İHALE DOSYASI Ofis malzemelerinin Satın Alınması İhale Referans Numarası: PT-2016-002 İhale Dosyası / PT-2016-002 1 / 5
İHALE ŞARTNAMESİ Hayata Destek Derneği (STL) Suriye ve Irak dan gelen sığınmacılara yönelik olarak 2016 yılı içerisinde gerçekleştireceği projeler için gerekli ofis ihtiyaçlarının satın alımı konusunda aşağıda belirtilmiş koşullar dahilinde teklif toplayacaktır. İhale prosedürleri Hayata Destek Derneği (STL) yetkilileri tarafından yürütülecek ve Hayata Destek Derneği nde oluşturulacak ihale komisyonu tarafından ihale sonucuna karar verilecektir. Talep olması durumunda fon veren kuruluştan temsilciler de gözlemci olarak ihale prosedürlerine katılım gösterebileceklerdir. İhale başvurusunda bulunan firmalar, bu dokümanda yer alan özel ve genel koşulları, kendi satış koşulları ne olursa olsun herhangi bir istisna olmadan kabul etmiş sayılır. İhale başvurusunda bulunan firmaların, dosyayı dikkatlice incelemeleri ve talep edilen bilgileri, formları ve varsa özel dokümanları gerektiği şekilde sunmaları beklenmektedir. İhale dosyasında talep edilen bütün dokümanların son başvuru tarihine kadar gönderilmemesi ve eksik olması durumunda başvuru değerlendirmeye alınmayacaktır. 1. Katılım Uygunluğu İhale Komisyonu ihaleye katılan firmalardan aşağıda yer alan koşulları yerine getirmesini beklemektedir; En az 3 yıldır ihaleye konu olan iş kolunda faaliyet gösteriyor olmak, İhale Türkiye de kayıtlı ve yukarıdaki şartları sağlayan bütün firmalara eşit şartlarda açıktır. 1.1 İhale Dışı Bırakılma Nedenleri Aşağıda belirtilen durumlardaki istekliler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır: 1.1.1 İflas eden, tasfiye halinde olan, işleri mahkeme tarafından yürütülen, konkordato ilan eden, işlerini askıya alan veya kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olan, 1.1.2 İflası ilan edilen, zorunlu tasfiye kararı verilen, alacaklılara karşı borçlarından dolayı mahkeme idaresi altında bulunan veya kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olan, 1.1.3 İhale tarihinden önceki 5 (beş) yıl içinde, ihale komisyonunda bulunan kuruluşlar ile yaptığı işler sırasında iş veya meslek ahlakına aykırı faaliyetlerde bulunduğu, işveren tarafından ispat edilen, 1.1.4 İhale tarihi itibariyle, mevzuatı gereği kayıtlı olduğu oda tarafından mesleki faaliyetten men edilmiş olan, 1.1.5 Bu şartname ile ihale komisyonu tarafından istenen bilgi ve belgeleri vermeyen veya yanıltıcı bilgi ve/veya sahte belge verdiği tespit edilen. 1.2 Yasak Fiil veya Davranışlar İhale süresince aşağıda belirtilen fiil veya davranışlarda bulunmak yasaktır: 1.2.1 Hile, vaat, tehdit, nüfuz kullanma, çıkar sağlama, anlaşma, irtikâp, rüşvet suretiyle veya başka yollarla ihaleye ilişkin işlemlere fesat karıştırmak veya buna teşebbüs etmek. 1.2.2 İsteklileri tereddüde düşürmek, katılımı engellemek, isteklilere anlaşma teklifinde bulunmak veya teşvik etmek, rekabeti veya ihale kararını etkileyecek davranışlarda bulunmak. 1.2.3 Sahte belge veya sahte teminat düzenlemek, kullanmak veya bunlara teşebbüs etmek. 1.2.4 İhalede, kendisi veya başkaları adına doğrudan veya dolaylı olarak, asaleten ya da vekâleten birden fazla teklif vermek. İhale Dosyası / PT-2016-002 2 / 5
2. Zaman Planlaması TARİH SAAT* İhale İlan Tarihi 08 Aralık 2015 Hayata Destek Derneği nden herhangi bir açıklama talep etmek için son tarih 17 Aralık 2015 17:00 Hayata Destek Derneği tarafından yapılacak olan açıklamalar için son tarih 18 Aralık 2015 18:00 İhale Başvuruları için son tarih 22 Aralık 2015 17:00 İhale başvurularının değerlendirilmesi 23 Aralık 2015 Başarılı olan firmaya haber verilmesi 24 Aralık 2015 Sözleşme imzalanması 25 Aralık 2015 * Belirtilen zamanlar Türkiye yerel saatidir. 3. İhalenin kapsamı Bu ihale kapsamında, komisyon üyeleri 12 (on iki) aylık bir süre boyunca gerçekleştirilecek projelerdeki gerekli ofis ihtiyaçlarının satın alımı yapılacak firmanın belirlenmesidir. Ofis malzemeleri için kategoriler şu şekilde belirlenmiştir. Ofis Kırtasiye Kağıt Gıda ve Temizlik Kartuş ve Toner Ofis yapı Okul Kırtasiye Ofis Elektroniği 3.1 Değerlendirme: Hayata Destek Derneği, gelen teklifleri iki açıdan değerlendirecektir. Tekliflerde bakılacak noktalar; 1. Satın Alım Bedeli 2. İskonto oranı 3. Satın alınan ürünlerin kalitesi 4. Teslim süresi 3.2 Tutar: Hayata Destek Derneği (STL) 01 Ocak 2016 31 Aralık 2016 tarihleri arasında gerçekleştireceği projeler için gerekli ofis ihtiyaçlarının satın alınması konusunda ihale gerçekleştirmeyi hedeflemektedir. İhale kapsamında belirtilen süre içerisinde satın alınımı hedeflenen toplam miktar en az 200.000.00 TL(İkiYüzBinTürkLirası) dir. Bu miktar derneğimiz projelerine bağlı olarak artmakta olabileceğinden ihale komisyonu üyelerinin bir taahhüttü değildir. 3.3 Ödeme: Faturalar siparişe göre düzenlenecek olup, ürünlerle beraber teslim edilecektir. Ödeme faturanın teslim alınmasından sonra 5 (Beş) iş günü içerisinde firmanın banka hesabına yatırılacaktır. 4. Dokümantasyon İhaleye katılan firmaların teklif dosyasına ek olarak; Referans dosyası Şartnamede yer alan 1,1 İhale dışı bırakılma sebeplerinden herhangi birini taşımadığına dair yazılı taahhütname İş hacmini gösteren son 3 yıla ait bilançosu İhale Dosyası / PT-2016-002 3 / 5
5.Döviz Kuru Firmalar tarafından verilen tekliflerde geçen meblağlar Türk Lirası olarak yazılması gerekmektedir. 6.Teklif geçerlilik süresi: 01 Ocak 2016-31 Aralık 2016 tarihleri arasında geçerli olacaktır. 7.Teklif ve prosedürlerde kullanılacak dil: Teklifler ve sunulan ilgili diğer tüm dokümanlar Türkçe yazılacaktır. Türkçe olarak yazılmamış dokümanların çevirileri kabul edilecektir. 8.İhale başvuruları sonlanmadan önce ek bilgi paylaşımı Hayata Destek Derneği ya da başvuru yapan kuruluşlardan her hangi birinin ihale dosyası ile ilgili talep ettiği ek bilgiye istinaden verilecek olan cevap aynı zamanda bütün başvuranlar ile paylaşılır. İhaleye başvuru yapacak olan kurumlar ihale başvuru tarihinden önce, referans numarasını bildirmek şartı ile aşağıdaki e-mail adresleri aracılığı ile yazılı olarak sorularını sorabilirler. İlgili Kişiler E-mail : Şefik Serkan Denli : sdenli@hayatadestek.org İhale dosyası ile ilgili yapılacak bir açıklama ya da değişiklik aynı anda bütün başvuran adaylar ile paylaşılacaktır. İhale süresince başvuran kurumlar ile ikili görüşmeler yapılmayacaktır. 9.Tekliflerin sunulması: Tekliflerin gönderileceği adres; Hayata Destek Derneği (STL) Koşuyolu Mah. Cenap Şahabettin Sok. No:42/1 34718 Kadıköy, İstanbul En son teslim tarihi: 22 Aralık 2015 / Saat: 17:00 Teklifler iki adet orijinal ( Orijinal olarak etiketlenmeli) ve bir adet kopya ( Kopya olarak etiketlenmeli) olarak kapalı bir zarfta posta yolu ile gönderilmelidir. Zarfın üzerinde ihale referans numarası olan PT-2016-002 yazılması gerekmektedir. 10.İhale teklifinde değişiklik yapılması ve teklifin geri çekilmesi: Tekliflerin en geç teslim edilmesi gereken tarihten önce yazılı bildirim ile tekliflerde değişiklik yapılabilir ya da teklifler geri çekilebilir. En geç teslim tarihinden sonra değişiklik yapılamaz. İhale teklifinin geri çekilmesi şartsız ve koşulsuz olur ve ihale katılım prosedürünü sonlandırır. İhale değişikliği ve ihalenin geri çekilmesi yazılı olarak iletilmelidir. 11.İhale teklif maliyeti: İhale teklifinin hazırlanması ve sunulması sırasında oluşan bütün masraflar ihale teklifi sahibi tarafından karşılanır. İhalenin sonucuna bakılmaksızın hiçbir masrafın geri ödemesi yapılmaz. İhale Dosyası / PT-2016-002 4 / 5
12.İhalelerin Açılması ve değerlendirilmesi: Kapalı zarfların içerisinde sunulan ihale teklifleri, ihale komitesi tarafından açılır ve ihale şartlarına uygunlukları incelenir ve kayıt altına alınır. Gerek duyulması halinde başvuru yapan firmalardan teklifleri ile ilgili açıklama talep edilebilir. İhale şartlarını yerine getiren firmaların teklifleri, ihale komitesi tarafından değerlendirilir. İhale komitesi Hayata Destek Derneği yetkilileri ve gerekli durumlarda uzmanlar tarafından oluşturulabilir. Teklifler teknik ve idari yeterlilikleri açısından değerlendirilir ve ekonomik olarak avantajlı ve aynı zamanda fiyat kalite dengesi göz önünde bulundurularak karar verilir. 13.İhalenin sonuçlandırılması ve kontrat imzalanması: Değerlendirme sonucu seçilen firma yazılı olarak bilgilendirilir ve takiben 5(beş) iş günü içerisinde sözleşme imzalanır. Değerlendirme sonucu seçilmeyen firmalar elektronik posta yoluyla 10(on) iş günü içerisinde bilgilendirilir. Seçilen firmanın sözleşmeyi imzalamaması durumunda, ihale komitesi tarafından ikinci en iyi olarak belirlenen firma yazılı olarak bilgilendirilir ve takiben 5(beş) iş günü içerisinde sözleşme imzalanır. 14.İhale Tekliflerinin Saklanması Hayata Destek Derneği bu ihale sonucunda toplanan ihale tekliflerini ileriki tarihlerde yapılacak olan denetimler için saklamakla yükümlüdür ve ihale teklifleri geri gönderilmez. 15.Sözleşme Şekli Hizmet sözleşmesi ihale şartlarını da içerecek şekilde ihale komisyonu tarafından hazırlanacaktır. İhale komisyonundaki kurumlar seçilen firma ile Hizmet Sözleşmesi imzalanacaktır. 16.İhalenin iptal edilmesi: İhalenin iptal edilmesi durumunda, ihaleye katılan firmalar en kısa zamanda haberdar edilir. Eğer ihale süreci teklifler değerlendirilmeden olur ise, bu durumda teklifler firmalara açılmadan geri gönderilir. İhalenin iptal edilmesi durumu; 1. İhale süreci başarılı bir şekilde tamamlanmasına rağmen kaliteli ya da finansal açıdan yeterli bir teklif gelmemiş olması 2. Projenin finansal ve teknik şartlarında ve temel hedeflerini etkileyecek şekilde şartların değişmesi 3. Dış nedenlerden dolayı projenin uygulanabilirliğini kaybetmesi; 4. Teklif veren firmaların teknik ve idari şartları yerine getirmesine rağmen finansal açıdan hiçbirinin talep edilen fiyatları karşılayamaması; 5. Adil bir ihale sürecinin gerçekleşmeyecek şekilde ihale sürecinin etkilenmesi durumu. Hiçbir koşulda ihale komisyonu ihalenin iptalinden doğan zararlardan ve kar kayıplarından sorumlu tutulamaz. İhalenin ilan edilmiş olması ihale komisyonundaki kurumların projeyi uygulaması gerektiği anlamına gelmez. İhale Dosyası / PT-2016-002 5 / 5