Namık Kemal Üniversitesi Dış İlişkiler Birimi 2009 Yılı Kurumsal Değerlendirme Raporu Sürüm no. 2.0 Tekirdağ, 2010
İçindekiler listesi Sunuş..4 1. Giriş... 5 3. Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışmaları... 7 4. Birimin tarihçesi... 9 5. Birim organizasyon şeması... 9 6. Özdeğerlendirme... 10 6.1. Girdiler... 10 6.2. Kurumsal nitelikler ve özellikler... 11 6.3. Eğitim ve öğretim süreçleri... 14 6.4. Araştırma ve geliştirme süreçleri... 15 6.5. Uygulama ve Hizmet Süreçleri... 16 6.6. İdari süreçler ve destek süreçlerinin değerlendirilmesi... 17 6.7. Yönetsel özelliklerin (yapısal) değerlendirilmesi... 19 6.8. Yönetsel özelliklerin (davranışsal) değerlendirilmesi... 20 6.9. Çıktılar/Sonuçların Değerlendirilmesi... 21 6.10. Yükseköğretim Misyonunu Başarma Performansının Değerlendirilmesi... 21 7. Çevre Değerlendirme Çalışmaları... 22 7.1. Paydaş analizi... 23 8. SWOT (GZFT) analizi... 24 8.1. Özdeğerlendirme... 24 8.2. Çevre değerlendirmesi... 27 9. Ekler... 29 Birim Performans Göstergeleri Tablosu... 29 2
Tablo listesi Tablo 1 Birim Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Grubu... 8 Tablo 2 Birim Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Programı... 8 Tablo 3 Girdiler (Kaynaklar ve İlişkiler) Değerlendirme Tablosu... 10 Tablo 4 Kurumsal nitelikler ve özellikler değerlendirme tablosu... 11 Tablo 5 Kurumsal nitelikler veri tablosu... 12 Tablo 6 Birim personel verileri... 13 Tablo 7 Eğitim ve öğretim süreçleri değerlendirme tablosu... 14 Tablo 8 Araştırma ve geliştirme süreçleri değerlendirme tablosu... 15 Tablo 9 Uygulama ve Hizmet Süreçleri değerlendirme tablosu... 16 Tablo 10 İdari süreçler ve destek süreçleri değerlendirme tablosu... 17 Tablo 11 İdari süreçler ve destek süreçleri değerlendirme tablosu... 18 Tablo 12 Yönetsel özelliklerin (yapısal) değerlendirme tablosu... 19 Tablo 13 Yönetsel Özelliklerin (Davranışsal) Değerlendirme tablosu.. 20 Tablo 14 Çıktılar/Sonuçların Değerlendirme tablosu... 21 Tablo 15 Yükseköğretim Misyonunu Başarma Performansının Değerlendirme tablosu... 21 Şekil listesi Şekil 1 Birim organizasyon şeması... 9 3
Sunuş Üniversitemizin uluslararası politikalarının uygulanmasında önemli rol üstlenen Dış İlişkiler Birimi, dört temel alandaki çalışmalarıyla Namık Kemal Üniversitesi nin gelişimine katkı sağlamaktadır. Birim, Üniversitemizin Avrupa daki üniversiteler ile eğitim, araştırma ve bilimsel proje geliştirme alanlarında kurduğu uluslararası işbirliği çalışmalarına yönelik iletişim süreçlerini yerine getirmektir. İkinci olarak, Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı ve Üniversitemiz yönetmelikleri çerçevesinde Erasmus Bürosu olarak da faaliyet göstermektedir. Bu çerçevede Dış İlişkiler Birimi, Namık Kemal Üniversitesi öğrencilerinin ve öğretim elemanlarının ikili anlaşmalar doğrultusunda Avrupa Birliği üyesi ülkelerdeki üniversitelere düzenleyecekleri öğretim ve ders verme hareketliliği işlemlerini koordine etmek ve takip etmekle sorumlu bulunmaktadır. Gerek Erasmus kapsamındaki ikili anlaşmaların, gerekse üniversitelerarası protokollerin hazırlanmasında dokümantasyon işlerinden de sorumlu bir birimdir. Üniversitemizin temel kurumsal hedefleri arasında yer alan uluslararası platformdaki kurum tanınırlığını artırılması ve prestijli bir yükseköğretim kurumu olarak güçlü bir imaj geliştirmesi çabası da Dış İlişkiler Birimi nin üçüncü etkinlik alanı oluşturmaktadır. Bu bağlamda, Üniversitemizin uluslararası tanıtım faaliyetlerinin organizasyonu ve koordinasyonu ile uluslararası bilimsel kongre etkinliği organizasyon ve iletişim faaliyetlerinin yürütülmesinde yer almaktadır. Dış İlişkiler Birimi nin 2009 yılının ilk yarısında bu etkinlik alanında üstlendiği görevlerin ikisi Erasmus çerçevesindeki tanıtım haftası organizasyonu, diğer ikisi ise Üniversitemizin ev sahipliğini yaptığı 1. Uluslararası Küresel İklim Değişikliği ve Tarım Kongresi ile Güneydoğu Avrupa da Sürdürülebilir Kalkınma konulu B.EN.A. Konferansı na ilişkin sekretarya çalışmalarıdır. Dış İlişkiler Birimi ayrıca Üniversitemizin uluslararası kuruluşlar ve yükseköğretim kurumları gibi diğer paydaşlarıyla iletişimini sağlamada da fiilen görev almakta; bunlara ek olarak uluslararası yazışmaların takibini ve kurumumuz birimlerinin resmi çeviri işlemlerini de üstlenmektedir. Dış İlişkiler Birimi ne ait 2009 Yılı Kurumsal Değerlendirme Raporu nun, yukarıda açıklanan temel faaliyetler ve görev alanları ışığında incelenmesi önerilmektedir. Bu noktada, Erasmus öğrenim hareketliliği faaliyetlerine katılan öğrenci sayılarının 2008 Kasım ayında ait veriler olduğu temel alınarak, 2009 yılındaki tüm gelen-giden öğrenci hareketliliğini ifade edemediği de göz önünde bulundurulması ve değerlendirmelerin bu doğrultuda gerçekleştirilmesi faydalı olacaktır. İsmail KAYNAR Genel Sekreter 4
1. Giriş Bu belge ile Dış İlişkiler Birimi nin 2009 yılı Kurumsal Değerlendirme Raporu, YÖDEK Rehberi ve DPT Kılavuzu ışığında hazırlanmış biçimde sunulmaktadır. Bu belge, Kamu İdareleri için Stratejik Planlama Kılavuzu 2. sürüm ışığında Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Rehberi Sürüm no. 2007/1.0 örnek alınarak, Namık Kemal Üniversitesi Rektörlüğü tarafından hazırlanmış olan kurumsal değerlendirme ve stratejik planlama rehberi esas alınarak hazırlanmıştır. 1.1. Tanımlar ve kavramlar Bu kısımda kurumsal değerlendirme ve stratejik planlama çalışmaları sırasında benzer bir dil kullanmayı sağlamak amacı ile kullanılan temel tanımlar ve kavramların verilmesi istenmektedir. Aşağıda Bölümlerimiz için uyarlanmış olan bir tanım listesi örnek olarak verilmiştir. Çevre Değerlendirme: Birimimizin stratejik planlama sürecinde etkilendiği ve etkilediği çevresel koşulların değerlendirilmesidir. Örneğin; toplumsal unsurların Birimimiz ile ilişkileri, yasal uygulamalar, eğitim-öğretim teknolojilerindeki gelişmeler, YÖK, ÜAK, uluslararası gelişmeler bu kapsamda ele alınabilir. Kurumsal değerlendirme sürecinin ikinci adımıdır. Faaliyet ve Projeler: Birimimizin stratejilerini hayata geçirmesini sağlayan ve performanslarını gösteren faaliyetleri ve projeleridir. Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Grubu: Birimimizde kurumsal değerlendirme ve stratejik planlama çalışmaları yapmak üzere görevlendirilen ekiplerdir. Bu ekiplerimiz eğitim-öğretim, araştırma, yönetim ve idari hizmetler ve toplum hizmetleri alanlarında çalışmışlardır. Kurumsal Değerlendirme: Birimimizin YÖDEK akademik değerlendirme ve kalite geliştirme süreci kapsamında yaptığı özdeğerlendirme ile çevre değerlendirmesinin bir bütünüdür. Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme sürecinin ilk ayağıdır. Özdeğerlendirme: Birimimizin, eğitim, öğretim, araştırma faaliyetleri ile toplum ve idari hizmetlerinin kalitesinin ve kurumsal kalite geliştirme çalışmalarının, Birimimiz Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Grubu tarafından kapsamlı, sistematik ve düzenli olarak değerlendirilmesidir. Kurumsal değerlendirme sürecinin ilk ayağıdır. SWOT (GZFT) Analizi: Birimimizin kuvvetli ve zayıf yönlerini, önündeki fırsatları ve tehditleri ortaya çıkaran ve buna dayalı olarak stratejilerin geliştirildiği analizdir. [Güçlü yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditler]. Kurumsal değerlendirme sürecinin temel çıktılarından birisi olup daha sonra gelen stratejik planlama sürecinin girdisidir. Yükseköğretim Kurumları: Üniversiteler ve yüksek teknoloji enstitüleridir. 5
2. Yönetici Özeti Namık Kemal Üniversitesi Dış İlişkiler Birimi 2009 yılı Kurumsal Değerlendirme Raporu nun Giriş bölümünde Raporun temel niteliği ve raporda konu edilen temel kavramların tanımlanmasına yer verilmiştir. Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışmaları başlığı altında Dış İlişkiler Birimi nin kuruluş dayanağı, Birim KDSP ekibinin oluşumu, çalışma esasları ve yöntemlerinden bahsedilmektedir. Ayrıca Birim de görevli personeli kapsayan organizasyon şemasına yer verilmektedir. Birimin Erasmus faaliyetleri kapsamında sürekli iletişim ve işbirliği içinde bulunduğu Erasmus Kurum / Bölüm koordinatörleri bu şemaya dahil edilmemiştir. Kurumsal Değerlendirme üst başlıklı bölümde Birimin özdeğerlendirme ve çevre değerlendirme çalışmaları ayrıntılarıyla ele alınmaktadır. Özdeğerlendirme çalışmaları kapsamında Birimin girdileri, kurumsal nitelikleri ve özellikleri, idari süreçler ve destek süreçlerinin değerlendirilmesi ile yönetsel özelliklerin yapısal ve davranışsal boyutları niteliksel ve niceliksel biçimde incelenmektedir. Araştırma ve geliştirme süreçleri ile uygulama ve hizmet süreçleri alt başlıkları ise Birimin faaliyetleri ile ilgili olmadığından değerlendirme dışı bırakılmıştır. Bu bölümde son olarak, çıktı ve sonuçlar ile yükseköğretim misyonunu başarma performansının değerlendirmesine yer verilmiştir. Her iki alt başlık da aslında önceki bölümlerde sunulan verilerin bir toplamı ve sonucu niteliğindedir. Çevre değerlendirme çalışmaları bölümü ise Birim faaliyetlerinden faydalanan veya faaliyetlerle birincil ya da ikincil düzeyde ilintili paydaşların ve söz konusu ilişkilerinin tanımlanması biçiminde oluşturulmuştur. 2009 yılı Kurumsal Değerlendirme Raporu nun son bölümünü SWOT (GZFT) analizi kapsamaktadır. SWOT analizi, özdeğerlendirme başlığı altında puanlanan kriterlerin sayısal değerlendirmelerini niteliksel biçimde gerekçelendiren bir yöntemdir. Özdeğerlendirme ile benzer kriterler çerçevesinde Dış İlişkiler Birimi nin güçlü ve zayıf yönleri sıralanırken aynı zamanda Birim Faaliyetlerinin yarattığı fırsatlar ve karşılaşılan tehditler de gündeme getirilmektedir. Dış İlişkiler Birimi 2009 yılı Kurumsal Değerlendirme Raporu belirtilen başlıklar altında, tüm idari birimler için standardize edilmeye çalışılan kriterler doğrultusunda oluşturularak sizlere sunulmaktadır. 6
3. Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışmaları Namık Kemal Üniversitesi Dış İlişkiler Birimi, gerek 5018, gerekse 2547 sayılı Kanunlar çerçevesinde kurumsal değerlendirme ve stratejik planlama çalışmalarını yürütmek üzere, 2009 yılında, Genel Sekreter e rapor veren bir Koordinatör başkanlığında, toplam dört kişiden oluşan bir Birim Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Grubu (KDSP) oluşturmuştur. Birim KDSP Çalışma Grubu, Üniversite Rektörlüğü tarafından kurumsal değerlendirme ve stratejik planlama üzerine verilmiş olan bilgilendirme, eğitim ve danışmanlık hizmetlerinden yararlanmıştır. Kurumsal değerlendirme ve stratejik planlama çalışmalarında yararlanılmak üzere başta personelimiz ve faaliyetlerimize ilişkin verilerin Birim KDSP Grubumuz tarafından itina ile toplanması için alt yapı oluşturma çalışmaları Üniversitemizin koordinasyonunda yıl içerisinde sürdürülmüştür. 2009 yılında Birimimiz tarafından takip edilmiş olan çalışma programı aşağıdaki tabloda sunulmuştur. İlk planın tesliminin ardından düzeltme ve değişiklik aşamalarından geçilmiş ve sonuç olarak Birim Kurumsal Değerlendirme Raporu güncellenip ikinci sürümü hazırlanmıştır. 7
Tablo 1 Birim Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Grubu Soyad, Ad Unvan Görev Şube/Şeflik Doğan, Duygu Okutman Birim KDSP Koordinatörü Dış İlişkiler Birimi Kalkan, Övgü Uzman Birim KDSP Üyesi Dış İlişkiler Birimi Erdur, Serkan Mühendis Birim KDSP Üyesi Dış İlişkiler Birimi Demirtaş, Nuran Bilgisayar İşletmeni Birim KDSP Üyesi Dış İlişkiler Birimi Tablo 2 Birim Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Programı Sıra no. Tarih Çalışma 1 01 Temmuz 2009 2 03 Ağustos 2009 2010 yılı Stratejik Plan taslağının 1. sürümü 2010 yılı Stratejik Plan taslağının 2. sürümü 3 01 Eylül 2009 2009 yılı Birim Kurumsal Değerlendirme Raporunun 1. sürümü 4 01 Ekim 2009 2009 yılı Birim Faaliyet Raporunun 1. sürümü 5 18 Ocak 2010 2009 yılı Birim Kurumsal Değerlendirme Raporunun 2. sürümü 6 01 Şubat 2010 2009 yılı Birim Faaliyet Raporunun 2. sürümü 8
4. Birimin tarihçesi Dış İlişkiler Birimi Namık Kemal Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı bir birim olarak 2007 yılı Temmuz ayında 2547 sayılı Kanunun 12. Maddesi uyarınca kurulmuştur. Kuruluş yılının başlangıcında 2 elemanı ile faaliyet gösteren birimimiz 2007 yılı Aralık ayından 2009 yılı Haziran ayına dek 2 akademik, 1 idari personel ile hizmet vermiştir. Bu dönemden sonraki görev değişikliğinde sayı değişmemekle birlikte eleman ve unvan değişikliği gerçekleşmiş; 2009 yılı Ağustos ayındaki son görevlendirme ile toplam 4 elemanın görev yaptığı bir birim haline dönüşmüştür. 5. Birim organizasyon şeması Dış İlişkiler Birimi nin 2009 yılı sonu itibarı ile organizasyon şeması aşağıdaki şekilde verilmiştir. Şekil 1 Birim organizasyon şeması Genel Sekreterlik Dış İlişkiler Birimi Uluslararası İlişkiler ve Uluslararası Tanıtımdan Sorumlu Uzmanlar Grubu Erasmus ve İdari İşlerden Sorumlu Sekretarya Grubu 9
6. Özdeğerlendirme Dış İlişkiler Birimi 2009 Yılı Kurumsal Değerlendirme Raporu nun bu bölümünde, YÖDEK in belirlediği, beklenen düzey e dayalı beş ölçekli değerlendirme sistemi uygulanmaktadır. Bu düzeyler: Beklenen düzeyin çok altı : 1 puan Beklenen düzeyin altı : 2 pua Beklenen düzey : 3 puan Beklenen düzeyin üstü : 4 puan Beklenen düzeyin çok üstü : 5 puan 6.1. Girdiler Tablo 3 Girdiler (Kaynaklar ve İlişkiler) Değerlendirme Tablosu Değerlendirme notu 1) Öğrenci niteliğinde beklenen düzey 2) Akademik personel niteliğinde beklenen düzey 3) İdari Personel niteliğinde beklenen düzey; 4) Mali kaynakların yeterliliği; 5) Bilgi Teknolojileri ve kaynaklarının (Bilgisayar, internet, iletişim, kitap, yayın, vb)yeterliliği; 6) İş Teknolojilerinin yeterliliği; 7) Fiziksel olanakların yeterliliği; 8) Temin edilen hizmetlerin yeterliliği; 9) Sanayi ile ilişkilerin yeterliliği; 10) Toplum ile ilişkilerin yeterliliği; 11) Kamu Kurum ve Kuruluşları ile ilişkilerin yeterliliği; 12) Mezunlar ile ilişkilerin yeterliliği; 13) Çalışanlar ile ilgili ilişkilerin yeterliliği; 14) Öğrenciler ile ilişkilerin yeterliliği; 15) Yükseköğretim alanında ulusal ilişkilerin yeterliliği; 16) Yükseköğretim alanında uluslararası ilişkilerin yeterliliği; 3 4 2 2 2 3 2 5 4 3 3 10
6.2. Kurumsal nitelikler ve özellikler Tablo 4 Kurumsal nitelikler ve özellikler değerlendirme tablosu Değerlendirme notu 1) Birim hizmetinden faydalanan öğrenci sayıları (Fakülte, Yüksekokul, Meslek Yüksekokullar, Yüksek Lisans ve Doktora) ve yeterliliği; 2) Birim hizmetlerinden faydalanan öğretim elemanı sayıları (Profesör, Doçent, Yrd. Doçent, Öğretim Görevlisi, Okutman, Araştırma görevlisi, Uzman vb) ve yeterliliği; 2) Birimde görevli öğretim elemanı sayıları (Profesör, Doçent, Yrd. Doçent, Öğretim Görevlisi, Okutman, Araştırma görevlisi, Uzman vb) ve yeterliliği; 42 (4) 11 (2) 2 (3) 3) İdari personel sayıları (kadrolu ve sözleşmeli) ve yeterliliği; 2 (3) 4) Çalışanların yaş ortalamaları (Öğretim üyeleri, öğretim elemanları ve idari personel) ve yeterliliği; 5) Çalışanların kadın-erkek personel dağılımının değerlendirilmesi (öğretim üyeleri, öğretim elemanları, araştırma görevlileri ve idari personel için ayrı ayrı) ve yeterliliği; 6) Çalışanların kıdem ortalamaları (Öğretim üyeleri, öğretim elemanları ve idari personel) ve yeterliliği; 7) Akademik personelin ortalama unvan düzeyi; 8) İdari Personelin Eğitim Düzeyi; 9) Akademik birimlerin ve bu birimlerdeki programların sayıları (Fakülte, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulları, Yüksek Lisans ve Doktora) ve yeterliliği; 33 (3) Öğretim elemanı 2 kadın (3) İdari personel 1 erkek + 1 kadın (3) 5 yıl 5 ay (2) Okutman / Uzman Lisans Önlisans 10) Kurumun ağırlıklı akademik alanı/alanları ve yeterliliği; 11) Kurumun fiziksel büyüklüğü ve altyapısı (m²) ve yeterliliği; 18,5 m² (2) i) Kampus alanı; ii) Toplam kapalı alan; iii) Eğitim-Öğretim ve Araştırma; iv) Sosyal ve diğer hizmet alanları; 11
Tablo 5 Kurumsal nitelikler veri tablosu sayılar I Birim hizmetlerinden faydalanan kişi sayısı 54 Öğrenci sayıları 42 Öğretim elemanı sayıları 11 II Öğretim elemanı sayıları 2 III İdari personel sayısı Kadrolu personel 2 Sözleşmeli personel 0 Diğer personel 0 Toplam idari personel sayısı 2 IV Çalışanların yaş ortalaması İdari personel 33 V Çalışanlar arasında bayan sayısı İdari personel 1 VI Çalışanların kıdem ortalaması İdari personel 4 yıl 6 ay VII Öğretim elemanlarının ortalama akademik unvan ortalaması Okutman Uzman 12
VIII Bölümün ağırlıklı akademik alanı/alanları IX Bölüm ve program sayısı X İdari personel eğitim düzeyi Lise öncesi diplomalı eleman sayısı 0 Lise mezun sayısı 0 Önlisans mezun sayısı 1 Lisans mezun sayısı 1 Yüksek lisans mezun sayısı 0 Doktoralı eleman sayısı 0 Tablo 6 Birim personel verileri Sıra no isim Ünvan Şube Hizmet sınıfı Notlar 1 Doğan, Duygu Birim Sorumlusu Rektörlük Dış İlişkiler Birimi Öğretim elemanı (Okutman) 2547 ve 2914 sayılı Kanunlara tabidir. 2 Kalkan, Övgü Uzman Rektörlük Dış İlişkiler Birimi Öğretim elemanı (Uzman) 2547 ve 2914 sayılı Kanunlara tabidir. 3 Erdur, Serkan Mühendis Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı GİHS 657 sayılı Kanun a tabidir. Dış İlişkiler Birimi nde tam zamanlı görevlendirilmiştir. 4 Demirtaş, Nuran Bilgisayar İşletmeni Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı GİHS 657 sayılı Kanun a tabidir. Dış İlişkiler Birimi nde tam zamanlı görevlendirilmiştir. 13
6.3. Eğitim ve öğretim süreçleri Tablo 7 Eğitim ve öğretim süreçleri değerlendirme tablosu Değerlendirme notu 1) Programların ulusal ve çevre ihtiyaçlarına uygunluğu; 2) Programların eğitim hedeflerinin yeterliliği; 3) Programların kapsamı ve niteliklerinin (ders çeşitliliği, ders yükleri ve uyumluluğu) yeterliliği; 4) Programların anlaşılabilirliği ve hedeflerinin açıklığı; 5) Programların bütünlüğünün ve devamlılığının yeterliliği; 6) Programların çıktılarının (programın kazandırması beklenen nitelikler) yeterliliği; 7) Program kaynaklarının (öğretim elemanı, ders notları vb.) yeterliliği; 8) Programların diğer programlarla ilişkilerinin yeterliliği; 9) Öğrencilere sunulan rehberlik/danışmanlık hizmetlerinin yeterliliği; 10) Engelli öğrencilere sunulan eğitim hizmetlerinin yeterliliği; 11) Öğrenci değerlendirme prosedür ve araçlarının (sınav, ödev, proje vb.) yeterliliği; 12) Yeni öğrencilerin programlara hazırlama prosedür ve uygulamalarının yeterliliği; 13) Öğrencilere sunulan eğitimin etkinliğini arttıracak eğitsel destek hizmetlerinin (yabancı dil, IT teknolojileri ve bilgisayar donanımı vb.) yeterliliği; 14) Programların ilgili ulusal ve uluslararası programlarla uyumundaki yeterliliği; 15) Uluslararası öğrenci değişimi programlarına öğrenci katılımının yeterliliği; 4 3 14
6.4. Araştırma ve geliştirme süreçleri Tablo 8 Araştırma ve geliştirme süreçleri değerlendirme tablosu 1) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının ulusal ve çevre ihtiyaçlarına uygunluğu; 2) Araştırma ve geliştirme olanak ve kaynakların yeterliliği; 3) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının yeterliliği; 4) Araştırma ve geliştirme önceliklerinin belirginliği; 5) Araştırma ve geliştirme çalışmaların bütünlüğü ve devamlılığı; 6) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının disiplinler arası yapılabilmesindeki yeterlilik; 7) Uluslararası araştırma ve geliştirme çalışmalarının yeterliliği; 8) Uluslararası araştırma ve geliştirme çalışmalarına akademik personelin katılımının yeterliliği; 9) Araştırmayı özendiren ve destekleyen araçların yeterliliği; 10) Araştırma ve geliştirme faaliyetlerinin önceliklere uygunluğu; 11) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının hedeflerine ulaşıp ulaşmadığının yeterliliği; 12) Araştırma ve geliştirme çalışmaları ile eğim-öğretim faaliyetleri arasındaki ilişkinin yeterliliği; 13) Araştırma ve geliştirme sonuçlarının duyurulması ve paylaşılması ile ilgili araç, ortam ve mekanizmaların yeterliliği; 14) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının oluşturulmasında ve yürütülmesinde paydaşlarla (endüstri, kamu kurum ve kuruluşlar, sivil toplum kuruluşları vb.) kurulan yapısal ilişkilerin yeterliliği; 15) Araştırma ve geliştirme sonuçlarının topluma faydaya dönüşmesindeki yeterliliği; 16) Araştırma ve geliştirme sonuçlarının kuruma/birime fayda olarak (ekonomik, itibar vb.) dönmesindeki yeterliliği; Değerlendirme notu 15
6.5. Uygulama ve Hizmet Süreçleri Tablo 9 Uygulama ve Hizmet Süreçleri değerlendirme tablosu 1) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin ulusal ve çevre ihtiyaçlarına uygunluğu; 2) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin olanak ve kaynaklarının yeterliliği; 3) Uygulama ve hizmet faaliyetleri düzeylerinin yeterliliği; 4) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin önceliklerinin belirginliği; 5) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin disiplinlerarası yapılabilmesindeki yeterliliği; 6) Uluslararası uygulama ve hizmet faaliyetlerinin yeterliliği; 7) Uygulama ve hizmet faaliyetlerini özendiren ve destekleyen araçların yeterliliği; 8) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin hedeflerine ulaşıp ulaşmadığının yeterliliği; 9) Eğitim-Öğretim ile uygulama ve hizmet faaliyetleri arasındaki ilişkinin yeterliliği; 10) Araştırma ve geliştirme çalışmaları ile uygulama ve hizmet faaliyetleri arasındaki ilişkinin yeterliliği; 11) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin sonuçlarının duyurulması ve paylaşılması ile ilgili araç, ortam ve mekanizmaların yeterliliği; 12) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin oluşturulmasında ve yürütülmesinde paydaşlarla (endüstri, kamu kurum ve kuruluşlar, sivil toplum kuruluşları vb.) kurulan yapısal ilişkilerin yeterliliği; 13) Yaşam Boyu Eğitim faaliyetlerinin yeterliliği; 14) Topluma yönelik bilgilendirme ve bilinçlendirme faaliyetlerinin yeterliliği; 15) Topluma yönelik sanatsal, kültürel ve sportif faaliyetlerin yeterliliği; 16) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin topluma faydaya dönüşmesindeki yeterlilik; 17) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin kuruma/birime fayda olarak (ekonomik, itibar vb.) dönmesindeki yeterlilik; Değerlendirme notu 16
6.6. İdari süreçler ve destek süreçlerinin değerlendirilmesi Tablo 10 İdari süreçler ve destek süreçleri değerlendirme tablosu Sıra no. Faaliyet alanları Değerlendirme notu Dış İlişkiler Birimi 1 Faaliyet no 1: Giden Öğrenci Hareketliliği 3 2 Faaliyet no 2: Gelen Öğrenci Hareketliliği 2 3 Faaliyet no 3: Ders Verme Hareketliliği 2 4 Faaliyet no 4: Eğitim Alma Hareketliliği 3 5 Faaliyet no 5: Uluslararası Erasmus İkili Anlaşma Takibi 4 6 Faaliyet no 6: Uluslararası Resmi Yazışmaların Takibi 4 7 Faaliyet no 7: Uluslararası İşbirliği ve Protokol Takibi 3 8 Faaliyet no 8: Merkezi İdari Birimlere Ait Resmi Çeviriler 4 9 Faaliyet no 9: Uluslararası tanıtım/ve kongre çalışmalarının organizasyonu 10 Faaliyet no 10: Uluslararası tanıtım materyallerinin hazırlanması 4 2 11 Faaliyet no 11: Gelen-Giden Evrak Kaydı 4 12 Faaliyet no 12: Türkçe ve İngilizce Basın Bülteni Hazırlığı 3 13 Faaliyet no 13: Resmi makamlara ait açılış konuşmalarının hazırlığı 2 14 Faaliyet no 14: Diğer Arşivleme Çalışmaları 2 17
Tablo 11 İdari süreçler ve destek süreçleri değerlendirme tablosu Değerlendirme notu 1) Personel İşleri ile ilgili hizmetlerin yeterliliği; 5 2) İdari (ihale, temizlik, ulaşım vb.) işler ile ilgili hizmetlerin yeterliliği; 3) Bütçe ile ilgili süreç ve hizmetlerin yeterliliği; 4) Öğrenci işleri ile ilgili akademik hizmetlerin yeterliliği; 2 5) Kütüphane ve Dokümantasyon işleri ilgili hizmetlerin yeterliliği; 2 6) Yapı ve çevre işleri ile ilgili hizmetlerin yeterliliği; 7) Teknik Destek hizmetleri ile ilgili hizmetlerin yeterliliği; 3 8) Öğrenci bilim, kültür ve sanat topluluklarının yeterliliği; 2 9) Uluslararası ofislerin hizmetlerinin yeterliliği; 3 10) Öğrenci Kariyer planlama hizmetlerinin yeterliliği; 2 11) Staj destek hizmetlerinin yeterliliği; 12) Öğrenci Konseylerine sağlanan hizmetlerin yeterliliği; 18
6.7. Yönetsel özelliklerin (yapısal) değerlendirilmesi Tablo 12 Yönetsel özelliklerin (yapısal) değerlendirme tablosu Değerlendirme tablosu 1) Organizasyonel yapının yeterliliği; 2 2) Görev ve sorumluluk tanımlarının açıklığı; 2 3) Görev yetkilerinin yeterliliği; 4 4) Stratejilerin varlığı ve yeterliliği; 3 5) Karar verme süreçlerinin yeterliliği; 4 6) İş Süreçleri (akademik ve idari) yeterliliği; 4 7) Stratejik planlama ve izleme süreçlerinin yeterliliği; 3 8) Kalite geliştirme süreçlerinin yeterliliği; 2 9) Bilgi yönetimi süreçlerinin yeterliliği; 3 10) İnsan kaynakları süreçlerinin yeterliliği; 3 11) Finans kaynakları süreçlerinin yeterliliği; 2 12) Öğrenci katılım süreçlerinin yeterliliği; 4 19
6.8. Yönetsel özelliklerin (davranışsal) değerlendirilmesi Tablo 13 Yönetsel Özelliklerin (Davranışsal) Değerlendirme tablosu 1) Ortak kültür ve değerlerin paylaşımındaki yeterlilik; 3 Değerlendirme notu 2) Akademik personelin memnuniyetinin yeterliliği; 3) İdari personelin memnuniyetinin yeterliliği; 3 4) Öğrenci memnuniyetinin yeterliliği; 3 5) Liderlik yaklaşımlarının yeterliliği; 2 6) Yönetici yaklaşımlarının (yönetim tarzı, tanıma ve takdir, insan ilişkileri, yetki paylaşımı vb.) yeterliliği; 3 7) Akademik personelin idari ve yönetsel özelliklerinin yeterliliği; 4 8) İdari personelin özelliklerinin yeterliliği; 4 9) Çalışanlar arasındaki iş birliği ortamının yeterliliği; 4 10) İş arkadaşlığı ve sosyal ortamın yeterliliği; 4 20
6.9. Çıktılar/Sonuçların Değerlendirilmesi Tablo 14 Çıktılar/Sonuçların Değerlendirme tablosu Değerlendirme notu 1) Kurumsal niteliklerle ilgili gelişmelerin yeterliliği; 2 2) Eğitim öğretim ile ilgili çıktıların yeterliliği 4 3) Araştırma ve geliştirme ile ilgili sonuçların yeterliliği; 4) Uygulama ve hizmet faaliyetleri ile ilgili sonuçların yeterliliği; 5) Yönetsel faaliyetler ile ilgili sonuçların yeterliliği; 3 6) İdari faaliyetler ile ilgili sonuçların yeterliliği; 3 7) Toplum ile ilgili sonuçların yeterliliği; 8) Performans / kazanım paralelliğinin yeterliliği 2 6.10. Yükseköğretim Misyonunu Başarma Performansının Değerlendirilmesi Tablo 15 Yükseköğretim Misyonunu Başarma Performansının Değerlendirme tablosu 1. Evrensel yükseköğretim kurumu olma misyonuna uygunluğu; 2 2. Türk yükseköğretim kurumu olma misyonuna uygunluğu; 3 3. Kendi misyonuna uygunluğu; 3 Değerlendirme notu 21
7. Çevre Değerlendirme Çalışmaları Tablo 16 Çevre Değerlendirme Çalışmaları Değerlendirme Tablosu Değerlendirme notu Yükseköğretim Alanındaki Ulusal ve Uluslararası Gelişmelerin Değerlendirilmesi Mezunlar ile İlgili Gelişmelerin Değerlendirilmesi 3 Toplumsal Gelişmelerin ve Toplum ile İlişkilerin Değerlendirilmesi Sanayi ve Sosyal Kurumları ile İlişkiler ve Gelişmelerin Değerlendirilmesi Eğitim Teknolojilerindeki Gelişmelerin Değerlendirilmesi 2 Yasal Düzenlemeler ile Kamu Kurum ve Kuruluşlarındaki Gelişmelerin Değerlendirilmesi 2 Yükseköğretim Kurumunun Bulunduğu Bölgenin Ekonomik ve Ticari Kalkınmasına Etkisinin Değerlendirilmesi 22
7.1. Paydaş analizi Tablo 17 Paydaşlar Sıra no Paydaşlar Yararlanıcılar Çalışanlar Temel ortak Stratejik ortak 1 Akademik personel * * * * 2 İdari personel * * * * 3 Öğrenciler * * * 4 Öğrenci velileri * 5 Üniversite yöneticileri * * * 6 Ulusal Ajans * * 7 İşbirliği yapılan üniversite yetkilileri * * 23
8. SWOT (GZFT) analizi 8.1. Özdeğerlendirme Girdiler Güçlü yönlerimiz Diğer idari birimlerle kurulan güçlü diyalog Birim faaliyetlerinin kapsamı gereği, idari birimler yanında akademik birimlerle de güçlü diyaloğa sahip olunması Öğrencilerle kurulan etkin ve sürekli ilişkiler Birim çalışanları arasındaki yüksek uyum Zayıf yönlerimiz Mali kaynak denetiminin Birimin yetkisi dışında oluşu Birimin fiziksel olanaklarının yetersiz oluşu Kurumsal nitelikler ve özellikler Güçlü yönlerimiz Personel yaş ortalamasının beklenen düzeyde olması İdari personelin eğitim düzeyinin beklenen düzeyin üzerinde oluşu Giden öğrenci sayınsın beklenen düzeyin üzerinde oluşu İdari personelin yabancı dil bilgisinin beklenen düzeyde olması Zayıf yönlerimiz Birimin kurumsal yapı içindeki yerinin netlik kazanamamış olması nedeniyle tüm faaliyet alanlarında etkinliğe kademeli olarak başlanıyor bulunulması. Eğitim ve öğretim süreçleri Güçlü yönlerimiz Öğrencilerin uluslararası çalışmalara ilgilerinin yeterli olması Öğrencilere verilen danışmanlık hizmetinin beklenen düzeyin üzerinde oluşu. 24
Araştırma ve geliştirme Uygulama ve Hizmet Süreçleri İdari süreçler ve destek süreçlerinin değerlendirilmesi Güçlü yönlerimiz İdari süreçlerin geniş kapsamda yer almasının personelin kişisel gelişimlerine olumlu yönde etki etmesi İdari süreçler ve destek süreçlerinin sayısındaki artışa karşın verilen birim hizmetinin niteliğinde azalma olmayışı Zayıf yönlerimiz İdari süreçlerin Rektörlük insiyatifine bağlı oluşu nedeniyle bu süreçlerdeki daralma ve genişlemenin kurumun uluslararası ilişkilere verdiği önemin derecesi ile doğru orantılı biçimde değişim göstermesinden kaynaklanan bir istikrarsızlığın ileride yaşanma olasılığı Yönetsel özelliklerin (yapısal) değerlendirilmesi Güçlü yönlerimiz Birimimizin doğrudan Rektörlüğe bağlı bir birim oluşu resmi işleyişi hızlandıran bir unsurdur. Görev yetkilerinin giderek artması Kara verme süreçlerinde insiyatif kullanabilme oranının beklenen düzeyde olması Zayıf yönlerimiz Organizasyonel yapının netlik kazanmasındaki gecikmeler Görev tanımlarının kapsamındaki genişlik ve belirsizliklerin Birimin görev yetkilerindeki sınırları olumsuz etkilemesi Birim faaliyetlerinin finansmanında ağırlıklı olarak üniversite dışı kaynaklara (Ulusal Ajans, vb.) bağlı olunması 25
Yönetsel özelliklerin (davranışsal) değerlendirilmesi Güçlü yönlerimiz. Çalışanlar arasında işbirliği ve sosyal paydaş uyumunun beklenen düzeyin üzerinde olması İdari ve akademik personelin niteliklerinin beklenen düzeyin üzerinde olması Başta öğrenciler olmak üzere Birim faaliyetlerinden faydalanan paydaşların memnuniyetine önem veren bir yönetim anlayışının benimsenmesi Zayıf yönlerimiz Personel memnuniyetinin ölçümlenebilmesi için gerekli alt yapının henüz oluşmamış bulunması Görev alanlarının genişlemesinden kaynaklanan yüksek performans beklentisinin, personel tarafından karşılandığı ölçüde maddi getiri sağlanamaması; performans ve kazanım düzeylerinin orantılı olamaması. Çıktılar ve sonuçların değerlendirilmesi Güçlü yönlerimiz Eğitim ve öğretim ile ilgili çıktıların beklenen düzeyin üzerinde olması Kurumsal niteliklerle ilgili gelişmelerin beklenen düzeyde olması Yönetsel faaliyetler ile ilgili sonuçların beklenen düzeyde olması İdari faaliyetler ile ilgili sonuçların beklenen düzeyde olması. Yükseköğretim misyonunu başarma performansının değerlendirilmesi Güçlü yönlerimiz Türk yükseköğretim kurumu olma misyonunu başarma performansının beklenen düzeyde olması Kendi misyonunu başarma performansının beklenen düzeyde olması. Zayıf yönlerimiz Evrensel yükseköğretim kurumu olma misyonunu başarma performansının beklenen düzeyin altında olması. 26
8.2. Çevre değerlendirmesi Yükseköğretim alanındaki ulusal ve uluslararası gelişmelerin değerlendirilmesi Fırsatlar Yükseköğretime devam eden öğrencilerin uluslararası projelere ilişkin bilinç düzeylerinin giderek artması. Kurumun yabancı üniversiteler, uluslararası kuruluşlar ve eğitim organizasyonları ile işbirliğinin artması Kurumumuzun uluslararası tanınırlığını artıracak tanıtım toplantıları ve bilimsel kongre organizasyonlarının düzenlenmesinde etkin rol alınması Tehditler Avrupa Birliği kapsamındaki program çerçeveleri ve yasal düzenlemelerin sürekli değişimi Yasal düzeydeki gelişmelere uyum gösterme gerekliliğinin artması. Mezunlar ile ilgili gelişmeler Toplumsal gelişmelerin ve toplum ile ilişkilerin değerlendirilmesi. Sanayi ve sosyal kurumları ile ilişkiler ve gelişmelerin değerlendirilmesi. Eğitim teknolojilerindeki gelişmelerin değerlendirilmesi Fırsatlar Internet tabanlı veri paylaşımının bilgi akışını hızlandırması E-mail, e-group ve web duyuruları gibi iletişim yöntemlerinin paydaşlarla iletişimde mekan sınırlamasını ortadan kaldırması ve iletişimi eş zamanlı hale getirmesi 27
Tehditler Teknolojinin gerektirdiği hızlı veri güncellemelerini gerçekleştirmenin çalışanların daha fazla zaman ve emek harcamalarını gerektirmesi Kurumsal web sitesinin İngilizce versiyonunun güncelleme aralığının beklenen düzeyin altında oluşu Yasal düzenlemeler ile kamu kurum ve kuruluşlarındaki gelişmelerin değerlendirilmesi Fırsatlar Uluslararası eğitim politikaları doğrultusunda hızla gelişmeye açık bir birim olması. Diğer yükseköğretim kurumlarındaki benzer birimlerin işleyiş prosedürlerine ilişkin bilgi alışverişinde yüksek koordinasyon sağlanması Tehditler Dış İlişkiler Birimi nin Yükseköğretim Kurumları genelinde yeni şekillenen bir idari birim olması nedeniyle yasal statüsünün net biçimde belirlenmemiş olması; bu durumun idari ve yönetsel konularda ve görev alanı sınırlarının çizilmesinde yetersizliklere yol açması. Yükseköğretim kurumunun bulunduğu bölgenin ekonomik ve ticari kalkınmasına etkisinin değerlendirilmesi 28
9. Ekler Birim Performans Göstergeleri Tablosu Tablo 25 - Birim Performans Göstergeleri Tablosu Sıra no. Faaliyet alanları Performans ölçütü Ölçü birimi 2009 yılı 1 2 Dış İlişkiler Birimi Faaliyet no 1: Erasmus Öğrenim Hareketliliği (Giden Öğrenci) Faaliyet no 2: Erasmus Öğrenim Hareketliliği (Gelen Öğrenci) Giden öğrenci sayısı Sayı 42 Gelen öğrenci sayısı Sayı 7 3 4 Faaliyet no 3: Ders Verme Hareketliliği Giden öğretim elemanı sayısı Sayı 11 Faaliyet no 4: Eğitim Alma Hareketliliği Eğitim alan personel sayısı Sayı 2 5 Faaliyet no 5: Uluslararası Erasmus İkili Anlaşma Takibi 2009 yılında geçerli İkili Anlaşma sayısı Sayı 42 6 Faaliyet no 6: Uluslararası Resmi Yazışmaların Takibi Kayıtlı evraklar içinde oranı Yüzde 30 7 Faaliyet no 7: Uluslararası Protokol ve İşbirliği Çalışma Takibi 2009 yılında imzalanan Protokol ve işbirliği sayısı Sayı 7 8 9 Faaliyet no 8: Merkezi İdari Birimlere Ait Resmi Çeviriler Faaliyet no 9: Uluslararası tanıtım çalışmaları ve kongre organizasyonu Resmi çeviri evrak sayısı Sayı 40 Toplam etkinlik sayısı Sayı 3 10 11 Faaliyet no 10: Uluslararası tanıtım materyallerinin hazırlanması Hazırlanan toplam materyal sayısı Sayı 1 Faaliyet no 11: Gelen-Giden Evrak Kaydı Evrak sayısı (Gelen + Giden) Sayı 638 12 13 Faaliyet no 12: Türkçe ve İngilizce Basın Bülteni hazırlanması Faaliyet no 13: Resmi makamlara ilişkin açılış konuşması hazırlanması Hazırlanan bülten sayısı Sayı 17 Hazırlanan konuşma sayısı Sayı 3 14 Faaliyet no 14: Diğer Arşivleme Çalışmaları Arşivlenen evraklara oranı Yüzde Veri yok 29