BURSA ESKİŞEHİR BİLECİK KALKINMA AJANSI HATA, HİLE, USULSÜZLÜK, YOLSUZLUK VE ŞİKAYETLERDE İZLENECEK USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNERGE BURSA-HAZİRAN 2014
BİRİNCİ BÖLÜM AMAÇ, KAPSAM, DAYANAK VE TANIMLAR Amaç MADDE 1- Bu yönerge Bursa Eskişehir Bilecik Kalkınma Ajansında gerek Ajansın genel işleyişinde gerekse Kalkınma Ajansları Proje Faaliyet Destekleme Yönetmeliği kapsamında karşılaşılacak olan hata, hile ve usulsüzlüklerde izlenecek usul ve esasları düzenler. Kapsam MADDE 2- Bu Yönerge, kişilerin dilekçe ve şikayet haklarının kullanılması, hata, usulsüzlük ve sair şikayetlerin kabulü, değerlendirilmesi, cevaplandırılması konularında Bursa Eskişehir Bilecik Kalkınma Ajansının idari ve teknik tedbirler ile yürütülecek iş ve işlemleri kapsar. Tanımlar MADDE 3- Ajans :Bursa Eskişehir Bilecik Kalkınma Ajansını, Genel Sekreter : Ajans Genel Sekreterini, Personel :Ajansta 5449 sayılı kanun kapsamında ve hizmet alımı yöntemiyle çalışan tüm personeli Yararlanıcı :Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği kapsamında Ajansın her tür desteğinden yararlanan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM AJANS FAALİYETLERİNDE HATA, HİLE, USULSÜZLÜK VE ŞİKAYET Personelin Hata, Hile, Usulsüzlük ve Yolsuzlukları Bildirim Zorunluluğu MADDE 4- (1) Ajans personeli, görevleri sırasında Ajansın iş ve işlemleri ile ilgili olarak karşılaşmış oldukları, hata, hile ve usulsüzlük hallerini, söz veya yazı ile (e-posta dahil) doğrudan Genel Sekretere bildirir. Personelin Şikayet Bildirim Usulü MADDE 5- (1) Yazılı şikayetler maksadı en iyi ifade edecek şekilde, şikayet edenin adı, soyadı, unvanı ve imzasını içeren bir dilekçe veya e-posta ile yapılır. (2)Sözlü şikayetler de yazılı şikayetlerle aynı esaslara tabidir. Sözlü olarak yapılan şikayetler, şikayeti yapanın istemi halinde yapıldıkları anda şikayetçi ile Genel Sekreter tarafından birlikte imzalanan bir tutanakla tespit olunur ve tutanağın bir örneği personele verilir. Sayfa 2
(3)Genel Sekreter de şikayetin tutanağa geçirilmesini isteyebilir. Şikayette bulunan personel tutanak düzenlemekten kaçınırsa şikayet yapılmamış sayılır. Üçüncü Kişilerin Şikayet Bildirimi MADDE 6- Ajans iş ve işlemleri ile ilgili hata, hile, usulsüzlük ve yolsuzluğa vakıf olan üçüncü kişiler de şikayet hakkını haizdir. Şikayet hakkının kullanılmasına ilişkin dilekçe, genel evrak kaydı yapılmasını müteakip, geciktirilmeden Genel Sekretere sunulur. Genel Sekreter, şikayet bildirimlerinin konusuna göre; gerekli incelemeyi yaparak disiplin soruşturması açılmasını, suç unsuru var ise suç duyurusunda bulunulmasını; idari olarak yapılan hatanın derhal düzeltilmesini veya meri mevzuat hükümlerince yapılması gereken diğer iş ve işlemlerin yapılmasını sağlar. Şikayet konusu iş veya işlem, disiplin soruşturması açılmasını gerektiriyor ise Disiplin Yönergesi hükümlerine göre hareket edilir. Şikayet yazılı yapılabileceği gibi sözlü olarak da yapılabilir. Ancak sözlü şikayetin mutlaka tutanak altına alınması ve hazırlanacak tutanakta, şikayet edenin kimlik bilgileri, adresi ve imzasının bulunması şarttır. Üçüncü kişiler şikayet hakkını Ajans web sitesi üzerinden mesaj yazarak veya belirtilen e-posta adreslerine e-posta yazarak da kullanabilirler. Ajansa bu yönerge kapsamında e-posta ile ulaşan her tür ihbar doğrudan Genel Sekretere iletilir. Bu durumda da şikayetçinin kimlik bilgilerini açıklaması gerekmekte olup kimlik bilgisi olmadan yapılan ihbarlar dikkate alınmaz. Ajans, üçüncü kişiler tarafından kimlik bilgileri açıklanmadan yapılan ihbarlar hakkında, gerçeğe uygun olduklarına dair bilgi, belge ve belirtilerin olması halinde, re sen inceleme başlatabilir. Şikayetin Çözümlenmesi MADDE 7- (1)Yukarıda anılan müracaatlar hakkında karar verme yetkisi, müracaat konusunu çözümlemeye yetkili kılınan mercilere aittir. Bu merciler konusuna ve şikayet edilen kişiye göre; Ajans Disiplin Kurulu, Genel Sekreter veya Yönetim Kuruludur. Şikayetlerin Kayıt Altına Alınması MADDE 8- Gerek personel gerekse üçüncü kişiler tarafından hata, hile, usulsüzlük ve yolsuzluğa ilişkin olarak yapılan ihbarlar, evrak görevlisi tarafından mühürlü zarf içinde gizli kaşesi vurularak kaydedilir ve kilitli dolaplarda 5 yıl boyunca muhafaza edilir. Şikayet Edenin Hakları MADDE 9- İhbarda bulunan gerek Ajans personeli, gerekse üçüncü kişilerin kimliği gizli tutulur ve ihbarı alan kişi veya herhangi bir Ajans personeli tarafından ifşa edilmez. İhbar evrakları kapalı zarfla üst yazı ekinde evrak sistemine kaydolur ve ilgili mercilere iletilir. Sayfa 3
İhbarcının isminin ifşa olması durumunda kendisine emsallerinden farklı bir muamelede bulunulamaz. İhbar ettiği için aleyhinde karalama faaliyetleri yürütülemez. Aksi yönde davranışlar disiplin kuruluna intikal ettirilir. Asılsız İhbar ve Şikayet MADDE 10- İhbarda bulunanın asılsız ihbarda bulunduğunun anlaşılması üzerine; (1) Ajans personeli olması halinde gerekli disiplin işlemlerinin yapılması, (2) Üçüncü kişi olması durumunda ise fiilinin suç teşkil etmesi veya kişilik haklarına saldırı teşkil etmesi halinde Ajans tarafından gerekli adli ve idari işlemlerin yapılması sağlanır. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM AJANS DESTEK SÖZLEŞMELERİNDE HATA, HİLE VE USULSÜZLÜK Erken uyarı ve usulsüzlük raporu MADDE 11 (1) Usulsüzlük şüphesinde veya sözleşme yükümlülüklerinin yerine getirilmesinde önemli riskler oluşması durumunda, izleme görevlileri tarafından erken uyarı raporları düzenlenerek genel sekretere sunulur. Erken uyarı raporunun hazırlanacağı haller, inceleme usulleri, alınacak düzeltici tedbirler ve gerekli görülen hallerde usulsüzlük incelemeleri gibi müteakip işlemler Destek Yönetimi Kılavuzunda açıklanır. (2) Yararlanıcıların, usulsüzlük teşkil eden fiil ve davranışlarının tespiti halinde haklarında usulsüzlük raporu düzenlenir. Hangi fiil ve hareketlerin usulsüzlük oluşturacağı, usulsüzlük raporu formatı ve usulsüzlük raporlamasının yöntemi ve kuralları detaylı olarak Destek Yönetimi Kılavuzunda ve yararlanıcı ile yapılan sözleşmede belirtilir. (3) İzleme görevlileri tarafından tespit edilen usulsüzlükler, en geç üç gün içinde genel sekretere bildirilir. Hakkında usulsüzlük raporu düzenlenen veya usulsüzlük ihbarında bulunulan durumlar, ajans tarafından, gereğinde yerinde tespit yapılmak ve tutanağa bağlanmak suretiyle, detaylı bir şekilde incelenir ve değerlendirilir. Yapılacak inceleme ve değerlendirme sonuçlarına göre, usulsüzlüğe konu tutarın uygun olmayan maliyet olduğuna ve/veya proje uygulamasının devamına karar verilir ya da sözleşme feshedilir. (4) Ajans, suç teşkil eden usulsüzlük hallerinde savcılığa suç duyurusunda bulunur. Usulsüzlük durumlarına ve alınan tedbirlere ilişkin bilgiler, izleme bilgi sistemine işlenir ve ajans faaliyet raporları ile birlikte Kalkınma Bakanlığına ayrıca iletilir. Usulsüzlük Raporunun Sonuçları MADDE 12- (1) Hakkında usulsüzlük raporu düzenlenen veya usulsüzlük ihbarında bulunulan durumlar, Genel Sekreter tarafından, gereğinde yerinde tespit yapılmak ve tutanağa bağlanmak suretiyle, detaylı bir şekilde inceletilir ve değerlendirilir. Yapılacak inceleme ve değerlendirme sonuçlarına göre Genel Sekreter; Sayfa 4
a)usulsüzlük durumunun fiilen gerçekleşmediğine, b) Durumun alınacak tedbirlerle düzeltilebileceğine, c) Sözleşmenin feshini gerektiren durumlarda, onay için Yönetim Kuruluna sunulmasına karar verebilir. (2) (a) durumunda, proje uygulamaları aynen devam eder. (b) durumunda, düzeltici tedbirlerin uygulanıp uygulanmadığı İDB tarafından takip edilir. Düzeltici tedbirlerin yararlanıcı tarafından zamanında alınmaması durumunda (c) deki süreç takip edilir. (c) durumunda ise, Yönetim Kurulunun onayını müteakip sözleşme feshedilerek gerekli yasal işlemler başlatılır. Ajans, suç teşkil eden usulsüzlük hallerinde savcılığa suç duyurusunda bulunur. Usulsüzlük durumlarına ve alınan tedbirlere ilişkin bilgiler, bilgi sistemine işlenir ve Ajans faaliyet raporları ile birlikte Kalkınma Bakanlığına ayrıca iletilir. Yönetmelikte Yapılacak Değişiklikler Madde 13- Ajans destek sözleşmelerinde hata, hile ve usulsüzlük hallerine ilişkin olarak ilgili yönetmeliğinde ve Destek Yönetim Kılavuzunda değişiklik yapılması halinde, yönetmelik ve Destek Yönetim Kılavuzu hükümlerine göre işlem yapılır. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME Yürürlük MADDE 14- Bu Yönerge Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı tarih itibariyle yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 15- Bu Yönerge hükümleri Genel Sekreterlik tarafından yürütülür. Yönergenin eki olan evrakın değiştirilmesi veya yeniden düzenlenmesi yetkisi Genel Sekretere aittir. OLUR 26/06/2014 Güngör Azim TUNA Eskişehir Valisi Bursa Eskişehir Bilecik Kalkınma Ajansı Yönetim Kurulu Başkanı Sayfa 5