İŞ GELİŞTİRME PROSEDÜRÜ

Transkript

1 1 AMAÇ Bu prosedürün amacı ICS tarafından yürütülen pazarlama, iş geliştirme, teklif ve sözleşme yönetimi faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi için uygun ve tutarlı bir yöntem oluşturmaktır. 2 KAPSAM Bu prosedür pazarlamadan başlayıp denetimin planlanmasına kadar yürütülen faaliyetleri kapsar. 3 SORUMLULUKLAR - Pazarlama ve iş geliştirme ile ilgili hedef ve stratejilerin oluşturulmasından Genel Müdür sorumludur. - Telefon ve faks ile gelen taleplerin iş geliştirmeye iletilmesinden sekretarya sorumludur. - Gelen taleplerin değerlendirilmesi, tekliflendirilmesi ve teklif/teklif onaylarının takibinden İş Geliştirme Müdürü sorumludur. İş Geliştirme Müdürü talep değerlendirme aşamasında gerektiği hallerde nin başvurduğu faaliyet kapsamında atanmış uzmandan (denetçi/teknik uzman) görüş alır. 4 TANIMLAR Denetim Süresi: Tüm denetim türleri için denetim faaliyetinin yürütülmesi için gereken, denetçi günlerinde ölçülen zamandır. Denetçi Adam/Gün: Denetçi adam/gün süresi 8 saattir ve ulaşım için harcanan zamanı ve ilgili ülke mevzuatında geçen öğle yemeği süresini içerebilir yada içermeyebilir. Çalışan Sayısı: Belgelendirme kapsamındaki her bir vardiyada çalışan tüm tam zamanlı personeli içerir. Sürekli olmayan (yarı zamanlı, mevsimsel, taşeron) personel eğer denetim sırasında bulunuyorsa bu sayıya eklenmelidir. 5 UYGULAMA 5.1 Talebin Alınması ve Değerlendirme Genel - İş geliştirme, fuar, reklam, tanıtım ve müşteri referansı ile müşteri talepleri firmamıza ulaşmaktadır. Bu talepler , faks, telefon, web yada yüzyüze görüşme şeklinde gerçekleşebilmektedir. Tüm Talepler Firma Bilgi Formu ile kayıt altına alınmaktadır. Talebin alınması sırasında firma bilgilerinin ve faaliyet konularının teyidi için aşağıdaki evraklar da müşteriden talep edilir. _ Ticaret Sicil Gazetesi _ Faaliyet Belgesi _ Çalışan sayısını doğrulayıcı belgeler (Son ayın SGK bildirgesi + taşeron sözleşmeleri vb.). Çalışan sayısı tespit edilirken tüm çalışanlar (taşeron, mevsimsel isçiler dahil) hesaba katılır. - Talepte bulunan müşterinin farklı tüzel kişiliğe sahip tesisleri varsa ve bu tesisler için belgelendirme hizmet talebi bulunuyorsa bu tesis/ler için ayrıca yukarıdaki gibi başvuru yapması gerekmektedir. - Gelen talepler iş geliştirme müdürü tarafından incelenir. Belgelendirmesi talep edilen kapsam ile ilgili, detaylı ve kesin bir kapsam tanımının yapılmış olup olmadığı doğrulanır ve hariç tutmaların belirlenmesi sağlanmalıdır. Kapsam tanımı yanlış anlamaya izin vermeyecek şekilde kesin olmalıdır. Kapsam tanımında; Faaliyetin tanımı (tasarım geliştirme, üretim, hizmet, satış, satış sonrası servis) ve ürünlerle/hizmetlerle ilgili detaylar yer almalıdır. Bu inceleme ile ICS in gelen hizmet talebini Sayfa 1 / 8

2 gerçekleştirme becerisine sahip olup olmadığı ve hizmet talebinde bulunan nin talebi ile ilgili hazırlıklarının yeterli olup olmadığı teyit edilir. Bu inceleme sırasında aşağıdaki hususlar dikkate alınır ve sonuçlar Talep Değerlendirme ve Denetim Süresi Hesaplama Formuna kaydedilir: _ Belgelendirme standardı ve yetki kapsamı _ Başvuru sahibi faaliyet alanı _ Yer ve zaman Denetim Dili _ Potansiyel bir tehdittin olup olmadığı _ Yönetim sistem hazırlıklarının denetim için yeterli olup olmadığı - Talebin gözden geçirmesi sonrası uygun bulunması durumunda Madde 5.2 ye uygun olarak işlemler yürütülür, uygun bulunmazsa teklif verilmez ve başvuru sahibi bu hususta bilgilendirilir. Teklif verilemeyen bu başvurular Teklif Sunulamayan Hizmet Talepleri klasörüne konulur Transfer Belgelendirme Talepleri - Transfer Belgelendirme talepleri ICS e ulaştığında İş Geliştirme Müdürü Firma Bilgi Formuna ek olarak Sertifika Transfer Bilgi Formunun da müşteri tarafından doldurulmasını ister. Bu formda belirtilen dokümanlar ve evraklar da istenir. - Transfer talebi İş Geliştirme Müdürü tarafından incelenir (gerektiğinde Operasyon Müdürü ile beraber) ve transfer öncesi gözden geçirme, değerlendirme ile ilgili sonuçlar Talep Değerlendirme ve Denetim Süresi Hesaplama Formuna kaydedilir. - Transfer belgelendirme öncesi yapılan değerlendirmede aşağıda belirtilen konular incelenir: Transferi talep edilen belge faaliyet kapsamı ICS akreditasyon yetki kapsamında mı? Transfer sebebi? Transferi talep edilen belge, uluslararası kabul edilen (IAF-MLA) bir akreditasyon kurumundan akredite bir belgelendirme kuruluşu tarafından düzenlenmiş, geçerli bir belge mi? Askıda, iptal durumda olan yada belge durumunun doğrulanamadığı belgeler için uygulanamaz. Transferi talep edilen belgeyi düzenleyen Belgelendirme firması faaliyetlerine devam ediyor mu ve belgelendirme firması akreditasyon yetki kapsamı uygun mu? Belgeyi düzenleyen belgelendirme firmasının akreditasyon süresi geçmişse, akreditasyonu askıya alınmış yada iptal edilmişse veya ticari faaliyeti durmuşsa transfer uygulanamaz. Önceki denetim ve uygunsuzluk raporları (varsa kapatılan uygunsuzlukların belgelendirme firması tarafından doğrulama kayıtları) müşteri tarafından sunulabiliyor mu? Önceki denetim raporları sunulamıyor ise transfer uygulanmaz. Son denetim tarihi süresi 12 ayı (365 günü) geçmiş mi? Gözetim denetim tarihi geçmiş ise transfer uygulanmaz. Alınan şikâyetler ve şikâyetler ile ilgili yürütülen faaliyetler Yasal merciler ile herhangi bir anlaşmazlığın olup olmadığı - Talebin gözden geçirmesi sonrası uygun bulunmazsa teklif verilmez yada yeni belgelendirme başvurusu gibi ele alınır ve başvuru sahibi bu hususta bilgilendirilir. - Transfer başvurusu uygun bulunursa müşteriye Madde 5.2 ye uygun olarak teklif sunulur. Sayfa 2 / 8

3 5.1.3 Ön Denetim Talepleri - den ön denetim talebi gelmiş ise gelen talep değerlendirildikten sonra uygun bulunması durumunda Madde 5.2 ye uygun olarak ayrıca ön denetim teklifi gönderilir. Talebin uygun bulunmaması durumunda teklif verilmez ve başvuru sahibi bu hususta bilgilendirilir Belgeli Firmalardan Gelen Değişiklik Talepleri - Belgelendirilmiş müşteriler yönetim sistemlerindeki önemli değişiklikleri en geç 15 gün içersinde ICS e Sertifika Değişiklik Talep Formu ile bildirmeleri gerekir. Bu husus ile ilgili teklif aşamasında müşteriye Genel Hizmet Şartları ile detaylı bilgi verilmektedir. - den gelen değişiklik talebi ve müşterinin revize ticari evrakları ve uygulamalar İş Geliştirme Müdürü tarafından (gerektiğinde Operasyon Müdürü ile birlikte) incelenir ve değişiklik denetimi yapılıp yapılmayacağına karar verilir. - Aşağıdaki değişikliklerde saha incelemesi gereklidir. Bunlar: Adres değişikliği Kapsam genişletme veya daraltma (Kapsam Genişletme Denetimi den gelen talep üzerine gözetim denetimi ile birleştirilebilir). Firmanın başka şahıslara yada şirkete devri Kilit personel değişikliği (Karar alma, yönetim, teknik kadro) Yönetim sistemi ve proseslerdeki büyük değişiklikler - Aşağıdaki değişiklikler bir sonraki denetimde doğrulanabilir. ticari unvan veya statü değişikliği (Kilit personel değişikliği olmadığı durumda) - Değişiklik ile ilgili denetim kararına varılırsa, Madde 5.2 ye uygun olarak değişiklik denetim teklifi gönderilir. - Kapsam genişletme taleplerinde yetki kapsam uygunluğu, aynı belgelendirme talebinde olduğu gibi İş Geliştirme Müdürü tarafından değerlendirilir ve sonuçlar Talep Değerlendirme ve Denetim Süresi Hesaplama Formuna kaydedilir. Talebin gözden geçirmesi sonrası uygun bulunması durumunda Madde 5.2 ye uygun olarak işlemler yürütülür, uygun bulunmazsa teklif verilmez ve başvuru sahibi müşteri bu hususta bilgilendirilir Yeniden Belgelendirme Talepleri - Yeniden belgelendirme denetimine girilebilecek son denetim tarihinden en az 2 ay önce müşteriler ile irtibata geçilir. ler telefon, yada faks yolu ile yeniden belgelendirme denetimi konusunda bilgilendirilir. - yeniden belgelendirme talebinde bulunmaz ise belge geçerlilik süresi sonunda geçerliliğini kaybeder. Yeniden belgelendirme talebinde bulunur ise; müşteri bilgileri güncellemesi Firma Bilgi Formu ile yapılır. Gelen talepler Madde e uygun olarak gözden geçirilir. - Yeniden belgelendirmede 1. aşama denetimi uygulanmaz. 2. Aşama denetimi gibi süreç işlemektedir. Ancak yeniden belgelendirme öncesi müşteri yönetim sistemi, yasal mevzuat ve/veya yönetim sistemini etkileyebilecek değişiklikler incelenir ve varsa değişiklikler 1.aşama denetim gerçekleştirilebilir. - Talebin gözden geçirmesi sonrası uygun bulunması durumunda Madde 5.2 ye uygun olarak işlemler yürütülür, uygun bulunmazsa teklif verilmez ve başvuru sahibi bu hususta bilgilendirilir. Sayfa 3 / 8

4 - Belge geçerlilik tarihinden sonraki bir tarihte Yeniden Belgelendirme talep edilirse bu denetim yeniden belgelendirme değil ilk belgelendirme olarak ele alınır. 5.2 Tekliflendirme ve Başvuru Denetim Sürelerinin Belirlenmesi - Gelen talebin uygun bulunması durumunda Firma Bilgi Formunda belirtilen bilgilere göre (EA/NACE sınıfı Risk Grubu/Kategorisi, Çalışan Sayısı gibi) İş Geliştirme Müdürü tarafından Denetim Süreleri belirlenir. Belgelendirme denetimleri için denetim sürelerinin belirlenmesinde aşağıda bulunan Tablo 1 kullanılır. Tablo 1: ISO 9001:2008 Belgelendirme Denetimi için Denetim Süresi Hesaplama Tablosu Çalışan Sayısı Aşama 1 ve 2 için toplam minimum adam gün sayısı Çalışan Sayısı Aşama 1 ve 2 için toplam minimum adam gün sayısı 1-5 1, > nin çalışan sayısına göre Tablo 1 e uygun olarak belirlenen adam/gün sayısında nin kompleksite durumuna göre arttırma (Çok karmaşık yada çok fazla ayrı prosesin olması, çevirmen ihtiyacı olduğu durumlarda, Önemli bir prosesin farklı bir yerde bulunması gibi) yada azaltma (Karmaşık olmayan basit prosesler, Düşük riskli proses ve ürünler, Hariç tutulan maddeler (Tasarım ve geliştirme, kalibrasyon v.s.), Birçok çalışanın aynı işi yapması gibi) söz konusu olabilir. Denetim süreleri belirtilen normal sürenin %30 undan fazla azaltılamaz. - ISO 9001 belgelendirme denetimlerinde 1.aşama denetim süresi; TURKAK R40.05 rehberi EK-A da verilen risk faktörü sınıflandırma tablosuna göre müşteri faaliyet kapsamı yüksek ve/veya en yüksek risk gruplarında ise müşteri sahasında, orta ve/veya düşük risk gruplarında ise müşteri saha ziyaretine gerek olmaksızın masa başında yapılabileceği hususundan hareketle ihtiyaç duyulabilecek zaman dikkate alınarak belirlenmelidir. Belgelendirme 1.aşama denetim süresi, toplam belgelendirme denetim süresinin %30 undan fazla olmamalıdır aylık periyotlarda gerçekleştirilecek olan gözetim denetim süreleri belgelendirme denetim süresinin 1/3 ünden az olmamalıdır. Bu denetim süreleri tespit edilirken ara dönemde müşteride meydana gelen değişiklikler dikkate alınmalıdır. Daha kısa periyotlarda (6 ay, 9 ay) gözetim denetim süresi belirlenirse bu süreler yine yıllık orana dikkat edilerek hesaplanmalıdır. Sayfa 4 / 8

5 - Yeniden belgelendirme teklifleri verilirken müşteride meydana gelen değişiklikler dikkate alınır. Yeniden belgelendirme denetim süresi için öngörülen sürenin ilk belgelendirme süresinin 2/3 ünden az olmaması beklenir. Bu sürenin belirlenmesinde firmanın geçmiş denetimlerdeki sistem performansı dikkate alınmaktadır. - Çoklu alan denetimleri için P.01 Belgelendirme Prosedürü Md uygulanır. - Belirlenen süreler Talep Değerlendirme ve Denetim Süresi Hesaplama Formuna Denetim Hesaplanan gün sayıları olarak kaydedilir Hizmet Bedelleri ve Tekliflendirme Başvuru Ücreti: Başvuru dosyasının değerlendirilmesi amacıyla alınan ücrettir. Başvuru ücreti 100 USD dir. Denetim Ücreti: maddesinde belirtilen Denetim Süreleri ile aşağıda belirtilen birim adam/gün ücreti çarpılarak belirlenir. Adam/Gün Ücreti; müşteriye sunulan sistem belgelendirme hizmetlerinde 1 denetçinin 1 günlük hizmet ücretidir. Adam/gün ücreti 150 USD dir. Hesaplanan adam/gün süresi 150 USD ile çarpılır. Denetim Ücreti= Denetim Adam/Gün Sayısı x 150 USD Yıllık Sertifika Kullanım Ücreti: tarafından sertifika kullanımı karşılığı her yıl için alınan ücrettir. Yıllık sertifika kullanım ücreti 200 USD dir. Aynı müşteri birden fazla yönetim sisteminde belgelendirildiğinde ikinci sertifikanın kullanım ücreti olarak birim ücretin yarısı tahakkuk ettirilir. Ek Ücretler: Ulaşım, konaklama, iaşe giderleri ile ek sertifika talebi, ek bayrak talebi gibi durumlarda talep edilen ücretlerdir. Basılan sertifikanın aynısından veya farklı dillerde talep edilen her sertifika için 50 USD, ek masa bayrağı için 10 USD, ek gönder bayrağı için 20 USD ücret talep edilir. ICS, KDV siz olarak her bir ücret kaleminden (+) (-) 50 USD ilave veya indirim hakkına sahiptir. - Denetim türlerine göre aşağıdaki ücret kalemleri toplanarak teklif oluşturulmaktadır. ÜCRETLENDİRME ŞEKLİ DENETİM TÜRÜ Başvuru Ücreti Denetim Ücreti Yıllık sertifika kullanım ücreti Ek Ücretler Ön Denetim X X Belgelendirme X X X X Yeniden Belgelendirme X X X Transfer Belgelendirme X X X X Gözetim X X X Takip Denetimi X/2 X Değişiklik Denetimleri X Sertifika Bedeli X Kısa Süreli Denetimler X X - İş geliştirme tarafından teklif oluşturulur. Belgelendirme teklifleri 3 yıllık dönem için verilir. Bu teklifler kapsamında belgelendirme ve periyodik gözetim denetimleri yer alır. Tüm teklifler ile beraber Genel Hizmet Şartları dokümanı da müşteriye iletilir. Genel Hizmet Şartları ayrıca ICS web sitesinde yayınlanarak müşterilerin erişimine açık hale getirilmiştir. Genel Hizmet Şartları teklifin ayrılmaz bir parçasıdır ve Teklif onayı ile sözleşmeye dönüşen talep ile müşteri ICS Genel Hizmet Şartlarını da kabul etmiş olur. Sayfa 5 / 8

6 - Belgelendirme 1.Aşama denetimi sonucunda müşterinin niteliklerinde değişiklikler olduğu tespit edilirse 2.Aşama denetimi için gerekecek denetim süresi değişebilir. Böyle bir durumda denetim sürelerinin artması yada azalması söz konusu olabileceğinden teklif revize edilebilir., ilk verilen tekliften farklı bir ücret ödemek durumunda kalabilir. nin zor durumda bırakılmaması ve anlaşmazlıkların önlenmesi maksadıyla Teklif Formunda bu durumu ifade eden bir madde bulunmaktadır. - Teklif revizyonları Rev:0 ile başlar ve devam eder. - Teklif numaralandırması (Ref. no) aşağıdaki gibi yapılmaktadır. YY-SSSS (YY: yılın son iki hanesi, SSSS: sıra no 0001 ile başlar) Örneğin: (2015 yılı 53. sistem teklifi) - Tekliflerin durumu ve bilgileri Teklif Takip Listesi ile takip edilmektedir. - den teklif teyitleri her zaman yazılı olarak alınır. yasal imza sahibi teklifleri onaylamalı ve firma kaşesini vurmalıdır. - Teklif teyidinin alınması ile talep sözleşmeye dönüşür. Teklif ve Genel Hizmet Şartlarının kabulü ICS e yapılan resmi başvurudur. - İş Geliştirme Müdürü sözleşmeye dönüşen talep için iş emir numarası atar. Bu iş emirleri İş Takip Listesi ile takip edilir ve Operasyona iletilir. - İş Emir Numarası aşağıdaki şekilde verilmektedir: YY-SSSS / Tür (YY: Yılın son iki hanesi, SSSS: Sıra numarası, Tür: [B1: 1. aşama, B2: 2. aşama, ÖD: Ön Denetim, G1: 1. Gözetim, G2: 2. gözetim, YB1: 1. Yeniden belgelendirme, TB: Transfer Belgelendirme, DD: Değişiklik-kapsam genişletme, adres vs.]) Örneğin: /B yılı 53. işin 2. aşaması için iş emri numarası. - Takip denetimlerinde hangi denetim türü ile ilgili takip denetimi yapılması gerekli ise ilgili denetim türünün yukarıda belirtilen kısaltması iş emir numarasında kullanılır. - Başvurunun alınması ile dosya Operasyon bölümü ile mali işlemlerin takip edilmesi maksadıyla Muhasebe bölümüne iletilir. Bundan sonraki denetim ve belgelendirme faaliyetleri Belgelendirme Prosedürüne göre yürütülür. - MÜŞTERİ sözleşmenin imzalandığı tarihten itibaren 6 ay içinde 1. aşama denetimi kabul etmezse başvurusu / sözleşmesi iptal edilir. Başvurunun iptali firmanın talebi ile de yapılabilir. - öneri, talep, şikâyet ve memnuniyetleri Şikayet ve İtiraz Prosedürüne göre yürütülür. 6 İLGİLİ DOKÜMANLAR VE KAYITLAR P.09 Şikayet ve İtiraz Prosedürü F.03 Teklif Formu D.01 Genel Hizmet Şartları F.02 Firma Bilgi Formu F.11 Sertifika Değişiklik Talep Formu F.26 Talep Değerlendirme ve Denetim Süresi Hesaplama Formu F.47 Sertifika Transfer Bilgi Formu F.54 Teklif Takip Listesi F.55 İş Takip Listesi Sayfa 6 / 8

7 EK I İş Geliştirme Proses Akısı Üst Yönetim, Piyasa ve Araştırması Üst Yönetim, Tanıtım ve Pazarlama , Web, Ziyaret Talebi , Web, Ziyaret, Telefon, Faks Uygun değil Talebin Değerlendirilmesi Talep Değerlendirme ve Denetim Süresi Hesaplama Formu ye bilgi ve dosya kapama Uygun Tekliflendirme Teklif, Genel Hizmet Şartları, Teklif Takip Listesi, Firma Evrakları Uygun değil Teklifin incelenmesi Teklif revizyonu, Uygun Teklif Teyidi ve Başvuru Teklif, Genel Hizmet Şartları İş Emri Numarasının Verilmesi İş Takip Listesi Operasyon Md. Başvurunun Operasyona İletilmesi Teklif, Genel Hizmet Şartları Yönetim Sistemindeki Değişiklikler Firma Bilgi Formu, Sertifika Değişiklik Talep Formu Denetim Gerekli Operasyon Md. Talebin Değerlendirilmesi Sertifika Değişiklik Talep Formu Belgelendirme Ekibi Belgelendirme Süreci Denetim Gerekli Değil Belgelendirme Prosedürü Sayfa 7 / 8

8 Transfer Belgelendirme Başvuruları, Transfer Belgelendirme Başvurusu Firma Bilgi Formu, Sertifika Transfer Bilgi Formu Şartlar yok ise Talebin Değerlendirilmesi Talep Değerlendirme ve Denetim Süresi Hesaplama Sıfır Başvuru Olarak Ele Alınması İş Emri Numarasının Verilmesi Transfer şartları var İş Takip Listesi Operasyon Müdürü, Başvurunun Operasyona İletilmesi Belgelendirme Ekibi Belgelendirme Süreci Belgelendirme Prosedürü Yeniden Belgelendirme Süreci 3 yıllık Belge Süresi Dolacak lerle İrtibata Geçilmesi Firma Bilgi Formu Yeniden Belgelendirme Tekliflendirmesi Talebin İncelenmesi Uygun Değil Teklif Revizyonu Uygun Teklif Teyidi ve Başvuru Sayfa 8 / 8