KONYA DEFTERDARLIĞI İMZA VE YETKİ İÇ GENELGE

Transkript

1 T.C. KONYA VALİLİĞİ KONYA DEFTERDARLIĞI İMZA VE YETKİ İÇ GENELGE 0

2 İÇİNDEKİLER BİRİNCİ BÖLÜM SAYFA I- AMAÇ 1 II- KAPSAM 1 İKİNCİ BÖLÜM I- GENEL ESASLAR VE UYGULAMA ESASLARI 1 A) GENEL ESASLAR 1 B) UYGULAMA ESASLARI 2 C) GELEN EVRAK HAVALESİ 2-3 II- İMZALANACAK YAZI VE ONAYLAR 3 A) DEFTERDAR TARAFINDAN İMZALANACAK YAZI VE ONAYLAR 3 B) DEFTERDAR YRD. TARAFINDAN İMZALANACAK YAZI VE ONAYLAR 3-4 C) BİRİM MÜDÜRLERİ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZI VE ONAYLAR 5 III - DEFTERDAR YARDIMCILARINA İLİŞKİN GÖREV DAĞILIMI 6 A) DEFTERDAR YARDIMCISI ŞAHİN ÖZMERTYURT 6 B) DEFTERDAR YARDIMCISI TURGUT ÇARABATIR 6 IV- YÜRÜRLÜK MADDESİ 6

3 KONYA DEFTERDARLIĞI İMZA VE İÇ GENELGE I - AMAÇ : BİRİNCİ BÖLÜM Bu İç Genelgenin amacı; a) Defterdarlıkta görevli Defterdar, Defterdar Yardımcıları ve Birim Müdürleri arasında görev, yetki ve sorumlulukları belirlemek, b) Yetkileri belirli bir ilkeye bağlamak, c) Hizmet ve iş akışını hızlandırmak ve zaman kaybını önlemek, d) Hizmetin verimliliğini ve etkinliğini artırmak, e) Bütçe giderlerinin yerinde ve zamanında kullanılması, birimler arasında koordinasyonun sağlanması ve kontrollerin yapılmasıdır. II - KAPSAM : Bu İç Genelge Kanunlar, 178 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname, Tüzükler, Yönetmelikler ile diğer ilgili mevzuat hükümlerine göre hazırlanmış olup, aynı zamanda Kasım 2013 Valilik İmza Yetki Yönergesi hükümleri doğrultusunda Defterdarlığa bağlı kamu hizmeti yürütmekte olan birimlerimizin çeşitli Kamu Kurum ve Kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle ve birimler arası yapacakları yazışmalarda ve yürütecekleri işlemlerde Defterdar, Defterdar Yardımcıları ve Birim Müdürleri imza yetkileri ve görev dağılımı usul ve esaslarını kapsar. İKİNCİ BÖLÜM I GENEL ESASLAR VE UYGULAMA ESASLARI : A) Genel Esaslar : 1) Defterdar Yardımcıları kendilerine görev olarak verilen konularda ve yaptıkları işlerde Defterdara karşı sorumlu olduklarından imzalayacakları yazılara Defterdar a. ibaresi yazılacaktır. 2) Birim Müdürü birimlerinden çıkan tüm yazılardan sorumlu tutulacaktır. 3) Yazılar ara kademe amirlerinin parafı alınmadan imzaya sunulmayacaktır. 4) Gizli konular sadece bilmesi gerekenlere ve bilmesi gerektiği kadar açıklanacaktır. 5) Defterdar Yardımcısı; yetkisinde kalan hususlardan Defterdarın bilmesi gerekenleri takdir ederek, zamanında bilgi vermekle yükümlüdür, 6) Defterdarın herhangi bir nedenle görevi başında bulunmadığı hallerde (toplantı, ilçe denetimi, vs.) ivedi iş ve işlemlerde yazılar Defterdar Yerine ilgili Defterdar Yardımcısı tarafından imzalanacaktır. 7) Yazışmalarda 02/02/2015 tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik" hükümlerine uyulacaktır. 1/6

4 B) Uygulama Esasları : 1) Normal mesai ve fazla mesainin işleyişinden birim müdürleri sorumlu olmakla birlikte genel koordine ve denetimi Defterdar Yardımcıları tarafından sağlanacaktır. 2) Defterdar Yardımcıları yürüttüğü iş ve işlemlerde ilgili birim müdürleri ile birlikte makama karşı sorumlu olduklarından, yapılan iş ve işlemlerin ilgili mevzuat doğrultusunda yürütülmesi yönünde çaba ve gayret göstererek birimlerin etkin, verimli ve süratli hizmet vermelerini sağlayacaklardır. 3) Defterdar Yardımcılarından herhangi birinin atama, izin, geçici görev vs. nedenlerle görevden ayrılması halinde ona ait iş ve işlemler diğer Defterdar Yardımcısı tarafından yürütülecektir. 4) İdaremize ait taşıtların İl merkezinde sevk ve idaresi Personel Müdürü tarafından, Belediye sınırları dışında Taşıt Görev Emri belgelerinin imzalanması ise Defterdar a. İlgili Defterdar Yardımcısı tarafından yapılacaktır. 5) Defterdarlığımız teşkilatında resmi araç, gereç, malzemelerin (taşıt, telefon, internet, kırtasiye malzemeleri vs.) tasarruf ilkelerine riayet edilerek kullanımına ilişkin tedbirlerle ilgili olarak birim müdürleri sorumlu olmakla birlikte Defterdar Yardımcıları bu hususu takip etmekle görevlidir. 6) İzinlerin kullanımına ilişkin esaslar çerçevesinde birim müdürleri ve yardımcıları ile hazine avukatları, denetim yetkisi verilmiş Defterdarlık Uzmanı ve yardımcıları yıllık izinlerini Defterdar Yardımcısının uygun görüşü ve Vali a. Defterdarlık Makamının onayı ile kullanacaklardır. Diğer personelin yıllık izin işlemleri ise bizzat birim amirleri tarafından yürütülüp sonuçlandırılacaktır, C) Gelen Evrak Havalesi : Defterdarın Havale Edeceği Evraklar; 1) Başbakanlıktan, Bakanlıklardan, Bağımsız Genel Müdürlük ve Başkanlıklardan doğrudan gelen yazılar ile Valilik, Bölge Müdürlüklerinden ve diğer İl Valiliklerinden Vali imzası ile gelen yazılar, 2) Merkez teftiş ve denetim elemanlarından gelen yazılar, 3) Yargı mercilerinden gelen yazılar, 4) Defterdar Yardımcıları, merkez birim müdürleri, hazine avukatları, denetim yetkisi verilmiş Defterdarlık Uzmanı ve yardımcıları ile ilçe malmüdürlerinin atama, nakil, istifa, emeklilik ve izin gibi hallerde göreve başlama ve ayrılışa ait Bakanlık, merkez ve ilçe birimlerinden gelen yazılar, 5) "Gizli" ve "Hizmete Özel" işaretli tüm yazılar. (Kapalı zarf içinde Makama sunulacaktır.), 6) İhbar ve şikayetlere ait yazı ve dilekçeler, 7) Personelin tayin, nakil ve özlük konularındaki tüm dilekçeleri, 8) Diğer İl Defterdarlıklarından gelen personel ataması ile ilgili yazılar, 9) Personel görevlendirilmesine ait yazılar, 10) Kiralama, satış, tahsis ve irtifak hakkı tesisi talebine ait yazılar, 11) Kişi ve kuruluşlardan gelen görüş ve mükteza talep yazıları, 12) Denetim yetkisi verilmiş Defterdarlık Uzmanlarının turne, teftiş, inceleme programları ile görevlendirme onay ve yazıları. 2/6

5 Defterdar Yardımcılarının Havale Edeceği Evraklar; 1) Merkez ve İlçe birim müdürleri, hazine avukatları ile denetim yetkisi verilmiş Defterdarlık Uzmanı ve yardımcıları dışındaki personelin atama, nakil, istifa, emeklilik, izne ayrılma gibi hallerde göreve başlama ve ayrılışına ilişkin merkez ve ilçe birimlerinden gelen yazılar, 2) Adli mercilerden gelen bilgi ve belge isteme yazıları, 3) Diğer İl Valiliklerinden Vali Yardımcısı imzası ile gelen yazılar, 4) Kişi ve kuruluşlardan gelen yazılar, 5) Defterdarlığa bağlı merkez ve ilçe birimlerinden gelen diğer yazılar, 6) Bütçe harcamaları ile ilgili olarak gönderilen ödenek dağıtım yazıları, 7) Defterdar tarafından verilecek diğer havale işlemleri. II - İMZALANACAK YAZI VE ONAYLAR : A) Defterdar Tarafından İmzalanacak Yazı ve Onaylar : 1) Başbakanlığa, Bakanlık Makamına, diğer Bakanlıklara, yargı organlarına, askeri makamlara, Genel Müdürlüklere, Bölge Müdürlüklerine, Valilik ve diğer İl Valilik Makamlarına, Belediye Başkanlıklarına yazılan yazılar ve olur teklifleri, 2) Mevzuatın bizzat Defterdar tarafından yapılmasını zorunlu kıldığı işlemler, 3) Görüş ve mukteza yazılarının cevapları, 4) "Gizli" ve "Hizmete Özel" yazılarının cevapları, 5) Çeşitli görevler için personel görevlendirilmesine dair yazılar ve onaylar, 6) Teşkilatımızla ilgili teftiş, inceleme, ve tahkikata ilişkin yazılar, 7) Personele ait atama, nakil, derece, terfi, emeklilik ve asalet tasdikine ilişkin yazı ve onayların imzalanması, 8) Düzenlenen sözleşmelerin taraf olarak imzalanması, 9) İhbar ve şikayetlere ait yazı ve dilekçelerin cevabi yazıları, 10) Defterdarlık kurum personelinin kimlik ve emeklilik kimlik belgelerinin imzalanması, 11) Defterdar Yardımcısı, birim müdürü, müdür yardımcısı, hazine avukatı, denetim yetkisi verilmiş Defterdarlık Uzmanlarının yıllık izin ve verilmesi zorunlu mazeret izinleri ile sağlık raporlarının izne çevrilmesi onayları, 12) İnceleme ve disiplin soruşturması yaptırılması işlemleri, 13) Defterdarlık Uzmanlarının turne, teftiş, inceleme programları ile görevlendirme onay ve yazıları. B) Defterdar Yardımcıları Tarafından İmzalanacak Yazı ve Onaylar : İş bölümü gereğince kendilerine bağlı birimlere ilişkin olarak; 1) Merkez birimlerimizce, diğer teşkilatlar, İlçe Belediye Başkanlıkları ve Büyükşehir Belediye Başkanlığına görüş, emir, mukteza niteliği taşımayan, soruşturma ve özlük haklarına ilişkin olmayan, talimat niteliği içermeyen bilgi ve belge isteme amaçlı yazılan yazılar. (Valilik imza yönergesinin cevaz verdiği konularda), 3/6

6 2) Başbakanlık, Maliye Bakanlığı, diğer bakanlıklar, genel müdürlük, başkanlıklardan gelen ve makamın havalesinden geçen genelge, genel tebliğ ve benzeri yazıların merkez ve doğrudan ilçe birimlerine gönderilmesine dair yazılar, Aşağıdaki yazılar İç Genelgenin bu hükmü kapsamında değerlendirilmelidir; Bakanlığımız Genel Müdürlüklerince yürürlüğe konulan, Genel tebliğlerin, Genelgelerin, Genel yazıların ilçe malmüdürlüklerine gönderilmesi Milli emlak kapsamındaki işlemlerle ilgili olarak orman, çevre şehircilik gibi idarelerden gelen, Genel tebliğlerin, Genelgelerin Genel yazıların ilçe malmüdürlüklerine gönderilmesi 3) Personel atamasına ilişkin olanlar hariç olmak üzere diğer İl defterdarlıklarına gönderilen yazılar, Aşağıdaki yazılar yönergenin bu hükmü kapsamında değerlendirilmelidir; İlimiz milli emlak birimlerince kiralama, satış, irtifak hakkı yöntemlerle ihaleye çıkarılan taşınır ve taşınmazlara ait ilan metinlerinin diğer illerde de yayınlattırılması amacıyla diğer il Defterdarlıklarına gönderilme yazıları(defterdar adına imzalanacak) Diğer illerden gelen ilan metinlerinin halka duyurulduğuna dair tutanakların ilgili Defterdarlıklara gönderilme yazıları (Defterdar adına imzalanacak) Diğer illere yazılan malvarlığı araştırma yazıları (Defterdar adına imzalanacak) Diğer illerden gelen malvarlığı araştırma yazılarına verilen cevaplar (Defterdar adına imzalanacak) Mal varlığı araştırma amacıyla tapu dairesi, vergi, emniyet, bankalar gibi kurumlara yazılan yazılar (Defterdar adına imzalanacak) 4) Her türlü istatistik işlemlerinin alt birimlere gönderilme yazıları, 5) Makamdan veya makamın teklifi üzerine Valilik Makamından çıkan onayların merkez ve doğrudan ilçe birimlerimize gönderilme yazıları, Aşağıdaki yazılar yönergenin bu hükmü kapsamında değerlendirilmelidir Defterdar tarafından verilmekte olan TAHSİS, SATIŞ, KİRALAMA, YIKIM, DEVİR, İRTİFAK HAKKI gibi işlemlere ait onayların üst yazı ile ilçe malmüdürlüklerine gönderilmesi (Vali adına imzalanacak) 6) Ödeneklerin dağıtımına ilişkin yazışmalar, Aşağıdaki yazılar İç Genelgenin bu hükmü kapsamında değerlendirilmelidir Ödenek isteme işlemlerinin nasıl uygulanacağına dair Bakanlıktan gelen yazıların ilçe malmüdürlüklerine gönderilme yazıları (Vali adına imzalanacak) Bakanlıktan gönderilen HER TÜRLÜ ÖDENEK ONAYLARININ ilçe malmüdürlüklerine gönderilme yazıları (Vali adına imzalanacak) 4/6

7 7) Uygulama ile ilgili olarak şahıslara yazılan yazılar, Aşağıdaki yazılar yönergenin bu hükmü kapsamında değerlendirilmelidir Satın alma, kiralama, irtifak hakkı, tapu tahsis belgesinin devri gibi vatandaşlar tarafından yapılan her türlü talebin İŞLEME KONULDUĞUNA ve sonucundan ayrıca bilgi verileceğine dair yazılar (Defterdar adına imzalanacak) Her türlü ihalede (işgalci, dilekçe sahibi, hissedar gibi) istekli olabilecek şahısların ihaleye katılmaları için hazırlanan davet yazıları (Defterdar adına imzalanacak) Üzerine ihale kalan istekliyi SÖZLEŞMEYİ İMZALAMAYA DAVET yazıları (Defterdar adına imzalanacak) Vatandaşların yapmış oldukları irtifak hakkı, satın alma, kiralama, tapu tahsis belgesinin devri gibi taleplerin yasal nedenlerle uygun görülmediğine dair vatandaşlara cevap niteliğindeki yazılar (Defterdar adına imzalanacak) 8) Birim Müdürleri, Müdür Yardımcıları, Hazine Avukatları ve denetim yetkisine haiz Uzmanlar hariç diğer personelin verilmesi zorunlu mazeret izinleri ile sağlık raporlarının izne çevrilme onayları 9) Merkez harcama birimlerinin Taşınır Yönetim Hesabı Cetvellerinin onaylanması, 10) İhbar ve şikayet içermeyen Defterdarlık Makamına verilen dilekçe ve yazılara verilen cevaplar, 11) Başbakanlık İletişim Merkezi aracılığı ile gelen başvurulara verilecek cevabi yazılar, 12) Defterdarlığımız görev alanına girmeyen konularla ilgili gelen yazıların gönderen kuruma iadesi veya ilgili kurumlara gönderilmesi. C) Birim Müdürleri Tarafından İmzalanacak Yazı ve Onaylar 1) Merkez birimlerimiz arasında yeni bir hak, görev ve yükümlülük doğurmayan ve bir talimat içermeyen bilgi, belge isteme veya gönderilmesine ilişkin iç yazışmalar 2) Dava ve icra işlemlerine ait yazılar (Muhakemat Müdürü tarafından imzalanacaktır) 3) 4706 sayılı kanunun 7. Maddesine göre yazılacak görüş yazıları dışında kalan ve herhangi bir taahhüt, görüş, öneri içermeyen yazışmalardan, Kadastro Müdürlüklerine, Tapu Müdürlüklerine, Bakanlıkların İl Müdürlüklerine yazılan yazılar, (Milli Emlak Müdürü tarafından imzalanacaktır.) 4) Satış, Kira, Ecrimisil, İrtifak hakkı işlemlerine münhasır olmak ve Defterdarlık görüşü, önerisi içermemek şartıyla 4706 sayılı kanunun 7. Maddesine göre yazılacak hazırlık yazışmalarından, Kadastro Müdürlüklerine, Tapu Müdürlüklerine, Bakanlıkların İl Müdürlüklerine ve kurullara yazılan yazılar, Gelir İdaresi ile yapılacak ecrimisil yazışmaları, Kişilere yazılacak bilgilendirme yazıları, (Milli Emlak Müdür Yardımcıları tarafından imzalanacaktır.) 5) Müdür Yardımcıları ve Hazine Avukatları hariç diğer personelin yıllık izin onayları. 5/6

8 III - DEFTERDAR YARDIMCILARINA İLİŞKİN GÖREV DAĞILIMI: A-) Defterdar Yardımcısı Şahin ÖZMERTYURT: Personel Müdürlüğü Muhasebe Müdürlüğü ve Muhasebat birimleri İlçe birimlerimizin saymanlık hizmetleri ile ilgili iş ve işlemler Sosyal Tesisler (Misafirhane, Yemekhane) Sivil Savunma B-) Defterdar Yardımcısı Turgut ÇARABATIR : Muhakemat Müdürlüğü Milli Emlak Müdürlüğü (Hazine adına yapılan tescillere ilişkin tescil bildirimlerinin ve bunlarla ilgili Tapu/Kadastro Müdürlüğüne yazılan üst yazıların imzalanması.) İlçe birimlerinin Muhakemat ve Milli Emlak hizmetleri ile ilgili iş ve işlemleri Defterdarlık Uzmanları Koordinatörlüğü Defterdar Yardımcısı Turgut ÇARABATIR ın izinli olması halinde yerine Defterdar Yardımcısı Şahin ÖZMERTYURT, Defterdar Yardımcısı Şahin ÖZMERTYURT un izinli olması halinde yerine Defterdar Yardımcısı Turgut ÇARABATIR bakacaktır. Ayrıca; 5018 Sayılı Kamu Mali Kontrol Yönetimi ve Harcama Yetkileri Hakkında Seri Nolu Genel Tebliğin 4 üncü maddesi uyarınca; Personel aylıkları, mesailer, geçici ve sürekli görev yollukları ve her türlü avanslar ile her bir harcama işlemi itibari ile Doğrudan Temin limitini aşmayan (4734 sayılı Kanun 22/d KDV dahil) harcamalara ve iadelere ilişkin Harcama Yetkililiği ve İhale Yetkililiğinin Defterdar Yardımcısı Şahin ÖZMERTYURT tarafından kullanılması; Uygun görülmüştür. IV-YÜRÜRLÜK MADDESİ : Bu yönerge hükümler 04/01/2016 tarihinden itibaren yürürlüğe girer. Ali TONGÜL Defterdar 6/6