İZMİR DEFTERDARLIĞI BALÇOVA EMLAK MÜDÜRLÜĞÜ İŞLEM YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Misyon ve Tanımlar Amaç Madde 1- Bu Yönergenin amacı; İzmir Defterdarlığı Balçova Emlak Müdürlüğünce yürütülen işlem süreçleri hakkında çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. Kapsam Madde 2- Bu Yönerge, İzmir Defterdarlığı Balçova Emlak Müdürlüğüne ait iş ve işlem süreçlerini kapsar. Dayanak Madde 3- Bu Yönerge; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve Maliye Bakanlığı Kamu iç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına dayanılarak hazırlanmıştır. Balçova Emlak Müdürlüğünün Misyonu Madde 4- Bakanlığımızın hedefleri doğrultusunda; çağdaş yönetişim anlayışı ile zamanında, kaliteli ve çözüm odaklı hizmet üreten, sunan, yöneten ve iç kontrolü sağlayan bir birim olmaktır. Madde 5- Bu yönergede yer alan; Tanımlar ve Kısaltmalar 1) Bakanlık: Maliye Bakanlığını, 2) Bakan: Maliye Bakanını, 3) Üst Yönetici: Maliye Müsteşarını, 4) Defterdarlık: İzmir Defterdarlığını, 5) Müdürlük: İzmir Defterdarlığı Bornova Emlak Müdürlüğünü, 6) Müdür Yardımcısı: İzmir Defterdarlığı Bornova Emlak Müdür Yardımcısını, 7) Personel: İzmir Defterdarlığı Bornova Emlak Müdürlüğü çalışanlarını, 8) İşlem Yönergesi: Bornova Emlak Müdürlüğü İşlem Yönergesini, 9) MEOP: Milli Emlak Otomasyon Programını, 10) KBS: Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemini, 11) HYS: Harcama Yönetim Sistemini, 12) EBYS: Elektronik Belge Sistemi Yönetimini, 13) Yönerge: Bu Yönergeyi ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM
Balçova Emlak Müdürlüğünün Görevleri ve İşlem Süreçleri Madde 6- Balçova Emlak Müdürlüğünün Görevleri 6.1. Taşınmaz Satışları: 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu nun 36. ve 45. Maddelerine göre satış ihalelerine çıkarılacak Taşınmazların tüm bilgi ve belgeleri tamamlanmış, Hazine Taşınmazlarının İdaresi Hakkındaki Yönetmeliğin 16. Maddesine göre İta amirinden onay belgesi dahil alınmış olacaktır. 2015 yılı içerisinde yapılacak olan İhalelerde Defterdarlık Uzmanı Yunus Emre KÖMÜRCÜ ve V.H.K.I Menekşe GÜLERYÜZ İhale Koordinatörü olarak görevlendirilmiştir. İhale tarihlerinden önce satış ihalesi yapılacak taşınmazların dosyaları eksiksiz olarak ihale ilanları yapılmak üzere İhale İlan Koordinatörlüğüne teslim edilecektir. Kendilerine satın alama taleplerini içeren dilekçe ulaştığında bir sonraki ihaleye yetiştirilmek üzere ivedi olarak işlemler sonuçlandırılacaktır. İzmir Defterdarlığı Hizmet Standartları Tablosunda talep dilekçesi üzerine hizmetin tamamlanma süresi 6 ay 20 gün olarak belirlendiğinden satış işlemleri en geç bu süre içerisinde tamamlanacaktır. Dış ilçelerden gelen satışlar 1 ay içerisinde sonuçlandırılacaktır. Taksitli Satışı yapılan taşınmazların süresinde ödenip ödenmemesi sıkı bir şekilde Meop (Milli Emlak Otomosyon Projesi) sisteminden takip edilecek, üst üste iki taksitin vadesinde ödenmemesi halinde 313 sayılı Milli Emlak Genel Tebliği ni IX- 2. bölümünde belirtilen Taksitle Satış Sözleşmesi nin (Ek-5) 2 nci maddesinde belirtildiği şekilde işlem yapılacaktır. Taksitlerin kanuni faizi ile birlikte tahsil edilmesine dikkat edilecek her taksit mutlaka MEOP a işlenecektir. Satış koordinatörü olarak Emlak Müdür Yardımcısı Önder KARADADAŞ görevlendirilmiş olup, Müdürlüğümüzdeki tüm servislerin taşınmazların uygun olanlarının ihale tarihlerinde satışa çıkarılması işlemlerinin tümü Emlak Müdür Yardımcısı Önder KARADADAŞ tarafından koordine edilecektir. 6.2. Tapu Fazlalıklarının Satışı: Tapuda Hazine dışındaki kişiler adına tescilli olup, m² den fazlası Hazineye aittir. Beyanı bulunan taşınmazlardaki fazlalıklar tapu malikine veya mirasçılarına doğrudan rayiç bedel üzerinden satılabileceğinden, taşınmazın birden fazla hissedarı bulunması durumunda hissedarlara hisseleri oranında satışı yapılabilecektir. Anılan fazlalıkların satışında işlemlerinde 313 sayılı Milli Emlak Genel Tebliği nin XI-B-1/f Bölümündeki açıklamalar dikkate alınacaktır. Tapu maliki veya mirasçılarının İdaremize müracaatı üzerine mümkün olan en kısa sürede gerekli araştırmalara yapılarak bir an önce satış işlemi gerçekleştirilecektir. 6.3. Kira İşlemleri: Görev Bölümünde kendisinin sorumluluğunda verilen mıntıka, belde ve köylerde bulunan taşınmazların kiralama işlemleri 300 sıra Sayılı Milli Emlak Genel Tebliği ile diğer kanunlar ve mevzuat çerçevesinde bekletilmeden sonuçlandırılacaktır. Kiraya verilen taşınmazlardan kira süresinin bitiminden 2 ay önce yeniden kiralama
talebi bulunanların bu yönde gerekli bilgi ve belgeleri hazırlanarak kiralama işlemleri bitirilecektir. Kira süresinin bitimine 1 ay kala ilgilisine bilgi verilerek kira süresinin biteceği ve yeniden kiraya çıkartılacağı bildirilecektir. İhaleye çıkarılacak tüm taşınmazların tüm bilgi ve belgeleri tamamlanmış, Hazine Taşınmazlarının İdaresi Hakkındaki Yönetmeliğin 16. Maddesine göre İta amirinden onay belgesi dahil alınmış olacaktır. 2015 yılı içerisinde yapılacak olan tüm ihalelerde Defterdarlık Uzmanı Yunus Emre KÖMÜRCÜ ve V.H.K.I Menekşe GÜLERYÜZ İhale Koordinatörü olarak görevlendirilmiştir. Kira ihalesi yapılacak olan taşınmazların dosyaları eksiksiz olarak ihale ilanları yapılmak üzere ihale ilan koordinatörlüğüne teslim edilecektir. Kiralamaya ilişkin talep dilekçeleri bir sonraki ihale tarihine mutlaka yetiştirilecektir. İzmir Defterdarlığı Milli Emlak Dairesi Hizmet Standartları Tablosunda talep dilekçesi üzerine hizmetin tamamlanma süresi 6 ay 20 gün olarak belirlendiğinden kira işlemleri en geç bu süre içerisinde tamamlanacaktır. Dış ilçelerden gelen satışlar 1 ay içerisinde sonuçlandırılacaktır. Satışı yapılamayacak durumda olan hisseli taşınmazların kiralaması 300 sıra Sayılı Milli Emlak Genel Tebliği nin H- Hazinenin elbirliği veya paylı mülkiyetinde bulunan taşınmazların kiraya verilmesi başlıklı bölümünde belirtildiği şekilde tamamlanacaktır. Kira bedeli taksitle ödenen taşınmazların taksitlerinin süresinde ödenip ödenmemesi sıkı bir şekilde Meop (Milli Emlak Otomosyon Projesi) sisteminden takip edilecek ve her tahsilat mutlaka MEOP a işlenecektir. Kira Koordinatörü olarak Emlak Müdür Yardımcısı Önder KARADADAŞ görevlendirilmiş olup, Müdürlüğümüzdeki tüm servislerin taşınmazların uygun olanlarının ihale tarihlerinde kira ihalesine çıkarılması işlemlerinin tümü Emlak Müdür Yardımcısı Önder KARADADAŞ tarafından koordine edilecektir. 6.4. İrtifak Hakkı ve Kullanma İzinleri İşlemleri: Görev Bölümünde kendisinin sorumluluğunda verilen mıntıka, belde ve köylerde bulunan taşınmazların üzerinde kullanma izni verilmesi ve irtifak hakkı tesis edilmesi işlemleri 324 sıra Sayılı Milli Emlak Genel Tebliği ile diğer kanunlar ve mevzuat çerçevesinde bekletilmeden sonuçlandırılacaktır. İzmir Defterdarlığı Milli Emlak Dairesi Hizmet Standartları Tablosunda talep dilekçesi üzerine hizmetin tamamlanma süresi 6 ay 20 gün olarak belirlendiğinden kullanma izni verilmesi ve irtifak hakkı tesis edilmesi işlemleri en geç bu süre içerinde tamamlanacaktır. Hazine Taşınmazları üzerinde kullanma izni verilmesi ve irtifak hakkı tesis edilmesi işlemlerinde bedel takdirinde yukarıda belirtilen tebliğin 2. Maddesi, kullanma izni verilen ve irtifak hakkı tesis edilen Hazine taşınmazları üzerinde yapılacak tesisin bizzat hak lehtarınca veya tesisin tamamının veya bir kısmının üçüncü kişilerce kiraya verilmesi halinde yine yukarıda belirtilen genel tebliğin B. Hasılat Payları bölümü dikkate alınacaktır. Kullanma izni ve irtifak hakkı tesisi bedellerinin tahsis edilmesi ve MEOP a işlenmesi üzerinde titizlikle durulacaktır. Dış ilçelerden gelen kullanma izni verilmesi ve irtifak hakkı tesis edilmesi
işlemlerinin gereği bekletilmeden yapılacaktır. Taksit tahsilatları süresi içerisinde yapılacak tahsilatları süresi içerisinde yapmayanlardan gerekli yasal işlem yapılacaktır. 6.5. Ecrimisil İşlemleri: Ecrimisil, tahakkuk ve tahsilat işlemleri Hazine taşınmazlarının İdaresi Hakkında Yönetmelik ile 336 ve diğer ecrimisil ile ilgili Milli Emlak Genel Tebliği ve genel yazılar çerçevesinde yapılarak, bedeller ise Müdürlüğümüz bedel takdir komisyonlarınca belirlenen bedeller göz önünde bulundurularak tahakkuk ettirilecektir. Ayrıca özellik arz eden bir durum söz konusu olur ise ona göre ecrimisil bedeli tespit edilerek belirlenecektir. Taksitli ödemeler titizlikle MEOP üzerinden takip edilecek, süresinde ödenmeyen taksitler için Yönetmelikte belirtildiği şeklinde işlem yapılacaktır. Ayrıca ecrimisil işlemleri ile ilgili olarak yapılması gerekenlerin yasaya ve yönetmeliğine uygun olarak yapılması ve yine bu konuda yapılması gerekenlerin açıklandığı 336 sıra sayılı Milli Emlak Genel Tebliğinde titizlikle uyulması, işlemlerin genel tebliğde ayrıntılı olarak belirtildiği şekilde uygulanması. Takip edilmesi ve sonuçlandırılması gerekmektedir. Ecrimisil tarh, tahakkuk, tebliğ ve gerektiğinde itirazlara düzeltme ihbarnamesi ile cevap verilmesi ile ilgili olarak Hazine Taşınmazlarının İdaresi Hakkında Yönetmelikte belirtilen sürelere uygun işlem tesis edilecektir. 6.6. 2/B İşlemleri: Güncelleme ve Kadastro İşlemleri sonucunda Hazine adına tescili gereken taşınmazların tescilleri takip edilecek, tescilden sonra tapu senetleri temin edilerek, MEOP a girişler, yapılacak ve her bir parsel için dosya açılacaktır. Tapu kayıtları kontrol edilerek kullanıcısı olanların tapu kaydında buna dair beyanları olup olmadığı hususuna dikkat edilecektir. Tapu kaydının beyanlar hanesinde sit ile ilgili beyan bulunmayan taşınmazların ilgili sit kurulundan sit alanında kalıp kalmadığı sorulacaktır; ayrıca taşınmazların mahalli tespitleri yapılarak fotoğraflar çekilecek, her bir taşınmazın mahalli tespitleri yapılarak fotoğrafları çekilecek, her bir taşınmazın dosyasına tespit tutanağı ve fotoğrafı konulacaktır. 2/B taşınmazlarının satışına esas olmak üzere gerekli bilgi ve belgelerin (imar durumu, emlak vergi değeri, sayılı Kanun Kapsamında olup olmadığı, baraj alanında kalıp kalmadığı, cevap vermeyen kurumlar bir ay sonra tekit edilecektir. Ya da ilgili kurumlarla yüzyüze görüşülecek sorunlar giderilmeye çalışılacaktır. Her bir taşınmazın satışı ile ilgili bilgi ve belgelerin dosyasında tam olması sağlanacak ve her an satılabilecek durumda olması, eksik bilgi ve belge olmaması gerekli çalışmalar dosya sorumlusunca parsel bazında taranarak eksik bilgi ve belge tamamlanarak MEOP girişleri yapılacaktır. 2/B koordinatörü Müdür Yardımcısı V. Önder KARADAAŞ görevlendirilmiş olup tüm iş ve işlemlerin takibi sorunların çözümü işlemlere yön verme istatistikleri takip etme sözlü ve yazılı soruları cevaplama görevi verilmiştir. 6.7. Tahsis İşlemleri :
Tahsis işlemleri, Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Tahsis ve Devri Hakkındaki Yönetmelikle belirtildiği gibi yapılacaktır. Yönetmeliğin 16. Maddesiyle 2012/2 sayılı Milli Emlak Genel Tebliğinde belirtilen bilgi ve belgeler temin edilerek 327 Sıra Sayılı Milli Emlak Genel Tebliğinde belirtildiği şekilde Defterdarlık Makamından Bakanlığımızın 31.12.2013 tarih ve 48194 sayılı yazıları dikkate alınacaktır veya Bakanlığımızdan onay alınacaktır. 6.8. MEOP İşlemleri : A- MEOP taşınmaz girişleri MEOP sistem sorumlusu, dosya sorumlusu, memur, şef ile bağlı müdür yardımcısı koordinatörlüğünde yapılacaktır. 2007/4 Sıra Sayılı Milli Emlak Genelgesine göre MEOP işlemleri yapılacaktır. B- MEOP veri tabanında bulunması gereken bilgilerin tümü tamamlanacak, sistem sorumluları her ayın sonuna kadar mıntıka, mahalle, belde ve köy itibari ile ilgililerden alacağı bilgi notlarıyla, bilgilerin tam olarak girilip girilmediği ve bilgilerin örtüşüp örtüşmediği kontrol edilecektir. C- Her kullanıcı bilgi girişlerinin tamamlanmasına azami gayret göstererek ve taşınmazlara ilişkin olarak yapılacak yazışmalarda MEOP verilerinin güncelliği ve tüm programlara ilişkin bilgilerin girilmiş olduğu kontrol edildikten sonra yazıları imzaya sunulacak, bu husus müdür yardımcıları tarafından dosyaya atılacak ayrı paraf ile teyit edilecektir. Kullanıcı bilgi girişlerinden ve doğruluğundan sorumlu tutulacaktır. D- Taşınmazlara ilişkin tüm işlemler MEOP uygulama programları içerisinde yapılacak, taşınmaz işlemleri ile ilgili olarak yapılacak tüm yazışmalar taşınmaz numarası belirtilerek yapılacaktır. E- Milli Emlak ile ilgili tüm iş ve işlemler MEOP üzerinden yapılacaktır. 6.9. Diğer İş ve İşlemler : Günü birlik yazılar ile Defterdarlık Uzmanı, Defterdarlık Uzman Yardımcısı, Şef, V.H.K.İ. ve memurun sorumlu olduğu işlemler, süresinde yapılacak, 3071 sayılı Dilekçe Kanununa göre verilen dilekçelere süresinde cevap verilecektir. Müdürlüğümüze havalesi yapılan ve Kanunlara uygun olan taleplerin zamanında gereği yapılacak, yapılamıyorsa neden yapılmadığı açık bir şekilde izah edilerek dilekçe sahiplerine bilgi verilecektir. Servislerimize gelen mükelleflere güler yüzlü davranılmalı ve işlemlerini kısa sürede yasalara uygun bir şekilde tamamlamalı ve sorulan sorulara duyarlı davranılarak doğru bir şekilde cevaplaması için gerekli çaba harcanmalıdır. Cevap verilmiyorsa Müdür Yardımcısı ve Müdüre yönlendirilecektir. A- Taşınmazların kayıtları Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre kayıt ve kontrol işlemleri ile icmal cetvellerinin düzenlenmesi işlemleri yapılarak bitirilecektir. B- İrtifak hakkı bedelleri, hasılat ya da ticari kar paylarının süresinde tahsili sağlanacak, kira bedelleri taksitleri MEOP tan titizlikle takip edilecektir. Servis sorumlusu her ay itibarıyla tahsilatların yapılıp yapılmadığını takip edecektir. C- İlçe görevi bulunan personel ilçeden gelen yazıları ve İdaremizde mevcut dosyasını tam olarak inceleyerek, mevzuat çerçevesinde gereği yapılacaktır.
D- İlçe dosyaları her ay incelenerek cevap verilmemiş ya da istenilen bilgi ve belgeler gelmemişse yazılar tekit edilecektir. E- Örneği ekli çalışma programı gerçekleşme oranını gösterir performans değerlendirme formu servis sorumluları tarafından bağlı Defterdarlık Uzman Yardımcısı ve memurlardan aldığı bilgileri de kapsayan servis çalışma programı gerçekleşme oranını gösterir performans değerlendirme formunun değerlendirilmesi ve aksaklıkların giderilmesi için belirlenen tarihlerde servisteki her memurlarla ilgili olarak hazırlanmış performans değerlendirme formlarıyla birlikte ilgili müdür yardımcıları ile servis sorumlularının katılacağı toplantı yapılacaktır. Daha sonra, bu tarihi takip eden ilk iş gününde müdür yardımcıları ile müdüriyet makam odasında belirlenen saatte yapılacak toplantıda genel değerlendirme yapılacaktır. Yapılacak Değerlendirme toplantısında görüşülecek konular ile değerlendirilecek işlemlerde güncel dökümanlar, analizlerle birlikte hazır bulunulacaktır. 1- EBYS sisteminden alınacak bilgilerde gelen- giden, cevap verilerek kapatma açık bulunanların analizine yarayacak belgeler. 2- Kira, irtifak, satış ve ecrimisil taksit bedellerinin tahsilat durumunu gösteren güncel belgeler, 3- Tespit durumunu gösteren ve MEOP kayıtları ve salınan ecrimisilleri gösteren belgeler üzerinden analizi, 4-2/B tarım arazilerinin müracaat durumu ve tarihleri dikkate alınarak satış durumu ve satılamayan ve sorunların analizi. 5- Hazine adına tescil edilen taşınmazların (çalışma programında toplantı tarihleri aralığında) MEOP kayıtları tespit ve ecrimisil durumu analizi için sayıları (mahkeme kararları, idari yoldan tescil, kadastro, güncelleme, 2/B dahil) F- İdare Mahkemelerinde İdaremiz aleyhine açılmış olan veya İdaremizce açılması gereken davalarda 2577 Sayılı Kanunda belirtilen sürelere kesinlikle uyulacak ve Kanunda belirtilen sürelerin geçirilmemesine azami dikkat gösterilecektir. Anılan sürelerin geçirilmemesinden ilgili servis sorumlusu ve ilgili memur veya Defterdarlık Uzman Yardımcısı birlikte sorumlu tutulacaktır. İdare Mahkemelerince verilmiş olan kararlarda Hazinenin ödemesi gereken vekalet ücreti, yargılama giderleri vd. ücretleri olması halinde bekletilmeden hemen kararın bir örneği Muhakemat Müdürlüğü veya Hazine Avukatlığına ileterek gereğinin yapılması bildirilecektir. Ayrıca, ecrimisilin iptali istemiyle açılan davalarda verilen yürütmenin durdurulması, ecrimisilin kısmen red kısmen kabulü gibi kararlar, 2577 Sayılı Kanunun 28. Maddesi gereğince 30 gün içerisinde geciktirilmeksizin gereği yapılacaktır. Ecrimisil tahsil edilmek üzere ilgili vergi dairesine göndertilmiş ise, kararın bir örneği geciktirilmeksizin derhal ilgili vergi dairesine gönderilecektir. Bilgi ve gereği ile bu çalışma programında belirtilen hususlar ile mevzuat hükümlerine titizlikle uyulması önemle rica ederim.