İZMİR BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ YAPI İŞLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Madde 1. Amaç ve kapsam Bu yönerge, İzmir Büyükşehir Belediyesi Yapı İşleri Dairesi Başkanlığı nın teşkilat, görev, yetki ve çalışma usul esasları düzenlemek amacı ile hazırlanmıştır. Yapı İşleri Dairesi Başkanlığı ile bağlı müdürlük ve şeflikleri kapsar. Madde 2. Dayanak 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu 5393 Sayılı Belediye Kanunu 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu 2863 Sayılı Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Kanunu 6360 Sayılı On Üç İlde Büyükşehir Belediyesi ve Yirmi Altı İlçe Kurulması ile Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu Bayındırlık İşleri Kontrol Yönetmeliği Madde 3. Tanımlar Bu Yönetmelikte ifade edilen; 3.1 Belediye, İzmir Büyükşehir Belediyesini, 3.2 Belediye Başkanı, İzmir Büyükşehir Belediye Başkanını, 3.3 Meclis, İzmir Büyükşehir Belediye Meclisini, 3.4 Encümen, İzmir Büyükşehir Belediyesi Encümenini, 3.5 Genel Sekreter, İzmir Büyükşehir Belediyesi Genel Sekreterini, 3.6 Genel Sekreter Yardımcısı, İzmir Büyükşehir Belediyesi Yapı İşleri Dairesi Başkanlığının bağlı bulunduğu Genel Sekreter Yardımcısını, 3.7 Daire Başkanı, İzmir Büyükşehir Belediyesi Yapı İşleri Dairesi Başkanını, 3.8 Şube Müdürü, Yapı İşleri Şube Müdürünü, Tarihi Yapılar Şube Müdürünü, Makine ve Elektrik Şube Müdürünü, Kesin Hesap Evrak Arşiv Şube Müdürünü temsil etmektedir. 3.9 Ekap, Elektronik Kamu İhale Platformu 3.10 KİK, Kamu İhale Kurumu
İKİNCİ BÖLÜM Madde 4.Teşkilat Yapısı Yapı İşleri Dairesi Başkanlığı, Yapı İşleri Şube Müdürlüğü, Tarihi Yapılar Şube Müdürlüğü, Makine ve Elektrik Şube Müdürlüğü, Kesin Hesap Evrak Arşiv Şube Müdürlüğü olmak üzere 4 müdürlükten oluşmaktadır. Yapı İşleri Dairesi Başkanlığı; Yapı İşleri Şube Müdürlüğü o Yapı Şube Şefliği Tarihi Yapılar Şube Müdürlüğü o Tarihi Yapılar Şube Şefliği Makine ve Elektrik Şube Müdürlüğü o Makine Tesisat Şube Şefliği o Elektrik Tesisat Şube Şefliği Kesin Hesap Evrak Arşiv Şube Müdürlüğü o Kesin Hesap Şube Şefliği o Kalem Şube Şefliği Şeklinde yapılanmıştır. Şeflikler Müdürlüklere, Müdürlükler Daire Başkanlığı na, Daire Başkanlığı ise sorumlu olduğu Genel Sekreter Yardımcısına bağlıdır. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Madde 5. Yapı İşleri Dairesi Başkanlığı nın Görev, Yetki ve Sorumlulukları 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu çerçevesinde projesi ilgili birimler tarafından hazırlanan hizmet ve sosyal tesis binaları, spor tesisi, yeşil alan düzenlemesi ve tarihi binaların restorasyonunun yapım aşamasını yürütmek Madde 5.1. Yapı İşleri Daire Başkanı nın görev, yetki ve sorumlulukları Başkan, Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcısı tarafından verilen emir ve talimatları yerine getirir, Belediye Meclisi ve Belediye Encümeninin kararlarını uygular. Daire Başkanı yürüttüğü görev ve faaliyetlerden dolayı bağlı olduğu Genel Sekreter Yardımıcısı na karşı Yapı Denetim Elemanları tarafından hazırlanan hakediş raporlarını onaylar. Diğer Daire Başkanlıkları ile ortak yürütülen projelerde koordinasyon ve bilgi akışını sağlar. Daire Başkanlığında çalışanların görev, yetki ve sorumluluklarını belirler. Daire Başkanlığına ulaşan evrakların ve görevlerin bağlı müdürlükler arasında dağılımı ve denetimini sağlar. Daire Başkanı kendine bağlı olan birimler arasında uyumlu ve koordineli çalışmayı sağlar ve çalışmalarını denetler. Müdürlüklerce hazırlanan evrakları, çalışmaları denetler, yönlendirir ve onaylar.
Stratejik Plan ve performans programı çalışmalarını yürütür. Daire Başkanlığının bütçesini hazırlayarak etkin ve verimli olarak kullanılmasını sağlar. İhale onay belgesinin onaylanması İhale komisyonunun oluşturulması, İhalenin sonuçlandırılarak onaylanması, Sözleşmenin imzalanması, Daire Başkanı personelin işlerini zamanında ve eksiksiz yapmasını sağlar, çıkacak sorunlarda personeline Daire Başkanı iş güvenliğinin sağlanması ve çalışma ortamının iyileştirilmesi yönünde çalışmalar yapılmasını sağlar. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Madde 6. Daire Başkanlığı na bağlı birimlerin görev, yetki ve sorumlulukları 6.1. Yapı İşleri Şube Müdürlüğü görev, yetki ve sorumlulukları İhalesi yapıldıktan sonra Yapı İşleri Şube Müdürlüğü ne havalesi yapılan yapım, bakım, onarım ve tadilat işlerinin; sözleşme ve eklerindeki hükümler çerçevesinde fen ve sanat kurallarına uygun olarak süresinde yapılmasını sağlamak ve denetlemek, Hakediş raporlarını hazırlamak Diğer kurumlarla yapılan yazışmaların takibini yapmak, koordinasyonunu sağlamak, Keşif artışı, gerekçeli rapor, süre uzatımı, yeni birim fiyat analizi, mukayeseli keşif hazırlayarak Başkanlık Olur larını almak, Diğer belediyeler ile ortak yürütülen protokol kapsamında yapılan işlerin hakediş raporlarının kontrolünü yapmak. Müdürlüğümüz görev ve sorumluluk alanına giren vatandaş taleplerini yerinde tetkik ederek değerlendirmek, Yapı ruhsat aşaması için fenni mesuliyetini üstlenmek, Dilekçeyle istenildiği takdirde iş deneyim belgesi düzenlemek. 6.1.2. Yapı İşleri Şube Müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları Daire Başkanı tarafından verilen emir ve talimatları yerine getirir, müdürlüğüne bağlı personelin yetki ve sorumluluklarını belirler. Yapı İşleri Şube Müdürü yürüttüğü tüm faaliyetlerden Yapı İşleri Dairesi Başkanı na karşı Yapı Denetim Elemanları tarafından hazırlanan hakediş raporlarını inceler ve onaylar. Diğer Müdürlükler ile ortak yürütülen projelerde koordinasyon ve bilgi akışını sağlar. Müdürlüğüne ulaşan evrakların ve görevlerin bağlı şeflikler arasında dağılımı ve denetimini sağlar. Yapı İşleri Şube Müdürü kendine bağlı olan birimler arasında uyumlu ve koordineli çalışmayı sağlar ve çalışmalarını denetler. Müdürlüğe bağlı olan personel tarafından hazırlanan evrakları, çalışmaları denetler, yönlendirir. Yapı İşleri Şube Müdürlüğü nün bütçesini hazırlayarak etkin ve verimli olarak kullanılmasını sağlar.
Yürütülen projelerde çalışma anında ortaya çıkan fiili duruma göre gerekli proje revizyonlarının yapılmasını sağlar. 6.1.3. Yapı İşleri Şube Müdürlüğü ne Bağlı Şefliklerin görev, yetki ve sorumlulukları 6.1.3.1. Yapı Şube Şefliği görev, yetki ve sorumlulukları İhalesi yapıldıktan sonra Yapı İşleri Şube Müdürlüğü ne havalesi yapılan yapım, bakım, onarım ve tadilat işlerinin; sözleşme ve eklerindeki hükümler çerçevesinde fen ve sanat kurallarına uygun olarak süresinde yapılmasını sağlamak ve denetlemek, Hakediş Raporlarını hazırlamak 6.1.3.2. Yapı Şube Şefinin görev, yetki ve sorumlulukları Şefliğe ulaşan evrakların dağılımını sağlar Kendine verilmiş olan görevleri mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlar. Yapı İşleri Şube Müdürü nün yardımcısı olup; kendisine bağlı olan personelin her türlü görevlerini sözleşme şartname ve usulüne göre zamanında yapıp yapmadıklarını denetlemekle görevli ve Kontrol mühendisleri arasındaki koordinasyonu sağlar. Personelin düzenlediği bütün evrakları inceler gerekli düzeltmeleri yapar, şube müdürüne bildirir. İncelediği bütün evraklardan personelden sonra ikinci derecede, yaptığı düzeltmelerden ise birinci derecede Personellerin karşılaştıkları sorunları çözümler, gerekli gördüklerini şube müdürüne bildirir ve direktiflerini almak suretiyle gereğini yapar veya yaptırır. Kendisine bağlı olan işlerin sözleşme ve eklerine, şartnamelere, fen ve sanat kurallarına ve iş programlarına uygun olarak yürütülüp bitirilmesini sağlar. 6.2. Tarihi Yapılar Şube Müdürlüğü görev, yetki ve sorumlulukları İhalesi yapıldıktan sonra Tarihi Yapılar Şube Müdürlüğü ne havalesi yapılan tarihi yapıların restorasyonunun, bakım, onarım ve tadilat işlerinin; sözleşme ve eklerindeki hükümler çerçevesinde fen ve sanat kurallarına uygun olarak süresinde yapılmasını sağlamak ve denetlemek, Saha yerinde inceleme yapılarak projenin uygunluğunun imalatın her aşamasında denetim ve kontrolünü yapmak, Şantiye günlük defterlerini hazırlatmak, Hakediş raporları hazırlamak, Diğer kurumlarla yapılan yazışmaların takibini yapmak, koordinasyonunu sağlamak, Malzeme onay formlarının projeye ve şartnamelere uygunluğunu kontrolü ederek onaylamak, Şantiye sahasında betonarme imalatlardan beton ve çelik numunelerin alınması sağlayarak numune sonuçlarının takibi Keşif artışı, gerekçeli rapor, süre uzatımı, yeni birim fiyat analizi, mukayeseli keşif hazırlayarak Başkanlık Olur'larını almak, Restorasyon işi tamamlandığında bitti projelerin hazırlatılarak kurul onayının alınması, Yapım işi tamamlandığında bitti projelerin hazırlatmak, İşin yapım sürecinde ortay çıkan yeni tespitler nedeniyle gerektiğinde revize projeler hazırlatılarak kurul onaylarını almak, Kurum içi diğer birimlerle çalışılması gereken durumlarda koordinasyonu sağlamak, UKOME ve AYKOME teknik kurallarına katılarak gerekli kararlarının alınmasını sağlamak, Geçici ve kesin kabul işlemlerini yapmak, Proje müelliflik hizmetlerinin kontrolünü yapmak, Müdürlüğümüz görev ve sorumluluk alanına giren vatandaş taleplerini yerinde tetkik ederek
değerlendirmek, Yapı ruhsatı aşamasında işin fenni mesuliyetini üstlenmek, Dilekçe ile istenildiğinde iş deneyim belgesi düzenlemek, 6.2.2. Tarihi Yapılar Şube Müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları Daire Başkanı tarafından verilen emir ve talimatları yerine getirir, müdürlüğüne bağlı personelin yetki ve sorumluluklarını belirler. Tarihi Yapılar Şube Müdürü yürüttüğü tüm faaliyetlerden Yapı İşleri Dairesi Başkanı na karşı Yapı Denetim Elemanları tarafından hazırlanan hakediş raporlarını inceler ve onaylar. Diğer Müdürlükler ile ortak yürütülen projelerde koordinasyon ve bilgi akışını sağlar. Müdürlüğüne ulaşan evrakların ve görevlerin bağlı personel arasında dağılımı ve denetimini sağlar. Tarihi Yapılar Şube Müdürü kendine bağlı olan birimler arasında uyumlu ve koordineli çalışmayı sağlar ve çalışmalarını denetler. Müdürlüğe Bağlı olan personel tarafından hazırlanan evrakları, çalışmaları denetler, yönlendirir. Tarihi Yapılar Şube Müdürlüğü nün bütçesini hazırlayarak etkin ve verimli olarak kullanılmasını sağlar. Yürütülen projelerde çalışma anında ortaya çıkan fiili duruma göre gerekli proje revizyonlarının yapılmasını sağlar. 6.2.3. Tarihi Yapılar Şube Müdürlüğü ne Bağlı Şefliklerin görev, yetki ve sorumlulukları 6.2.3.1. Tarihi Yapılar Şube Şefliği görev, yetki ve sorumlulukları İhalesi yapıldıktan sonra Tarihi Yapılar Şube Müdürlüğü ne havalesi yapılan tarihi yapıların restorasyonunun, bakım, onarım ve tadilat işlerinin; sözleşme ve eklerindeki hükümler çerçevesinde fen ve sanat kurallarına uygun olarak süresinde yapılmasını sağlamak ve denetlemek, Hakediş Raporlarını hazırlamak 6.2.3.2. Tarihi Yapılar Şube Şefinin görev, yetki ve sorumlulukları Şefliğe ulaşan evrakların dağılımını sağlar. Kendine verilmiş olan görevleri mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlar. Personelinin işlerini zamanında ve eksiksiz olarak yapmasını sağlar, çıkacak sorunlarda personeline 6.3. Makine ve Elektrik Şube Müdürlüğü görev, yetki ve sorumlulukları İhalesi yapıldıktan sonra Makine ve Elektrik Şube Müdürlüğü ne havalesi yapılan yapım işlerinin ve tarihi yapı restorasyonlarının, makine ve elektrik tesisat kısmının sözleşme ve eklerindeki hükümler çerçevesinde fen ve sanat kurallarına uygun olarak süresinde yapılmasını sağlamak ve denetlemek, Hakediş raporlarını hazırlamak Talep edilmesi halinde süre uzatımı isteklerini değerlendirerek üst makamların onayına sunmak Sözleşme ve eklerinde olmayan fakat yapılması teknik zorunluluk arz eden işler için keşif artışı raporu hazırlayarak üst makamların onayına sunmak İhtiyaç halinde Belediyemizin diğer birimlerine teknik destek vermek
6.3.2. Makine ve Elektrik Şube Müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları Daire Başkanı tarafından verilen emir ve talimatları yerine getirir, müdürlüğüne bağlı personelin yetki ve sorumluluklarını belirler. Makine ve Elektrik Şube Müdürü yürüttüğü tüm faaliyetlerden Yapı İşleri Dairesi Başkanı na karşı Yapı Denetim Elemanları tarafından hazırlanan hakediş raporlarını inceler ve onaylar. Diğer Müdürlükler ile ortak yürütülen projelerde koordinasyon ve bilgi akışını sağlar. Müdürlüğüne ulaşan evrakların ve görevlerin bağlı şeflikler arasında dağılımı ve denetimini sağlar. Makine ve Elektrik Şube Müdürü kendine bağlı olan birimler arasında uyumlu ve koordineli çalışmayı sağlar ve çalışmalarını denetler. Müdürlüğe bağlı olan şefliklerde hazırlanan evrakları, çalışmaları denetler, yönlendirir. Makine ve Elektrik Şube Müdürlüğü nün bütçesini hazırlayarak etkin ve verimli olarak kullanılmasını sağlar. Yürütülen projelerde çalışma anında ortaya çıkan fiili duruma göre gerekli proje revizyonlarının yapılmasını sağlar. 6.3.3. Makine ve Elektrik Şube Müdürlüğü ne Bağlı Şefliklerin görev, yetki ve sorumlulukları 6.3.3.1. Makine Tesisat Şube Şefliği görev, yetki ve sorumlulukları İhalesi yapıldıktan sonra Makine ve Elektrik Şube Müdürlüğü ne havalesi yapılan tarihi binaların restorasyonu ve hizmet ve sosyal tesis binalarının, yeşil alanların, spor tesislerinin; sözleşme ve eklerindeki hükümler çerçevesinde mekanik tesisat kısmının fen ve sanat kurallarına uygun olarak süresinde yapılmasını sağlamak ve denetlemek, Hakediş raporlarını hazırlamak İhtiyaç halinde Belediyemizin diğer birimlerine teknik destek vermek. 6.3.3.1.1. Makine Tesisat Şube Şefinin görev, yetki ve sorumlulukları Şefliğe ulaşan evrakların dağılımını sağlar. Kendine verilmiş olan görevleri mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlar. Personelinin işlerini zamanında ve eksiksiz olarak yapmasını sağlar, çıkacak sorunlarda personeline 6.3.3.2. Elektrik Tesisat Şube Şefliği görev, yetki ve sorumlulukları İhalesi yapıldıktan sonra Makine ve Elektrik Şube Müdürlüğü ne havalesi yapılan tarihi binaların restorasyonu ve hizmet ve sosyal tesis binalarının, yeşil alanların, spor tesislerinin; sözleşme ve eklerindeki hükümler çerçevesinde elektrik tesisat kısmının fen ve sanat kurallarına uygun olarak süresinde yapılmasını sağlamak ve denetlemek, Hakediş raporlarını hazırlamak İhtiyaç halinde Belediyemizin diğer birimlerine teknik destek vermek. 6.3.3.2.1. Elektrik Tesisat Şube Şefinin görev, yetki ve sorumlulukları Şefliğe ulaşan evrakların dağılımını sağlar.
Kendine verilmiş olan görevleri mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlar. Personelinin işlerini zamanında ve eksiksiz olarak yapmasını sağlar, çıkacak sorunlarda personeline 6.4. Kesin Hesap Evrak Arşiv Şube Müdürlüğü görev, yetki ve sorumlulukları Kesin Hesap Evrak Arşiv Şube Müdürlüğü ne havalesi yapılan hakediş belgelerinin kontrolünü yapmak, İlçelerle ilgili protokollerin hazırlanması, meclise sunulması ve bunlarla ilgili hakediş belgelerinin kontrolünü yapmak, Yapı İşleri Dairesi Başkanlığı na bağlı müdürlüklerin işleri ile ilgili teminat süresi, kesin kabul zamanı ve aylık tahmini ödemeleri takip etmek, Mevzuatı takip etmek ve müdürlüklere bilgi vermek, Ödemeye esas belgeleri düzenlemek, Stratejik plan çalışmalarını yürütmek, Faaliyet raporlarını hazırlamak, Müdürlüklere gelen tüm yazışmaların kayıt ve dağıtımını yapmak, Daire Başkanlığı na gelen tüm yazışmaların kayıt ve dağıtımını yapmak, Daire Başkanlığı na bağlı tüm dosyaların arşivlenmesi, düzenlenmesi. Daire Başkanlığı na bağlı personellerle ile ilgili yazışmaları yapmak 6.4.2. Kesin Hesap Evrak Arşiv Şube Müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları Daire Başkanı tarafından verilen emir ve talimatları yerine getirir, müdürlüğüne bağlı personelin yetki ve sorumluluklarını belirler. Kesin Hesap Evrak Arşiv Şube Müdürü yürüttüğü tüm faaliyetlerden Yapı İşleri Dairesi Başkanı na karşı Yapı Denetim Elemanları tarafından hazırlanan hakediş raporlarını inceler ve onaylar. Diğer Müdürlükler ile ortak yürütülen projelerde koordinasyon ve bilgi akışını sağlar. Müdürlüğüne ulaşan evrakların ve görevlerin bağlı şeflikler arasında dağılımı ve denetimini sağlar. Kesin Hesap Evrak Arşiv Şube Müdürü kendine bağlı olan birimler arasında uyumlu ve koordineli çalışmayı sağlar ve çalışmalarını denetler. Müdürlüğe bağlı olan personel tarafından hazırlanan evrakları, çalışmaları denetler, yönlendirir. Kesin Hesap Evrak Arşiv Şube Müdürlüğü nün bütçesini hazırlayarak etkin ve verimli olarak kullanılmasını sağlar. 6.4.3. Kesin Hesap Evrak Arşiv Şube Müdürlüğü ne Bağlı Şefliklerin görev, yetki ve sorumlulukları 6.4.3.1 Kalem Şube Şefliği görev, yetki ve sorumlulukları Daire Başkanlığının gerekli gördüğü yazışmaları yapmak Daire Başkanlığına gelen tüm yazışmaların kayıt ve dağıtımını yapmak Müdürlüklere gelen tüm yazışmaların kayıt ve dağıtımını yapmak Personel ile ilgili yazışmaları yapmak Müdürlüklere ait dosyaların arşivlenmesi 6.4.3.1.1. Kalem Şube Şefinin görev, yetki ve sorumlulukları Kalem Şube Şefi yürüttüğü tüm faaliyetlerden Kesin Hesap Evrak Arşiv Şube Müdürü'ne karşı Şefliğe ulaşan evrakların dağılımını sağlar. Kendine verilmiş olan görevleri mevzuata uygun olarak yürütülmesinden
6.4.3.2. Kesin Hesap Şube Şefliği nin görev, yetki ve sorumlulukları Daire Başkanlığımızca yürütülen işlerin hakediş belgelerinin kontrolünü yapmak Müdürlüklere ait işlerin teminat sürelerini takip etmek ve tahmini ödemeleri hazırlamak Ödemeye esas belgeleri hazırlamak Stratejik Plan çalışmalarını yürütmek Faaliyet raporlarını hazırlamak Diğer Belediyeler ile ortak yürütülen işlerin protokollerini hazırlamak Bütçe çalışmalarını yürütmek İş deneyim belgelerinin kontrolünü yapmak 6.4.3.2.1 Kesin Hesap Şefi nin görev, yetki ve sorumlulukları Kesin Hesap Şube Şefi yürüttüğü tüm faaliyetlerden Kesin Hesap Evrak Arşiv Şube Müdürü'ne karşı Şefliğe ulaşan görevlerin ve evrakların dağılımını sağlar. Kendine verilmiş olan görevleri mevzuata uygun olarak yürütülmesinden yardımcı olur BEŞİNCİ BÖLÜM Yönergede Düzenleme Yapılması Madde 7. Bu yönergenin uygulanması sırasında doğacak tereddütleri gidermeye ve gerekli düzenlemeleri yaptırmaya Yapı İşleri Dairesi Başkanlığı görevli olup yönergede yapılacak değişiklikler üst yöneticinin onayına tabidir. Yürürlük Madde 8. Bu yönerge Üst yöneticinin onayına müteakip yürürlüğü girer. Yürütme Madde 9. Bu yönergeyi üst yönetici adına Yapı İşleri Dairesi Başkanı yürütür