2018 amfori BSCI Sistem Kitapçığı Ek 3
Ek 3: Sosyal Yönetim Sistemi (SYS) Kurma amfori BSCI Sistem Kitapçığı nın bu ekinde, amfori BSCI katılımcıları ve onların iş ortaklarına, amfori BSCI Davranış Kuralları nı uygulamaya dökmek konusunda destek olabilecek, işleyen bir sosyal yönetim sistemi (SYS) kurmak için gerekli olan bilgiler sunulmaktadır. Bunun yanında bu ekte, denetçiler için amfori BSCI denetimi yorumlama konusunda ana bilgi kaynağı olan amfori BSCI Sistem Kitapçığı 3. Bölüm e ek bilgiler sunulmaktadır. TANIM Sosyal Yönetim Sistemi, bir işletmenin sosyal performansını yöneterek iyileştirmeleri takip etmesini sağlayan politikalar, süreçler ve prosedürler bütünüdür. Etkin bir Sosyal Yönetim Sistemi, bir işletmenin: Sorumluluk sahibi bir şirket olarak vardığı seviyeyi göstermesine, Müşteriler ve yatırımcılar karşısında itibarını güçlendirmesine, Ticari faaliyetlerinin olumsuz bir etkisi olması halinde bu etkileri erkenden tespit ve takip edip gidermesine yardımcı olur. Her işletme, sosyal yönetim sistemini büyüklüğüne, sektörüne ve iş kültürüne göre uyarlar. Ancak sosyal yönetim sisteminin ana ilkeleri aynı kalır. TEMEL PRENSİPLER Katılım: Etkin bir sosyal yönetim sistemi bir personelin çabasıyla geliştirilip uygulanamaz. Etkin bir sosyal yönetim sistemi geliştirip uygulayabilmek için bir şirketin farklı departmanları veya farklı konulardan sorumlu çalışanlarının bir arada düzenli bir şekilde çalışması gerekir. Sosyal Yönetim Sistemi çalışmalarına katılması gereken ana departmanlar: İnsan kaynakları İş sağlığı ve güvenliği Kalite ve uygunluk İşletme bir mikro işletme veya küçük işletmeyse, bu alanlar bir çalışanın sorumluluğunda olabilir. Yine de sosyal yönetim sisteminin iyi çalışabilmesi için bu alanlar arasındaki koordinasyonun iyi sağlanması gerekir. Döngü: Sosyal yönetim sistemi statik değildir. Etkinlik seviyesini kanıtlayan göstergeler temel alınarak sürekli olarak adapte edilmesi gerekir. Bu yaklaşım şu şekilde özetlenebilir: amfori BSCI Sistem Kitapçığı Ek 3: Sosyal Yönetim Sistemi Kurma - 1
Planlama: İşletmedeki sosyal sorumluluk açısından iyileştirme gerektirebilecek pratikleri tespit etme (Örneğin politika, süreç ve prosedür eksikliğini tespit etme). Uygulama: Gerekli değişiklikleri tespit etme ve uygulama. Gerekli değişiklikleri yapmak için sorumlu kişi veya ekipler görevlendirmek gerekebilir. Kontrol etme: Uygulamanın başarısını ve yapılabilecek iyileştirmeleri denetleme. Düzeltme: İyileştirme sürecini devam ettirmek için gerekli kararları alma ve gerekli düzeltmeleri yapma. PLANLAMA DÜZELTME UYGULAMA KONTROL ETME Sistemli Çalışma: Sosyal yönetim sistemi bir işletme içindeki farklı departmanların ortak çalışmasını gerektirir. Bu sistem dâhilinde bir kişi tek başına çalışıp aksiyon almamalıdır. Sistem dâhilinde farklı departman veya görevlilerin bir arada çalışması maliyet azaltmayı sağlayacak ve işletmedeki sinerjiyi iyi yönde etkileyecektir. Etkili bir sosyal yönetim sistemi yaratmak bir amaç değil; işletmelerin sosyal sorumluluk açısından gelişmelerine yardımcı olacak bir araçtır. SOSYAL POLİTİKALAR VE PROSEDÜRLER Etkin bir sosyal yönetim sistemi, inandırıcı bir sosyal politika ve hem şirket içine hem de şirket dışına yönelik olan ve işleyen prosedürlerle desteklenmelidir. Sosyal Politikayı Oluşturma Sosyal politika, bir işletme için pusula görevi görür. Bir şirketin insan hakları ve çalışma haklarına ilişkin sorumluluk üstlenirken gözettiği vizyon, pozisyon ve hatta bazı durumlarda stratejiyi belirler. Sosyal politikanın uzun ve teknik bir belge olmasına gerek yoktur. Aksine, hem iç hem de dış paydaşlar için anlaşılması kolay bir politika olmalıdır. amfori BSCI ın üreticiler için tavsiyeleri: amfori BSCI Davranış Kuralları ve Uygulama Koşulları nı referans olarak kullanın. Sosyal politika ile kanunlar arasında herhangi bir zıtlık olup olmadığını, politikanın yasalara uygun olduğunu kanıtlamak için veya şeffaflık adına herhangi bir kanun veya yönetmeliğin belirtilip belirtilmemesi gerektiği tespit edin. Şirket içindeki departmanlar ve çalışanlar arasında bir karmaşa veya zıtlık olmaması için her konuya özel bir politika yerine tüm şirket için ortak bir politika oluşturun. Prosedür Hazırlama Sosyal politikayı bir işletme için pusula olarak kabul edersek prosedürleri de, politikaların kâğıttan çıkıp uygulamaya dökülmesini sağlayan farklı yollar olarak düşünebiliriz. Prosedürler, sosyal politikanın şirketin günlük faaliyetleri kapsamında sistematik bir şekilde uygulanmasını sağlar. amfori BSCI Sistem Kitapçığı Ek 3: Sosyal Yönetim Sistemi Kurma - 2
Prosedürler yöneticilere ve çalışanlara aşağıdaki konularda netlik sağlar: Karar verme yetki seviyesi: Kim neye karar veriyor? Uygulama yetki seviyesi: Kim neyi uyguluyor? Zaman çizelgesi: Ne sıklıkla? Hangi süreyle? Prosedürlerin karmaşık veya teknik belgeler olmasına gerek yoktur. Aksine, prosedürlerin hedef okuyucu için olabildiğince açık ve anlaşılır olması hedeflenmelidir. İş gücünün yerel dil(ler)e yeterince hakim olmadığı durumlarda prosedürlerin çevrilmesi gerekir. Prosedürlerde bilgi görselleri ve/veya resimler kullanmak, prosedürlerin daha erişilebilir ve kullanıcı dostu olmasını sağlayan yöntemlere örnek olarak verilebilir. Bir işletme, özellikle de denetlenebilecek olan bir işletme (bir üretici) aşağıdakileri denetçiye/denetçilere açıklayabilmelidir. İşletme kendi sosyal iyileştirme hedeflerini nasıl tanımlıyor ve nasıl gözden geçiriyor? Sosyal riskler ve etkiler nasıl değerlendiriliyor? İşletme için neyin riskli olduğunu kim belirliyor? Risk arz eden olaylarda aksiyon almaktan kim sorumlu? İlgili yasal gereklilikleri karşılamak için iş pratikleri nasıl güncelleniyor? İşletme, işçilerinin sosyal politika ve hedeflerinden haberdar olmasını ve bu konularda yeterli bilgi ve beceri sahibi olmasını nasıl sağlıyor? İşletme, iş gücünün sosyal yönetim sistemi konusundaki sorumluluklarını nasıl tanımlıyor? İşletme, kendi içindeki yolsuzluk olaylarıyla nasıl başa çıkıyor? Yolsuzluk nasıl tanımlanıyor ve yolsuzluğun etkileri nasıl gideriliyor? Aşağıda, amfori BSCI denetiminde aranan sosyal politika prosedürlerine örnekler verilmiştir: Yolsuzlukla mücadele prosedürü Sorumlu insan kaynakları yönetimi (Örnek: sorumlu işe alım, adil ücretlendirme, yeterli disiplin cezaları, işten çıkarma sürecinde saygı çerçevesinde kalma) Şikâyet mekanizması (prosedür ve erişim verme) Sorumlu tedarik zinciri yönetimi (Örneğin iş ortaklarını BSCI Davranış Kuralları na uygun bir şekilde seçmek) İyileştirme prosedürü (Örnek: Kök neden analizi nasıl gerçekleştirilir? Sorumluluklar nasıl paylaştırılır? Bütçe nasıl belirlenip tahsis edilir?) İş sağlığı ve güvenliği değerlendirme prosedürü İşçi eğitimine erişim ve uygunluk İYİ KAYIT TUTMA SİSTEMİ Bir sosyal yönetim sisteminin etkili olabilmesi için iyi bir kayıt tutma sistemiyle desteklenmesi gerekir. Aşağıdaki tabloda, iyi bir kayıt tutma sisteminin özellikleri verilmiştir. ISO sertifikalı işletmeler bu gerekliliklerden haberdardır. amfori BSCI Sistem Kitapçığı Ek 3: Sosyal Yönetim Sistemi Kurma - 3
İyi Kayıt Tutma Sisteminin Özellikleri Yasalara Uygun Sorumlu Uygulanabilir Güvenilir Erişilebilir Açıklama Kayıt tutma sistemi, işletmenin faaliyetlerini yürüttüğü yargı alanında geçerli olan belgeleme, operasyon ve raporlama konularındaki yasal ve idari gerekliliklere uygun olmalıdır. Kayıt tutma sistemi, bir politikalar bütünü ve sorumluluk dağılımı gözetilerek; resmi bir metodoloji ve prosedür çerçevesinde yönetilmelidir. Kayıt tutma sistemi, işlerin normal seyrinde sürekli olarak ve belli politika ve prosedürlere uygun olarak işler halde tutulmalıdır. Kayıtlar gerçeklere uygundur ve itibar kurtarmak için kullanılamaz. Kayıtların inandırıcı olması için, kayıt tutma sistemi kapsamında bilgiler tutarlı ve doğru bir şekilde işlenmelidir. Sorumlu kişi, kayıt tutma sistemlerinde bulunan ve kendi sorumluluk alanına dâhil olan bilgilere zaman kaybetmeden erişebilmelidir. Örnekler İşletme yasalar gerektirdiği müddetçe kayıt tutuyor mu? İşletme gizlilik ve bilgi güvenliğiyle ilgili düzenlemelere uygun davranıyor mu? İşletmenin kayıtların nasıl tutulacağına yönelik prosedürleri bulunuyor mu? Her bir kayıt grubundan (Örneğin kaza kayıtları, yasalara uygunluk kayıtları, maaş bordrosu kayıtları) kimler sorumlu? İşletme, sistemin işletmenin faaliyetlerine en iyi şekilde uyum göstermesini sağlayacak değişiklikler yapıyor mu? Karar verme mekanizması, konuyla ilgili tutulan kayıtlara uygun olarak işliyor mu? İşletme, iş ortakları konusunda kaydı tutulan bilgilerin gerçeğe uygunluğunu ve zaman içinde de gerçeğe uygun kalmasını sağlamak için herhangi bir önlem alıyor mu? Örneğin yaş doğrulama konusunda: İşletmenin kimlik belgelerinin doğruluğunu kontrol etmek için herhangi bir ek prosedürü/mekanizması bulunuyor mu? İşletme, amfori BSCI ile bağlantılı olan bir bir üreticiyse, habersiz bir denetimde veya bir alıcının ziyareti sırasında talep üzerine bilgi sunabilir mi? amfori BSCI Sistem Kitapçığı Ek 3: Sosyal Yönetim Sistemi Kurma - 4
İyi bir kayıt tutma sisteminde sosyal politikaları uygulamak için hazırlanan tüm prosedürler ve aşağıdaki konularla ilgili kayıtlar dosyalanmalı ve erişime hazır halde bulundurulmalıdır. Çalışan sözleşmeleri, ücretlendirme, çalışma saatleri, eğitim (Örneğin göçmen işçiler ve mevsimlik işçiler için) İş bulma kurumlarıyla yapılan sözleşmeler İş sağlığı ve güvenliği değerlendirmeleri Kaza kayıtları Makine bakımı Lisanslar, sertifikalar İç denetimler ve İyileştirme Planları İnsan haklarıyla bağlantılı etki değerlendirmeleri (tedarik zinciri dâhil) Şikâyet mekanizması takip sistemi (sorunların nasıl çözüldüğüne ilişkin bilgiler dâhil) ŞİRKET İÇİ DENETİM VE PERİYODİK DÜZELTME FAALİYETLERİ Şirket içi denetim, işletmelerin aşağıdakileri amaçlar için uygulayabileceği en uygun maliyetli yöntemdir: Kontrol etme: Örneğin bir uygulamanın başarısını denetleme ve gerçekleştirilebilecek iyileştirme faaliyetlerini tespit etme. Düzeltmeler yapma: Örneğin iyileştirme sürecini devam ettirmek amacıyla gerekli düzeltmeler üzerinde karar kılma ve bunları uygulama. Sosyal yönetim sistemi denetlenirken, sorumlu kişi(ler) sistemi en az üç yönüyle değerlendirmelidir: Amaç: Sosyal yönetim sistemi amacına uygun mu? Sosyal yönetim sistemi, içinde bulunması gereken tüm faktörleriyle bir bütün mü? Uygulama: Tüm hedeflere ulaşıldı mı? Prosedürlere uyuluyor mu? Uyulmuyorsa, neden? Sorumlu kişinin/kişilerin yeterli bilgisi, becerisi var mı ve sorumlu kişiler yeterince süreçlere dâhil oluyor mu? Bu soruların cevabı olumsuzsa, neden? Etkinlik: İşletmenin sosyal performansı, sosyal yönetim sistemi uygulanmaya başladığından bu yana iyileşti mi? İyileşmediyse, neden? Şirket kanunlara uyuyor mu? Uymuyorsa, neden? İyileştirilmesi gereken pratik veya prosedürler var mı? İşletmenin en azından aşağıdakileri değerlendirmeye alması gerekir: Politikaların her birinin genel başarısı İyileştirme planları ve bu planların uygulanmasının ne derece etkili olduğu, Prosedürlerin uygunluğu Form ve kayıt tutmanın etkinliği ve uygulanabilirliği Şikâyet mekanizmasının etkinliği Risk değerlendirmelerine göre mümkün olan düzeltmeler Gelecek üç, altı ve on iki ay için tanımlanan öncelikler Üst düzey yönetim tarafından onaylanan kaynaklar İç denetim için görevlendirilen kişi veya kişilere, zaman içerisinde yapılan iyileştirmeleri ölçmek ve desteklemek için geçmiş kayıtları değerlendirmesi tavsiye edilir. Örnek olarak: Ücret artışları, Disiplin cezası sıklığı, İşe devamsızlık sıklığı, Şikâyet sıklığı değerlendirilmelidir. amfori BSCI Sistem Kitapçığı Ek 3: Sosyal Yönetim Sistemi Kurma - 5
Şirket içi denetimin sonuçları ve bu süreçten öğrenilenlerin ışığında, işletmenin sosyal yönetim sisteminde değişiklikler yapması gerekebilir. Şirket içi denetim ve ilgili düzeltmelerin sıklığı, şirket pratiklerinin ne kadar pekişmiş olduğuna ve eksikliklerin derecesine göre ayarlanmalıdır. Örneğin sosyal yönetim sistemi yeni kurulduğunda, şirket içi denetim ve düzeltmeleri her üç ayda bir gerçekleştirmek uygundur. Daha sonra, işletme daha olgunlaştığında yılda bir kez iç denetim gerçekleştirmek yeterli olacaktır. Şirket içi denetim sürecinin geliştirilmesi ve yapılabilecek düzeltmeler konusunda işçilerin de fikirleri alınmalıdır. Bu konuda yapılan toplantıların tutanaklarında tartışılan ana konular ve alınan kararlar yer almalıdır. Bu tutanaklar yazılı olarak merkezi kayıt tutma sistemine kaydedilmelidir. amfori BSCI Sistem Kitapçığı Ek 3: Sosyal Yönetim Sistemi Kurma - 6