EXPO 2016 ANTALYA AJANSI BÜTÇE, MUHASEBE UYGULAMALARI VE TASFİYE YÖNETMELİĞİ Yayımlandığı Resmi Gazete Tarih : 29/06/2013 Sayı : 28692 Pdf BİRİNCİ BÖLÜM Amaç ve Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve kapsam MADDE 1 (1) Bu Yönetmeliğin amacı, EXPO 2016 Antalya Ajansının gelir ve giderlerinin bütçelenmesine, gelirlerin tahsiline, harcamaların yapılmasına, faaliyet raporlarının hazırlanmasına ve tasfiyesine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir. Dayanak MADDE 2 (1) Bu Yönetmelik EXPO 2016 Antalya Kanununun 16 ncı maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 3 (1) Bu Yönetmelikte geçen; a) Ajans: EXPO 2016 Antalya Ajansını, b) Bakanlık: Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığını, c) EXPO Konseyi: EXPO 2016 Antalya Ajansı Konseyini, ç) EXPO 2016 Antalya: 2016 yılında Antalya da yapılacak olan çiçek ve çocuk temalı Tescilli Evrensel Botanik Sergisini,
d) Genel Sekreter: EXPO 2016 Antalya Ajansı Genel Sekreterini, e) Genel Sekreterlik: EXPO 2016 Antalya Ajansı Genel Sekreterliğini, f) Gerçekleştirme görevlisi: Harcama sürecinde, her türlü masrafı, kanıtlayıcı belgelere dayanarak ve usulüne uygun olarak gerçekleştirmekten sorumlu görevliyi, g) Harcama yetkilisi: Harcamaların yapılması ile yetkili kılınmış Genel Sekreteri, ğ) Kanun: EXPO 2016 Antalya Kanununu, h) Muhasebe yetkilisi: Muhasebe işlemlerinin yönetimi ile kayıtların tutulmasından ve yetkili mercilere hesap vermekten sorumlu görevliyi, ı) Ofis: Genel Sekretere bağlı olarak Yönetim Kurulu ve EXPO Konseyinin sekretarya çalışmalarını yürüten ve Bakanlık bünyesinde Ankara da kurulan Ajans birimini, i) Yönetim Kurulu: EXPO 2016 Antalya Ajansı Yönetim Kurulunu, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Harcama, Gerçekleştirme ve Muhasebe Yetkililerinin Görev ve Sorumlulukları Harcama yetkilisi MADDE 4 (1) Harcama yetkilisi, Ajans Genel Sekreteridir. Harcama yetkilisinin izin, hastalık, geçici görev ve benzeri nedenlerle geçici olarak görevinden ayrılması hâlinde, harcama yetkisi, bu görevi yürüten kişi tarafından kullanılır. (2) Harcama yetkilisi harcama yetkisini devredebilir. Harcama yetkisinin devrine ilişkin usul ve esasları belirlemeye Yönetim Kurulu yetkilidir. (3) Harcama yetkilisi, harcama talimatının bütçe ilke ve esaslarına, Yönetim Kurulu kararlarına, Ajans mevzuatı ile diğer ilgili mevzuata uygun
olmasından, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından ve ilgili mevzuat çerçevesinde yapması gereken diğer işlemlerden sorumludur. (4) Harcama yetkilisi; harcamanın yeri, ödeneği, hukuki dayanağı, tutarı, kime yapılacağını içerecek şekilde, gerçekleştirme görevlisi tarafından hazırlanan ödeme talimatlarından uygun gördüklerini imzalamak suretiyle ödeme yapılmasına karar verir ve muhasebe yetkilisine gönderir. Muhasebe yetkilisinin yapacağı kontrole müteakip ödeme gerçekleştirilir. Bu konuda sorumluluk harcama yetkilisine aittir. (5) Ajans mal ve haklarının gereği gibi muhafaza edilmesinin sağlanması ve yönetilmesinden harcama yetkilisi sorumludur. Gerçekleştirme görevlisi MADDE 5 (1) Gerçekleştirme görevlisi, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütür. (2) Gerçekleştirme görevlisi, ilgili mevzuat çerçevesinde yapması gereken iş ve işlemlerden sorumludur. Muhasebe yetkilisi MADDE 6 (1) Gelirlerin tahsili, giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm malî işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanmasından ve muhasebe kayıtlarının usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından muhasebe yetkilisi sorumludur. (2) Muhasebe yetkilisi, ödeme talimatı ve eki kanıtlayıcı belgeler üzerinde; gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi ile diğer görevlilerin imzasını, ödemeye ilişkin kanıtlayıcı belgelerin tam olmasını, hesaplamalarda maddi hata bulunup bulunmadığını ve hak sahibine ilişkin bilgileri kontrol etmekle yükümlüdür. (3) Muhasebe yetkilisinin görevleri aşağıda belirtilmiştir. a) Gelirleri ve alacakları takip ve tahsil etmek.
b) Ödeneği dâhilinde gerçekleşen giderlerin hak sahibine ödenmesini sağlamak ve harcama yetkilisinin uygun gördüğü hallerde avans vermek. c) Para ve parayla ifade edilebilen değerleri saklamak ve ayniyata ilişkin hesapları tutmak. ç) Ajansa ait emanetleri almak, saklamak, ilgililere vermek ve göndermek. d) Muhasebe kayıtlarının tam, doğru ve usulüne uygun olarak tutulmasını ve raporlanmasını, bu bilgilerin saydam ve erişilebilir olmasını sağlamak, muhasebe ile ilgili diğer işlemleri yapmak. e) Malî konulara ilişkin olarak ilgililere gerekli bilgileri sağlamak. f) Yönetim Kurulunun onayına sunulmak üzere, Ajans bütçe sonuçlarını hazırlamak. g) İlgili diğer görevleri yürütmek. Birleşemeyecek görevler MADDE 7 (1) Harcama yetkilisi ile muhasebe yetkilisi görevi aynı kişide birleşemez. Devir teslim MADDE 8 (1) Ajansın bütçe ve muhasebe işleriyle görevli olanlar, görevlerinden devamlı olarak ayrılacakları zaman, muhafazasından sorumlu bulundukları belge, defterleri ve değerleri, görevlerini üstlenecek personele usulü dairesince devir ve teslim etmekle yükümlüdür. (2) Devir-teslim işlemi, usulüne uygun olarak yapılmadıkça ilgilinin Ajans ile ilişiği kesilmiş sayılmaz. (3) Devrin ilgilisi tarafından yapılamaması durumunda harcama yetkilisinin belirleyeceği bir komisyon marifetiyle devir yapılır. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Ajansın Gelir ve Giderleri ile Bütçeye İlişkin Hükümler
Ajansın gelir ve giderleri MADDE 9 (1) Ajansa ait gelirler Kanunun 9 uncu maddesinin birinci fıkrasında, giderleri aynı maddenin yedinci fıkrasında belirtilen gelirlerden oluşur. Ajans gelirlerinin yönetimi MADDE 10 (1) Ajans gelirleriyle ilgili hesap açmaya veya daha önce açılmış hesapları tek bir hesap altında toplamaya, her türlü bankacılık işlemlerini yapmaya ve toplanan paraların nemalandırılmasına Yönetim Kurulu yetkilidir. Yönetim Kurulu, bu yetkilerinin tamamını veya bir kısmını Genel Sekretere veya Yönetim Kurulunun bir veya birden fazla üyesine devredebilir. Giderlerin gerçekleştirilmesi MADDE 11 (1) Bütçeden bir giderin yapılabilmesi için; Ajansın ihtiyaç duyduğu her türlü mal ve hizmetlerin alım-satım ve yapım işlemlerinin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerekir. Giderlerin gerçekleştirilmesi, gerçekleştirme görevlisi tarafından düzenlenen ödeme talimatının harcama yetkilisince imzalanması ve tutarın hak sahibine ödenmesiyle tamamlanır. Bütçe MADDE 12 (1) Bütçe, Ajansın bütçe yılı içindeki gelir ve gider tahminlerini gösteren ve bunlara ait uygulamanın yürütülmesine yetki veren bir belgedir. (2) Bütçe, bir metin ile türleri itibarıyla tahmini gelir ve giderleri ile varsa yatırım faaliyetini kapsayacak şekilde her yılın Aralık ayı sonuna kadar Genel Sekreterlik tarafından hazırlanarak Yönetim Kurulu onayına sunulur.
(3) Ajansın bütçe dönemi 1 Ocak-31 Aralık tarihleri arasıdır. Bütçe ilkeleri MADDE 13 (1) Ajans bütçesinin hazırlanmasında ve uygulanmasında aşağıdaki ilkelere uyulur. a) Gelir ve gider denkliğinin sağlanması esastır. b) Tüm gelir ve giderler bütçede gayri safi olarak gösterilir. c) Gelir ve gider tahminleri ile uygulama sonuçlarının raporlanmasında açıklık, doğruluk ve malî saydamlık esas alınır. ç) Bütçe, yetkili organlarca kabul edilmedikçe veya onaylanmadıkça uygulanamaz. d) Bütçe, yıllık çalışma programlarında yer alan politika, hedef ve önceliklere uygun şekilde hazırlanır, uygulanır ve kontrol edilir. e) Bütçede, bütçeyi ilgilendirmeyen hususlara yer verilmez. f) Bütçe, görevlilerin hesap verebilmelerini sağlayacak şekilde uygulanır. Bütçenin uygulanması MADDE 14 (1) Yönetim Kurulunca kabul edilen bütçedeki gelirlerin gerçekleştirilmesi ve gerekli giderlerin bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yapılmasında Genel Sekreter yetkili ve sorumludur. (2) Ödenekten fazla veya ödeneği bulunmayan bir harcama yapılamaz. (3) Bütçenin gider bölümleri ya da maddeleri arasında ödenek aktarmaya Genel Sekreter yetkilidir. Bütçe raporları MADDE 15 (1) Ajans bütçesinde yer alan gelir ve giderler ile ilgili gerçekleşmeler mart, haziran ve eylül dönemleri itibarıyla Yönetim Kuruluna sunulur.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Muhasebeye İlişkin Hükümler Hesap planı MADDE 16 (1) Bütçe düzenine uygun hazırlanan tekdüzen hesap planı ve açıklaması hükümleri esas alınır. (2) Hesap planında gerektiğinde yeni hesapların açılmasına ve değişiklik yapılmasına Genel Sekreter yetkilidir. Kayıt düzeni ve fişler MADDE 17 (1) Muhasebe kayıtlarına esas alınacak fişlerin; muhasebe usul ve esaslarını ihtiva etmesi, yetkili imzaları taşıması ve eklerinin tam olması gerekir. Defterler MADDE 18 (1) Ajansça tutulacak muhasebe defterleri aşağıda belirtilmiştir. a) Yevmiye defteri. b) Kebir defteri. c) Yardımcı hesap defterleri. Muhasebe kontrolü MADDE 19 (1) Muhasebe işlemlerinin kayıtlara doğru alınıp alınmadığının kontrolü ve sonuçların takibi için aşağıdaki muhasebe raporları kullanılır. a) Aylık mizanlar. b) Genel geçici mizan.
c) Kesin mizan. (2) Aylık mizanlar, her ayın son günü itibari ile iki nüsha olarak düzenlenir ve muhasebe yetkilisi tarafından imzalanır. (3) Genel geçici mizan, hesap döneminin sonuncu günü akşamı çıkarılır. (4) Kesin mizan, aşağıdaki işlemler tamamlandıktan sonra çıkarılır. a) Genel geçici mizanın çıkarılmasından sonra, henüz ödenmemiş gider tahakkukları yapılır; bütün avanslar devamında zorunluluk bulunanlar dışında kapatılır. b) Ajans demirbaş ve diğer varlıkları sayılır. Sayım sonuçları usulüne uygun olarak düzenlenecek sayım cetvellerine geçirilir. Sayım sonuçlarıyla muhasebe kayıtları arasındaki farklar, usulüne uygun olarak muhasebeleştirilir. c) Gelir ve gider hesapları kapatılarak bilanço hesaplarına aktarılır. Harcama evrakı MADDE 20 (1) Ajansta belgesiz hiçbir tahsilât ve ödeme yapılamaz. Ödemeye esas belgeler aşağıda belirtilmiştir. a) Personele yapılacak ödemelerde; ücret bordroları. b) Yolluklarda; yolluk bildirgesi, yolculuk ve konaklama gider belgeleri. c) Her türlü satın alımlarda; fatura, perakende satış fişi, yazar kasa fişi, gider makbuzu ve serbest meslek makbuzu. ç) Vergi, prim benzeri ödemelerde; beyannamenin tahakkuk fişi ve makbuzu. d) Diğer ödemelerde; ödemenin çeşidine göre fatura, makbuz, gider belgesi, ibraname, beyan ve benzeri diğer belgeler. e) Evraka bağlanması mümkün olmayan harç, damga ve posta pulu yapıştırma, şehir içi ulaşım gibi giderlerde; harcamayı yapanın yazılı ve imzalı beyanı. (2) Yapılan harcamalarda kullanılan belgelerin içeriğinden ve doğruluğundan harcamayı gerçekleştirenler sorumludur.
(3) Ödeme ve tahsilata ilişkin belgelerin gerçekleştirme görevlisince onaylanması gerekir. (4) Ödeme ve tahsilat belgelerine yönelik olarak düzenlenecek muhasebe fişlerinin muhasebe yetkilisince imzalanması gerekir. (5) Yetkililerin imzasını taşımayan fişlere istinaden hiçbir ödeme yapılmaz. Banka işlemleri MADDE 21 (1) Ajans adına bankalardan para çekmeye yetkili kişiler, Yönetim Kurulu tarafından belirlenir ve ilgili bankalara imza sirküleri gönderilmek suretiyle, yetkinin sınır ve kapsamı bildirilir. (2) Her ayın sonunda çalışılan bankalardan alınacak hesap ekstreleri ile muhasebe kayıtlarının mutabakatı yapılır. Personele verilen avans MADDE 22 (1) Niteliği itibari ile önceden kesin miktarı saptanamayan harcamalar ile harcırah avansları hariç küçük tutardaki harcamalar sonradan sarf evrakına dayanılarak mahsubu yapılmak üzere personele iş avansı verilebilir. (2) Personele iş avansı, Yönetim Kurulu tarafından belirlenen limitler çerçevesinde Genel Sekreter tarafından verilir. (3) Avans, alındığı tarihten itibaren en geç bir ay içerisinde mahsup edilir. Harcanmayan avans veya kalan iade edilir. Aldığı avansı mahsup veya iade etmeyen personele yeniden avans verilmez. Yüklenicilere avans verilmesi MADDE 23 (1) Şartname ve sözleşmesinde yer almak kaydıyla teminat karşılığında yüklenicilere avans verilebilir. Temsil ödenekleri
MADDE 24 (1) Temsil ödenekleri, iş ilişkileri nedeniyle veya protokol gereği yapılan faaliyetlere ilişkin giderleri karşılamak için Ajansı temsilen yapılan harcamalardır. (2) Temsil ve ağırlama giderlerinin yapılmasında tasarrufa azamî özen gösterilir. (3) Temsil ödeneğini dağıtmaya Genel Sekreter yetkilidir. Sigorta işlemleri MADDE 25 (1) Ajansa ait varlık ve kıymetlerin zorunlu sigortaları yaptırılır. (2) Zorunlu sigortalar dışında kalan Ajans aktif ve kıymetleri, fiilleri ve Ajansa yönelecek sorumluluk sigortaları için risk analiz ve değerlemesi ile birlikte sigorta teminatları ve riskleri belirlenerek sigorta işlemleri yaptırılır. BEŞİNCİ BÖLÜM Faaliyet Raporları ve Denetim Raporlama ilkeleri MADDE 26 (1) Ajans, aşağıdaki temel ilkeleri göz önünde bulundurarak faaliyet raporlarını hazırlar. a) Faaliyet raporları malî saydamlık ve hesap verme sorumluluğunu sağlayacak şekilde hazırlanır. b) Faaliyet raporlarında yer alan bilgilerin doğru, güvenilir, önyargısız ve tarafsız olması zorunludur. c) Faaliyet raporları, ilgili tarafların ve kamuoyunun bilgi sahibi olmasını sağlamak üzere açık, anlaşılır ve sade bir dil kullanılarak hazırlanır. ç) Raporlarda teknik terim ve kısaltmaların kullanılması durumunda bunlar ayrıca tanımlanır. d) Faaliyet raporlarında yer alan bilgilerin eksiksiz olması, faaliyet sonuçlarını tüm yönleriyle açıklaması gerekir.
e) Ajansın faaliyetleriyle ilgisi olmayan hususlara faaliyet raporlarında yer verilmez. f) Faaliyet sonuçlarının gösterilmesi ve değerlendirilmesinde aynı yöntemler kullanılır. Yöntem değişiklikleri olması durumunda, bu değişiklikler raporda açıklanır. g) Faaliyet raporları yıllar itibariyle karşılaştırmaya imkân verecek biçimde hazırlanır. Ajans faaliyet raporu MADDE 27 (1) Ajansın faaliyet sonuçlarını gösterecek şekilde, Genel Sekreterlik tarafından hazırlanan Ajans faaliyet raporu, üçer aylık, altı aylık ara rapor ve yıllık faaliyet raporu şeklinde düzenlenir. Yıllık faaliyet raporu MADDE 28 (1) Genel Sekreterlik tarafından Ajansın bir malî yıldaki faaliyet ve malî sonuçlarını gösterecek bir genel faaliyet raporu hazırlanır. (2) Genel faaliyet raporunda aşağıdakiler yer alır. a) Ajansça yürütülen faaliyet ve sağlanan destekler. b) Ajansın bütçe uygulama sonuçları ve performans bilgileri. c) Ajansın malî yapılarına ilişkin genel değerlendirmeler. ALTINCI BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Tasfiye MADDE 29 (1) Ajans, serginin sona ereceği tarihten 30/6/2017 tarihine kadar EXPO 2016 Antalya ile ilgili olarak tasfiye işlemlerini tamamlar.
(2) Tasfiyeye ilişkin işlemlerde, EXPO 2016 Antalya Kanununun 15 inci maddesi hükümleri uygulanır. Denetim MADDE 30 (1) İç denetim; Ajans gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesi, Ajansın mevzuata uygun olarak faaliyet göstermesi, her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesi, karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir bilgi edinilmesini teminen Genel Sekreter tarafından yaptırılır. (2) Ajansın faaliyetleri ile ilgili harcamalar Bakanlık tarafından da denetlenebilir. Yürürlük MADDE 31 (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 32 (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanı yürütür.