İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI KAPSAMINDA YAPILAN İŞ VE İŞLEMLER RAPORU

Transkript

1 NECMETTİN ERBAKAN Ü N İ V E R S İ T E S İ GÜZEL SANATLAR FAKÜLTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI KAPSAMINDA YAPILAN İŞ VE İŞLEMLER RAPORU

2 İÇ KONTROL SİSTEMİ 01/06/2015 tarihinde birimimizde Kamu İç Kontrol Standartları hakkında tanıtım ve bilgilendirme toplantısı düzenlenmiştir. Toplantıda iç kontrol sisteminin tanımı, amacı, bileşenleri ve standartları, Üniversitemizde yapılan çalışmalar ve Üniversitemiz İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı konuları ele alınarak personelin İç Kontrol Sistemini benimsemesi ve sahiplenmesi amaçlanmıştır. BİRİM GÖREVLERİ Birimimizin görevleri gözden geçirilerek güncellenmiş ve 01/06/2015 tarihinde birimimizde yapılan toplantıda Üniversitemizin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde personelin görev ve sorumlulukları anlatılmıştır. BÖLÜM SEKRETERLİĞİ BİRİMİ GÖREVLERİ Bulunmuş olduğu birimde görevini ilgilendiren tüm konularda gerekli tüm faaliyetlerinin etkinlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla çalışmaları yapmak. Fakülte-Bölüm arası ve bölümler arası yazışmaları yapar ve ilgili yere teslim eder. 1. Bölümden giden ve bölüme gelen yazıların evrak kayıtlarını giden ve gelen evrak defterine işler, yazıları dosyalar. 2. Dekanlıktan gelen yazıların bölüm başkanlığınca gereğinin yapılmasını izler, gereken yazıların gününde Dekanlığa iletilmesini sağlar. 3. Bölüm Kurulu raporlarını yazarak imzalandıktan sonra ilgili yerlere iletir, bir örneğini dosyalar. 4. Bölüm Öğretim Elemanlarının görevlendirme yazılarını yazar. 5. Bölüm Öğretim Elemanlarının görev sürelerinin uzatılması ile ilgili alınan Bölüm Kurul Kararını Dekanlığa bildirir. 6. Öğrenciler ile ilgili gelen yazıları bölüm başkanlarına, danışmanlara ve dersin öğretim elemanlarına duyurur, görüş istenen yazılara görüş yazısını yazar. 7. Gelen yazıları Bölüm Başkanına iletir. 8. Bölüme Gelen- Giden evrakların takibi, kayıt edilmesi ve dosyalanmasını yapar. 9. Bölümün yazı işlerinin yürütülmesi, Bölüme ait yazıları gerektiği kadar çoğaltarak ve ilgililere teslim eder. 10. Bölüm Kurulu Kararlarının ve üst yazıların Bölüm Başkanı denetiminde yazılmasını sağlar.

3 11. Evrakları ilgili kişi veya birime zimmetle teslim etmek ve zimmetle teslim almak. 12. Bölümlerin öğrenci ilan panolarında ilgili duyuruları yapar, süresi dolanları kaldırır. 13. Bölüm Başkanları tarafından verilen diğer işlerin ve işlemlerin yapılması. MUHASEBE BİRİMİNİN GÖREVLERİ 1. Birimimiz harcama evraklarının gerekli kontrollerini yaparak ödemenin yapılması için Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına göndermek. 2. Yapılan harcamalarla ilgili dosyaları Standart Dosya Planına göre tutmak. 3. Her türlü ödemenin zamanında yapılmasını sağlamak, bu konuda gerekli önlemleri almak, 4. Ödemelerin kanun ve yönetmelikler doğrultusunda yapılmasına dikkat etmek, gereksiz ve hatalı ödeme yapılmamasına özen göstermek, 5. Tahakkuk bürosuna ödeme yapılmak üzere gönderilen evrakları ön mali kontrole tabi tutmak, hatalı belgelerin düzeltilmesini sağlamak. 6. Birimimiz kadrosundaki personelin maaş, ek ders, jüri üyeliği, sözleşmeli personel ücretleri, yolluk v.b. ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak. 7. Birimde kullanılan sarf malzemelerin stok takibini yaparak zamanında teminini yapmak üzere amire bilgi vermek. 8. Demirbaşların bakım-onarım işlemlerinin takibini yaparak, amire bilgi vermek. 9. Ek ders ödemeleri ile ilgili, bölümlerin ya da öğretim elemanlarının vermesi gereken çarşaf, puantaj ve benzeri belgeleri takip etmek, vermeyenleri uyarmak, ödeme yapılması konusunda gecikmeye sebep olabilecekleri amirlerine bildirmek, 10. Tahakkukla ilgili bilgilerin sürekli yedeklenmesini, bilgilerin uygun ortamlarda saklanmasını sağlamak, 11. Ödemelerle ilgili arşivleme çalışmalarını yaparak, zamanaşımı sürelerini tamamlayan evrakların kurum arşivine kaldırılmasını sağlamak. 12. Birim ödenek durum kontrolünü yapmak. 13. Bütçe Hazırlanması, 14. Yıllık Faaliyet Raporunun Hazırlanması, 15. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının Bütçe tasarısı çalışmalarını Bütçe Hazırlama doğrultusunda hazırlamak.

4 16. Kişilere yapılacak ödemelerin gecikmesine yol açabilecek her türlü bilgiyi zamanında amirlerine bildirmek. ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİNİN GÖREVLERİ Necmettin Erbakan Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; fakültenin gerekli tüm faaliyetlerinin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla öğrenci işlemlerini yapar. 1. Lisans eğitim-öğretim ve sınav yönetmeliği ile yönetmelik değişiklerini takip eder, duyurularını yapar. 2. Öğrenci işleri ile ilgili aylık / dönemlik olağan yazışmaları hazırlar ve Dekanlık makamına sunar. 3. Öğrencilerin tecil, not döküm belgesini, kayıt dondurma işlemlerini, burs başarı belgelerini, geçici mezuniyet belgelerini, diplomalarını, öğrenci disiplin soruşturmaları sonucunu, yatay geçiş işlemleri ile ders muafiyet istekleri için gerekli belgeleri hazırlar. 4. Öğrencilerin not döküm ve ilişik kesme belgelerini takip eder. 5. Yaz okulu ile ilgili her türlü yazışmaları ve işlemleri yapar. 6. Fakülteye yeni kayıt yaptıran öğrencilerin her türlü yazışmalarını yapar. 7. Özel yetenek sınavları ile ilgili yazışmaları yapar. 8. Öğrenci katkı payları ile ilgili işlemleri yapar. 9. Ders kayıt işlemleri ile ilgili gerekli hazırlıkları yapar ve sonuçlandırır. 10. Her yarıyıl sonunda icmal listelerinin bilgisayar çıktılarının öğretim elemanlarına imzalatılması ve dosyalanarak arşivlenmesini yapar. 11. Öğrencilerle ilgili her türlü evrakların arşivlenmesini yapar. 12. İkinci öğretimde okumakta olan öğrencilerden %10'a girenlerin tespitini yapar. 13. Mezuniyet için gerekli sınavlar ile not yükseltme sınavları için gerekli çalışmaları yapar ve sonuçlandırır. 14. Fakültede yapılan öğrenci konseyi ve temsilciliği ile ilgili işlemleri yapar. 15. Akademik takvimin hazırlanması işlemlerini yürütür. 16. Fakülteye alınacak öğrenci kontenjanları ile ilgili hazırlık çalışmalarını yapar. 17. Programlarda dereceye giren öğrencilerin tespitini yapar. 18. Her yarıyıl içinde bölümlerin sınav programlarını ilan eder ve öğrencilere duyurur. 19. Öğrenci bilgilerinin ve notlarının otomasyon sistemine girilmesini takip eder.

5 20. Ders kayıt tarihlerinden önce sınıf şubeleri ile dersi yürütecek öğretim elemanlarının bilgilerini web sayfası veri tabanına girer. PERSONEL/YAZI İŞLERİ BİRİMİNİN GÖREVLERİ Necmettin Erbakan Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Fakültenin gerekli tüm faaliyetlerinin etkinlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla personel işlemlerini yapar. 1. Akademik ve idari personel ile ilgili mevzuata göre hareket eder, değişiklikleri takip eder ve arşivler. 2. Birim kadrosunda bulunan personellerin özlük dosyalarını tutar. 3. Akademik ve idari personel ile ilgili kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yapar. 4. Akademik ve idari personelin terfi işlemlerini takip eder ve gerekli yazışmaları yapar. 5. Akademik ve idari personelin göreve atanma, görevde yükseltilme ve görev yenileme işlemlerini takip eder. 6. Akademik ve idari personelin izin işlemlerini takip eder. 7. Akademik ve idari personelin yurt içi ve yurt dışı görevlendirmelerini takip eder. 8. Fakülte kurullarına üye seçim işlemlerini takip eder. 9. Akademik ve idari personelin izin işlemlerinin yazışmalarını yapar. 10. Birim personelinin HİTAP programında takibini ve değişiklikleri yapar. 11. Birimlerde görev yapan akademik ve idari personelin listelerini hazırlar ve güncel tutulmasını sağlar. 12. Akademik ve idari personelin mal bildirim işlemlerini takip eder ve arşivler. 13. Akademik personelin yurtiçi ve yurtdışı görevlendirmelerin yazışmalarını yapar. 14. Akademik ve idari personelin doğum, evlenme, ölüm vb. özlük haklarını takip eder. 15. Dekanlığın görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapar. 16. AÖF ve ÖSS sınavında görev alacak öğretim elemanlarının durumlarının ÖSYM bürosuna bildirilmesi işlemini yürütür. 17. Günlük devam çizelgesinin hazırlanarak imzaya sunulmasını sağlar.

6 EK 1.1: ÖZEL KALEM GÖREV TANIM FORMU EK 1.2: PERSONEL (ÖZLÜK) / YAZI İŞLERİ GÖREV TANIM FORMU EK 1.3: MUHASEBE GÖREV TANIM FORMU EK1.4: TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ GÖREV TANIM FORMU EK1.5: BÖLÜM SEKRETERLİĞİ GÖREV TANIM FORMU EK1.6: ÖĞRENCİ İŞLERİ GÖREV TANIM FORMU EK1.7: HİZMETLİ GÖREV TANIM FORMU BİRİM ÖZEL HEDEFLERİ Fakültemiz kuruluş aşamasında bulunduğundan özel hedeflerimiz bulunmamaktadır. TEŞKİLAT ŞEMASI Birimimizin Teşkilat Şeması gözden geçirilerek gerekli değişiklikler yapılmıştır. EK 2.1: Güzel Sanatlar Fakültesi Teşkilat Şeması

7 GÜZEL SANATLAR FAKÜLTESİ TEŞKİLAT ŞEMASI DEKAN FAKÜLTE KURULU FAKÜLTE YÖNETİM KURULU DEKAN YARDIMCISI DEKAN YARDIMCISI BÖLÜM BAŞKANLIKLARI FAKÜLTE SEKRETERİ GELENEKSEL TÜRK SANATLARI ÖZEL KALEM GRAFİK ÖZLÜK İŞLERİ İÇ MİMARİ VE ÇEVRE MUHASEBE RESİM TAŞINIR KAYIT VE KONT. YETK. SERAMİK YAZI İŞLERİ TEMİZLİK HİZMETLERİ

8 GÖREV DAĞILIMI Birimimiz personelinin görev, yetki ve sorumluluklarını gösteren Görev Dağılım Çizelgesi oluşturularak 01/06/2015 tarihinde personele tebliğ edilmiştir. Çizelge hazırlanırken; * Birimimizin Teşkilat Şeması göz önüne alınarak yapılacak işler analiz edilmiş; * Mevcut personelin nitelikleri dikkate alınarak hangi işe uygun oldukları saptanmış; * Riski yüksek olan faaliyet ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü için farklı kişiler görevlendirilmesine dikkat edilmiş; * Riski yüksek olan faaliyet ve işlemler için personel eksikliği bulunan alanlar tespit edilerek personel temini için girişimlerde bulunulmuş; * Her bir iş için görevlendirilen personele alternatif personel belirlenmiş; * Bilgi sistemi/yöntem/mevzuat değişikliği nedeniyle personelin eğitim alması zorunlu olan konularında personelin eğitimi alması sağlanmıştır. EK 3.1: Personel Görev Dağılımı Çizelgesi

9 1- DEKAN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUĞU Fakülte kurullarına başkanlık etmek, fakülte kurullarının kararlarını uygulamak ve fakülte birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak, Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde fakültenin genel durumu ve işleyişi hakkında rektöre rapor vermek, Fakültenin ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek, fakülte bütçesi ile ilgili öneriyi fakülte yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra rektörlüğe sunmak, Fakültenin birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak, Bu kanun ile kendisine verilen diğer görevleri yapmaktır. Fakültenin ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasında, öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında, eğitim - öğretim, bilimsel araştırma ve yayını faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesinde, bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında rektöre karşı birinci derecede sorumludur. 2- DEKAN YARDIMCILARI GÖREV YETKİ VE SORUMLULUK Dekanın görevi başında olmadığı zamanlarda Dekana vekalet etmek. Dekanlık Makamınca kendisine bağlanan kurul ve komisyonlara başkanlık etmek. Dekanın vereceği diğer görevleri yapmak. Fakültemiz ile diğer kamu kurum ve kuruluşlar arasındaki ilişkilerin düzenlenmesi 3- FAKÜLTE SEKRETERİ GÖREV YETKİ VE SORUMLULUK Fakültenin üniversite içi ve dışı idari işlerini yürütmek, Fakülte Kurulu ve Yönetim Kurulu na raportörlük yapmak İdari birimler arasında koordinasyonu sağlamak,

10 İdari personelin takip ve denetimini yapmak, Fakülte ile ilgili iç ve dış yazışmaları yaptırmak, takip ve denetimini sağlamak, Fakültede kesintisiz hizmet akışı için her türlü altyapı hizmetini sağlamak, Fiziki alanların her türlü bakım ve onarımını yaptırmak, Fakültede görev yapan idari personelin sicil amirliği görevini yürütmek, Eğitim öğretimin etkin biçimde yürütülmesi için gerekli yardım ve desteği sağlamak, Üst makamlarca istenildiğinde, öğrencilerle ilgili bilgi sunmak, Yasa ve Yönetmelikler çerçevesinde verilecek diğer görevleri yapmak,

11 YAZILI PROSEDÜRLER VE İŞ AKIŞ ŞEMALARI Birimimizin gerçekleştirdiği faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin içerdiği riskler dikkate alınarak mevzuata uygun Yazılı Prosedürler ve İş Akış Şemaları hazırlanmış, 01/06/2015 tarihinde personele tebliğ edilmiştir. Yazılı Prosedürler ve İş Akış Şemalarında; Faaliyet veya mali karar ve işleme başlanması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarına yer verilmiş; İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmiş; İşlem öncesi, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrollerin yapılması için sistematik bir yapı oluşturulmuş; Personelin anlayabileceği bir yapı kullanılmıştır. EK 4.1: İş Akış Çizelgeleri

12 HASSAS GÖREVLER Birimimiz tarafından gerçekleştirilen aşağıdaki görevler hassas görev olarak tespit edilmiştir: Muhasebe Birimine Ait Hassas Görevler Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisine Ait Hassas Görevler Personel/Özlük Birimine Ait Hassas Görevler Bu görevlere ilişkin belirlenen ve 01/06/2015 tarihinde personele tebliğ edilen Hassas Görevlere İlişkin Prosedürlerde; Hassas göreve başlanması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarına yer verilmiş; İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmiş; EK 5.1: Muhasebe Birimi Hassas Görev Prosedürü EK 5.2:Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Hassas Görev Prosedürü EK 5.3: Personel/ Özlük Birimi Hassas Görev Prosedürü FAALİYET RAPORU Birimimiz kuruluş aşamasında olup, öğrenci alımımız olmadığı için faaliyet raporumuz bulunmamaktadır. ARŞİV SİSTEMİ Birimimiz kuruluş aşamasında olduğunda arşiv sistemimiz bulunmamaktadır. RAPORLAMA ARAÇLARI Birimimizde kullanılan raporlama araçları şunlardır: 1- KBS Harcama Yönetim Sistemi 2- KBS Maaş Proğramı 3- KBS Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi 4- SGK Hitap Proğramı 5- EGRA Personel Otomasyonu

13 ETİK SÖZLEŞME Personel oluşumumuz yeni olduğundan Etik Sözleşme sadece kadrolu personel tarafından okunup imzalanarak Personel Daire Başkanlığına gönderilmiştir. PERSONEL EĞİTİMİ Birimimiz personelinin 2015 yılında katıldığı eğitimler şunlardır: KBS Maaş Proğramı Eğitimi Öğrenci İşleri Proğramı Eğitimi EBYS Eğitimi Proğramı PERSONEL PERFORMANS DEĞERLENDİRMESİ Yapılan performans değerlendirmeleri sonucunda yetersiz bulunan personelin performansını arttırmak üzere gerekli eğitim programlarına katılması sağlanacaktır. GÖREVDEN AYRILAN PERSONEL 2015 yılı içinde görevden ayrılan personelimiz bulunmamaktadır. RİSKLERİN BELİRLENMESİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ Eylem 6.1.1: Kurum risk koordinatörü ile birim risk koordinatörleri belirlenmiştir. Eylem 6.1.2: Birimler tarafından yılda bir kez riskler belirlenerek Risk Kayıt Formları oluşturulacaktır. Eylem 6.1.3: Risk Kayıt Formları mart ayında Strateji Geliştirme D.B.'na gönderilecektir. Risk Koordinatörü ve Çalışma Grubu Yrd. Doç. Dr. Ali Fuat BAYSAL Dekan Yardımcısı Risk Birim Koordinatörü Yrd. Doç. Dr. Mustafa KINIK Öğretim Üyesi Risk Çalışma Grubu Üyesi Yrd. Doç. Dr. Çetin ÖZTÜRK Öğretim Üyesi Risk Çalışma Grubu Üyesi Yrd. Doç. Dr. Osman PERÇİN Öğretim Üyesi Risk Çalışma Grubu Üyesi

14 EKLER LİSTESİ EK 1.1: ÖZEL KALEM GÖREV VE SORUMLULUKLARI EK 1.2: PERSONEL (ÖZLÜK) / YAZI İŞLERİ GÖREV VE SORUMLULUKLARI EK 1.3: MUHASEBE GÖREV VE SORUMLULUKLAR EK 1.4- TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ GÖREV VE SORUMLULUKLAR EK 1.5- BÖLÜM SEKRETERLİĞİ GÖREV VE SORUMLULUKLARI EK 1.6- ÖĞRENCİ İŞLERİ GÖREV VE SORUMLULUKLARI EK 1.7- HİZMETLİ GÖREV VE SORUMLULUKLARI EK 2.1: GÜZEL SANATLAR FAKÜLTESİ TEŞKİLAT ŞEMASI EK 3.1- FAKÜLTE KURULU YÖNETİM KURULU ÜYE SEÇİMİ ŞEMASI EK 3.2- FAKÜLTE KURULU KURUL OLUŞUMU ŞEMASI EK 3.3- SATINALMA - DOĞRUDAN TEMİN ŞEMASI EK 3.4- PERSONEL YARDIMCI DOÇENT ATAMA ŞEMASI EK 3.5- PERSONEL ARAŞTIRMA GÖREVLİSİ ATAMA ŞEMASI EK 4.1- MUHASEBE BİRİMİ HASSAS GÖREV PROSEDÜRÜ EK 4.2- TAŞINIR KAYIT KONTROL YETKİLİSİ HASSAS GÖREV PROSEDÜRÜ EK 4.3- PERSONEL/ ÖZLÜK BİRİMİ HASSAS GÖREV PROSEDÜRÜ