşur. Yeni yönetim kurulu seçildikten sonraki mezuniyet töreninden hemen sonra görevi bir yıllığına devralır. Seçilen
başkan en fazla iki akademik yıl başkanlık yapabilir ayrıca yüksek lisans öğrencisi kulüp başkanlığı yapamaz. (b.2) Yönetim Kurulu üyeleri seçilirken her üye için ayrıca en az bir yedek üye seçilir. Asil üyenin süresinden önce ayrılması durumunda yerine seçimde aldıkları oy miktarı esas alınarak yedek üyeler getirilirler. Yedek üyeler Yönetim Kurulu toplantılarına katılabilirler ancak karar ve imza yetkileri yoktur. Seçilen Yönetim Kurulu üyelerinin isimleri Kulüpler Ofisi ne bildirilir. (b.3) Yönetim Kurulu asil ve yedek üyeliklerine kulüp aktif üyesi olup başka bir kulübün Yönetim Kurulu nda yer almayan adaylar seçilebilir. Üniversite de, hazırlık dönemi hariç 8 yarıyılını doldurmuş olan öğrenciler Yönetim Kurulu na üye olamazlar. (b.4) Yönetim Kurulu, danışman, çalıştırıcı veya fahri üye konumundaki kişileri toplantılarına davet edebilir. Bu kişilerin oy hakkı yoktur. (b.5) Yönetim Kurulu aktif üye (Genel Kurul) tam sayısının üçte iki çoğunluğunun oylarıyla görevden alınabilir. (b.6) Yönetim Kurulu çalışmaların en iyi şekilde yürütülmesinden, tüzüğün uygulanmasından, kulübün mali gelir ve giderleriyle, demirbaş malzemelerinden Genel Kurul a ve Kulüpler Ofisi ne karşı sorumludur. (b.7) Akademik yılın başında kulübün tahmini bütçesini ve öngörülen faaliyet programını, akademik yılın sonunda ise faaliyet raporunu ve mali bilânçoyu Kulüpler Ofisi ne sunmak zorundadır. Her toplantıda tutanak düzenler, Kulüpler Ofisi tarafından istendiği takdirde ibraz eder. (b.8) Öğrenci Konseyinde Bölüm Temsilciği görevini yürütmekte olan üyeler Kulüplerin Yönetim Kurulu nda görev alamazlar. c) Denetleme Kurulu ve Görevleri: Genel Kurul adına Yönetim Kurulu nu ve kulüp faaliyetlerini denetler. (c.1) Denetleme Kurulu, Genel Kurul tarafından akademik yılın başında o akademik yıl için seçilir. Denetleme Kurulu, Yönetim Kurulu üyesi olmayan üç asil ve bir yedek üyeden oluşur. (c.2) Denetleme Kurulu üyeliği için Yönetim Kurulu üyeliği şartları geçerlidir. (c.3) Denetleme Kurulu, kulübün yıllık faaliyet raporunu, evrakını, saymanlık defterini ve demirbaş eşyalarının durumunu inceler. Elde edilen gelir ve yapılan harcamaların tüzüğe, bütçe taslağına ve Yönetim Kurulu kararlarına uygunluğunu denetler. Kulüpler Ofisi ne bildirilmesinin takibinden sorumludur. Gereğinde Yönetim Kurulu na, Genel Kurul a ve Kulüpler Ofisi ne bilgi verir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Belgeler MADDE 10- a) Üye Kayıt Listesi: Üyelerin isimleri, öğrenci numaraları, irtibat bilgileri ve üyelik kayıt tarihini içeren yazılı bir listenin kulüp arşivinde bulunması ve her akademik yılın başında Kulüpler Ofisi ne verilmesi gerekir. Bu liste her dönem başı güncellenir. b) Üye Aidat Makbuzları: Kulüpler Ofisi ne sunulacak aidat makbuzlarında ve koçanlarında kulüp adı, üye adı, öğrenci numarası, ödeme tarihi, aidat tutarı, kulüp mührü ve yetkili üye imzası bulunmak zorundadır. c) Üye Toplantı Tutanakları: Aktif üyelik kriteri sayılan faaliyetlere katılan üyeler, isimlerini faaliyet raporu ile birlikte istendiğinde Kulüpler Ofisi ne sunmak zorundadırlar. c.1) Yönetim Kurulu Tutanakları c.2) Genel Kurul Tutanakları c.3) Demirbaş Kayıtları; Üniversite tarafından verilen ofis malzemeleri Kulüpler Ofisi tarafından kulüp başkanına zimmetlenir. Yeni satın alınan eşyanın, teslim alma tarihinden itibaren en geç 10 gün içinde kulüp tarafından Kulüpler Ofisi ne bildirilmesi ve demirbaş eşya numarası alınarak bu deftere kaydedilmesi zorunludur. Demirbaş eşya kulüp dışı etkinliklerde kullanılamaz. e) Kulübün yaptığı bütün giderlere ve elde ettiği bütün gelirlere ait fatura, fiş ve imzalı makbuz, sözleşme ve belgeler. Mali Hususlar MADDE 11- a) Her Kulüp Üniversite nin çalıştığı bankada kendi adına bir hesap açtırmak zorundadır. Hesap açılırken yönetim kurulundan iki kişinin müşterek imzasıyla para çekebilecek şekilde açılmak zorundadır. Açılan hesap numarası ve para çekme yetkisi olan yönetim kurulu üyeleri (2 kişi) Kulüpler Ofisi ne bildirilir. Kulüpler faaliyetlerinden elde ettikleri tüm geliri bu hesapta tutarlar. b) Kulüpler günlük harcamalarını karşılamak amacıyla küçük kasa hesabı tutarlar. c) Faaliyetlerin bütün gelir ve giderleri faaliyet sonunda belgelenmek ve yılsonu faaliyet raporu ile birlikte Kulüpler Ofisi ne teslim edilmek zorundadır.
ç) Kulüpler sponsorluk sözleşmelerini ilgili faaliyetten bir hafta önce Kulüpler Ofisi ne onaylatmak zorundadır. Kulüpler Ofisi gerekli gördüğü durumlarda sponsorluk sözleşmesi hakkında hukuki görüş alarak değerlendirme yapar. Fesih ve Kapatma MADDE 12- a) Her kulüp Genel Kurul u kararıyla kendini feshedebilir. Yürütme Kurulu nca belirlenmiş Genel Kurallara uymayan kulüpler Yürütme Kurulu kararı ile de kapatılabilir. Fesih kararı alan kulüp bu durumu yazılı Kulüpler Ofisi ne bildirir. Fesih olunan veya kapatılan kulüp, bilânço, evrak vb. dokümanları ve demirbaşları da Kulüpler Ofisi ne teslim eder. b) Aktif üye sayısı iki yarıyıl üst üste 10 un altında kalan kulüplerin faaliyetlerine son verilir. c) Dönem içinde en az bir (1) etkinlik/faaliyet yapmayan veya bu etkinlik/faaliyetleri bu maddeye istinaden sadece kulübün kapanmaması için niteliksiz olarak yapan kulüpler dönem sonunda Kulüpler Ofisi tarafından yazılı olarak ihtar edilir; devam eden dönemde de belirtilen şekilde hiç bir etkinlik/faaliyet yapmazsa kulüp Yürütme Kurulu kararı ile kapatılır. d) Kulüpler muhtelif iletişim kanallarında planladıkları etkinliklerin duyurusunu yapmadan önce Kulüpler Ofisi nden onay almak zorundadırlar. Bu yolu takip etmeyen kulüplere, faaliyet kısıtlaması, kapatılma gibi yaptırımlar uygulanabilir. e) Herhangi bir şekilde siyasi parti, hizip, üniversite vizyon ve misyonu ile ters düşecek dernek/kurum/kuruluş uzantısı olmadığını taahhüt eden fakat daha sonradan bu tarz faaliyetlere girens kulüpler kapatılır. Kulüp Başkanlığı ve Başkanlık Seçimi MADDE 13- a) Kulüp ilk kurulduğunda 7 kişilik yönetim kurulu içinden danışman akademisyenin de onayı olan bir isim başkan olarak atanır. Bu başkanlık Kulüpler Ofisi tarafından onaylanır ve gerekli kayıtlar yapılır. b) Kulüp kurulduktan sonraki ilk akademik yılda eğer bir seçim talebi olursa seçim yapılır yoksa eski başkan bilgilerini güncelleyerek başkanlığa devam eder. c) Başkanlık seçimi sırasında sadece bir önceki akademik dönemde Kulüpler Ofisi ne sunulan üye listesindeki isimler oy kullanabilir. Eğer bir önceki döneme ait üye listesi yok ise bütün üniversite öğrencileri oy kullanabilir. ç) Başkanlık için sadece bir önceki dönemin üye listesinde adı geçen aktif üyeler aday olabilir. Eğer bir önceki döneme ait üye listesi yok ise bütün üniversite öğrencileri aday olabilir.
d) Bir akademik yılın başında seçim yapılması talep edilirse akademik yılın ilk ayının sonuna kadar seçim yapılır. e) Bir başkanın herhangi bir sebeple başkanlık görevinin sona ermesi durumunda; (e.1) Eğer bir aday var ise doğrudan başkan olur ve Kulüpler Ofisi ne başkanlığını onaylatarak gerekli kayıtları yaptırır. (e.2) Eğer iki veya daha fazla aday çıkarsa seçim yapılır. Seçimin yürütülmesi kulübe danışmanlık yapan akademisyen veya Kulüpler Ofisi gözetiminde görevli öğrencilerin ortak çalışması ile sağlanır. (e.3) Seçilen başkan Kulüpler Ofisi tarafından onaylanır ve gerekli kayıtlar yaptırılır. f) Bir kulüp başkanının; üniversiteden atılma, eğitimini dondurma, mezun olma, üniversiteyi bırakma ve disiplin cezalarından herhangi birisini alması durumunda başkanlığı resmen iptal olur. g) Bir kulüp başkanının 4 yarıyıl eğitimini uzatması durumunda başkanlığı düşer. Yürürlük MADDE 14- Bu yönerge, Mevlana Üniversitesi Senatosunun 25/04/2014 tarihli ve 07 sayılı toplantısında kabul edilerek yürürlüğe girmiştir. Yürütme MADDE 15- Bu yönergeyi Mevlana Üniversitesi Rektörü yürütür.