T.C. DİCLE ÜNİVERSİTESİ SİVİL HAVACILIK YÜKSEKOKULU 2014 YILI BİRİM FAALİYET RAPORU 1
SUNUŞ Yüksekokulumuz planlama ekibinin, araştırmaya dayalı hazırladığı bu doküman Kamu idarelerince hazırlanacak faaliyet raporları hakkında Yönetmelik çerçevesinde Kanunun yürütmekle yükümlü olduğu Eğitim Öğretim kalitesinin yükseltilmesi için Akademik değerlendirme ve Kalite Geliştirme çalışmalarının belli bir sistem içinde yürütülebilmesi ve bu kapsamda kurumun çalışmalarına yardımcı olabilmesi amacıyla hazırlanmıştır. Yönetmelik çerçevesince hazırlanan bu dokümanın Kurumun Kalite Geliştirme çalışmalarına katkı sağlayacağını ümit ediyor, Yüksekokulumuz tüm öğretim ve idari personellerine başarılar diliyorum. Yrd.Doç.Dr. Vedat Veli ÇAY Yüksekokul Müdürü 2
İÇİNDEKİLER ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU I- GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar C- İdareye İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı 2- Örgüt Yapısı 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 4- İnsan Kaynakları 5- Sunulan Hizmetler 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi II- AMAÇ ve HEDEFLER A- İdarenin Amaç ve Hedefleri III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler 1- Bütçe Uygulama Sonuçları 2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar 3- Mali Denetim Sonuçları B- Performans Bilgileri 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri 2- Performans Sonuçları Tablosu 3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler B- Zayıflıklar C- Değerlendirme V- ÖNERİ VE TEDBİRLER 3
I- GENEL BİLGİLER A- MİSYON ve VİZYON Misyonumuz Yüksekokulumuzun misyonu, eğitimde en önemli parametrenin öğrenci olduğundan hareketle; Türk sivil havacılık sektörünün gelişim hızına paralel olarak artan uluslar arası sivil havacılık standartlarına uygun olarak yetiştirilmiş, sektörün ihtiyacı doğrultusunda ileri düzeyde bilgi ve beceriye sahip, kalifiye eleman yetiştirmektir. Misyon. Evrensel niteliklere sahip eleman yetiştirmek. Üniversiteyi ve bilgi toplumunu ileriye taşıyacak niteliklere sahip araştırmacılar yetiştirmek, Ülke ihtiyaçları doğrultusunda, mevcut duruma ve olabilecek gelişmelere çabuk uyum sağlayabilecek mezunlar vermek, Bölgesel ve ulusal ihtiyaçlar düzeyinde hayat standardının yükselmesine katkıda bulunmak bölge ve dünya gerçeklerine duyarlı üretici bireyler yetiştirmek suretiyle bilim dünyasına katkı sağlamak, Bilimsel faaliyetler içerisinde aktif bir biçimde yer alarak bilim insanları arasındaki Vizyonumuz Yüksekokulumuzun vizyonu, eğitim kalitesi açısından ulusal ve uluslararası standartlara uygun, sivil havacılık alanında öncü, evrensel değerlere sahip çağdaş ve dinamik bir yüksek öğretim kurumu olmaktır. 4
B - YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR İdari Yetki Görev ve Sorumluluklar Yüksekokul Müdürü: Yrd.Doç.Dr. Vedat Veli ÇAY Yüksekokul Müdür Yardımcıları: Öğr. Gör. Ömer Osman DURSUN Yüksekokul Kurulu: Yrd.Doç.Dr. Vedat Veli ÇAY Öğr.Gör. Mehmet YILDIRIM Prof.Dr. Sabri EYİGÜN Prof.Dr. Davut KARAASLAN Yrd.Doç.Dr. Halis ÖZER Yrd.Doç.Dr. Bahattin KURT Yüksekokul Yönetim Kurulu: Yrd.Doç.Dr. Vedat Veli ÇAY Öğr.Gör. Mehmet YILDIRIM Prof.Dr. Sabri EYİGÜN Prof.Dr. Davut KARAASLAN Yrd.Doç.Dr. Halis ÖZER Yrd.Doç.Dr. Bahattin KURT Mali Yetki Görev ve Sorumluluklar Yüksekokulumuz bütçesinin en ekonomik verimli ve ihtiyaçlara göre kanun ve yönetmeliklere uygun olarak kullanılmasını, işlemlerin ve ödemelerin süresi içerisinde gerçekleştirilmesini sağlamakla sorumludurlar. Ayrıca taşınır mal işlemlerinin ilgili yönetmeliğe göre yapılması ve yürütülmesini sağlamakla sorumludurlar. 5
C İdareye İlişkin Bilgiler 1. -Fiziksel Yapı 1.1. - Eğitim Alanları Derslikler Yüksekokulumuza öğrenci alımı henüz yapılmadığının eğitim alanı ve derslik vb. bulunmamaktadır. 1.2. - Hizmet Alanları 1.2.1. - Akademik Personel Hizmet Alanları Sayısı (Adet) Alanı (m2) Kullanan Sayısı (Kişi) 2 50 8 Çalışma Odası 2 50 8 Toplam 1.2.2. İdari Personel Hizmet Alanları Sayısı (Adet) Alanı (m2) Kullanan Sayısı 1 25 2 Çalışma Odası Toplam 1 25 2 6
2. Örgüt Yapısı - Örgüt Yapısı Yüksekokul Müdürlüğü Yüksekokul Müdür Yardımcılığı Yüksekokul Sekreterliği Mali İşler Birimi Personel İşleri Birimi Taşınır Kayıt Kontrol Evrak Kayıt Yazı İşleri alt birimlerinden oluşmaktadır. 7
Şema - Sivil Havacılık Yüksekokulu Örgüt Yapısı Yüksekokul Müdürü Yüksekokul Yönetim Kurulu Yüksekokul Kurulu Müdür Yardımcısı Müdür Yardımcısı Bölüm Başkanlıkları Yüksekokul Sekreteri Sivil Hava Ulaştırma Bölüm Başkanlığı Uçak Gövde Motor-Bakım Bölüm Başkanlığı Tahakkuk Satın Alma Personel işleri Yazı İşleri- Evrak Kayıt Öğrenci İşleri Taşınır Kayıt Kontrol 8
3. Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1. - Bilgisayarlar Masa üstü bilgisayar Sayısı: 6 Adet Taşınabilir bilgisayar Sayısı: 0 Adet 4. İnsan Kaynakları 4.1. - Akademik Personel Akademik Personel Kadroların Doluluk Oranına Göre Kadroların İstihdam Şekline Göre Dolu Boş Toplam Tam Zamanlı Yarı Zamanlı Profesör - - - - Doçent - - - - - Yrd. Doçent 1-1 - - Öğretim Görevlisi 3-3 - - Okutman - - - - - Çevirici - - - - - Eğitim- Öğretim Planlamacısı - - - - Araştırma Görevlisi 8-8 - Uzman - - - - - 9
4.2. - Diğer Üniversitelerde Görevlendirilen Akademik Personel Diğer Üniversitelerde Görevlendirilen Akademik Personel Unvan Sayı Görevlendirildiği Üniversite Profesör - - Doçent - - Yrd. Doçent - - Öğretim Görevlisi - - Okutman - - Çevirici - - Eğitim Öğretim Planlamacısı - - Araştırma Görevlisi 4 Anadolu Üniversitesi Uzman - - Toplam 4 4.3. - Akademik Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Akademik Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 21-25 Yaş 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı - 6 6 Yüzde 50 50 10
4.4. - İdari Personel İdari Personel (Kadroların Doluluk Oranına Göre) Dolu Boş Toplam Genel İdari Hizmetler 2 2 2 Sağlık Hizmetleri Sınıfı - - - Teknik Hizmetleri Sınıfı - - - Eğitim ve Öğretim Hizmetleri sınıfı - - - Avukatlık Hizmetleri Sınıfı. - - - Din Hizmetleri Sınıfı - - - Yardımcı Hizmetli - - - Toplam 2-2 4.5. - İdari Personelin Eğitim Durumu İdari Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt. Kişi Sayısı - - - 2 - Yüzde - - - 100-11
4.6. - İdari Personelin Hizmet Süreleri İdari Personelin Hizmet Süresi 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl 11 15 Yıl 16 20 Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı 1 1 Yüzde 50 50 4.7. - İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 21-25 Yaş 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı 1 1 Yüzde 50 50 5.- Sunulan Hizmetler 5.1. - YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ 1- Yüksekokul kurullarına başkanlık etmek, Yüksekokul kurullarının kararlarını uygulamak ve Yüksekokul birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak. 2- Yüksekokul misyon ve vizyonunu belirlemek, tüm çalışanları ile paylaşmak ve gerçekleşmesi için çalışanları motive etmek. 3- Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde Yüksekokulun genel durumu ve işleyişi hakkında Rektöre rapor vermek. 4- Yüksekokulun ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte Rektörlüğe bildirmek. 5- Yüksekokulun birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak. 12
6- Kanun ve Yönetmelikleri ihlal eden yasaklara aykırı olumsuz fiil ve davranışlarda bulunan personel ve öğrenciler hakkında disiplin yönetmeliği gereğince disiplin soruşturması açmak ve sonucunu Rektörlüğe göndermek. 7- Harcama Yetkilisi olarak, Yüksekokulun bütçesinin hazırlanarak, etkin, verimli ve ekonomik kullanılmasını sağlamak. 8- Birimin Harcama Yetkilisi olarak Yüksekokulun bütçesinden harcama yapmak üzere görevlilere harcama talimatı vermek, verilen harcama talimatının Kanun, Tüzük, Yönetmelik ve Mevzuat hükümlerine uygun olmasından ödeneklerin ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlamak. 9- Stratejik Plan, Faaliyet Raporu, denetim raporu gibi Yüksekokulun genel işleyişi ve performansı ile ilgili bilgileri rapor halinde hazırlanarak ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak. 10- Yüksekokulun ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasını ve geliştirilmesini gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasını, öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanması, eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesini, bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasını, takip ve kontrol ederek sonuçların alınmasını sağlamak. 11- Rektöre karşı birinci derecede sorumlu olmak. 12- Yüksekokulun eğitim-öğretimin düzenli şekilde sürdürülmesini sağlamak. 13- Yüksekokuldaki programların akredite edilmesi için gerekli çalışmaların yapılmasını sağlamak. 14- Görev ve sorumluluk alanındaki faaliyetlerin mevcut iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına Uygun olarak yürütülmesini sağlamak. 15- Taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesi ve kullanılması, kontrollerinin yapılması, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi vasıtasıyla kayıtların saydam bir şekilde tutulması ve hazırlanan Yönetim Hesabının Rektörlüğe sunulmasını sağlamak. 16- Yüksekokulun dış paydaşlarla ilişkilerini düzenlemek ve temsil etmek. 17- Üniversite Senato ve Yönetim Kurulunda Yüksekokulu temsil etmek. 18- Yüksekokulu rektörlük ve diğer kurumlar Yüksekokullarda İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik uyarınca harcama yetkilisi olarak tanımlanan Yüksekokul Müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları; 1- Yüksekokulun bütçesini hazırlamak 2- Yapılan tüm harcamaları kontrol etmek 13
3- Harcama talimatı vermek 4- Ödenek tutarında harcama yapmak 5- Ön mali kontrol sürecinin gerçekleştirilmesini sağlamak 6- Ödeme emri belgesini imzalamak 5.2. - MÜDÜR YARDIMCILARI: Yüksekokul Müdür Yardımcısı, Yüksekokul Müdürüne yardımcı olan, Yüksekokul kurullarına katılan, yüksekokulda çalışan akademik ve idari personelin çalışmalarını izleme ve denetlemeye yetkili olan Müdürüne karşı birinci derece sorumlu amirdir. Yüksekokul müdür yardımcısının görev ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir. 1- Birimin tüm sevk ve idaresinde Müdüre birinci derecede yardımcı olmak. 2- Yüksekokulun Eğitim-Öğretim faaliyetlerini organize etmek. 3- İdari Personelin görev ve sorumluluklarının belirlenmesini sağlamak. 4- Müdürün görevi başında bulunmadığı zamanlarda Müdürlüğe vekâlet etmek. 5- Müdüre karşı sorumlu olmak. 6- Müdürün görevi başında bulunmadığı zamanlarda Yüksekokul Akademik Kurulu Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kurulu gibi kurullara başkanlık etmek. 7- Akademik ve İdari Personelin atama, kadro, izin, rapor ve diğer özlük haklarını takip etmek, bu konuda personelin isteklerini dinlemek. 8- Öğrenci sorunlarının Müdür adına dinlemek ve çözüme kavuşturmak. 9- Faaliyet raporu, stratejik plan, iç kontrol standartları uyum eylem planı ve denetim raporunu kontrol etmek. 10- Satın alma ve ihalelerle ilgili çalışmaları denetlemek ve sonuçlandırmak. 11- Yatay Geçiş, Dikey Geçiş, Çift Anadal, Yandal, Yabancı öğrenci kabulü ile ilgili çalışmaların takibini yapmak. 12- Öğrencilerin ders uyumu ve muafiyeti ile ilgili komisyonlara başkanlık etmek. 13- Eğitim-Öğretim ile ilgili işleri denetlemek. 14- Öğrenci staj talepleri incelemek ve koordine etmek. 15- Ders planları, dersliklerin dağılımı, sınav programları ile ilgili çalışmaları planlamak. 16- Sınavların zamanında yapılmasını, dersliklerin etkin bir şekilde kullanılmasını sağlamak. 17- Erasmus, Farabi programlarından yararlanmak isteyen öğrencilere yardımcı olmak bölümlerde koordinasyonu sağlamak. 14
18- Yüksekokulun uluslararası ilişkilerinin arttırılması ve yürütülmesinde Müdüre yardımcı olmak. 19- Müdürün katılamadığı durumlarda dış paydaşlarla ilgili toplantılarda Yüksekokulu temsil etmek. 5.3. - YÜKSEOKUL SEKRETERİ: Görev ve Sorumlulukları: Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının idari teşkilatı hakkında Kanun Hükmünde Kararname kapsamında Yüksekokul Sekreterinin görevi; 1-2547 sayılı Kanunun 51/b,c maddesinde belirtilen yetki ve sorumluluklar. 2- Sorumluluğundaki işleri düzenli ve uyumlu bir şekilde mevzuata uygun olarak planlamak, Yürütmek, koordine etmek ve denetlemek. 3- Yüksekokul Kurulu, Yüksekokul Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu gündemini hazırlatmak ve Toplantılara katılmak. 4- Birimlerden çıkan her türlü yazı ve belgeyi kontrol etmek. 5- Personelin kadro ihtiyaçlarını planlamak. 6- Yüksekokulun idari bürolarında görevlendirilecek personel hakkında Müdüre öneride bulunmak. 7- Yüksekokulun kurum içi ve kurum dışı (paydaşlar) tüm yazışmalarını belirlenen iş akışı içinde Yürütmek. 8- İdari personelin yıllık izinlerini planlamak, onaylamak ve Müdüre makamına sunmak. 9- Akademik, idari personelin özlük haklarına ilişkin uygulama ve ödenekleri takip etmek. 10- Yüksekokula ait mal ve malzemelerin demirbaş kayıtları ile ambar giriş ve çıkışlarının yapılmasını sağlamak ve takip etmek. 11- Yüksekokula ait binaların güvenliğinin sağlanması için gerekli tedbirleri almak. 12- Yüksekokula ait binaların, ısınma, aydınlatma ve temizlik işlerinin yürütülmesini sağlamak. 13- Bina bakım onarımı ile ilgili işlerin tespitini yapmak, ilgili birimlere iletmek ve takip etmek. 14- Yüksekokulun mali yıl bütçe hazırlıklarını yapmak ve yıl içerisinde kaynakların verimli ve ekonomik şekilde kullanılmasını sağlamak. 15- Yüksekokulun ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin alımını planlamak ve takip etmek. 15
16- Yasa ve yönetmeliklerin takibini yapmak ve uygulanmasını sağlamak. 17- İdari personelin çalışma koşullarını iyileştirmek ve aralarındaki koordinasyonu sağlamak. 18- Personel arasında uyum, saygı ve işbirliğini tesis edecek önlemleri almak. 19- Personeli performanslarına göre değerlendirmek, performanslarını arttırmak için personelin Hizmet içi eğitimine katılmalarını sağlamak. 20- Faaliyet Raporu, iç denetim, stratejik plan hazırlama çalışmalarına katılmak, sonuçlarını takip Ederek zamanında ilgili birimlere ulaşmasını sağlamak. 21- Performans çalışmaları sonucuna göre gösterge tablolarını hazırlamak 22. Üniversite Senato ve Yönetim Kurulunda Yüksekokulu temsil etmek. 23- Müdür, Müdür Yardımcılarının vereceği diğer görevleri yapmak Gerçekleştirme Görevlisinin (Yüksekokul Sekreteri) Görev, Yetki ve Sorumlulukları ise; Yüksekokul bütçesini hazırlamak, harcama kalemlerini takip ederek harcamaların sağlıklı biçimde yürütülmesini sağlamak. 16
5.4. - MALİ İŞLER - SATIN ALMA Görev ve Sorumlulukları: 1- Birime gelen mali işlerle alakalı evrakları incelemek ve gerekli üst yazılarını yazma. 2- İdari personelin giyim yardımlarını tahakkuk ettirmek 3- Emekli keseneklerini ve bildirgeleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile uyumlu bir şekilde internet ortamında veri girişi yapmak, 4- Akademik ve idari Personelin yurt içi ve yurt dışı geçici görev yollukları ile sürekli görev yollukları için gerekli işlemleri hazırlamak ve ödeme emirlerini düzenlemek, 5- Yüksekokul bütçesinin hazırlıklarını yapmak, 6- Mal ve Hizmet alım işlemlerinin bütçe ödeneklerine göre yapmak ve takip etmek, 7- Yüksekokulun ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin alınmasını sağlamak ve takip etmek, 8- Satın Alma Onay Belgesini hazırlamak, 9- Piyasa araştırması yaparak, tekliflerinin almak, 10- Telefon Faturasının ödeme emrini hazırlamak ve takip etmek, 11- Satın alma, tahakkuk ile ilgili tüm yazışmaları yapmak ve takip etmek, 12- Bütçeyi takip etmek gerektiğinde revize, aktarma veya ek bütçe taleplerini Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirerek sonuca göre işlem yapmak, 13- Taşınır kayıt kontrol bürosundan taşınır işlem fişlerinin ve muayene raporunun alınmasını sağlamak ve ödeme emri evrakına bağlamak 14- Birimde çalışan personel arasındaki işbölümünü yaparak uyumlu ve verimli çalışma ortamı Sağlamak 15- TUBİTAK, Bilimsel Araştırma Projeleri gibi projelerin süre uzatımı, proje önerisi, proje ödenek Aktarımı ve proje kapanış yazışmalarını yapmak 16- Müdür, Müdür Yardımcıları ve Yüksekokul Sekreterinin vereceği diğer görevleri yapmak. 17
5.5. - TAŞINIR MAL KAYIT KONTROL YETKİLİSİ: Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi: Harcama yetkilisi adına taşınırları teslim alan, koruyan, kullanım yerlerine teslim eden, bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre kayıtları tutan ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen ve bu hususlarda hesap verme sorumluluğu çerçevesinde harcama yetkilisine karşı sorumlu olan görevlileri, Görev ve Sorumlulukları: 1- Harcama birimlerince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarda muhafaza etmek. 2- Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini ilgili birimlere göndermek. 3- Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek. 4- Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya vb. tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak. 5- Ambar sayımı ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisine bildirmek. 6- Sorumlu oldukları depolarda, kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik nedeniyle meydana gelebilecek kayıp ve zararları önleyici tedbirleri almak, harcama yetkilisine bildirmek. 7- Sorumluluğunda bulunan depoları devir teslim yapmadan görevinden ayrılmamak. 8- Depoların temiz ve düzenli olmasını sağlamak. 9- Birimlerce iade edilen demirbaş malzemeyi almak, bozuk, tamiri mümkün olmayanları kayıtlardan silmek, hurdaya ayrılan malzemeyi imha etmek ya da gösterilen yere tutanakla teslim edilmesini sağlamak. 10- Hibe yoluyla verilen malzemeleri kayıt altına almak. 11- Yılsonu itibariyle taşınır malların giriş-çıkış kayıtlarının ve demirbaş eşyaların kesin hesaplarının hazırlanarak imzalandıktan sonra ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak. 12- Taşınır işlem fişi düzenlemek. 13- Birimde çalışan personel arasındaki işbölümünü yaparak uyumlu ve verimli çalışma ortamı sağlamak. 14- Müdür, Müdür Yardımcıları ve Yüksekokul Sekreterinin vereceği diğer görevleri yapmak. 18
5.6. - PERSONEL İŞLERİ: Görev yetki ve sorumlulukları: 1- Akademik ve idari personelin göreve atanma, görevde yükselme ve görev süresi uzatım işlemlerinin yapılması ve takibi. 2- Akademik ve idari personelin kıdem ve terfi işlemlerinin yapılması ve takibi. 3- Personel veri girişlerinin, üniversitemiz personel otomasyonuna, HİTAP SGK otomasyon sistemine girişiyle ilgili gerekli işlerin yapılması ve takibi. 4- Akademik ve idari personelin yurtiçi ve yurtdışı görevlendirmenin yanı sıra tüm yazışmalarının yapılmasını sağlamak. 5- Akademik ve idari personele ait yazışmaları yapmak. 6- Göreve başlayan ve ayrılan personele ait yazışmaları yapmak. 7- Akademik ve idari personelin izin, görev, rapor dönüşü göreve başlama yazışmalarının yapılması ve tahakkuk birimine bildirilmesi. 8- İdari personelin asalet tasdik işlemlerini yürütmek. 9- Akademik ve idari Personelin kadro talebi ile ilgili yazıları yazmak. 10- Yüksekokul Kurulu, Yüksekokul Yönetim Kurulu üyelerinin, bölüm ve anabilim dalı başkanlıkları görev ve süre uzatımlarını yapmak ve takip etmek. 11- Akademik ve idari personele ait mal bildirim formlarının Rektörlüğe iletmek. 12- Akademik personelin ders görevlendirme işlemlerini yapmak. 13- Akademik ve idari personelin görevden ayrılma ve emeklilik işlemlerinin takip edilmesi ve sonuçlandırılmak. 14- Akademik ve idari personelin tüm özlük işlerinin yürütülmesi dosyalarının arşivleme işlemlerini yapmak. 15- Akademik ve idari personelin askerlik, izin işlemlerinin takip edilmesi. 16- ÖYP kapsamında tüm işlemleri yürütmek. 17-40/a, 40/b, 40/d ve 31. Madde ders görevlendirmelerini yapmak. 18-2547 sayılı kanunun 40/a maddesi uyarınca görevlendirilecek öğretim elemanlarının görevlendirme işlemlerini yürütmek ve takibinin yapmak. 19- Yasal mevzuat ile ilgili akademik ve idari personelin bilgilendirilmesi ve yönlendirilmesini sağlamak. 20- Akademik ve idari personelin disiplin işlemlerini gizlilik esasına göre yürütmek. 19
21- Personel kimlik taleplerini alarak teslim edilmesini sağlamak. 22- Akademik personelin kadro ilan çalışmaları ile ilan sonrası işlemlerinin yürütmek. 23- Birimlerde görev yapan akademik ve idari personelin listelerini hazırlamak ve güncel tutulmasını sağlamak. 24- Birimde çalışan personel arasındaki işbölümünü yaparak uyumlu ve verimli çalışma ortamı 20
5.7. - YAZI İŞLERİ / BÖLÜM SEKRETERLİĞİ: Yazı İşleri Görev Yetki ve Sorumlulukları 1- Kurum içinden ve dışından gelen ve giden evrakların EBYS sistemine kayıt ve takip etmek 2- EBYS otomasyon sisteminden gelen evrakların Yüksekokul Sekreterine sevk etmek. 3- EBYS otomasyon sisteminden gelen evraklarla ilgili fiziki ekleri ilgili birimlere teslim etmek. 4- Kurum dışına gidecek olan evraklardan 5070 sayılı kanun hükümlerine uygun olarak elektronik imza ile imzalanmış olanları yazdırmak, kaşelemek ve imzalamak yolu ile postaya hazırlamak. 5- Islak imzalı olarak gidecek evrakların zimmetli olarak ilgili kişi veya birimlere teslim etmek. 6- Gelen evrakları arşivlemek. 7- Birimde çalışan personel arasındaki işbölümünü yaparak uyumlu ve verimli çalışma ortamı sağlamak. 8- Müdür, Müdür Yardımcıları ve Yüksekokul Sekreterinin vereceği diğer görevleri yapmak. 6. - Yönetim ve İç Kontrol Sistemi (Mali Yönetim ve Harcama Öncesi Kontrol Sistemi) Birim Harcama Yetkilisi, Gerçekleştirme Görevlisi ve Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi dâhilinde oluşan komisyonlar yardımıyla, mali yönetimin güvenilirliği açısından atama, satın alma, ihale gibi karar alım süreçleri komisyonlar marifetiyle harcama öncesi iç kontrol sistemi çalıştırılmaktadır. II - AMAÇ ve HEDEFLER A - İdarenin Amaç ve Hedefleri Öğrencilerin ve öğretim elemanlarını çağdaş gelişmeleri takip edip katkıda bulunabilecekleri bir ortamda eğitim ve öğretim faaliyetlerine devam etmelerini sağlayarak bilimsel çalışmaları güçlendirmek ve yenilikçi bir anlayışa kavuşmak Tüm eğitim ve öğretim faaliyetlerinde, üniversitenin imkânları ölçüsünde en iyi teknolojik verileri kullanarak eğitim etkinliğini ve verimliliği artırmak. Yüksekokulumuz alanıyla ile ilgili konularda en iyi hizmeti vermeyi amaçlamaktadır. 21
III - FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A Mali Bilgiler 1. - Bütçe Uygulama Sonuçları Yüksekokulumuz mali kaynakları; Dicle Üniversitesi Özel Bütçesi içindeki Sivil Havacılık Yüksekokulu Bütçesinden oluşmaktadır. 1.1-2014 Yılı Mali Kaynaklar 2014 Yılı KBÖ 2014Yıl Sonu Harcama Yüksekokul Bütçesi 419.000 552.416 Toplam Kaynak 419.000 552.416 2. - Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar Mali kaynaklarımızı oluşturan Yüksekokul Bütçesi, 2014 yılında toplam 552.416 TL olarak gerçekleşmiştir. Bu bütçenin ekonomik sınıflandırmaya göre dağılımı şu şekildedir. Yaklaşık olarak, % 85,87 lik kısmını oluşturan Personel Giderleri 474.387 TL olarak gerçekleşmiş, % 12,75 lik kısmını oluşturan Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Giderleri 70.415 TL olarak gerçekleşmiş ve % 1,38 lik kısmını oluşturan Mal ve Hizmet Alım Giderleri 7.614 TL olarak gerçekleşmiştir. 22
3. - Mali Denetim Sonuçları 2.2-2014 YILI EKONOMİK DÜZEYDE 12 AYLIK ÖDENEK KULLANIM DURUMU EKONOMİK KOD BÜTÇE GİDERLERİ KBÖ TOPLAM ÖDENEK HARCAMA TUTARI HARCAMA ÖDENEK% ÖDENEK KULLANMA ORANI % 01 PERSONEL GİDERLERİ 358.000 475.000 474.387 99,87% 99,87% 02 03 SOSYAL GÜVENLİK KURUMLARINA DEVLET PRİMİ GİDERLERİ MAL VE HİZMET ALIMI GİDERLERİ 52.000 71.000 70.415 99,18% 99,18% 9.000 14.000 7.614 54,39% 54,39% GENEL TOPLAM 419.000 560.000 552.416 97,19% 98,65% EKONOMİK DÜZEYDE GERÇEKLEŞEN HARCAMALAR 475.000 474.387 71.000 70.415 14.000 7.614 PERSONEL GİDERLERİ SOSYAL GÜVENLİK KURUMLARINA DEVLET PRİMİ GİDERLERİ MAL VE HİZMET ALIMI GİDERLERİ TOPLAM ÖDENEK HARCAMA TUTARI 23
B Performans Bilgileri Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmeliğin 18/c maddesi gereğince Performans bilgileri başlığı altında, İdarenin stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyet ve projelerine, Performans programında yer alan performans hedef ve göstergelerinin gerçekleşme durumu ile Meydana gelen sapmaların nedenlerine, Diğer performans bilgilerine ve bunlara ilişkin değerlendirmelere yer verilir. Performans bilgileri GEÇİCİ MADDE 2 (1) Kamu idareleri ilk performans programlarını hazırladıkları yıla kadar, faaliyet raporlarının performans bilgileri bölümünde sadece faaliyet ve projelere ilişkin bilgilere yer verirler. 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri (Birimin faaliyet döneminde, stratejik amaçlarını gerçekleştirmek için yürüttüğü faaliyetlerle ilgili bilgiler yer alır. Bu kapsamda faaliyetlerin tanımı, hangi amaçla yürütüldüğü ve yıl içerisinde yapılanlar ve gelecek dönemlerde yapılması düşünülenlere ilişkin bilgilere yer verilir.) Yüksekokulumuz eğitim-öğretim alnında aktif olmadığından her hangi bir bilimsel toplantı, proje ve faaliyet düzenleyememiştir. 2- Performans Sonuçları Tablosu (Birim, performans programında yer alan performans tablosuna gerçekleşme bilgilerini de ekleyerek yer verecektir. Kamu İdarelerinde Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik in Geçici Madde 2 ye göre performans programları hazırlanana kadar, bu bölüme ilişkin bilgilere yer verilmeyecektir.) Yüksekokulumuz performans programı henüz hazırlanamamıştır. 3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi (Birimin performans ve gösterge hedeflerinin gerçekleşme durumunu, sapmaları, nedenlerini, geçmiş yıllar değerleri ile ve varsa benzer idare performans sonuçlarına yer verilir.) Yüksekokulumuz performans programı henüz hazırlanamadığından değerlendirme yapılamamıştır. 24
IV-KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler Türkiye de bu alanda eğitim veren az sayıdaki yükseköğretim kurumundan biri olması Üniversitemizde havacılık kulübünün bulunması ve ilimizin bu tür aktivitelere uygun olması Diğer yüksekokullar ve fakültelerle koordineli çalışma olanağının bulunması Öğrenci yurtlarının yerleşkeye yakın olması B- Zayıflıklar Bütçe imkânlarının istenilen düzeyde olmaması Uluslararası proje imkânlarının değerlendirilmemesi, proje tekliflerinin yetersizliği Akademik ve İdari kadro eksikliği C- Değerlendirme Yüksekokulumuz kısa vadede akademik ve idari kadro ihtiyacını tamamlayarak Sivil Hava Ulaştırma İşletmeciliği ve Uçak Gövde Motor Bakım Bölümlerine öğrenci alımını başlatmayı planlamaktadır. V- ÖNERİ VE TEDBİRLER Havacılık sektöründe son yıllarda hızlı bir gelişime paralel olarak pratik uygulaması üst düzeyde ve donanımlı gerek uçak gövde-motor gerekse uçak elektrik-elektronik teknisyeni ihtiyacı artmaktadır. Bunu sağlamak üzere sektördeki diğer paydaşlarla eğitim protokolleri yapılması gerekmektedir. Bu konuda gerekli olan çalışma ve girişimlerin planlaması yapılacak ve önümüzdeki günlerde gerekli olan görüşme ve işbirliği çalışmaları başlatılacaktır. Yüksekokulumuzda önümüzdeki dönemde JAR-145 yetkisi alabilmek amacıyla gerekli olan fiziki altyapı ve personel imkânlarını geliştirmek üzere çalışmalar başlatacaktır. 25
HARCAMA YETKİLİSİNİN İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dâhilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, benden önceki harcama yetkilisi/yetkililerinden almış olduğum bilgiler, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dâhilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. (Diyarbakır Ocak - 2015) Yrd.Doç.Dr.Vedat Veli ÇAY Yüksekokul Müdürü 26