T.C. B A Ş B A K A N L I K Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü Sayı : B.02.0.PPG.0.12-320-8880 11 Haziran 2002 Konu : Standart Dosya Planı Kamu hizmetlerinin ekonomik, verimli ve süratli bir şekilde yürütülebilmesi, planlı ve sistemli bir haberleşme ve bilgilenmeye bağlıdır. Planlı ve sistemli bir haberleşme içerisinde ise, dosyalama ve arşiv işlemleri büyük önem kazanmaktadır. Ancak, kamu kurum ve kuruluşlarında, kurum içerisinde veya kurumdan kuruma değişen dosyalama ve arşiv işlemleri görülmektedir. Bu durum, aranılan bilgi ve belgelere ulaşımı zorlaştırmakta, verilen hizmetin süratini, verimliliğini ve kalitesini olumsuz yönde etkilemektedir. Diğer taraftan, iş ve işlemlerde kağıt türü kayıt ortamlarının yerini hızla elektronik kayıt ortamlarına bırakması, bu ortamlarda hazırlanan belgelerin sistemli bir şekilde saklanması ve dosyalanmasını gündeme getirmiştir. Bu kapsamda, hem klasik tür belgelerin hem de elektronik ortamdaki belgelerin dosyalanmasına imkan verecek şekilde hazırlanarak 1998 yılında uygulamaya konulan Başbakanlık dosya planında öngörüldüğü şekilde bazı kamu kurum ve kuruluşları da standart dosya planlarını hazırlamışlardır. Daha sonra, kamu kurum ve kuruluşlarının vatandaşlara karşı yerine getirmekle yükümlü oldukları görev ve hizmetler ile vatandaşların devlete karşı olan görev ve sorumluluklarının elektronik ortamda kesintisiz ve güvenli olarak yürütülmesini ve elektronik iletişimde dünya ülkeleri ile uyum içinde olunmasını sağlamak amacıyla Başbakanlık koordinatörlüğünde yürütülen e-türkiye projesi kapsamında oluşturulan Arşiv ve Digital Depolama Çalışma Grubu ; elektronik ortamlarda belgelerin oluşturulması ve dosyalanmasında gereken altyapının oluşturularak, gerek fiziki, gerekse elektronik ortamlarda belgelerin aynı usul ve esaslar dahilinde dosyalanmasına imkan sağlamak amacıyla kamu kurum ve kuruluşlarının tamamında Standart Dosya Planları uygulanması için bir proje çalışması başlatılmasına karar vermiştir. Dosya planlarında standartlaşma, üretilen bilgi ve belgelerin her kurumda konularına göre aynı adla tanımlanarak hızlı ve kolay bir şekilde düzenlenmesi, depolanması ve saklanmasını sağlayarak kurum ve kuruluşlar arasında etkili, düzenli, hızlı ve verimli bir haberleşme ve bilgi sisteminin kurulmasına zemin oluşturacaktır. Böylece, e-belge teşekkülü ve elektronik haberleşme uygulamalarına geçişte alt yapı oluşturulmak suretiyle ihtiyaç duyulan bilgi ve belgeye hızlı ve kolay ulaşılarak kamu hizmetlerinin düzenli ve verimli olarak yürütülmesine, hızlı ve doğru kararlar alınmasına katkıda bulunulacaktır../..
T.C. B A Ş B A K A N L I K Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü Sayı : B.02.0.PPG.0.12-320-8880 11 Haziran 2002 Konu : - 2 - Bu çerçevede, her kamu kurum ve kuruluşu, yazı ekinde gönderilen Standart Dosya Planı Hazırlamada Uyulacak Esaslar ve Başbakanlık Dosya Planı nı örnek alarak, ana hizmet birimleri için hazırlayacakları taslak dosya planları ile adı geçen dosya planında yer alan genel konular, yardımcı hizmet birimleri ve danışma-denetim birimleri ile ilgili görüş ve tekliflerini en geç 10.09.2002 tarihine kadar Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne ulaştıracaktır. Ayrıca, kamu kurum ve kuruluşlarınca, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nde ekli listede belirtilen tarih ve adreste düzenlenecek bilgilendirme amaçlı toplantıya, konu ile ilgili ve yetkili ikişer personelinin katılımı sağlanacaktır. Bilgilerini ve gereğini rica ederim. Ahmet ŞAĞAR Başbakan a. Müsteşar EKLER : EK 1: Toplantı Listesi (5 sayfa) EK 2: Standart Dosya Planı Hazırlamada Uyulacak Esaslar (3 sayfa) EK 3: Başbakanlık Dosya Planı (34 sayfa) DAĞITIM : Gereği : Ek-1 Toplantı Listesinde Yer Alan Kurum ve Kuruluşlara
Ek-1 1. GRUP TOPLANTI LİSTESİ Toplantı Tarihi: 08/07/2002 Kurum/Kuruluş Adı Toplantı Saati : 14.00 Cumhurbaşkanlığı T.B.M.M Başkanlığı Anayasa Mahkemesi Başkanlığı Yargıtay Başkanlığı Danıştay Başkanlığı Sayıştay Başkanlığı Milli Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliği Milli İstihbarat Teşkilatı Müsteşarlığı Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı Hazine Müsteşarlığı Dış Ticaret Müsteşarlığı Denizcilik Müsteşarlığı Konut Müsteşarlığı Gümrük Müsteşarlığı Özürlüler İdaresi Başkanlığı Türk İşbirliği ve Kalkınma İdaresi Başkanlığı Avrupa Birliği Genel Sekreterliği Başbakanlık Yüksek Denetleme Kurulu Başkanlığı Özelleştirme İdaresi Başkanlığı Toplantı Yeri: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü İvedik Cad. No: 59 Yenimahalle/ANKARA Tel: 315 10 32-307 91 57-307 91 45 Fax: 315 10 00
2. GRUP TOPLANTI LİSTESİ Toplantı Tarihi: 09/07/2002 Kurum/Kuruluş Adı Toplantı Saati : 14.00 Adalet Bakanlığı Milli Savunma Bakanlığı İçişleri Bakanlığı (Yalnızca Bakanlık Temsilcisi) Dışişleri Bakanlığı Maliye Bakanlığı Milli Eğitim Bakanlığı Bayındırlık ve İskan Bakanlığı Sağlık Bakanlığı Ulaştırma Bakanlığı Tarım ve Köy İşleri Bakanlığı Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Kültür Bakanlığı Turizm Bakanlığı Orman Bakanlığı Çevre Bakanlığı YÖK Başkanlığı Toplantı Yeri: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü İvedik Cad. No: 59 Yenimahalle/ANKARA Tel: 315 10 32-307 91 57-307 91 45 Fax: 315 10 00
3. GRUP TOPLANTI LİSTESİ Toplantı Tarihi: 10/07/2002 Kurum/Kuruluş Adı Toplantı Saati : 14.00 Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumu T.C. Merkez Bankası Başkanlığı Sermaye Piyasası Kurulu Başkanlığı Türkiye Kalkınma Bankası A.Ş. Genel Müdürlüğü Devlet İstatistik Enstitüsü Başkanlığı Türk Akreditasyon Kurumu GAP İdaresi Başkanlığı Atatürk-Kültür, Dil ve Tarih Yüksek Kurumu Başkanlığı Türkiye Bilimsel ve Teknik Araştırma Kurumu Başkanlığı Radyo Televizyon Üst Kurulu Başbakanlık Toplu Konut İdaresi Başkanlığı Türkiye Atom Enerjisi Kurumu Başkanlığı Aile Araştırma Kurumu Başkanlığı Türk Standartları Enstitüsü Başkanlığı Devlet Personel Başkanlığı Türkiye Bilimler Akademisi Başkanlığı Tütün, Tütün Mamulleri ve Alkollü İçkiler Piyasası Düzenleme Kurumu Kamu İhale Kurumu Şeker Kurumu Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu Telekomünikasyon Kurumu Türkiye Muhasebe Standartları Kurulu Rekabet Kurulu Başkanlığı Milli Prodüktivite Merkezi Toplantı Yeri: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü İvedik Cad. No: 59 Yenimahalle/ANKARA Tel: 315 10 32-307 91 57-307 91 45 Fax: 315 10 00
4. GRUP TOPLANTI LİSTESİ Toplantı Tarihi: 11/07/2002 Kurum/Kuruluş Adı Toplantı Saati : 14.00 Boru Hatları İle Petrol Taşıma A.Ş. Genel Müdürlüğü Çay İşletmeleri Genel Müdürlüğü Devlet Hava Meydanları İşletmesi Genel Müdürlüğü Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürlüğü Et ve Balık Ürünleri A.Ş. Genel Müdürlüğü Eti Holding A.Ş. Genel Müdürlüğü Karadeniz Bakır İşletmeleri A.Ş. Genel Müdürlüğü Makina ve Kimya Endüstrisi Kurumu Genel Müdürlüğü Petkim Petrokimya ve Holdin A.Ş. Genel Müdürlüğü Türkiye Selüloz ve Kağıt Fabrikaları A.Ş. Genel Müdürlüğü Sümer Holding A.Ş. Genel Müdürlüğü Sümer Halıcılık ve El Sanatları Sanayi ve Ticaret A.Ş. Genel Müdürlüğü T.C. Devlet Demiryolları İşletmesi Genel Müdürlüğü T.C Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü T.C. Ziraat Bankası Genel Müdürlüğü Tarım İşletmeleri Genel Müdürlüğü Tütün Tütün Mamulleri Tuz ve Alkol İşletmeleri Genel Müdürlüğü (TEKEL) Toprak Mahsulleri Ofisi A.Ş. Genel Müdürlüğü Turban Turizm A.Ş. Genel Müdürlüğü Türkiye İhracaat Kredi Bankası A.Ş. Genel Müdürlüğü Türk Hava Yolları A.O. Genel Müdürlüğü Türk Telekomünikasyon A.Ş. Genel Müdürlüğü Türkiye Demir Çelik İşletmeleri Genel Müdürlüğü Türkiye Denizcilik İşletmeleri Genel Müdürlüğü Türkiye Elektrik Dağıtım A.Ş. Genel Müdürlüğü Türkiye Gemi Sananayii A.Ş. Genel Müdürlüğü Türkiye Gübre Sanayi A.Ş. Genel Müdürlüğü Türkiye Halk Bankası A.Ş. Genel Müdürlüğü Türkiye Kömür İşletmeleri Kurumu Genel Müdürlüğü Türkiye Petrol Rafinerileri A.Ş. Genel Müdürlüğü Türkiye Petrolleri A.O. Genel Müdürlüğü Türkiye Şeker Fabrikaları A.Ş. Genel Müdürlüğü Türkiye Taşkömürü Kurumu Genel Müdürlüğü Türkiye Zirai Donatım A.Ş. Genel Müdürlüğü Kıyı Emniyeti ve Gemi Kurtarma İşletmeleri Genel Müdürlüğü Türkiye Elektrik İletim A.Ş. Genel Müdürlüğü Türkiye Elektrik Ticaret ve Taahhüt A.Ş. Genel Müdürlüğü Toplantı Yeri: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü İvedik Cad. No: 59 Yenimahalle/ANKARA Tel: 315 10 32-307 91 57-307 91 45 Fax: 315 10 00
5. GRUP TOPLANTI LİSTESİ Toplantı Tarihi: 12/07/2002 Kurum/Kuruluş Adı Toplantı Saati : 14.00 Diyanet İşleri Başkanlığı Milli Piyango İdaresi Genel Müdürlüğü Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü Devlet Meteoroloji İşleri Genel Müdürlüğü Basın-Yayın ve Enformasyon Genel Müdürlüğü Türkiye Radyo-Televizyon Kurumu Genel Müdürlüğü Anadolu Ajansı Genel Müdürlüğü Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kurumu Genel Müdürlüğü Kadının Statüsü ve Sorunları Genel Müdürlüğü Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Maden Tetkik ve Arama Genel Müdürlüğü Arsa Ofisi Genel Müdürlüğü Vakıflar Genel Müdürlüğü Köy Hizmetleri Genel Müdürlüğü Basın-İlan Kurumu Genel Müdürlüğü Türkiye ve Orta Doğu Amme İdaresi Enstitüsü Genel Müdürlüğü Toplantı Yeri: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü İvedik Cad. No: 59 Yenimahalle/ANKARA Tel: 315 10 32-307 91 57-307 91 45 Fax: 315 10 00
Ek-2 KURUM VE KURULUŞLARCA MÜŞTEREK KULLANILACAK STANDART DOSYA PLANI HAZIRLAMADA UYULACAK ESASLAR 1) Dosya planında; Müşterek ve genel konular için......000-099 Ana hizmet birimlerine ait konular için...100-699 Yardımcı hizmet ve danışma-denetim birimleri için...700-999 Sayıları arasındaki kodlar kullanılacaktır. 2) Kurum ve kuruluşlarca hazırlanacak ana hizmet birimlerinin formatı; ana konular için 000 sayısal, birinci alt konu için 00 sayısal, ikinci alt konu için 00 sayısal, üçüncü alt konu için de 00 sayısal karakter olacaktır. Örnek; 000 00 00 00 Ana konu I.Alt II.Alt III.Alt konular 3) Dosya planlarında, I.Alt konudaki 00 ile biten numaralar o ana konunun Genel i için; 99 ile biten kodlar o ana konuyu ilgilendiren ancak alt konularda yer almayan konular için kullanılacaktır. Yıl sonlarında dosya planı geliştirilirken 99 kodundaki hizmetlerden yoğun ve önemli görülenler yeni konulara ilave edilebilecektir. Örnek: 810 00 Bütçe İşleri (Genel) 810 01 Bütçe Hazırlık Çalışmaları 810 99 Diğer İşler 4) Verilen hizmet itibariyle Coğrafi düzenlemeye tabi tutulması gereken dosyalar için; dosya kodundan sonra bir alt konu koduna V harfi yazılacaktır. Bu tür bölünmelerde V harfinin yazıldığı bölüme, dosya planında ek olarak yer alacak İl kodları listesinden, o ilin trafik kodu kaydedilecektir. 5) Yurtdışı ile ilgili dosyalar için de aynı yöntem uygulanacak; dosya kodundan sonra bir alt konu koduna Y harfi yazılacaktır. Y harfinin yazıldığı bölüme, yine dosya planının ekinde yer alacak olan ve Dışişleri Bakanlığı nca belirlenecek yabancı ülke kodları yazılacaktır. 6) Bölgeler itibariyle düzenlemeye tabi tutulacak dosyalar için de aynı yöntem uygulanacak; Bölgesel ayırımları belirtmek için B harfi kullanılacaktır. B harfinin yazıldığı bölüme, yine dosya planının ekinde yer alacak olan ve ilgili kurumun belirleyeceği bölge kodları yazılacaktır. 7) Hazırlanacak dosya planının kolayca kullanımını sağlamak amacıyla Genel ve Müşterek Konular dışındaki hizmetler, birimler bazında kodlanacaktır. Ancak bu işlem yapılırken; 1
a) Ana hizmet birimleri, yardımcı hizmet birimleri ve danışma-denetim birimleri ile yaptıkları yazışmalar için ayrıca kod belirlemeyecek, yardımcı hizmet birimleri ve danışma-denetim birimleri dosya planlarını aynen uygulayacaklardır. b) Ana hizmet birimlerinin birbirleri ile yaptığı yazışmalarda ise, ilgili hizmetin hangi birimce yürütüldüğüne bakılacaktır. Her iki birim hizmeti birlikte yürütüyor ise, bu birimler için ortak bir dosya planı hazırlanabilecektir. Bu birliktelik çok az konuda ise, her birim için ayrı dosya planı geliştirilebilecektir. Sadece bu konular için bir birimin altında verilen kod, diğer birimin dosya planında da aynen tekrarlanarak, müşterek dosya oluşması sağlanacaktır. c) 3046 sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun da sayılan danışma-denetim ve yardımcı hizmet birimlerine kurumların teşkilat yapıları uymuyorsa, bu durumda söz konusu birimler için birden fazla dosya planı geliştirilebilir. Örneğin; Başbakanlıkta bu yapıya ters olan Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü nün dosya planında, 300 ile başlayan kodlar Prensipler ; 830 ile başlayan kodlar Personel için kullanılmıştır. 8) Başbakanlık Dosya Planında genel konular, danışma-denetim birimleri ve yardımcı hizmet birimleri için belirlenen kodlar konusunda kamu kurum ve kuruluşları görüşlerini ve tekliflerini bildireceklerdir. Bu teklifler değerlendirilip, söz konusu dosya planında gerekli ilave ve değişiklikler yapılarak, tüm kamu kurum ve kuruluşlarınca müştereken kullanımı sağlanacaktır. 9) Üniversiteler, belediyeler, özel idareler, hastaneler gibi benzer hizmet veren kamu kurum ve kuruluşlarının ana hizmet birimleri için de müşterek kodların tespiti, yapılacak değerlendirmeler sonucunda Başbakanlık tarafından kararlaştırılacaktır. 10) Bilindiği üzere, 13/8/1991 tarih ve 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile 1/1/1992 tarihinden itibaren yürürlüğe konulan kurumların haberleşme kodları, evrakı tanımlamada dosya planlarını bütünleyen bir bölümdür. Bu sebeple, söz konusu genelgedeki bilgiler güncel hale getirilerek mutlak surette kullanımı sağlanacaktır. Haberleşme kodlarının genel müdürlükler, bağımsız başkanlıklar ve bağımsız şube müdürlükleri, diğer bir deyişle evrakın denetiminin yapıldığı birimlere kadar kullanılması; daha alt kodların kullanılmaması uygun olacaktır. 11) Her kurum ve kuruluş, kendi standart dosya planı hazırlama çalışmalarını, bağlı ve ilgili bulunduğu Bakanlıkla koordineli olarak yapacaktır. 12) Taslaklar, excel programı kullanılarak hazırlanacak; hazırlanan taslaklar bir diskete kaydedilmek suretiyle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne gönderilecektir. Ayrıca proje sorumlularının isim, unvan, telefon ve e-mail adresleri de bildirilecektir. 13) Her kurum ve kuruluş, verilen hizmetin özelliği itibariyle, seriler halinde oluşan dosyalarını ve bu dosyalar içinde bulunan belgelerin ana özelliklerini ayrıca tespit ederek; bu tür dosyaları, ait olduğu birim dosya planının başında kodlayacaklardır. 2
14) Kurum ve kuruluşlar, söz konusu proje kapsamındaki çalışmalarının her aşamasında, aşağıda isimleri ve telefon numaraları verilen uzman personelimizden bilgi alabileceklerdir. Selvet SARAÇ Koordinatör 344 58 12 Ali VELİOĞLU Koordinatör 307 91 46 Mevlüt KUŞ Koordinatör 344 12 90 Şerafettin SÖNMEZ Sözleşmeli Personel 307 91 17 3