EXCEL DOKÜMAN ALTTADIR DOKUMANIN SONUNDA SADECE FORMÜLLERLE İLGİLİ ÖRNEK SORULAR VARDIR. DERSTE YAPILAN ÖRNEKLERE http://obis.bayar.edu.tr/notlar/excelornekcalismalar/ ADRESİNDEN ULAŞABİLİRSİNİZ. BURADAKİ ÖRNEKLERİ İNCELEMEKTE FAYDA VAR.
SAKARYA ÜNİVERSİTESİ BİLGİSAYAR VE BİLİŞİM BİLİMLERİ FAKÜLTESİ ORTAK DERSLER KOORDİNATÖRLÜĞÜ Temel Bilgi Teknolojisi Kullanımı 11.HAFTA Ms Excel ( Giriş, Hücreler ve Çalışma Sayfaları) Öğr.Gör.Dr. Halil İbrahim CEBECİ Bu ders içeriğinin basım, yayım ve satış hakları Sakarya Üniversitesi ne aittir. Bu ders içeriğinin bütün hakları saklıdır. İlgili kuruluştan izin almadan ders içeriğinin tümü ya da bölümleri mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kayıt veya başka şekillerde çoğaltılamaz, basılamaz ve dağıtılamaz. Her hakkı saklıdır 2011 Sakarya Üniversitesi
Modül 4: Hesap Tabloları (MS EXCEL 2010) 4.1. Hesap Tablolarına Giriş 4.1.1. Hesap tablosu tanımı, kullanım amacı ve yerleri Hesap tabloları; rakamlar veya ifadelerden oluşan veri setlerinin düzenlenmesi, veriler arası ilişkilerinin belirlenmesi ve sunulması, formüller veya mantıksal ifadeler yardımıyla yorumlanması ve elde edilen sonuçların tablo, liste ve grafik gibi görseller yardımıyla sunulmasını sağlayan araçlardır. Piyasada Corel Quattro Pro., Lotus 1 2 3, Gnumeric, Numbers, KSpread ve Open Office paketine dahil olan Calc., isimli birçok hesap tablosu yazılımı kullanıcılara sunulmakla birlikte, en yaygın olarak kullanılan yazılım MS OFFICE paketine dahil olarak sunulan EXCEL programıdır. Hesap tabloları kullanımı ile birlikte birçok pratik fayda sağlanabilir. Hesap tabloları, karmaşık aritmetik problemleri hızlı ve efektif bir şekilde çözümleyerek anlamlı çözümler üretmektedir. Eklenen her kayıtla birlikte hesaplamaları tekrar gerçekleştirerek, çözümleme adımları hakkında kullanıcılara bilgi sunar. Ayrıca mantıksal sınamalar ile birlikte, yeni veri serisi girişi ile oluşturduğunuz formun nasıl değişebileceği de izlenebilir. Örneğin, sınıfa katılan yeni bir öğrenci ile, sınıf boy ve kilo ortalamalarının nasıl değişebileceği anında gözlemlenebilir. Ayrıca aritmetik yaklaşımlar ile üretilen sonuçların, grafikler, tablolar, listeler ve çizelgeler yardımıyla görselleştirilmesi, daha kolay anlaşılabilir ve yorumlanabilir olmasını sağlayabilir. Son olarak anlamlı yorumlar yapabilmek, daha etkin aramalar gerçekleştirebilmek amacıyla verileri sınıflandırabilir, filtreleyebilir ve birbirleri arasında ilişkilendirerek farklı yeni yorumlar üretilebilir. Hesap tabloları kullanımı ile elde edilen birçok fayda, öğretim hayatında öğrenciler için önemli kolaylıklar sağlayabilir. Pratikte hemen hemen her bilgisayarda bulunan elektronik hesap tabloları yardımıyla, öğrenciler öğretim hayatı boyunca aşağıda sayılan birçok farklı işlevi gerçekleştirebilirler. Problemler için çözüm modellerinin kurulabilmesi için gerekli olan değişkenlerin, kısıtların ve çözümleme adımlarının daha iyi anlaşılabilmesi için hesap tabloları kullanılabilir. Örneğin belirli bir ortalama tutturmak isteyen bir öğrenci ders programı ve maddi imkanları el verdiği ölçüde yaz okulunda ders alarak notlarını yükseltmek istemektedir. Aşamalı bir yapıda organize edilen bir hesap tablosu yardımıyla, öğrenci istenilen ortalamaya ulaşmak adına hangi dersleri alıp, en az hangi not değerinin dersi geçmesi gerekliliğini hesaplayabilir. Hesap tabloları ile hesaplama süreçlerinin hızlı ve efektif çözümü sayesinde, öğrenciler hesaplama yaparken kaybettiği enerji ve konsantrasyonu problemi anlama ve sonuçları yorumlayabilmeye yönlendirebilir. Öğrenciler hesap tabloları kullanarak analitik düşünce, model kurma, problem çözme, analiz ve yorumlama becerilerini geliştirebilir.
Grafik, tablo ve çizelge gibi görsel öğeler yardımıyla, problem sonuçlarını daha iyi okunması, anlaşılması ve yorumlanması gerçekleştirilebilir. Ayrıca öğrenciler karşılaştıkları hesaplama gerektiren her türlü durumda, hesap tablolarını kullanabilmekte ve çok sayıda verilerden oluşan tablolarını düzenleyip, sınıflandırıp ve/veya filtreleyerek kullanabilmektedir. 4.1.2. EXCEL Uygulamasına giriş ve temel özellikler Microsoft EXCEL, bir çok masaüstü bilgisayarda kurulu olan Microsoft Office paketi içerisinde sunulan elektronik bir hesap tablosu yazılımıdır. EXCEL, hesap tablosu yönetimini kolaylaştıran araç çubuklarının yanı sıra, numaralandırılmış satırlar ve harf etiketli sütunlardan oluşan ızgara biçimli görsel bir arayüze sahiptir. EXCEL yazılımı ile basit aritmetik işlemlerin yanı sıra, İstatistik, mühendislik ve finans gibi konularda hazır olarak sunulan formüllere, profesyonel yaklaşımlarda kullanılmak üzere geliştirilen İstatistiksel veri çözümleme ve çözücü gibi eklentilere ve makro yazma modülüne sahip gelişmiş bir hesap tablosudur. Ayrıca sonuçları görselleştirmek ve yorumlayabilmek için geniş bir grafik hazırlama kısmı da program içesinde ayrıca sunulmaktadır. EXCEL elektronik hesap tablosu programının en temel özelliklerini aşağıdaki gibi sıralayabiliriz. EXCEL hesap tablosunu diğer yazılımlardan ayıran en önemli özellik, çeşitli araç çubukları ve kısa yollar ile birlikte sunulan görsel arayüzdür. Ayrıca EXCEL, birçok masaüstü bilgisayarda kullanılan Word kelime işleme ve Powerpoint sunum hazırlama yazılımları gibi diğer Office paket programları ile birlikte çalışabilme özelliğine sahiptir. Profesyonel kullanıcılar için veri çözümleme ve çözücü gibi birçok hazır eklenti ile birlikte makro hazırlama modülü de programa hitap edilen kullanıcı çeşitliliği bakımından esneklik kazandırmaktadır. EXCEL çok çeşitli grafik ve görseller ile, yazılım ile elde edilen çıktıların desteklenmesi ve yorumlanabilmesi konusunda önemli faydalar sunmaktadır. Program ile hazırlanan dosyalara Microsoft Excel Web Uygulaması ile birlikte her bilgisayardan erişilebilir ve dosya üzerinde değişiklik gerçekleştirilebilir. Ayrıca EXCEL hesap tablosu uygulaması uygun teknolojiye sahip telefonlarda da kullanılabilmektedir. Bu bölümden sonra EXCEL elektronik hesap tablosu programı hakkında bilgiler sunularak, temel kullanım özellikleri gösterilecektir. Öğrencilerin bu modülü tamamlayarak; EXCEL dosyalarını açmak, oluşturmak, kaydetmek, satır ve sütunları eklemek, silmek ve hücrelere veri girişi gibi temel işlemleri gerçekleştirmek, EXCEL araç çubuklarını, klavye ve kullanım kısa yollarını öğrenmek, Çalışma sayfalarını oluşturmak, farklı sayfalar arasından veri eşleştirme ve karşılaştırma gibi işlemleri yapmak, Aritmetik formül yazmak, EXCEL içerisinde hazır olarak sunulan büyük, küçük, min, mak gibi temel bazı formülleri kullanmak, mantıksal sınama ve koşullu biçimlendirme gerçekleştirmek,
Hücreleri biçimlendirmek, veri türünü değiştirmek ve kenarlık ekleme gibi temel tablo işlemlerini yapmak, Elde edilen sonuçları yorumlayabilmek için gerekli grafik uygulamalarını kullanmak, Çok sayıda veriyi sınıflandırıp ve filtreleyerek düzenlemek alanlarında temel bilgileri edinmiş olması beklenmektedir. 4.2. Hesap tablosu uygulaması (EXCEL) kullanımına giriş EXCEL Microsoft Office paket programı içerisinde yer alan gelişmiş bir elektronik hesap tablosudur. Bir EXCEL dosyası açmak için Programlar > Microsoft Office > Microsoft Excel 2010 yolu izlenebilir. Ayrıca herhangi bir klasör içerisinde yeni bir dosya açmak için farenin sağ tuş menüsünde yer alan yeni sekmesindeki Microsoft Excel Çalışma Sayfası komutu kullanılabilir. 4.2.1. Genel Görünüm 4.2.1.1. Araç Çubuğu EXCEL hesap tablosu yönetim işlemlerinin daha kolay ve hızlı bir şekilde ş gerçekleştirilebilmesi için birçok sekmeyi içinde barındırann araç çubuğuna sahiptir. Araç çubuğu arayüzde ızgara şeklindeki veri giriş ekranı üzerinde sekmeli bir yapıda yer almaktadır. Her bir sekmeye ait görseller, komut grubu ve komut açıklamaları aşağıda sunulmuştur. Dosya Sekmesi
Dosya sekmesi içerisinde Kaydet, Farklı Kaydet, Aç ve Kapat gibi dosya işlemlerinin yanı sıra; ; Bilgi, En Son, Yeni, Yazdır, Kaydet ve Gönder, Yardım alt menüler de bulunur. Bilgi menüsünde dosya özellikleri, değiştirmee ve oluşturma tarihi, yazar ve bağlı belgeler ile izinler, paylaşım ve sürüm bilgileri de bulunmaktadır. En Son alt menüsü yardımıyla son kullanılan EXCEL dosyalarına ulaşılabilirken, Yeni alt menüsü ile de farklı şablon türlerinden yeni dosyalar açma işlemi gerçekleştirilebilir. Yazdırma seçenekleri yardım alt menüsünden seçilirken, Kaydet ve Gönder alt a menüsü yardımıyla da belgeyi farklı türlerde hazırlayarak, değişik kaynaklara gönderme işlemleri gerçekleştirilebilir. Son olarak yardım menüsündenn EXCEL ile ilgili her türlü yardım konusuna indeksli bir yapıda ulaşılabilir. Giriş Sekmesi Pano Yazı Tipii Hizalama Sayı Stiller Hücrelerr Kesme, kopyalama, yapıştırma ve özel yapıştırma işlemleri, Biçim boyacısı işlemi Yazı tipi fontu ve boyutunun belirlenmesi, Yazı boyutunu hızlı artırma ve azaltma işlemi, Kalın, İtalik ve Altı Çizili işlemleri, hücreye kenarlık ekleme, e hücre arka planı ve yazı rengi belirleme işlemleri Dikey ve Yatay hücre içi hizalama işlemleri, metin yönlendirme, girinti artırma ve azaltma işlemleri, metni kaydırr ve birleştir ve ortala işlemleri Sayı biçimi, Finansal sayı biçimleri, yüzdesel sayı biçimi, virgül biçimi, ondalık kısım uzunluğu belirlemee işlemleri Koşulluu biçimlendirme ve tabloo olarak biçimlendirme işlemleri Hücre ekleme, silme ve biçimlendirme işlemleri Düzenleme Otomatik toplam ve dolgu işlemleri, hücre içeriği filtreleme işlemleri, Bulma ve seçme işlemleri temizleme işlemi, Sıralama ve Ekle Sekmesi
Tablolar Çizimler Grafiklerr Mini Grafikler Filtre Bağlantılar Metin Simgeler Pivot tablo ve tablo ekleme Resim, Küçük Resim, Şekiller, SmartArt ve Ekran Görüntüsü ekleme Farklı grafik türleri ekleme (Sütun, çizgi, pasta vb.) Çizgi, Sütun ve Kazanç/Kayıpp grafikleri ekleme Dilimleyici ekleme Köprü ekleme Metin, Üst bilgi / Alt bilgi, WordArt, İmza satırı ve nesne eklemee Denkleme ve simge eklemee Sayfa Düzeni Sekmesi Temalar Sayfa Yapısı Sığdırmak için Ölçeklendir Sayfa Seçenekleri Yerleştirr Temalar, Renkler, Yazı tipleri ve Efekt düzenlemeleri Kenar boşluklarının, yönlendirmenin (Yatay/Dikey), sayfa boyutunun, yazdırma alanlarının, arka planlarınn belirlenmesi, başlıkların yazdırılması, kesmee ekleme işlemleri İçeriğine sayfaya sığdırılabilmesi için, genişlik, yükseklik y vee ölçek değerlerinin girilmesi Kılavuz çizgileri ve başlıkların sayfa içerisinde görünmesi ve yazdırılması işlemlerinin seçimi Seçili nesnelerin sayfa içerisine yerleştirme işlemleri (Öne getir, arkaya gönder, seçim bölmesi ve hizala işlemleri)
Formüller Sekmesi İşlev Kitaplığı Yeni bir işlev eklenmesi, Otomatik işlevler, işlev türlerine hızlı ulaşımm menüleri (finansali mantıksal, metin, tarih t ve saat,, arama ve başvuru, matematik ve trigonometri) Tanımlı Adlar Ad yönetim işlemi, ad tanımlama, formül içerisinde ad kullanma, işlemleri seçimden oluşturma Formül Denetleme Hesaplama Formüllerin etkilediği hücreler r ve etkilendiği hücrelerinn gösterilmesi, gösterim oklarının kaldırılması, Formülleri gösterme ve değerlendirme, hata ayıklama işlemleri Hesaplama türü seçimi, Eğer otomatik hesaplama seçili değil ise manüel olarak sayfanın veya tüme belgenin hesaplamaa tercihlerinin belirlenmesi Veri Sekmesi Dış Veri Al MS ACCESS den, Web kaynaklarından, metin kaynaklardan veri alma işlemleri dosyalarından ve diğer bazı Bağlantılar Sırala ve Filtre Uygula Veri Araçları Anahat Veri kaynağından gelen bütün verilerin güncelleştirilmesi, kaynak bağlantılarının düzenlenmesi işlemleri Büyükten küçüğe, küçükten büyüğe sıralama işlemler,, filtre eklenmesi, temizlenmesi, yeniden uygulanması ve gelişmiş ayarların yapılması Metni sütunlara dönüştürme, yinelenen verileri kaldırma, veri doğrulama, birleştirme ve durum çözümlemesi işlemleri Gruplandırma ve grup çözme işlemleri
Gözden Geçir Sekmesi Yazım Denetleme Dil Açıklamalar Değişiklikler Yazım denetimi, farklı f kaynaklardan araştırma yapılması ve eş anlamlı kelime önerisi tercihlerinin yapılması Seçili metni farklı dillere çevirme işlemleri Açıklama ekleme, açıklamalarr arasında gezinme, tüm açıklamalarına n izlenmesi işlemleri Çalışma kitabı ve sayfası s koruma ve paylaştırma işlemleri, değişiklikleri izleme işlemi Görünüm Sekmesi Çalışma Kitabı Normal, sayfa düzeni ve önizleme görünümlerinin seçimi,, özel görünümlerin Görünümleri belirlenmesi Göster Cetvel, Formül Çubuğu, Kılavuz Çizgileri ve Başlıkların gösterilmesi Yakınlaştır Yakınlaştırma miktarı girilmesi işlevi, % 100 görünüme dönme ve seçili yakınlaştırılması bölümün Pencere Makrolar Yeni pencere ekleme, bütün pencerelerin bir ekrana yerleştirilmesi, bölmelerin dondurulması, çalışma ç alanının kaydedilmesi ve pencereler arası geçiş işlemleri Makro girişi yapılması Sekmeler hakkında bilinmesi gereken önemlii bir ayrıntı da, komut gruplarının bazılarında yer alan özel bazı ayarlara ulaşabilmek için, o grubun sağ alt tarafında yer alann oku (Komut Grubu Genişletme) seçmek gereklidir.
Örneğin Sayfa Düzeni sekmesi içerisinde yer alan Sayfa Yapısı komut grubu ile ilgili ayrıntıların yer aldığı ekrana şekildeki ok yardımıyla ulaşalım. Aşağıdaki şekilde de görüleceği üzere bu ekran hem daha fazla ayrıntı içermekte, hem de EXCEL in önceki sürümlerinin ekran yapısı ile benzerlikler gösterdiğinden, sürümler arası geçişi kolaylaştırmaktadır. Herhangi bir EXCEL çalışma sayfası açık ikenn ALT tuşuna basılırsa bazı programm komutlarına klavye yardımı ile ulaşılabilecek kısayollar ekranda görüntülenebilir.
Örneğin şekildeki ekranda S tuşuna bastığımızda Sayfaa Düzeni sekmesi açılır. 4.2.1.2. Veri Giriş Izgarası EXCEL verilerin girişi, gerekli düzenlemelerin yapılması, formüllerin oluşturulması için satır sütunlardan oluşan ızgara biçimli bir ekrandan yapılmaktadır. Izgara da d bulunan her bir hücre, satır ve sütun sıraları ile birleştirilerek isimlendirilir. Örneğin şekilde de görüleceği üzere B sütunundaki 4 numaralı satırdaki hücre B4 hücresi olarak adlandırılır. Her bir formül oluşturulurken referanslar hücre isimleri ile karşılanmaktadır. 4.2.2. Temel İşlevler 4.2.2.1. Uygulamayı açma, kapama EXCEL uygulamasını açmak için Windows düğmesindeki programlar alt a menüsünden, Microsoft Office program paketi seçilir ve bu paketteki uygulama dosyası tıklanır.
Ayrıca herhangi bir.xlsx uzantılı dosya daa çift tıklanarak EXCEL uygulamasınaa ulaşılabilir. Yeni boş bir çalışma sayfası açmak için başka bir yöntem ise; fare imleci masaüstünde iken sağ tuş tıklanarak, yeni sekmesi altından ilgili uygulamayı seçmektir. EXCEL programı açık iken CTRL+N kısayolu yardımıylaa yeni bir boş dosya açabilirsiniz. Bütün EXCEL dosyalara diğer klasik Windows dosyalarında olduğu gibi sağ üstt tarafta yerr alan işaretinden kapatılır. Uygulama içerisinden yeni bir dosya açılması işlemi CTRL+O kısayolu ile gerçekleştirilebilir. 4.2.2.2. Dosya kaydetme Açık olan bir EXCEL dosyasını kaydedebilmekk için Dosya sekmesi içerisinde yer alan kaydet düğmesini kullanabilirsiniz. Ayrıca kaydı direk olarak dosya sekmesi üstünde yer alan kısayol düğmesi ile de gerçekleştirebilirsiniz. Dosya kaydetme işlemini CTRL+ +S kısayolu yardımıyla da d gerçekleştirebilirsiniz. Kaydet düğmesine basıldıktan sonra dosyanıza herhangi bir isim vererek istediğiniz konuma kaydedebilirsiniz.
4.2.2.2. 1. Farklı isimle ve farklı türde dosya kaydetme EXCEL de kayıtlı olan bir dosyayı farklı isimle kaydedilmek isteniyorsa, öncelikle dosya sekmesi altında yer alan farklı kaydet düğmesi seçilir ve gelenn ekranda yeni isim verilerek istenilen konuma kaydedilir. (İlgili görseller 2.2.2. nolu konunun altında bulunmaktadır.) EXCEL ayrıca birçok dosya biçiminde kayıt imkanı sunmaktadır. Eski sürüm EXCEL doysa formatından (.xls), web sayfası biçimlerine, Unicode metin dosyalarından, virgüllee ayrılmış CSV, dosya biçimlerine kadar onlarca farklı dosya biçiminde dosya kaydetmek mümkündür. Bu işlemi gerçekleştirmek için, yukarıdaa görseli sunulan kayıt ekranında yer alan Kayıt Türü kısmından istenilen dosya türünün seçilmesi yeterli olacaktır. 4.2.2.3. Açık belgeler ve sayfalar arası geçiş işlemleri Birden fazla uygulama dosyası açıksa bu belgeler arasında dolaşmak için, Windows görev çubuğundan faydalanabiliriz. Ayrıca Görünüm sekmesi altındaki Pencere komut grubuu içerisinde yer alan, Pencerelerde Geçiş Yap komutu sayesinde de açık olan EXCEL dosyaları arasında geçiş yapılabilir.
Bir belgee içerisindeki birden çok sayfa içerisinden gezinmek için ise uygulama içerisinde ızgaranın alt kısmında yer alan çalışma sayfası sekmelerini kullanabiliriz. Birden fazla EXCEL dosyası arasında hızlı gezinmek için CTRL+TAB kısayolu kullanılabilir. 4.2.2.4. Yardım fonksiyonunuu kullanmakk EXCEL programı içerisinde kullanıcılara çok çeşitli konularda kılavuzluk edebilecek şekilde hazırlanmış bir yardım fonksiyonu mevcuttur. Bu yardım fonksiyonuna dosya sekmesi s içerisinden ulaşabileceği gibi, direk olarak sağğ üst tarafta yer alan soruu işareti düğmesi yardımıyla da ulaşılabilir. Yardım menüsü sık kullanılan yardım konularının indekslendiği bir arayüzle sunulurken, sol üstte yer alan arama düğmesi yardımıyla da her türlü konuda arama yapma imkânı sunmaktadır. Ayrıca yardım metinleri yazdırılabilmektedir. Arama sonucunda gerekli bilgi yardımm fonksiyonu içerisinde yer alan metinlerde yok ise, program çevrimiçi sunmaktadır. olarak güncel yardım konularına ulaşma imkânı da
4.2.3. Kullanıcı ayarları 4.2.3.1. Büyütme /yakınlaştırma aracı Büyütmek veya yakınlaştırmak elektronik tabloların çok genişlediği durumlardaa önemli olmaktadır. Kullanıcı çok geniş alanda çalışmasına rağmen, bütün alan üzerindeki hâkimiyetini kaybetmemek için ekrana daha fazla veri sığmas adına ızgara görünümünü küçültebilir. Diğer taraftan daha iyi okuyabilmek için de kullanıcılar ızgara alanlarını büyültebilirler. Program içerisinden sağ alt taraftaki hızlı kullanım düğmeleri yardımıyla bu menüye ulaşılabildiği gibi, Görünüm sekmesi içerisindeki yakınlaştır komut grubu ile de bu kısma ulaşabilir. Yakınlaştırma işlemii sağ üstte yer alan + ve düğmeleri yardımıyla gerçekleştirilebildiği gibi, istenilenn yakınlaştırma yüzdesi elle de girilebilir. Görünüm sekmesi altındaki yakınlaştır komutu yardımıyla aşağıdaki yakınlaştırma ekranına ulaşılır. Bu ekranda hazır yüzdelerden seçim yapılabileceği gibi istenirse özel kısmında istenilen yakınlaştırma yüzdesi y de girilebilir. Bu menüye uygulamanın sağ alt tarafındann yer alan yakınlaştırma yüzdesini gösteren düğme yardımıyla da ulaşılabilir.
4.2.3.2. Araç çubuklarını göstermek / gizlemek Çalışma sayfası içerisinde sağ üstt tarafta yer alan düğmesi yardımıyla araç çubukları gizlenebilir. Araç çubuğu gizli iken aşağıdaki şekilde görünecektir. Bu durumda iken herhangi bir sekme tıklandığında ilgili komut grupları açılacak ve aynı sekme düğmesine tekrar basıldığında ise komut grupları tekrar gizlenecektir. Gizlenmiş araç çubukları ise yine aynı yerdeki düğmesi yardımıyla gösterilebilir. 4.2.3.3. Başlık satırını dondurmak İkinci satır seçili iken görünüm sekmesi s içerisinde yer alan Pencere komut grubundaki Bölmeleri Dondur alt komut grubundaki Üst Satırı Dondur komutu ile çalışma sayfası içerisindeki il satır sabitlenmiş olur. Bu şekilde çok uzun verii dosyaları ile çalışılırken ilk satır (genelde başlık veya açıklamaa satırı) her zaman görünecektir.
Üst Satırı Dondur komutu ile birden fazla satırda dondurulabil ir. Dondurulmuş satırlar altında oluşan bir kenarlık yardımıyla diğer satırlardan ayırt edilebilir. 4.3. Hücreler EXCEL de satır sütun referansları ile gösterilen (örneğin A13 gibi) her bir veri giriş alanı hücre olarak ifade edilir. Her hücredeki verile hücre referansları sayesinde hesap tablosu formüllerindee dinamik olarak yer alabilir. EXCEL önceki sürümlerden farklı olarak 163844 sütun ve 1048576 satır veriyi içerisinde barındırabilir. EXCEL de hücreler arası gezinmek için aşağıdaki kısayollardan faydalanılabilir. Tuşlar Home Ctrl+Home Ctrl+End End İşlevler Geçerli satırdaki ilk hücreye gider A1 hücresine gider Etkin alandaki son sütunun son hücresine h gider Son kipini etkinleştirir 4.3.1. Veri girişi Metin, sayı gibi özel biçimlerdeki veriler her bir hücre içerisine klavye yardımıyla girilebildiği gibi, birçok farklı kaynaktan da verilerin hesap tablosu içerisine aktarılması mümkündür. Ayrıca MS WORD
gibi kelime işleme gerçekleştirilebilir. programlarına ait tablolardan direkt kopyalama yapılarak da veri girişi Yazma tamamlandığında girdininn hücre içinde kalıcı olarak saklanabilmesi için Enter tuşuna basılır. Ve etkin hücre alttaki hücre olur. Tuşlar Enter Shift + Enter Tab Shift + Tab Etkin Hücre Alt hücre Üst Hücre Sağ Hücre Sol Hücre Çok uzun hesap tabloların istenilen satırlara zaman kaybetmeden ulaşabilmek için adres çubuğundan faydalanılabilir. Şekilde görülen adres çubuğunda ulaşılması istenilen basılmasıyla belirtilen hücreye gidilmiş olur. hücrenin referansı girilip, ENTER tuşuna 4.3.2. Hücreleri seçmek 4.3.2.1. Belli hücre aralığını seçmek Tek bir hücreyi sadece imleci üzerine götürüp fare ile seçebileceğim miz gibi, alann tarama yöntemiyle birden fazla satır veya sütundaki verileri de aynı anda seçebiliriz.
Yukarıdaki şekilde tarama yöntemi ile yapılan seçimde B2 ile C7 arasında kalan toplam 12 hücre aynı anda seçilmiştir. 4.3.2.2. Tüm sayfayı seçmek Tüm bir EXCEL sayfası seçmek için satır vee sütun başlık satırlarının kesişimdee yer alan boş başlık alanına bir kez basmak yeterlidir. Bu şekildee bütün bir EXCEL sayfası, içerisindeki veriler ve formüller f dahil olarak seçilecektir. Tüm EXCEL sayfasını seçmek s için CTRL+A kısayolundan da d faydalanabilirsiniz. 4.3.2.3. Belli satırları veya sütunları seçmek Satır ve sütunları seçmek için, seçilmek istenilen satır veya sütun başlıklarını tıklamak yeterlidir.
4.3.2.4. Çoklu seçim EXCEL seçimi genişletmek için birden farklı yol izlenebilir. Örneğin satır ve sütunlarla seçim genişletilmek isteniyorsa belli bir seçim yapılı iken F8 tuşuna basarak farklı bir hücre imleçle işaretlenirse, seçili hücreye kadar olana satır ve sütunlar önceki seçime eklenmiş olur. Bir seçimi satır ve sütunlarla genişletmek istiyorsak Shift (Üst Karakter) tuşu basılı iken imleç i ile genişletilmesi düşünülen hücre seçilmelidir. Belli seçim alanına farklı bir seçim alanı eklemek istiyorsak Shift+F8 tuş kombinasyonunaa basarak ikinci seçimi gerçekleştirebilir. Bu şekilde iki farklı seçim alanı belirlenmiş olur. Bir seçimi başka bir seçim s ile genişletmek istiyorsak CTRL tuşu basılı iken imleç ile genişletilmesi düşünülen hücre aralığı seçilmelidir. 4.3.3. Satır ve Sütunlar 4.3.3.1. Satır/Sütun ekleme Satırlar veya sütunlar arasına yeni bir ekleme yapmak istediğimizde, ekleme yapmak istediğimiz satır veya sütundan bir sonrakisinin başlık alanı seçilerek, farenin sağ tuşuu menüsünden ekleme yapılabilir. Örneğin aşağıdaki şekildeki gibi 6 numaralı satır seçili iken ekleme işlemi gerçekleştirilirse, 6. Satırdan önce yeni bir satır oluşturup, bu satırdan sonraki satırları bir sıra aşağı kaydırır. Sütun işlemlerinde de bu durum geçerlidir.
4.3.3.2. Satır/Sütun silme Satır ve sütun silme işlemler ise, ekleme işlemleri ile benzer şekilde gerçekleştirilig ir. Öncelikle ilgili satır veya sütun seçilir, daha sonra ise yukarıdaki resimde de görüleceği üzere ü fare sağğ tuş menüsünde yer alana silme komutu yardımıyla, silme s işlemi gerçekleştirilir. 4.3.3.3. Satır yüksekliği ve sütun genişliğinin değiştirilmesi Çok çeşitli veri setlerini içerisinde barındırann EXCEL çalışma sayfalarında, satırların ve/veya sütunların farklı genişlik ve yükseklikte olması beklenebilir. Örneğin bir öğrencinin adı soyadı, sınav notunu barındıran bir tabloda, adı ve soyadı alanlarının sütun genişliklerinin n, not sütununa göre daha geniş olmalıdır. Bu şekildee karşılaşılan özel tablolarda satır ve sütun yükseklik ve genişlikleri EXCEL de birden fazla şekilde ayarlanabilir. EXCEL de satır ve sütun başlık alanları seçilii iken, fare sağ tuş menüsünde beliren Satır Yüksekliği veya Sütun Genişliği komutları yardımıyla, klavyeden girilenn değerler ile manüel olarak belirlenebilir. (Başlangıçta EXCEL de satır yüksekliği değeri 15 ve sütun genişliği değeri 8,43 olarak belirlenmiştir.) Benzer şekilde birden fazla satır veya sütun seçilerek de yükseklikk ve genişlik değerleri girilebilir.
Eğer satır veya sütunlar ile ilgili belirli bir yükseklik veya genişlik değeri girmemizz gerekmiyorsa EXCEL çabuk ayarlama yöntemleri de sunmaktadır. Örneğinn satır genişliğini belli sayıyla değil, gözle ayarlamak istiyorsak, fare imlecini yüksekliğii belirlenecek satırın başlık alanının altına getirerek biçimini alması sağlanır. İmleç bu şekilde iken fare sol tuşu basılı halde aşağı çekersek, istediğim genişliği belirlemiş oluruz. Ayrıca bu işlem sırasında yükseklik değişim önizlemesi de şekildeki gibi program tarafından sağlanmaktadır. Benzer şekilde sütun genişliği de gerçekleştirilebilir. Bu yöntem çoklu seçim durumunda da uygulanabilir. imleci yardımıyla Eğer sadece ilgili veri türlerinin okunmasını (sığdırılmasını) sağlayacak genişliğe veya yüksekliğe getirmek istiyorsak, imleç veya halini aldığından farenin sol tuşunu çift tıklamak yeterlidir. 4.3.4. Veri işlemleri 4.3.4.1. Veri eklemek ve silmek Daha önce veri girişi kısmında nasıl veri ekleneceği hakkında bilgiler sunulmuştu. EXCEL de eklenen verileri silmek için, önceki kısımlarda anlatıldığı şekilde hücreler seçildikten sonra, DELETE tuşuna basmak yeterlidir. Farenin sağğ tuş menüsü yardımıyla ise veri girilen hücreleri silme işlemi gerçekleştirilebilir. Fakat bu işlem uzun tablolarda veri silme işlemleri gerçekleştirilirken sıkıntıya yol
açabilir. Çünkü böyle durumlarda hücreler silinince isteğe bağlı olarak, aşağıdaki veya sağdaki hücrelerr silinen verilerin yerine kayabilir ki, bu çoğu zaman istenmeyen bir durumdur. 4.3.4.2. Geri almak veya tekrar yazmak Verilerin yanlış girilmesi, biçimlerin yanlış oluşturulması gibi bazı durumlarda yapılan son işlemin geri alınması gerekebilir. Bu durumda EXCEL programı içerisinde sol üst tarafta t yer alan Hızlı Erişim Araç Çubuğu içerisinde yer alan komutunu seçmek yeterli olacaktır. Geri alınmış bir içeriğe tekrar dönmek isee yukarıdaki menüde gösterilen komutu yardımıyla gerçekleştirilebilir. EXCEL de geri alma kısayolu CTRL+Z ve tekrar yazma (ileri alma) kısayolu CTRL+Y şeklindedir. Geri alma komutu birden fazla tekrar edilerek daha önceki değişikliklere ulaşılabilmektedir. Aynı durum ileri alma komutu içinde geçerlidir.
4.3.4.3. Veri kesmek, kopyalamak ve yapıştırmak Verileri kopyalamak için, belli veriler seçildikten sonra, Giriş sekmesi içerisinde yer alan Pano komut grubu içerisindeki Kopyala komutu kullanılabileceği gibi, g fare sağ tuş menüsü de kullanılabilir. Kesme işlemi de tamamen kopyalama işlemi sırasındaa izlenen yolla gerçekleştirilir. Kesilen veya kopyalanan içeriğin başka yere yapıştırılması ise aynı menüler içerisinde yer alan Yapıştır komutu ile gerçekleştirilir. EXCEL de kopyalama kısayolu CTRL+ C ve Kesmee kısayolu CTRL+X ve yapıştırmaa kısayolu CTRL+V şeklindedir. 4.3.4.3. 1. Özel yapıştırma işlemleri Kopyalanan içeriği farklı biçimlerde yapıştırılması EXCEL has önemlii bir özelliktir. Örneğin içerisinde farklı biçimleri ve farklı formülleri barındıran içeriği kopyalayıp başka bir çalışma sayfasına yapıştırmak isteyelim. Bu durumda tercihee bağlı olarak, sadece formülleri, formül sonuçlarını (değerleri), biçimleri, açıklamaları yapıştırmayı tercih edebiliriz. Boş olan hücrelerin kopyalanmaması veya satır/sütunların yerlerinin değiştirilmesi yine bu ekrandann gerçekleştirilir.
4.3.4.4. Otomatik doldurma özelliğinin kullanımı Uzun listeler halinde tablolar oluşturulurken belli kalıp izleyen veri setlerine veri eklenirken EXCEL otomatik doldurma seçeneği yardımıyla önemli kolaylıklar sağlamaktadır. Örneğin 100 öğrencilik bir not listesi oluşturulurken Sıra No isimli birr sütunda, kayıt sıraları girilmek g istenmektedir. 1 den 100 e kadar her bir rakamın tek tek t girilmesi zaman kaybına yol açmaktadır. Bu durum otomatik doldurma fonksiyonu yardımıyla giderilebilir. Bu fonksiyon kullanımında belli sayıda verinin elle girilmesi, program tarafından kalıpların anlaşılması için gereklidir. Sıra No sütununa ilk iki satıra 1 ve 2 değeri girildikten sonra her iki hücre seçilerek, ikinci hücrenin sal köşesine fare imleci götürülüp, imlecin şeklinden şekline dönmesi beklenir ve gerekli aralığa kadar tutup aşağı çekilir. Çok uzun veri setlerinde imleci aşağı çekme işleminin zaman kaybından kurtulmak için, imleç iken çift tıklama yapılabilir. halinde
4.3.4.5. Verileri arama ve değiştirme 500 satır ve 25 sütundan oluşan geniş bir veri setimizin olduğunu düşünelim. Buu veri seti içerisindeki 3501 değerini bulmak istiyorsak nasıl bir yol izlemeliyiz. Bu şekildeki geniş veri setlerindeki belli kayıtların aranması işlemi Giriş sekmesindeki, Düzenleme komutt grubunda yer alan, Bul ve Seç komutuna ait alt menüden gerçekleştirilir. Bul komutu seçildiğinde aşağıdaki gibi bir ekran karşımıza çıkmaktadır. Bu kısımda aranması gerek değer Aranan form alanı içerisine girilirken, aramanın belli satırlar,, sütunlar, formüller veya çalışma sayfaları içerisinde yapılması tercih edilebilir.. Çoğu zaman birden fazla kaydı bulup, bu kayıtları değiştirme gereği oluşabilir. Bu durumda Bul ve Değiştir ekranındaki Değiştir sekmesinin kullanılabilir. Aşağıda görülen örnekte Tümünü Değiştir komutu seçilirse dosya içerisindee yer alan bütün 3501 kayıtları 4501 olarak değiştirilecektir.
EXCEL de bulma kısayolu CTRL+F ve değiştir kısayolu CTRL+H şeklindedir. 4.3.4.6. Veri sıralama ve filtreleme özellikleri Verilerin belli düzende sıralanması, çok sayıda veriden belli kayıtt türlerinin filtrelenmesi, verileri yönetebilmek için önem arz etmektedir. Verilerin sıralanması ve filtrelenmesi ile ilgili komutlara Giriş sekmesi içerisindeki Düzenleme komut grubu içerisinde yerr alan Sıralaa ve Filtre Uygula alt menüsünden ulaşılabileceği gibi, Veri sekmesi içerisindeki Sıralaa ve Filtre Uygula komut grubu üzerinden de ulaşılabilir. komutu yardımıyla bir sütundaki verileri büyükten küçüğe (A dan d Z ye) sıralayabileceğiniz gibi, birden fazla sütundaki verileri de bir sütundaki değerler baz alarak sıralayabilirsiniz. Komutu da benzer şekilde verileri küçükten büyüğe (Z den A ya) sıralama işlemini gerçekleştirir. Çoklu sütun