ELEKTRONİK TİCARET (OSP254) Yazar: Öğr.Gör. Hakan TUNAHAN S1
SAKARYA ÜNİVERSİTESİ Adapazarı Meslek Yüksekokulu Bu ders içeriğinin basım, yayım ve satış hakları Sakarya Üniversitesi ne aittir. "Uzaktan Öğretim" tekniğine uygun olarak hazırlanan bu ders içeriğinin bütün hakları saklıdır. İlgili kuruluştan izin almadan ders içeriğinin tümü ya da bölümleri mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kayıt veya başka şekillerde çoğaltılamaz, basılamaz ve dağıtılamaz. Copyright 2006 by Sakarya University All rights reserved No part of this course contenet may be reproduced or stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means mechanical, electronic, photocopy, magnetic, tape or otherwise, without permission in writing from the University. Sürüm 1 Sakarya... 2006 S 1
ELEKTRONİK TİCARETİN ARAÇLARI Bu Haftanın Hedefi: Bu Haftanın Materyalleri Bu haftaki dersimizde kullanacağımız bir materyal bulunmamaktadır. Kullanılan semboller Animasyon Soru Veritabanı Bağlantılı Soru Simülasyon Püf Noktası 1
Giriş Elektronik ticaret, çoğu zaman internet ve diğer ağlar üzerinden yapılan ticaret olarak algılanmakta ve tartışmalar bu araçlar üzerinde odaklaşmaktadır. İnternetin yanında e-ticareti destekleyen bir çok araç bulunmaktadır. Bunlardan en önemlileri olan altı araç gelişim sırasına göre aşağıdaki gibi sıralanabilir: (Keser, Elektronik Ticaret içinde, 2000 s: 101-105) 1. Telefon 2. Faks, 3. Televizyon, 4. Elektronik Fon Transferi (EFT) 5. Elektronik veri değişimi (EDI - Electronic Data Interchange) 6. İnternet (daha önce açıklanmıştı) 1. Telefon İlk alo denildiği tarihten itibaren telefon teknolojik açıdan sürekli gelişerek günümüzde kablosuz iletişim çağının bir ürünü olan mobil telefona dönüşmüştür. Telefon elektronik ticaretin yaygınlaşmasından önceki dönemlerde de, ticari faaliyetlerde en çok kullanılan araç olarak göze çarpmaktadır. İşletmeler ticari bağlantılarını, siparişlerini, ödeme seçeneklerini ve sürelerini ya da alacak hesaplarını yıllar boyunca telefon vasıtasıyla gerçekleştirmişler ve bu süreç günümüze kadar gelmiştir. Ancak internet teknolojisinin, telefon teknolojisine bağlı olarak çalışması halen telefonun işlerliğini kaybetmesini engellemektedir. Telefonun ticarette kullanılan bazı alanları aşağıda tablo halinde sunulmuştur: 2
Telefonun Elektronik Ticarette Kullanımı 2. Faks Yazılı iletişimde hız ve zaman sorununu ortadan kaldırmak amacıyla geliştirilmiş bir araç olan faks; dökümante bilgi transferinin hızlı bir şekilde gerçekleşmesini sağlayan önemli bir araçtır. Ancak e-maillerin geliştirilmesi faksın geçerliliğini yitirmesine sebep olmaktadır. 3. Televizyon 1932 yılında BBC tarafından başlatılan televizyon yayınları, elektronik ticaret uygulamalarının ilk aşamalarında "reklam faaliyetleri" ile etkin bir şekilde kullanılmıştır. Günümüzde ise, Dijital TV, Web TV ve Kablolu TV teknolojisinin gelişmesi; televizyon üzerinden elektronik ticaretin gerçekleştirilmesini gittikçe kolaylaştırmaktadır. Günümüzde televizyon üzerinden gerçekleştirilen ticari faaliyetler o kadar gelişmiştir ki; "T-Ticaret" olarak adlandırılan bir ticaret şekli ortaya çıkmıştır. 3
Web TV, World Wide Web sitelerine televizyon teknolojisi kullanarak erişimi sağlayan yeni bir oluşumdur. Standard televizyonlara, kablo tv kutularına benzer bir düzenek eklenerek web erişimi sağlanmaktadır. Bu sistemle web sayfaları, doğrudan televizyon ekranına yönlendirilmektedir. İstenirse sisteme bir klavye ve küçük bir disk ünitesi de bağlanabilmektedir. Ülkemizde de gittikçe yaygınlaşan Dijital Tv uygulaması ile; televizyon üzerinden alışveriş ve bankacılık işlemleri gerçekleştirilmektedir. http://www.digiturk.gen.tr/ 4. Elektronik Fon Transferi (EFT) EFT, herhangi bir aracı kullanmaksızın fonları bir hesaptan diğerine aktarma sürecinin tamanına verilen addır. Bu süreç, fon transferi isteği, kaynakta yeterli fon bulunduğunu garantileyen kredi kontrolü (provizyon), kaynakta hesaptan fonların düşülmesi ve hata düzeltmeye olanak sağlayan kontrol kayıtlarını içermektedir. Elektronik bankacılık, başlangıçta, müşterilerin ATM makinaları (Otomatik Vezne Makinaları) aracılığı ile hesaplarına ulaşmalarına, para çekmelerine, yatırmalarına ve transfer etmelerine, fatura ödemelerine, hisse senedi, tahvil ve fon alıp satmalarına izin verirken, daha sonra bankalar, müşterilerini online bankacılık ile tanıştırmışlardır. Online bankacılıkta, kullanıcılar para çekme ve yatırma haricinde tüm bankacılık işlemlerini online olarak yapabilir hale gelmişlerdir. 5. Elektronik Veri Değişimi (EDI - Electronic Data Interchange) 5.1. Tanım İşletmelerde kullanılan bilgisayarlar, firmalara veriyi elektronik olarak depolama ve işleme imkanı vermiş olsalar bile, işletmeler, her zaman bu verilerin değişimini sağlamada uygun bir metod bulma ihtiyacı içinde olmuşlardır. Bu metod bilişim teknolojisinde yaşanan gelişmeler ile mümkün hale gelmiştir. Böylece işletmeler, telefon hatları üzerinden verilerini elektronik olarak iş yaptığı firmalara aktarmaya başlamışlardır. Böylece Elektronik Veri Değişimi (EDI) adı verilen sistem ticaretin ayrılmaz bir parçası haline gelmiştir. 4
EDI (Elektronik Veri Değişimi); ticaret yapan iki kuruluş arasında veya kuruluşun kendi içerisinde, belge ve bilginin (satın alma emirleri, faturalar, ödemeler ve hatta grafikler gibi) insan faktörü olmaksızın elektronik olarak değişimini sağlayan bir sistemdir. EDI, farklı kuruluşlardaki uygulamalar arasında yapısal veri değişimi şeklinde de tanımlanmaktadır. Bu tanımda yer alan yapısal veri değişimi, EDI'nin iş dünyasında kullanılan kağıt belge değişiminin yerine geçtiği anlamına gelir. EDI sisteminin nasıl işlediğini görmeden önce, bu sistemin en önemli unsurlarından olan elektronik belge kavramını incelemek gerekmektedir. 5.2. Elektronik Belge Günümüzde çoğu işletmede firmaların ve müşterilerin birbirlerini tanıması ve pazarlama faaliyeti, elektronik ortamda gerçekleşmesine rağmen, bundan sonraki işlemlerin çoğu klasik sistemler dahilinde kağıt ortamında gerçekleşmektedir. Bu durum hem zaman kaybına sebep olmakta hem de yanlışlıklara yol açmaktadır. Örneğin dış ticaret işlemlerinde, bir sevkiyat sürecinde ortalama 50 belge düzenlenmekte ve bu belgelerin 360 civarında kopyası çıkartılmaktadır. Genellikle işlemi başlatan kişi tarafından doldurulan bilgiler, bu sürece dahil tüm taraflarca talep edilmekte ve bu bilgilerin elle tekrar doldurulması sırasında pek çok hata yapılabilmekte ve bilgilerin ilgili makamlara aktarılması uzun zaman almaktadır. Ancak internetin gelişmesi ile birlikte, elektronik belge (e - belge) olarak adlandırılan ve elektronik ortamda hazırlanıp dağıtımı yapılan belgelerin kullanılması yaygınlık kazanmaya başlamıştır. Belki de ileride, işletmelerde ve günlük hayatımızda kullandığımız kağıt belgeler tamamen oratdan kalkacak ve kağıtsız yönetime geçilecektir. Elektronik Belge: Elektronik araçlar vasıtası ile oluşturulan, iletilen, saklanan, kişi veya kurumların belli bir konudaki beyanını veya bir olguya tanıklık eden verileri içeren, yazı, resim gibi nesnelerin biraraya gelmiş bir bütünüdür. Word, PDF vs. gibi farklı formatta oluşturulmuş dosyaların kişi ve kurumları bağlayıcı nitelik kazanması için kendisini gönderen kişi tarafından elektronik ortamda imzalanması gerekmektedir. Yani elektronik ortamda oluşturulan, yazı ve resim gibi nesnelerden oluşan, çeşitli bilgisayar programları vasıtası ile oluşturulmuş dosyaların, elektronik belge olarak adlandırılabilmesi için elektronik 5
olarak imzalanması gerekmektedir. (Sözer, 2003, S:191). Elektronik imza kavramı ilerleyen derslerde detaylı olarak açıklanacaktır. Elektronik imza kavramı ile birlikte düşünüldüğünde e-belgeyi aşağıdaki gibi tanımlamak mümkündür: Elektronik belge; bir onay otoritesi tarafından taşıdığı imzanın doğruluğu ve içeriğinin orijinal olduğu teyit edilmiş olan, herhangi bir bilgisayar programı vasıtasıyla oluşturulmuş bir dosya olarak da tanımlanabilir. 5.2.1. Elektronik Belge Türleri E-belgeler kaynaklarına göre; Kurumlar Tarafından Üretilen ve Bireyler Tarafından Üretilen Belgeler olmak üzere ikiye ayrılmaktadır. A. Kurumlar Tarafından Üretilen E - Belgeler 1. Kurumlar Arasında Gönderilen Belgeler Örnek: Proforma Faturalar, ticari faturalar, konşimentolar vs. 2. Kurumlardan Bireylere Gönderilen Belgeler Örnek: Banka dekontları (internet bankacılığı), sigorta poliçeleri vs. B. Bireyler Tarafından Üretilen E - Belgeler 1. Kurum Çalışanları Arasında Gönderilen Belgeler Örnek: İş talimatları, kurum içi yazışmalar vs. 2. Bireylerden Kurumlara Gönderilen Belgeler Örnek: Sözleşmeler, taahhütnameler, talimatlar vs. 3. Bireyler Arasında Gönderilen Belgeler Örnek: Özel yazışmalar, senetler, özel anlaşmalar, ipotek belgeleri vs. 5.2.2. Elektronik Belgeleri Kağıt Belgelerden Ayıran Özellikler Elektronik belgelerin kağıt belgelerden farklılıkları aşağıdaki gibi sıralanabilir: 6
1. Elektronik belgeler, kağıt belgelere göre daha fazla oranda üretilir ve çok daha kolayca çoğaltılabilir. 2. E- belgeler, kağıt belgelere nazaran çok daha az yer tutarlar. 3. E- belgeler devamlı değişen bilgisayar sistemleri sebebiyle yeni sistemlere aktarılmak durumundadır. Bu durum kağıt belgelerde yoktur. 4. Elektronik belgeler, kağıt belgelere göre çok daha zor yokedilebilir. Silinen elektronik dökümanlar bile bilgisayarda tamamen yok olmaz, iz bırakırlar. 5. Elektronik belgeler kağıttan farklı olarak, çevrelerinden ayrıldıklarında anlaşılmaz olabilir. Belirli bir veri tabanında hazırlanmış olan bir belge, bu yapı dışında anlaşılmaz hale gelebilir. 6. Elektronik belgelerin kaynağını (kökenini) belirlemek kağıt belgelere göre daha zordur. 5.2.3. Elektronik Belgelerin Faydaları Elektronik belgelerin faydalarını aşağıdaki şekilde sıralamak mümkündür: (Sözer, 2003, 193) 1. Elektronik belgeleri üretmek, kağıt belgeleri üretmeye göre daha düşük maliyetlidir. ABD'de yapılan araştırmalara göre, bir işletme için kağıt belge üretmenin bedeli 175 Dolar iken, elektronik belgenin maliyeti sadece 15 Dolar olmaktadır. 2. İşlem süreleri kısalmaktadır. 3. Değişik standartlarda üretilmiş belgelerden kaynaklanan uygulama farklılıkları ortadan kalkmaktadır. 4. Elektronik belgelerin kullanılabilirliği daha fazladır. Örneğin elektronik fatura alındığında bu fatura için ayrıca muhasebe kaydı gerekmez, sistem faturayı tanıyıp, muhasebe kayıtlarını geri planda yapar. Tanzim edildiği anda aynı faturanın vergi dairesine vergisi otomatik ödenebilir. 5. Ekonomi kayıt altına alınmaktadır 6. Sahtecilik önlenmektedir. 7. İşlemlerde kullanılan belge sayısı azalmaktadır. 8. Standart elektronik belgeler sebebiyle dil farklılıkları ortadan kalkmaktadır Türkiye gümrüklerinde kullanılan bir Elektronik Belge (Gümrük Beyannamesi) Örneği İçin Tıklayınız (sayfa 18) 5.3. EDI'nin Kullanım Alanları EDI sistemi günümüzde bir çok alanda kullanılmaktadır. Bu alanlar: Ticaret alanında; endüstri, üretim, finans, bankacılık, sigortacılık, 7
Ulaştırma alanında; kara, demir, hava, denizyolu, dağıtım, yer hizmetleri ve depolama, Kamu sektöründe; gümrük, uluslararası ve ulusal ticaret, istatistik olarak sıralanabilir. EDI'nin en önemli kullanım alanlarından olan dış ticaret sektöründe, EDI programları sayesinde, mükellefler gümrük işlemlerinin tamamlanabilmesi için aynı mekanda bulunma zorunluluğundan kurtulmuşlardır. Örneğin, ithalatçının kendi bürosundaki sistemde gümrük beyannamesi üretmesi, bu beyannameyi elektronik ortamda gümrük idaresine göndermesi, gümrük vergilerini kendi bürosundan bankası aracılığı ile gümrük idaresinin hesabına aktarması ve böylece hiç gümrük idaresinin binasına uğramadan, doğrudan kendi deposuna gelen TIR kamyonundaki eşyanın fiili ithal işlemlerini gerçekleştirmesi olanağı doğmuştur. Bu şekilde yürütülen işlemler dış ticareti son derece kolaylaştırmış ve toplum refahının artmasına önemli katkı sağlamıştır. Dış ticaretin her adımında EDI'nin nasıl kullanıldığını incelemek için tıklayınız. (sayfa 19) 5.4. EDI'nin İşleyişi EDI kullanımı özel bir telekomünikasyon altyapısı ve standart formlar gerektirmektedir. Sadece kayıtlı kullanıcılara açık olduğu için güvenli bir sistemdir. EDI sisteminin nasıl çalıştığına geçmeden önce EDI sisteminde kullanılan Ticaret Partneri ve VAN terimlerinin açıklanması gerekmektedir. Ticaret Partneri:Bir ticaret partneri, EDI Sistemini kullanan bir organizasyondur (Örneğin şirketler, tedarikçiler, kamu kurumları vb.). Bu örgütlere sadece kendi kullanımına mahsus bir çeşit" müşteri numarası" olan "Ticaret Partneri Kimlik Numarası" verilir. Ticaret Partneri Kimlik Numarası, EDI sistemini organize eden ve VAN olarak adlandırılan servis sağlayıcılar tarafından tahsis edilmektedir. VAN (Katma Değerli Ağ): Ticaret partnerlerinin birbirinden gelen standart form maillerini depolayan ve birbirlerine aktaran servis sağlayıcıdır. Yani birbirleri ile iş yapan iki kurumun elektronik belgelerini depolayan ve birbirlerine aktaran bir servis sağlayıcıdır. İki türlü EDI sistemi mevcuttur. 8
1. VAN temelli EDI Uygulaması 2. İnternet Temelli EDI Uygulaması 5.4.1. VAN Temelli EDI Uygulaması Yukarıda bahsedildiği üzere ilk EDI uygulamaları VAN olarak adlandırılan servis sağlayıcılar vasıtasıyla gerçekleştirilmiştir. Bu uygulama hala ülkemiz dahil bir çok ülkede en çok kullanılan yöntemdir. Aşağıdaki şekil Van Temelli EDI uygulamasının İşleyişini göstermektedir. Bu uygulamada VAN'lar alıcı ve tedarikçinin veri değişimi ihtiyacı ortaya çıktığında "Elektronik Postane" gibi işlev görmektedir. Örneğin üç farklı tedarikçisi (Ticaret Partneri) olan A İşletmesi, standart bir elektronik satın alma emrininin üç tedarikçiye birden iletilmesi için VAN'a gönderir. Tedarikçi işletmeler de kendi ağları ve kimlik numaraları ile VAN'a ulaşarak siparişi alır. Böylece işletme aynı anda üç tedarikçisine standart bir formda satın alma talebini gönderir. Tedarikçiler de malı gönderdikten sonra gerekli belgeleri (örneğin ticari faturalarını) yine VAN aracılığı ile işletmeye gönderirler. İşletme de bunun karşılığında ödeme yapar. Eğer herhangi bir tedarikçi işletme, elektronik satın alma emrini almadığını iddia ederse, VAN 3. bir taraf olarak yeniden devreye girer ve tedarikçinin elektronik satın alma emrini alıp almadığını tespit eder. 5.4.2. İnternet Temelli EDI Uygulaması Günümüz internet teknolojisinde meydana gelen hızlı değişimler İnternet Temelli EDI Uygulamasını gündeme getirmiştir. Bu uygulamada herhangi bir VAN yoktur. Bunun yerine kurumlar kendi EDI sistemlerini kullanarak, açık internet ağları üzerinden veri değişimini gerçekleştirirler. Aşağıdaki şekil İnternet Temelli EDI Uygulaması'nın işleyişini göstermektedir. 9
Aşağıdaki şekil İnternet Temelli EDI Uygulaması'nın işleyişini göstermektedir. Veri Tabanı,kolayca erişilebilecek, yönetilebilecek ve güncellenebilecek şekilde düzenlenmiş olan bir veri topluluğudur. Bir veritabanı, satış işlemleri, ürün bilgileri, stoklar ve müşteri bilgileri ile ilgili kayıtları barındırır. Firewall,İnternet üzerinden gelebilecek olası saldırılara ve tehdit unsurlarına karşı aktif bir güvenlik sistemi oluşturan programlardır. Yukarıdaki şekilden anlaşılacağı üzere, internet temelli EDI uygulamasında işletmeler, doğrudan kendi EDI sistemleri vasıtasıyla birbirlerine internet üzerinden güvenilir şekilde veri aktarmaktadır. Veri transferi yapmak isteyen işletme, açık internet ağı üzerinden, kullanıcı numarası ile EDI sistemini uygulmaktadır. VAN ve İnternet EDI uygulamaları arasındaki fark aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. 10
5.5. EDI'nin Faydaları EDI sisteminin işletmelerde maliyetin düşürülmesi ile işlemlerin hızlandırılması ve güvenilirliklerinin artırılması gibi bir çok avantajı bulunmaktadır. Genel olarak EDI sistemi; Hızlı ve doğru veri akışını, Daha etkin denetim yöntemlerinin geliştirilmesini, Üretkenliğin ve karlılığın artmasını, İş ilişkilerinin geliştirilmesini ve Müşteri memnuniyetinin ve rekabet gücünün arttırılmasını sağlar. EDI sistemin teknik olarak nasıl işlediğini daha detaylı incelemek için tıklayınız. (sayfa 20) Türkiye'de EDI Sistemini en yaygın olarak kullanan kurum olan gümrüklerde bu sisteminin nasıl çalıştığını incelemek için tıklayınız. (sayfa 21) 11
Elektronik Belge Örneği Dış Ticarette Edi Sisteminin İşleyişi 12
Edi Nasıl Çalışır EDI NASIL ÇALIŞIR? bilisimsurasi.org.tr/listeler/tbs-e-ekonomi/ Feb/att-0018/01-Konsoliderapor.doc EDI kullanımı, özel bir telekomünikasyon altyapısı ve standart formlar gerektirmektedir. Sadece kayıtlı kullanıcılara açık olduğu için güvenli bir sistemdir.. Teknik yönden İnternet üzerinden EDI uygulaması mümkün olmakla birlikte, güvenlik açısından tercih edilmemektedir. Bununla beraber, güvenlik sorununa çözüm bulunması (kriptoloji uygulamaları ile sadece yetkili kişilerin gerekli bilgilere ulaşması) ile İnternet 13
üzerinden EDI uygulamasının yaygınlaşması beklenmektedir. EDI uygulamalarında veri, yapısal bir formatta transfer edilmektedir. Bu formata EDIFACT (İdari, Ticaret ve Nakliyata İlişkin Elektronik Veri Değişimi) adı verilir ve dünya çapında ticaretin kolaylaştırılması konusunda kurulan BM 4.Çalışma Grubunun bir girişimidir. Yaklaşık on yıl önce, uluslararası ticaretin etkinliğini artırmak amacıyla, ticari verilerin içeriğine elektronik yoldan ulaşabilmek için bir dünya standardına gereksinim duyularak bu girişim başlatılmıştır. Standartlaşma süreci ise UN/EDIFACT formatına ilişkin ISO standardlarının ilk yayınlandığı 1987 yılında başlamıştır. EDI' NİN İŞLEYİŞİ Elektronik belgeyi tanımlamanın zorluğu bu tanımın her işyerinin ihtiyaçlarına uyabilecek şekilde spesifık olması gereğinden kaynaklanır. Bilgisayar tarafından elektronik ortamda hazırlanması gerektiğinden hiçbir tartışmalı nokta kalmamalıdır. Gerekli olan her bilgi parçasının açık bir şekilde tanımlanması şarttır. Örneğin, bir elektronik satın alma emri gönderdiğinizde kağıt belgenin satın alma emirleri için özel bir standart formata (örneğin EDIFACT ya da TRADACOMS) dönüştürülmesi gereklidir. Her şeyi noktasına, virgülüne kadar tanımlama ihtiyacı ilk bakışta biraz kanşık gibi görünen, bir detay yığını ortaya çıkarmaktadır. Parçaların ne olduklarını ve bunların nasıl birbirlerine uyduklarına baktığımızda, bir EDI belgesinin ne olduğuna ilişkin gizem bir ölçüde ortadan kalkmaktadır. Her EDI mesajının temel yapı taşı Veri Elemanıdır. Veri Elemanı Bir elektronik belgenin temel yapı taşları tekil bilgi parçalarını temsil eden veri elemanlarıdır. Bir adres bir veri elemanı değildir. Çünkü sokak adı, şehir, ilçe, kasaba ve ülke gibi bir kaç elemana ayrılabilmektedir. Bu bilgi parçalarından her biri daha fazla bölünemez ve bu nedenle her biri veri elemanlarını temsil eder. Bir telefon numarası da ülke kodu, alan kodu ve yerel numara gibi elemanlara bölünebilen bir başka veri örneğidir. 14
Türk Gümrüklerinde EDI Sistemi 15