2014 Yılı Muhasebe Müdürlüğü Operasyonel Planı Stratejik Hedefler Performans Hedefi Faaliyetler/Projeler Sabit Maliyetler Alt Faaliyetler Devlet muhasebe sisteminin milletlerarası standartlara uyum derecesi artırılacak ve mali işlemlere ait sonuçların anlık izlenerek kamuoyu ve karar vericilere raporlanması sağlanacaktır. Muhasebe Faaliyeti PERSONEL ÖDEMELERİ - MAL VE HİZMET ALIMLARI İLE BAKIM VE ONARIM GİDERLERİ - ÖN ÖDEME - KAMU PERSONELİ NAKİL - YEVMİYE, AY SONU VE YIL SONU - EVRAK VE YAZIŞMA - VEZNE - MAHALLİ İDARELER KBS HESAP KONTROLLERİ - BİLGİ İŞLEM BİRİMİ - KBS YETKİLENDİRME - BANKA TAHSİLAT VE ÖDEME (KEÖS) - KİŞİLERDEN ALACAKLAR - RED VE İADE - EMANET - TAŞINIR - ÖN MALİ KONTROL - KİŞİLERDEN ALACAKLAR No Yapılan İş Hedef Başlangıç Bitiş 1 EK DERS VE FAZLA MESAİ 2 SOSYAL HAK VE YARDIM Ek ders ve fazla mesai harcamalarını zamanında tahakkuk ettirilerek sürsinde ilgili bankaya aktarılmasını Sosyal Hak ve Yardımların zamanında tahakkuk ettirilerek sürsinde ilgili bankaya aktarılmasını 01.01.2014 - Harcama birimince ek ders ve fazla mesai hesaplamasının yapılması ve ödeme belgesinin muhasebe birimine teslim edilmesi süreci ile başlar. 01.01.2014 - Harcama birimince sosyal hak ve yardımlara ilişkin işlemlerin hesaplamasının yapılması ve ödeme belgesinin muhasebe birimine teslim edilmesi süreci ile başlar. Gerekli kontroller tamamlandıkt an sonra nakit talebi süreç tamamlanır. Performans Göstergesi Gerekli kontroller tamamlandıkt an sonra onay nakit talebi süreç tamamlanır. Hedeflene Gerçekleşe n Değer n Değer Açıklama Sorumlu Süreç/Açıklama 5 5 GÜLAY KARAKAYA 4 4 GÜLAY KARAKAYA Harcama Birimlerine ait Say2000i Personel Modülündeki personel bilgileri harcama biriminden gelen resmi yazıya bağlı bilgiler doğrultusunda güncellenir. Güncelleme yapıldıktan sonra Harcama birimleri tarafından KBS modülünde tanımlı alanda ek ders ve fazla mesai hesaplama, bordro oluşturma ve ödeme emri belgesi oluşturma işlemleri yapılır. İşlemler tamamlandıktan sonra harcama birimi görevlileri tarafından KBS sisteminden mevzuatında sayılan belgelerin dökümünü alarak yetkililere imzalatır ve muhasebe birimine teslim eder. Muhasebe biriminde gerekli kontroller yapıldıktan sonra belge kabul ve onay işlemi yapılır. Nakit talebi gerçekleştirilir. Süreç tamamlanır. Harcama Birimlerine ait Say2000i Personel Modülündeki personel bilgileri harcama biriminden gelen resmi yazıya bağlı bilgiler doğrultusunda güncellenir. Güncelleme yapıldıktan sonra Harcama birimleri tarafından KBS modülünde Sosyal Hak ve Yardımlar modülünde tanımlı alanda sosyal hak ve yardımlara ilişkin hesaplama, bordro oluşturma ve ödeme emri belgesi oluşturma işlemleri yapılır. Aile yardımı işlemleri maaş ile birlikte maaş hesaplama modülünde yapılır. İşlemler tamamlandıktan sonra harcama birimi görevlileri tarafından KBS sisteminden mevzuatında sayılan belgelerin dökümünü alarak yetkililere imzalatır ve muhasebe birimine teslim eder. Muhasebe biriminde gerekli kontroller yapıldıktan sonra belge kabul ve onay işlemi yapılır. Nakit talebi gerçekleştirilir. Süreç tamamlanır.
3 ABONELİĞE BAĞLI ÖDEMELER Harcamaların süresinde hak sahibinin hesabına aktarılmasını 01.01.2014 - Fatura ödemesine ilişkin ödeme belgesinin muhasebe birimine gelmesi ile süreç başlar. Ödeme belgesinin onaylanması ve ilgilinin hesabına aktarılması ile 4 4 GÜLAY KARAKAYA Harcama birimlerince tahakkuk ettirilen elektrik, su, gaz, telefon gibi sadece fatura ile yapılan harcamalar için fatura ve gerekiyorsa harcama talimatı ve beşten fazla faturalar için liste ödeme emri belgesine eklenir. Ödeme belgeleri "ÖDEME BELGESİ VE EKİ BELGELER TESLİM/TESELLÜM TUTANAĞI" Ek-1 form ile teslim alınır ve gerekli kontroller yapıldıktan sonra ödeme işlemi gerçekleştirilir. 4 DOĞRUDAN TEMİN VE İHALE ÖDEMELERİ Harcamaların süresinde hak sahibinin hesabına aktarılmasını 01.01.2014 - Ödeme belgesinin muhasebe birimine teslimi ile süreç başlar. Hakedişin haksahibin hesabına ödenmesi ile 4 4 GÜLAY KARAKAYA Harcama birimlerince tahakkuk ettirilen 4734 sayılı kanunun ilgili maddesi gereğince yapılan harcamalara ilişkin mevzuatında sayılan belgeler ödeme emri belgesine eklenir. Ödeme belgeleri "ÖDEME BELGESİ VE EKİ BELGELER TESLİM/TESELLÜM TUTANAĞI" Ek-1 form ile teslim alınır ve gerekli kontroller yapıldıktan sonra ödeme işlemi gerçekleştirilir. 5 AVANS VE KREDİLER Avans ve kredilerin süresi içerisinde mahsubunun yapılmasını. 01.01.2014 - Avans ve krediye ilişkin düzenlenen ödeme belgesinin muhasebe birimine teslimi ile süreç başlar. Süresinde birime gelen mahsup belgesinin onaylanması ile 30 90 30 90 GÜLAY KARAKAYA MEHMET SOYSAL Harcama birimlerine ait personellere ödenen yurtiçi geçici ve sürekli görev yolluğu ile harcama yetkilisi mutemetlerine ödenen iş avanslarından 1 ay içerisinde mahsubu yapılmak üzere verilen avanslar, ile bütçe dışı avanslardan harcama birimince düzenlenen muhasebe işlem fişi/ödeme emri belgesi ve eki belgeler ile muhasebe birimini tarafından hesaba aktarılır. Avanslar 1 ay içerisinde harcama birimince düzenlenen ödeme emri belgesi ile mahsup edilir. Harcama birimlerinin mal alımları ile bakım onarımları kapsamında mevzuatında kredi verilebilecek kuruluşlara ödenen kredilerden 3 ay içerisinde mahsubu yapılmak üzere verilen krediler, harcama birimince düzenlenen muhasebe işlem fişi ve eki belgeler ile muhasebe birimini tarafından hesaba aktarılır. Krediler 3 ay içerisinde harcama birimince düzenlenen ödeme emri belgesi ile mahsup edilir. 6 YEVMİYE TASNİF Yevmiye Suretlerinin düzenli olarak sıralanmasını ve erişilebilir olmasını. 01.01.2014-1 numaralı açılış fişinin düzenlenmesi ile başlar. Yıl sonu kapanış fişinin oluşturulması ile 1 1 Muhasebe biriminde ödeme, tahsilat ve mahsup işlemlerinde kullanılan, gerekli kontrollerden sonra onaylanan ve numaralandırılan ödeme emri belgesi ve muhasebe işlem fişleri yevmiye numarasına göre sıralı olarak tasnif edilerek Muhasebe Servisine yakın ve erişilebilir bir yerde muhafaza edilir.
7 AYSONU VE YILSONU 8 GELEN VE GİDEN EVRAK Ay sonu ve yıl sonu işlemlerini tamamlayarak doğru verilerin ist. yansımasını ve hesapların yeni döneme devrini Gelen ve giden evrakların düzenli bir şekilde kaydının tutularak iş ve işlemlerin gerçekleşmesini. 01.01.2014 - Ay sonu ödenekli giderlerin oluşturulması ile başlar. 01.01.2014-1 numaralı evrağın kayda alınması ile başlar. Hesapların merkeze gönderilmesi ile Yılın son günü kayda giren evrakla o yıla ait evrak kaydı sonlandırılır. 3 3 MEHMET SOYSAL CEMİL ÇETİN 1 1 Her ayın son iş günü o aya ilişkin işlemlerin muhasebe açısından geçici sonlandırıldığı ve yıl bazlı hesabın kontrolüne esas olmak üzere aylık bazlı hesap kontrolünün yapılması işlemidir. En önemli göstergesi her ay yapılan ödenekli giderler işlemidir. Kamu hesaplarının istatistiklerinin aylık olarak sunulmasına yardımcı olmak üzere gelir ve gider ile bütçe geliri ve bütçe giderlerindeki, borçlanma ve kaynaklardaki aylık değişimleri takip etmek için yapılan işlemleri kapsar. İşlemler tamamlandıktan sonra merkeze gönderme işlemi yapılır. Harcama birimlerinin faaliyet hesaplarının kapatılması, ödenek ve tenkis işlemleri, amortisman hesaplama, irat kayıtları, uzun vadeden kısa vadeye dönüşümler, ertesi yıla devredecek işlemler vb bilanço kalemlerinden ertesi yıla devrederek bakiye aktarılması, hesapların doğru bir şekilde devretmesi, kapatılması, bütçeleşmesi ve dönem olumlu veya olumsuz faaliyetlerinin oluşturulması ve en son kapanış işlemi ile yılı hesaplarının kapatılmasından oluşan süreçtir. Her yıl sonu işlemi yeni yılın ilk iş günü için yıl başı işlemleri demektir. Bir önceki yılın bakiyeli bilançoları Muhasebe birimine yeni yılın gelen açılış resmi fişi ile yazışmaya takip eden ilişkin yazılar gelen evrak defterine kaydedilir. Her yılın başından itibaren 1 den başlayarak gelen evrağın kimden geldiği, tarihi, sayısı, konusu, eki ve evrağın hangi birimde hangi personele verildiği belirtilir. İvedi ve süreli yazılar derhal birim amirine haber verilerek, gizli şerhli yazılar ise açılmadan birim amirinin bilgisi dahilinde işleme tabi tutulur. Faks, e- posta ve bilgisayardan gelen yazılara ilişkin olarak işlemin yapılması için kayda alınır ve evrağın aslı gelince aynı numara ile kayda alınır. Muhasebe biriminden yapılan resmi yazışmaya ilişkin yazılar giden evrak defterine kaydedilir. Yazılan yazılar görevlilere parafe ettirildikten sonra imzayı atacak olan amire dosya/sumen içerisinde sunulur. Yazı imzalandıktan sonra her yılın başından itibaren 1 den başlayarak giden evrağın nereye yazıldığı, tarihi, sayısı ve konusu varsa ekleri belirtilir. İvedi ve süreli yazılar derhal birim amirine haber verilerek, gizli şerhli yazılar ise birim amirinin bilgisi dahilinde işleme tabi tutulur.
9 TAHSİLAT VE ÖDEME 10 TEMİNAT MEKTUPLARI 11 TEKNİK ALTYAPI BAKIM ONARIM VE KONTROL Tahsilat ve ödemelerin doğru ve zamanında gerçekleşmesini. Teminat Mektuplarının süresinde teslim alınması ve iadesini Sistemin sürekli işlerliğini 01.01.2014 - Tahsilat ve Ödeme Talebinin Muhasebe Müdürlüğü Veznesine gelmesiyle başlar 01.01.2014 - Teminat Mektplarının Muhasebe Müdürlüğüne gönderilmesiyle başlar 01.01.2014 - Arızalı ürünlerle ilgili çağrı açılmasıyla başlar Evrakların Muhasebe Yetkilisi tarafından imzalanıp ödeme ya da tahsilatın gerçekleştiril mesi ile sona erer Teminat Mektubu Resmi yazıyla iade edildiğinde sona erer Sorunun giderilmesi ve çağrının kapatılmasıyl a 1 1 CAVİT CEYLAN EMİN ÖZTÜRK 1 1 CAVİT CEYLAN EMİN ÖZTÜRK 5 5 CEMİL ÇETİN Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğine göre para ve parayla ifade edilen değerleri teslim almak ve yine yönetmelik hükümlerine göre kasadan yapılacak değerleri ilgililerine ödemek için muhasebe biriminde vezneler oluşturulmuştur. Gerçek ve tüzel kişilerin tahsile yetkili kılınan vergi ve benzeri amme alacaklarının tahsil işlemi vezneden yapılır. Alınan değer karşılığı alındı düzenlenir. Yine gerçek ve tüzel kişilere kasadan yapılacak ödemeler kapsamında limiti dahilinde yapılması gereken ödemeler de alındı, yazı veya belge karşılığında vezneden ödeme yapılabilir. Gerçek ve tüzel kişilere ait 2886, 4734 ve 4735 sayılı kanunlar kapsamında yapılan ihaleli işlere ilişkin süreli veya süresiz geçici/kesin teminat mektupları muhafaza için muhasebe birimine gönderilir. Harcama birimlerince ihale geçici teminat mektupları ve kesin teminat mektupları resmi yazı ile birlikte teslim alınarak muhasebe biriminde muhafaza edilir, karşılığında alındı belgesi ilgilisine verilir. Yine resmi yazı ile iadeye ilişkin resmi belge ve cetvelleri tamamlananlar ilgililerine iade edilir. Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğünce her yıl yenilen say2000i ürünlerinin bakım ve onarımına ilişkin bakım anlaşması gereği, ürün kontrol işlemlerinin yapılması, arızalı olanların onarım için ilgili firmaya yönlendirilmesi, periyodik olarak bakım ve onarımlarının yapılması işlemlerini kapsar.
12 KBS ROL TANIMLAMA, YETKİLENDİRME VE İPTAL 13 ÖDEME HESABI VE VERGİ DAİRELERİ RED VE İADE KBS sisteminin uygulama alanını genişleterek sağlıklı ve güvenli bir şekilde işlemesine katkıda bulunmak Ödemelerin en kısa sürede ve en doğüru biçimde ilgililerin hesabına aktarılmasını. 01.01.2014 - Yetkilendirme talebinin resmi yazı ile gelmesiyle başlar 01.01.2014 - Muhasebe Kayıt Formunda 325 hesabın alacakta çalışmasıyla başlar Yetkilendirm enin imza karşılığı şifre zarfı vererek onaylanmasıy la sona erer Ödemeler gerçekleştiril dikten sonra 102/510 kapatma kaydının yapılmasıyla sona erer 1 1 YASEMİN ÖZCAN YÜKSEL ALTINDAĞ 1 1 YASEMİN ÖZCAN Harcama birimlerinin harcama belgeleri ve eki belgeleri KBS de elektronik veri tabanında oluşturabilmeleri için Muhasebat Genel Müdürlüğünce bu sistem aracılığıyla sunulan hizmetler için yetkilendirme talebinde bulunurlar. KBS maaş işlemleri için "Genel kullanıcı", Harcama Yönetim Sistemi için "Harcama Yetkilisi", Ek ders işlemleri için "Mutemet veya Mutemet Yardımcısı", Taşınır işlemleri için " Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi veya Konsolide Yetkilisi", İhtiyaç Fazlası Taşınır Modülü için "Kullanıcı", Mali İstatistik Veri Girişleri için "Mahalli İdareler Veri Giriş Görevlisi, Kontrol Görevlisi" ile Birim Kontrol Görevlisi ve İl Kontrol Görevlisi, KEÖS işlemleri için "Talimat Aktarma Yetkilisi ve Yardımcısı", 2/B tahsilatları için "Veznedar ve Muhasebe Yetkilisi", ile bunları dışında Gümkart, Sendika Uygulaması, E-Bordro, Uygulama Destek ve Sistem Destek Çağrı Merkezleri için gerekli rol tanımlama ve iptal işlemleri yapılmaktadır. Yetkilendirme yapılacak kurumca resmi yazı ile ilgilinin ad-soyad, TC kimlik no, unvan ve e-posta adresi muhasebe birimine gönderilir. Karşılığında tanımlama yapıldığına Muhasebe biriminin dair şifre TC zarfı merkez ilgililere bankası teslim nezdindeki ödeme hesabı aracılığıyla Kamu Elektronik Ödeme Sistemi aracılığıyla işlemler gerçekleştirilir. Say2000i sisteminde onaylanan ve nakit talebi yapılan ödemeler, nakit talebi karşılanınca gerekli onay işlemleri KEÖS'e aktarılır. Buradan Talimat Aktarma Yetkilisi aracılığıyla Talimat Aktarma Yetkilisine sunulan ödemeler gerçekleştirilir. Ayrıca Vergi dairelerinin red ve iade işlemleri de buradan gerçekleştirilir. Ödeme yapıldıktan sonra yapılan ödemelere ilişkin nakitler hazine hesabına mal edilir. Ertesi gün gönderme emri kapatma işlemi süreç tamamlanır. 14 BANKA HESABI TAHSİLAT Birimin Kamu Haznedarlığından 01.01.2014 - Tahsilat Hesap doğan görev ve sorumluluklarını Ekstresinin Muhasebe Birimine yerine getirerek tahsil işlemlerini Gelmesiyle Başlar gerçekleştirmek. Muhasebe kayıtlarının tahsilatın hazineye maledilmesiyl e 1 1 YASEMİN ÖZCAN Muhasebe biriminin muhabir banka nezdinde açılmış hesabına aktarılan gelir ve emanet niteliğindeki tutarların alınan ekstre ile muhasebe kayıtlarına aktarılması işlemidir. Ekstrede görülen tutarlar ilgilileri adına muhasebe işlem fişi ile muhasebeleştirme ilgili hesaplara aktarılır. Tahsilatlar hazine müsteşarlığı hesabına mal edilir. Buna ilişkin muhasebe kayıtları da eş zamanlı olarak muhasebeleştirilir.
15 EMANET NİTELİKLİ HESAP Emanet Nitelikli Hesaplarda ilgili sürelere uyularak hak sahiplerine zamanında ödeme yapılması 01.01.2014 - İlgili tutarın emanet nitelikli hesaba alınmasıyla başlar Emanetteki tutarın hak sahibi ya da ilgili kuruma ödenmesiyle 15 15 GÜLAY KARAKAYA MEHMET SOYSAL CEMİL ÇETİN Emanet olarak nakden veya mahsuben tahsil edilen tutarlar Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği, Emanet Yabancı Kaynaklar, Ödenecek Vergi ve Yükümlülükler ve Özel Tahakkuklar Hesaplarının Ayrıntı Kodları ve Zamanaşımı Süreleri konulu genelge ve ilgili mevzuatında öngörülen sürelere göre hak sahiplerine veya ilgili kurumlara aktarılır.yapı Denetim Hizmetlerine ait emanetlerde Hakediş belgeleri kontrol edilerek ödemeler gerçekleştirilir. 16 TAŞINIR Taşınır Mal hesabının en doğru bir şekilde tutularak yönetim dönemi hesabını vermek. 01.01.2014-1 Nolu Taşınır İşlem Fişi Düzenlenmesiyle başlar Taşınır Yönetim Hesabı cetvelinin düzenlenmesi yle sona erer 1 1 GÜLAY KARAKAYA Harcama birimine giriş kaydıyla (Satın alma, devir alma, Bağış alma, Sayım fazlası, iade, vb) hesaplara alınan taşınırlar ile çıkış kaydıyla (Tüketim, Bağış verme, satış, devretme, kayıttan düşme vb) hesaplardan düşülen taşınırların işlemleri Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine göre gerçekleştirilir. Yapılan her işlem bir belgeye dayanılarak yapılır. Taşınır işlem fişi düzenlenerek taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından imzalanır. Harcama birimine çıkış kaydıyla (Tüketim, Bağış verme, satış, devretme, kayıttan düşme vb) hesaplardan düşülen taşınırların işlemleri Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine göre gerçekleştirilir. Yapılan her işlem bir belgeye dayanılarak yapılır. Taşınır işlem fişi düzenlenerek taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından imzalanır. 17 BİRİMİN HARCAMA VE İHALE Birimin ihtiyaçlarının en kısa sürede gerçekleşmesini. 01.01.2014 - İhtiyacın belirlenmesi ile başlar Gerçekleştim e görevlisi, harcama yetkilisi ve en son muhasebe yetkilisinin imzalayarak ödemenin yapılması ile 10 10 GÜLAY KARAKAYA Birimin faaliyetini sürdürmek için personel ve sosyal güvenlik ödemeleri ile mal ve hizmet alımlarını gerçekleştirmek üzere yürütülen işlemler, yapılan ihaleler vb işlemlere dayanarak yapılması gereken harcamalar, bu harcamalara ilişkin kanıtlayıcı belgelerin hazırlanması ve imzalanarak gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisinin imzasına sunularak ödeme işlemlerinin yapılması işlemlerini kapsar.
18 MAAŞ Harcama birimlerinin maaşlarının zamanında tahakkuk ettirilerek sürsinde ilgili bankaya aktarılmasını 01.01.2014 - Harcama Birimlerince Maaş Değişikliklerine ilişkin bilgilerin Muhasebe Birimine iletilmeye başlanması - Harcama Birimlerince Ödeme Emri Belgesinin İmzalattırılara k Muhasebe Müdürlüğüne teslim edilmesi 9 9 GÜLAY KARAKAYA MEHMET SOYSAL Harcama Birimlerine ait Say2000i Personel Modülündeki personel maaş bilgileri harcama biriminden gelen resmi yazıya bağlı bilgiler doğrultusunda güncellenir. Güncelleme yapıldıktan sonra maaş hesaplama, bordro oluşturma ve ödeme emri belgesi oluşturma işlemleri yapılır. İşlemler tamamlandıktan sonra harcama birimli görevlileri KBS sisteminden mevzuatında sayılan belgelerin dökümünü alarak yetkililere imzalatır ve muhasebe birimine teslim eder. Muhasebe biriminde gerekli kontroller yapıldıktan sonra belge kabul ve onay işlemi yapılır. Nakit talebi gerçekleştirilir. Süreç tamamlanır. 19 KİŞİLERDEN ALACAKLAR Kamu zararı ya da yersiz ödeme olarak bildirilen tutarların ivedi bir şekilde kişilerden alacaklar hesabına alınması. 01.01.2014 - Kamu zararı ya da yersiz ödeme yazısının Muhasebe Birimine gelmesiyle başlar. Tahsilat işleminin yapılması ve kişi borcu dosyasının kapanması ile 1 1 CEMİL ÇETİN Genel Bütçeye dahil idarelerce Kontrol, denetim veya inceleme, Sayıştayca kesin hükme bağlama, Adli, idari veya askeri yargılama sonucunda tespit edilen kamu zararları ile kurum personeline yapılan fazla veya yersiz ödemeler kişi borcu dosyası açılmak üzere Muhasebe Müdürlüğüne yazı ile bildirilir. Say2000i sisteminde kişi borcu dosyası açılır. Borçlunun ödeme iradesi Muhasebe Müdürlüğüne ulaştığı anda vezneden ya da maaştan mahsuben tahsilat işlemi gerçekleştirilir.