2018 amfori BSCI Sistem Kitapçığı Ek 5
Ek 5: Sıfır Tolerans Protokolü Nasıl İzlenir? amfori BSCI Sistem Kitapçığı nın bu ekinde, amfori BSCI katılımcıları ve denetçileri için, amfori BSCI denetimleri sırasında sıfır tolerans durumu ortaya çıkması halinde yapılması gerekenler hakkında bilgi verilmektedir. Sıfır Tolerans Protokolü, normal denetim sürecini geçersiz kılar ve bu sürecin yerine geçer. Sıfır Tolerans Protokolü denetçi, denetçi şirketinin proje yöneticileri, amfori Sekreterliği ve amfori BSCI katılımcıları tarafından takip edilmelidir. MUHTEMEL SIFIR TOLERANS DURUMLARI İnsan hakları ihlalleri ve denetimin bağımsızlığını tehlikeye düşürecek davranışlar, sosyal performansla ilgili normal bulgulardan ayırt edilmelidir. Bu durumlar, Sıfır Tolerans Durumu olarak addedilebilir: Çocuk İşçiliği 15 yaşından küçük (veya yerel kanunlara göre asgari yaş sınırının altında kalan) işçiler 18 yaşından küçük olup zorla çalıştırılan işçiler Bağımlı / Borçlu Çalışma İşçilerin iş yerini terk etmesine izin vermeme veya onları istekleri dışında fazla mesai yapmaya zorlama İşçileri çalışmaya zorlamak için şiddet uygulama veya şiddet uygulama tehdidinde bulunma İnsanlık Dışı Muamele İnsanlık dışı veya aşağılayıcı muamele, işkence (cinsel istismar dâhil), psikolojik veya fiziksel baskı ve/veya sözlü taciz İş Sağlığı ve Güvenliği İş sağlığı ve güvenliği ilkelerinin çalışanların sağlığını, güvenliğini ve/veya hayatını tehlikeye atacak derecede ihlali Etik Olmayan Davranışlar Denetçilere rüşvet verme teşebbüsü Tedarik zincirinde kasıtlı olarak yanlış bilgi verilmesi (Örneğin üretim tesislerinin saklanması, işletme ruhsatının bulunmaması, iş gücü boyutunu kasti olarak olduğundan daha küçük gösterme) DENETÇİLERİN KARAR VERME YETKİSİ Denetçi, karar verme yetkisini kullanarak: Bulgunun ciddiyetini değerlendirmeli, Acil olarak düzeltici adımlar atma (Sıfır Tolerans Protokolü) ve bulguyu belli bir sosyal performans alanı altında raporlama seçenekleri arasında bir karar vermelidir. amfori BSCI Sistem Kitapçığı Ek 5: Sıfır Tolerans Protokolü Nasıl İzlenir? - 1
Denetçiler karar verebilmek için aşağıdaki unsurlardan faydalanabilir: Bulgunun ciddiyetinin değerlendirilmesi: Durum: Aleni ve ciddi: Açıkça gözlemlenebilir ve ister yılda bir ister sürekli olarak gerçekleşsin, ciddi bir durum olmalıdır. Gerçeklere dayalı ve denetim zamanında çoktan kanıtlanmış olmalıdır: İhlal farazi değil somut olmalı ve belgelerle olabildiğince kanıtlanmış olmalıdır. Ayrımcılık, şiddet olayları, cinsel taciz veya yasal olmayan disiplin cezaları gibi durumlarda tek bilgi kaynağı görüşmeler olabilir. Durum böyleyse, denetçi aşağıdakileri yapabilmek için büyük bir dikkatle en iyi yöntemi belirlemelidir: Görüşmelerden gerekli bilgileri alabilmek (Örneğin denetçi ekibi, kadın cinsel taciz mağdurlarıyla iletişimi kolaylaştırmak için bir kadın denetçiyi ekibe dâhil edebilir). Bulguları, mağdurun kimliğini açık etmeyecek ve onurunu kırmayacak şekilde raporlamak. Mağdurların kimlikleri yalnızca amfori Sekreterliği'ne bildirilmelidir. İhtiyat prensibi: Denetçilerin aleni ihlaller veya kabul edilmez davranışlarla karşılaştığı; ancak bu olayların denetim sırasında kanıtlanamadığı durumlar olabilir. Çocuk işçiliği, bağımlı çalışma, insanlık dışı muamele gibi ciddi şüphelerin var olduğu; ancak denetçinin bunları kanıtlayamadığı durumlar olabilir. Böyle durumlarda sağduyu ve ihtiyat prensibi, denetçilerin muhtemel (ancak kanıtlanmamış) mağdurları korumak için protokole rağmen sıfır tolerans uyarısını yapıp yapmama kararını vermelerine yardımcı olacaktır. Denetçi ihtiyat prensibine uymaya karar verirse: Sorunu araştırmak için elinden gelen çabayı gösterecek, İkna edici delil olmasa da Sıfır Tolerans Protokolü'nü takip edecek, Uyarıda ihtiyat prensibini kullandığını açıkça ifade edecektir. Eksiksiz bir uyarı: Tüm bunları dikkate alan denetçi, bir sıfır tolerans uyarısı yapma kararı verebilir. Bu uyarıda aşağıdakiler olabildiğince net bir şekilde açıklanmalıdır: Tespit edilen insan hakları ihlali ve/veya denetimin bağımsız niteliğini tehlikeye düşüren kabul edilemez davranış Denetçinin durumun ciddiyetini ve derhal iyileştirme ihtiyacını tespit etmek için takip ettiği muhakeme süreci Sağduyu: Gerekli donanıma sahip bir denetçi: amfori BSCI denetiminin amacına ulaşması için doğru şeyi yapmayı, Her farklı durumda birbirine ters düşen amaçları, kuralları ve her durumun kendine has özelliklerini göz önünde bulundurup dengeleyerek doğaçlamayı, Bir sosyal konteksti okuyarak kuralların siyah-beyazlığını aşıp durumun kendine özgü koşullarını görmeyi, Olayları bir başkasının bakış açısından görerek o kişinin nasıl hissedebileceğini anlamayı, Duygular ve sezgileri, yargı yetisini çarpıtmadan akıl yürütmede yardımcı olarak kullanmayı bilir. Sağduyu aynı zamanda denetçilerin cesur olmasına ve aşağıdakileri korumak için en iyi seçeneği aramalarına yardımcı olur: Muhtemel mağdurlar, Kendi dürüstlük prensipleri, amfori BSCI sisteminin güvenilirliği. amfori BSCI Sistem Kitapçığı Ek 5: Sıfır Tolerans Protokolü Nasıl İzlenir? - 2
DENETÇİ İÇİN PROTOKOL 1. Adım: Durum Tespiti ve Özen (Due Diligence) Kanıt toplama: Denetçi tespit edilen sıfır tolerans durumunu tarif edebilmek için mümkün olduğu kadar çok veri ve kanıt (örneğin fotoğraflar ve işçilerin ifadeleri) toplamalıdır. Mağdurları koruma: Eğer mümkünse, denetçiler mağdurlara yardım alabileceklerini bildirip onlara seçeneklerini sunmalı ve yardım alabilecekleri kişi ve kuruluşların iletişim bilgilerini vermelidir. Mağdurlar, denetçilerin davranışları veya ihmalleri yüzünden hiçbir şekilde daha fazla tehlikeye maruz ve korunmasız kalmamalıdır. Denetim süresini yeniden değerlendirme: Denetçi sağduyusunu kullanarak mevcut denetim süresini en iyi şekilde değerlendirip: Olabildiğince çok kanıt toplamalı, Mağdurun/mağdurların koruma altına alınmasını ve bilinen, takip edilebilir bir yerde kalmasını sağlamalıdır. Denetim süresi kullanımının bu şekilde yeniden ayarlanması, denetçinin normal denetim raporunu tamamlamak yerine kanıt toplamaya ve mağdurların korunmasına öncelik vermesini gerektirebilir. 2. Adım: 24 Saat İçinde İhbar Sıfır tolerans konusu olan durum tespit edildiğinden itibaren 24 saat içerisinde denetçi, amfori BSCI platformunda aşağıdaki taraflara hitaben, içinde kendi profesyonel değerlendirmesinin ve topladığı kanıtların da bulunduğu bir uyarı yapmalıdır: amfori Sekreterliği, Tüm ilgili amfori BSCI katılımcıları Bazı durumlarda denetçi, durumu denetim şirketindeki amfori BSCI proje yöneticisine aşağıdaki amaçlarla bildirmiş olabilir: Tavsiye almak, Proje yöneticisinden denetçi adına amfori BSCI platformunda sıfır tolerans uyarısı yapmasını talep etmek Böyle durumlarda, sıfır tolerans uyarısının bu belgede bildirilen gerekliliklere uygun olması için denetçi proje yöneticisine ilgili tüm bilgileri sunmalıdır. ÖNEMLİ: Sıfır tolerans uyarısı yalnızca amfori BSCI platformu üzerinden verilebilir. amfori BSCI platformu, bu tür uyarıları amfori BSCI sistemi içerisinde iletecek ve gerekli işlemlerin yapılmasını sağlayacak şekilde programlanmıştır. Sıfır tolerans uyarısını iletmek için bu kanalın kullanılmaması, denetim şirketinin amfori BSCI sistem gerekliliklerine uyma kuralını ihlal ettiği anlamına gelir. Böyle bir ihlal halinde amfori Sekreterliği, amfori BSCI sisteminin korunması amacıyla aksiyon alabilir. Sıfır tolerans uyarısıyla verilen bilgiler mağdurları korumak amacıyla ilgili tüm taraflarca (Örneğin amfori Sekreterliği, amfori BSCI katılımcıları ve denetim şirketleri) gizli tutulmalıdır. 3. Adım: Raporlama Denetçilerin sıfır tolerans konferans görüşmesi öncesinde amfori Sekreterliği'ne daha fazla bilgi vermeleri gerekebilir. Bu nedenle amfori Sekreterliği her gerektiğinde denetçilere ulaşabilmelidir. Gerekli bilgiler şunlar olabilir: amfori BSCI Sistem Kitapçığı Ek 5: Sıfır Tolerans Protokolü Nasıl İzlenir? - 3
Mağdurun kimliğine ilişkin ek bilgiler veya konu hakkında daha fazla ayrıntı. Denetçinin profesyonel kanısı veya sağduyu ilkesinin kullanımı hakkında ek açıklamalar Denetim raporu: Durumun aciliyeti nedeniyle bu rapor amfori BSCI platformuna uyarının verildiği günden itibaren 5 iş günü içinde yüklenmelidir. Rapor sıfır tolerans olarak etiketlidir. Bu nedenle denetim notu açıklanmaz. AMFORİ SEKRETERLİĞİ İÇİN PROTOKOL 1. Adım: 48 saat Durum Tespiti ve Özen (Due Diligence) ilkesi Sıfır tolerans uyarısının alındığı andan itibaren 48 saat içerisinde Stratejik Programlar Departmanı, ilgili amfori BSCI katılımcılarının da bulunacağı özel amaçlı konferans görüşmesi için gerekli adımları atacaktır. Bu adımlara aşağıdaki amfori departmanlarıyla yapılacak teyitleşmeler de dâhildir: Denetim Departmanı Durumun doğruluğunu göstermek için denetçinin topladığı veriler ve deliller Denetçinin eğitimi ve yeterlik düzeyi Denetçinin veya üreticinin davranışlarına ilişkin varsa geçmişteki suçlama veya şikâyetler Varsa ek bilgiler veya destekleyici belgeler İletişim Departmanı Durumun doğrudan veya dolaylı olarak gündemdeki haberlere yansıyıp yansımadığını görmek için medya taraması Paydaş Katılımı Departmanı Mevcut duruma çözüm bulunmasına yardım olabilecek amfori BSCI yerel paydaş ağı amfori BSCI bölge ağının, soruşturmanın ve/veya düzeltici faaliyetlerin ilerletilmesi konusunda destek verme imkânı 2. Adım: 72 Saat: Konferans Görüşmesinin Koordinasyonu Sıfır tolerans uyarısının verilmesinden itibaren 72 saat içerisinde Stratejik Programlar Departmanı aşağıdakilerin yapılmasını sağlamalıdır: Tüm ilgili amfori BSCI katılımcılarıyla bir konferans görüşmesi amfori BSCI katılımcıları arasında, durumun sıfır tolerans durumu olarak tanımlanması ve şu konularda stratejik bir karar: o Sıfır tolerans etiketinin kullanımı o Bir sıfır tolerans soruşturmasının planlanması ihtiyacı ve bu soruşturmaya ilişkin zaman çizelgesi o Bir amfori BSCI denetimi (tam denetim veya sınırlı kapsamda bir takip denetimi) düzenleme ihtiyacı ve buna ilişkin zaman çizelgesi Soruşturma ve iyileştirme adımlarının belirlenmesi Oluşturulan iyileştirme ekibi tarafından verilen kararın özeti. Bu özette aşağıdaki bilgiler de yer alabilir: o amfori Akademi de mevcut olan ilgili üretici eğitimlerine bağlantı o Katılımcıların üreticiye sunup amfori BSCI platformuna yüklenmesini isteyebileceği İyileştirme Planı şablonuna link amfori BSCI Sistem Kitapçığı Ek 5: Sıfır Tolerans Protokolü Nasıl İzlenir? - 4
o Yerel paydaşlar ve amfori BSCI bölge ağıyla (mevcutsa) işbirliği konusunda bilgi Sıfır tolerans uyarısını yapan denetim şirketine verilecek geribildirim özeti 3. Adım: Takip ve İletişim Stratejik Programlar Departmanı, acil hazırlanan iyileştirme planının takibini yapması gerekli olduğunda (örneğin olayın açıklanmasından sonraki 10 gün içerisinde) ilgili üreticiyle bağlantısı olan amfori BSCI katılımcılarıyla ek bir takip konferans görüşmesi organize edebilir. Sıfır tolerans uyarısının yapılmasından 10 gün sonra Stratejik Programlar Departmanı, iyileştirme sürecinden öğrenilenleri (örneğin sıfır tolerans etiketinin kaldırılması) aktarmak için ilgili denetim şirketi ve gerektiğinde de belli bir denetçiyle iletişime geçer. Bunun yanında, sıfır tolerans uyarısının yapılmasından üç (3) ay sonra Stratejik Programlar Departmanı, sıfır tolerans uyarısının yapıldığı sırada üreticiyle ilişkisi olan amfori BSCI katılımcılarıyla bir takip konferans görüşmesi organize etmelidir. Bu görüşmenin amaçları şunlar olmalıdır: Kararlaştırılan İyileştirme Planı'nın tatmin edici bir şekilde uygulandığını doğrulamak Bağlantılı amfori BSCI katılımcılarının da onayını alarak sıfır tolerans etiketini tutmak veya kaldırmak Yerel mercilerden destek talep etmek (gerekli veya mümkün olduğu durumlarda) amfori BSCI katılımcıları ile üretici arasındaki iletişim seviyesini değerlendirmek amfori BSCI katılımcıları tarafından üreticiye iyileştirme sürecinde destek vermek amacıyla atılan adımlar sırasında elde edilen bilgileri ve bu girişimlerle ilgili memnuniyet seviyesini öğrenmek VAKAYLA BAĞLANTILI OLAN TÜM AMFORI BSCI KATILIMCILARI İÇİN PROTOKOL Sıfır Tolerans Protokolü'nün başarısı, ilgili amfori BSCI katılımcıları arasında sıkı iş birliğine dayanır. Bu iş birliğini sağlayabilmek için de olayın doğası ve ciddiyeti nedeniyle mecburi olarak gizli kategorisindeki bazı bilgilerin paylaşılması gerekebilir. İş birliğini sağlayabilmek için rekabet kaygısının yer almadığı kolektif bir iyileştirme yaklaşımı benimsenmelidir. Uyarının yapıldığı tarihte ilgili üreticiyle bir bağlantısı olan amfori BSCI katılımcıları bu bağlamda: Uyarının verilmesinden itibaren 72 saat içerisinde gerçekleştirilen konferans görüşmesine katılmalıdır. (Bu görüşmede amfori Sekreterliği tarafından iyileştirme grubu kurulur.) (Bu, Bağlılık Formülü Temel Performans Göstergeleri'nden biridir.) 72 saat içerisinde gerçekleştirilen konferans görüşmesinden sonra iyileştirme grubu tarafından aksi kararlaştırılmadığı müddetçe sıfır tolerans uyarısıyla ilgili bilgileri kesinlikle ilgili üreticiyle paylaşmamalıdır. Mecburi gizli bilgi paylaşımı mekanizmasının bir parçası olarak, işletmelerinin adını diğer ilgili amfori BSCI katılımcılarıyla paylaşmalıdır. Üreticiyle toplu halde iletişim kurmak için iyileştirme grubuyla iş birliği içinde hareket etmelidir. Konferans görüşmesini, rekabet yasasına aykırı olabilecek herhangi bir ticari amaçla kullanmamalıdır. İyileştirme Planı'nın başarılı bir şekilde uygulandığını zaman geçirmeden doğrulamalıdır. (Bu bir sıfır tolerans soruşturmasıyla veya bir amfori BSCI denetimiyle yapılabilir.) İyileştirme Planı'nın uygulanması konusunda geribildirim vermek için üç (3) ayın sonunda bir takip görüşmesine katılmalıdır. amfori BSCI Sistem Kitapçığı Ek 5: Sıfır Tolerans Protokolü Nasıl İzlenir? - 5
Sıfır tolerans uyarısının yapılmasından sonraki 72 saat içerisinde kurulan iyileştirme grubu aşağıdaki konular hakkında oybirliği veya mutlak çoğunluk (%50 +1) ilkesine göre karar alacaktır: Sıfır toleransa konu olan durumun özellikleri Uyarıdan itibaren üç (3) ay içerisinde sıfır tolerans etiketinin korunması veya kaldırılması Gerekli olduğunda üreticinin tekrar denetim döngüsüne girebilmesi için bir sıfır tolerans soruşturması veya bir amfori BSCI denetimi planlama ihtiyacının olup olmadığı SORUMLULUK REDDİ amfori veya amfori'nin müdürleri, memurları, çalışanları veya temsilcilerinin, amfori nin sağladığı herhangi bir hizmet veya herhangi bir faaliyetle ya da bu belgenin içeriğiyle doğrudan veya dolaylı olarak bağlantılı bir şekilde ortaya çıkmasına neden olduğu herhangi bir zarardan (örneğin kayıplar, borçlar, sorumluluklar, masraflar, iddialar, eylemler, talepler veya cezalar) ötürü amfori ve amfori bünyesindeki müdürler, memurlar, çalışanlar veya temsilciler herhangi bir tarafa (örneğin üyelere, üreticilere veya denetçilere) karşı bir sorumluluk kabul etmez. Bu ilkeye tek istisna oluşturabilecek konu yolsuzluk tur. amfori BSCI Sistem Kitapçığı Ek 5: Sıfır Tolerans Protokolü Nasıl İzlenir? - 6