Başlarken: Bu belgede Microsoft şirketi tarafından üretilen Office program grubu içerisindeki Kelime İşlemci Programı Microsoft Word ve Microsoft Excel programlarıyla ilgili bilgiler vereceğiz. Bizim bu çalışmada kullanacağımız Office grubu versiyonu 2007 olacak. Ama Microsoft şirketi Office XP Office 2003 Office 2007 Office 2010 Office 2013 gibi versiyonlarda Office programları üretmiştir. Ayrıca Microsoft un ürettiği Office ler gibi farklı şirketler tarafından üretilen ve yine ücretsiz dağıtımı yapılan ofis uygulamaları da mevcuttur. Libre Office, Open Office v.b. gibi. Bir de online (Bilgisayara kurmadan internet üzerinden kullanılabilen) Google ın veya Yandex hizmetleri gibi ücretsiz hizmetler de mevcuttur. Word programını kullanırken kullanılan ve bilgisayarı kullanma da hemen her yerde de kullanılabilen bazı kısayollar aşağıdaki gibidir. TUŞU: Word programını kullanırken özellikle paragraf başı yapmak için kullanacağımız tuş. TUŞU: Sadece tek harfi büyük yazacağımız durumlarda kullanılır. Ayrıca sayı tuşlarının üzerindeki karakteri çıkartmak için kullanılır. Kullanmak için Shift tuşuna bir parmağımızla basmış durumdayken kullanacağımız tuşa başka parmağımızla basarız. TUŞU : Özellikle klavyenin üst kısmında bulunan sayı tuşlarının sağ alt tarafındaki karakterlerin kullanılabilmesi için bu sayılara Alt Gr tuşuyla birlikte basmak gerekir. CTRL + Z : Yapılan işlemleri geri almak için kullanılan tuş kombinasyonu. CTRL + Y : Geri alınan işlemleri ileri almak için kullanılan tuş kombinasyonu CTRL + X : Kes işlemi tuş kombinasyonu CTRL + C : Kopyala işlemi tuş kombinasyonu. CTRL + V : Yapıştır işlemi tuş kombinasyonu
OFFICE DÜĞMESİ Office 2007 de olan sol üst köşedeki düğmedir. Diğer Office programlarında genelde Dosya Menüsü olarak geçer. Simgesine tıklandığı zaman dosya özelliklerine ulaşabileceğimiz bir alt menü açılacaktır. simgesine tıklayarak yeni bir sayfa açılmasını, simgesine tıklayarak daha önceden kaydedilmiş bir belgeyi tekrar açmayı, simgesine tıklayarak çalışmalarımızı kaydetmeyi sağlarız. Farklı kaydet seçeneğine tıklayarak açılan yeni alt menüden ise daha önceden belirlenen seçeneklerden birini seçerek istediğimiz o farklı şekilde kaydetmeyi sağlarız..özellikle belgeyi Office 2003 şeklinde kaydetmek için bu seçenekleri kullanırız..
Microsoft Office Word Microsoft Office programlarından kelime işlemci programı olan word ile tıpkı A4 kağıtlarında hazırladığımız raporlar gibi çok daha güzellerini dijital ortamda oluşturabiliriz. Bir bilgisayarda olması gereken programlarda ilk sırada yer alan Word ü; etkili ve verimli bir şekilde kullanmak istiyorsak özellikle çok sık kullanılan menü ve butonlarını çok iyi bilmemiz gerekmektedir. Yazarken Aşağıdaki Kurallara Dikkat Etmeliyiz Satır sonlarına alt satıra geçmek için Enter tuşuna basmayınız. Siz yazmaya devam ettikçe yazdığınız yazı otomatik olarak alt satıra inecektir. Sadece paragraf yapacağınız zaman Enter tuşunu kullanınız. Bütün kelimeler arasında sadece bir karakter boşluk bırakınız. Noktalama işaretlerinden sonra bir karakter boşluk bırakınız. Noktalama işaretlerinden önce boşluk bırakmayınız. Sadece bir veya birkaç harfi büyük yazmak veya sadece bir veya birkaç harfi küçük yazmak için Shift tuşunu kullanınız. Sürekli büyük harfle yazmak için Caps Lock tuşunu açınız. Sürekli küçük yazmak için Caps Lock tuşunu kapatınız. Rakamların üzerindeki ikinci karakterleri yazmak için Shift tuşunu kullanınız. Hatalı Sözcükleri Düzeltme Word programı, siz yazarken yazdığınız her kelimenin Türkçe (yazım dili hangi dile ayarlı ise) yazım kılavuzunda bulunup bulunmadığını kontrol eder. Türkçe yazım kılavuzunda bulamadığı kelimelerin altını kırmızı ile çizer. Bu çizgi sadece görsel bir uyarıdır. Belgenin yazıcıdan çıktısı alındığı zaman bulunmaz. Benzer şekilde eğer yazılar yazım kurallarına uymuyorsa Word bu kez yanlış olan yerleri yeşil renk ile çizer. Altı kırmızı çizili kelimenin hatasını fark edip imleci oraya götürüp kendimiz yazarak veya silerek hatayı elle düzeltebiliriz. Bunun yerine hatalı kelimeleri düzeltmek için aşağıdaki yöntem de kullanılabilir. Fare işareti hatalı sözcüğün üzerine götürüp farenin sağ tuşuna basılır. Hatalı sözcük ile ilgili çıkan önerilerden hangisi doğru ise o seçilir. Eğer hiçbir öneri verilmemiş ise veya önerilerden hiç birini kabul etmiyorsanız, Yoksay, Sözlüğe Ekle veya Tümünü Geç seçeneklerinden birini kullanabiliriz.
Genel Ekran Görünümü 1.Ofis Düğmesi 2.Hızlı Erişim Araç Çubuğu 3.Belge Başlığı 4.Menüler 5.Menü Şeridi 6.Kaydırma Çubuğu 7.Cetveller 8.Sayfa ve Sözcük Sayısı 9.Yazım Denetimi 10.Belge Görünüm Düğmeleri 11.Ekran Yakınlaştırma ve Uzaklaştırma 1.Office Düğmesi: Yeni dosya açma, belgeyi kaydetme, belgeyi yazdırma gibi bölümler yer alır. Aynı zamanda belgemize bu düğmedeki öğeleri kullanarak şifre koyabiliriz. 2.Hızlı Erişim Araç Çubuğu: Belgeyi kaydetme, yapılan işlemi geriye alma, hızlı yazdır, baskı önizleme gibi işlemlere hızlı bir şekilde ulaşmak için kullanılır. 3.Belge Başlığı: Belgemizin başlığının ne olduğunu belirtir. 4.Menüler: Word deki özelliklerin kategorilendirilmiş bölümüdür. Her menü öğesinin ayrı ayrı özellikleri mevcuttur. 5.Menü Şeridi : Seçilen menüyle ilgili uygulanabilecek özelliklerin gösterildiği bölümdür. Office 2007 ile Ribbon(Kurdele) menü kullanılmaya başlanmıştır. 6.Kaydırma Çubuğu: Çalıştığımız belgenin ekrana sığmayan bölümlerini göstermek için kullanılır. 7.Cetveller: Hizalama yapmak, kâğıt kullanılabilir alanını değiştirmek için kullanılır. 8.Sayfa ve Sözcük Sayısı: Belgemizdeki sayfa sayısını, hangi sayfada olduğumuzu ve toplam kullanılan sözcük sayısını belirtir. 9.Yazım Denetimi: Belgemizde yer alan yazım yanlışların kontrolü için kullanılır. 10.Belge Görünüm Düğmeleri: Belgemizin görünümünü sayfa düzeni, tam ekran okuma, web düzeni gibi değiştirmemizi sağlar.
Giriş Menüsü ve Özellikleri Giriş menüsünde; daha çok belgemizdeki metinlerle ilgili işlemlerin yapıldığı butonlar bulunur. Buradaki öğelerden birisini metnimize uygulayacaksak mutlaka öncelikle metnimizi seçmeliyiz. Örneğin başlığımızı kalın yapmak istiyorsak önce başlığımızı seçmeli, daha sonra butonuna tıklamalıyız. Yazı tipini ve boyutunu değiştirir Yazı tipini büyültür ve küçültür Biçimlendirmeyi, özellikleri temizler Yazı tipi, yazı rengi gibi hazır biçimlendirme oluşturma ve uygulama bölümüdür Belge içersinde bir metni bulur, değiştirir, nesneleri seçer 1 2 3 4 Kes, kopyala, yapıştır 5 6 7 8 Metin rengini değiştirir Metni vurgulayıcı kalemle işaretlemek için kullanılır Metni büyük veya küçük harfe dönüştürür Alt simge ve üst simge eklemek için kullanılır Metni buton sırasına göre kalın, eğik, altı çizili ve üstü çizili yapmak için kullanılır 1. Madde işaretleri için kullanılır. 2. Paragrafın girinti düzeyini azaltıp, arttırır. 3. Seçili metni alfabetik ya da sayısal olarak sıralar. 4. Paragraf işaretlerini ve diğer gizli biçimlendirme simgelerini görüntüler. 5. Metni buton sırasına göre sola yaslar, ortalar, sağa yaslar, iki yana yaslar. 6. Metin satırları arasındaki boşluğu değiştirir. 7. Seçili metni veya paragrafın arka planını renklendirir. 8. Alt kenarlık eklemek için kullanılır.
Yazı Tipi Alanı Yazılarla ilgili temel biçimlendirmelerin olduğu gruptur. Yazı Tipi Adı: Yazı karakterlerinin değiştirmesi için kullanılır. Yazı Tipi Boyutu: Yazıların büyüklüğü değiştirilir. Biçimlendirmeyi Temizle: Daha önceden uygulanmış biçimlendirmeleri temizler. Yazı Tipi Rengi: Yazıların renklerini değiştirir. Metin Vurgu Rengi: Metinlerin üzerlerini renklendirmek için kullanılır. Alt Simge Üst Simge: Matematikte bir formül yazarken veya benzeri işlemler yaparken bazı karakterleri diğerlerinden daha yukarı veya daha aşağı seviyede yazmamız gerekebilir. Bu işlemleri gerçekleştirebilmek için Alt Simge ve Üst Simge komutları kullanılır. c=a2+b2 yazıp 2 leri ayrı ayrı seçer ve Üst Simge komutunu uygularsak yazı c=a 2 +b 2 şeklinde yazılmış olur. Kalın: Yazıların daha koyu yazılmasını sağlar. İtalik: Yazıların yana yatık bir şekilde yazılmasını sağlar. Altı Çizili: Yazıların altlarının çizili olmasını sağlar. Üstü Çizili: Yazıların üstlerinin çizili olmasını sağlar. Büyük / Küçük Harf Değiştir: Belge içerisinde küçük harfle yazılmış bir metni büyük harfle yazmamız gerektiğinde veya tam tersi durumda bu metni silip tekrar yazmak yerine Büyük / Küçük Harf Değiştir seçeneklerinden birini kullanabiliriz. Değiştirilecek metin seçilir. Büyük / Küçük Harf Değiştir tuşunu kullanarak seçenekler açılır. Seçeneklerden uygun olan komut işletilir.
Paragraf Alanı Paragraf Satır Aralıkları: Satır aralıkları her bir satır arasında ne kadar boşluk bırakılacağı ile ilgili düzenlemeler yapılan alandır. Paragraf Biçimlendirme: Paragraf biçimlendirme alanlarındaki düğmeleri kullanarak, paragrafı sola kenar, sağ kenar ve satır ortası baz alınarak hizalanabilir veya paragraf her iki tarafa birden yaslanabilir. Madde İşaretleri ve Numaralandırma: Bir metinde maddeler halinde yazılması gereken ifadeler varsa bunları numaralandırma veya madde işaretlerini kullanarak gerçekleştirebiliriz. Madde işaretleri yaparken daha iç maddeler kullanmamız gerektiği zaman Girintiyi Artır, tekrar dış maddeye çıkmak için ise Girintiyi Azalt tuşlarını kullanırız. Madde işaretlerinin veya numaralandırmanın şekillerini veya sayılarını daha sonra değiştirme imkanımız vardır.
Ekle Menüsü ve Özellikleri Ekle menüsünde; belgemize ekleyebileceğimiz boş sayfa, tablo, resim, küçük resim, şekil, smartart, simge tarzında öğeler bulunur. Kısacası belgemize bir şey eklemek istiyorsak ilk bakmamız gereken menünün ekle menüsü olduğunu unutmamalıyız. Belgeye kapak sayfası, boş sayfa eklemek için kullanılır Tablo eklemek için kullanılır Bilgisayarımızdaki resimleri, küçük resimleri, şekilleri (dikdörtgen, kare vs.) eklememizi sağlar. Aynı zamanda grafik bölümüyle grafik oluşturabiliriz Her sayfada gözüken üstbilgi-altbilgi, sayfa numarası ekler Belgemize metin kutusu eklememizi sağlar Belgemize dekoratif yazı eklememizi sağlar Klavyede olmaya karakterleri eklememizi sağlar Ekle menüsü sayesinde belgemize eklemiş olduğumuz tablo, resim, şekiller, metin kutusu gibi nesnelerin düzenlemelerini ve biçimlendirmeleri yapmak için bu nesnelerin üzerlerine tıkladığımızda çıkan ekstra menüler daha sonraki bölümlerde anlatılacaktır.
Resim Ekleme Belgemize dışarıdan resim eklemek istediğimiz zaman kullanabileceğimiz komuttur. Resmi eklemek istediğimiz yere geldikten sonra Ekle Çizimler Resim komutu kullanılır ve karşımıza çıkan pencereden eklemek istediğimiz resim seçilerek belgeleye eklenir. Resim Araçları Biçim Metin Kaydırma komutunu kullanarak resim ile yazının hizalanma biçimlerinde değişiklikler yapabiliriz. Varsayılan olarak metinle hizalı gelen seçeneği, kare, sıkı, metnin arkasına ve metnin önüne seçeneklerinden birini kullanarak değiştirebiliriz. Ekle Çizimler Küçük Resim komutu yine belgemize resim eklememize yardımcı olur. Fakat bu komutu kullanınca belgeye dışarıdan resim eklemek yerine Word içerisinde hazır olan resimlerden birini seçmemiz istenir. Smart Art SmartArt grafiği, mesajınızı veya fikirlerinizi etkili şekilde bildirmek için, farklı pek çok düzen arasından seçim yaparak kolay ve hızlışekilde oluşturabileceğiniz, bilgilerinizin görsel bir sunumudur. SmartArt grafiği oluştururken, İşlem, Hiyerarşi, Döngü veya İlişki gibi bir SmartArt grafiği türü seçmeniz istenir. Türler, SmartArt grafiği kategorilerine benzer ve her tür farklı birkaç düzen içerir. Bir düzen seçtikten sonra, SmartArt grafiğinin düzenini değiģtirmek kolaydır. Metninizin ve diğer içeriğin büyük bölümü, renkler, stiller, efektler ve metin biçimlendirmeleri yeni düzene otomatik olarak aktarılır. Bir düzen seçtiğinizde, SmartArt grafiğinin nasıl göründüğünü görebilmeniz için yer tutucu metin (örneğin [Metin]) görüntülenir. Yer tutucu metin yazdırılmaz ve slayt gösterilerinde görüntülenmez. Ancak, siz silmediğiniz sürece Şekiller her zaman görüntülenir ve yazdırılır. Yer tutucu metnin yerine kendi içeriğinizi koyabilirsiniz. Metin bölmesinde içeriğinizi ekleyip düzenlerken, SmartArt grafiğiniz otomatik olarak güncelleştirilir ; gerektiği gibi şekiller eklenir veya kaldırılır. Ayrıca düzenin yapısını ayarlamak için SmartArt grafiğine Şekil ekleyebilir ve SmartArt grafiğinizdeki şekilleri kaldırabilirsiniz. Örneğin, Temel İşlem 1 düzeni üç şekille birlikte görüntülense de, işleminiz için yalnızca iki Şekil veya beş şekil gerekebilir. şekil ekleyip kaldırdıkça ve metninizi düzenledikçe, bu şekillerin düzeni ve şekiller içindeki metin miktarı da otomatik olarak güncelleştirilir (SmartArt grafiği düzeninin özgün tasarımı ve kenarlığı korunur).
Tablo Ekleme Tablo Ekleme Tablo eklemek istediğimiz yere geldikten sonra Ekle Tablo komutunu kullanıp istediğimiz satır ve sütundaki tabloyu seçip belgemize ekleyebiliriz. Tablo eklendikten sonra tablomuz satırlar veya sütunlar ilave edilebilir. Bunun Tablo Araçları menüsünden Düzen alanına oradan da Satırlar ve Sütunlar alanına gittiğimiz zaman var olan tablomuza satır veya sütunlar ekleyebiliriz. Üstüne Ekle / Altına Ekle komutları ile üzerinde bulunduğumuz satırın hemen üstüne veya altına eklemeler yapar, Sola Ekle / Sağa Ekle komutları ile de bulunduğumuz sütunun sol veya sağ tarafına eklemeler yapabiliriz. Herhangi bir satırı silmek istediğiniz zaman ilgili satırı seçtikten sonra Tablo Araçları Düzen Satırlar ve Sütunlar alanındaki sil komutunu kullanabiliriz. Aynı satır veya sütunda yer alan iki veya daha çok tablo hücresini tek bir hücre olacak şekilde birleştirebilirsiniz. Bunun için birleştirilecek hücreler seçildikten sonra Tablo Araçları Düzen Birleştir Hücreleri Birleştir komutu uygulanır. Hücre Birleştirme Hücre içindeki yazıları hücreye göre hizalamak için Tablo Araçları Düzen Hizalama komutlarından birisi seçilir. Aynı menüdeki Metin Yönü komutu ise metnin metnin soldan sağa, yukarından aşağıya veya aşağıdan yukarıya doğru yazılmasını sağlar. Tablo Araçları Tasarım Tablo Stilleri alanını kullanarak tablomuzun biçimlendirmesini değiştirebiliriz. Hazır olan biçimlendirmelerden birisini seçebileceğimiz gibi Gölgelendirme komutunu yardımıyla kendi biçimlendirmemizi oluşturabiliriz.
Sayfa Düzeni Menüsü ve Özellikleri Belgemizdeki sayfaları düzenlemek için kullandığımız bölümdür. Bu menüyle sayfamızın; kenar boşlukları, yönlendirmesi, boyutu, rengi ve kenarlıkları gibi özelliklerini ayarlayabiliriz. Yönlendirme : Sayfayı yatay veya dikey yapmak için kullanılır Boyut : Sayfa boyutunu ayarlamak için kullanılır.a3, A4 vs Sütunlar : Sayfada sütun oluşturmak için kullanılır. Sayfayı dikey olarak ikiye, üçe bölebiliriz Sayfanın kenar boşluklarını ayarlar. Dar, orta, geniş gibi Filigran : Sayfa arka planına acil, örnektir gibi soluk bir şekilde yazı eklememizi sağlar Sayfa Rengi : Sayfa arka planı renklendirir. Aynı zamanda arka plana doku ve resim eklenebilir Sayfa Kenarlıkları : Sayfaya belirtilen sitillerde ve renklerde kenarlık ekler Görünüm Menüsü ve Özellikleri Belgenin görünümünü sayfa düzeni, tam ekran okuma, web düzeni gibi değiştirmemizi sağlar Yatayda ve dikeydeki cetvellerin, kılavuz çizgilerinin görünür olmasını sağlar Sayfanın yakınlaştırılmasını, uzaklaştırılmasını sağlar
Seçili Nesneye Göre Çıkan Menüler ve Özellikleri Belgeye eklenen metin kutusu, şekil, resim, tablo gibi nesnelerin üstlerine tıklandığında çıkan menüler sayesinde bu nesnelerin özellikleri değiştirebilir. Metin Kutusu Araçları Biçimlendir Menüsü Sayfaya eklenen metin kutusunun üzerine tıkladığımızda çıkan yukarıdaki menü sayesinde metin kutusunun tasarımı değiştirebilir. Şekil dolgusu bölümünden dolgu rengini, şekil anahatttı bölümünden kenarlık çizgi rengini değiştirebilir ve metin kutusuna gölge ve 3-B efektleri eklenebilir. Yerleştir bölümünde metin kutusunu eğer bir nesnenin arkasında kalmış ise en öne getirebilir, Metin Kaydırma bölümünde ise diğer yerleştirme seçeneklerine ulaşılabilir. (Metnin Önüne, Metnin Arkasına gibi) Çizim Araçları Biçim Menüsü Sayfaya eklediğimiz şekillerin üzerine tıkladığımızda yukarıdaki gibi metin kutusu araçları - biçimlendir menüsüne çok benzer bir menü çıkar. Bu menü sayesinde yeni şekiller eklenebilir, şekil stilleri değiştirebilir. Aynı zamanda şekle gölge ve 3-B efektleri de uygulanabilir. Yerleştir bölümünde şekil eğer bir nesnenin arkasında kalmış ise en öne getirebilir, Metin Kaydırma bölümünde ise diğer yerleştirme seçeneklerine ulaşılabilir. (Metnin Önüne, Metnin Arkasına gibi)
Resim Araçları Biçim Menüsü Sayfaya eklenen resmin üzerine tıkladığımızda çıkan yukarıdaki menü sayesinde resmin özellikleri değiştirebilir. Ayarla bölümünde seçilen resmin parlaklığı, resim değişikliği, resme uygulanan özelliklerin sıfırlanması gibi öğeler yer alır. Resim stilleri bölümünde de resme gölge - çerçeve gibi stil eklenir, resmin şekli kare-yuvarlak gibi değiştirilebilir, resme kenarlık eklenir ve resim efektleri sayesinde resme gölge-eğim gibi özellikler uygulanabilir. Yerleştir bölümünde resim eğer bir nesnenin arkasında kalmış ise en öne getirebilir, Metin Kaydırma bölümünde ise diğer yerleştirme seçeneklerine ulaşılabilir. (Metnin Önüne, Metnin Arkasına gibi) Sondaki Boyut kısmında resmin istenmeyen kısımları kırpılabilir, en ve boy uzunlukları değiştirilebilir. Tablo Araçları Tasarım Menüsü Tablonun içine tıklatıldığında çıkan tasarım menüsü ile tablo stilleri değiştirebilir, gölgelendirme kısmı ile arka plan renklendirilir, kenarlıklar ile kanarlık sitili değiştirilip renklendirilebilir. Kenarlıkları çiz bölümünde ise kenarlık tipi ve rengi seçilerek tablo çiz butonu tıklatılarak tabloya yeni kenarlıklar eklenebilir ya da var olan kenarlıkların belirtilen özelliklerle değiştirilmesi sağlanır. Silgi butonu ile istenilen kenarlık silinir. Tablo Araçları Düzen Menüsü Tablonun içine tıklatıldığında çıkan düzen menüsü ile imlecin bulunduğu satır ya da sütun silinebilir. Aynı zamanda imlecin bulunduğu yerin üstüne, altına, soluna ve sağına yeni satır ve sütunlar eklenebilir. Hizalama bölümünde tablodaki hücrelerde bulunan resim ya da metinlerin nereye hizalanacağı belirlenir, eğer istenirse metin yönü değiştirilebilir.
Kenarlıklar ve Gölgelendirme Penceresi Sayfa kenarlığı ve tablo kenarlığı gibi özelliklerde kullanılan kenarlıklar ve gölgelendirme penceresidir. Sayfa kenarlığı, gölgelendirme (renklendirme) sekmelerinin açılmasını sağlar Kenarlık stilini belirler. Tek çizgi, noktalı çizgi, çift çizgi gibi Kenarlık rengini belirler Kenarlık genişliğini belirler Kenarlığın hangi ayarda olacağı belirlenir
Excel Nedir? Excel, Microsoft Office paketinde yer alan ve iş hayatında en sık kullanılan programlardandır. Bilgisayara Office 2007 paketi yüklendiği zaman Excel de bilgisayara yüklenmiş olur. Tüm şirketlerin ve kişilerin gereksinim duyduğu işlemler Excel ile rahatlıkla yapılabilir. Excel sunduğu veri işleme araçları ve fonksiyonlarla bütün sektörlerden kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılar. Excel 2007 başlatıldığı zaman, karşınıza aşağıdaki gibi boş bir pencere gelir. Bu durumda veri eklenebilir, eklenen veriler üzerinde çalışılabilinir. Excel penceresi diğer Windows tabanlı pencerelerde bulunan bütün özelliklere sahiptir. Denetim kutusu bölümünden pencereyi kapatma, simge durumuna küçültme ve ekranı kaplama işlemleri yapılabilir. Yine pencere kenarlarından fare ile sürükleyerek pencere boyutları değiştirilebilir. Aşağıdaki görüntü Excel penceresinde bulunan temel bölümleri göstermektedir: Office Düğmesi Hızlı Erişim Araç Çubuğu Ad Kutusu Formül Çubuğu Başlık Çubuğu Yardım Düğmesi Office Düğmesi: Kaydetme, yazdırma ve yayınlama işlemlerinin yapıldığı ve Excel özelliklerinin ayarlandığı bölümdür. Hızlı Erişim Araç Çubuğu: Sık kullanılan Excel özelliklerinin bu alanda kısayolu oluşturularak daha hızlı erişim sağlanabilir. Ad Kutusu: Seçilen hücrenin adını ve tanımlı adları görüntüler. Formül Çubuğu: Seçili hücredeki veri veya formülleri görüntüler. Başlık Çubuğu: Programın ve dosyanın adını görüntüler. Yardım Düğmesi: Excel yardımını açar. Durum Çubuğu: O sırada yapılan işlemler ile ilgili bilgileri görüntüler. Yakınlaştır: Ekrandaki görüntüyü yakınlaştırır ve uzaklaştırır.
Excel de verilerin yazıldığı kutulara hücre denir. Hücreler satır ve sütunların kesişimlerinden oluşur. Satırlar rakamlar, sütunlar ise harfler ile tanımlanır. Bir hücre adı (hücre başvurusu) bulunduğu sütun harfi ve satır numarası ile tanımlanır. Örneğin, B sütununun 7. satırında bulunan bir hücrenin adı B7 olarak tanımlanır. Veriler yazılmadan önce hangi hücreye veri yazılacaksa o hücrenin seçilmesi gerekir. Seçili olan hücreye aktif hücre denir. Hücreyi seçme işlemi farenin sol düğmesi ile tıklanarak veya klavyeden ok tuşları ile ilerlenerek yapılabilir. Hücreleri birbirinden ayıran satır ve sütun çizgilerine kılavuz çizgileri denir. Excel 2007 de menü ve araç çubuğu yapısı tamamen değişmiştir. Menülerin yerini sekmeler, araç çubuklarının yerini ise gruplar almıştır. Excel de 7 tane sekme vardır. Bunlar; Giriş, Ekle, Sayfa Düzeni, Formüller, Veri, Gözden Geçir ve Görünüm sekmeleridir. Sayfaya eklenen nesnelere göre, o nesnelere uygulanabilecek işlemlerle ilgili sekmeler Excel e eklenir. Örneğin, sayfaya bir resim eklenip seçildiğinde sekmelerin yanına Resim araçları başlığı ile Biçim sekmesi eklenir. Giriş: Giriş sekmesi Excel deki temel işlemlerin yapılabileceği sekmedir. Her düzeyden Excel kullanıcısının sıklıkla ihtiyaç duyduğu biçimlendirme işlemleri, filtre ve sıralama işlemleri gibi temel işlevler bu sekmede bulunur. Temel İşlevler Excel de grafik, özet tablo, senaryo, fonksiyonlar, biçimlendirme araçları ve diğer birçok özelliği kullanmak için verilere ihtiyaç vardır. Excel e yazılacak veriler her bir veri bir hücreye gelecek şekilde olmalıdır. Bu nedenle çok uzun metinler Excel de çalışmaya uygun değildir. Örneğin; dilekçe, mektup ve özgeçmiş gibi Veri Girişi Excel de boş bir çalışma kitabı oluşturduktan sonra verileri girmeye başlayabilirsiniz. Hücrelere girilen her bir değer Excel de veri olarak adlandırılır. Veriler, satır ve sütun alanlarının kesişiminden oluşan hücrelere girilmelidir. Bu nedenle tabloları tasarlarken, hangi sütunda hangi alanların olacağına dikkat etmek gerekir. Bir hücreye veri giriş yapmak için; fare veya yön tuşları ile ilerleyerek veri girişi yapılacak hücre seçilmelidir. Hücreye veri yazıldıktan sonra yazılan veri Enter tuşu ile onaylanır. Hücreye veriyi yazdıktan sonra bir alt satıra geçmek için Enter, sağdaki hücreye geçmek için Tab veya sağ yön tuşu, herhangi bir yöne gitmek için ise yön tuşları kullanılır. Excel de hücrelere girilen metinler, eğer hücreye farklı bir hizalama düzeni uygulanmamışsa daima sola hizalanır. Hücrelere girilen sayı, tarih, para birimi ve yüzde ora- nı gibi sayısal veriler ise hücreye farklı bir hizalama düzeni uygulanmamışsa daima sağa hizalanır. Seçim İşlemleri Excel de bir hücre veya birçok hücre ile çalışmak veya onlara belli işlemler uygulamak için seçmek gerekir. Tek bir hücreyi veya hücreleri seçtiğiniz zaman o hücreler etkin olur ve yapılan işlemler o hücreleri etkiler. Bir hücreyi seçmenin en genel yolu fare ile hücre üzerine tıklamak veya klavyenin yön tuşları ile hücre üzerine gelmektir. Eğer bir hücre aralığı seçilmek isteniyorsa fare sol tuşu basılı tutularak seçilmek istenen hücreler üzerine sürüklenir. Seçim işlemini klavyeden yapmak için ise Shift tuşu basılı tutularak yön tuşları ile seçim istenen yöne genişletilebilir. Bu durumda seçili olan hücreler mavi renkte görünecektir.
Seçimin ilk hücresi ise beyaz renkte görünecektir. Seçimin ilk hücresi o an aktif olan hücredir. Seçilen aralıkların adları, seçilen ilk hücre ve son hücreden oluşur. Örneğin, A1:E9 olarak yazılır ve ifade edilir. Bir aralık seçildiğinde ad kutusunda aralık adı değil sadece seçimin ilk hücresi görünür. Otomatik Tamamlama Excel de bir sütuna girilen veriler içinde tekrarlayanlar olabilir. Örneğin, bir personel tablosunda Departman alanını yazarken, satış departmanını aynı sütunda birkaç kez tekrar yazmak gerekebilir. Böyle bir durumda Excel üstteki satırlarda ortak harfleri göreceği için otomatik olarak tamamlar. Böylece; veriyi yazmanız gerekmez, tamamlamanın yapıldığı bölümde Enter tuşuna basmanız yeterlidir. Otomatik Doldur Excel de seçili hücrelerin sağ alt köşesine gelindiğinde oluşan ince artı işaretine doldurma tutamacı denir. Doldurma tutamacının amacı, hücreleri hızlı bir şeklide doldurmak ve otomatik doldur özelliğini kullanarak veri dizileri oluşturmaktır. Aşağıdaki gibi bir çalışma sayfasında A1 hücresine 10 yazılıp, doldurma tutamacından A5 hücresine kadar sürüklenir. Bu durumda A1 de yazan veri A5 hücresine kadar kopyalanacaktır. değiştirebilirsiniz. Doldurulan hücrelerin en sonunda oluşan Otomatik Doldurma Seçenekleri özelliklerini kullanarak otomatik doldurma eylemlerini Hücreleri Kopyala: Varsayılan olarak se- çilidir. Hücredeki verinin ve biçimin aşağıya doldurulmasını sağlar. Serileri Doldur: A1 hücresinde yazan 10 rakamı yerine, 11,12, 13 şeklinde sayı dizisi yaratır. Yalnızca Biçimlendirmeyi Doldur: Sadece hücre biçimlendirmesini doldurur. Biçimlendirmeden Doldur: Hücre biçimlerini almadan sadece verileri doldurur. Ay, Gün ve Tarih Doldurmak Excel ay, gün, tarih ve saatleri otomatik olarak doldurur. Herhangi bir hücreye bir ay adı veya bir gün adı yazıp istenen bir yöne doğru doldurma tutamacından sürüklediğinizde otomatik olarak doldurur. Tarihleri doldurmak için de otomatik doldur özelliği kullanılabilir. Örneğin, aylık olarak hazırladığınız izin çizelgesinde bir ayın tüm günlerini tek tek yazmak yerine otomatik doldur özelliği kullanılabilir. Bu durumda aşağıdaki gibi bir hücreye 01.09.2007 şeklinde bir tarih yazın ve doldurma tutamacından istediğiniz yöne doğru çekin. Excel bu tarihten itibaren sürüklediğiniz yere kadar tarihleri dolduracaktır.
Günlerin ve ayların kısa adlarını yazarak sürükleme yapılabilir. Bu durumda Excel kısa adları otomatik doldurur. Tarihleri otomatik doldurduktan sonra Otomatik Doldurma Seçenekleri özelliklerini kullanarak tarihlerin doldurma şekilleri değiştirilebilir. Seçenekleri kullanarak tarihler; günlük, haftalık, aylık ve yıllık olarak doldurulabilir. Biçimlendirme İşlemleri Excel de çalışma sayfasına girilen veriler standart biçimde ham veri haliyle görünür. Sayfada bulunan bu ham verileri okunması kolay bir hale getirmek için bazı işlemler uygulanması gerekir. Örneğin; vurgulanmak istenen bir alanın rengi değiştirilebilir, fiyatlara para birimi biçimi uygulanabilir ya da alan başlıklarının boyutu büyütülebilir. Özellikle Excel de hazırlanan bir tablo başka kişilerle paylaşılacaksa, tabloyu anlaşılır ve okunması kolay bir hale getirmek daha önemlidir. Excel de biçimlendirme işleminin amacı da tablolarla çalışmayı kolaylaştırmak ve daha görsel bir hale getirmektir. Biçimlendirme işlemlerinde hücrelerin yazı tipi, rengi ve yazı boyutu gibi özelliklerinin yanı sıra sayı biçimleri de değiştirilebilir. Yeni biçimler tanımlanabilir ve hücrenin içeriğine göre de biçimlendirme yapılabilir. Aşağıdaki örneklerde aynı tablonun ham veri hali ve biçimlendirilmiş hali bulunmaktadır: Hücreleri Biçimlendirmek Hücreleri biçimlendirmeden önce, mutlaka biçimin uygulanacağı hücre veya hücre- leri seçmek gerekir. Hücreler dolu iken veya henüz boşken biçimlendirme yapılabilir. Biçimlendirme yapılan bir hücredeki veri Sil tuşuna basılarak silinirse hücrenin biçimi silinmez. Yazı Tipi Biçimlendirmek Excel de başlıkları veya vurgulamak istediğiniz yerleri yazı tiplerini biçimlendirerek vurgulayabilirsiniz. Örneğin; tablonuzdaki verilerin rengini mavi yapmak, yazı boyutunu büyütmek veya verileri kalın yapmak gibi. Yazı tiplerini biçimlendirmek için, biçimlendirilecek hücreler seçildikten sonra Giriş sekmesinin Yazı Tipi grubunda bulunan kontroller kullanılır. Yazının font seçenekleri, hücrenin dolgu rengi ve kenarlık işlemleri gibi kontroller Yazı Tipi grubunda bulunur. Yazı Tipi: Yazının font karakterini değiştirir. Yazı Tipi Boyutu: Yazının font büyüklüğünü değiştirir.
Yazı Tipi Boyutunu Artır: Yazı Tipi büyüklüğünü 1 punto artırır. Yazı Tipi Boyutunu Azalt: Yazı Tipi büyüklüğünü 1 punto azaltır. Kalın: Yazıyı kalın yapar. İtalik: Yazıyı sağa yatık yapar. Altını Çiz: Yazıyı altı çizili yapar. Kenarlıklar: Hücreye kenarlık verir. Yazı Tipi Rengi: Yazı rengini değiştirir. Bir Hücrenin Yazı Tipini, Yazı Tipinin Boyut ve Rengini Değiştirmek 1. Biçimlendirilecek hücreler seçilir. 2. Giriş sekmesinin Yazı Tipi grubundan yazı tipini değiştirmek için Yazı Tipi açılan kutusundan bir yazı tipi seçilir. 3. Yazı boyutu için Yazı Tipi Boyutu açılan kutusundan bir değer seçilir. 4. Yazı rengi için Yazı Tipi Rengi açılan kutusundan bir renk seçilir. Hücrelere Kenarlık Vermek Excel de kılavuz çizgileri varsayılan olarak kağıtta çıkmadığı için hücrelerin düzgün görünmesi için kenarlık vermek gerekir. Hücrelere kenarlık vermek için; 1. Kenarlık verilecek hücreler seçilir. 2. Giriş sekmesinin Yazı Tipi grubunda Kenarlıklar açılan kutusundan istenen kenarlık seçilir. Kenarlık eklendiği zaman siyah renkte, seçilen hücrelere kenarlık verilir. Kenarlık stillerini ve kenarlık renklerini değiştirmek için Kenarlıklar açılan kutusundan Diğer Kenarlıklar seçilir. Açılan pencereden kenarlık stili ve rengi biçimlendirilebilir. Kenarlıkları kaldırmak için hücreleri seçip Kenarlıklar açılan kutusundan Kenarlık Yok seçmek yeterlidir. Hizalamak Hizalama grubunda; hücrelerin hizalanması, hücrelerin birleştirilmesi, metnin kaydı- rılması ve metin yönünün değiştirilmesi gibi kontroller bulunur. Bu kontroller hücre- lerdeki metin ve sayıları konumlandırmayı sağlar. Hizalama grubundaki seçenekleri kullanarak birden çok satır içeren hücreler yapmak, metinleri açılı olarak hizalamak mümkündür. Üste Hizala: Veriyi hücrenin dikey olarak üstüne hizalar. Ortala: Veriyi hücrenin dikey olarak ortasına hizalar. Alta Hizala: Veriyi hücrenin dikey olarak altına hizalar. Metni Sola Hizala: Veriyi hücrenin soluna hizalar. Ortala: Veriyi hücrenin ortasına hizalar.
. Metni Sağa Hizala: Veriyi hücrenin sağına hizalar. Girintiyi Azalt: Girintiyi azaltır. Girintiyi Artır: Girintiyi artırır. Yönlendirme: Hücre içinde metnin yönünü değiştirir. Metni Kaydır: Sığmayan metin varsa aynı hücrede bir alt satıra geçirir. Birleştir ve Ortala: Hücreleri birleştirir ve ortalar. Hücreleri Birleştirmek Hücreleri birleştirmek birçok tabloda ihtiyaç duyulan bir özelliktir. Örneğin, tablonun en üstünde firmanızın adının yazmasını istiyorsanız bunu ilk hücreye yazmak çok düzgün görünmeyecektir. Bunun yerine firmanızın ismini yazıp, tablonuzun bittiği sütuna kadar olan hücrelerde birleştirmek daha güzel görünecektir. Seçili olan hücreleri birleştirmek için; 1. Birleştirilecek hücreler seçilir ve Giriş sekmesinin Hizalama grubundan Birleştir ve Ortala seçilir. Birleştirilen hücreleri tekrar eski haline getirmek için Birleştir ve Ortala seçeneğinin yanındaki oka tıklanıp Hücreleri Çöz seçilir. Metin Yönünü Değiştirmek Hücreye veriler 180 derece, yani düz bir şekilde yazılır. Aşağıdaki tablo örneklerinde olduğu gibi metinlerin yönü değiştirilebilir. Eğer açılan seçeneklerden farklı bir açı verilecekse seçenekler- den Hücre Hizalamasını Biçimlendir seçilir. Gelen pencerenin Yönlendirme bölümünden istenen derece belirlenir. Bir metnin yönünü değiştirmek için; 1. Metin yönü değiştirilecek hücreler seçilir. 2. Giriş sekmesinin Hizalama grubundan Yönlendirme seçilir. Açılan seçeneklerden istenen yönlendirme şekli seçilir.