T.C. MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI Personel Genel Müdürlüğü MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI TAŞRA TEŞKİLATI TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ UYGULAMA PROJESİ KILAVUZU ANKARA - 2002 1
ÖNSÖZ Bakanlığımız merkez teşkilatında Toplam Kalite Yönetimi (TKY) çalışmaları bir proje çerçevesinde Kasım 1999 dan beri sürdürülmektedir. TKY uygulamalarının asıl hedefi okulda ve sınıfta kaliteyi yakalamaktır. Bu gerçekten hareketle taşra teşkilatına yönelik olarak, 2001 yılında hazırlanan MEB Taşra Teşkilatı Toplam Kalite Yönetimi Uygulama Projesi yürürlüğe konmuştur. Bu proje çerçevesinde TKY İl formatörleri yetiştirilerek kalite konusunda bilgilendirme çalışmaları taşra teşkilatında da sürdürülmektedir. İhtiyaca uygun olma ve memnuniyeti sağlama şeklinde tanımlanabilecek kalite, günümüzde ürün ve hizmetler için vazgeçilmez unsur haline gelmiştir. Kaliteye ulaşmanın yolu ise eğitilmiş nitelikli çalışandan geçmektedir. Bu anlamda kalitenin arka planında (birey ve kurum için) yetkinlik bulunmaktadır. Bu yetkinliğin artırılması çalışmalarında bireysel ve kurumsal anlamda performansın objektif olarak ölçülmesi ilk adımı oluşturur. Kurumsal performansın ölçümünde kullanılan araçlardan biri Avrupa Kalite Yönetimi Vakfınca geliştirilen Mükemmellik Modeli dir. Bakanlığımızda Toplam Kalite Yönetimi uygulamaları çerçevesinde bu model kullanılmaktadır. Modelin uygulama sürecinde yapılacak özdeğerlendirme çalışmaları kurumsal yetkinlik düzeyini ortaya koymaktadır. Özdeğerlendirme sonucu ortaya çıkan İyileştirmeye Açık Alanların iyileştirilmesi ile bu yetkinlik düzeyi daha iyi noktalara taşınacaktır. Bu kılavuz Mükemmellik Modelinin ve özdeğerlendirme sürecinin daha iyi anlaşılması ve uygulanması amacıyla hazırlanmıştır. Kılavuz üç bölümden oluşmaktadır. Birinci bölümde kurumların planlı olarak istendik geleceğe ulaşmalarını sağlayacak Stratejik Planlama konusu açıklanmıştır. İkinci bölümde, TKY anlayışında önemli bir yeri olan katılım, takım çalışması ve öneri sistemlerini kapsayan Problem Çözme Ekipleri konusu yer almaktadır. Son bölümde ise özdeğerlendirme süreci ve Mükemmellik Modeli nin eğitim kurumlarına uyarlanmış kriter ve göstergeleri yer almaktadır. Kılavuz, Bakanlığımızın ilgili birimlerinden (eğitim-öğretim), okul yöneticisi ve TKY il formatörlerinden alınan görüşlerle zenginleştirilerek hazırlanmıştır. Okul/kurumlarda TKY uygulamalarının daha sağlıklı olarak yürütülmesinde önemli bir eksikliği giderecek olan Kılavuz u hazırlayan Genel Müdürlüğümüz personeline teşekkür ediyor, kılavuzun özellikle taşra teşkilatında eğitim yöneticilerine ve eğitim camiasına faydalı olmasını diliyoruz. Kalite yolculuğunda başarı dileklerimizle... Personel Genel Müdürlüğü 2
BÖLÜM I İÇİNDEKİLER MEB TKY UYGULAMA YÖNERGESİ... 9 BÖLÜM II MEB TAŞRA TEŞKİLATI TKY UYGULAMA PROJESİ... 12 BÖLÜM III STRATEJİK PLANLAMA 1. Stratejik Planın Getirdikleri...26 2. Stratejik Plan...26 3. Stratejik Plan Hazırlama Süreci...26 3.1. Çevre Analizi...26 3.2. Değerler ve İlkeler...27 3.3. Misyon...28 3.4. Vizyon...29 3.5. Hedefler...32 3.6. Politikalar...32 3.7. Stratejiler...33 BÖLÜM IV PROBLEM ÇÖZME EKİPLERİ 1. Tanımı ve Amacı...36 2. Problem Çözme Ekiplerinin Yararları...36 2.1 Okul/Kurma Yararları...36 2.2 Çalışanlara Yararları...36 3. Problem Çözme Ekiplerinin Faaliyet Alanları...37 3.1. Faaliyet Konuları...37 3.2. Faaliyet dışı Konular...37 4. Problem Çözme Uygulamaları İçin Gerekli koşullar...37 5. Problem Çözme Ekiplerinin Çalışma İlkeleri...37 6. Problem Çözme Ekiplerinin Oluşturulması ve Çalıştırılması...38 7. Problem Çözme Ekibi Üyeleri ve Görevleri...39 7.1. Problem çözme Ekiplerine Yönelik Kalite Kurulu/ OGYE nin Görevleri...39 7.2. Ekip Liderinin Görevleri...39 7.3. Ekip Üyelerinin Görevleri...40 8. Problem Çözme Ekiplerinin Eğitim Konuları ve Süreleri...40 9. Problemlerin Analizinde ve Çözümünde Bir Yöntem PUKÖ Döngüsü...41 10. Problem Çözme Ekiplerinin Toplantı Tutanağı...42 11. Problem Çözme Ekiplerini Değerlendirme Formu...43 3
BÖLÜM V ÖZDEĞERLENDİRME VE MÜKEMMELLİK MODELİ 1. Kriter Ekibi...45 2. Özdeğerlendirme Sürecinde Gözönünde Bulundurulması Gereken İlke ve Kurallar...45 3. Özdeğerlendirme Soru Formları (Genel)... 47 4. Girdi Kriterleri...47 4.1. Genel Açıklamalar...47 4.2. Örnek Değerlendirme...48 4.3. Kriterler...49 4.3.1. Liderlik...49 4.3.2. Politika ve Strateji...52 4.3.3. Çalışanlar...53 4.3.4. İşbirlikleri ve Kaynaklar...55 4.3.5. Süreçler...57 5. Sonuç Kriterleri...60 5.1. Müşteri (Hizmetten Yararlanan) Memnuniyetine İlişkin Sonuçlar...62 5.1.1.Öğrenci memnuniyeti Anketi...62 5.1.2. Veli memnuniyeti Anketi...65 5.1.3. Öğrenci memnuniyeti İle İlgili Performans Göstergeleri...67 5.1.4. Veli Memnuniyeti İle İlgili Performans Göstergeleri...68 5.2. Çalışan Memnuniyetine İlişkin Sonuçlar...68 5.2.1. Çalışan Memnuniyeti Anketi...68 5.2.2. Çalışan Memnuniyeti İle İlgili Performans Göstergeleri...69 5.3. Toplum Memnuniyetine İlişkin Sonuçlar...70 5.3.1. Toplum Memnuniyetine İlişkin Algı Verileri...70 5.3.2. Toplum Memnuniyeti İle İlgili Performans Göstergeleri...70 5.4. Temel Performans Sonuçları...70 5.4.1. Temel Performans Çıktıları...70 5.4.2. Temel Performans Göstergeleri...71 6. Kaynakça..72 4
MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ UYGULAMA YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç Madde 1- Bu Yönergenin amacı, Millî Eğitim Bakanlığı merkez, taşra ve yurt dışı teşkilâtı ile bağlı okul ve kurumlarda yürütülen faaliyetlerin toplam kalite yönetimi anlayışıyla gerçekleştirilmesine ilişkin esas ve usulleri düzenlemektir. Kapsam Madde 2- Bu Yönerge, Millî Eğitim Bakanlığı merkez, taşra ve yurt dışı teşkilâtı ile bağlı okul ve kurumlarda yürütülen faaliyetlerin toplam kalite yönetimi anlayışıyla gerçekleştirilmesine ilişkin esas ve usulleri kapsar. Dayanak Madde 3- Bu Yönerge, 1739 sayılı Millî Eğitim Temel Kanunu ile 3797 sayılı Millî Eğitim Bakanlığı Teşkilât ve Görevleri Hakkında Kanuna dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 4- Bu Yönergede geçen: a) Bakanlık: Millî Eğitim Bakanlığını, b) Bakan: Millî Eğitim Bakanını, c) Birim: Millî Eğitim Bakanlığı merkez, taşra ve yurt dışı teşkilâtı ile bağlı okul ve kurumlardan toplam kalite yönetimi uygulamasına alınacak her bir organizasyonu, d) Proje: Toplam kalite yönetiminin uygulama süreci ve stratejilerini belirlemek üzere Yönetimi Değerlendirme ve Geliştirme Dairesi ile ilgili birimlerin birlikte hazırladıkları toplam kalite yönetimi uygulama projesini ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Temel İlkeler Toplam Kalite Yönetimi Uygulamasıyla İlgili Temel İlkeler Madde 5- Toplam kalite yönetimi uygulama yönergesiyle ilgili faaliyetler aşağıda belirtilen temel ilkeler çerçevesinde yürütülür. a) Toplam kalite yönetimi uygulamaları bir plân ve proje dahilinde gerçekleştirilir. b) Eğitim hizmetlerinden yararlananların memnuniyetini sağlayacak önlemler alınır. c) Toplam kalite yönetimi uygulamalarının her aşamasında ilgili tarafların gönül ve beyin gücüyle katılımı sağlanarak, ekip çalışması ön plânda tutulur. d) Toplam kalite yönetimi uygulamaları çerçevesinde kaynaklar etkili ve verimli kullanılır. e) Toplam kalite yönetimi uygulamalarında ölçülemeyen hizmet geliştirilemez anlayışından hareketle hedeflere ulaşma düzeyi sürekli ölçülür. f) Sistem sürekli sorgulanarak geliştirilir ve iyileştirilir. g) Eğitim yönetiminde personelin sürekli eğitimi kurumsallaştırılarak niteliği yükseltilir ve hizmet sunumunda mükemmelin yakalanması sağlanır. h) Personelin tüm potansiyelini kullanabileceği çalışma ortamı sağlanır. ı) Çağın ve çevrenin sürekli değişimi göz önünde bulundurularak, öğrenen birey öğrenen organizasyon anlayışı plânlı bir şekilde kurumsallaştırılır. j) Çalışanlara problemin bir parçası olmak yerine, çözümün bir parçası olunması anlayışı benimsetilir. k) Hizmetlerin sunumunda iş görenlere kalitenin geliştirilmesinin bütün personelin işi olduğu anlayış ve yaklaşımı benimsetilir. l) Gelişmenin değişmeyle mümkün olacağının herkes tarafından bilinmesi sağlanır. m) Kurumsal ve bireysel amaçlar arasında denge sağlanarak çalışanların iş doyumu göz önünde bulundurulur. 5
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Uygulama Toplam Kalite Yönetimi Uygulamaları Madde 6- Toplam kalite yönetimi uygulamaları, uygulamada yer alacak birimlerle iş birliği yapılarak Yönetimi Değerlendirme ve Geliştirme Dairesi tarafından hazırlanacak ve Bakan onayından sonra uygulamaya konulacak projeye göre yürütülür. Proje Hazırlığı Madde 7- Toplam kalite yönetimi uygulamalarında yer alacak birimlerle iş birliği yapılarak Yönetimi Değerlendirme ve Geliştirme Dairesi tarafından hazırlanacak toplam kalite yönetimi uygulama projesinde: a) Gerekçe, b) Amaç, c) Kapsam, d) İlkeler, e) Fayda ve riskler, f) İş ve işlemler, g) Uygulama birimleri, h) Uygulama plânı, i) Proje yönetimi, j) Birimlerin görev, yetki ve sorumlulukları, k) Finansman, l) Ölçme, değerlendirme ve raporlaştırma ile ihtiyaç duyulan diğer hususlara yer verilir. Kurul ve Ekiplerin Oluşturulması Madde 8- Toplam kalite yönetimi uygulama projesi kapsamında kalite kurulu ve kalite geliştirme ekipleri oluşturulur. Kalite Kurulu ve Görevleri Madde 9- Kalite kurulu, birim amirinin başkanlığında, birimin konuyla ilgili kritik sorumluluklarını üstlenmiş, yeterli bilgi ve beceriye sahip en az beş kişiden oluşur. Bu kurul: a) Toplam kalite yönetimi uygulama projesiyle ilgili koordinasyonu sağlar. b) Kalite geliştirme ekibinin yöneticisini seçer. c) Kalite geliştirme ekibinin çalışma esaslarını belirler. d) Kalite geliştirme ekibinin yapacağı çalışmalara destek verir, kaynakları temin eder ve çalışma ortamını hazırlar. e) Kalite geliştirme ekibinin vereceği mevcut durum analizine göre birimin stratejik plânını hazırlar. f) Yapılan geliştirme faaliyetlerinin sonuçlarını değerlendirir. Kalite Geliştirme Ekibi ve Görevleri Madde 10- Toplam kalite yönetimi uygulama projesi sürecinde birim amirince seçilecek en az üç kişiden kalite geliştirme ekibi oluşturulur. Bu ekipte yer alacak personelin, birimde iş görenleri harekete geçirecek, katılımcı anlayışa sahip, iyi iletişim kurabilen nitelikte olmasına özen gösterilir. Bu ekip, birimde yapılan iş ve işlemler ile üretilen hizmetlerin kalitesini geliştirmeye yönelik alınması gerekli önlemleri: Birim tarafından alınacak önlemlerle yapılacak iyileştirmeler, Bakan onayıyla yapılacak iyileştirmeler, yasa değişikliğiyle yapılacak iyileştirmeler olmak üzere üç grupta değerlendirir ve bu konuda kalite kurulunu bilgilendirir. Ayrıca projenin uygulama sürecinde: a) Gerekli gördüğü hususlara müdahale ederek geliştirilmesini sağlar. b) Birimin geldiği noktaya ilişkin ara ve sonuç raporunu hazırlayarak kalite kuruluna sunar. c) Birimin değerlendirilmesi neticesinde gerekli tedbirlerin alınması için kalite kuruluna önerilerde bulunur. 6
Yürürlük DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Yürürlük ve Yürütme Madde 11- Bu Yönerge hükümleri, onay tarihinden itibaren yürürlüğe girer. Yürütme Madde 12- Bu Yönerge hükümlerini Millî Eğitim Bakanı yürütür. 7
T.C. MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI PERSONEL GENEL MÜDÜRLÜĞÜ SAYI : B.08.0.PGM.0.23.13.14./310-37500 18/06/2001 KONU : MEB Taşra Teşkilatı TKY Uygulama Projesi İLGİ : Milli Eğitim Bakanlığı Yönetimi Değerlendirme ve Geliştirme Dairesi Başkanlığının 19/10/1999 tarih ve 401 Sayılı Makam Onayı. Toplam Kalite Yönetimi (TKY); her kademedeki personelin bilgi ve beceri düzeyinin yükseltilmesini, yönetimde katılımcılığın sağlanmasını, personelin iş (görev) tanımına uygun olarak çalıştırılmasını, birim içi koordinasyonun sağlanması ile çalışanlar arasında güvene dayalı bir iş ortamının oluşturulmasını hedeflemektedir. Böylelikle personelin iş doyumuna ulaşacağı ve daha verimli olacağı beklentisi ile TKY anlayışının eğitim sisteminde uyarlanması ilgide kayıtlı onayla uygun görülmüştür. Söz konusu onayla yürürlüğe giren MEB TKY Yönergesi ve eki MEB TKY Uygulama Projesiyle merkez teşkilatında başlatılan TKY uygulamalarının taşra teşkilatında yaygınlaştırılması amaçlanmış ve bu anlamda okulda/sınıfta kaliteyi yakalamak hedef olarak belirlenmiştir. Bu amaçla TKY uygulamalarının MEB taşra teşkilatında yaygınlaştırılmasına ilişkin hazırlanan Proje ekte sunulmuştur. Milli Eğitim Bakanlığı taşra teşkilatında TKY uygulamalarının ekte yer alan Proje çerçevesinde gerçekleştirilmesi ve Projenin 46.890.000.000 TL. tutan TKY formatör yetiştirme kursu giderinin 3418 Sayılı Yasanın 39/b maddesi ile sağlanan gelirden karşılanması düşünülmektedir. 8
Makamlarınızca da uygun görüldüğü taktirde, MEB Taşra Teşkilatı TKY Uygulama Projesi nin gerçekleştirilmesini ve Yalova Hizmetiçi Eğitim Enstitüsünde düzenlenecek TKY formatör yetiştirme kurslarının 46.890.000.000 TL. tutan giderinin 3418 Sayılı Yasanın 39/b maddesi ile sağlanan gelirden karşılanmasını ve söz konusu paranın bu amaç için kullanılmak üzere Hizmetiçi Eğitim Dairesi Başkanlığına tahsisini olurlarınıza arz ederim. Hüseyin ACAR Genel Müdür Uygun Görüşle Arz Ederim. 12/06/2001 Bener CORDAN Müsteşar EK: 1. MEB Taşra Teşkilatı TKY Uygulama Projesi 2. Maliyet Tablosu O L U R 16/06/2001 Metin BOSTANCIOĞLU Milli Eğitim Bakanı 9
MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI TAŞRA TEŞKİLATI TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ UYGULAMA PROJESİ PROJENİN İŞLEM BASAMAKLARI ve SORUMLULUKLAR Personel Genel Müdürlüğü Projenin Hazırlanması Merkez Teşkilatı Birimlerinden 40 Kişilik Eğitici Ekibin Oluşturulması Eğitici Ekibin Eğitimi KalDer - MEB İl Formatörlerinin Belirlenmesi İl Milli Eğitim Müdürlükleri Formatörlerin Eğitimi Eğitici Ekip/KalDer/MEB Kalite Kurulu (KK) ve Kalite Geliştirme Ekibinin (KGE)/ Okul Gelişim ve Yönetim Ekibi (OGYE) Oluşturulması Okul/Kurum Müdürlükleri KK/OGYE Okul/Kurum (O/K) Temsilcilerinin (KGE Yöneticisinin) Belirlenmesi İl Formatörleri Okul/Kurum Temsilcilerinin Eğitilmesi Okul/Kurum Stratejik Planının Hazırlanması ve Gelişim Hedeflerinin Belirlenmesi KK/OGYE Özdeğerlendirmenin Yapılması A- TKY ve Özdeğerlendirme Uygulamalarına İlişkin Olarak O/K Personelin Bilgilendirilmesi KK/OGYE/KGE/ Okul/Kurum Temsilcisi B- Kriter Ekiplerinin Oluşturulması KK/OGYE/KGE 10
C- Kriter Ekiplerinin Eğitimi O/K Temsilcisi D- Mükemmellik Modeli Kriterlerinin Alt Alanlarının Okul/Kuruma Uyarlanması Kriter Ekipleri E- Veri Toplama Yöntem ve Araçlarının (Soru Demeti, Gözlem, Belge İnceleme vb.) Oluşturulması Kriter Ekipleri/KGE F- Verilerin Toplanması Kriter Ekipleri G- Verilerin Değerlendirilerek; 1- Kuvvetli Yönlerin Belirlenmesi 2- İyileştirmeye Açık Alanların Belirlenmesi Kriter Ekipleri/KGE H- Uzlaşım Toplantısının Yapılması (İyileştirme Planında Yer Alacak Konuların Belirlenmesi) ve KK/OGYE ye Sunulması Kriter Ekipleri/KGE Özdeğerlendirme Sonuçlarına Göre İyileştirmeye Açık Alanların Önceliklendirilmesi ve İyileştirme Ekiplerinin Oluşturulması KK/OGYE Okul/Kurum İyileştirme Planının Yapılması KGE/ İyileştirme Ekipleri İyileştirme Planları Doğrultusunda Yıllık Okul/Kurum Gelişim Planının Hazırlanması KK/OGYE/KGE 11
Yıllık Okul/Kurum Gelişim Planının Uygulanması Okul/Kurum Gözden Geçirme (Biçimlendirici Değerlendirme) KK/OGYE/KGE Düzeltilmiş Yıllık Okul/Kurum Gelişim Planının Uygulanması Okul/Kurum Son Değerlendirme ve Rapor Yazımı KK/OGYE/KGE 1. MEVCUT DURUM VE GEREKÇE Toplam Kalite Yönetimi (TKY) Uygulama Yönergesi ve Projesi 19 Ekim 1999 tarihinde Makam onayı ile yürürlüğe girmiştir. Proje, merkez teşkilatında birinci aşamada (01 Kasım 1999) 12, ikinci aşamada (01 Mart 2000) 12 ve üçüncü aşamada (01 Haziran 2000) 19 birimde uygulamaya konulmuştur. Bakanlığımız, 25 Kasım 1999 tarihinde Kalite Derneği (KalDer) ile İyiniyet Bildirgesi imzalamış ve KalDer in başlattığı Ulusal Kalite Hareketi ne katılarak Kalite bilincinin ülke geneline yayılmasını hedeflemiştir. Bakanlığımızda TKY uygulamaları, EFQM (Avrupa Kalite Yönetimi Vakfı) Mükemmellik Modeli esas alınarak yürütülmektedir. KalDer desteği sağlanarak Mükemmellik Modeli konusunda, başta birim amirleri olmak üzere her birimden en az iki-üç kişi bilgilendirilmiştir. Ayrıca, birimlerin Kalite Geliştirme ve Kriter Ekip üyelerine TKY ve EFQM Mükemmellik Modeli eğitimi verilmiştir. Böylece Kasım 1999 - Kasım 2000 tarihleri arasında Bakanlık merkez teşkilatında 2177 personelin TKY, 996 personelin de EFQM Mükemmellik Modeli konusunda eğitim almaları sağlanmıştır. 31 Aralık 2000 tarihi itibariyle Bakanlığımız birimlerinin çoğunluğu Mükemmellik Modeline göre özdeğerlendirmelerini tamamlamış ve ortaya çıkan iyileştirmeye açık alanlar için iyileştirme planları yapma aşamasına gelmişlerdir. Diğer birimlerde özdeğerlendirme çalışmaları devam etmektedir. TKY uygulamalarında hedef okulda/sınıfta kaliteyi artırmaktır. Bu sebeple Bakanlığımıza bağlı okul/kurumların biran önce TKY anlayışı ile yönetilir hale gelmesi gerekmektedir. Yönerge eki Projede; TKY uygulamalarının taşraya yaygınlaştırılmasının okul/kurumların bağlı olduğu birimlerce yapılacağı belirtilmişti. Ancak; uygulamalarda yöntem birliğinin sağlanabilmesi ve kaynakların ortak, etkili ve verimli kullanılabilmesi için ortak bir proje hazırlama zorunluluğu doğmuştur. 2. AMAÇ Toplam Kalite Yönetimi anlayışını Bakanlığa bağlı her derece ve türdeki okul/kurumlara yaygınlaştırmaktır. 3. KAPSAM Milli Eğitim Bakanlığına bağlı her derece ve türdeki okul/kurumlar 4. DAYANAK Kasım 1999 tarih ve 2506 sayılı Tebliğler Dergisinde yayınlanan Toplam Kalite Yönetimi Uygulama Yönergesi 5. TANIMLAR Bu projede geçen; a) Bakanlık: Milli Eğitim Bakanlığını, b) Kalite Kurulu: Yönergede belirtilen kurulu, c) Kalite Geliştirme Ekibi: Yönergede belirtilen ekibi, 12
d) Okul/Kurum: Millî Eğitim Bakanlığı Taşra teşkilatında yer alan her derece ve türdeki örgün ve yaygın eğitim kurumları ile il/ilçe milli eğitim müdürlükleri, öğretmenevi, sağlık eğitim merkezi vb. diğer kurumları, e) Özdeğerlendirme: Bir okul/kurumun amaçlarına ulaşmak için yürüttüğü tüm faaliyetlerini TKY nin temel unsurlarını esas alan bir modelle kıyaslayarak birimin kuvvetli ve zayıf yönlerine bağlı olarak iyileştirme fırsatlarının sistematik bir şekilde tespit edilmesini, f) Yönerge: Kasım 1999 tarih ve 2506 sayılı Tebliğiler Dergisinde yayımlanan Toplam Kalite Yönetimi Uygulama Yönergesini ifade eder. 6. İLKELER Proje bir plan ve program çerçevesinde uygulanır. Projenin uygulanmasından Bakanlık merkez teşkilatı birimleri birinci derecede sorumludur. Yaygınlaştırmada, illerde formatörlerden azami ölçüde yararlanılır. Formatörlerin ve okul/kurum personelinin Toplam Kalite Yönetimi kapsamında eğitim ihtiyaçları belirlenerek bunların karşılanmasına yönelik eğitimlerde süreklilik sağlanır. Yürütülen faaliyetler sürekli izlenerek iş başarım durumu tespit edilir ve yeni uygulamalara ışık tutacak değerlendirmeler sistematik olarak yapılır. Bakanlık müfettişleri ve ilköğretim müfettişleri yaptıkları iş sebebiyle TKY anlayışının yaygınlaştırılmasında kritik konumdadırlar. Bu sebeple yaygınlaştırmada onların okul/kurumlara yönelik yaptıkları rehberlik ve değerlendirme çalışmalarından azami ölçüde yararlanılır. Üniversite, sivil toplum örgütü ve araştırma kurumlarından projeye destek olabileceklerle işbirliği yapılır. 7. UYGULAMA Uygulamalar aşağıda belirtilen alt başlıklar çerçevesinde yürütülür. 7.1. Sorumluluklar ve İşbirlikleri Uygulama kapsamında sorumlulukların açıkça belirlenmesi ve ilgili kurum ve kuruluşlarla işbirliği yapılması, uygulama sonuçlarının izlenerek değerlendirilmesi projenin başarısının ön koşuludur. 7.1.1. MEB Merkez Teşkilatı Merkez teşkilatı birimleri, TKY anlayışının taşraya yaygınlaştırılması aşamasında kendisine bağlı okul ve kurumlardaki TKY uygulamalarından ve bu kapsamda hazırlanan projenin; uygulanması, izlenmesi, değerlendirilmesi ile okul/kurumlara yönelik her türlü danışmanlık ve rehberlik hizmetlerinden sorumludurlar. Ayrıca birimler; Merkez teşkilatı eğitici ekibini oluşturmak, Eğitici ekibin eğitimini yapmak, Formatör adaylarının eğitimini yapmak, Formatör adaylarını değerlendirerek asil formatörleri belirlemek, İl milli eğitim müdürlüklerince yıllık olarak gönderilen durum raporlarını değerlendirmek, Formatörler için tazeleme eğitimleri yapmak görevlerini yürütürler. TKY Uygulama Yönergesi ve eki TKY Uygulama Projesi çerçevesinde Bakanlık merkez teşkilatında oluşturulan organizasyona Proje İzleme ve Değerlendirme Kurulu ile Eğitimde Kalite Hareketi Yürütme Kurulu adıyla iki yeni kurul eklenir. Kurulların Oluşumu ve Görevleri Proje İzleme ve Değerlendirme Kurulu; Müsteşarın başkanlığında bir Müsteşar Yardımcısı, Personel Genel Müdürü ve Personel Genel Müdürlüğünden bir Daire (YÖDGED) Başkanı ndan oluşur. Proje İzleme ve Değerlendirme Kurulu aşağıdaki görevleri yürütür: Uygulama politika ve stratejilerini belirlemek. Merkez ve taşra teşkilatında TKY uygulamalarını izleme ve değerlendirme çalışmaları yapmak. TKY nin eğitim sistemine entegrasyonunu sağlamak için gerekli araştırma ve 13
geliştirme çalışmalarını yapmak üzere ekipler oluşturmak. Toplam Kalite Yönetimi Uygulama Projesi Koordinasyon Kurulunca alınan kararların uygulanması için gerekli tedbirleri almak. Eğitimde Kalite Hareketi Yürütme Kurulu, Bakanlık merkez teşkilatı birimlerinin kalite geliştirme ekibi yöneticilerinden oluşur. Ancak, belirlenen gündeme göre toplantı KGE üyelerinin tamamının katılımı ile yapılabileceği gibi bir kısmının katımı ile de yapılabilir. Toplantının gündemi ve bu gündeme göre toplantıya hangi birimlerin KGE yöneticilerinin davet edileceği Personel Genel Müdürlüğünce belirlenir. Bu kurul; TKY Uygulamalarına ilişkin deneyim paylaşımı TKY Uygulamalarında yaşanan problemlere ilişkin çözüm önerilerinin geliştirilmesi Eğitici ekibin önerileri doğrultusunda TKY anlayışının yaygınlaştırılması sürecinde kullanılacak Eğitim Seti nin oluşturulması ve geliştirilmesi konuları için üç ayda bir toplanır. Her iki kurulun sekretarya görevini Personel Genel Müdürlüğü (YÖDGED) yürütür. 7.1.2. Mili Eğitim Müdürlükleri İl/ilçe milli eğitim müdürlükleri, kendi bölgelerindeki TKY uygulamalarının planlanması, uygulanması, değerlendirilmesi ve izlenmesinden sorumludurlar. TKY ile ilgili söz konusu faaliyetler İl/ilçe milli eğitim müdürlüklerinde oluşturulan kalite kurulu aracılığıyla yürütülür. İl/ilçe kalite kurulu Yönerge ve TKY Uygulama Projesinde belirtilen görevlerin yananda aşağıda belirtilen görevleri de yürütür: Sorumluluk alanlarında TKY ve Mükemmellik Modeli eğitimlerini planlar ve uygulanmasını sağlar. Okul ve kurumlardan altı ayda bir Ek-1 de yer alan formu kullanarak durum raporları ister. İl kalite kurulu, her eğitim öğretim yılının sonunda ildeki TKY uygulamalarının sonuçlarını Ek-2 de yer alan formu kullanarak değerlendirir ve okul/kurumların bağlı olduğu Bakanlık birimine gönderir. 7.1.3. Okul/kurumlar Okul ve kurumlar Proje çerçevesinde aşağıda belirtilen faaliyetleri yürütür: Kalite kurulu ve kalite geliştirme ekibini (OGYE) oluşturmak. İl formatörlerince verilecek TKY ve Özdeğerlendirme konulu seminere katılacak temsilcisini belirlemek. Okul/kurum temsilcisinin aldığı eğitimin tüm çalışanlarla paylaşılmasını sağlamak. Mükemmellik Modeli kriterlerini esas alarak kriter ekiplerini oluşturmak. Kriter ekiplerinin elde ettiği veriler doğrultusunda okul/kurumun özdeğerlendirmesini yapmak. Özdeğerlendirme sonucunda ortaya çıkan iyileştirmeye açık alanların önceliklendirmesini yapmak. İyileştirme planlarını yapmak ve uygulamak. TKY işlem basamakları ve sorumlularının belirtildiği zaman çizelgesi formuyla (Ek-3) uygulamaları takip etmek. İl/ilçe milli eğitim müdürlüğüne altı ayda bir Ek-1 de yer alan formu kullanarak durum raporu sunmak. 7.1.4. Üniversite, Araştırma Kurumları ve Sivil Toplum Örgütleri TKY felsefesi doğrultusunda ortak aklın kullanılması ve kurum/kuruluşların bilgi birikimlerinden yararlanılması amacıyla, üniversiteler ve sivil toplum örgütleriyle işbirliği yapılarak eğitimde kalitenin artırılmasına çalışılır. Milli eğitim müdürlükleri TKY uygulama sürecinde her türlü eğitim, danışmanlık ve araştırma hizmetleri için üniversite, araştırma kurumları ve TKY uygulama sürecinde katkısına inanılan sivil toplum örgütleri ile işbirliği yapabilir. 14
8. EĞİTİCİ EKİP VE FORMATÖR KAYNAĞI Eğitici ekip, merkez teşkilatı birimlerinden taşrada teşkilatı olan birimler arasından seçilecek 40 kişiden oluşur. Personel Genel Müdürlüğü birimlerin kontenjanlarını belirler. Birimlerin KK ve KGE ekipleri de kendilerine tanınan kontenjan kadar personeli Ek-4 te yer alan görev tanımına uygun olarak seçer ve görevlendirir. Formatör sayısı illerin büyüklükleri dikkate alınarak belirlenir. Bu çerçevede; İstanbul için 10, Ankara, İzmir, Adana illeri için 6, Büyükşehir statüsündeki diğer iller için 4, ve diğer iller için ise 2 formatör kontenjanı belirlenmiştir. Ancak bu adaylardan yapılacak eğitimlerin sonunda başarılı olanlar formatör olarak görevlendirilir. Formatörlerin değerlendirilmesini Personel Genel Müdürlüğü yapar. Formatörlerin belirlenmesinden il milli eğitim müdürlükleri sorumludur. Millî Eğitim Müdürlükleri bulundukları ilde görev yapan her derece ve türdeki okul/kurum arasından seçim yaparak formatör belirleyebilir. Formatörlerin hangi nitelikte olması gerektiği ve yürüteceği görevler Ek-5 te bulunan görev tanımında yer almaktadır. 9. EĞİTİM TAKVİMİ Formatör eğitimleri konusunda takvim aşağıda belirtildiği şekilde gerçekleştirilecektir. Tarih Yer Katılımcı Sayısı A Grubu (İl formatörleri) B Grubu (İl formatörleri) 25 Haziran-06 Temmuz 2001 Yalova 40 41 Tarih Yer Katılımcı Sayısı A Grubu (İl formatörleri) B Grubu (İl formatörleri) 13-24 Ağustos 2001 Yalova 40 41 Tarih Yer Katılımcı Sayısı A Grubu (Eğitici Ekip) B Grubu (İl formatörleri)...eylül 2001 Yalova 40 40 10. MALİYET Projenin maliyeti genel bütçe veya 3418 sayılı yasa ile sağlanan ek kaynaktan karşılanacaktır. 15
Okul/Kurum Adı : Ait Olduğu Dönem: EK-1 TKY İZLEME VE DEĞERLENDİRME FORMU (*) TKY UYGULAMA İŞLEM BASAMAKLARI GERÇEKLEŞTİ GERÇEKLEŞMEDİ AÇIKLAMA 1. Kalite Kurulu (KK) ve Kalite Geliştirme Ekibi (KGE) / Okul Gelişim Yönetim Ekibi (OGYE) Oluşturulması (**) 2. Okul/Kurum (O/K)Temsilcisinin (KGE Yöneticisi) Belirlenmesi 3. Okul/Kurum Temsilcisinin Eğitimi 4. Okul/Kurumun Stratejik Planının Hazırlanması ve Gelişim Hedeflerinin Belirlenmesi 5. Özdeğerlendirmenin Yapılması A) TKY ve Özdeğerlendirme Uygulamalarına İlişkin Olarak O/K Personelinin Bilgilendirilmesi B) Kriter Ekiplerinin Oluşturulması C) Kriter Ekiplerinin Eğitimi D) Mükemmellik Modeli Kriterlerinin Alt Alanlarının Kuruma Uyarlanması E) Veri Toplama Yöntem ve Araçlarının (Soru Demeti,Gözlem, Belge İnceleme vb.) Oluşturulması F) Verilerin Toplanması G)Verilerin Değerlendirilerek; 1)Kuvvetli Yönlerin Belirlenmesi 2)İyileştirmeye Açık Alanların Belirlenmesi H) Uzlaşım Toplantısının Yapılması (İyileştirme Planında Yer Alacak Konuların Belirlenmesi) ve Kalite Kuruluna/OGYE) Sunulması 6. Özdeğerlendirme Sonuçlarına Göre İyileştirmeye Açık Alanların Önceliklendirilmesi ve İyileştirme Ekiplerinin (Çalışma Grubu) Oluşturulması 7. Okul/Kurumun İyileştirme Planlarının Hazırlanması 8. İyileştirme Planları Doğrultusunda Yıllık Okul/Kurum Gelişim Planının Hazırlanması 9. Yıllık Okul /Kurum Gelişim Planının Uygulanması 10. Gözden Geçirme (Biçimlendirici Değerlendirme) 11. Düzeltilmiş Yıllık Okul /Kurum Gelişim Planının Uygulanması 12. Son Değerlendirme ve Rapor Yazımı (*) 6 ayda bir (Aralık, Haziran) okul/kurumlarca doldurularak il/ilçe millî eğitim müdürlüklerine gönderilir. (**) Okullarda KK ve KGE nin görevlerini OGYE yürütür. 16
İLÇE (*) : İL (**) : TKY UYGULAMA İŞLEM BASAMAKLARI EK-2 YILLIK TKY İZLEME VE DEĞERLENDİRME FORMU...YILI...DÖNEMİ Okul /Kurum (O/K) Türü Adı: Bakanlıkta Formun Gönderileceği Birimin Adı: AÇIKLAMA İl/İlçede O/K Sayısı: Gerçekleşemeyen O/K Sayısı 1. Kalite Kurulu (KK) ve Kalite Geliştirme Ekibi (KGE) / Okul Gelişim Yönetim Ekibi (OGYE) Oluşturulması 2. Okul/Kurum (O/K)Temsilcisinin (KGE Yöneticisi) Belirlenmesi 3. Okul/Kurum Temsilcisinin Eğitimi 4. Okul/Kurumun Stratejik Planının Hazırlanması ve Gelişim Hedeflerinin Belirlenmesi 5. Özdeğerlendirmenin Yapılması A) TKY ve Özdeğerlendirme Uygulamalarına İlişkin Olarak O/K Personelinin Bilgilendirilmesi B) Kriter Ekiplerinin Oluşturulması C) Kriter Ekiplerinin Eğitimi D) Mükemmellik Modeli Kriterlerinin Alt Alanlarının Kuruma Uyarlanması E) Veri Toplama Yöntem ve Araçlarının (Soru Demeti,Gözlem, Belge İnceleme vb.) Oluşturulması F) Verilerin Toplanması G)Verilerin Değerlendirilerek; 1)Kuvvetli Yönlerin Belirlenmesi 2)İyileştirmeye Açık Alanların Belirlenmesi H) Uzlaşım Toplantısının Yapılması (İyileştirme Planında Yer Alacak Konuların Belirlenmesi) ve Kalite Kuruluna/OGYE) Sunulması 6. Özdeğerlendirme Sonuçlarına Göre İyileştirmeye Açık Alanların Önceliklendirilmesi ve İyileştirme Ekiplerinin (Çalışma Grubu) Oluşturulması 7. Okul/Kurumun İyileştirme Planlarının Hazırlanması 8. İyileştirme Planları Doğrultusunda Yıllık Okul/Kurum Gelişim Planının Hazırlanması 9. Yıllık Okul /Kurum Gelişim Planının Uygulanması 10.Gözden Geçirme (Biçimlendirici Değerlendirme) 11. Düzeltilmiş Yıllık Okul /Kurum Gelişim Planının Uygulanması 12. Son Değerlendirme ve Rapor Yazımı (*) Bu form ilçe millî eğitim müdürlüğü KK/KGE tarafından yılda bir kez (Haziran Ayı) doldurulur ve il millî eğitim müdürlüğü KK na gönderilir. (**) Bu form il millî eğitim müdürlüğü KK/KGE tarafından yılda bir kez (Temmuz Ayı) tüm ili esas alarak doldurulur ve okul/kurumun bağlı olduğu Bakanlık birimine gönderilir. 17
EK-3 18
EK-4 EĞİTİCİ GÖREV TANIMI 1 2 3 GÖREVİN ADI SINIFI Eğitici (Birimlerin Kalite Kurulu ve Kalite Geliştirme Ekipleri tarafından seçilenler) GÖREVİN ÖZETİ Toplam kalite yönetimi (TKY) anlayışının Millî Eğitim Bakanlığı na bağlı tüm kurum, kuruluş ve okullarda yaygınlaştırılması sürecinde kendisine verilen TKY ve EFQM (Avrupa Kalite Yönetimi Vakfı) Mükemmellik Modeli eğitimlerini alır. Formatör yetiştirme eğitimi faaliyetlerine öğretim görevlisi olarak katılır. Formatörlere danışmanlık yapar. Yaptığı çalışmaları istenildiği zaman rapor halinde Eğitimde Kalite Hareketi Yürütme Kurulu na sunar. 4 RAPOR VERECEĞİ ÜST BİRİMLER Eğitimde Kalite Hareketi Yürütme Kurulu 5 GÖREVİN GEREKTİRDİĞİ NİTELİKLER 1) Eğitim Yüksek öğrenimli olmak Tercih: Eğitim yönetimi, kamu yönetimi alanlarında yüksek lisans veya doktora yapmış olmak Yabancı dil bilmek 2) Tecrübe, mesleki eğitim, sertifika vb. En az 30 yaşında olmak Memuriyetteki kıdemi en az 5 yıl olmak Millî Eğitim Bakanlığı nın yapısını ve mevzuatını bilmek Tercih: Öğretim görevlisi olarak seminer ve kurslarda görev almış olmak Öğretim yöntem ve tekniklerini bilmek ve kullanabilmek TKY ve EFQM Mükemmellik Modeli seminerlerine katılmış olmak TKY uygulamaları ile ilgili deneyimi olmak 3) Kişisel Özellikler Bu göreve alınacak kişilerde; Türkçe yi doğru ve güzel konuşabilme, İkna kabiliyeti yüksek olma, Yeniliklere açık ve yaratıcı olma, Grup çalışmasına yatkın olma ve gerektiğinde grubu yönlendirebilme, Ortak aklı kullanabilme, Temsil yeteneğine sahip olma, İyi insan ilişkileri kurabilme, Kendisi ile barışık ve eleştiriye açık olma, Eğitim yönetimi alanında bilgi ve tecrübe sahibi olma özellikleri aranır. 6 Bilgisayar bilmek GEREKEN BECERİLER 7 ÇALIŞMA KOŞULLARI Seyahate engel bir durumu bulunmamak 8 GÖREV LİSTESİ 1. TKY felsefesi ve ilkeleri, EFQM (Avrupa Kalite Yönetimi Vakfı) Mükemmellik Modeli ve eğitimde toplam kalite konularında verilecek eğitimi alır. 2. TKY yaygınlaştırma sürecinde kullanılacak Eğitim Seti nin oluşturulması konusunda Eğitimde Kalite Hareketi Yürütme Kurulu na öneride bulunur. 3. Formatörlere TKY felsefesi ve ilkeleri, EFQM Mükemmellik Modeli eğitimlerini verir. 4. İzleme ve değerlendirme toplantılarına katılır ve rapor hazırlar. 5. Formatör adaylarına ilişkin değerlendirme raporunu Eğitimde Kalite Hareketi Yürütme Kurulu na sunar. 6. İl/İlçe Millî Eğitim Müdürlerine yönelik düzenlenecek TKY ve Mükemmellik Modeli Bilgilendirme Semineri eğitimlerini verir. 7. EFQM Mükemmellik Modelini gözden geçirme ve Ulusal Eğitim Modeli oluşturulmasına katkıda bulunur. 8. Çalışmaları ve sonuçlarıyla ilgili rapor hazırlar, Eğitimde Kalite Hareketi Yürütme Kurulu na sunar. 19
1 GÖREVİN ADI EK-5 FORMATÖR GÖREV TANIMI Formatör 2 SINIFI Millî Eğitim Bakanlığı kurumları içinde belirlenen ilkelere uygun (yönetici, öğretmen, doktor, müfettiş vb.) kişiler arasından seçilir. 3 4 GÖREVİN ÖZETİ Toplam kalite yönetimi (TKY) anlayışının Millî Eğitim Bakanlığı na bağlı tüm kurum, kuruluş ve okullarda yaygınlaştırılması ve eğitimde kalitenin yükseltilmesi sürecinde kendisine verilen alanda TKY eğitim faaliyetlerini yürütür. Eğitim öğretim faaliyetlerinin daha verimli ve daha etkin bir hale getirilmesi için kurum/okul yöneticilerine danışmanlık yapar, sonuçlarını değerlendirir. Kaynakların en verimli ve etkin şekilde kullanılması için gereken tedbirleri alır. Ekip çalışması yapar. Yaptığı çalışmaları istenildiği zaman rapor halinde sunar. RAPOR VERECEĞİ ÜST BİRİMLER 5 GÖREVİN GEREKTİRDİĞİ NİTELİKLER 1) Eğitim 2) Tecrübe, mesleki eğitim, sertifika vb. İl/İlçe Millî Eğitim Müdürlüğü Eğitimde Kalite Hareketi Yürütme Kurulu Yüksek öğrenimli olmak Tercih: Eğitim yönetimi, kamu yönetimi alanlarında yüksek lisans veya doktora yapmış olmak Yabancı dil bilmek En az 30 yaşında olmak Memuriyetteki kıdemi en az 5 yıl olmak Millî Eğitim Bakanlığı nın yapısını ve mevzuatını bilmek Tercih: Öğretim görevlisi olarak seminer ve kurslarda görev almış olmak Öğretim yöntem ve tekniklerini bilmek ve kullanabilmek TKY seminerlerine katılmış olmak TKY uygulamaları ile ilgili deneyimi olmak 3) Kişisel Özellikler Bu göreve alınacak kişilerde; Türkçe yi doğru ve güzel konuşabilme, İkna kabiliyeti yüksek olma, Yeniliklere açık ve yaratıcı olma, Grup çalışmasına yatkın olma ve gerektiğinde grubu yönlendirebilme, Ortak aklı kullanabilme, Temsil yeteneğine sahip olma, İyi insan ilişkileri kurabilme, Kendisi ile barışık ve eleştiriye açık olma, Eğitim yönetimi alanında bilgi ve tecrübe sahibi olma özellikleri aranır. 6 Bilgisayar bilmek GEREKEN BECERİLER 7 ÇALIŞMA KOŞULLARI Seyahate engel bir durumu bulunmamak 8 GÖREV LİSTESİ 1. TKY felsefesi ve ilkeleri, EFQM (Avrupa Kalite Yönetimi Vakfı) Mükemmellik Modeli ve eğitimde toplam kalite konularında eğiticilerin vereceği eğitimi alır. 2. TKY felsefesi ve ilkeleri, EFQM Mükemmellik Modeli nin okul/kurum bazında eğitimlerini verir. 3. İl/İlçe tarafından organize edilen EFQM Mükemmellik Modeli eğitimlerini verir. 4. İl çapında yapılacak izleme ve değerlendirme toplantılarına katılır. 5. Çalışmaları ve sonuçlarıyla ilgili raporları hazırlar ve ilgili yerlere gönderir. 20