DOĞRUDAN FAALİYET DESTEĞİ PROGRAMI PROJE UYGULAMA EĞİTİMLERİ

DOĞRUDAN FAALİYET DESTEĞİ PROGRAMI PROJE UYGULAMA EĞİTİMLERİ

PROJE UYGULAMA EĞİTİMLERİ 2 İÇERİK Eğitim temel olarak; Sözleşme yönetimini, Projelerin izleme çerçevesini, Proje yönetimi, uygulama usul ve esaslarını, Satın alma kurallarını, kapsamaktadır.

3 DOKÜMANLAR Eğitimde ve proje uygulaması esnasında kullanılacak temel dokümanlar: Sözleşme ve ekleri Proje Uygulama Rehberi (PUR) ve ekleri Satın Alma Rehberi ve ekleri (internet sayfasında) Görünürlük Rehberi (internet sayfasında)

4 SÖZLEŞMELERİN YÖNETİMİ Sözleşme Değişiklikleri Uygun Maliyetler ve Muhasebe Yükümlülükleri Raporlama Yükümlülükleri ve Proje Dokümantasyon Ödeme Prosedürleri

Sözleşme Değişiklikleri 5 Sözleşmede değişiklik yapılması mümkündür ama projenin başlangıçtaki haliyle uygulanılması esastır. Sözleşme, iki farklı yolla değiştirilebilir: Küçük Değişikliklerde Bildirim Mektubu Büyük Değişikliklerde Zeyilname

Sözleşme Değişiklikleri 6 Sözleşme Ek II-Genel Koşullar Madde 9 - Sözleşme Değişiklikleri Sözleşme değişiklikleri için uyulması gereken ilkeler a) Değişiklik gerekçelerini açıklama b) Eşit muamele ilkesi c) Proje amacını değiştirmeme d) Sözleşme süresi içerisinde olma e) Geriye dönük olamama f) Mali destek miktarını artırmama şeklindedir.

Sözleşme Değişiklikleri 7 Küçük Değişiklikler için Bildirim Mektubu Hangi Hallerde Bildirim Mektubu Sunulabilir? 1. Projenin temel amacını etkilemeyen, 2. Faaliyetlerde bütçe ile ilgisi olmayan küçük değişiklikler, 3. Değişikliğin mali etkisinin aynı bütçe başlığı altındaki kalemler arasındaki transferle sınırlı olduğu değişiklikler, 4. Ana bütçe başlıkları arasındaki transferlerin, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki (ya da zeyilname ile düzenlenmiş halindeki) uygun maliyetlerinin yüzde 15 i veya altında olduğu değişiklikler (bu yöntem, idari maliyetler ile ilgili kalemlerde değişiklik yapmak için kullanılmaz),

Sözleşme Değişiklikleri 8 Hangi Hallerde Bildirim Mektubu Sunulabilir? 5. Proje koordinatörü ile uzman veya eğiticilerin değişikliği, 6. Banka hesabı değişikliği, 7. Adres ve iletişim bilgileri değişikliği, 8. Belirli bir bütçe kalemine ayrılan miktarı değiştirmeyen ekipman sayısı ve birim fiyat değişiklikleri, 9. Ekipman modelinin yeni teknolojiler paralelinde değiştirilmesi (aynı amaca hizmet etmek koşuluyla),

Sözleşme Değişiklikleri 9 Küçük Değişiklikler için Bildirim Mektubu Sözleşme kapsamındaki küçük değişiklikleri Ajansın ön onayı olmadan uygulayabilirsiniz. Ancak bu değişiklikleri takip eden 10 gün içinde, PUR- Ek 1 i kullanarak hazırlamış olduğunuz bildirim mektubunu Ajansa iletmelisiniz. Bildirim mektubunda yapılan değişiklik ve gerekçesi ayrıntılı bir şekilde belirtilmelidir.

Sözleşme Değişiklikleri 10 Küçük Değişiklikler için Bildirim Mektubu!!! Ajans, bildirim mektubunun kurallara uygunluğunu denetler.!!! Eğer değişiklikler projenin mali istikrarını ve hesap verebilirliğini veya proje amacını tehdit ediyorsa, bu değişiklikler onaylanmayabilir.!!! Ajans, bu durumda bildirim mektubunun Ajans kayıtlarına girdiği tarihten itibaren on beş gün içinde yararlanıcıya yazılı bir bildirim gönderir.

Sözleşme Değişiklikleri 11 Sözleşme Değişiklikleri için Zeyilname Ajansın ön onayı gereken temel değişikliklerdir. Geriye dönük gerçekleşen faaliyetleri kapsayamaz. Sözleşmedeki temel değişiklikler, zeyilnamenin Ajans ve yararlanıcı tarafından imzalanmasından önce uygulanamaz.

Sözleşme Değişiklikleri 12 Zeyilname hazırlanmasını gerektiren durumlar: Mali desteğin verilmesine ilişkin kararın sorgulanmasına neden olmayacak ya da başvuru sahiplerine eşit muamele ilkesine aykırı düşmeyecek şekilde: 1. Faaliyetlerdeki önemli değişiklikler, 2. Ana bütçe başlıkları arasında, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki (ya da zeyilname ile düzenlenen) uygun maliyetlerinin yüzde 15 ini aşan değişiklikler,

Sözleşme Değişiklikleri 13 Sözleşme Değişiklikleri için Zeyilname 3. Bütçeye yeni bir kaleminin eklenmesi ya da mevcut kalemin çıkarılması, 4. Yararlanıcının isim ya da hukuki statüsünün değişmesi, 5. Proje ortaklarının ve/veya iştirakçilerinin çekilmesi ya da eklenmesi, 6. Sözleşme süresinin uzatılması, 7. Mücbir hallerde Zeyilname hazırlanabilir.

Sözleşme Değişiklikleri 14 Sözleşme Değişiklikleri için Zeyilname Projenizden sorumlu izleme uzmanı, zeyilname taleplerinin uygunluğu hakkında destek sağlayacaktır. Projenizde, zeyilname gerektirecek büyüklükte değişiklikler yapmamanız önerilir. Zeyilname süreci uzun ve karmaşık olabileceğinden dolayı sadece çok gerekli olduğunda zeyilname yapmanız önerilir.

15 UYGUN MALİYETLER Projenize sağlanan mali destek, maliyet esasına göre verilmiştir. Sözleşme Ek III (bütçe), projenin uygun maliyet tahminini yansıtmaktadır. Uygun olmayan harcamalar, beklediğinizden daha düşük bir ödemeye neden olabilir ve bazı durumlarda, almış olduğunuz ön ödemelerin bir kısmının iadesine yol açabilir. Ajansın toplam uygun maliyetinizin kayda bağlanmış mali destek oranından (%) daha fazlasını ödemeyeceğini unutmayınız. (bkz. Özel Koşullar Madde 3.2) Diğer bir deyişle, eğer toplam proje harcamanız başlangıçta belirlenenden daha düşük seviyede olursa, projenize tahsis edilen mali destek aynı oranda düşecektir.

Uygun Maliyetler 16 Sözleşme Ek II Madde 14.1, maliyetlerin uygunluğu için genel ilkeleri tanımlar. Bu koşullar aşağıdaki gibidir: Maliyetler proje bütçesine dahil edilmiş olmalıdır. (Sözleşme Ek III) Maliyetler projeyi yürütmek için gerekli olmalıdır. Ajansa yapacağınız ödeme taleplerine konu olan faaliyetler, Sözleşme Ek I de kesin olarak tanımlanmış olmalıdır. Destekleyici belgelerle desteklenmesi gereklidir. Yararlanıcı veya ortakları tarafından gerçekleştirilmesi gereklidir.

Uygun Maliyetler 17 Ayrıca aşağıdaki hususlara dikkat etmeniz gerekir: Faaliyet tanımında yer almayan ya da zeyilname/bildirim yoluyla onaylanan faaliyet değişiklikleri dışında kalan faaliyetler için yapılan tüm harcamalar uygun olmayan maliyettir. Proje faaliyetleri ile açıkça ilişkili olmayan ya da raporlanan faaliyetlerin dışında yapılan tüm harcamalar uygun olmayan maliyettir. Maliyetler, proje uygulama döneminde gerçekleşmiş olmalıdır.

Uygun Olmayan Maliyetler 18 Bu destek programı kapsamında uygun olmayan bazı maliyetler aşağıdaki gibidir: 1. Yararlanıcının ve proje kapsamında görev alan kişilerin kusur ve ihmalleri sebebiyle doğacak olan ceza, zam, faiz ve sair giderler, 2. Borçlar; zarar veya borç karşılıkları, 3. Faiz borcu, 4. Hali hazırda başka bir kapsamda finanse edilen kalemler, 5. Arazi veya bina alımları, 6. İkinci el ekipman alımları, 7. Kur farkından doğan zararlar,

Uygun Olmayan Maliyetler 19 8. Projenin uygulanmasına katılan kamu görevlilerinin maaşları, 9. Proje başlangıcından önce yapılan hazırlık çalışmalarının ve diğer faaliyetlerin maliyetleri, 10. Yararlanıcı ya da ortakları dışındakiler tarafından gerçekleştirilen maliyetler, 11. Salt sözleşmeye, teminatlara ve Ajans ile yararlanıcı arasındaki mali ödemelere ilişkin her türlü vergi, resim, harç ve sair giderler, 12. Gayrimenkul kira maliyetleri.

Muhasebe Yükümlülükleri 20 Çift girişli defter sistemi kullanılmalı Harcamalar kolaylıkla tanımlanabilir ve doğrulanabilir olmalı, proje için ayrı hesaplar kullanılmalı Mali rapor, yararlanıcının ve ortaklarının muhasebe ve defter tutma sistemleri, muhasebe kayıtları ile uyumlu olmalı Alınan mali destek iki yolla muhasebeleştirilebilir: 1. Alınan mali destek, gelir olarak kaydedilebilir. Tüm kamu kuruluşları bu metodu kullanmalıdır, 2. Özkaynak yönteminde ise alınan mali destek özel fon olarak kaydedilebilir. Ancak, bu durumda, satın alınan demirbaşın mali destek oranına tekabül eden kısmı amortismana tabi tutulmaz.

21 Raporlama Yükümlülükleri 1. Nihai teknik ve mali rapor; 2. Proje Sonrası Değerlendirme Raporu

Raporlama Yükümlülükleri 22 RAPOR SUNAN SUNULAN MAKAM DÖNEM İÇERİK Nihai Rapor (Teknik ve Mali) Yararlanıcı İDRB Sözleşmede belirtilen tarihten sonra olmamak üzere, proje uygulamasının tamamlanmasından itibaren on iş günü içinde, son ödeme talebi ve rapor dönemine ait harcama belgeleri ile birlikte Son ödemeye ve projenin sonlandırılmasına esas oluşturacak şekilde projenin tamamlanma sürecine ait mali ve teknik bilgiler Proje Sonrası Değerlendirme Raporu Yararlanıcı İDRB Proje kapanışından üç ay sonra veya herhangi bir zamanda Ajansın talebi üzerine Projenin sonuçlarının başarısı, etkilerinin sürdürülebilirliği, hedeflerin gerçekleştirilme düzeyinin proje tamamlandıktan sonra yararlanıcı tarafından değerlendirilmesi, izlenimler, sorunlar ve öneriler

23 ÖDEME PROSEDÜRLERİ Ödeme prosedürleri sözleşmenin Özel Koşullarının dördüncü maddesinde düzenlenmiştir.

Ödeme Prosedürleri 24 Ön Ödeme Nihai Ödeme DFD % 70 % 30 % 100

Ödeme Prosedürleri 25 Ödeme DİKA Yararlanıcı Oran Ön (a) 49.000 (b) 21.000 %70 Nihai (c) 21.000 (d) 9.000 %30 Toplam 70.000 30.000 %100 Örneğin; Proje Bütçesi 100.000 TL, Destek Oranı: %70 Ön Ödeme: (a) kadar ödeme avans olarak yatırılır. Nihai Ödeme: (a),(b),(c) ve (d) tutarındaki harcama yapıldıktan sonra Nihai Rapor verilir, (c) kadar ödeme inceleme sonucunda ödenir.

Ödemelerle İlgili Genel Esaslar 26 1. Ödemeler, ön ödeme hariç, hakediş esasına göre yapılır. 2. Ödeme talepleri sözleşmeye bağlanmış faaliyet takvimine göre yapılır. 3. Ödeme yararlanıcının ödeme talebine istinaden yapılır. 4. Ödeme talebinde bulunulması ajansın ödeme yapacağı anlamına gelmez. 5. Ödemelerin hak edilebilmesi için harcamaların usulüne uygun olması gereklidir. 6. Projeye ilişkin tüm ödemeler proje hesabından bir başka hesaba transfer şeklinde yapılır. 7. Proje personeli, tedarikçi, hizmet sağlayıcı, taşeron gibi projeye dahil olan taraflar dışında başka hiç kimseye proje hesabından transfer yapılamaz.

ÖN ÖDEME 27 Sözleşme imzasından sonraki 7 gün içinde yapılacak ilk izleme ziyareti sonrasında, Risk değerlendirmesine göre DFD için desteğin %70 i Avans şeklinde, Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarından Teminat Mektupları alındıktan sonra, Mükellef yararlanıcıların proje uygun maliyeti üzerinden sözleşmenin iki nüshası için damga vergisi tahakkukuna ait belgenin Ajansa sunulması sonrasında, Proje hesabına, yatırılır.

NİHAİ ÖDEME 28 Sözleşmede belirlenen dönemde,(faaliyetlerin tamamlanması sonrasında, proje bitiş tarihi beklenmeksizin nihai rapor sunularak talep edilebilir.) Sunulan Nihai Raporun incelenmesi sonucunda yapılır. Nihai ödemenin yapılabilmesi için ödemelerin yapılmış olması ve malın/hizmetin teslim alınmış olması veya yapım işinin tamamlanmış olması ön koşuldur.

29 UYARILAR!!! Nihai mali raporların değerlendirilmesi sırasında, Ajans projenin uygun maliyetlerini belirler. Uygun olmayan harcamalar, beklediğinizden daha düşük bir ödemeye neden olabilir ve bazı durumlarda, almış olduğunuz ön ödemelerin bir kısmının iadesine yol açabilir. Ajans toplam uygun maliyetlerin kayda bağlanmış mali destek oranından daha fazlasını ödemez. Eğer toplam proje harcamanız başlangıçta belirlenenden daha düşük seviyede olursa, projenize tahsis edilen mali destek aynı oranda düşecektir.

30 ÖNEMLİ HATIRLATMALAR Önemli satın alma faaliyetlerinin faturalarını kestirmeden önce ajansa inceletmeniz de yarar vardır. Ajans tarafından talep edildiğinde bütün dokümanları hazır bulundurmalısınız. Denetçilerce kontrol edilmek üzere bütün dokümanları proje bitiminden sonra beş yıl boyunca arşivlemelisiniz.

31