Çalışma Kitapları Oluşturmak OFFICE EXCEL 2007 TEMEL EĞĐTĐMĐ Var olan verilerinizin hiçbiriyle ilişkili olmayan verileri toplamak ve depolamak istediğinizde, yeni bir çalışma kitabı oluşturmanız gerekir. Excel 2007 de varsayılan yeni çalışma kitabının üç çalışma sayfası vardır, ancak dilerseniz yeni çalışma sayfaları ekleyebilir ya da var olanları silebilirsiniz. Yeni bir çalışma kitabı oluşturmak basit bir işlemdir: Microsoft Office Düğmesini tıklayın, Yeniyi tıklayın, sonra da oluşturmak istediğiniz çalışma kitabı türünü belirleyin. Excel 2007 yi başlattığınızda, program boş bir yeni çalışma kitabı açar; çalışma sayfasının hücrelerine veri girmeye başlayabilir ya da var olan bir çalışma kitabını açabilirsiniz. Sonraki alıştırmalarda, Damla Kurye adlı hayali bir kargo şirketi için oluşturulmuş örnek çalışma kitaplarını kullanacaksınız. Đstediğiniz değişikliği yaptıktan sonra, çalışmanızı kaybetmemek için çalışma kitabını kaydetmeniz gerekir. Bir dosyayı kaydettiğinizde, dosyanın önceki kopyasının üzerine kaydetmiş olursunuz. Eğer değişlikleri kaydedip aynı zamanda da dosyanın önceki kopyasını saklamak istiyorsanız, yeni bir dosya adı belirlemek için Farklı Kaydet komutunu kullanabilirsiniz. Çalışma Kitaplarını Değiştirmek Belirli bir çalışma sayfasını görüntülemek için sekme çubuğu (hücrelerin en alt kısmında) üzerinde çalışma sayfasının sekmesini tıklayın. Yeni bir çalışma sayfası oluşturmak için, sekme çubuğunun sağ ucundaki Çalışma Sayfası Ekle düğmesini tıklayın. Bir çalışma sayfası oluşturduğunuzda, Excel 2007 buna Sayfa4, Sayfa5, Sayfa6 gibi genel bir ad verir. Çalışma sayfasında hangi tür veri depolayacağınıza karar verdikten sonra, çalışma sayfasının varsayılan adının yerine daha açıklayıcı bir ad vermelisiniz. Birden fazla çalışma kitabıyla çalışmanın diğer yolu, başka bir çalışma kitabından bir çalışma sayfasını geçerli kitaba kopyalamaktadır. Örneğin çalışanların listesinin olduğu başka bir çalışma kitabındaki çalışma sayfalarını geçerli çalışma kitabına kopyalayabilirsiniz. Bunun için, kopyalamak istediğiniz sayfanın sekmesini farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Taşı Veya Kopyala iletişim kutusunu görüntülemek için, açılan kısayol menüsünden Taşı Veya Kopyala komutunu tıklayın. 1
Verileri Girmek ve Değiştirmek Bir çalışma kitabı oluşturduktan sonra verileri girmeye başlayabilirsiniz. Veri girmenin en basit yolu, bir hücreyi tıklamak ve bir değer yazmaktır. Bu yöntem birkaç parça veri girerken işe yarar ancak uzun değer serileri girerken en iyi çözüm olmayabilir. Formül Oluşturmak Verilerinizi bir çalışma sayfasına ekledikten ve veri başvurularını basitleştirmek için aralıkları tanımladıktan sonra bir formül (verilerle hesaplamalar yapan bir ifade) oluşturabilirsiniz. Bir Excel 2007 formülünü yazmaya eşittir işaretiyle başlarsınız. Excel 2007 eşittir işaretini gördüğünde, ardından gelen ifadenin metin değil, bir hesaplama olduğunu bilir. Eşittirden sonra formülü yazarsınız. Örneğin, C2 ve C3 hücrelerindeki sayıların toplamını =C2+C3 formülüyle bulabilirsiniz. Bir hücreye girdiğiniz formülü gözden geçirmek için hücreyi tıklayabilir, sonra da formül çubuğundaki formülü düzenleyebilirsiniz. Örneğin, az önceki formülü, C2 ve C3 hücre içeriğinin farkını hesaplayan =C3-C2 şeklinde değiştirebilirsiniz. Bir hesaplamada 15 ya da 20 hücre için hücre başvurusu yazmak yorucu bir iştir ama Excel 2007, karmaşık hesaplamaları kolaylaştırır. Yeni bir hesaplama oluşturmak için, Formüller sekmesini tıklayın, sonra da Đşlev Kitaplığı grubundaki Đşlev Ekle yi tıklayın. Đçinden seçim yapabileceğiniz işlevler (önceden tanımlanmış formüller) listesi içeren Đşlev Ekle iletişim kutusu görüntülenir. Đşlev ekle butonunu kullanmadan kısa yoldan bazı işlemleri yapmak da mümkündür. Bunun için, Giriş menüsünde sağ üst köşede yer alan sigma işaretine tıklamak suretiyle toplamak, ortalama almak ve en büyük/küçük değerleri hesaplatmak mümkün olur. 2
Bazı durumlarda daha karmaşık formüller oluşturmak da mümkün olabilmektedir. Örneğin, hem toplama işleminin hem de çarpma/bölme işleminin bir arada olduğu durumlarda matematiksel bir hataya düşmemek gerekecektir. Bunun için, eşittir işaret konduktan sonra parantez işaretleri yardımıyla formülü oluşturmak gerekecektir. Örnek vermek gerekirse bir birinden farklı 3 sütunda yer alan rakamların yüzde 20 sini alarak bu yüzdeleri toplamak istediğimizde formülümüz şu şekilde olmalıdır =(B2*0,20)+(C2*0,20)+(D2*0,20). Dolayısıyla excelde ilk olarak çarpma ve bölme işlemlerini parantez içerisine almak önemlidir. Formülleri tekrar tekrar yazmak yerine dizinin ilk örneğini kopyalayıp yapıştırabilirsiniz. Ancak bunu Otomatik Doldur yöntemini kullanarak yapmak daha kolaydır. Otomatik Doldur kullanarak, program tarafına tanınan bir dizinin ilk öğesini girdikten sonra hücrenin sağ alt köşesindeki doldurma tutamacını tutup, seriler verinizi alacak kadar genişleyene dek sürüklersiniz. Benzer bir araç olan Serileri Doldur, bir seriye iki değer girmenize ve seriyi çalışma sayfası içinde genişletmek için doldurma tutamacını kullanmanıza olanak verir. Örneğin, 2 den başlayan ve ikişer ikişer artan bir seri oluşturmak isterseniz, ilk hücreye 2, ikincisine 4 yazıp her iki hücreyi seçer, sonra da doldurma tutamacını kullanarak seriyi dilediğiniz son değere kadar genişletebilirsiniz. Hücreleri Biçimlendirmek Hücrenin biçimini değiştirmek için kullanacağınız araçların çoğu Giriş sekmesinde bulunabilir. Stili uygulamak istediğiniz hücreleri seçtikten sonra uygun düğmeyi tıklayarak düğmenin temsil ettiği biçimlendirmeyi uygulayabilirsiniz. Kalın görünmelerini sağlayarak veri etiketlerini farklılaştırmak istiyorsanız, Kalın düğmesini tıklayın. Bir hücrenin içeriğini önceden kalınsa, bu hücreyi seçip Kalın düğmesini tıkladığınızda biçimlendirme kalkar. Giriş sekmesinde Yazı Tipi grubundaki Yazı Tipi rengi denetimi gibi seçenekler sunan öğelerin sağ kenarında bir aşağı ok vardır. Aşağı oku tıklamak, o denetim için erişilebilir olan seçeneklerin listesini (sisteminizdeki mevcut yazı tipleri ya da bir hücreye atayabileceğiniz renkler gibi) görüntüler. 3
Bir hücreyi diğer hücrelerden farklı göstermenin başka bir yolu, hücrenin etrafına kenarlık eklemektir. Bir ya da daha fazla hücrenin etrafına kenarlık eklemek için, hücreleri seçtikten sonra sağ tuş yapıp HÜCRELERĐ BĐÇĐMLENDĐR seçeneğine tıklayınız. Açılan pencereden kenarlık sekmesini tıklayınız. Solda bölümden kenarlık stilini seçip sağ bölümden ÇERÇEVE ve ĐÇ yazılı butonlar yardımıyla kenarlığınızı oluşturabilirsiniz. Hücreleri Biçimlendir seçeneğinde yer alan bir başka unsur ise Sayı sekmesidir. Sayı sekmesi, eğer excele rakam girmişsek girilen rakamın neyi ifade ettiğini tanımlamamızı sağlar. Örneğin girdiğimiz rakamlar bir para birimini ifade ediyorsa sol kısımdan para birimi seçeneğini seçip sağ kısımdan hangi ülkenin para birimi olduğunu ve ondalık basamak sayısını belirleyebiliriz. 4
Hücreleri Biçimlendir başlığı altındaki bir başka özellik ise Dolgu özelliğidir. Dolgu, hücrelerin içini renklendirme amacıyla kullanılmaktadır. Veri Listelerini Sıralamak Excel 2007 işle ilgili verilerinizi girmenizi ve çalışma sayfasına kaydettiğiniz verileri yönetmenizi kolaylaştırsa da verilerin yöneltmek istediğiniz her soruya yanıt bulması az rastlanan bir durumdur. Örneğin, teslimat hizmetlerinizin hangisinin en yüksek kâr getirdiğini, hangisinin en maliyetli olduğunu, vb. öğrenmek isteyebilirsiniz. Verilerinizi sıralayarak bu bilgilere ulaşabilirsiniz. Bir çalışma sayfasındaki verileri sıralamak, belirli bir sütundaki hücrelerin içeriğine bağlı olarak çalışma sayfası satırlarını yeniden düzenlemek anlamına gelir. Bu özellik için tüm verimizi seçtikten sonra Giriş başlığı altındaki Sıralama ve Filtre Uygula başlığını tıklayın. Açılan alt başlıktan Özel Sıralama yı seçiniz. Açılan pencereden Sıralama ölçütünü, hangi sütunu sıralamak istiyorsak o başlığı seçiyoruz. Düzen ise büyükten küçüğe veya tersi şekilde seçilebilecektir. Eğer satır başlığı da seçilmişse verilerimde üstbilgi var seçeneği tıklanmış olması gerekecektir. 5
Büyükten Küçüğe Sırala yı tıklamak, Excel 2007 nin her hangi bir sütundaki en yüksek değere sahip satırı çalışma sayfasının en üstüne yerleştirmesini ve en düşük değere doğru ilerlemesini sağlar. Hücre Birleştirme Birkaç hücrenin birleştirilip tek bir hücreye dönüştürülmesi isteniyorsa, birleştirilmesi istenen hücreler seçilip Giriş menüsü altındaki Birleştir ve ortala seçeneği kullanılır. 6
Metni Kaydırma/Sığdırma Eğer hücrelerimize yazdığımız yazılar çok uzunsa, bu yazıları tek bir hücre içine sığrıp daha okunaklı ve düzgün olmasını sağlamamız gerekecektir. Örneğin yukarıdaki tablodaki satış elemanı yazısı için bu durumu düşündüğümüzde, ilk yapmamız gereken sığdırma yapacağımız hücreleri seçip, Giriş menüsü altında yer alan Metni kaydır seçeneğine tıklamak Grafik Oluşturmak Grafik oluşturmak için, görsel olarak özetlemek istediğiniz veriyi seçin, sonra da Ekle sekmesindeki Grafik grubunda oluşturmak istediğiniz grafik türünü tıklayın. Excel 2007, var olan grafik alt türlerini görüntüler. Đstediğiniz grafik alt türünü tıkladığınızda, Excel 2007 çalışma kitabınızın temasında tanımlanmış varsayılan düzeni ve renk şemasını kullanarak grafik oluşturur. 7
Grafiğin boyutunu denetleyebildiğiniz gibi konumunu da denetleyebilirsiniz. Çalışma sayfası içinde grafiği hareket ettirmek için, grafiği istediğiniz konuma sürükleyin. Başka bir çalışma sayfasına taşımak isterseniz, grafiği tıklayın, sağ tuş yapıp grafiği taşı seçeneğine tıklayın. Açılan pencereden isteğe göre yeni bir sayfayı kaplayacak şekilde de grafik oluşturulabilir. Ayrıca grafiğin üzerine çift tıklamak suretiyle üst barda açılan pencereden grafiğin renklerini de değiştirebilirsiniz. KAYNAK: Frye, C.D. 2008. Adım Adım Microsoft, Office Excel 2007, Arkadaş Yayınevi. 8