KALİTE GÜVENCE VE GELİŞTİRME PROGRAMI

Transkript

1 T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI İç Denetim Birimi Başkanlığı KALİTE GÜVENCE VE GELİŞTİRME PROGRAMI 2015

2 İÇİNDEKİLER BİRİNCİ BÖLÜM... 1 Genel Hükümler... 1 Amaç ve kapsam... 1 Hukukî dayanak... 1 Tanımlar... 1 İKİNCİ BÖLÜM... 2 İç Değerlendirmeler Sürekli İzleme... 2 Denetim politika ve prosedürlerinin oluşturulması... 2 Denetim faaliyetlerinin metodolojiye uygun olarak gerçekleştirilmesi... 2 Denetimin gözetimi faaliyeti... 2 İç denetimin değerlendirilmesi... 2 Başkanın denetim gözetimi... 2 Başkanlığın performans göstergeleri... 3 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM... 3 İç Değerlendirmeler Dönemsel Gözden Geçirme... 3 Dönemsel gözden geçirme faaliyetleri... 3 Raporlama... 5 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM... 5 Dış Değerlendirmeler... 5 Dış değerlendirme faaliyetleri... 5 BEŞİNCİ BÖLÜM... 5 Yürürlük ve Yürütme... 5 Programın gözden geçirilmesi... 5 Yürürlük... 5 Yürütme... 6

3 BİRİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler Amaç ve kapsam MADDE 1 (1) Bu Programın amacı, Bakanlığımızda yürütülen iç denetim faaliyetinin Kamu İç Denetim Standartları, Kamu İç Denetçileri Meslek Ahlak Kuralları ve diğer yasal düzenlemelere uygun ve etkin bir şekilde yürütülmesi, bu suretle kalitesinin güvence altına alınması ve geliştirilmesi konusunda Müsteşar ve bu faaliyetten faydalanan taraflara makul bir güvence sağlamaktır. (2) Kalite Güvence ve Geliştirme Programı, Başkanlık bünyesinde yapılacak iç değerlendirmeler ve Kurul tarafından en az beş yılda bir yaptırılacak dış değerlendirmelerden oluşur ve danışmanlık hizmetleri dahil iç denetim faaliyetlerinin tüm yönlerini kapsar ve standartlara uygunluğunu sürekli gözler. (3) Müsteşar, Başkan ve iç denetçilerin Programa uymaları zorunludur. Hukukî dayanak MADDE 2 (1) Bu Program, Kanunun 65 inci maddesine dayanılarak hazırlanan İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 12/g maddesi uyarınca hazırlanmıştır. (2) Bu Programın hazırlanmasında, İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından 15 Ekim 2011 günlü, sayılı Resmi Gazetede yayımlanan İç Denetim Kalite Güvence ve Geliştirme Programı esas alınmıştır. Tanımlar MADDE 3 (1) Bu Programda geçen; a) Bakan: Gümrük ve Ticaret Bakanını, b) Bakanlık: Gümrük ve Ticaret Bakanlığını, c) Başkan: İç Denetim Birimi Başkanını, ç) Başkanlık: Başkan, başkan yardımcısı ve iç denetçiler ile büro personelinden oluşan İç Denetim Birimi Başkanlığını, d) Denetim Gözetim Sorumlusu (DGS): Her iç denetim faaliyetinin denetim standartlarına uygun olarak planlanması, yürütülmesi ve raporlanmasını gözetmek amacıyla Başkan tarafından görevlendirilen kıdemli iç denetçiyi, e) Denetim Standartları: Kamu İç Denetimi Standartları (KİDS) ve Uluslararası İç Denetçiler Enstitüsü tarafından yayımlanan İç Denetim Mesleki Uygulama Standartlarını, f) Etik Kurallar: Uluslararası genel kabul görmüş etik kurallarla uyumlu olarak İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen Kamu İç Denetçileri Meslek Ahlak Kuralları ile Denetim Görevlilerinin Uyacakları Meslekî Etik Davranış İlkeleri Hakkında Yönetmelikte belirtilen etik kuralları, g) İç Denetçi: Yönerge ve ilgili mevzuat çerçevesinde iç denetim faaliyetlerini gerçekleştirmekle yetkili, görevli ve sorumlu, her düzeyde sertifika sahibi iç denetçileri, ğ) İç Denetim: Bakanlığın çalışmalarına değer katmak ve geliştirmek için kaynakların ekonomiklik, etkililik ve verimlilik esaslarına göre yönetilip yönetilmediğini değerlendirmek ve rehberlik yapmak amacıyla yapılan bağımsız, nesnel güvence sağlama ve danışmanlık faaliyetini, h) Kanun: 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununu, ı) Kalite Güvence ve Geliştirme Programı: İç denetim birimince ve İç Denetim Koordinasyon Kurulunca, ilgili kamu idaresinde yürütülen iç denetim faaliyetinin tüm yönleriyle değerlendirilmesi, standartlara ve etik kurallara uygunluğunun izlenmesi ve geliştirilmesine ilişkin programı, i) Kurul: İç Denetim Koordinasyon Kurulunu, j) Müsteşar: Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Müsteşarını, k) Program: Kalite Güvence ve Geliştirme Programını, GTB Kalite Güvence ve Geliştirme Programı 1/6

4 l) Rehber: Kamu İç Denetim Rehberini (KİDR), m) Yönerge: Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Denetim Yönergesini, n) Yönetmelik: İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliği, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM İç Değerlendirmeler Sürekli İzleme Denetim politika ve prosedürlerinin oluşturulması MADDE 4 (1) Başkanlıkça her bir görevin planlama, saha çalışması ve raporlanmasında standartlara uyumu sağlamak bakımından yazılı olarak denetim ilke ve amaçları belirlenir, politika ve prosedürler oluşturulur. Bu politika ve prosedürler düzenli olarak gözden geçirilir. Denetim faaliyetlerinin metodolojiye uygun olarak gerçekleştirilmesi MADDE 5 (1) Görevler sırasında düzenlenen çalışma kağıtları arasında referanslama yapılır. Denetimin gözetimi faaliyeti MADDE 6 (1) Başkan, Kalite Güvence ve Geliştirme Programı kapsamında, her bir denetim görevinin denetim ve raporlama standartları ile rehberlere uygun olarak yürütülmesini sağlamak amacıyla kıdemli bir iç denetçiyi, denetimin gözetim sorumlusu olarak görevlendirir. Başkanlıkta yeterli sayı ve sertifika düzeyine sahip iç denetçi bulunmaması halinde denetimin gözetimi faaliyeti, bizzat Başkan tarafından yürütülür. (2) Denetimin gözetimi faaliyeti; a) Çalışma planının yeterli risk analizine dayandırılıp dayandırılmadığı, b) Görev iş programında belirlenen denetim testlerinin denetim amaçlarının gerçekleştirilmesi için yeterli olup olmadığı, c) Görev iş programında yer alan testlerin uygulanıp uygulanmadığı ve denetim sonuçlarına dayanak teşkil eden bilgilerin kayıtlı hale getirilip getirilmediği, ç) Risklerin denetlenmesi için uygun test tekniklerinin kullanılıp kullanılmadığı, d) Denetim sonucunda ortaya konulan tespit ve önerilerle ilgili kanıtların yeterli olup olmadığı, yetersiz ise bunlarla ilgili olarak ilave incelemelerin gerekli olup olmadığı, e) Raporda uygulanabilir önerilere ve eylem planlarına yer verilip verilmediği, hususlarında değerlendirme yapmak ve ilgili iç denetçiden gerekli düzeltmeleri istemek görev ve yetkilerini kapsar. (3) Yukarıda belirtilen konularda eksiklikler olduğunun düşünülmesi halinde, söz konusu eksikliklerin ilgili iç denetçiler tarafından giderilmesi gerekir. Ancak ilgili iç denetçi ile DGS arasında görüş ayrılığı bulunması halinde, gerekli açıklamalar çalışma kâğıtları aracılığıyla kayıt altına alınır. Böyle bir görüş ayrılığı olması durumunda Başkanın vereceği karar doğrultusunda işlem yapılır. İç denetimin değerlendirilmesi MADDE 7 (1) Denetimler sonrası, denetlenen birimce denetim değerlendirme formunun (KİDR, Örnek 1) doldurulması esastır. (2) Söz konusu formdan elde edilen sonuçlar iç denetim faaliyetlerinin etkinliğinin artırılması için göz önünde bulundurulur. Başkanın denetim gözetimi MADDE 8 (1) Denetim sonucu düzenlenen her rapor Müsteşara sunulmadan önce Başkan tarafından rapor gözden geçirme kontrol listesi (KİDR, Örnek 15) marifetiyle gözden geçirilir. GTB Kalite Güvence ve Geliştirme Programı 2/6

5 Başkanlığın performans göstergeleri MADDE 9 (1) Başkanlığın faaliyetleri aşağıda belirlenen performans göstergeleri çerçevesinde değerlendirilir ve bu göstergelerin gerçekleşme sonuçlarına iç denetim faaliyet raporunda yer verilir. a) Uluslararası sertifika sahibi olan iç denetçilerin oranı (% 50), b) Kabul edilen (uzlaşılan) önerilerin oranı (% 70) 1, c) Önerilerin gerçekleşme oranı (% 70), ç) Denetim değerlendirme formu olumlu olan denetimlerin oranı (% 70), d) Denetim programının gerçekleşme oranı (% 70) 2 Denetim değerlendirme formunun olumlu/olumsuz olarak değerlendirilmesine ilişkin hesaplama yöntemi (Ek-1) de yer alan tabloda belirtilmiştir. (2) Başkanlıkça bu göstergeler her yıl gözden geçirilir. Başkan, önemli sapma bulunan Başkanlık performansının iyileştirilmesine yönelik gerekli önlemleri almakla sorumludur. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM İç Değerlendirmeler Dönemsel Gözden Geçirme Dönemsel gözden geçirme faaliyetleri MADDE 10- (1) Başkanlıkça iç denetim faaliyetinin Yönerge hükümleri, Kamu İç Denetim Standartları ve meslek ahlak kurallarına uyumunun değerlendirilmesi ve iç denetim hizmetlerinden faydalanan tarafların ihtiyaçlarının etkin ve verimli bir şekilde karşılanma düzeyinin belirlenmesi amacıyla dönemsel gözden geçirme faaliyetlerinde bulunulur. (2) Dönemsel Gözden Geçirme Sistemi; İç denetim faaliyetleri, planlanması ve yönetiminin iç denetim mevzuatı, hukuk kuralları, Bakanlık amaç, hedef ve politikalarına uygunluğu, İç denetim süreçlerinin meslek standartları ve etik kurallarına uygunluğu, İç denetim faaliyetlerinin Bakanlığımız iç kontrol sistemi, risk yönetimi ve yönetim süreçleri ile faaliyetlerini geliştirilmesine katkı seviyesi, İç denetim görevi sonuçlarının izlenmesinde sağlanan etkinlik, Müsteşar, birim amirleri ile diğer kurumlardan gelen geri bildirimler ve yönetim isteklerinin sayısı, En iyi uluslararası iç denetim uygulamalarına uyum ve iç denetim faaliyetlerini geliştirme çabaları konularında gösterilen yeterlilik, Sürekli mesleki gelişim için yapılan faaliyetler, Başkanlığın ana hedefleri ve belirlenen amaçlarına ulaşma oranı, Denetim kaynağı planlama, uzmanlaşma ve personel verimliliği; denetim sürecinin maliyet etkinliğindeki artış, Denetim hakkında şikâyetlerin sayısı, İç denetimin yetkinliği, Performans göstergelerinin gerçekleşme oranları, İç denetim faaliyetleri sonuçlarının raporlanması, unsurlarını içerir. 1 Hesaplamada, denetim/danışmanlık raporunda yer alan ve eylem takvimi dahil birim ile uzlaşılan önerilerin birim ile resmi olarak paylaşılan önerilere oranı kullanılacaktır. 2 Hesaplamada, yıl içerisinde tamamlanan denetim/danışmanlık faaliyetleri dikkate alınacak olup denetim kaynağındaki zorunlu değişmeler (iç denetçilerin başka idari görevlerde görevlendirilmeleri, yurtdışı yüksek lisans vb.) nedeniyle oluşan kayda değer azalmalar sonucu ilgili programdan çıkarılan denetim/danışmanlık faaliyetlerinin performans göstergesine etkisi bulunmamaktadır. GTB Kalite Güvence ve Geliştirme Programı 3/6

6 (3) Dönemsel gözden geçirme faaliyeti, görevlendirilen kıdemli iç denetçiler tarafından gerçekleştirilir. Aynı iç denetçi iki yıl üst üste dönemsel gözden geçirme faaliyetinde görevlendirilemez. Kurum içerisinde iç denetim uygulamaları ve standartları konusunda yeterli mesleki tecrübeye sahip personel varsa, Başkanın teklifi ve Müsteşarın onayıyla bu kişi de dönemsel gözden geçirme yapmak üzere görevlendirilebilir. Yapılacak görevlendirmede; Tarafsızlık düzeyi, Standartlar ve meslek ahlak kuralları hakkında bilgi seviyesi, Teknik bilgisi, Mesleki sertifikasyonu, Kurum faaliyetleri hakkındaki bilgi seviyesi, İç değerlendirme görevine istekliliği, İnsan ilişkileri becerisi, İletişim becerisi, Muhakeme kabiliyeti, Analiz yapma ve iyileştirme önerisi sunma becerisi, Raporlama becerisi, kriterleri göz önünde bulundurulur. Dönemsel gözden geçirme değerlendirmeleri yılda en az bir kez olmak üzere her yıl aralık ayı içerisinde yapılır. İç denetim faaliyetinin büyüklüğü, gözden geçirmenin planlanan tamamlanma tarihi, çalışmanın kapsamı gibi faktörler de dikkate alınmak suretiyle yıllık iç denetim programlarının hazırlanması sırasında toplam denetim kaynağının en az on iş günü dönemsel gözden geçirme faaliyetlerine ayrılır. (4) Dönemsel gözden geçirme saha çalışmasında; belge inceleme, görüşme yapma, anket düzenleme gibi araştırma teknikleri kullanılarak uygunluk kriterlerine uyum düzeyi hakkında kanıtlar elde edilir ve yapılan çalışmalar, çalışma kağıtlarıyla kayıt altına alınarak iç değerlendirme dosyasında muhafaza edilir. (5) Çalışmalar kapsamında üst yöneticiler ile görüşmelerde bulunulur. Yapılacak görüşmelerde (Ek-2) de yar alan Örnek Sorular dan yararlanılır. (6) Saha çalışmalarında iç denetim faaliyetinin standartlar ve meslek ahlak kurallarına uyum düzeyi hakkında değerlendirmeler yapılır. Bunun yanı sıra iç denetim faaliyetinin yasal düzenlemelere ve Yönergeye uyumu ile katma değer sağlayacak etkin bir performansa sahip olup olmadığı da değerlendirilmelidir. Yapılacak bu değerlendirmelerde (Ek-3) te yar alan Uygunluk Kriterleri göz önüne alınır. (7) Her denetim faaliyetine ilişkin denetlenen birimlere gönderilen anket sonuçları, gözden geçirmekle görevli kişi tarafından değerlendirilerek paydaşların iç denetim faaliyetinin performansına ilişkin görüşleri öğrenilmelidir. Denetim sonuçlarına ilişkin anket uygulamasının yapılmamış olması halinde gözden geçirmeyi yapan kişi, son bir yıl içerisinde denetime tabi tutulmuş veya danışmanlık hizmetlerinden yararlanmış birim yöneticilerine anketler uygulayarak memnuniyet düzeyleri hakkında geri bildirim alır. (8) Yapılacak dönemsel gözden geçirmede Başkanlığın mevcut durumu; 1) Organizasyon yapısı 2) İnsan kaynakları 3) İş yapma biçimi 4) Bilgi teknolojileri 5) İletişim ve raporlama 6) Performans değerlendirmesi ana konuları kapsamında ortaya konulur. (9) Dönemsel gözden geçirme sürecinin görevlendirme bildirimi, saha çalışması, raporlama aşamalarında KİDS, Yönerge, Rehber ve Kurulun İç Denetim Kalite Güvence ve Geliştirme Programında yer alan metodoloji esas alınır. Çalışmalarda uluslararası standartlar ve iyi uygulama örnekleri gözetilir. GTB Kalite Güvence ve Geliştirme Programı 4/6

7 (10) Başkanlık tarafından gerçekleştirilecek izleme faaliyetleri ile kalite güvence ve geliştirme politikalarının doğru bir şekilde uygulanması sağlanır. Raporlama MADDE 11- (1) Yapılan dönemsel gözden geçirme çalışmalarının sonuçları Başkanlığa raporlanır. Raporda uygunluk kriterleri çerçevesinde iç denetim faaliyetinin genel bir değerlendirmesi yapılır ve varsa geliştirilmesi gereken alanlar için önerilerde bulunulur. İç değerlendirmelerde, önceki iç değerlendirmeler kapsamındaki önerilerin hayata geçirilip geçirilmediği de belirlenir. Raporlamada (Ek-4) te yer alan iç değerlendirme raporu örneğindeki bölümlere yer verilir. (2) Başkanlık tarafından, iç denetçiler de sürece dahil edilerek, raporda yer alan her bir bulgu ve öneri için yapılacak işlem, sorumlu olacak kişi ve uygulama takvimini içeren bir eylem planı hazırlanır. Herhangi bir düzeltici işlemin öngörülmemesi halinde, bunun nedeni açıkça ortaya konulur. Başkanlıkça eylem planında alternatif düzeltici işlemlere yer verilebilir. Rapor, eylem planı ile birlikte Müsteşar onayına sunulur. (3) İç denetim plan ve programları hazırlanırken, iç değerlendirme kapsamında yapılan öneriler ve düzeltici eylemler dikkate alınır. (4) Çalışma sonuçlarına yıllık faaliyet raporlarında yer verilir. (5) İç değerlendirme raporları ile eylem planının bir örneği bir ay içerisinde Kurula gönderilir. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Dış Değerlendirmeler Dış değerlendirme faaliyetleri MADDE 12- (1) İç denetim faaliyetinin, standartlara ve meslek ahlak kurallarına uygunluğunun, başarılı uygulama örneklerini kullanım düzeyinin, faaliyetlerin etkinliğinin ve verimliliğinin belirlenmesi amacıyla en az beş yılda bir, Kurul tarafından idare dışından belirlenen nitelikli ve bağımsız bir gözden geçirme uzmanı veya ekibi tarafından dış değerlendirme yapılması zorunludur. (2) Dış değerlendirme faaliyetleri Kurul tarafından yayımlanan İç Denetim Kalite Güvence ve Geliştirme Programı çerçevesinde yerine getirilir. (3) Dış değerlendirme raporu Başkanlık tarafından Bakana ve Müsteşara sunulur. (4) Dış değerlendirme sonucunda uyumlu sonucunun çıkması halinde bir sonraki dış değerlendirmeye kadar denetim raporlarında Kamu İç Denetim Standartlarına Uygundur ibaresi kullanılabilir. (5) Değerlendirme sonucunun kısmen uyumlu çıkması durumunda; beş yıllık süre beklenilmeksizin Başkanlığın talebi veya Kurulun gerekli görmesi halinde daha kısa bir süre içerisinde tekrar dış değerlendirme yapılabilir. (6) İç denetim plan ve programları hazırlanırken, dış değerlendirme önerileri ve düzeltici eylemleri dikkate alınır. (7) Dış değerlendirme faaliyeti sonuçlarına, yıllık faaliyet raporlarında yer verilir. BEŞİNCİ BÖLÜM Yürürlük ve Yürütme Programın gözden geçirilmesi MADDE 13- (1) Başkanlıkça Program yılda en az bir defa gözden geçirilir. İhtiyaçlar doğrultusunda yapılan değişiklikler Müsteşarın uygun görüşüne sunulur ve Kurula gönderilir. Yürürlük MADDE 14 (1) Bu Program, Müsteşarın imzasıyla yürürlüğe girer. GTB Kalite Güvence ve Geliştirme Programı 5/6

8 Yürütme MADDE 15 (1) Bu Program hükümleri Müsteşar tarafından yürütülür. GTB Kalite Güvence ve Geliştirme Programı 6/6