AÇIKLAMALAR 1. Faaliyet Raporları 2009 yılı 01.01.2009 31.12.2009 dönemi için hazırlanacaktır. 2. Bütçe ile ödenek tahsis edilen tüm harcama birimlerince Faaliyet Raporu hazırlanacaktır. 3. Tüm Harcama Yetkilileri İç Kontrol Güvence Beyanı düzenleyeceklerdir. İç Kontrol Güvence Beyanı imzalanarak gönderilecektir. Harcama Yetkilisinin İç Kontrol Güvence Beyanının eklenmesi zorunludur. Güvence beyanının düzenlenmesinde dipnotlar dikkate alınacaktır. 4. Faaliyet Raporu, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına yazılı döküm olarak ve sgdb@adu.edu.tr e-posta adresine elektronik ortamda gönderilecektir. 5. Faaliyet Raporları Microsoft Word de hazırlanacaktır. 6. Faaliyet Raporlarının hazırlanması sırasında oluşabilecek tereddütler ile ilgili olarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığımız personeli Tuğba AKIN (Tel: 218 20 11/2016), Ülkü KAYAHARMAN (Tel: 218 20 11/1271) ile Şerafettin KURT tan (Tel: 218 20 11/1273) bilgi alınabilecektir. 7. Faaliyet Raporları en geç 12 Mart 2010 Cuma günü mesai bitimine kadar gönderilecektir.
T.C. ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 2009 YILI BİRİM FAALİYET RAPORU İÇİNDEKİLER 1
BİRİM YÖNETİCİSİNİN SUNUŞU I- GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar C- Birime İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı 2- Örgüt Yapısı 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 4- İnsan Kaynakları 5- Sunulan Hizmetler 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi D- Diğer Hususlar II- AMAÇ ve HEDEFLER A- Birimin Amaç ve Hedefleri B- Temel Politikalar ve Öncelikler C- Diğer Hususlar III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler 1- Bütçe Uygulama Sonuçları 2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar 3- Mali Denetim Sonuçları 4- Diğer Hususlar B- Performans Bilgileri 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri 2- Performans Sonuçları Tablosu 3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi 4- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi 5- Diğer Hususlar IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler B- Zayıflıklar C- Değerlendirme V- ÖNERİ VE TEDBİRLER EK: Harcama Yetkilisinin İç Kontrol Güvence Beyanı 2
BİRİM YÖNETİCİSİNİN SUNUŞU Sunuş Kurumlar, faaliyetlerini planladıkları, uyguladıkları ve uygulama sonuçlarını değerlendirdikleri takdirde neyi, ne zaman ve nasıl yaptıklarını görebilirler. Aynı şekilde gelecekte ne yapacaklarını, ne zaman yapacaklarını, ne tür yöntemler izleyeceklerini ve ulaşmak istedikleri sonucu öngörmeleri gerekir. Geçmişin değerlendirilmesi ve geleceğin öngörümlemesi şeklinde karşımıza çıkan bu süreç planlama sürecidir. Her kurumun ve kurum bünyesinde her birimin bu süreci işletmesi zorunlu hale gelmiştir. Daire Başkanlığımız 2009 Faaliyet Raporu, geçmişin değerlendirilmesi, mevcut durumun ortaya konulması ve gelecek dönemlerde gerçekleştirmeyi hedeflediğimiz faaliyetlerin görülmesini sağlayacaktır. Rapor kullanıcılarına ışık tutması dileğiyle Hatice ÇATALOĞLU Daire Başkanı 3
I- GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon Misyon Eğitim birimleri ile eşgüdüm sağlayarak planlanan eğitim-öğretim sürecinin düzenli bir şekilde yürütülmesini gerçekleştirmek; öğrencilere, mezunlara, öğretim elemanlarına ve ilişkide olduğumuz kurumlara bilgi ve belge hizmeti sunmak. Vizyon Sürekli gelişen bilgi ve teknolojileri kullanarak, güler yüzlü bir ifade ile güvenli ve mümkün olan en hızlı şekilde bilgi ve belge hizmeti sunan; öğrenci, öğretim elemanı ve personelin memnuniyetini ön plana çıkaran, ülke çapında örnek ve farklı bir birim olmak. B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar Birimin kuruluş kanunu Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Adnan Menderes Üniversitesi ile birlikte, 03.07.1992 tarihli 3837 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Hakkında 41 Sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulüne Dair 2809 Sayılı Kanun ile 78 ve 190 Sayılı Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun ve 07.10.1983 tarihli 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname hükümlerine dayanılarak kurulmuştur. Görev, yetki ve sorumluluklar Kayıt-kabulü ile ilgili gerekli işlemlerini organize etmek ve yapılmasını sağlamak, Katkı kredisi, öğrenim kredisi ve burs kazanan öğrencilerin takibini yapmak, Tüm öğrencilerin katkı payı/öğrenim ücreti kontrollerini yapmak, Öğrencilerin bilgi izleme formlarının kontrollerini yapmak, Kesin kayıtlardan sonra kayıt defterini hazırlamak, Her yıl eğitim-öğretim rehberini hazırlamak, Mezuniyete hak kazanan öğrencilerle ilgili işlemleri yapmak, Her türlü istatistiki bilgileri düzenlemek, Eğitim-öğretimle ilgili kararların uygulanmasını sağlamak Gelecek Eğitim-Öğretim Yılına ait Akademik Takvimin oluşturulmasını sağlamak, Gelecek Eğitim öğretim yılına ait Çalışma Takvimini oluşturmak ve ilgili birimlere dağıtımını sağlamak, Daire Başkanlığının Stratejik Planını, Faaliyet Raporunu, Brifing Dosyasını hazırlamak, Daire Başkanlığı kadrosunda bulunan personelin maaş/mesai işlemlerinin yapılmasını sağlamak, Taşınır Mal Yönetmeliğinin uygulanmasını sağlamak, Genel sekreterlikçe verilecek diğer görevleri yapmak. 4
C- Birime İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı 1.3- Hizmet Alanları 1.3.1. Akademik Personel Hizmet Alanları 1.3.2. İdari Personel Hizmet Alanları Sayısı (Adet) Kapalı Alanı (m 2 ) Kullanan Sayısı (Kişi) Servis 2 105 10 Çalışma Odası 2 45 3 Giriş ve sekreterlik 1 20 1 TOPLAM 5 170 14 1.4- Ambar, Arşiv ve Atölye Alanları Sayısı (Adet) Alanı (m 2 ) Ambar (Depo) 1 40 Arşiv 1 35 Atölye TOPLAM 2 75 1.5- Hastane Alanları 1.6- Taşıtlar 5
2- Örgüt Yapısı ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 1214 Sekreterya Hizmetleri Eğitim-Öğretim Şube Müdürlüğü 1214/1 Kayıt Kabul Şube Müdürlüğü 1214/2 Planlama Şube Müdürlüğü 1214/3 Eğitim-Öğretim Şube Şefliği 1214/1.1 Kayıt Kabul Şube Şefliği 1214/2.1 Planlama Şube Şefliği 1214/3.1 Yazı İşleri Servisi 1214/
3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1- Yazılımlar OBİS: Ögrenci Bilgi Sistemi Öğrenci işlerinin elektronik ortamda yürütülmesini sağlayan OBİS, Rektörlük Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, fakülteler, yüksekokullar, konservatuvar ve meslek yüksekokullarında kullanılmaktadır. OBİS ilgili personel ve danışmanlar için intranet tabanlı, öğrenciler için internet tabanlı uygulamadan oluşmaktadır. Öğrenciler online kayıttan itibaren tüm işlemlerini bu program aracılığıyla yapabilmektedirler. Önceden zaman alan öğrenci harçlarının ödenmesi, kontrolü gibi işlemlerin daha hızlı gerçekleştirilmesi için anlaşmalı banka ile karşılıklı olarak çalışma yapılmıştır. Bu sistem sayesinde öğrenciler harç ödemelerini internet bankacılığı, şubeler, ATM'ler ve telefon bankacılığı vasıtasıyla online olarak yapabilmekte ve ödemeyi yaptığı andan itibaren kayıt yenileme ve ders kaydı gibi işlemlerini gerçekleştirebilmektedirler. ÖSYM tarafından Üniversitemize yerleştirilen öğrenci bilgileri ÖSYM den alınarak OBİS e aktarılarak, özel yetenek sınavı ile kayıt yaptıran öğrenci bilgileri birimler tarafından girilerek öğrenci bilgileri veritabanı oluşturulur. Birim öğrenci işleri personeli tarafından öğrencilerin sorumlu olduğu dersler sisteme tanımlanır. Kayıt yenileme işlemi ile de öğrencinin sorumlu olduğu dersler belirlenir. Böylelikle öğrencinin ders durumu ile ilgili veritabanı oluşturulur. Sistemde yer alan bilgilere dayanılarak; devam cetveli, sınav cetveli, öğrenci belgesi, askerlik durumu belgesi, transkript, ilişik kesme belgesi, diploma, diploma eki, geçici mezuniyet belgesi gibi gerekli tüm belgelerin sistemden alınması sağlanır. Sistem üzerinden; ders işlemleri, öğrenci işlemleri, not bilgileri, staj işlemleri, harç işlemleri, ve yapılan işlerle ilgili raporlar alınabilmektedir. Sistemi kullanırken karşılaşılan sorunlar aşağıdaki şekilde listelenmiş ve belirlenen sorunlar Bilgi İşlem Daire Başkanlığına sistemde düzeltmeler yapılması isteğiyle gönderilmiştir. 1- Yeni kayıt yaptıran öğrencilerin ders atamalarında mevcut ders programında yer alan tüm derslerin yarıyıl bazında atanması, (seçmeli dersler hariç) 2- Harç yatıran/yatırmayan öğrencilerin, Üniversite/Fakülte/Yüksekokul/Bölüm/Program bazında görünmesi, Adı Soyadı, Öğrenci Numarası Yatırması Gereken, Yatırdığı, eksik-fazla ödeme tutarı şeklinde liste alınması, 3- Öğrenci Durum Bilgilerinde, Kayıt Sildiren, Yönetim Kurulu Kararı ile kaydı silinen, Yatay Geçişle ayrılan öğrencilerin, Üniversite/Fakülte/Yüksekokul/Bölüm/Program bazında görünmesi ve Adı Soyadı, Öğrenci Numarası şeklinde liste alınması, Yönetim Kurulu Kararı ile kaydı silinen öğrencilerin silme nedenleri (Başarısızlık, Devamsızlık, Kayıt Yenilememe, İki Dönem Harç Yatırmama ve Ders Kaydı Yapmama, Diğer Nedenler, menülerin açılması)belirtilmeli 4- Dikey Geçişle gelen öğrencilerin Üniversite/Fakülte/Bölüm/Program bazında Adı Soyadı, Öğrenci Numarası/sınıfı şeklinde listesinin alınması, 5- Yatay Geçişle gelen/giden öğrencilerin Üniversite/Fakülte/Yüksekokul/Bölüm/Program bazında Adı Soyadı, Öğrenci Numarası/sınıfı şeklinde listesinin alınması, 6- Okuyan öğrenci transkriptinde yer alan Erasmus öğrenci durum bilgilerinin mezun öğrenci transkriptinde de yer alması, 7- Transkriptte Toplam Kredinin görünmesi, 8- Mezun aşamasındaki öğrencinin geriye dönük ders ve not kontrolünün manuel olarak yapılmaması için; Stajını yapmayan, Eksik kredisi olan, Alması gereken derslerin tamamını almayan, Alması gereken seçmeli dersleri almayan, Mezun olma aşamasında olan öğrencilerin katkı payı eksiği olanların sistem tarafından mezun edilmemesi. 7
3.2- Bilgisayarlar Cinsi Adet Masaüstü Bilgisayar 19 Taşınabilir Bilgisayar 1 Toplam 20 3.3- Kütüphane Kaynakları 3.4- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi Adet Projeksiyon Slayt Makinesi Tepegöz Episkop Barkot Okuyucu Baskı Makinesi Fotokopi Makinesi 1 Faks 1 Fotoğraf Makinesi Kamera Televizyon Yazıcı 7 Tarayıcı 1 Müzik Seti Mikroskop DVD Toplam 10 4- İnsan Kaynakları 4.1- Akademik Personel 4.2- İdari Personel 4.2.1- İdari Personel Sayısı Kadroların Doluluk Oranına Göre SINIF Dolu Boş TOPLAM Genel İdari Hizmetler Sınıfı 13-13 Sağlık Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetleri Sınıfı Eğitim ve Öğretim Hizmetleri Sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı Din Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetli Sınıfı 1-1 TOPLAM 14-14 8
4.2.2- İdari Personel Atamaları 4.2.3- İdari Personel Unvan Değişiklikleri Eski Unvanı Yeni Unvanı Sayısı (Kişi) Memur - Daktilograf Bilgisayar İşletmeni 3 4.2.4- Üniversitemizden Ayrılan İdari Personel 4.2.5- İdari Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Yüksek Lisans ve Doktora Kişi Sayısı - 4 2 8 - Yüzde - 28,57 14,29 57,14-4.2.6- İdari Personelin Hizmet Süreleri 1-3 Yıl 4-6 Yıl 7-10 Yıl 11-15 Yıl 16-20 Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı - - 2 4 4 4 Yüzde - - 14,29 28,57 28,57 28,57 4.2.7- İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 21-25 Yaş 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51 - Üzeri Kişi Sayısı - - - 5 8 1 Yüzde - - - 35,71 57,14 7,14 4.2.8- İdari Personelin Cinsiyet İtibariyle Dağılımı SINIF Bayan Bay TOPLAM Genel İdari Hizmetler Sınıfı 8 5 13 Sağlık Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetleri Sınıfı Eğitim ve Öğretim Hizmetleri Sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı Din Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetli Sınıfı 1-1 TOPLAM 9 5 14 9
5- Sunulan Hizmetler Bilgi Hizmetleri Eğitim birimlerindeki öğrenci işleri bürosu personeline, öğrencilerin mevcut durumları ve yönetmelikle ilgili bilgi verilmesi, Öğrencilere, kendi durumları ve yönetmelikle ilgili bilgi verilmesi, Paydaşlara, mevcut durum ve ayrılan öğrencilerle ilgili konularda bilgi verilmesi, Kullanıcılara, OBİS ile ilgili bilgi verilmesi. Belge Hizmetleri Öğrenci Belgesi Transkript Belgesi Geçici Mezuniyet Belgesi Diploma Diploma Eki Diploma Yerine Geçen Belge Başarı Belgesi İlgili Makama Düzenlenen Belgeler 5.1- Eğitim-Öğretim Hizmetleri 5.1.1- Öğrenci Sayısı I. Öğretim II. Öğretim Toplam Fakülteler E K Toplam E K Toplam E K TOPLAM Eğitim 402 588 990 106 210 316 508 798 1306 Fakültesi Fen-Edebiyat 943 1228 2171 180 266 446 1123 1494 2617 Fakültesi Nazilli İ.İ.B. 977 931 1908 612 568 1180 1589 1499 3088 Fak. Tıp Fakültesi 310 223 533 - - - 310 223 533 Veteriner 320 70 390 - - - 320 70 390 Fakültesi Ziraat 484 261 745 - - - 484 261 745 Fakültesi Devlet 4 5 9 - - - 4 5 9 Konservatuarı Yüksekokullar Aydın Sağlık 44 394 438 - - - 44 394 438 Y.O. Beden Eğt ve 413 222 635 186 107 293 599 329 928 Spor Y.O. Turizm İşlt. ve 526 293 819 449 289 738 975 582 1557 Otel Y.O. TOPLAM 4423 4215 8638 1533 1440 2973 5956 5655 11611 10
Meslek Yüksek Okulları I. Öğretim II. Öğretim Toplam E K Toplam E K Toplam E K Toplam Atça M.Y.O 114 174 288 92 108 200 206 282 488 Aydın M.Y.O 866 403 1269 695 243 938 1561 646 2207 Aydın Sağlık Hizm. M.Y.O. 99 258 357 - - - 99 258 357 Bozdoğan M.Y.O 175 163 338 72 47 119 247 210 457 Çine M.Y.O 266 207 473 117 100 217 383 307 690 Didim M.Y.O 311 127 438 224 108 332 535 235 770 Karacasu M.Y.O 331 296 627 257 155 412 588 451 1039 Koçarlı M.Y.O 176 129 305 - - - 176 129 305 Kuyucak M.Y.O 309 272 581 165 187 352 474 459 933 Nazilli M.Y.O 457 361 818 270 240 510 727 601 1328 Söke M.Y.O 311 167 478 262 66 328 573 233 806 Sultanhisar M.Y.O 468 408 876 130 152 282 598 560 1158 Yenipazar M.Y.O 437 438 875 313 377 690 750 815 1565 TOPLAM 4320 3403 7723 2597 1783 4380 6917 5186 12103 Enstitüler Yüksek Lisans Doktora Toplam E K Toplam E K Toplam E K TOPLAM Sağlık Bilimleri 30 52 82 35 29 64 65 81 146 Sosyal Bilimler 101 153 254 47 36 83 148 189 337 Fen Bilimleri 89 84 173 26 31 57 115 115 230 TOPLAM 220 289 509 108 96 204 328 385 713 Eğitim- Ön Lisans Lisans Lisansüstü Öğretim Yılı E K Toplam E K Toplam E K Toplam TOPLAM 2009-2010 6917 5186 12103 5956 5655 11611 328 385 713 24427 5.1.4- Yabancı Dil Hazırlık Sınıfı Öğrenci Sayısı 2009 2010 Eğitim-Öğretim Yılı Yabancı Dil Eğitimi Gören Hazırlık Sınıfı Öğrenci Sayıları ve Oranı I. Öğretim II. Öğretim Öğrenci Sayısı E K Toplam E K Toplam I. ve II. Öğretim Toplamı Yüzde Birimin Adı Fen-Edebiyat Fakültesi 2617 14 27 41 - - - 41 1,57 Turizm İşl. ve Otelcilik Y.O. 1557 71 115 186 65 118 183 369 23,70 Didim Meslek Yüksekokulu 770 146 43 189 99 36 135 324 42,08 Karacasu Meslek Y.O. 1036 21 6 27 7 4 11 38 3,67 11
5.1.5- Öğrenci Kontenjanları ve Doluluk Oranı LİSANS Birimin Adı 2009 2010 Eğitim-Öğretim Yılı ÖSS Kontenjanı ÖSS Sonucu Yerleşen Kayıt Yaptıran Boş Kalan Doluluk Oranı (%) Eğitim Fakültesi 457 457 454 3 99,34 Fen-Edebiyat Fakültesi 763 763 752 11 98,56 Nazilli İİB Fakültesi 958 958 956 2 99,79 Tıp Fakültesi 123 123 123-100 Veteriner Fakültesi 67 67 66 1 98,51 Ziraat Fakültesi 217 215 214 3 98,62 Aydın Sağlık Yüksekokulu 114 114 114-100 Beden Eğitimi ve Spor Y.O. 123 123 123-100 Turizm İşletmeciliği Otelcilik Y.O. ve 370 370 357 13 96,49 Devlet Konservatuarı 15 3 3 12 20 TOPLAM 3207 3193 3162 45 98,60 ÖNLİSANS Birimin Adı 2009-2010 Eğitim-Öğretim Yılı ÖSS Kontenjanı ÖSS Sonucu Yerleşen Kayıt Yaptıran Boş Kalan Doluluk Oranı (%) Atça M.Y.O 420 420 399 21 95 Aydın M.Y.O 820 792 744 76 90,73 Aydın Sağlık Hizm. 120 120 119 1 99,17 M.Y.O. Bozdoğan M.Y.O 260 220 186 74 71,54 Çine M.Y.O 400 290 239 161 59,75 Didim M.Y.O 300 300 284 16 94,67 Karacasu M. Y.O. 570 487 391 179 68,60 Koçarlı M.Y.O 160 91 80 80 50 Kuyucak M.Y.O 350 275 271 79 77,43 Nazilli M.Y.O 640 595 577 63 90,16 Söke M.Y.O 400 310 295 105 73,75 Sultanhisar M.Y.O 500 421 402 98 80,40 Yenipazar M.Y.O 620 605 587 33 94,68 TOPLAM 5560 4926 4574 986 82,27 12
5.1.6- Yüksek Lisans ve Doktora Programları 5.1.6.1. Fen Bilimleri Enstitüsü Birimin Yüksek Lisans Yapan Sayısı Tezli Tezsiz Doktora Yapan Sayısı Toplam Genel Topla m Adı Program Adı E K E K E K E K Bahçe Bitkileri 5 3 1 5 6 8 14 Bitki Koruma 4 4 1 6 5 10 15 Biyoloji 3 9 8 7 11 16 27 Kimya 5 4 5 8 10 12 22 Matematik 16 10 16 10 26 Tarımsal Yapılar ve Sulama 6 1 6 1 7 Fen Bilimleri Enstitüsü Tarım Ekonomisi 1 1 1 Tarım Makineleri 4 1 5 1 9 2 11 Tarla Bitkileri 4 5 3 2 7 7 14 Toprak 5 5 5 Zootekni 6 3 3 2 9 5 14 Fizik 6 6 6 Matematik Öğretmenliği 19 23 19 23 42 Kimya Öğretmenliği 4 3 4 3 7 Biyoloji Öğretmenliği 2 11 2 11 13 Fen Bilgisi Öğretmenliği 1 5 1 5 6 TOPLAM 64 41 26 42 26 31 116 114 230 5.1.6.2 Sağlık Bilimleri Enstitüsü Yüksek Lisans Doktora Yapan Sayısı Yapan Tezli Tezsiz Sayısı Toplam Genel Birimin Adı Program Adı E K E K E K E K Toplam Anatomi 1 1 1 1 2 3 Sağlık Bilimleri Enstitüsü Besin Hijyeni ve Teknolojisi 3 2 3 2 5 Biyofizik 1 2 1 2 3 Biyokimya 3 2 6 4 9 6 15 Cerrahi 3 3 3 2 6 5 11 Doğum ve Jinekoloji 3 2 2 5 2 7 Farmakoloji ve Toksikoloji 1 4 1 3 2 7 9 Fizyoloji 2 1 2 1 3 Hayvan Besleme ve Beslenme Hastalıkları 1 3 1 4 1 5 Histoloji-Embriyoloji 1 2 2 2 3 5 İç Hastalıkları 2 4 4 1 6 5 11 Klınik Psikoloji 11 11 11 Mikrobiyoloji 7 6 5 4 12 10 22 Parazitoloji 3 1 3 3 6 4 10 Patoloji 2 2 2 Viroloji 3 3 3 Zootekni 1 2 1 2 3 Doğum-Kadın Sağlığı ve 15 15 Hast. Hemşireliği 15 Tıbbi Parazitoloji 3 3 3 TOPLAM 30 52 35 29 65 81 146 13
Birimin Adı Sosyal Bilimler Enstitüsü Program Adı 5.1.6.3 Sosyal Bilimleri Enstitüsü Yüksek Lisans Yapan Sayısı Doktora Yapan Tezli Tezsiz Sayısı Toplam E K E K E K E K Genel Toplam Arkeoloji 5 4 4 9 4 13 Eğitim Programları ve Öğretim 6 10 6 7 12 17 29 İktisat 9 10 10 8 19 18 37 İlköğretim Sosyal Bilgiler Eğitimi 3 2 3 2 5 İşletme 11 16 12 16 23 32 55 Maliye 4 4 4 4 8 Okul Öncesi Öğretmenliği 2 2 2 Sınıf Öğretmenliği 8 11 8 11 19 Sosyoloji 3 12 3 2 6 14 20 Tarih 4 4 4 4 8 Turizm İşletmeciliği 3 10 12 3 15 13 28 Türk Dili ve Edebiyatı 3 7 3 7 10 Türk Dili ve Edebiyatı Öğretmenliği 12 29 12 29 41 Kamu Yönetimi 10 6 10 6 16 Eğitim Yönetimi,Teftişi,Planlaması ve Ekonomisi 1 4 1 4 5 Tarih Eğitimi 18 22 18 22 40 Uluslararası İlişkiler 1 1 1 TOPLAM 71 102 30 51 47 36 148 189 337 5.1.7- Yabancı Uyruklu Öğrenciler Yabancı Uyruklu Öğrencilerin Sayısı ve Bölümleri Birimin Adı Bölümü K E TOPLAM Veteriner Fakültesi - 1-1 TOPLAM 1 1 14
5.1.8- Öğrenci Değişim Programları İle Giden Öğrenci Sayısı Birimin Adı Gittiği Ülke Giden Öğrenci Sayısı İSPANYA 1 FEF İTALYA 6 LİTVANYA 1 SLOVAKYA 3 VET FAK 0 ZİRAAT SLOVAKYA 2 ASYO İTALYA 2 LİTVANYA 2 SLOVAKYA 1 TIP FAK LİTVANYA 1 EĞİTİM İTALYA 1 LETONYA 1 İSPANYA 4 TİOYO İTALYA 3 LETONYA 3 LİTVANYA 1 POLONYA 2 YUNANİSTAN 2 NİİBF POLONYA 10 LİTVANYA 2 SLOVAKYA 3 BESYO İTALYA 2 POLONYA 5 KOÇARLI MYO LETONYA 1 KONSERVATUVAR İSPANYA 1 SOS. BİL. ENS İSPANYA 2 LİTVANYA 1 FEN BİL. ENS. POLONYA 1 ALMANYA 1 SLOVAKYA 1 ITALYA 2 SAĞLIK BİL. ENS. AVUSTURYA 1 LİTVANYA 1 İSPANYA 1 SLOVAKYA 2 TOPLAM 73 15
5.1.9- Öğrenci Değişim Programları İle Gelen Öğrenci Sayısı Birimin Adı Geldiği Ülke Giden Öğrenci Sayısı ASYO SLOVAKYA 2 SLOVAKYA 1 NİİBF LİTVANYA 2 ROMANYA 2 LETONYA 2 (STAJ) EĞİTİM LİTVANYA 6 LETONYA 2 TİOYO LİTVANYA 1 BESYO POLONYA 3 ROMANYA 1 VETERİNER LİTVANYA 4 (2'Sİ STAJ) ZİRAAT LİTVANYA 6 (TÜMÜ STAJ) FEF ROMANYA 1 TIP SLOVAKYA 2 TOPLAM 35 5.1.10-2008-2009 Eğitim-Öğretim Yılında Mezun Olan Öğrenci Sayısı Önlisans Birimin Adı I. Öğretim II. Öğretim TOPLAM Atça M.Y.O - - - Aydın M.Y.O 256 226 482 Aydın Sağlık Hizmetleri M.Y.O. 27-27 Bozdoğan M.Y.O 55 5 60 Çine M.Y.O 175 118 293 Didim M.Y.O 21 16 37 Karacasu M.Y.O 187 149 336 Koçarlı M.Y.O 91-91 Kuyucak M.Y.O 134 78 212 Nazilli M.Y.O 170 158 328 Söke M.Y.O 84 74 158 Sultanhisar M.Y.O 261 29 290 Yenipazar M.Y.O 209 185 394 TOPLAM 1670 1038 2708 16
Lisans Birimin Adı I. Öğretim II. Öğretim TOPLAM Eğitim Fakültesi 201 56 257 Fen-Edebiyat Fakültesi 280 45 325 Nazilli İkt. ve İdr.Bil. Fakültesi 293 170 463 Tıp Fakültesi 59-59 Veteriner Fakültesi 50-50 Ziraat Fakültesi 167-167 Aydın Sağlık Yüksekokulu 80-80 Beden Eğitimi ve Spor Y.O. 129 69 198 Turizm İşlt. ve Otelcilik Y.O. 98 39 137 Devlet Konservatuarı - - - TOPLAM 1357 379 1736 Lisansüstü Birimin Adı Yüksek Doktora TOPLAM Lisans E K E K Fen Bilimleri Enstitüsü 48 40 6 5 99 Sosyal Bilimler Enstitüsü 40 72 2 4 118 Sağlık Bilimler Enstitüsü 8 10 4-22 TOPLAM 96 122 12 9 239 5.3- İdari Hizmetler 2009 yılı içerisinde; Daire Başkanlığımızda kullanılan fotokopi makinesinin değişmesi gereken parçalarının alımı Daire Başkanlığımız içim gerekli olan büro malzemesi ve kırtasiye alımı, Daire Başkanlığımız arşivinde kullanılmak üzere çelik dosya dolabı alımı, Mezuniyet döneminde kullanılmak üzere, diploma kağıt alımı, Lisans, Ön lisans, Yüksek lisans diplomalarının basımı, Daire Başkanlığı bürolarına dikey perde alımı, Yeni kayıt yaptıracak öğrenciler için yapışkanlı beyaz zarf ve zarf etiketi alımı, 17
2009 yıl baskılı hologram etiketi alımı, Öğrenci kimlik (mifare) kartı alımı, Daire Başkanlığımızın yapışkanlı yapışkanlı beyaz zarf, kayıt dosyası, diploma dosyası alımı, Daire Başkanlığımız içim gerekli olan bilgisayar ve notebook alımı, Diploma basımı için kullanılan yazıcılar için fotoğraf iletken ünitesi, Daire Başkanlığı kadrosunda bulunan personelin giyim yardımı alımları gerçekleştirilmiştir. 5.4- Diğer Hizmetler 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi Atama işlemleri Personel Daire Başkanlığı tarafından yapılmaktadır ancak Kamu Kurum ve Kuruluşlarında Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Genel Yönetmelik esasları dahilinde yapılması ve Çalışan personelimizin performansının dikkate alınması öngörülmektedir. 2009 Mali Yılında birimimiz tarafından doğrudan temin ve 21/c kapsamında satın alma işlemleri gerçekleştirilmiştir. D- Diğer Hususlar II- AMAÇ VE HEDEFLER A- Birimin Amaç ve Hedefleri Daire Başkanlığımızın 2008 Birim faaliyet raporunda belirtildiği üzere; Stratejik Amaç-1 Geçici Mezuniyet Belgesi ve Diplomaların OBİS den alınmasını sağlamak, Stratejik Amaç-2 Öğrenci kimliklerinin ilk kayıt sırasında verilmesini sağlamak, Stratejik Amaç-3 Kayıt yenileme işlemlerinin tümüyle internet üzerinden yapılmasını sağlamak. Amaçları gerçekleştirilmiştir. Stratejik Amaçlar Stratejik Amaç-4 Kesin kayıtların internet üzerinden yapılmasının sağlanması yönünde çalışmalar yapmak. Stratejik Hedefler Hedef-1 2008-2009 Eğitim Öğretim yılında kesin kayıt işlemlerini bu yolla gerçekleştiren üniversitelerden uygulama hakkında bilgi almak. Hedef-2 2008-2009 Eğitim Öğretim yılında konunun Üniversitemizde uygulanabilirliği üzerinde Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile çalışmak. Hedef-3 2009 2010 Eğitim Öğretim Yılı kesin kayıtlarında gerçekleştirmek. Gerçekleşme Durumu Gerçekleşti. Gerçekleşti. Çalışmalar devam ediyor. 18
Stratejik Amaç-5 İstatistiki bilgilerin (kesin kayıt yaptıran, okuyan, yatay/dikey geçiş ve af kanunu yolu ile kayıt yaptıran,birimlere/ bölümlere/programlara/ sınıflara göre, mezun olan, çeşitli nedenlerle ayrılan, yabancı uyruklu öğrencilerin kız/erkek ve doğum tarihlerine göre sınıflandırılmış sayıları) OBİS den alınmasını sağlamak. Stratejik Amaç-6 Daire Başkanlığının yeniden yapılandırılmasını sağlamak. Stratejik Amaç-7 Merkez ve birim öğrenci işleri çalışanlarının performansını arttırmak, bilgi eksikliklerini gidermek ve öğrencinin kurumu tanımasını sağlamak ve motivasyonunu artırmak amacıyla kurum içi eğitim seminerleri düzenlemek, çalışanların ve öğrencilerin bu seminerlere katılımını sağlamak. Hedef-1 2008-2009 Eğitim-Öğretim Yılında konu ile ilgili alınması istenen raporların belirlenmesi ve OBİS ten alınabilmesi için ön görüşmeleri yapmak. Hedef-2 2009-2010 Eğitim-Öğretim Yılında Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile birlikte konu ile ilgili çalışmaların yürütmek ve deneme işlemlerini tamamlamak. Hedef-3 2010-2011 Eğitim-Öğretim Yılından itibaren istenen raporların OBİS den alınmasını gerçekleştirmek. Hedef-1 2007-2008 Eğitim-Öğretim Yılında mevcut yapının değerlendirmesini yapmak, olumlu ve olumsuz yönlerinin ortaya konulması, Hedef-2 Yapılan değerlendirmede çıkan sonuca göre 2008-2009 Eğitim-Öğretim Yılında gerekli düzenlemelerin yapılması. Hedef-1 Kesin kayıtlardan önce kesin kayıt ve kayıt yenileme döneminde yapılması gereken işlemlerle ilgili birim öğrenci işleri çalışanlarına yönelik seminer düzenlenecektir. Hedef-2 Eğitim-öğretim dönemi başında yönetmelik ve yönergelerle ilgili bilgi eksikliklerini gidermek amacıyla merkez ve birim öğrenci işleri çalışanlarına yönelik seminer düzenlenecektir. Hedef-3 Öğrenci işlerinden sorumlu Rektör Yardımcısı başkanlığında, Öğrenci İşleri Dai. Bşk, S.K.S Dai.Bşk, Kütüphane ve Dok.Dai. Bşk., Bilgi İşlem Dai. Bşk., Gençlik Sorunları Araştırma ve Uygulama Merkezi ve ilgili eğitim biriminden yetkililerin katılacağı öğrencilere yönelik bilgilendirme toplantıları düzenlenmesi sağlanacaktır. Bu konuda çalışma yapılamadı. Çalışmalar devam etmektedir. - Gerçekleşti. Yapılandırmaya yönelik olarak uygun fiziki ortam olmaması nedeniyle gerekli düzenleme yapılamadı. Gerçekleşti. 2010-2011 Eğitim Öğretim yılında gerçekleştirilmek üzere çalışmalar devam etmektedir. Bu konuda çalışma yapılmadı. 19
B- Temel Politikalar ve Öncelikler Faaliyet 1.1 Tamamı gerçekleşti. Faaliyet 1.2 Tamamı gerçekleşti. Faaliyet 1.3 Tamamı gerçekleşti. Faaliyet 2.1 Tamamı gerçekleşti. Faaliyet 2.2 Tamamı gerçekleşti.(bilgi İşlem Daire Başkanlığı) Faaliyet 2.3 Tamamı gerçekleşti.(öidb ve BİDB İşbirliği ile) Faaliyet 3.1 Tamamı gerçekleşti. Faaliyet 3.2 Tamamı gerçekleşti. Faaliyet 3.3 Tamamı gerçekleşti. Faaliyet 4.1 Tamamı gerçekleşti. Faaliyet 4.2 Tamamı gerçekleşti. Faaliyet 4.3 2009 2010 Eğitim Öğretim Yılı kesin kayıtlarında gerçekleştirilmesi yönünde çalışmalar devam ediyor. Faaliyet 5.1 2008-2009 Eğitim-Öğretim Yılında konu ile ilgili alınması istenen raporların belirlenmesi konusunda çalışma yapılamadı. Faaliyet 5.2 Raporların OBİS ten alınabilmesi için Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile ön görüşmeler yapılmış ve konu ile ilgili çalışmalar sürdürülmektedir. Politikalar Faaliyet 6.1 Tamamı Gerçekleşti. Faaliyet 6.2 Yapılan değerlendirmeye göre daha uygun fiziki ortam sağlanması gerekliliği üst makamlara bildirildi. Ancak yapılandırmaya yönelik olarak uygun fiziki ortam olmaması nedeniyle gerekli düzenleme yapılamadı. Uygun ortamın sağlanması durumunda, Şube Müdürlükleri düzeyinde yapılandırmanın gerçekleştirilmesi, Faaliyet 7.1 Tamamı Gerçekleşti. Faaliyet 7.2 Eğitim-öğretim dönemi başında yönetmelik ve yönergelerle ilgili bilgi eksikliklerini gidermek amacıyla merkez ve birim öğrenci işleri çalışanlarına yönelik seminer düzenlenmemiştir. Ancak 2010-2011 Eğitim Öğretim yılında gerçekleştirmek üzere çalışmalar devam etmektedir. Faaliyet 7.3 2010-2011 Eğitim Öğretim yılından itibaren öğrenci işlerinden sorumlu Rektör Yardımcısı başkanlığında, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, Gençlik Sorunları Araştırma ve Uygulama Merkezi ve ilgili eğitim biriminden yetkililerin katılacağı öğrencilere yönelik bilgilendirme toplantıları düzenlenmesi sağlanacaktır. İstatistiki Bilgilerin Obis Sisteminden alınmasının sağlamak Kayıt yenileme işlemlerinin tümüyle internet üzerinden yapılmasını sağlamak. Öncelikler Kesin kayıtların internet üzerinden yapılmasının sağlanması yönünde çalışmalar yapmak. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığımızın yeniden yapılandırılması yönünde çalışmalar yapmak. Merkez ve birim öğrenci işleri çalışanlarının performansını arttırmak, bilgi eksikliklerini gidermek ve öğrencinin kurumu tanımasını sağlamak ve motivasyonunu artırmak amacıyla kurum içi eğitim seminerleri düzenlemek, çalışanların ve öğrencilerin bu seminerlere katılımını sağlamak. 20
C- Diğer Hususlar III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler B- ÖDENEKLER ÖDENEĞİN KODU 38.34.02.13.01.3.9.00.2.03.2 38.34.02.13.01.3.9.00.2.03.7 ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 2009 YILI ÖDENEK DURUMU ÖDENEĞİN TÜRÜ Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları. ÖDENEK TUTARI (TL) 38.000.- Menkul Mal, Gayrimaddi Hak Alımı, Bakım ve Onarım Giderleri 6.000.- EK ÖDENEK TUTARI (TL) 49.600.- TOPLAM (TL) 87.600.- 10.000.- 16.000.- TOPLAM 44.000.- 59.600.- 103.600.- 1- Bütçe Uygulama Sonuçları 1.1- Bütçe Giderleri 2009 Bütçe Başlangıç Ödeneği (TL) 2009 Gerçekleşme Toplamı (TL) Gerçekleşme Oranı (%) 01 - Personel Giderleri 02 - Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Giderleri 03 - Mal ve Hizmet Alım Giderleri 103.600.- 103.538,63.- 99,94 05 - Cari Transferler 06 - Sermaye Giderleri BÜTÇE GİDERLERİ TOPLAMI 103.600.- 103.538,63.- 99,94 Bütçe hedef ve gerçekleşmeleri ile meydana gelen sapmaların nedenleri; 21
Başlangıç ödeneğimiz; 38.34.02.13.01.3.9.00.2.03.2 Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları 38.000.-YTL, 38.34.02.13.01.3.9.00.2.03.7 Menkul Mal, Gayrimenkul Hak Alım, Bakım Onarım Giderleri 6.000.-TL olmak üzere toplam 44.000.-TL olarak verilmiştir. Yapılması gereken zorunlu alımların gerçekleştirilebilmesi için verilen ödenek yetersiz kalmış bu nedenle 59.600.-TL ek ödenek istenmiş yıl içindeki toplam ödenek 103.600.-TL ye ulaşmıştır. Toplam ödeneğin 103.538,63.-TL sı harcanmış % 99,94 oranında gerçekleşme sağlanmıştır. 1.2- Bütçe Gelirleri 2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar HARCAMA KODU 38.34.02.13.01.3.9.00.2.03.2 ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 2009 YILI BÜTÇE KULLANIM RAPORU HARCAMA TÜRÜ Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları HARCAMA TUTARI (TL) 38.34.02.13.01.3.9.00.2.03.2.03.2.1.01 Kırtasiye Alımları 12.084,08 38.34.02.13.01.3.9.00.2.03.2.03.2.1.05 Baskı ve Cilt Giderleri 70.734,39 38.34.02.13.01.3.9.00.2.03.2.03.2.1.90 Diğer Kırtasiye ve Büro Malzemesi Alımları 4696,40 38.34.02.13.01.3.9.00.2.03.2.03.2.5.01 Giyecek Alımları 82,94 Menkul Mal, Gayrimenkul Hak Alım, 38.34.02.13.01.3.9.00.2.03.7 Bakım Onarım Giderleri 38.34.02.13.01.3.9.00.2.03.7.03.7.1.02 Büro İşyeri Makine ve Teçhizat Alımları 10.048,46 Diğer Dayanıklı Mal ve 38.34.02.13.01.3.9.00.2.03.7.03.7.1.90 Malzeme Alımları 3.757 Makine Teçhizat Bakım ve 38.34.02.13.01.3.9.00.2.03.7.03.7.3.02 Onarım Giderleri 634,40 Büro İşyeri Mal ve 38.34.02.13.01.3.9.00.2.03.7.03.7.1.01 Malzeme Alımları 1.500,96 TOPLAM (TL) 87.597,81 15.940,82 103.538,63 Tablonun incelenmesi sonucunda, 2009 Mali yılına ilişkin olarak birimimize ayrılan 44.000.- TL ödeneğinin dışında 59.600 TL ek ödenek istendiği ve mevcut bütçenin geçen yılda olduğu gibi zorunlu ihtiyaçların karşılanmasında bile yetersiz kaldığı görülmektedir. Toplamda verilen 103.600.- TL ödeneğin 103.538,63.-TL harcandığı ve yapılan harcamanın % 99,94 oranında gerçekleştiği ve bu durum birimin gerçek ihtiyaçları için ayrılan ödeneğin gerektiği gibi planlı harcandığının göstergesi olarak değerlendirilmelidir. 3- Mali Denetim Sonuçları 4- Diğer Hususlar B- Performans Bilgileri 22
Amaçlar Hedefler Gerçekleşme Durumu Kesin kayıtların internet üzerinden 2009 2010 Eğitim yapılmasının sağlanması yönünde Öğretim Yılı kesin Gerçekleşmedi. 2010-2011 Eğitimçalışmalar yapmak. kayıtlarında Öğretim yılı için çalışmalar devam gerçekleştirmek. etmektedir. Kayıt yenileme işlemlerinin tümüyle internet üzerinden yapılmasını sağlamak. Geçici Mezuniyet Belgesi ve Diplomaların OBİS den alınmasını sağlamak İstatistiki bilgilerin (kesin kayıt yaptıran, okuyan, yatay/dikey geçiş ve af kanunu yolu ile kayıt yaptıran, birimlere/bölümlere/programlara/ sınıflara göre, mezun, çeşitli nedenlerle ayrılan, yabancı uyruklu öğrencilerin kız/erkek ve doğum tarihlerine göre sınıflandırılmış sayıları) OBİS den alınmasını sağlamak Merkez ve birim öğrenci işleri çalışanlarının performansını arttırmak, bilgi eksikliklerini gidermek ve öğrencinin kurumu tanımasını sağlamak ve motivasyonunu artırmak amacıyla kurum içi eğitim seminerleri düzenlemek, çalışanların ve öğrencilerin bu seminerlere katılımını sağlamak. 2009 2010 Eğitim Öğretim Yılı Güz Yarıyılı kayıt yenileme işlemlerinin internet üzerinden gerçekleştirilme oranlarını yükseltmek. 2008 2009 Eğitim- Öğretim Yılından itibaren gerçekleştirmek. 2010 2011 Eğitim- Öğretim Yılından itibaren gerçekleştirmek. 2006 2007 Eğitim- Öğretim Yılından itibaren gerçekleştirmek. 2009-2010 Öğretim Yılı Bahar Yarıyılında internet üzerinden kayıt yenileme işlemleri %71,39 oranında ve geçen yılın aynı döneminde bu oran % 66 gerçekleşmiştir. Geçen yıl ile bu yıl kıyaslandığında % 5,39 oranında artış olduğu görülmüştür. 2010-2011 Eğitim Öğretim yılında kullanım oranının artırılması için çalışmalara devam edilecektir. Belgeler 2008-2009 Eğitim Öğretim Yılından itibaren OBİS ten alınmaktadır. 2009-2010 Eğitim-Öğretim Yılında konu ile ilgili olarak Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile çalışmalar başlatılmış ve sürmektedir. 2009 Yılı etkinlik listesinde verilmiştir. Eksiklikler belirlendikçe yıl içerisinde yeni seminerler için çalışma planı yapılacaktır. Birimleri, başarılı öğrenciye eğitim öğretim yılı sonunda başarı durumunu bildiren belge hazırlanması konusunda yönlendirmek. 2006 2007 Eğitim- Öğretim Yılından itibaren gerçekleştirmek. Mezun öğrencilere Daire Başkanlığımızca düzenlenmektedir. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığımızı yeniden yapılandırılması yönünde 2009 2010 Eğitim- Öğretim Yılından itibaren Konu ile ilgili çalışma yapılmış ancak fiziki mekan yetersizliği nedeniyle işlerliği sağlanamamıştır. Kalite 23
çalışmalar yapmak. gerçekleştirmek. Çalışmaları kapsamında yeniden değerlendirilerek gerçekleştirilmesi sağlanacaktır. Eğitim-Öğretim rehberlerinin öğrencilere ve uygulayıcı personele zamanında ulaşmasını sağlamak. 2007-2008 Eğitim- Öğretim yılından itibaren gerçekleştirmek. Hazırlanan kitapçıklar Danışman ve yöneticilere kayıtlar sırasında ulaştırılmıştır. 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri 1.1- Faaliyet Bilgileri Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı 2009 Yılı Etkinlik Listesi Türü Konusu Tarihi Katılımcılar Bilgilendirme Toplantısı Toplantı Kayıt Yenileme Sürecinde Sorunlar ve Çözüm Önerileri 2009 Çalışma Takvimi Kayıt Yenileme Süreç Değerlendirmesi 06.03.2009 Tören Mezuniyet Töreni 29.05.2009 Öğrenci İşleri Faaliyetlerinin daha Bilgilendirme etkin Toplantısı hale getirilmesi 14.10.2009 16.01.2009 Okul Sekreterleri ve Birim Öğr.İşleri Çalışanları Okul Sekreterleri ve Birim Öğr.İşleri Çalışanları ADÜ Akademik ve İdari Personeli ile Öğrenciler ve Öğrenci Yakınları OBİS Kullanan personelin katılımı 24
IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler (Stratejik Planda belirlenmiş olan GZFT analizinde tespit edilen güçlü yönler ve fırsatlar belirtilip, güçlü yönler ve fırsatlar ile ilgili olarak faaliyet yılı içerisinde kaydedilen ilerlemelere ve alınan önlemlere yer verilir.) Üst yönetimin yeniliklere açık olması, birimimizi desteklemesi, Çalışanlarımızın dinamik, paylaşımcı ve özverili olması, Diplomaların, mezuniyetten hemen sonra düzenlenmesi, Toplam Kalite Yönetimi anlayışına önem verilmesi, Çalışanlarımızın iş akış takvimine titizlikle uyması, Kanunlara ve yönetmeliklere titizlikle uyulması, Kendi yazılım programımızın (OBİS) olması, Elektronik altyapımızın olması, Daire Başkanlığımızın giriş katında olması ve kolay bulunur olması, Daire Başkanlığımızın çalışma ortamı olarak ferah ve aydınlık bir yapıda olması, Teknolojik altyapımızın yenilenmiş ve yeterli olması, Daire Başkanlığımız, Dış İlişkiler Bürosu ve Birimlerle birlikte AB uyum programına ilişkin çalışmaların uyum içinde devam etmesi, Üniversitemize ulaşımın kolay olması, İl düzeyinde, üniversiteye bakışın olumlu yönde gelişmesi, Üniversitemize ait sosyal tesislerin bulunması, B- Zayıflıklar (Stratejik Planda belirlenmiş olan GZFT analizinde tespit edilen zayıf yönler ve tehditler belirtilip, zayıf yönler ve tehditler ile ilgili olarak nasıl telafi edilebileceği yazılır.) Eğitim birimlerimizin dağınık olması, Çalışma ortamının fiziki mekan açısından yetersiz olması, Donanımlı sekreterlik ve yazı işlerini yürütecek kadrolu personelin olmaması Personel başına düşen öğrenci sayısının fazla olması, Çalışanlarımızın, yeterli bilgi birikimine sahip olmaması, Daire Başkanlığımızın çalışma alanına giren konulardaki toplantı, seminer vb. çalışmalarda personelin yer almaması, Eğitim birimlerince OBİS in gerektiği gibi kullanılamaması, Merkezle eğitim birimleri arasındaki internet ağının yeterli güçte olmaması, Eğitim birimleri öğrenci işleri bürosu personelinin sıklıkla yer değiştirmesi, İş hacmindeki gelişmeler karşısında OBİS in, başkanlığımızın tüm gereklerini yerine getirecek düzeyde olmaması, Af kanunları ile gelen sorunlu öğrenciler nedeniyle iş yükünün artması, Yönetmelik ve yönerge değişikliklerinin sık aralıklarla yapılması, Değişikliklerin OBİS e uyumunun gözetilmemesi, Öğrenci danışmanlarının, ders kayıtlarına gereken önemi vermemesi, Eğitim birimlerinin, öğrenci işleri bürolarına gereken önemi vermemesi. C- Değerlendirme 25
Öğrenci sayısının her yıl artmasına karşılık personel sayısının artmaması ve OBİS nin ihtiyaca istenilen düzeyde cevap vermemesi, personel başına düşen iş hacminin artmasına neden olmaktadır. Bu durumda ya personel sayısının artırılması yada sistemin gözden geçirilmesi gerektiği düşünülmektedir. OBİS den amaçlanan yararın sağlanması, beklenen belge ve raporların alınması yönünde Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile birlikte ortak çalışmalar yapılmaktadır. Merkez ve birim öğrenci işleri çalışanlarının performansını arttırmak, bilgi eksikliklerini gidermek ve öğrencinin kurumu tanımasını sağlamak ve motivasyonunu artırmak amacıyla kurum içi eğitim seminerleri düzenlenerek bilgilendirme ve eğitim çalışmaları yapılmıştır. İhtiyaç duyulması durumunda çalışmalar devam edecektir. V- ÖNERİ VE TEDBİRLER Daire Başkanlığımız yazışmalarını ve arşiv hizmetlerini geçici işçi konumundaki personelle yürütmeye çalışmaktayız. Yazışmaların yoğun olması, sekreterlik ve yazı işlerinin bir kişinin üzerinde olması nedeniyle yaşanan aksaklıklar risk oluşturmaktadır. Zayıf yönlerimiz arasında bahsedilen donanımlı sekreterlik ve yazı işlerini yürütecek kadrolu personelin dairemizde görevlendirilmiş olmasıyla bu riskin ortadan kalkacağı düşünülmektedir. Öğrencilerin karşılama ve diplomaların verilmesi amacıyla Daire Başkanlığımız girişinde Ön Büro kurulmasının iş yoğunluğunu rahatlatma ve çalışan üzerinde oluşan olumsuz etkileri giderme konusunda yararlı olacağı düşünülmektedir. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı olarak stratejik amaçlar ve bu amaçlara ulaştıracak hedeflerin gerçekleşmesi için gerekli personel desteği sağlanmalı, zayıf yönlerimizde sıralanan Eğitim birimleri öğrenci işleri bürosu personelinin sıklıkla yer değiştirmesi konusunda birim yöneticilerinin hassas davranmalarının yararlı olacağı düşünülmektedir. OBİS in tüm birimlerimizde tüm akademik personele ve öğrenci işleri çalışanlarına anlatılması ve yoğun kullanımının sağlanması tüm kullanıcıların iş yükünü hafifletecektir. Ayrıca Daire Başkanlığımız bünyesinde OBIS teki aksaklıkların giderilmesi ve yapılacak yenileme ve güncellemelerin kısa sürede yapabilmesi amacıyla bilgisayar programcısı olarak görev yapan elemanın sürekli olarak görevlendirilmesi sorunların giderilmesine yardımcı olacaktır. Birimlerin kanun, yönetmelik ve yönergeler doğrultusunda uygulama esaslarını belirleyip inisiyatif ve karar alma yetkilerini kullanmaları, Daire Başkanlığımızı Merkezli hareket etme yanlışından kurtaracaktır. EK: Harcama Yetkilisinin İç Kontrol Güvence Beyanı 26
İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI [1] Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. [2] Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. [3] (Yer-Tarih) İmza Hatice ÇATALOĞLU Daire Başkanı [1] Harcama yetkilileri tarafından imzalanan iç kontrol güvence beyanı birim faaliyet raporlarına eklenir. [2] Yıl içinde harcama yetkilisi değişmişse benden önceki harcama yetkilisi/yetkililerinden almış olduğum bilgiler ibaresi de eklenir. [3] Harcama yetkilisinin herhangi bir çekincesi varsa bunlar liste olarak bu beyana eklenir ve beyanın bu çekincelerle birlikte dikkate alınması gerektiği belirtilir. 27