Page 1 of 5 AKSE YAŞAM SİTESİ YÖNETİMİ / 31.08.2015 DENETİM RAPORU Akse Mah.2407 Sok.No:16 41420 Çayırova/Kocaeli Denetim Kurulu Rapor No: 2015/0001 - Denetim Tarihi: 31.08.2015 Dayanak: Madde 41 Kat malikleri kurulu, yöneticinin bu görevdeki tutumunu devamlı olarak denetler ve haklı bir sebebin çıkması halinde onu her zaman değiştirebilir. Hesapların denetlenmesi için yönetim planında, belli bir zaman konulmamışsa; bu denetim her üç ayda bir yapılır; bununla beraber haklı bir sebep çıkarsa, hesap denetlenmesi her zaman yapılabilir. Kat malikleri kurulu denetim işini, kendi aralarından sayı ve arsa payı çoğunluğuyla seçecekleri bir denetçiye veya üç kişilik bir denetim kuruluna verebilir; bu halde denetçi veya denetim kurulu yönetim planında yazılı zamanlarda, eğer zaman yazılmamışsa, her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna verecekleri bir raporla denetimin sonucunu ve anagayrimenkulün yönetim tarzı hakkındaki düşüncelerini bildirir; bu rapor çoğaltılarak birer örneği taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir. Denetçiler bu raporu ve verecekleri kararları ve gerekli gördükleri diğer hususları, (1) den başlayıp sıra ile giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere geçirip tarih koyarak altını imza ederler. Akse Yaşam Sitesi Yönetim faaliyetleri 01.09.2013-31.08.2015 dönemi kapsamında yapılan denetim 11.09.2015 tarihi itibariyle sonuçlandırılmış olup Denetim Kurulumuzca tespit edilen hususların detaylarına aşağıda yer verilmiştir. Bölüm 1 FAALİYET DENETİMİ VE DEĞERLENDİRME 1) Sitemizle ilgili her türlü bilgi, öneri, şikayet, iyileştirme taleplerinde Yönetim Kurulu ve yetkilendirilmiş personele ulaşma konusunda sıkıntıya rastlanmamıştır. Duyurular; yönetim ofisi panosu, intranet sistemi, asansör önlerindeki bilgilendirme panoları ve e-mail üzerinden yapılmaktadır. 2) Güvenlik; a) Site sakinlerimizin hayatını kolaylaştıracak ve suistimalleri önleyebilecek yaşamkart projesinin devreye alınarak güney kapısı, havuz, fitness giriş/çıkış noktalarının kontrolü otomatik olarak sağlanmıştır. b) Güney kapısından bazı sakinler ve işletme çalışanlarınca kapının önüne taş yerleştirmek suretiyle veya güvenlik kontrolü olmadan misafirlerin bu kapıdan içeri alınmasıyla zaman zaman kapının açık kalmasına, insanların kontrolsüz bir şekilde sitemize giriş yapmasına sebebiyet verilmiştir. c) Öncelikli gerek duyulan noktaralara ek kamera yerleştirilmiştir. Özellikle bina içi ve kapalı otoparkların kritik bölgelerinde, giriş/çıkışlarını görülebileceği bazı noktalara kamera yerleştirilmesi ihtiyacı yüksek düzeyde ihtiyaç olmaya devam etmektedir. d) Ana nizamiye kapısındaki araç giriş bariyerinin HGS sistemine adapte edilmesi sitemize ekstra güvenlik sağlamıştır. e) Sitemize girişte güvenlik görevlisi ile araç kullanıcısı arasındaki göz teması kurulması için bariyerin bekleme süresi yaklaşık 3 sn. dir. Bazı site sakinlerimizin sabırsız davranışları, güvenlik görevlisinin derhal bariyeri açması veya neden bariyerin geç açıldığı tartışmaları yaşanmaktadır. Güvenliğimiz için bariyerin açılma süresinin yerinde olduğu görülmüştür. f) Misafir araçların kapalı otoparklarda başkalarının park alanınn kullanılması engelleyen tedbirler alınamamıştır. g) Sitemize dışarıdan (B5 İlköğretim tarafı cephesinden) gece yarısı, illegal bir şekilde, tel örgülere zarar verilerek girildiği ve sitemizde oturan bir sakinin rahatsız edildiği (özel
Page 2 of 5 mülkümüze müdahele) yönetimce tespit edilerek konu adli merciilere intikal ettirilmiştir. Dosya 24.06.2015 tarihinde Gebze Adliyesi ne intikal etmiştir.her kim olursa olsun ana kapıyı kullanmadan sitemize girmeye çalışması suçtur. Özellikle ev sahiplerinin, kiraya verdikleri daire sakinlerini çok iyi soruşturararak, güven verebilecek referansları olmayanların sitemize alınmaması hususunda uyarmak ve uyanık olmalarını tavsiye ediyoruz. h) Sitemize yaya girişlerinde, ana güvenlik noktasında giriş/çıkışları rahatlatacak düzenlemeye ihtiyaç vardır. i) Güvenlik zaafiyetlerinin oluştuğu ve tedbirlerin ivedilikle alınması gerekmektedir.bazı bölgelerde tel örgülerin yükseltilmesi, güvenlik personelinin artırılması ve projede yer almayan güney kapısının kapatılması gerekmektedir. Tüm giriş çıkışların ana nizamiye kapısından yapılması zaruridir. j) Acil durumlarda kullanılacak yangın merdivenlerinde, kaçışı engelleyecek kişisel eşyalar bulundurulmaya devam edildiği görülmüştür, bu alanların rutin olarak kontrol edilmedikleri veya varlığından haberdar olunan eşyaların kaldırılmadıkları gözlemlenmiştir. Merdivenlerin dışa açılması gereken kapıların birçoğunun düştüğü, ayarsız olduğu, kapı kulplarının olmadığı, ihtiyaç halinde kullanılamayacak kapılar görülmüştür. k) Kapalı otoparklardaki havalandırma sistemlerinin kullanılmadığı, bazı bloklarda havalandırma bağlantı toplama merkezlerinin natamam olduğu tespit edilmiştir. l) Otel işletmesi müşterilerine, sitemiz yaşam kuralları hakkında bilgilendirme yapmadıkları, müşterilerinin zaman zaman açık alanlarda alkollü içecek içtikleri, sakinlerimize rahatsızlık verdikleri gözlemlenmiştir. Otel işletmesi, KMK çerçevesinde yönetilen konut yaşam alanında olması sorumluluğu bilinciyle hareket etmelidir. Otel işletmesinin sitemiz içinde olması, güvenlik riskimizi artırmaktadır. 3) Yönetim Kurulu görev süresinin ilk yılı başlarında, güvenlik ve temizlik hizmetlerinde tasarrufa giderek daha kaliteli hizmet alınması hedeflendimiştir.güvenlik dışındaki diğer personeller için taşeron sisteminden vazgeçilerek sitemiz iş veren statüsüne geçmiştir. Temmuz 2015 itibariyle toplam 9 personel çalışan olduğu görülmüştür. a) Müteselsilen sorumluluk olmakla birlikte taşero edilen hizmetlerde çalışanın hastalanması, yıllık izne çıkması, iş kazası, işe fiili olarak devam edilememesi durumlarında personel ikame edilebilmekte iken güncel uygulamada bu durum mümkün değildir. b) Çalışanın özlük dosyalarında iş akidlerinin 7 si belirsiz, 2 si belirli süreli olarak görülmüştür. c) 1 yıldan daha eski çalışanlar için hazır değerlerde bir maaş kıdem tazminatı karşılığı ayrılması gerekmektedir. Bu vesile ile bir banka hesabı açılmış ve hesapta 3.333,24 TL olduğu görülmüştür, ancak bu bakiye yetersizdir. d) Çalışanın işten ayrılmasında kıdem tazminatı dışında, çalışan yasal haklarında, iş akitlerinden dolayı hukuki süreçlere intikal etmesi durumda ekstra maliyet etklileri olacaktır. 4) KMK ve Yönetim Planı na uygun site yaşam kuralları kitapçık haline getirilmiş ve tüm sakinlere elden teslim edilmiştir. Sitemize yeni taşınan her daire sakini için yaşam kuralları el kitapçığı imza karşılığı kendilerine teslim edilmeye başlanmıştır. 5) Bina içi ve ortak alanlardaki temizlik verimliliğinin artırıldığı görülmüş, temizlikle ilgili kurulumuza olumsuz bir bildirim yapılmamıştır. 6) 2014 yaz sezonu başında havuz bakım-onarıma alınarak yapısal eksiklik ve sorunlar giderilmiştir. Tüm sezon boyunca temiz ve bakımlı kalması sağlanmıştır. Havuz temizliği yaz/kış temiz kalacak şekilde personel iş proğramına alınmıştır.
Page 3 of 5 7) Demirbaş envanterinin oluşturulduğu ve kayıt altında olduğu görülmüştür. Bağışlanan bazı demirbaşlar için bağış belgelerine rastlanmamıştır. Envanter listesi incelemesinde 11.09.2014 tarihinde 1.041,90 TL tutarlı 1 adet Iphone 4S marka cep telefonu satın alınmış ve yönetim kurulu üyesi Ayşe Çağlar Yüksel e, 25.10.2014 tarihinde 2.213,00 TL tutarlı 1 adet ASUS X555LN Notebook bilgisayar alınarak Yönetim Kurulu Başkanı Onur Diker e zimmetlenmiştir. Faaliyetlerin devamında ihtiyaç olan bilgisayar, telefon, internet, telsiz gibi elektronik cihazların yönetim ofisinde olduğu bir ortamda, işbu alımların kurulumuzca lüx ve müsamahaya açık olduğu kanaatine varılmıştır. 8) Demirbaşlardan EUROENERGY 314F marka jeneratör 13.07.2015 tarihinde arızalanarak bozulmuştur. Perte çıkartılan demirbaş, site genel sigortası kapsamında AXA Sigorta dan 27.08.2015 tarihinde 30.088,00 TL tahsil edilmiştir. İkame olarak DEVMAK Güç Sistemleri firmasından geçici kiralık jeneratör temin edilmiştir. Genel Kurul da alınacak kararla jeneratör ihtiyacı karşılanmalııdr. 9) Yönetim Kurulu, ilk yıl faaliyetlerinde yönetim planı ve KMK yükümlülüklerine yeterli zaman ayıramadığını beyan etmiştir. İkinci yıl itibariyle, uygunsuzlukların tespit edilmesinde çalışmalarını yoğunlaştırmıştır. Uygunsuz fiiller tespit edilerek muhataplarına yazılı tebligatlar göndermiştir. Bazı malikler ve malik adına hareket eden temsilcileri genel kabul görmüş ve Tapu Kadastro Müdürlüğü ne tescil ettirilmiş, Yönetim Planı nda açıkca belirtilen site yaşam kuralları ve borçlarına riayet etmedikleri görülmüştür. Uygunsuzluklarla ilgili yönetimin aksaklıkları giderme noktasında iyi niyetli çalışmaları sonuç vermemiştir. 10) Akse Yaşam Konutları projesi yüklenici firma ve proje mimarının bir eseridir, telif hakkı saklıdır. Yerel mercii ve Genel Kurul dan onay alınmadan İmar Kanunu na aykırı yapılan uygulamalar, KMK ve Yönetim Planı çerçevesinde Yönetim Kurulu tarafından yasal yollara başvurmadan iç ihtarnamelerle uygunsuzlukların bertaraf edilmesi ilgililere tebliğ edilmiştir. Yönetim yasal başvurulardan kaçınmış, bu konuda başarısız olmuştur. Aykırı fiillerle ilgii derhal yasal süreçler başlatılmalıdır. 11) Sitemiz yeşil alanları zengin olmasına rağmen, peyzaj bütünlüğü dönem içinde sağlanamamıştır, budamaların yetersiz olduğu gözlemlenmiştir. Birçok ilave peyzaj bitkisi alınmış, veranda çevreleri ve diğer ortak alanlarda yeşillendirme ve ağaçlandırma yapılmıştır. Yapılan ek alımlara rağmen hala birçok noktada bozuk ve eksik alanlar mevcuttur. Sulama sistemindeki aksaklıklar bahçe katlarında oturan sakinlerini kişisel alanların ıslanması (balkon, pencere, balkon kapıları), bahçe duvarı kenarlarına yapılan ek çiçeklik taşlarının standart dışı, uzun ömürlü olmayan ve ustalık yetersizliği göze çarpmaktadır. 12) Hamam/Sauna 01.03.2015 tarihinde 5 yıllık süre ile 100 TL/ay kiraya verilmiştir. Yönetim Kurulu görev süresi dışına taşan sözleşme müddetini genel kurula danışmadan usule aykırı olarak imza altına alımıştır. Kiralama bedeli tahsilatı yapılmamış ve sözleşme gereği aksiyon alınmamıştır. Yapılan bu kontrat revize edilmelidir.
Page 4 of 5 Bölüm 2 HESAP (FİNANSAL) DENETİMİ VE DEĞERLENDİRME Hesap incelemeleri Noter Onaylı İşletme Defteri kayıtları ve cari hesap hareketlerine esas belgelerin kontrolüne dayalı yapılmıştır. 1. Gelirler: 01.09.2013 31.08.2015 dönemi içinde gerçekleşen gelir 1.375.017,20 TL olmuştur. Dönem sonu itibariyle aşağıdaki tutarlar için tahsilatların yapılamadığı görülmüştür. a. Aidat Borcundan Dolayı Alacaklar : 47.528,59 TL b. Ticari Alacaklar (Kafe-Kaynak Ajans) : 1.276,56 TL Aidat alacakları içinde tahsilat problemleri dolayısıyla icra dairesinde alacak takibi başlatılmış toplam 4.888,35 TL yer almaktadır. 2. Giderler: 01.09.2013 31.08.2015 dönemi içinde gerçekleşen giderler 1.328.751,30 TL olmuştur. Dönem sonu itibariyle aşağıdaki tutarların ileri vadeli olmaları dolayısıyla ödenmediği görülmüştür. a. Ticari Borçlar : 34.481,81 TL Firma Ünvanı Adıgüzel Fidanlığı Akıncılar Güvenlik Asya İnşaat Bilgen Güvenlik Dorakim End.Kimya Efor Havuz Erim Kimya Gemak Nar Baskı Topram Tarım Uyum Elektrik Tutar 2.000,00 TL 11.451,14 TL 354,00 TL 1.660,73 TL 515,78 TL 582,92 TL 1.389,66 TL 14.658,20 TL 90,86 TL 1.545,02 TL 233,50 TL Ticari borçlar, 31.07.2015 tarihinde firmalardan alınan mutabakat mektupları ile teyitlenmiştir. Ağustos hareketleri ayrıca incelenerek uygunluğu görülmüştür.
Page 5 of 5 3. Hazır Değerler: a. 31.08.2015 tarihi itibariyle yapılan hazır değer tespitinde 46.187,51 TL mevcutlar Garanti Bankası Garanti Bankası (V) Nakit Kasası - 1 Y.Nakit Kasası 2 Çek Kasası İade/Hediye P (IKEA) Apsiyon POS 32.329,47 TL 3.333,24 TL 3.658,40 TL 594,79 TL 5.514,00 TL 437,61 TL 320,00 TL Ağustos 2015 İşletme Defteri hazır değer devri ile fiziki hazır değerler arasında 78,39 TL fark olduğu tespit edilmiştir. Yapılan incelemelerde aylık işletme devirleri ile hazır değerlerin kontrolünün yapılmadığı anlaşılmıştır. Farkın kasaya ödenmesi gerekmektedir. 4. Hazır Değerler hareketleri incelemesinde; çek kasası ve iki adet nakit kasa mevcutların personel ve YK üyesinin cebinde taşındığı görülmüştür. Kasada temel ihtiyaçlar dışında makul bir paranın bulundurulması, çeklerin işlem gününde bankaya tahsile verilmesi gerekmektedir. Kişilerde tavsiye edilen tutarlar dışında nakit/çek bulundurulması yüksek derecede risktir. Genel kabül görmüş standartlara uygun, titizlilik ve ciddiyetle yürütmüş olduğumuz denetim süreçlerimiz neticesinde tespit edilen birçok uygunsuzlukların yönetim tarafından önemsenerek aksiyonların alındığını, final denetimine ilişkin yukarıdaki tespitlerimizin de bundan sonra görev alacak Yeni Yönetim ler tarafından dikkate alınması gerektiğini saygıdeğer site maliklerimize arz eder, 2013-2015 dönemlerinde görev alan Yönetim Kurulu na özverili çalışmalarından dolayı teşekkür ederiz. Çayırova, 11.09.2015 DENETİM KURULU Metin EKEN Cem DEMİR