İtimat kontrole mani değildir 1
E-DEFTER
e-defter Nedir? Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu na göre tutulması zorunlu olan defterlerin elektronik ortamda; - Oluşturulması - Onaylanması - Muhafaza edilmesi - İbraz edilmesini sağlayan sistemin genel adıdır. Vergi Usul Kanununa ve Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri içerir. e-defter uygulaması ile Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında kağıt üzerinde tutulması zorunlu olan yevmiye defteri ve büyük defterin elektronik ortamda tutulması, muhafaza ve ibraz edilebilmesi ile açılış ve kapanışlarına ilişkin tasdik işlemlerinin elektronik ortamda yapılması mümkün hale gelmiştir. 3
e-defter Nedir? E-Defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan kayıtlar bütünüdür. GİB ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü tarafından ortak olarak yayımlanan 1 sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ve GİB tarafından yayımlanan 421 Sayılı VUK Genel Tebliği ile de e-defter düzenlemesi yapılmış bulunmaktadır. Bu düzenlemelerle, «Yevmiye Defteri» ve «Defter-i Kebir» ile ilgili format ve standartlar belirlenmiştir. E-Defter düzenlemeleri, formatları ve standartları hakkında bilgiler www.edefter.gov.tr internet adresinde yer almaktadır. 4
YASAL DAYANAK 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği 2 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği 2011/18 sayılı Başbakanlık Genelgesi Tütün ve Tütün Mamulleri Kaçakçılığı ile Mücadele Eylem Planı 2011/21 sayılı Başbakanlık Genelgesi Kayıt Dışı Ekonomiyle Mücadele Stratejisi Eylem Planı 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği 5
Uygulamadan Kimler Yararlanabilir? a) 4/12/2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar ile, b) 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlara, 2013 takvim yılı içerisinde e-fatura Uygulamasına, 2014 takvim yılı içerisinde de e-defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir. 6
NE ZAMANA KADAR Başvuru ve uygulamaya başlama için mükelleflere tanınan süreler 67 Nolu Vergi Usul Kanunu Sirkülerinde açıklanmış olup buna göre; e-defter uygulamasına başvuruda bulunacak özel hesap dönemine tabi mükelleflerin 30/11/2014 tarihine kadar e-defter uygulamasına başvurmaları ve Aralık ayı itibariyle e-deftere geçiş yapmaları, e-defter uygulamasına başvuruda bulunacak normal hesap dönemine tabi mükelleflerin ise en geç Aralık ayı içerisinde e-defter uygulamasına başvurmaları ve 01/01/2015 tarihi itibariyle e-deftere geçiş yapmaları, zorunludur. 7
ZORUNLULUĞUN SINIRI e-defter uygulamasına geçmek zorunda olan mükellefler, zorunluluklarının başladığı tarihten itibaren Yevmiye Defterlerini ve Defteri Kebirlerini e-defter olarak tutmak zorundadırlar. Söz konusu defterlerin e-defter yerine kağıt ortamında tutulması imkanı bulunmamaktadır. 8
SÜREÇ www.edefter.gov.tr internet adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak ve aylık dönemler itibarıyla elektronik defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlayacaklardır. Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar. 1- Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçmektedir. 2-Aylık dönemler itibarıyla oluşturulan elektronik defterler için, TEBLİĞDE yer alan adımları izleyerek berat alınmak ve bunları istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza edilmek zorundadır. 3- Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermemektedir. 9
SÜREÇ 4-Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçmektedir. 5- Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden 3 ÜNCÜ ayın son gününe kendilerine ait güvenli elektronik imza ile imzalayacaklardır. 6- Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden 3 ÜNCÜ ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verilme süresi sonuna kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylayacaktır. 7- İmzalı veya mühürlü defterler için berat dosyaları oluşturulacak ve bu dosyalar Elektronik Defter Uygulaması aracılığı ile GİB in onayına sunulacaktır. 8) GİB mali mührünü de içeren beratlar elektronik defter tutanlar tarafından indirilerek istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu elektronik defterler ile birlikte muhafaza edilecektir. 10
SÜREÇ Oluşturulan elektronik defterler, GİB tarafından onaylanan beratları ile birlikte Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilecektir. 11
NASIL BAŞVURACAĞIM 12
E-defter çözümünün GİB onayı E-defter uygulamasında kullanılacak olan e-defter çözümünün Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hazırlanmış çeşitli testlerden geçmiş ve yazılım uyumluluk onayı almış olma zorunluluğu bulunmaktadır. Buna istinaden, e-defter yazılımı, kullanılan ERP ile entegre olmayan firmalar, kullanacakları e-defter çözümünün «platform bağımsız» olarak e-defter yazılım onayı aldığından emin olmalıdır. Şirketler, www.edefter.gov.tr de yer alan uyumlu programlar listesini kontrol ederek, çalışacakları e-defter yazılımının uyumluluk onayı alarak bu listede ilan edildiğinin kontrolünü yapmış olmalıdır. Bu kontrole ek olarak, hatırlatmak isteriz ki uyumluluk onayı e-defter yazılımının teste girdiği sürüme istinaden verilmektedir. Bu bağlamda, kullanılan sürüm üzerinde makul olmayan düzeyde değişiklik yapılması durumunda, sürüm değişikliği gerekmesine yol açabilir, bu durumda e-defter yazılım onayının yeniden alınma yükümlülüğü doğabilir. Bu sunumun hazırlandığı tarih itibari ile piyasada e-defter uyumluluk onayı almış 95 tane yazılım bulunmaktadır. Bunlardan 42 tanesi «platform bağımsız» onayına sahiptir. 13
Mali Mühür veya NES 1 Sıra No lu Elektronik Defter Genel Tebliği, e-defter uygulamasından faydalanmak isteyen firmaların Mali Mühüre sahip olmaları gerektiğini belirtmektedir. Bu bağlamda, başvuru aşamasından önce firmaların TÜBİTAK tarafından üretilmiş bir USB mali mühür (Akıllı Kart Okuycu) temin etmeleri gerekmektedir. e-defter uygulamasında kullanılacak Mali Mühür Sertifikasına başvurusu, mportal.kamusm.gov.tr/bp/edf.go adresine üzerinden yapılmalıdır. Açılan sayfada ilgili alanlar doldurarak başvuru gerçekleştirilir. Bu link üzerinden yapılan başvuru sadece Mali Mühür Sertifikası için yapılan başvurudur. Mali mühür başvurusunda, kurum adına mali mühür alacak kişinin, şirketin Mersis kaydında yer alan kişilerden biri olması (şirketin imza yetkililerinden biri) gerekmektedir. 14
MERSİS Bilgilerinin güncelliği Mali mühür başvurularını, Mersis imza yetkilileri listesinde bulunmayan bir şirket çalışanı adına yapan mükellefler e-defter başvuruları sırasında hata almaktadır. Dolayısıyla, e-defter başvurusu yapılmadan önce bu kişinin Mersis teki imza yetkilileri arasında olduğunun kontrolü önem arz etmektedir. Şirketinizin Mersis'teki imza yetkililerinin bilgilerinin güncellemelerini bağlı bulunduğunuz Ticaret Sicil Müdürlüğü'ne başvurarak gerçekleştirebilirsiniz. 15
E-Defter Uygulamasına Başvuru E-Defter Uygulama başvurusu ayrıca https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/ internet adresi üzerinden yapılmalıdır. e-defter uygulamasına başvuru esnasında, USB mali mühürün e-defter başvurusu yapılacak bilgisayarda takılı olması ve söz konusu bilgisayarda USB mali mühürün kurulumunun tamamlanmış olması gerekmektedir. Kendi entegrasyonunu yapan firmalardan mali mühürü server a takılı olanların da mali mühürlerini başvurunun yapılacağı bilgisayara takmaları ve bu bilgisayarda mali mühür kurulumunu tamamlamaları gerekmektedir. Mali mühürün server a takılı olması durumunda e-defter başvurusu tamamlanamamaktadır. 16
Başvuru Süreci 17
Başvuru Süreci Mükellef Kimlik Bilgileri Mükellef grupları itibariyle e-defter başvuru formunda doldurulması zorunlu alanlar aşağıdaki şekilde olacaktır. Tüzel Kişi Mükellefler Şirkete ait Vergi Kimlik Numarası (VKN) Şirketin Adı ve Unvanı e-defter Uygulaması için GİB ten Onaylı Uyumlu Yazılım (Bu alan çoktan seçmeli olup, anlaşılan yazılım firmasının programının adı seçilecektir.) Şirketin Adresi Şirketin Telefon Numarası Şirketin Elektronik Posta Adresi (Şirketin varsa genel mail adresi; örneğin info@abc.com.tr gibi, yoksa imza yetkililerinden birisinin mail adresi yazılması yeterli olacaktır.) Adı ve Soyadı ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) (Bu bölüme imza yetkililerinden birinin adı ve soyadı veya doğrudan GİB le kontakta olacak kişinin adı ve soyadı yazılabilir.) Telefon Numarası ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) (GİB le kontakta olacak kişinin telefon numarası yazılabilir.) Cep Telefonu ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) (GİB le kontakta olacak kişinin cep telefon numarası yazılabilir.) Elektronik Posta Adresi ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) (GİB le kontakta olacak kişinin e-mail adresi yazılmalıdır. Başvuru sonrasında bu mail adresine GİB tarafından başvurunun tamamlandığına dair onay maili gidecektir.) 18
Başvuru Süreci Gerçek Kişiler T.C. Kimlik Numarası (TCKN) Adı Soyadı Uyumlu Yazılım Adresi Telefon Numarası Elektronik Posta Adresi Adı ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) Soyadı ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) Telefon Numarası ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) Cep Telefonu ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) Elektronik Posta Adresi ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) 19
Başvuru Süreci Kart Giriş Ekranı Form doldurulup kaydedildikten sonra Kart Giriş Ekranı gelecektir. Başvurunun bu aşamasında tüzel kişiler, USB mali mühürle (Akıllı Kart Okuyucu) başvuruya devam etmelidir. Bu aşamada ilk olarak Mali Mühür bilgisayara doğru olarak takılmalıdır. Mali mühür bilgisayara doğru olarak takılmasını takiben, Kart Giriş Ekranında sağ üst köşede bulunan TANIMLA butonuna basılır ve aşağıda yer alan Kart Tanımlama ekranı gelir. 20
Başvuru Süreci 21
Başvuru Süreci Kart Tanımlama Ekranı Kart Tanımlama ekranında Seç butonuna tıklanır ve açılan pencereden ilgili kartın PKCS11'i destekleyen kütüphanesi (dll dosyası) seçilmelidir: Akis kartlar için akisp11.dll GemSafe için gclib.dll Siemens için siecap11.dll StarCOS için aetpkss1.dll Aladdin için etpkcs11.dll Örneğin akisp11.dll genellikle C:\Windows\system32 dizininde bulunmaktadır. 22
Başvuru Süreci 23
Başvuru Süreci Kart Giriş Ekranı Kart dosyası kütüphane dosyası alanına aktarıldıktan sonra kart tanımlama ekranında Kart Adı alanına bir isim atanır: Örneğin; Akiskart/AKISKART/GemSafeKart/SiemensKart/AladdinKart vb. Devamında Ekle butonuna tıklanarak işlem tamamlanır. Kart tanımlama işlemleri bittikten sonra sağdaki gibi kart giriş ekranında tanımlı kartlardan son tanımlanan kart seçilir (Bu örnekte akisp11.dll seçilmiş ve AKISKART adı atanmıştır) ve kart şifresi girilir. Bunun ardından Giriş butonuna tıklanır. Kart şifresi doğru biçimde girildiğinde Sertifika Bilgileri bir sonraki sayfadaki şekilde olduğu üzere Kart Giriş Ekran ına yüklenecektir. 24
Başvuru Süreci 25
Başvuru Süreci Sertifika Bilgileri Sertifika bilgileri yüklendikten sonra İmzala butonuna tıklanır ve böylelikle başvuru işlemi tamamlanmış olur. İşlem Başarılı onay mesajı ile başvuru işleminin başarılı bir şekilde tamamlandığı anlaşılır. Herhangi bir hata varsa onay mesajı yerine hata mesajı ve hataya ilişkin açıklama ile ilgili bilgilendirme yapılacaktır. İşlemin başarılı olması durumunda Gelir İdaresi Başkanlığınca başvuru formunda belirtilen e-posta hesabına elektronik defterin ne zamandan itibaren GIB sistemine yüklenmesi gerektiği bilgisi, başvuru evrağının pdf kopyası ve başvurunun evrak numarası bilgileri gönderilir. 26
Başvuru Süreci 27
E-DEFTER OLUŞTURMA 28
TEŞEKKÜR EDERİZ 29