İDARİ BASİTLEŞTİRME REHBERİ

İDARİ BASİTLEŞTİRME REHBERİ Hazırlayan :Abdullah KARAER ANKARA-2012 978-605-87287-2-1 Bu çalışmanın sorumluluğu yazarına aittir. İnternet adresi ve yazar adı belirtilmek kaydıyla referans olarak kullanılabilir. Bu e-kitap, http://www.abdullahkaraer.com adresindedir ve başka bir internet sayfasında yayınlanması kesinlikle yasaktır. 0

İÇİNDEKİLER 1. GİRİŞ... 1 2. İDARİ BASİTLEŞTİRME NEDİR?... 2 3. İDARİ BASİTLEŞTİRME SÜRECİNDE KULLANILAN TEMEL MALİYET KAVRAMLARI... 3 4. İDARİ BASİTLEŞTİRME SÜRECİ İLE STANDART MALİYET MODELİ YÖNTEMİ ARASINDAKİ İLİŞKİ... 5 5. İDARİ BASİTLEŞTİRME USULLERİ VE MEVZUAT DAYANAĞI... 6 6. İDARİ BASİTLEŞTİRME USULLERİNİN UYGULANMASI... 7 6.1. İdari Basitleştirme Kontrol Listesi... 8 6.2. İdari Basitleştirme Kontrol Listesine İlişkin Açıklamalar... 9 TABLO VE ŞEKİLLER ŞEKİL 1: İşletmeler ve vatandaşlar üzerindeki farklı düzenleme maliyetleri..4 TABLO 1: İdari Basitleştirme Kontrol Listesi.. 8 1

1. GİRİŞ Her demokratik devlet yönetimi ülkesinin refah düzeyini artırmayı ve vatandaşlarının hayat kalitesini yükseltmeyi amaçlamakta, bu amaç doğrultusunda politikalar üretmekte ve ürettiği politikaları ise mevzuatla başka bir deyişle düzenlemeler aracılığıyla uygulamaktadır. Düzenlemeler toplum için oldukça önemlidir. Vatandaşlar ve iş dünyası, düzenlemeler aracılığıyla yükümlülüklere tabi tutulmaktadır. Düzenlemelerin getirmiş olduğu bu yükümlülükler sosyal ve iktisadi yaşamın sağlıklı işleyebilmesi için gereklidir. Ancak vatandaşların ve işletmelerin düzenlemeler aracılığıyla aşırı şekilde yükümlülüğe tabi tutulması, toplumun düzenlemelere uymaktan kaçınmasına neden olmaktadır. Bu nedenle düzenlemeler kullanılarak toplum üzerine aşırı yükümlülükler yüklenmemelidir. Bununla birlikte düzenlemeler taşıdıkları sosyal amaçlar gereği mutlaka var olmalı, birtakım yükümlülükleri de öngörmelidir. Bu açıdan düzenlemelerin faydaları ve maliyetleri arasında hassas bir denge kurmak gerekmektedir. Çağdaş kamu yönetimlerinin çözüm aradığı sorunlardan biri de bu dengenin nasıl kurulacağı hususudur. Diğer taraftan işletmelerin ve vatandaşların düzenlemelerde belirtilen kıstaslara uyabilmek amacıyla bir takım kayıplara uğraması ise kaçınılmaz olmaktadır. Ancak işletmelerin ve vatandaşların bu düzenleme kısıtlarından kaynaklanan kayıpları önlenebilir nitelikte ise, bu kayıplar toplum için bir israf olarak değerlendirilmelidir. Bu yüzden vatandaşların ve işletmelerin düzenlemenin daha optimal, yani toplumsal kaynaklarının daha az kullanılmasıyla başarılabilecek içerikli bir şekilde yapılandırılması gerekmekte ancak bu süreçte yapılacak değişikliklerin düzenlemeyle umulan sosyal faydayı engellememesine dikkat edilmelidir. Bu bağlamda çağdaş kamu yönetimlerince düzenlemenin sosyal amaç ve faydalarına ters düşmeden maliyetlerini azaltmak amacıyla mevzuatı geliştirme teknikleri uygulanmaktadır. Mevzuatı geliştirme teknikleri arasında ise İdari Basitleştirme, OECD ve Avrupa Birliği ülkelerinde mevzuat maliyetlerini azaltmak amacıyla yaygın olarak kullanılan bir yöntem olarak öne çıkmaktadır. 1

2. İDARİ BASİTLEŞTİRME NEDİR? İdari Basitleştirme; düzenlemenin temel hedefleri muhafaza edilirken, vatandaşların ve iş dünyasının yürürlükteki düzenlemelere uyum maliyetlerinin azaltılması için mevcut düzenlemelerin yeniden yapılandırılmasıdır. Yukarıda belirtilen tanımdan da anlaşılacağı üzere İdari Basitleştirmede iki temel konu gözetilmektedir. Birincisi düzenlemeyi yeniden yapılandırırken düzenlemenin temel hedeflerine ilişkin herhangi bir değişiklik yapılmamasıdır. Bir düzenlemenin amacı ve hedefleri kamu yararı açısından yanlış veya doğru sonuçlara neden olabilir. Hatta düzenleme mantıklı olmayan unsurlarda içerebilir. Ancak bu durum İdari Basitleştirmenin konusu dışındadır. Düzenlemenin amacı ve hedeflerinin yerindeliği, düzenleyici etki analizi ve sivil toplum katılımı diğer mevzuatı geliştirme teknikleri vasıtasıyla düzenleyici otorite veya kamuoyu tarafından sorgulanabilir ve değişikliğe tabi tutulabilir. Ancak İdari Basitleştirmede düzenlemenin hedeflerinin yerindeliği konusu herhangi bir tabi değerlendirmeye tutulmamakta, düzenlemenin hedeflerini etkileyebilecek herhangi bir değişiklikten kaçınılmaktadır. İdari Basitleştirmede gözetilen ikinci konu ise düzenlemeye uyum maliyetlerin mümkün mertebe azaltılması, vatandaşların ve işletmelerin mümkün olan en az maliyetle düzenlemelerin yükümlülüklerini gerçekleştirmelerinin sağlanmasıdır. Bu bağlamda İdari Basitleştirmede vatandaşların ve işletmelerin düzenlemelerde yer alan yükümlülükleri yerine getirmek amacıyla gerçekleştirdikleri iş süreçleri irdelenmekte ve zaman ve emek tasarrufu sağlayacak şekilde etkinleştirilmektedir. Vatandaşların ve özel sektörün mevzuatta belirtilen yükümlülükleri yerine getirmek amacıyla gerçekleştirdikleri iş süreçlerine idari faaliyet denilmektedir. Vatandaşın ve özel sektörün gerçekleştirdiği iş sürecine idari faaliyet denilmesindeki temel neden iş sürecinin idari kurallara uyum neticesinde ortaya çıkmasıdır. Bu bağlamda idari faaliyet kavramı ile vatandaşın ve özel sektörün idari kurallara uyum nedeniyle gerçekleştirdiği iş süreçleri tanımlanmakta olup kamu otoritesinin (idarenin) ve kamu görevlilerinin yerine getirdiği faaliyetler İdari Basitleştirme sürecinde idari faaliyet olarak nitelendirilmemektedir. İdari Basitleştirmede idari faaliyetler incelenerek daha verimli hale getirilmekte, vatandaşların ve işletmelerin idari faaliyetleri yerine getirirken katlanmak durumunda kaldıkları maliyetler (idari yükler) azaltılmaktadır. 2

3. İDARİ BASİTLEŞTİRME SÜRECİNDE KULLANILAN TEMEL MALİYET KAVRAMLARI İdari Basitleştirme sürecinin doğru anlaşılabilmesi ve etkin şekilde uygulanabilmesi için düzenlemelere uyum esnasında ortaya çıkan maliyetlere ilişkin kavramların doğru anlaşılması gerekmektedir. Bu bağlamda İdari Basitleştirme sürecinde kullanılan temel maliyet kavramları aşağıda belirtilmiştir. toplamıdır. Mevzuat maliyeti: Düzenlemelerin işletmelere ve vatandaşlara yüklediği maliyetlerin Doğrudan finansal maliyetler, belirli bir miktar paranın devlete ya da devletin görevlendirdiği yetkili kuruma ödenmesine yönelik net ve doğrudan yükümlülüklerdir. Dolayısıyla devletin bu maliyetleri bilmek yönünden bir eksiği veya zorluğu yoktur. Vergiler ve harçlar doğrudan finansal maliyetler arasında yer alır. Uyum maliyetleri ise doğrudan finansal maliyetler dışındaki düzenleme standartlarına uyum kaynaklı bütün maliyetlerdir. Uyum maliyetleri Maddi uyum maliyetleri ve İdari maliyetler olarak ikiye ayrılmaktadır. Maddi Uyum maliyetleri (Dolaylı finansal maliyetler) ise devletin işletmelerce ve vatandaşlarca yerine getirilmesi zorunlu kılınan fiziki/yapısal unsurlar için katlanılan maliyetlerdir. Maddi uyum maliyetlerine örnek olarak çevre düzenlemelerine uyum için takılan filtrelerin maliyetlerini ve işyeri çalışma ortamına yönelik düzenlemelere uyum amacıyla sunulan fiziki olanakların maliyetlerini gösterebiliriz. İdari maliyetler düzenlemelerde belirtilen standartlara uyum amacıyla işletme ve vatandaşlarca yerine getirilen faaliyetler neticesinde ortaya çıkan maliyetlerdir. Parasal bir bedelin doğrudan devlete ödenmesi şeklinde oluşan maliyetler ile düzenlemelerin işletmelere yapılmasını zorunlu kıldığı fiziki/yapısal unsurlar için katlanılan maliyetler, idari maliyet kapsamında yer almamaktadır. İdari maliyetlere örnek olarak bir filtrenin kurulumunun belgelenmesini ve işyerinde yangın güvenlik tedbirlerinin alındığına dair itfaiye raporu hazırlanmasını verebiliriz. İdari yükler, işletmelerin yalnızca düzenlemeler gereği mecbur tutuldukları için katlandıkları idari faaliyetler neticesinde oluşan masraf kalemleridir. Vatandaşlarına düzenlemelerde belirtilen bilgi yükümlülükleri gereği katlanmış oldukları masraflar da idari yük kapsamındadır. İdari yükler, idari maliyetlerin bir alt koludur. Diğer alt kollar, mevzuatça öngörülmese bile işletmenin yapmaya devam edeceği idari faaliyetlerden kaynaklanan maliyetlerdir. 3

Şekil 1: İşletmeler ve vatandaşlar üzerindeki farklı düzenleme maliyetleri Mevzuat Maliyeti (Düzenlemelerin İşletmeler Üzerindeki Maliyetleri Doğrudan finansal maliyetler Uyum Maliyetleri Uzun dönemli yapısal maliyetler İdari Maliyetler Maddi Uyum maliyetleri (Dolaylı finansal maliyetler) İş Yönetim Maliyetleri Düzenlemelerden Kaynaklanan İdari Maliyetler Düzenlemelerin kaldırılması durumunda da devam edecek olan idari faaliyetlerden kaynaklanan maliyetler İdari Yükler (işletmelerin ve vatandaşların sadece düzenlemeler nedeniyle yaptıkları idari faaliyetlerden kaynaklanan maliyetler İdari basitleştirme kavramını idari yüklerin azaltılması olarak özetlemek mümkündür. İdari yükler Avrupa Birliği ve OECD ülkelerinde Standart Maliyet Modeli yöntemi kullanılmak suretiyle ölçülmektedir. Standart Maliyet Modelinin uygulanmasına ilişkin hususlar Standart Maliyet Modeli Uygulama Rehberi nde ayrıntılı olarak açıklandığından bu Rehberde ayrıca tekrar edilmeyecek, ancak İdari Basitleştirme tekniğinin daha iyi anlaşılabilmesi için İdari basitleştirme ile Standart Maliyet Modeli arasındaki ilişki açıklanacaktır. 4

4. İDARİ BASİTLEŞTİRME SÜRECİ İLE STANDART MALİYET MODELİ YÖNTEMİ ARASINDAKİ İLİŞKİ Standart Maliyet Modeli (SMM), mevzuattan kaynaklanan, vatandaşların ve özel sektörün katlanmak zorunda olduğu idari yüklerin ölçülmesini sağlayan bir yöntemdir. Standart Maliyet Modeli yöntemi basit bir mantık yapısına sahiptir. Model, önce düzenlemeleri inceleyerek düzenleme içerisinde kalan ve işletmelerin uymak zorunda olduğu bilgi yükümlülüklerini tespit etmekte, sonra bu bilgi yükümlülüklerin yerine getirilmesi için hangi veri gereksinimlerine ihtiyaç duyulduğunu belirlemekte, son olarak veri gereksinimlerini karşılamak üzere yapılan idari faaliyetlerin maliyetini sayısallaştırmak suretiyle idari yükleri ölçmektedir. Sosyal ve iktisadi hayatı olumsuz etkileyen idari yüklerin İdari Basitleştirme usulleriyle azaltılmasının sağlanması bürokrasiyle mücadele alanında öncelikli bir konudur. Ancak idari yüklerin azaltılması yönünde sistemli bir İdari Basitleştirme hamlesi yapmadan önce bu yüklerin nereden kaynaklandığı ve ne şekilde azaltılabileceği bilinmelidir. Bunun için bu yüklerin ölçülebilmesi gerekir. İdari yüklerin ölçülebilmesi, onların azaltılabilmesinin anahtarıdır. Bu bağlamda Standart Maliyet Modeli ile İdari Basitleştirme arasında, idari yük ölçen ve idari yük azaltan şeklinde içe içe geçmiş bir bağ vardır. Nitekim mevzuat geliştirme tekniğini açıklayan pek çok kaynakta İdari Basitleştirme kavramı, Standart Maliyet Modeli yöntemi kapsamında anlatılmıştır. Bununla birlikte idari yükleri ölçmek ile azaltmak konularında kesin farklar bulunduğundan, söz konusu kavramların daha iyi anlaşılması ve İdari Basitleştirme ile Standart Maliyet Modelinin uygulanabilirliğini artırmak amacıyla bu iki kavramı ayrı ayrı ele almak daha uygun olmaktadır. Standart Maliyet Modeli (SMM), bugün idari yüklerin ölçülmesi için dünyada kullanılan en yaygın yöntemdir. SMM ölçümlerinden elde edilen sonuçlar, aynı zamanda hükümetlerin İdari Basitleştirme çalışmalarına yol gösterici özelliği çok yüksek olan verilerdir. Bu sonuçlara bakılarak işletmelere ve vatandaşlara en fazla yükün hangi düzenlemeden kaynaklandığı kolaylıkla tespit edilebilmektedir. Bununla birlikte İdari Basitleştirme çalışmaları Standart Maliyet Modeli olmaksızın da yapılabilmektedir. Ancak bu durumda İdari Basitleştirme yöntemleri ile ne kadar tutarda bir idari yük azaltıldığı ve bürokratik problemlerin ne ölçüde çözüldüğü anlaşılamamaktadır. Diğer taraftan Standart Maliyet Modeli yöntemi ile ele edilecek ve İdari Basitleştirme çalışmalarına yol gösterecek verilerden yoksun kalınması İdari Basitleştirme yöntemlerinin 5

başarısının da sorgulanmasına yol açmaktadır. Bu bağlamda İdari Basitleştirme çalışmalarına başlanılmadan önce Standart Maliyet Modeli ile idari yük ölçümü yapılması idari basitleştirme çalışmalarının başarısı açısından oldukça önem arz etmektedir. 5. İDARİ BASİTLEŞTİRME USULLERİ VE MEVZUAT DAYANAĞI 31/7/2009 tarihli ve 27305 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulması Gereken Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin ilgili maddelerinde İdari Basitleştirmede yaygın olarak kullanılan usuller belirtilmiştir. Yönetmeliğin Geçici 1. Maddesinde kamu idarelerine, Yönetmelikte öngörülen hususlara ilişkin gerekli her türlü idarî, teknik ve hukukî düzenlemeleri gerçekleştirme zorunluluğu getirilmiştir. Bu bağlamda Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulması Gereken Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik mevzuatımızda idari basitleştirme usullerinin de dayanağını oluşturmaktadır. Yönetmeliğin İdari Basitleştirme usullerini emredici hükümlerini aşağıda belirtildiği şekilde sıralayabiliriz. Kamu hizmetinin sunumunda belge esası yerine beyanın esasına geçilmesi (Başvuru sahiplerinin beyanına güvenilmesi ve başvuru işlemleri sırasında yazılı beyan dışında belge talep edilmemesi, genel denetim faaliyetleri veya şikâyet durumunda belge talep edilmesi, gerçeğe aykırı beyan ve belge tesliminin tespiti halinde adli ve idari işlem yapılması ve gerçeğe aykırı beyan veya belge tespiti halinde yapılacakların başvuru formunda yazılı olarak belirtilmesi suretiyle başvuru sahiplerinin bilgilendirilmesi) İdarenin kendisinde bulunan ve başvuru sahibinden daha önce alınan bilgi ve belgelerin yeniden istenmemesi, Diğer idarelerin elektronik ortamda paylaşıma açtığı bilgi ve belgelerin istenmemesi, İstenen belgenin aslının getirilmesi hâlinde, belgenin aslına uygun olarak onaylanmış fotokopisinin kullanılması, Başvuru sahibinden adlî sicil kaydının istenmesi yerine, adli sicil beyanının istenmesi, idarelerin adli sicil kaydını yetkili adli mercilerden temin etmesi, Zorunlu olmadıkça, işlemin son aşamasına kadar belge talep edilmemesi, Başvuruda istenen belgelerin açıkça belirtilmesi, kurumlar tarafından istenecek belgelerde "diğer belgeler" veya "benzeri belgeler" gibi muğlâk ibarelerin yer almaması, 6

Başvuru sırasında istenen formların kurumların internet sayfasında yayımlanması, Kamu hizmetlerinin başvuru yapılan ilk kademede sonuçlandırılması, Başvuru mercii ile karar/onay mercii arasında birden fazla kademe oluşturulmaması, Gerekli görülen mahallerde geçici veya sürekli büroların açılabilmesi, Basılı ortamdaki bilgi ve belgelerin elektronik ortama taşınması, Veri tabanlarının diğer idarelerle paylaşılması, Başvuruların elektronik ortamda alınması, Sürecin başvuru sahibince elektronik ortamda izlenebilmesi ve sonucun ilgilisine elektronik ortamda iletilmesi, Hizmetin e-devlet Kapısına entegrasyonunun sağlanması, Başvuruların belirtilen süre içinde sonuçlandırılması, Başvuru sonucunun olumsuz olması durumunda ilgiliye gerekçesinin bildirilmesi, varsa itiraz merciinin ve süresinin gösterilmesi. 6. İDARİ BASİTLEŞTİRME USULLERİNİN UYGULANMASI İdari Basitleştirme sürecinde öncelikle basitleştirme yapılması öngörülen mevzuat incelenmeli ve mevzuat gereğince vatandaşların ve işletmelerin yerine getirmek durumunda kaldığı iş süreçleri tespit edilmelidir. Daha sonra bu iş süreçlerini etkinleştirmeye yönelik idari basitleştirme usulleri önerilmelidir. İş süreçlerinin etkinleştirilmesi; İş sürecinin tamamlanma süresinin azaltılması suretiyle zaman ve emek maliyetlerinin düşürülmesi, (Zaman ve emek tasarrufunun sağlayacağı kazanım tutarı işletme için personel saatlik ücret ile vatandaşlar için ise brüt asgari ücret üzerinden hesaplanmaktadır.) Mevzuatta ödenmesi hedeflenmediği halde iş süreçlerini sonuçlandırabilmek için üçüncü taraflara ödenen bedellerin (fotokopi, yol ve noter masrafı vb.) azaltılması, olmak üzere iki şekilde mümkün olabilmektedir. İdari Basitleştirmenin sağlayacağı kazanımların ortaya konması açısından söz konusu hesaplamaların yapılması kamu idareleri açısından yol gösterici, kamuoyu açısından ise bürokrasiyle mücadelenin önemin kavranması açısından olumlu etkisi bulunmaktadır. 7

6.1. İdari Basitleştirme Kontrol Listesi İdari Basitleştirme sürecinde aynı iş süreci bir veya birden fazla İdari Basitleştirme usulünün uygulanması söz konusu olabilir veya sağlayacağı fayda yönünden İdari Basitleştirme usulleri arasında tercih yapılabilir. İdari Basitleştirme usullerinin uygulanabilirliğini incelemek açısından aşağıda belirtilen kontrol listesi ve kontrol listesine ilişkin örnekli açıklamalardan yararlanılması uygun olacaktır. Tablo 1: İdari Basitleştirme Kontrol Listesi S. KONU EVET HAYIR AÇIKLAMA 1. Mevzuat taslağında istenmesi öngörülen belgenin talep edilmemesi halinde hizmetin sunumunda bir aksama olur mu? İlgili belge istemi mevzuat metninden çıkarılabilir mi? 2. İdarece istenen belgelere ilişkin bilgiler ilgili idarenin kayıtlarında bulunuyor mu? 3. İstenen belgelere ilişkin bilgiler başka bir idare tarafından diğer ilgili idarelerce elektronik ortamda paylaşıma açılmış mı? İstenen belgelere ilişkin bilgilere elektronik ortamda paylaşıma erişim mümkün mü? 4. İstenen bilgilere ilişkin belge talebi yerine başvuru sahibinin yazılı beyanının esas alınması halinde hizmet sunumunda bir aksama olur mu? 5. İstenen belge hizmet sunumu başlangıcı yerine sonuçlanması aşamasında talep edilebilir mi? 6. İstenen belge aslı yerine idarece onaylı suretinin de başvuru sahibince verilebileceği belirtilmiş mi? 7. Mevzuatta istenecek belgeler belirtilirken ilgili mevzuat maddesinde idare tarafından istenecek diğer belgeler veya ve benzeri belgeler gibi muğlâk ibarelere yer verilmiş mi? 8. İdare tarafından istenen bilgiler tek bir başvuru formunda beyan ediliyor mu? Eğer edilmiyorsa istenen bilgilerin tek bir başvuru formunda beyan edilmesi mümkün mü? 9. Başvuru sırasında istenen formlar, idarenin internet sayfasında yayınlanıyor mu? 10. Başvurular doğrudan kamu hizmetini sunan idari birime yapılıyor mu? 11. Gerçeğe aykırı belge veren veya beyanda bulunanlar hakkında yasal işlem yapılacağı hususunda başvuru sahiplerinin bilgilendirilmesi hususunda bir tedbir alınmış mı? 12. Kanun ve kanun hükmünde kararnamelerde hizmet sunumunda istenecek belge adları belirtilmiş mi? 8

6.2. İdari Basitleştirme Kontrol Listesine İlişkin Açıklamalar KONU 1: Mevzuatta istenmesi öngörülen belgenin başvuru sahiplerinden talep edilmesi hususunun sorgulanması. Bir mevzuat metni İdari Basitleştirme kapsamında incelenirken öncelikle mevzuatta veya mevzuat taslağında istenmesi öngörülen belgenin başvuru sahiplerinden talep edilmesi hususunun sorgulanması gereklidir. Bu kapsamda mevzuat taslağında istenmesi öngörülen belgenin talep edilmemesi halinde hizmetin sunumunda bir aksama olmayacaksa ilgili belge istemi mevzuat metninden çıkarılmalıdır. Örnek: 03/02/1987 tarihli ve 19361 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Motorlu Taşıt Sürücüleri Kursu Yönetmeliğinin 9 uncu maddesinde özel sürücü kursu açacak başvuru sahiplerinden istenecek belgeler arasında Ahlaken kötü şöhret bir sahip bulunmadığını gösterir belge de sayılmaktaydı. Söz konusu belge istemi 3/4/2012 tarihli ve 28253 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Yönetmelik değişikliğiyle yürürlükten kaldırılmıştır. KONU 2: İdarece istenen belgeye ilişkin bilgilerin ilgili idarenin kayıtlarında bulunması halinde ilgili belgenin idarece talep edilmemesi. Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmeliğin 8 inci maddesinin birinci fıkrasının (ç) bendinde İdarenin görevi gereği kendisinde bulunan bilgi ve belgeler ile daha önce başvuru sahibinden alınarak kurum kayıtlarına aktarılan ve değişmediği başvuru sahibi tarafından beyan edilen belgeler yeniden istenmez. denilmektedir. Örnek: 17/10/1966 tarihli ve 12428 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Gecekondu Kanunu Uygulama Yönetmeliğinin 11 inci maddesinde 775 sayılı Kanun kapsamında tahsise hazır hale getirilmiş olan arsalardan yararlanmak isteyenlerin belediye vermesi gereken belgeler arasında Gecekondusunun yıkılacağına dair belediyenin ilgili servisinden alacağı bir belge de belirtilmekteydi. Söz konusu belgeyi talep idare aynı belgeyi de düzenleyen idare olduğunda söz konusu belgenin istemi, 3/4/2012 tarihli ve 28253 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan yönetmelik değişikliğiyle yürürlükten kaldırılmıştır. 9

KONU 3: İdarece istenen belgeye ilişkin bilgilere elektronik ortamda erişilmesi halinde ilgili belgenin idarece talep edilmemesi. Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmeliğin 8 inci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendinde Diğer idarelerin elektronik ortamda paylaşıma açtığı bilgi ve belgeler, başvuru sahibinden istenmez. Ancak, bu bilgi ve belgelere kolayca erişim için gerekli bilgiler istenebilir. denilmektedir. Örnek: Başvuru sahiplerinin kimlik ve adres bilgileri Kimlik Paylaşım Sistemi üzerinden, vergi levhası bilgilerine Gelir İdaresi Başkanlığının kurumsal internet sayfası üzerinden, ticaret sicil gazetesi bilgilerine Türkiye Ticaret Sicil Gazetesi Müdürlüğünün kurumsal internet sayfası üzerinden erişebilmektedir. Bu nedenle başvuru sahiplerinden kamu hizmetlerinin sunumu sırasında nüfus cüzdanı sureti, ikametgâh belgesi, vergi levhası ve ticaret sicil gazetesi istenilmesine gerek bulunmamaktadır. Bu bağlamda 3/4/2012 tarihli Resmi Gazete de ve 4/4/2012 tarihli Resmi Gazete de yayımlanan çok sayıda yönetmelik değişikliği ile söz konusu belgelerin ilgili yönetmeliklerde idarece istenmesine ilişkin hükümler yürürlükten kaldırılmıştır. KONU 4: İdarece belge istenmesi yerine başvuru sahibinin beyanının esas alınması. Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmeliğin 8 inci maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde Düzenlemeler beyan esas alınacak şekilde hazırlanır. denilmekte olup (f) bendinde ise Başvuru sahibinden adlî sicil kaydı istenmez, bunun yerine yazılı olarak beyan istenir. Başvurunun form kullanılarak yapıldığı hâllerde, formda adlî sicil beyanı bölümü ayrılır. İdare, beyanın doğruluğunu adlî sicil bilgilerini verebilecek mercilerden teyit eder. İlgili merciler, gerekli bilgileri, teknik altyapısı hazır olan kurumlara elektronik ortamda derhal, diğer hâllerde en geç üç işgünü içinde verir. hükmü yer almaktadır. Örnek: Başvuru sahiplerinin adli sicil bilgileri, sağlık ve askerlik durum, kiracı veya mülk sahibi olduklarına ilişkin bilgiler, işyerlerinde sorumlu müdüre ilişkin bilgiler hususlarında belge istemi yerine beyanının yeterli olmasını öngören pek çok yönetmelik değişikliği 3/4/2012 tarihli Resmi Gazete de ve 4/4/2012 tarihli Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. 10

KONU 5: İstenen belgenin hizmet sunumu başlangıcı yerine sonuçlanması aşamasında idarece talep edilmesi. Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmeliğin 8 inci maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde Zorunlu olmadıkça, işlemin tekemmülü aşamasına kadar belge talep edilmez. denilmektedir. Örnek: Orman Kanunun 16 ncı Maddesinin Uygulanmasına İlişkin Yönetmeliğin ilgili maddelerinde orman sahalarının madencilik faaliyeti için teslimi için ilk başvuru aşamasında ÇED olumlu belgesi talep edilmekte daha sonra yetkili idare tarafından ilgili orman sahasında yaklaşık iki ayda tamamlanan inceleme yapılarak bir rapor tanzim edilmektedir. Nihai aşamada rapor değerlendirmeye tabi tutularak saha teslimi başvurusu idarece olumlu veya olumsuz şekilde sonuçlandırılmaktadır. Bu bağlamda ÇED olumlu belgesinin rapor tanzim edildikten sonra idarece talep edilmesi uygun olacaktır. KONU 6: İstenen belge aslı yerine idarece onaylı suretinin de başvuru sahibince verilebilmesi Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmeliğin 8 inci maddesinin birinci fıkrasının (d) bendinde İstenen belgenin aslının getirilmesi hâlinde, belgenin fotokopisi, aslına uygunluğu kontrol edildikten sonra ilgili görevli tarafından isim ve unvan yazılarak tasdik edilir. denilmektedir. Örnek: İstenen belge aslı yerine idarece onaylı suretinin de başvuru sahibince verilebilmesi esasını öngören çok sayıda yönetmelik değişikliği 3/4/2012 tarihli Resmi Gazete de ve 4/4/2012 tarihli Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. KONU 7: Mevzuatta istenecek belgeler belirtilirken idarece tarafından istenecek diğer belgeler veya ve benzeri belgeler gibi muğlâk ibarelere yer verilmemesi. Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmeliğin 8 inci maddesinin birinci fıkrasının (g) bendinde Başvuruda istenen belgeler, idarece sayma suretiyle belirtilir. İstenen belgeler arasında, idare tarafından istenecek diğer belgeler veya benzeri belgeler gibi muğlâk ibarelere yer verilmez. denilmektedir. 11

Bu bağlamda mevzuatta istenecek belgeler belirtilirken idarece tarafından istenecek diğer belgeler veya ve benzeri belgeler gibi muğlâk ibarelere rastlanırsa söz konusu ibarelerin mevzuat metninden çıkarılması gerekmektedir. KONU 8: İdare tarafından istenen bilgilerin tek bir başvuru formunda beyan edilmesi. 11/04/2007 tarihli ve 26490 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Belediye Zabıta Yönetmeliğinin 15 inci maddesinde zabıta olarak atanacak kişilerden nüfus cüzdanı fotokopileri, sabıka kaydı olup olmadığına dair beyanları, askerlikle ilişiği olmadığına dair beyanları ve görevini devamlı olarak yapmaya engel bir sağlık durumu olmadığına dair beyanları ayrı ayrı istenmekteydi. Ancak 21/12/2011 tarihinde Resmi Gazete de yayımlanan yönetmelik değişikliği ile nüfus cüzdanı fotokopisi yerine TC Kimlik numarası istenilmesi öngörülmüş ve ayrıca kimlik, askerlik, adli sicil ve sağlık beyanlarının atama baş vuru adıyla tek bir formda toplanması sağlanmıştır. KONU 9: Başvuru sırasında istenen formların, idarenin internet sayfasında yayınlanmaması. Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmeliğin 8 inci maddesinin birinci fıkrasının (ğ) bendinde Başvuru sırasında istenen formlar idarenin internet sayfasında da yayımlanır. denilmektedir. İlgili idarenin uygulamada söz konusu hükme riayet etmediğinin tespiti halinde ilgili idarenin görev ve hizmet alanını düzenleyen mevzuatta da aynı hükmün ayrıca belirtilmesi uygun olacaktır. KONU 10: Başvuruların doğrudan kamu hizmetini sunan idari birime yapılması. Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmeliğin 8 inci maddesinin birinci fıkrasında Kamu hizmetlerinin, başvuru yapılan ilk kademeden sunulması ve sonuçlandırılması, başvuru mercii ile karar/onay mercii arasında birden fazla kademe oluşturulmaması esastır. İdare, başvuruların, doğrudan kamu hizmetini sunan birime yapılmasını ve ilk kademede sonuçlandırılmasını sağlamak için gerekli tedbirleri alır. denilmektedir. 12

Örnek: Mera Yönetmeliğinin 8 inci maddesinde mera alanlarında maden arama başvurularının Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Maden işleri Genel Müdürlüğü tarafından ilgili il tarım müdürlüğüne yapılabileceği belirtilmiştir. Bu durumda başvuru sahipleri mera alanlarında maden arama başvuruları için doğrudan il tarım müdürlüğü yerine Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Maden işleri Genel Müdürlüğüne başvurmak durumunda kalmaktadır. Bu durum zaman kaybına neden olduğundan maden başvuru sahiplerinin maden arama başvurularını doğrudan il tarım müdürlüğüne yapmaları hususunda bir mevzuat değişikliğinin yapılması yerinde olacaktır. KONU 11: Gerçeğe aykırı belge veren veya beyanda bulunanlar hakkında yasal işlem yapılacağı hususunda başvuru sahiplerinin bilgilendirilmesi. Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmeliğin 9 uncu maddesinde İdare, gerçeğe aykırı belge verenler ya da beyanda bulunanlar hakkında yasal işlem yapılacağı hususunda başvuru sahiplerinin bilgilendirilmesi için gerekli tedbirleri alır. denilmektedir. Örnek: Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslarda Değişiklik Yapılmasına Dair Esaslar a eklenen Ek 7 nci maddenin dördüncü fıkrasında Gerçeğe aykırı belge verenler ya da beyanda bulunanlar hakkında yasal işlem yapılacağı, atamaları yapılmış ise atamalarının iptal edileceği, idare tarafından kendilerine bir bedel ödenmiş ise bu bedelin yasal faizi ile birlikte tazmin edileceği hususları sözleşmeli personel alım ilanlarında kamu kurum ve kuruluşları tarafından belirtilir. şeklinde hükme yer verilmiştir. KONU 12: Kanun ve kanun hükmünde kararnamelerde hizmet sunumunda istenecek belge adların belirtilmemesi. Kanun ve kanun hükmünde kararnamelerde hizmet sunumunda istenecek belge adların belirtilmemesi gerekmekte olup, söz konusu belgelere ilişkin bilgilerin yönetmelik veya tebliğ gibi ikincil mevzuatta belirtilmesi yerinde olacaktır. Zira hizmet sunumunda istenen belge türleri zamanla değişmekte olup, söz konusu belge adların birincil mevzuatta yer alması belgelerin talep edilmesi önleyici mevzuat değişikliklerinin uygulaya geçmesini de geciktirmektedir. 13

Örnek: 2/3/1927 tarihli ve 984 sayılı Ecza Ticarethaneleriyle Sanat ve Ziraat İşlerinde Kullanılan Zehirli ve Müessir Kimyevi Maddelerin Satıldığı Dükkanlara Mahsus Kanunun 4 üncü maddesinin eczane açmak isteyenlerden istenecek belgeler arasında nüfus cüzdanının onaylı sureti de belirtilmiştir. Bu nedenle yönetmelik değişikliği ile başvuru sahibinden başvuru işlemi sırasında nüfus cüzdanı sureti yerine TC Kimlik numarasının beyan etmesinin sağlanması gerçekleştirilememektedir. 14