Doğrudan Temin Satınalma İşlem Süreci

Transkript

1 Doğrudan Temin İşlem Süreci Talimatının Mal/Hizmet İhtiyaç Listesinin Mal/Hizmet İhtiyaç Listesi Ödenek Kontrolünün SGB/KBS Ödenek Yeterli Ödenek Yetersiz Ödenek Talebi SGB Talebinin Reddedilmesi Talebi Reddedildi Firma Ve Fiyat Araştırması SGB.net Yaklaşık Maliyet Yaklaşık Maliyetin Belirlenmesi Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli SGB.net Onay Belgesi Onay Belgesinin Onay Belgesi 1

2 Doğrudan Temin İşlem Süreci 1 Onay Belgesinin Muhasebe Müdürü(Gerçekleştirme ) Tarafından Onay Belgesinin Defterdar Yardımcısı (Harcama Yetkilisi) Tarafından SGB.net Piyasa Fiyat Araştırma Firma Fiyat Teklifleri Piyasa Fiyat Araştırma Piyasa Fiyat Araştırma Tek Seferde Teslim Teslim Belirli Sürede Sözleşmeye Davet Yazısının Sözleşmeye Davet Yazısı Kesin Teminat Alındı Belgesi Damga Vergisi Alındı Belgesi Sözleşmeye Davet Yazısının (Gerçekleştirme ) Tarafından Yükleniciden Sözleşme İçin İstenilen Belgelerin Teslim Alınması Sözleşmenin Yüklenici Ve Defterdar Yardımcısı (Harcama Yetkilisi) Tarafından 2

3 Doğrudan Temin İşlem Süreci 2 Mal Alımı Hizmet Alımı Mal Alımı Muayenesinin Muayene Ve Kabul Komisyonu Hizmet Alımı Muayenesinin Hizmet İşleri Kabul Muayene Kabul Muayene Red Malın Teslim Alınması Yükleniciye Muayene Red Durumunun Bildirilmesi Muayene Red Yazısı Taşınır İşlem Fişinin Hazırlanma Süreci Taşınır İşlem Fişi Taşınır İşlem Fişinin Taşınır Kayıt Ve Kontrol Yetkilisi Tarafından Gönderilmedi İhtar Yazısı Yazılması İhtar Yazısı Gönderildi Gönderilmedi Gönderildi Cezai İşlemlerin Gerçekleştirilmesi Cezai İşlem Yapıldı

4 Doğrudan Temin İşlem Süreci Fatura Firmadan Gelen Faturanın Kaydının SGB.net Fatura Girişi Fatura TL'nin Üzerinde Fatura TL'nin Altında Yüklenici Vergi Borcunun Sorgulanması SGB.net Vergi Borcu Sorgulama Ödeme Emri Düzenlenerek Ödemenin Ödeme Emri Belgesi Yapıldı Hazırlayan: Gülcan AYAZ VHKİ Onaylayan: Şükrü EKER Muhasebe Müdürü

5 SG AS S Süreç Grubu İdari Ve Mali İşler Ana Süreci Doğrudan Temin Süreci Anasayfa.7.Sürecin Aktiviteleri No Aktivite Adı Aktivite Açıklaması Tekrar Sıklığı GerçekleştirenOnaylayan Danışılan Aktarılan 1 Mal/Hizmet İhtiyaç Listesinin Alım Konusu Mal/Hizmet İhtiyaç Listesi Hazırlanır Talep edilen mal/ hizmet işinin satın alınacağı tertibin tespiti ve ilgili tertipte Ödenek Kontrolünün yeterli ödenek bulunup, bulunmadığının kontrol edilmesi. 2 Talebinin Reddedilmesi Ödenek Talebi Tespit edilen ilgili tertipte ödenek yok ise, Muhasebat Genel Müdürlüğü ile yapılan yazılı/sözle görüşme neticesinde, Nadiren ödenek temin edilip edilemeyeceği belirlenir. Ödenek temin edilemeyecek ise talep Reddedilir. Ödenek Talep Yazısı Muhasebat Genel Müdürlüğüne Gönderilir Muhasebe Müdürü Kullanılan (Bilgi Verilen) Doküman (Talimat, Prosedür, Form) Mal / Hizmet İhtiyaç Listesi Kullanılan Yazılım Ekran SGB.net/Kaynak Yönetimi/Bütçe Uygulama/Ödenek Durum Bilgisi Defterdar Yetkinlik (En fazla 5 adet) Sorumlu Kişinin Almış Olması Gereken Eğitim(ler) Tedarikçi Marifetiyle? 5 6 Firma Ve Fiyat Araştırması Yaklaşık maliyetin Belirlenmesi Alınması istenilen mal/hizmetin işi için piyasa fiyat araştırması yapılarak yazılı/sözlü fiyat araştırması yapılır Yapılan Piyasa Araştırması Verilerine Göre Alım Usulünün Tespiti İçin Yaklaşık Maliyet Belirlenir. Defterdarlık Uzmanı / Muhasebe Şefi Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli Yönetimi Modülü/Yaklaşık Maliyet Onay Belgesinin Yapılan araştırma neticesinde alınmış olan yazılı/sözlü fiyatlara istinaden SGB net üzerinden Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli ile Onay belgesi düzenlenir. Onay Belgesi Yönetimi Modülü/Onay Belgesi 1- Onay Belgesinin Muhasebe Müdürü(Gerçekleştirme ) Ve Defterdar Yardımcısı (Harcama Yetkilisi) Tarafından 8 Onay belgesi satınalma görevlisi ve satınalma servis sorumlusunca paraflanır.muhasebe Müdürü (Gerçekleştirme ) ve Defterdar Yardımcısı (Harcama Yetkilisi) Tarafından imzalanır. Harcama Yetkilisi 1-

6 SG AS S Süreç Grubu İdari Ve Mali İşler Ana Süreci Doğrudan Temin Süreci Anasayfa.7.Sürecin Aktiviteleri No Aktivite Adı Aktivite Açıklaması Tekrar Sıklığı GerçekleştirenOnaylayan Danışılan Aktarılan 9 Piyasa Fiyat Araştırma Alımı yapılacak olan mal/hizmet işine ilişkin onayın imzalanması sonrası yeniden fiyat araştırması yapılır veya ilk belirlenmiş uygun fiyata göre SGB net üzerinden Piyasa Fiyat Araştırma düzenlenerek, Onay Belgesinde Harcama Yetkilisince belirlenmiş olan fiyat araştırması yapmakla görevli personel/personeller tarafından imzalanır. Kullanılan (Bilgi Verilen) Doküman (Talimat, Prosedür, Form) Piyasa Fiyat Araştırma Kullanılan Yazılım Ekran Yönetimi Modülü/Piyasa Fiyat Araştırma Yetkinlik (En fazla 5 adet) 1- Sorumlu Kişinin Almış Olması Gereken Eğitim(ler) Tedarikçi Marifetiyle? Sözleşmeye Davet Yazısının vegerçekleştirme Tarafından 10 Onay belgesinde sözleşme ve şartname düzenlenip düzenlenemeyeceği belirlenir.şayet Sözleşme Yapılacaksa Sözleşmeye Davet Yazısı Hazırlanarak Gerçekleştirme Tarafından İmzalanır Gerçekleştirme 1- Yükleniciden Sözleşme İçin İstenilen Belgelerin Teslim Alınması 11 Teminat Alınması Gereken Hallerde Kesin Teminat Alındı Belgesi Ve Sözleşme Bedeli Üzerinden Alınacak Damga Vergisi Alındı Belgesi Yükleniciden Teslim Alınır. 1- Sözleşmenin Yüklenici Ve Defterdar Yardımcısı(Harcama Yetlilisi) Tarafından Mal/Hizmet Alımı Muayenesinin Malın Teslim Alınması Yükleniciye Muayene Red Durumunun Bildirilmesi Yapılan araştırma sonucunda fiyatı uygun görülen firma ile sözleşme düzenlenir ve ilgili firma yetkilisi ve Defterdar Yardımcısı (Harcama Yetkilisi) Tarafından Karşılıklı Olarak imzalanır. Alıma ilişkin olarak SGB net üzerinden düzenlenen Muayene ve Kabul Komisyon, Komisyon üyelerince alınan mal/hizmet işinin uygun görülmesi halinde imzalanır. Muayene Kabulü Yapılan Mal, Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisince Teslim Alınır Ve Taşınır İşlem Fişi Düzenlenir Muayene Sonucu Kabul Görmeyen Mal Teslim Alınmaz Ve Yükleniciye Muayene Red Yazısı Yazılırak Şartnameye Uygun Gönderilmesi İstenir. Ara Sıra Muayene Komisyonu Üyeleri Taşınır Kayıt Ve Kontrol Yetkilisi Harcama Yetkilisi Tip Sözleşme Gerçekleştirme Gerçekleştirme Muayene ve Kabul Komisyonu Taşınır İşlem Fişi Yönetimi Modülü/Taşınır işlem Fişi Hazırlama İhtar Yazısı Yazılması Gönderilmez ise Yükleniciye İhtar Yazısı Yazılır. Nadiren 1-

7 SG AS S Süreç Grubu İdari Ve Mali İşler Ana Süreci Doğrudan Temin Süreci Anasayfa.7.Sürecin Aktiviteleri No Aktivite Adı Aktivite Açıklaması Tekrar Sıklığı GerçekleştirenOnaylayan Danışılan Aktarılan 17 Cezai İşlemlerin Gerçekleştirilmesi İhtar Yazısına Rağmen Gönderilmez se Sözleşmede Öngörülen Cezai İşlem Uygulanır. Nadiren Kullanılan (Bilgi Verilen) Doküman (Talimat, Prosedür, Form) Kullanılan Yazılım Ekran Yetkinlik (En fazla 5 adet) 1- Sorumlu Kişinin Almış Olması Gereken Eğitim(ler) Tedarikçi Marifetiyle? 18 Firmadan Gelen Faturanın Kaydının Alıma İlişkin Fatura SGB.net Sistemine Kaydedilir Yönetimi Modülü/Fatura Girişi 1-19 Yüklenicinin Vergi Borcunun Sorgulanması Ödeme 2.000,00-TL'nin üzerindeyse Firmanın Vergi Borcu Sorgulanır Yönetimi Modülü/Vergi Borcu Sorgulaması 1-20 Ödeme Emri Düzenlenerek Ödemenin Harcama Yönetimi Sisteminden Ödeme emri Belgesi Düzenlenir. KBS Harcama Yönetimi Sistemi Ödeme Emri Düzenleme 1- Hazırlayan: Onaylayan: Gülcan AYAZ VHKİ Şükrü EKER Muhasebe Müdürü