M.Ü. SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI ÖĞRENCİ KULÜPLERİ GÜNCELLEME AŞAMALARI Her yıl Mayıs ayının ilk haftası yapılması zorunlu olan Genel Kurul ile ilgili detaylı açıklamalar Göztepe Yerleşkesi Daire Başkanlıkları Binası Kat:5 Kadıköy / İstanbul 0216 338 38 69 kultur@marmara.edu.tr https://sks.marmara.edu.tr https://www.sksfit.com
Genel Kurul Ön Bilgi Önemli Noktalar -1 * Kulüp Güncelleme işlemleri için Mayıs ayının ilk haftası Genel Kurul yapılması gerekmektedir. Genel Kurul kulübün en yetkili organıdır ve kulübe üye olan bütün öğrencilerden oluşur. Toplantı yeter sayısı tüm üyelerin yarıdan bir fazlasıdır. Örneğin 200 üyesi olan bir kulüp, en az 101 kişi ile genel kurul toplayabilir. * Genel Kurul toplantısında Yeni Yönetim ve Denetim Kurulları oylama sonucu belirlenir. Toplantıya başkanlık eden üye GENEL KURUL BAŞKANI, sekretarya işlerini yürüten üye GENEL KURUL SEKRETERİ dir. Genel Kurul Başkanı veya Genel Kurul Sekreteri Yönetim veya Denetim Kurullarında yer alamaz. Toplam 18 üyeden oluşan Yönetim ve Denetim Kurulu üyeleri görev dağılımı şu şekildedir. Yönetim Kurulu: 7 Asil 5 Yedek Üyeden oluşmaktadır. (Yönetim Kurulu Başkanı, Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı, Yönetim Kurulu Sekreteri, 4 Asil Üye, 5 Yedek Üye) Denetim Kurulu: 3 Asil 3 Yedek Üyeden oluşmaktadır. Önemli Noktalar - 2 * Kulüp Güncelleme işlemlerinin yapılması işlemleri İnternet üzerinde yer alan (https://www.sksfit.com/kulupislemleri/) linki üzerinden yapılacak olup, güncelleme işlemleri için Kulüp Danışmanı ve Kulüp Danışman Yardımcısının güncel, aktif ve e-mail adreslerinin ulaşılabilir olması şarttır. İşlem başlangıcında Kulüp Danışmanına onay maili gönderilecek olup cevaplaması istenecektir. * Kulüp Danışman veya Yardımcısına ait e-mail adreslerinin kontrol edilmesi, adreslerin ulaşılabilir olması, gönderilen e-maillerin cevaplandırılması sizin ve danışmanınızın sorumluluğundadır. Not: Güncelleme işlemleri giriş işlemleri için gerekli bilgileri sisteme Yeni Seçilen Yönetim Kurulu Sekreteri girecektir. İşlemlerin devamında girilen bilgiler değiştirilemeyeceği için, Yönetim Kurulu Sekreteri yerine başka bir üyenin sisteme giriş yapması başvurunuzun geçersiz sayılmasına neden olabilir. M.Ü. SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI ÖĞRENCİ KULÜPLERİ GÜNCELLEME AŞAMALARI - MAYIS 2019 1
GÜNCELLEME İŞLEMLERİ AŞAMA 1- YÖNETİM KURULU SEKRETERİ * Kulüp Güncelleme işlemleri için ilgili formlar https://www.sksfit.com/kulupislemleri/ adresinden doldurulmalıdır. İlgili Formları yalnızca yeni seçilen YÖNETİM KURULU SEKRETERİ doldurabilir. Yönetim Kurulu Sekreteri ilk aşamada e-mail adresini girdikten sonra kişisel bilgilerini kaydedecektir. Daha sonra işlemlere devam edebilmesi için girmiş olduğu e-mail adresine parola gönderilecek ve bu parolanın ilgili ekrana girilmesi istenecektir. Bu aşamada yönetim kurulu sekreterine ait olmayan bilgilerin girilmesi halinde başvurunuz reddedilecektir. Yönetim Kurulu Sekreteri e-mail adresine gelen parola ile devam ettiğinde karşısına güncelleme yapması için kulüp seçmesi istenecektir. Üniversitemizde aktif olan kulüp listesinden seçilen kulüp ile devam edildiğinde, Kulüp Danışmanına bu işlemi onaylaması için onay maili gönderilecek ve danışmandan onay beklenecektir. Danışman mail adresine gelen linki tıklamadığı sürece işlemlere devam edilemez. 1- Yönetim Kurulu Sekreteri e-mail adresi giriş ekranı M.Ü. SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI ÖĞRENCİ KULÜPLERİ GÜNCELLEME AŞAMALARI - MAYIS 2019 2
2- Yönetim Kurulu Sekreteri bilgileri giriş ekranı 3- Güncellenecek Kulüp Seçimi ekranı M.Ü. SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI ÖĞRENCİ KULÜPLERİ GÜNCELLEME AŞAMALARI - MAYIS 2019 3
4- Güncellenecek Kulüp seçimi yapıldıktan sonra, kulüp danışmanının onay durumunu gösterir ekran. 5- Danışman ilk onayından sonra doldurulması gereken evraklar için ilgili linkler Ana Sayfası İlk Yapılacak İşlemler; Kulüp Genel Bilgilerini Düzenle butonuna tıklayarak, Tüzüğünüzde yer alacak olan Kulüp Amacını detaylı olarak giriniz. Genel Kurul Tarihiniz, toplantıya katılan üye sayısı, Genel Kurul Başkanı ve Genel Kurul Sekreteri bilgilerini doldurunuz. M.Ü. SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI ÖĞRENCİ KULÜPLERİ GÜNCELLEME AŞAMALARI - MAYIS 2019 4
Sol tarafta yer alan düğmeler eksik giriş olduğu sürece Kırmızı renkte görünecek olup, gerekli bilgiler girildiğinde ve onaylama gereken yerler ilgililer tarafından onaylandığında Mavi renge dönüşecektir. Bütün düğmeler Mavi renge dönüştükten sonra, Genel onay işlemi için Kulüp Danışmanına Danışmana Onaya Gönder butonu ile mail gönderilecek ve onay istenecektir. Aynı bilgiler Kulüp Danışman Yardımcısına Danışman Yardımcısına Onaya Gönder butonu ile gönderilecek olup, Danışman yardımcısından da onay istenecektir. Kulüp Danışmanı ve Kulüp Danışman Yardımcısı e-mail adreslerine gönderilen linki onaylamadığı sürece herhangi bir çıktı alınamaz ve işlemleriniz tamamlanamaz. Yönetim ve Denetim Kurulu üye bilgilerini girerken, T.C. Kimlik Numarası ve öğrenci numarasının doğruluğunu kontrol ederek giriniz ve adres alanına açık adres olarak adres girişi yapınız. Kısa veya sadece ilçe il şeklinde adresler kesinlikle kabul edilmez. Yönetim Kurulu Başkanı ve Başkan Yardımcısı bilgileri girildiği anda e-mail adreslerine onay maili gönderilip onay istenecektir. 6- Tüzük Faaliyet Alanı Girişi M.Ü. SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI ÖĞRENCİ KULÜPLERİ GÜNCELLEME AŞAMALARI - MAYIS 2019 5
Bilgi! Tüzüğünüzde yer alacak faaliyet alanı girişi yapmanız gerekmektedir. En az 3 en fazla 12 alan belirleyebilirsiniz. Faaliyet alanı bir etkinlik girişi değil, etkinliklerin hangi alanlarda yapılacağına ilişkin bilgileri kapsar. Faaliyet alanı olarak, içerisinde konferans, panel vb ifadeler kullanılmaz. Etkinlik isimleri kullanılmaz, ucu açık ifadeler kullanılmaz. 7- Faaliyet Planı oluşturma ekranı Bilgi! Kulüpler güncelleme işlemleri için gelecek dönemden itibaren gerçekleştirmeyi planladıkları ETKİNLİKLERİ bildirirler. En az 5 en çok 10 giriş yapılabilir. Gelecek dönem Planda yer almayan etkinlikler de yapılabilir. SONUÇ: Gerekli Güncelleme formlarının çıktılarının alınabilmesi için; Yönetim Kurulu Üyelerinin ve Denetim Kurulu Üyelerinin tamamının bilgilerinin eksiksiz doldurulmuş olması, Yönetim Kurulu Başkanı ve Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısının e-mail adreslerine gönderilen onay linkini tıklamış olması gerekmektedir. Genel Kurul Başkanı, Genel Kurul Sekreter, Genel Kurul Tarihi ve Genel Kurula Katılan üye sayısının, kulüp bilgileri kısmından girilmiş olması gerekmektedir. Tüzük Faaliyet alanı olarak en az 3 geçerli alan belirlenmiş olması gerekir. Faaliyet Planı olarak en az 5 giriş yapılmış olması gerekir. M.Ü. SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI ÖĞRENCİ KULÜPLERİ GÜNCELLEME AŞAMALARI - MAYIS 2019 6
Danışmana Onaya Gönder butonu ile bütün bilgilerin gönderildiği danışman e-mail adresine giden linkin, danışman tarafından onaylanmış olması gerekir. Danışman Yardımcısına Onaya Gönder butonu ile bütün bilgilerin gönderildiği danışman e-mail adresine giden linkin, danışman tarafından onaylanmış olması gerekir. Bu aşamalar tamamlandığında Formları Yazdır Butonu ile belgeler yazdırılabilir. Genel Kurul Sonuç Bildirimi Formunda Yönetim ve Denetim Kurullarına ait üyelerin imzaları ve vesikalık fotoğraflarının yapıştırılacağı yer bulunmaktadır. Bütün evraklarda Kulüp Danışmanı ve Kulüp Başkanına ait imza bulunmaktadır. Tüzükte Yönetim Kurulu Asil Üyeleri ve Genel Kurul Başkanı, Genel Kurul Sekreteri, Kulüp Danışmanı imzası için isimler bulunmaktadır. (Genel Kurul Başkanı ve Genel Kurul Sekreteri Yönetim veya Denetim Kurullarında görev alamaz!) Güncelleme evrakları arasında yer alan 2 form, sistem dışından alınmaktadır. Bunlar; 1- Faaliyet Raporu; Faaliyet raporu dönem içerisinde gerçekleştirilen etkinliklerin Genel Kuruldan önceki kulüp başkanı ve danışmanın imzası ile genel kurula sunulan rapordur. Sistemimiz üzerinden online olarak hazırlanacaktır. sksfit.com üzerinden sisteme giriş yaptıktan sonra, kulüpler menüsünden Etkinlik Başvurularım linki tıklandığında karşınıza Faaliyet Raporu butonu gelecektir. Çıktı alabilirsiniz. 2- İç Denetim Formu: İç Denetim Formu denetim kurulu asil üyeleri tarafından hazırlanması gereken formdur. Aktif olan Denetim ve Yönetim kurulu üyelerinizin tamamını sksfit.com sitemiz üzerinden sisteme giriş yaptıktan sonra görebilirsiniz. İç Denetim Formuna, http://sks.marmara.edu.tr/ ve http://www.sksfit.com/ internet adreslerimizde yer alan duyurulardan ulaşabilirsiniz. M.Ü. SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI ÖĞRENCİ KULÜPLERİ GÜNCELLEME AŞAMALARI - MAYIS 2019 7