Eksik Gün Bildirim Salý, 19 Ekim 2010 Taþpýnar Muhasebe Eksik Gün Bildirim (Ek-10) Formunda Dikkat Edilecek Hususlar Tarih: 19.10.2010 Ferhat SERTEL Serbest Muhasebeci Mali Müþavir Bilgi Teknolojileri Uygulama ve Eðitim Komisyonu Baþkaný Deðerli Meslektaþlar ve Uygulayýcýlar&! Tarafýma, gerek sözlü, gerek telefon, gerekse e-mail yoluyla, meslektaþlarýmýz ve uygulayýcýlar tarafýndan en sýk sorulan sorulardan birisi de EK-10 (Eksik Gün Bildirim) Formlarý hakkýnda olanlardýr. Yoðun bir çalýþma döneminde olduðumuz þu günlerde çok fazla detaya ve ayrýntýya girmeden Ek-10 formunda yaþanan sýkýntýlarý ve izlenmesi gereken yollarý izah etmeye çalýþacaðým. Öncelikle ; 12/05/2010 Tarih ve 27579 sayýlý Resmi Gazetede yayýmlanan Sigorta Ýþlemleri Yönetmeliðinin 102.maddesinin, konuyla ilgili 12. ve 13. fýkralarýný, açýklamalarýma yön vermesi amacýyla aynen aþaðýya alýyorum. 12-Aylýk prim ve hizmet belgesi ile birlikte ay içinde otuz günden az çalýþan veya eksik ücret ödenen sigortalýlara iliþkin; a) Kurumca yetkilendirilmiþ saðlýk hizmeti sunucularýndan veya iþyeri hekimlerinden alýnmýþ istirahatlý olduðunu gösteren raporu, b) Ücretsiz veya aylýksýz izinli olduðunu kanýtlayan izin belgesi, c) Disiplin cezasý uygulamasý, gözaltýna alýnma ile tutukluluk hâline iliþkin belgeleri, ç) Kýsmi süreli çalýþmalara ait yazýlý iþ sözleþmesi, d) Ýþverenin veya sigortalýnýn imzasýný da taþýyan puantaj kayýtlarý, e) Grev, lokavt, genel hayatý etkileyen olaylar, doðal afetler nedeniyle iþyerinde faaliyetin durdurulduðunu veya iþe ara verildiðini gösteren ilgili resmî makamlardan alýnan yazý örneði, sigortalýlarýn eksik gün bildirimine iliþkin bilgi formu (Ek-10) ekinde Kuruma verilir veya Acele Posta Servisi, iadeli taahhütlü ya da taahhütlü olarak gönderilir. 13-Onikinci fýkrada sayýlan hâllere iliþkin belgelerin geriye yönelik olarak her zaman düzenlenebilir nitelikte olanlarý, aylýk prim ve hizmet belgesinin verilmesi gereken süreden sonra verilmesi hâlinde iþleme konulmaz. Bu durumlarýn dýþýndaki otuz günden az çalýþýlan sürelere ait geçerli belgeleri belirlemeye Kurum Yönetim Kurulu yetkilidir. Sigorta Ýþlemleri Yönetmeliðinin 102.maddesinin 12 ve 13.fýkralarý aynen yukarýdaki gibi. Elbette hepimiz Ek-10 formunu SGKna iletirken, ekine yukarýda sayýlan belgeleri iliþtiriyor, APHBlerinde, eksik gün beyanlarýný da bu doðrultuda yapýyoruz. En sýk karþýlaþýlan sorunlar olan; 12.fýkranýn a) / b) / ç) / d) alt bentleri kapsamýnda Ek-10 formuna bir göz atalým isterseniz. Geçici iþ göremezlik belgeleri (Raporlar)
I- Geçici Ýþ Göremezlik Belgesinin Ek-10 Ekinde Kuruma Verilmesi Hali : Çalýþan tarafýndan alýnmýþ geçici iþ göremezlik belgesine istinaden, çalýþanýn APHBnde eksik günle gösterilip, raporun bir fotokopisinin Ek-10 ekinde SGKna verilmesinde çok fazla sýkýntýlar yaþanmýyor. Burada karþýlaþýlacak en büyük sýkýntý geçici iþ göremezlik belgesinin kurumca yetkilendirilmemiþ saðlýk hizmeti sunucusundan yani anlaþmalý olmayan bir kurumdan alýnmýþ olmasý halidir. Bu durumda anlaþmalý saðlýk kurumu olmayan saðlýk hizmeti sunucularýndan alýnan geçici iþ göremezlik belgelerinin (raporlarýn), Kurumla Sözleþmeli Resmi Saðlýk Hizmeti sunan saðlýk kurulunca (2010/66 sayýlý SGK genelgesi gereði) onanmasý gerekecektir. Bu þekilde iþlem yapýlmamýþ, kurumla anlaþmasý bulunmayan saðlýk hizmeti sunucularýndan alýnan raporlara istinaden APHB inde eksik gün gösterilmesi ve Ek-10 ekinde bu onanmamýþ raporun verilmesi durumunda, SGK tarafýndan fark primlerin istenmesi söz konusu olmayacak, fakat raporlu personel geçici iþ göremezlik ödeneðini alamayacaktýr. II- Geçici Ýþ Göremezlik Belgesinin Ek-10 Ekinde Kurama Verilmemesi Hali: Çalýþan tarafýndan alýnmýþ geçici iþ göremezlik belgelerine istinaden APHB inde eksik gün gösterilmiþ fakat bu geçici iþ göremezlik belgesi takip eden ayýn 23.günü akþamýna kadar SGKna Ek-10 formu ekinde verilmemiþ ise, SGK tarafýndan eksik günlerin tamamlanmak suretiyle Ek APHB istenmesi söz konusu olsa da yasal süresi dýþýnda Ek-10 formu ile birlikte iþ göremezlik belgesinin kuruma ibrazý halinde, Ek APHB verilmesine gerek kalmayacaktýr. Zira iþ göremezlik belgeleri sonradan düzenlenmesi muhtemel belge kapsamýnda olmayýp, resmi belge niteliðindedir. Ancak böyle bir durumda Ek-10 ekinde iþ göremezlik belgesinin (raporun) kurama verilmemiþ olmasý, çalýþanýn Geçici Ýþ Göremezlik Ödeneðini alamamasýna neden olacaktýr. Bu durumda da rapor suretini yasal süresi dýþýnda Ek-10 ekinde kuruma verilmesi halinde de herhangi bir ÝPC söz konusu olmaksýzýn yasal süresinde verilmiþ gibi iþlem görecek, çalýþanýn iþ göremezlik ödeneði almasý da saðlanacaktýr. Yani iþ göremezlik belgelerinin Ek-10 formu ekinde, yasal süresi dýþýnda, ÝPC olmaksýzýn kuruma verilmesi her zaman mümkündür. Ancak kurumca yetkilendirilmemiþ saðlýk hizmeti sunucusundan yani anlaþmalý olmayan bir kurumdan alýnmýþ geçici iþ göremezlik belgesine istinaden, Kurumla Sözleþmeli Resmi Saðlýk Hizmeti sunan saðlýk kurulunca onanmaksýzýn APHBinde eksik gün gösterilmesi ve Ek-10 ekinde bu onanmamýþ raporun verilmemesi durumunda, (böyle bir raporun geriye dönük alýnabilmesi ihtimalinin olduðu aþikardýr) SGK tarafýndan fark primlerin istenmesi yani eksik günlerin tamamlanmasý için Ek APHB ile ek prim, gecikme zam ve cezasý talebi söz konusu olabileceði gibi yine çalýþana iþ göremezlik ödemesi de yapýlmayacaktýr. Ücretsiz veya aylýksýz izinli olduðunu kanýtlayan izin belgesi I-Ücretsiz veya aylýksýz izinli olduðunu kanýtlayan izin belgesinin verilmesi hali: çeþitli sebeplerle ücretsiz izin talebinde bulunan personel için, bu talebin yazýlý hale getirilip, ilgili iþverene/iþyerine hitaben yazýlmýþ bir dilekçe veya form olarak beyan edilmesi, iþveren tarafýndan bu form veya dilekçenin UYGUNDUR þeklinde onaylanýp imzalanarak özlük dosyasýnda muhafazasý gerekecektir. Bu onaylanmýþ talebe istinaden APHBinde ilgili personelin eksik gün beyaný yapýlýp yine takip eden ayýn 23.günü akþamýna kadar SGKna EK-10 ekinde verilmesi gerekmektedir. Çalýþan tarafýndan imzalanarak iþverence onaylanmýþ bu form veya dilekçenin Ek-10 ekinde kuruma verilmesi durumunda herhangi bir sýkýntý yaþanmayacaktýr. (Ancak bu eksik bildirimlerin ayný çalýþan için sýk sýk veya hemen hemen her ay tekrarlanmamasý kanaatindeyim) II-Ücretsiz veya aylýksýz izinli olduðunu kanýtlayan izin belgesinin Ek-10 ekinde Kuruma Verilmemesi Hali: yukarýda izah edildiði þekilde yazýlý olarak iþverenine müracaat ederek,
iþverence onaylý ücretsiz izin talebinde bulunan personele, bu talebe istinaden verilen ücretsiz izinlerin APHBinde ek gün olarak gösterilmesi, fakat Ek-10 ekinde takip eden ayýn 23.günü akþamýna kadar SGKna verilmemesi halinde, (Ücretsiz izin formlarý geriye dönük düzenlenmesi muhtemel evraklardan olduðundan, yasal süre içerisinde kuruma ibrazý gerekir) kurumca, beyan edilen eksik günler için Ek APHB talep edilecek, eksik günlere ait prim, gecikme zam ve cezasý tahakkuk ettirilecektir. Ancak unutmadan belirteyim Ek-10 verilmemesi veya ekinde bu belgenin verilmemesi durumunda fark prim, gecikme zam ve cezasý dýþýnda ayrýca Ek-101 formunun verilmemesinden dolayý bir ÝPC uygulanmayacaktýr. Kýsmi süreli çalýþmalara ait yazýlý iþ sözleþmesi I- Kýsmi süreli çalýþmalara ait yazýlý iþ sözleþmesinin Ek-10 ekinde Verilmesi Hali: Kýsmi süreli iþ sözleþmesi, ay içerisinde çalýþanlar için hazýrlanan bir sözleþmedir. (4857 sayýlý Ýþ Kanunu:.. iþçinin normal çalýþma süresinin, tam süreli iþ sözleþmesiyle çalýþan emsal iþçiye göre önemli ölçüde daha az belirlenmesi durumunda sözleþme kýsmi süreli iþ sözleþmedir..) Kýsmi süreli iþ sözleþmeleri iþçi ve iþveren arasýnda herhangi bir kurum tarafýndan onaylanmaksýzýn yapýlabileceði gibi, yine noter tarafýndan onaylanmak suretiyle iþçi ve iþveren tarafýndan da yapýlabilmektedir. Noterde Yapýlan Kýsmi Süreli Ýþ Sözleþmeleri: Noter aracýlýðý ile yapýlan kýsmi süreli iþ sözleþmesine istinaden, ilgili personel için APHB inde eksik gün gösterilmiþ ve Ek-10 ekinde bu sözleþme kuruma verilmiþ ise hiçbir sorun yaþanmayacaktýr. Noterde Yapýlmayan Kýsmi Süreli Ýþ Sözleþmeleri: Bu sözleþmelere istinaden de çalýþan adýna APHB inde eksik gün beyan edilmesi ve Ek-10 ekinde ilgili sözleþmenin kuruma takip eden ayýn 23.günü akþamýna kadar verilmesi durumunda, kurumun herhangi bir þekilde Ek APHB talebi, gecikme zammý, cezasý veya ÝPC talebi olmayacaktýr. Ýster noterde yapýlsýn isterse iþçi ve iþveren arasýnda noterde onaylanmaksýzýn yapýlsýn, bu sözleþmelere istinaden AHPBinde eksik gün beyan edilmesi durumunda, ilgili ayý takip eden ayýn 23.günü akþamýna kadar SGKna EK-10 formu ekinde bu sözleþmelerin verilmesi yeterlidir. Takip eden aylarda dahi verilmesine gerek yoktur. Noter onaylý belge zaten sonradan düzenlenmesi muhtemel belge statüsünde olmamakla birlikte, iþçi ve iþveren tarafýndan kendi aralarýnda düzenlenen kýsmi süreli sözleþme de kurum kayýtlarýna girmiþ olmakla, sonraki aylarda, sonradan düzenlenmesi muhtemel belge olma niteliðinden de çýkmýþ olacaktýr. Dikkat edilmesi gereken bir diðer nokta, Ek-10 verilirken hazýrlanan ön dilekçede, en alt satýra verilen eklerin listesini yazmak olacaktýr. Örneðin; Ekler : 1-1 adet iþ göremezlik, 2-1 adet ücretsiz izin formu, 3-1 adet Kýsmi Süreli Ýþ Sözleþmesi gibi. Bu durumda evrak kayýt numarasý alýnan dilekçenin bir sureti bizde de yer alacaðýndan, ilgili belgelerin dilekçe ekinde yer almadýðýna dair SGKnýn talepleri de asýlsýz kalmýþ olaca (Ek-10 ekindeki belgelerin kaybolmasý en sýk karþýlaþýlan sorunlardan biri olmasý nedeniyle) Aksi takdirde, Ek-10 ekinde sözleþmenin yer almadýðýna, bu sebeple Ek APHB verilmesi gerektiðine, ek prim, gecikme zammý ve cezasý ödeneceðine iliþkin kurum taleplerine boyun eðmek gerekir. Dilekçe de bu ekleri yazmak, (her ne kadar Ek-10 formunda bu belgelerin sayýsýnýn belirtildiði bir bölüm bulunsa da evrak kayýt numarasýnýn dilekçeye verilmesi nedeniyle) ileride olasý bu tarz taleplere karþý direnebilme ve dava hakkýmýzý saklý tutacaktýr. II- Kýsmi süreli çalýþmalara ait yazýlý iþ sözleþmesinin Ek-10 ekinde Verilmemesi Hali:
Noter onaylý kýsmi süreli iþ sözleþmesi bakýmýndan: Noter onaylý kýsmi süreli iþ sözleþmesinin Ek-10 ekinde kuruma verilmemiþ olmasý durumunda, yine kurum tarafýndan Ek APHB talebi ile karþý karþýya kalýnacak, ancak ilgili dönem Ek-10 formu ve ekinde noter onaylý kýsmi süreli iþ sözleþmesini YASAL SÜRESÝ DIÞINDA, kurumun bu talebine istinaden vermekle, problem yine ortadan kalkacaktýr. Zira noter onaylý kýsmi süreli iþ sözleþmesi, sonradan düzenlenmesi muhtemel bir evrak deðildir ve yasal süresi dýþýnda da kuruma verilebilir, ibraz edilebilir. Noterde Yapýlmayan Kýsmi süreli iþ sözleþmeleri bakýmýndan: Salt iþçi ve iþveren tarafýndan kendi aralarýnda yapýlarak noterde onaylanmayan kýsmi süreli iþ sözleþmelerine istinaden APHBinde eksik gün gösterilmiþ, fakat bu kýsmi süreli iþ sözleþmesi Ek-10 ekinde takip eden ayýn 23.günü akþamýna kadar SGKna verilmemiþ ise, kurumca ilgili döneme iliþkin Ek APHB talep edilerek, ek primlerin, gecikme zam ve cezalarýnýn tahsili yoluna gidilecektir. Bu durumda ek prim, gecikme zam ve cezalarýný ödemekten baþkaca bir yol kalmayacaktýr. Zira noter onaylý olmayan bu kýsmi süreli iþ sözleþmesi, geriye dönük hazýrlanabilecek bir evrak niteliðindedir ve yasal süresi dýþýnda verilmesi problemi çözmeyecektir. Ýþverenin veya sigortalýnýn imzasýný da taþýyan puantaj kayýtlarý I- Ýþverenin veya sigortalýnýn imzasýný da taþýyan puantaj kayýtlarýnýn Ek-10 ekinde Verilmesi Hali: kýsmi süreli iþ sözleþmesi olmaksýzýn çeþitli nedenlerle eksik çalýþmasý bulunan personel/personeller için APHBinde eksik gün gösterilmiþ ise, ilgili ayý takip eden ayýn 23.günü akþamýna kadar SGKna Ek-10 ekinde bu eksik günleri içeren puantaj kayýtlarýnýn verilmesi gerekecektir. Burada en sýk karþýlaþýlan sorun, puantaj kayýtlarýnýn imzasýz olmasýdýr. Yönetmelikte de belirtildiði üzere puantaj kayýtlarýnda EN AZ iþçi veya iþveren, yani ikisinden birinin imzasý bulunmalýdýr. Puantaj kayýtlarýnýn belli bir formatý olmayýp, Excel tablosu þeklinde yapýlarak, ait olduðu dönemin, iþyerinin sgk sicil numarasýnýn, ilgili aya ait çalýþýlan günlerin ( * veya X ) iþareti ile iþaretlenmesi, çalýþýlmayan (eksik gösterilen günlerin) de eksi (-) veya baþkaca bir iþaretlenme belirlenmesi, personellerin TC kimlik numaralarýn, ad ve soyadlarýnýn yer almasý, çalýþanlarýn imzalarýnýn bulunmasý, yeterli olacaktýr. Ancak bu þekilde yapýlacak tablo için iþveren imzasýný da almak en saðlam yollardan birisi olacaktýr. (Ýþçinin imzasýnýn bulunmasý halinde iþveren imzasý, iþverenin imzasý bulunmasý halinde iþçinin imzasý aranmayacaktýr) Puantaj tablosunun Ek-10 ekinde ve yasal süresinde verilmesine raðmen en sýk karþýlaþýlan bir diðer sor da, kurumca bu kiþilerin kýsmi süreli iþ sözleþmelerinin talep edilmesi, ibraz edilememesi durumunda da yine Ek APHB talebi, eksik günlerin, gecikme zam ve cezalarýnýn tahsili yoluna gidilmesidir. Bunun da en temel sebebi, sürekli olarak (hemen hemen her ay) kýsmi süreli iþ sözleþmesi sýnýrlarý içinde kalacak gün sayýsýnda (tam süreli olarak çalýþan normal sigortalýnýn çalýþma süresinin en fazla 2/3üne kadar olanlar kýsmi süreli kabul edilir) puantaj tablosu ile eksik gün bildirilmesidir. Yani artýk bu kiþiler kýsmi süreli çalýþan olarak kabul edilerek, sözleþmeleri talep edilmektedir. Zira puantaj kayýtlarý salt iþveren imzasý ile de verilebilmekte olduðundan, çalýþan adýna iþverence haksýz yere eksik gün beyan edilmesi ihtimali her zaman mevcuttur. Bundan dolayý puantaj kayýtlarýnda sürekli olarak ayný personel veya personeller eksik günlü gösterilmemelidir. Bu durumda bu kiþiler için kýsmi süreli iþ sözleþmesi yapýlarak Ek-10 formu ekinde bu sözleþmelerin verilmesi çok daha isabetli olacaktýr. II - Ýþverenin veya sigortalýnýn imzasýný da taþýyan puantaj kayýtlarýnýn Ek-10 ekinde Verilmemesi Hali: Ay içerisindeki eksik çalýþmasý bulunan personelin, ilgili ay APHB inde eksik günlerinin beyan edilmesine karþýn, takip eden ayýn 23.günü akþamýna kadar SGKna Ek-10 formu ekinde verilmemesi durumunda, kurumca Ek APHB talep edilerek, eksik primlerin, zam ve cezalarýnýn tahsili yoluna gidilecek, ancak Ek-10 formunun veya puantaj tablosunun Ek-10 formu ekinde verilmemesi nedeniyle
herhangi bir ÝPC uygulanmayacaktýr. Tüm bu açýklamalardan sonra þunlarý tekrar ifade etmekte fayda görüyorum:1. Ek-10 formlarýný verdiðimiz ön dilekçe de, mutlaka ek belge sayýsýný belirterek açýklamalý olarak yazalým. (Örnek 2010/X ayýna aitpuantaj tablosu veya 1 adet kýsmi süreli iþ sözleþmesi vb. ) 2. Sonradan düzenlenmesi muhtemel belge kavramýný iyi analiz ederek, ücretsiz izin formu, puantaj kayýtlarý vb. belgeleri yasal süresinde Ek-10 formu ile birlikte kuruma ibraz edelim. 3. Kýsmi süreli iþ sözleþmeleri ister noter onaylý, isterse salt iþçi-iþveren arasýnda yapýlmýþ olsun yine yasal süresinde kuruma ibraz edelim. Sonraki aylarda ayný sözleþmeyi ibraz etmeye gerek bulunmamaktadýr. Ancak ilk ayda bu iþlemi yaptýðýmýzdan emin olarak, noter onaylý olmayan kýsmi süreli iþ sözleþmelerimizin kurum kayýtlarýna girdiðine emin olalým. 4. Puantaj kayýtlarýnda sýk sýk ayný personel için eksik gün beyan etmeyelim. Böyle durumlarda bu tarz personel için kýsmi süreli iþ sözleþmesi yaparak, bu sözleþmeye istinaden eksik gün beyanýnda bulunmak ve Ek-10 ekinde bu sözleþmeyi vermek yoluna gidelim. 5. Ek-10 formunun veya ekindeki belgelerin yasal süresi içinde kuruma verilmemesi durumunda, herhangi bir ÝPC uygulanmaz. Bu durumda APHBindeki eksik gün sebebi, sonradan düzenlenmesi muhtemel belgelere dayalý ise, bu döneme iliþkin Ek APHB talep edilerek, ek prim, gecikme zam ve cezasý söz konusu olur. Yani Ek-10 formuna iliþkin bir ÝPC sözkonusu deðildir. 6. Tüm bunlardan sonra Soysal Sigorta Ýþlemleri Yönetmeliðinin 102.maddesinin 13.fýkrasýnda yer alan otuz günden az çalýþýlan sürelere ait geçerli belgeleri belirlemeye Kurum Yönetim Kurulu yetkilidir ibaresini de hafýzalardan çýkarmamak gerek diye düþünüyorum. Yoðun bir çalýþma döneminde olduðumuz þu günlerde, sayýn Mustafa Gülþenin kaleme alýnmasýnda v olduðu bu nacizane çalýþmamda, bazý hatalar ve eksiklikler olduysa tüm meslektaþ ve uygulayýcýlarýn affýna sýðýnýyorum. Faydalý olmasý temennilerimle&. Kaynak: www.muhasebetr.com