E DANIŞMANLIK UYGULAMA AŞAMALARI

Transkript

1 E DANIŞMANLIK Tanım: E-danışmanlık, öğrencinin tüm eğitimi boyunca ders seçimleri ve planlamalarında; danışmanlık ve elektronik ortamda eşzamanlı(online) yada artzamanlı (offline) mesajlaşma yolu ile iletişim ve onay süreçlerinin bütünüdür. Amacı: E-danışmanlık hizmetinin amacı öğrencinin hedeflediği öğrenme çıktılarına ulaşması için uygun olan ders seçimini doğru yapabilmesi ve zaman ve diğer maliyetlerini azaltarak uzaktan danışmanlık hizmeti almasıdır. Derse kayıt işlemini evinden ya da herhangi bir yerden özgürce gerçekleştiren öğrenci kaydını tamamlamak için danışmanını aramak, bulmak durumunda değildir-danışmanlık sisteminden yararlanan öğrenci derse kayıt işlemini ve danışman onaylama işlemini öğrenci işleri otomasyon sistemi üzerinden gerçekleştirebilir ve zaman kaybı yaşamadan işlemlerini sonlandırabilir. Kapsam: İstanbul Üniversitesi nde hizmet vermekte olan öğrenci kayıtlı tüm eğitim birimlerini kapsar. Kitle: İstanbul Üniversitesi nde bir diploma programına kayıtlı tüm öğrencilerdir. Sorumluluk: İstanbul Üniversitesi nde hizmetin yürütülmesinden Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, doğru şekilde verilmesinden ilgili birimlerin en üst amirleri ve hizmetin verilmesinden ilgili birimlerce görevlendirilmiş danışmanlar sorumludur. UYGULAMA AŞAMALARI 1) İstanbul Üniversitesinin ana sayfasına giriniz. Ana sayfa da bulunan öğrenci sekmesine tıklayınız.

2 1- Açılan öğrenci işleri otomasyon sistemi penceresinden kullanıcı adı ve şifreniz ile giriş yapınız. 2-E-danışmanlık uygulamalarını gerçekleştirmek için Kayıt İşlemleri menüsünden Öğrenci ile Ders Onayı alanına

3 3- Açılan pencere de danışmanlığınıza atanmış öğrenciler listelenecektir. Ders alma işlemi tamamlanmayanlar, Ders alma işlemi tamamlananlar, Ders Alma İşlemi Yapmayanlar ve Tümünü göster seçeneklerinden listeleme yapılabilir. Ders alma işlemi tamamlanmayanlar,ders almış ve danışman onayı gerçekleşmemiş öğrencileri, Ders alma işlemi tamamlananlar,ders almış ve danışman onayı gerçekleşmiş öğrencileri, Ders alma İşlemi yapılmayanlar ise ders alım işlemini gerçekleştirmeyen öğrencileri, ifade etmektedir. Tümünü seç ise tüm kategorileri bir arada listeleyen seçenektir. Danışmanı olduğunuz öğrenciler listesinden hangi öğrenci için işlem yapacaksanız o öğrenciyi tıklamanız yeterlidir. 4-Seçilen öğrenciye ait ders seçimi bilgileri ekrana gelir. Bu ekranda öğrenci, ders ve diploma programının müfredat bilgileri ile ilgili içerikleri görüntüleyebilirsiniz. - AGNO alanından öğrenciye ait AGNO (Ağırlıklı Genel Not Ortalaması) görüntüleyebilirsiniz. İstanbul Üniversitesinin Lisans-Önlisans yönetmeliğinde belirtilmiş olan; Yarıyıl esası uygulamasında herhangi bir yarıyıl, yıl esası uygulamasında ise herhangi bir yılsonunda AGNO su 1.80 in altında kalan öğrenciler, sınamalı öğrenci sayılır. Bu alt sınır ilgili birim kurulu kararıyla yükseltilebilir, esasından hareketle danışmanlık yapılan öğrencilerin AGNO(Ağırlıklı Genel Not Ortalaması ) bilgilerinin kontrol edilip baraj altında kalan öğrencilerin başarısız ve koşullu olarak başarmış olduğu derslere yönlendirilmesi gerekmektedir. -Müfredat Dışı Ders Ekle alanından; öğrencinin müfredat dışı alması gereken dersler ekleyebilir; öğrencinin müfredat dışı alacağı dersin bulunduğu Fakülte, bölüm, program seçilerek dersler listeleyerek ve hangi ders aldırılacak ise

4 işaretleyerek ardından da Kaydet butona basarak işlemi gerçekleştirebilirsiniz. İstanbul Üniversitesi Lisans-Önlisans yönetmeliği Madde 16 (4) Öğrenciler kendi öğrenim dalı ile ilgili öğretim planının öngördüğü zorunlu ve seçmeli derslerin yanı sıra, danışmanın teklifi, varsa bölüm başkanının önerisi ve ilgili birim yönetim kurullarının kararı ile, Üniversiteye bağlı herhangi bir öğretim planında yer alan dersi/dersleri de alabilir. Bu derslerdeki başarı durumu, not dökümü belgesinde bilgi olarak gösterilir, ancak kredi yükü ve AGNO hesabına katılmaz. maddesi dikkate alınarak öğrenciye müfredat dışı ders ile ilgili bildirim yapılmalıdır. - Transkript Göster butonu ile öğrencinin transkript bilgilerine bakılarak ilgili kontrolleri gerçekleştirebilirsiniz.

5 -Harç borç bilgileri alanından Öğrencinin seçilen dersleri için oluşacak olan harç bilgisini görüntüleyebilirsiniz. -Ders listesinin altında yer alan sekmelerden ise şu bilgilere ulaşılabilir: - Alınabilecek Dersler sekmesinden, öğrencinin müfredatına tanımlanmış olan seçmeli ve zorunlu dersleri görüntüleyebilirsiniz. Alanda görüntüleyemediğiniz bir ders var ise Birim Öğrenci İşleri ile görüşmeniz gerekmektedir. - Kurallar alanından öğrencinin bağlı olduğu diploma programının müfredat bilgilerine tanımlanmış olan ders alma kuralları görülebilir. Örnek; ilgili dönemde alınabilecek maksimum kredi yükü, alınabilecek seçmeli ders sayısı gibi. - Burs durumu alanından, öğrenciye SKS tarafından girilen bir bursluluk durumu var ise görüntüleyebilirsiniz. - Not Kartı alanından öğrencinin ilgili diploma programından başından itibaren almış olduğu notlar yıl ve yarıyılına göre görüntüleyebilirsiniz. - Ders Kontenjanları alanından, öğrencinin okuduğu diploma programındaki derslerin seçim ve onay durumlarına göre kalan kontenjan bilgisi görebilirsiniz. Gerekli kontroller yapıldıktan sonra öğrencinin Beklemede olan dersleri için onay veriliyorsa Onay, onaylanmıyor ise Red butonu işaretlenerek Ders Alma İşlemini Onayla butonu tıklayınız. Hatalı veya eksik bir işlem yapıldı ise öğrenci harcını yatırana kadar yatırıldıktan sonra bir değişiklik yapılamaz. gerekli değişiklikler yapılabilir, fakat harç

6 DANIŞMAN MESAJLAŞMA -Öğrenci ile mesajlaşmak yoluyla iletişim kurulacak ve ders onaylama işlemini gerçekleştirecekseniz; Öğrenci tarafından gönderilen mesaj var mı kontrol etmek için Mesajları kontrol et butonu tıklandığınızda mesaj gönderen öğrenci kırmızı renkle boyanacaktır. Kırmızı renkteki mesaj gönderen öğrenci ile iletişim kurmak isterseniz Sohbet Penceresi butonu tıklayarak öğrenci ile mesaj yoluyla iletişim kurabilir ve ders onay işlemini gerçekleştirebilirsiniz.

7 Gelen mesaj ekranında cevap yazılarak Gönder butonuna tıklayarak öğrenciye göndermek istediğiniz mesajı gönderebilirsiniz. HATIRLATMALAR Ders onay veya red işlemleri de ders onay işlemleri takip edilerek gerçekleştirebilirsiniz. Öğrenci ile mesajlaşabilmek için o anda her iki tarafın da online olmasına gerek yoktur. Öğrenci danışmana mesaj gönderdiğinde bu sistemde saklanır ve danışman sistemi açtığında mesajı okuyabilir ve cevap gönderebilir. Değerli Danışmanlar; Danışmanlık hizmeti verdiğiniz öğrencilerin derse kayıt işlemlerinin tamamlanabilmesi için ders onaylarının gerçekleşmesi gerekmektedir. Ders onayı gerçekleşmeyen öğrencilerin referans numaraları ve harç borçları oluşmayacaktır.