AMAÇ: Bu prosedürün amacı; DHBTS.OIC/SMIIC1 Helal Sertifikasyon belgelendirmesini sağlayan kuruluşlar için şartlar standardı kapsamında, DHB ye Helal Sertifikasyon belgesi almak üzere başvuruların alınması, denetimlerin gerçekleştirilmesi ve belge almaya hak kazanan kuruluşların belgelerinin düzenlenmesi ve teslim edilmesi aşamalarında uygulanacak yöntemlerin belirlenmesidir. SORUMLULUK ve YETKİLER: Bu talimatın oluşturulmasından DHB Genel Merkezi Kalite Departmanı, uygulanmasından DHB Genel Merkezi ve bağlı bulunan tüm şube ve temsilcilikler sorumludur. Bu Talimatname, Dünya Helal Birliği Helal Sertifikasyon Yönetmeliği ve OIC SMIIC/DHB TSOIC/SMICC, OIC SMIIC Standartlarına dayanılarak hazırlanmıştır. TERMİNOLOJİ ve KISALTMALAR: DHB: Dünya Helal Birliği Derneği kısaltmasıdır. Belgelendirme Komitesi: DHB Başkanı tarafından atanan komitedir. Belgelendirme ile ilgili tüm kararları almaya yetkilidir. Üretim Ve Hizmet Ürün ve Hizmet Belgelendirme Müdürü: DHB Başkanı tarafından Belgelendirme faaliyetleri ile ilgili olarak, kuruluşların Helal Sertifikasyon ini, ilgili standarda göre inceleyip değerlendirmek ve belgelendirmenin yayınlanması için raporunu DHB Başkanına sunar. Denetim Ekibi: Belgelendirme faaliyetleri ile ilgili olarak, kuruluşların Helal Sertifikasyon DHB TS.OIC/SMIIC 1 ilgili standarda göre inceleyip değerlendirmek üzere atanmış, DHB denetim görevlileri arasından seçilen, DHB çalışma esaslarına uygun olarak görev yapan ve geçici olarak teşkil edilen ekiptir. Denetim ekibindeki görevlilerin sayısı, kurulusun büyüklüğüne, ürün, proses çeşitliliğine ve ilgili standarda göre değişebilir. Gerekli görülen durumlarda, sektör ile ilgili bir teknik uzman, bir din görevlisi denetim ekibi içinde yer alabilir. EKLER: Yok DEĞİŞİKLİKLER: Yok KAPSAM: UYGULAMA 1.1 Belgelendirme Başvurusu 1.1.1 Genel 1.1.1.1DHB, belgelendirme hizmetlerini, personel durumu uygun olduğu takdirde, Türkiye ve tüm dünya ülkelerinde gerçekleştirir. 1.1.2 Başvuruların Alınması 1.1.2.1 Belgelendirme için başvurular, Belgelendirme Basvuru Formu ile şahsen veya elektronik ortamda (faks, email veya DHB web sitesi üzerinden) alınır. Belgelendirme için başvuran kurulusun, farklı tüzel kişiliğe sahip tesisleri için yaptığı başvurularda, ayrı ayrı Belgelendirme Başvuru Formu doldurulması sağlanır. DHB tarafından, başvuru sırasında istenen bilgiler aşağıda verilmiştir: a) İstenen belgelendirme kapsamı, belge talep edilen ürün ve ticari markası b) Başvuran kurulusun adı, fiziksel yerleşiminin adresi, yasal yetkili kişi vergi dairesi vergi numarası, belge talep edilen kapsam ve işlemlerindeki önemli durumlarını içeren genel nitelikleri ve ilgili yasal yükümlülükler, c) Başvuran kurulusun, başvurulan belgelendirme alanıyla ilgili olarak faaliyetleri, insan ve teknik kaynakları, fonksiyonları ve varsa daha büyük bir şirketteki ilişkisi gibi hususlar hakkında genel bilgi, d) Kurulusun kullandığı, şartlara uygunluğu etkileyecek tüm dış kaynaklarla ilgili bilgi 1.1.3 Başvuruların Gözden Geçirilmesi PR1 1 / 5
1.1.3.1Ürün ve Hizmet Ürün ve Hizmet Belgelendirme Müdürü, ilgili kurulusun başvurusunu, aşağıdakileri sağlamak üzere gözden geçirir ve uygunsa onaylar: a) Başvuran kuruluş ve Helal Sertifikasyon sistemi hakkındaki bilgilerin, denetimin gerçekleştirilmesi için yeterli olması, b) DHB ile başvuran kuruluş arasında bulunan anlayış farklarının çözümlenmesi, c) DHB nin belgelendirme hizmeti verebilmesi için yeterlilik ve kabiliyete sahip olması, d) İstenen belgelendirme kapsamı, başvuran kurulusun faaliyet mahalli ve sayısı, denetimlerin yapılması için gerekli olan zaman ve belgelendirme faaliyetlerini etkileyen diğer hususlar göz önünde bulundurulmalıdır. (Dil, Güvenlik Şartları, tarafsızlığa olan tehditler gibi), e) Denetimleri üstlenme kararları için gerekçelendirme kayıtlarının tutulması. 1.1.3.2 Bu gözden geçirme sırasında, eğer kurulusun Helal Sertifikasyon için gerkli koşulları sağlamıyorsa dosya eksiklikler belirtilerek Dosyanın firmaya iadesi sağlanır. 1.1.3.3 Bu aşamada, yapılan gözden geçirme ve onay sonucunda, Belgelendirilecek Firma denetime uygunsa Belgelendirme Talebi için Başvuru Numarası verilir ve sözleşme hazırlanma aşamasına geçilir. 1.1.4 Sözleşme Yapılması 1.1.5.1 Belgelendirme başvurusunun kesinleştirilmesinden sonra, Ürün ve Hizmet Belgelendirme Müdürü tarafından, 2 nüsha olarak Helal Sertifikasyon Belgelendirme Sözleşme Formuhazırlanır. 1.1.5.2 Hazırlanan İmzalı Sözleşme Formu, başvuru yapan kuruluşa gönderilir. Firma yetkilisi, Ticaret Odası tarafından imza yetkisi kabul edilmiş ya da Müşterinin mülkiyet hakkını elinde bulunduran bir şahıs tarafından imzalanıp gönderilmek üzere kuruluşa iletilir. 1.1.5.3 Sözleşme Formu, kuruluş yetkilisi Ticaret Odası tarafından imza yetkisi kabul edilmiş ya da Müşterinin mülkiyet hakkını elinde bulunduran bir şahıs tarafından imzalanıp geri gönderildikten sonra, bir nüshası da kurulusun dosyasında konulmak için saklanır. 1.1.6 Kapsam Değişikliği Başvurusu 1.1.6.1 DHB, verilmiş olan belgelendirmenin kapsamının genişletilmesi için yapılan başvurunun cevaplandırılmasında, genişletmenin yapılıp yapılamayacağını belirlemek için bir çalışma yapar ve bunun için gerekli olan denetim faaliyetlerine karar verir. 1.1.6.2 Kapsam genişletme için verilen teklifi kabul eden kuruluşta, kapsam genişletme denetimi planlanır ve gerçekleştirilir. 1.1.6.3 Kapsam genişletme, uygun durumlarda, gözetim denetimi ile birlikte gerçekleştirilebilir. 1.1.6.4 Talep kapsam daraltma ise denetim gerçekleştirilmeden yeni belge düzenlenir. 1.1.7 Adres Değişikliği Başvurusu 1.1.7.1 Kuruluşların adres değişikliği başvurusu olması durumunda, teklifi kabul eden kuruluş, bir üretim kurulusu ise, sunulan hizmet için ilgili adreste hizmet üzerinde etkisi olan bir faaliyet gerçekleştiriliyorsa veya referans standardın adres değişikliğinden etkilenebilecek tüm maddeleriyle ilgili adres değişikliği denetimi planlanır. 1.2 Denetimlerin Planlanması 1.2.1 Denetimlerin planlanması, yapılarak Denetlenecek firmaya ve Denetimi gerçekleştirecek Baş denetçiye ulaştırılır. Denetim Planlaması yapıldıktan sonra denetimin gerçekleştirilmesi için Denetçi görevlendirme yapılarak Baş Denetçiye ulaştırılır ve Baş Denetçi Atama formunu imzaladıktan sonra denetim planlaması sona erer ve denetim aşamasına geçilir. 1.3 Denetimlerin Gerçekleştirilmesi 1.3.1 Denetimlerin gerçekleştirilmesi ve raporlanması, Helal Sertifikasyon Yönetmeliği ve OIC SMIIC/DHB, OIC/SMIIC Standardlarına uygun olarak kontrol listesine göre denetim yapılarak yürütülür. 1.4. Değerlendirme 1.4.1 Belgelendirme, Helal Sertifikasyon Yönetmeliği ve OIC SMIIC/DHB, OIC/SMIIC Standardlarına uygun olarak kontrol listesine göre değerlendirme yapılır. 1.4.2 Yapılan denetim sonucunda tespit edilen uygunsuzluklar Firmaya bildirilir. Firma uygunsuzlukları kapatmadığı taktirde firma kuruluşumuz tarafından yaptırım uygulanır ve askıya alınır. PR1 2 / 5
1.4.3 Yapılan denetim sonucunda tespit edilen uygunsuzluklar Firmaya Bildirilir ve firma uygunsuzluklarını tamamlayarak Ürün Ve Hizmet Ürün ve Hizmet Belgelendirme Müdürüne ulaştırır ve Uygunsuzlular kapatılınca Belgelendirmenin düzenlenmesi için DHB başkanına rapor iletilir. 1.5 Belgenin Düzenlenmesi 1.5.1 Belgelendirme Komitesinin belge verilmesine ilişkin olumlu kararı sonrası ve Ürün ve Hizmet Ürün ve Hizmet Belgelendirme Müdürü tarafından, belgelerin düzenlenmesi amacıyla DHB Başkanına iletilir ve belge düzenlenerek yayınlanır. 1.5.2 Belgenin düzenlenme süresi, normal şartlarda, ortalama (1) bir haftadır. 1.5.3 Düzenlenen belgede, aşağıda belirtilen bilgiler yer alır: 1) DHB nin ünvanı ve tam adresi, 2) Kuruluş adı, 3) Merkez ve/veya belgelendirilen tesisin tam adres(ler)i, 4) Belge yayın tarihi, geçerlilik süresi ve belgelendirme periyodu, 5) Belge numarası, 6) Belgelendirme kapsamı (Kapsam Ürün, veya hizmet kategorileri) 7) Helal Sertifikasyon sisteminin belgelendirildiği sistem standart(lar)ı ve/veya diger standart özelliğindeki dokümanlar. 1.5.4 Çoklu üretim kuruluşların belgelerinde, gereken durumlarda belgelendirmesi uygun görülmüş bütün sahaların adresleri, üzerinde veya belge ekinde belirtilebilir. 1.5.6 Düzenlenen belgeler, yetkilendirilen diğer personel(ler) tarafından imzalanır, DHB de kalmak üzere bir fotokopisi alınır ve ilgili kurulusun dosyasına takılır. 1.5.7 Belgelerde, ilk Yayın Tarihi olarak, belgelendirme karar tarihi yazılır. Belgenin unvan, kapsam ve adres değişikliği sebebiyle yeniden yayınlanması gereken durumlarda, Yayın Tarihi parantez içerisinde, yeni Yayın Tarihinin yanına yazılır. 1.5.8 Kurulusun belgesi, düzenlenen faturanın kuruluş tarafından ödenmesini takiben, kargo aracılığı ile gönderilir veya imza karşılığı elden teslim edilir. Bu aşamada, DHB imza yetkilisi tarafından imzalanan sözleşme de ilgili kuruluşa gönderilir. 1.5.9 Belge düzenlenen kuruluşlar, Ürün ve Hizmet Belgelendirme Müdürü tarafından Belgeli Kuruluşlar Listesine kaydedilir. 1.6 Belgenin Kullanılması 1.6.1 DHB Helal Sertifikasyon Belgeleri, gözetim denetimlerinin olumlu sonuçlanması sartı ile (1) bir yıl süre ile geçerlidir. 1.6.2 Belgelerin, kullanımına ilişkin kurallar, DHB ve kuruluş arasında karşılıklı olarak imzalanan Belgelendirme Sözleşmesinde ve Belgelendirme Talimatnamesinde belirtilmiştir. Kuruluş, yapılan sözleşme ile bu sözleşmede belirtilen kurallara uyacağını taahhüt etmektedir. Kuruluşlar, Helal Sertifikasyon belgelerini sadece sözleşmede ve Belgelendirme Talimatnamesinde belirtilen kurallar çerçevesinde kullanabilirler. 1.6.3 DHB, belgenin düzenlenmesinden sonra, belgenin kullanımı konusunda, kuruluşları izlemeye alır. Belirlenen zamanlarda haberli/habersiz ara denetimler yapılır. Bu kapsamda basın, yayın ve medya izlenir. Ayrıca müşterilerden gelen şikâyetler ve belirlenen kurallara aykırı bir durum tespit edildiğinde, ilgili kuruluştan düzeltici faaliyet talep edilir. Belirlenen süre içerisinde düzeltici faaliyetin gerçekleştirilmemesi durumunda DHB, aşağıda belirtilen faaliyetleri gerçekleştirir: Belge derhal askıya alınır. Akreditasyon kurulusu bilgilendirilir, Belgenin geri çekildiği kamuoyuna duyurulur, 1.8 Belgenin Askıya Alınması 1.8.1. Belgelendirme, aşağıdaki şartların oluşması durumunda, (6) altı ayı asmamak kaydı ile askıya alınır: Müşterinin belgelendirilmiş Helal Sertifikasyon sisteminin, sürekli ya da ciddi olarak, yönetim sistemi etkinliği şartlarını da içeren belgelendirme şartlarını karşılayamaması, Belgelendirilmiş müşterinin gözetim veya yeniden belgelendirme denetimlerinin gerekli sıklıkta yapılmasına izin vermemesi, Belgelendirilmiş müşterinin gönüllü olarak geçici askıya alma talebinde bulunması, Gerçekleştirilen denetimler sonucunda majör uygunsuzluklar bulunması, Denetimlerde tespit edilen minör uygunsuzlukların, belirlenmiş sürelerde PR1 3 / 5
giderilmemesi, Belgelendirme kurallarına uyulmaması, Denetim ücretlerinin ödenmemesi. 1.8.2 Belgenin askıya alınması kararı, Belgelendirme Komitesi ve Ürün ve Hizmet Belgelendirme Müdürü tarafından alınır. Belgenin askıya alındığı, ilgili kuruluşa yazılı olarak bildirilir. DHB gerekli gördüğünde, askıya alma süresini, Ürün ve Hizmet Belgelendirme Müdürü kararıyla bir defa daha ve en çok (3) üç ay uzatabilir. 1.8.3 Askıya almada, müşterinin Helal Sertifikasyon belgesi geçici olarak geçersizdir. DHB, müşterilerinin, askıya alma durumunda belgelendirmesinin tanıtımını/reklâmını yapmaması, yapılan Belgelendirme Sözleşmesi ile güvence altına alınmıştır. Müşterinin buna uymadığının tespit edildiği durumlarda, yazılı bir uyarı yapılır ve gerekirse yasal tedbirler alınır. DHB, askıya almanın web de veya basın organlarında yayımlanması dâhil olmak üzere uygun saydığı diğer bütün tedbirleri alabilir. 1.8.4 Müşterinin, belgelendirme kapsamının bir kısmı için sürekli ya da ciddi olarak belgelendirme şartlarını yerine getirmemesi durumunda, DHB, müşterinin belgelendirme kapsamını, şartları karşılanmayan kısmı dışarıda tutacak şekilde daraltabilir. Böyle bir daraltmada, belgelendirme için kullanılan standardın şartlarıyla uyum dikkate alınır. 1.8.5 DHB tarafından verilen süre içerisinde, askıya almaya sebep olan sorunların çözümlenememesi durumunda, belgelendirme geri çekilir veya uygun kapsam daraltma yapılır. 1.9 Belgenin Askı Halinin Kaldırılması 1.9.1 Belgesi askıya alınan kuruluşlar, askıya alma gerekçelerinin ortadan kaldırıldığını yazılı olarak DHB ye bildirmeleri durumunda, askıya alma işlemi kaldırılır. 1.9.2 Askıya alma gerekçesinin ortadan kaldırıldığının teyidi amacı ile DHB tarafından kuruluşta bir denetim gerçekleştirilir. 1.9.3 Askı halinin kaldırılması için gerçekleştirilen denetimin kapsamı ve süresi, belgeyi askıya alma gerekçesine bağlı olarak belirlenir. 1.9.4 Denetim sonunda, uygunluğu doğrulanan kurulusun belgesinin askı hali kaldırılır. Askıya alınma gerekçeleri ortadan kaldırılmadığı durumda, belgenin iptali yoluna gidilir. 1.9.5 Belgenin askı halinin kaldırılması kuruluşa yazılı olarak bildirilir. 1.10 Belgenin Geri Çekilmesi 1.10.1 Belge aşağıdaki durumlarda geri çekilir: Kurulusun talebi, Kurulusun iflası veya belge kapsamındaki faaliyetine son vermesi, Kuruluşa ait tüzel kişiliğin değişmesi, Kurulusun askıya alma şartlarını kabul etmemesi, Kurulusun askıya alma gerekçelerini ortadan kaldırmaması, Kurulusun, askı süresi sonunda takip denetimi yapılabilmesi için teyit vermemesi, Askı halinin kaldırılması için gerçekleştirilen takip denetimlerinde, belirlenen uygunsuzlukların öngörülen sürelerde kapatılmaması, Kurulusun belgeyi, belge kapsamında belirtilen ürün veya hizmetten farklı alanlarda, yanıltıcı ve haksız kullanması, Kurulusun belgede belirtilen tesis adresinde bulunamaması, Kurulusun belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapması sonucu, Kurulusun, gözetim denetimini kabul etmemesi sonucu, 1.10.2 Kurulusun belgesi askıya alındıktan sonra (6) altı ay içerisinde takip denetimi için başvurusu olmamışsa Ürün ve Hizmet Belgelendirme Müdürü kararı ile ek süre verilebilir veya belgesi geri çekilebilir. 1.10.3 Belgenin geri çekilmesi durumunda kurulusun aşağıda belirtilen ve Belgelendirme Sözleşmesinde yer alan yükümlülüklerini yerine getirmesi gereklidir: DHB belge ve logosunun kullanımının durdurulması, İptal edilen belge kapsamındaki her tür haktan vazgeçilmesi, Ödenmemiş belge veya denetim ücretlerinin ödenmesi. 1.10.4 Belgenin geri çekilmesini takiben bir ay içerisinde kurulusun, logoyu her tür yazışma ve tanıtım materyalinden çıkarması gerekmektedir. Aksi takdirde DHB ; İlgili akreditasyon kurulusu ile diğer belgelendirme kuruluşlarına duyurur, PR1 4 / 5
Kurulusun belgeyi, sözleşme kurallarını ihlal etmek suretiyle illegal olarak kullandığını, çeşitli yayın organlarında duyurur, Bu yüzden oluşacak maddi ve manevi zararların giderilmesi için yasal yollara başvurur. 1.10.5 Ayrıca kurulusun belge yenileme talebinde bulunmaması, belge kapsamındaki ürün üretimi/hizmet sunumunun durdurulması veya kurulusun kapanması durumunda belge geri çekilerek, kamuoyuna duyurulur. PR1 5 / 5