1 / 5 MERKEZ BİRİMLER + BÖLGE MÜDÜRLÜKLERİNE Genel Müdürlüğümüz merkez ve taşra birimlerinden 2014 ve 2015 yıllarında ölüm, istifa, emeklilik, kurumlar arası geçiş gibi sebeplerle toplam 1012 personel ayrılmış olup, 2015 yılı sonu itibariyle Tapu Müdürlüklerinde 1586 işlem yapan personel, 885 arşiv memuru eksiği ile hizmet verilmeye çalışılmaktadır. Aynı şekilde Bölge Müdürlükleri ve Kadastro Müdürlüklerinin de personel eksiği bulunmakta olup Tapu Müdürlüklerinden Bölge Müdürlüklerine ve Kadastro Müdürlüklerine olan atama talepleri, Tapu Müdürlüklerindeki personel eksikliği nedeniyle karşılanamamış ve yine aynı dönemde Tapu Müdürlüklerindeki Tapu Müdürü ve Tapu Sicil Müdür Yardımcısı unvanlı personel ihtiyacı da çok fazla olmasına rağmen alt unvanlardaki personel eksiği nedeniyle görevde yükselme sınavları ile bu eksiklikler giderilememiştir. Birimlerin personel eksikliği nedeniyle aynı dönemde mazerete bağlı atama taleplerinin karşılanmasında zorlanılmış bir kısmı ise hala karşılanamamıştır. Bu süreçte gerek personel yetersizliği gerekse dönemsel işlem artışı nedeniyle acil olarak personel takviyesine ihtiyaç duyulan birimlere personel temini amacıyla Personel Bilgi Sistemi üzerinde "Göreve Hazırım Projesi" geliştirilmiştir. Proje kapsamında; 1) Personel ihtiyacı nedeniyle atama veya geçici görevlendirme yapılacak birimler müracaatların başlangıç ve bitiş tarihleri açıkça belirtilmek suretiyle Personel Bilgi Sistemine işlenecektir. 2) Personel ihtiyacı bulunan birimlere atanmak veya geçici görev almak isteyen personel, Personel Bilgi Sisteminde "Atama İşlemleri" modülündeki "Göreve Hazırım" butonunu kullanarak, atanmak istediği birimleri seçmek ve onaylamak suretiyle başvuru yapabilecektir. 3) Personele kadro unvanı itibariyle atanabileceği veya geçici görevlendirilebileceği birimler listelenecektir. 4) Başvuru yapacak personelin görev yaptığı birimde personel ihtiyacı bulunmaması halinde başvurusu işleme alınacaktır. 5) Daha önce rotasyon, adli veya idari soruşturma, uzun süre görev yapma gibi nedenlerle görev yaptığı birimden alınan personelin aynı birime yeniden atanma talebi işleme konulmayacaktır. 6) Başvurular Personeli Atama ve Yer Değiştirme Esaslarına İlişkin Yönetmeliğin 7 nci maddesinin birinci fıkrası uyarınca elektronik ortamda online
2 / 5 olarak alınacak olup, ayrıca ıslak imzalı olarak veya EBYS üzerinden başvuru formlarının gönderilmesine ihtiyaç bulunmamaktadır. 7) Personel tarafından başvuruların yapılarak onaylanmasını müteakip, birim amirleri tarafından ve taşra teşkilatında Bölge Müdürleri tarafından görülerek raporlanabilecek ve Personel Bilgi Sistemindeki "Atama Tercihlerine Görüş Bildirme" menüsü kullanılarak online olarak görüş bildirilebilecektir. Personel ihtiyaçlarını bildiren birimler ve Bölge Müdürlükleri ile personel planlama ve atama sürecinde görev alan görevliler tarafından personel ihtiyacının online takibi amacıyla Personel Bilgi Sistemi üzerinde "Online Personel İhtiyacı Takip Projesi" oluşturulmuştur. Proje kapsamında; 1) Birim amirleri tarafından kullanılabilen "Personel İhtiyaç/Fazla Bildirimi" menüsü ve alt modülleri oluşturulmuştur. Birim amirleri bu modülleri kullanarak birimlerindeki personel ihtiyacını ve fazlasını online olarak bildirebilecek ve süreçlerini takip edebileceklerdir. 2) Tapu Müdürlükleri ve Kadastro Müdürlükleri tarafından bildirilen personel ihtiyacı ve fazlası bildirimlerine Bölge Müdürleri tarafından görüş "Personel İhtiyaç ve Fazlasına Dair Bölge Görüşü" menüsü kullanılarak verilecektir. 3) Birimlerin norm kadro verilerine göre eksik olan personel sayıları Personel Bilgi Sistemi üzerinden online olarak hali hazırda takip edilebilmektedir. Proje kapsamında bildirilecek personel ihtiyacı ve fazlasının özel durumları itibariyle norm kadro ile uyuşmayan veya birimdeki dönemsel veya sürekli işlem artışları ile personelin işlem yapma durumlarındaki sağlık sorunları ve yasal ücretli veya ücretsiz izinleri nedeniyle meydana gelen aksamalar açıkça belirtilerek talepte bulunulması gerekmektedir. Bunun dışındaki norm kadroya göre eksik olan müdür, müdür yardımcısı, arşiv memuru eksikliklerinin giderilmesi türündeki talepler ile online olarak yazılmayan dilekçe veya resmi yazı ile bildirilen personel ihtiyacı talepleri işleme konulmayacaktır. 2016 yılından itibaren uygulamaya alınacak olan yukarıdaki iki proje yanında Personel Bilgi Sistemi üzerinde personelin mazerete bağlı atama taleplerinin online olarak yapılmasına imkan sağlayan "Mazerete Bağlı Atama" modülü oluşturulmuştur. Hazırlanan modül ile; 1) Aile birliği, sağlık, can güvenliği mazeretleri ile engellilik durumuna bağlı atama talepleri ve personelin gazi olması, şehit veya gazi yakını olması nedeniyle Devlet Memurlarının Yer Değiştirme Suretiyle Atanmalarına İlişkin Yönetmeliğin Ek 2 nci maddesi gereğince yapılacak atama talepleri Personel Bilgi Sisteminde Atama İşlemleri Modülündeki "Mazerete Bağlı Atama Talepleri" butonu kullanılarak tercih yapılıp onaylanacak ve atama istek formunun çıktısı alınıp imzalanacaktır.
3 / 5 2) Çıktısı alınan atama istek formuna; a) Aile birliği mazeretine bağlı atama taleplerinde: Devlet Memurlarının Yer Değiştirme Suretiyle Atanmalarına İlişkin Yönetmeliğin 14 üncü maddesi gereğince "Aile birliği mazeretine dayanarak yer değiştirme isteğinde bulunan memur, eşinin kamu kurum ve kuruluşlarında kamu personeli olarak çalıştığına veya atanmayı talep ettiği yerde eşinin başvuru tarihi itibarıyla son iki yıl içinde 360 gün sosyal güvenlik primi ödemek suretiyle kendi adına veya bir hizmet akdi ile işverene bağlı olarak halen çalıştığına ya da birinci fıkranın (e) bendinde sayılan görevlerde bulunduğuna ilişkin belgeyi kurumuna ibraz etmekle yükümlüdür. Ayrıca yer değiştirme başvurusuna, evlilik durumunu kanıtlayan belgenin de eklenmesi gerekir." b) Sağlık durumu mazeretine bağlı atama taleplerinde: Devlet Memurlarının Yer Değiştirme Suretiyle Atanmalarına İlişkin Yönetmeliğin 13 üncü maddesi gereğince "Memurun sağlık mazeretine dayanarak yer değiştirme talebinde bulunabilmesi için; kendisi, eşi, annesi, babası, bakmakla yükümlü olduğu çocukları ve yargı kararı ile vasi tayin edildiği kardeşinin hastalığının görev yaptığı yerde tedavisinin mümkün olmadığı veya mevcut görev yerinin söz konusu kişilerin sağlık durumunu tehlikeye düşüreceğini eğitim ve araştırma hastanesi veya üniversite hastanesinden alınacak sağlık kurulu raporu ile belgelendirmesi gerekir." c) Can güvenliği mazeretine bağlı atama taleplerinde: Devlet Memurlarının Yer Değiştirme Suretiyle Atanmalarına İlişkin Yönetmeliğin 14/A maddesi gereğince "Memurun can güvenliği mazeretine dayanarak yer değiştirme talebinde bulunabilmesi için; kendisinin, eşinin veya bakmakla yükümlü olduğu çocuklarından birinin bulunduğu yerde kalmasının can güvenliğini tehdit altında bırakacağının adli veya mülki idare makamlarından alınacak belgeyle belgelendirmesi gerekir." d) Engellilik durumuna bağlı atama taleplerinde: Devlet Memurlarının Yer Değiştirme Suretiyle Atanmalarına İlişkin Yönetmeliğin Ek 3 üncü maddesi gereğince "İlgili mevzuatına göre alınan sağlık kurulu raporunda en az yüzde kırk oranında engelli olduğu belirtilen memurlar ile ağır engelli raporlu eşi veya bakmakla yükümlü olduğu birinci derece kan hısımları bulunan memurlar engellilik durumundan kaynaklanan gerekçelere " dair belgeleri, e) Devlet Memurlarının Yer Değiştirme Suretiyle Atanmalarına İlişkin Yönetmeliğin Ek 2 nci maddesine göre "Terör eylemleri etkisi ve sebebiyle şehit olan veya çalışamayacak şekilde malul olan ya da malul olup da çalışabilir durumda olan kamu görevlileri ile er ve erbaşların, Devlet memuru olarak görev yapan eş ve çocukları ile anne, baba ve kardeşlerinin; çalıştıkları kurum veya kuruluşların hizmet birimleri olan yerlere münhasır olmak üzere, aynı kurum içinde yer değiştirme suretiyle atanma talepleri, bu durumlarının ilgili makamlarca " verilmiş belgeleri,
4 / 5 eklemek suretiyle birim amirine teslim edilmesi gerekmektedir. 3) 3713 sayılı Terörle Mücadele kanunu kapsamında atanan personelin anılan kanun kapsamında olmalarından dolayı yaptıkları talepler ile sürekli engelli olmaları nedeniyle engelli kontenjanından atamaları yapılan personelin taleplerine ayrıca belge eklemelerine ve atama istek formunun çıktısını alarak göndermelerine gerek bulunmamaktadır. Personel Bilgi Sistemi üzerindeki online müracaatları dikkate alınacaktır. 4) Birim amirleri tarafından atama istek formları ve eklerinin yukarıdaki nitelikleri taşıyıp taşımadığı kontrol edilerek Devlet Memurlarının Yer Değiştirme Suretiyle Atanmalarına İlişkin Yönetmelik ile Personeli Atama ve Yer Değiştirme Esaslarına İlişkin Yönetmeliğe uygun olanlar na fiziki olarak gönderilecektir. Taşra teşkilatında yer alan birimler söz konusu form ve belgeleri Bölge Müdürlükleri aracılığı ile göndereceklerdir. 5) Birim amirleri ile Bölge Müdürleri tarafından personel taleplerine Personel Bilgi Sistemi üzerinden görüş verilecektir. Anılan Yönetmeliklere uygun olmayan tüm talepler birim amirleri ve/veya Bölge Müdürleri tarafından doğrudan Personel Bilgi Sistemindeki görüş kısmında yer alan "Yönetmeliğe uygun olmadığından ret edildi." bölümü işaretlenmek suretiyle kapatılacak, evrakları na gönderilmeyecek ve personelin birimdeki şahsi dosyasında saklanacaktır. 6) Personel Bilgi Sisteminde personel tarafından oluşturulan atama istek formları ve ekleri bir ay içerisinde na ulaştırılmadığı takdirde talepler sistemden kaldırılacaktır. Yukarıda yazılı projeler kapsamında 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunun 4/A maddesi kapsamında görev yapan tüm personelin talepleri Personel Bilgi Sistemi üzerinden online takip edileceğinden sonuçları da aynı sistem üzerinden ilgililerine bildirilecektir. Talep sonuçları için ayrıca yazılı bildirim yapılmayacaktır. Aynı Kanunun 4/B,C,D maddeleri uyarınca görev yapan personelin taleplerine dair önceki uygulamalara devam edilecektir. Birim amirlerinin yetkilendirme işlemleri TAKBİS-ERP yazılımında geçici görevlendirmelerin girilmesi sırasında birim amirliğine vekâlet görevinin verilip verilmediğine ve "Yetki Devri" menüsü kullanılmak suretiyle birim amirliğine verilen yetki bilgileri kullanılarak yapıldığından, Bölge Müdürlüklerince geçici görevlendirmelerin girilişi sırasında birim amirliğine verilen vekalet yetkilerinin sisteme doğru olarak aktarılması yanında birim amirinin izinli, raporlu ve benzeri sebeplerle görevde olmaması veya asil birim amirinin bulunmaması halinde Genel Müdürlük, Mülki Amir, Bölge Müdürü ve benzeri olurlar ile birim amirliğine vekalet etmek için
5 / 5 yapılan tüm görevlendirmelerin merkez teşkilatında İnsan Kaynakları dairesi Başkanlığına (Kadro Şube Müdürlüğü), taşra teşkilatında Bölge Müdürlüklerine aynı gün EBYS üzerinden gönderilmek suretiyle işlenmesinin temini gerekmektedir. Aynı şekilde tüm personelin her türlü izinlerinin (yıllık, mazeret, sıhhi, refakat vb.) en geç iznin başladığı günü takip eden mesai sonuna kadar TAKBİS-ERP yazılımı üzerine işlenmesinin temini de personel takibi ve planlaması açısından büyük önem arz etmekte olup konunun takibinden birim amirleri sorumludur. Projeler 2016 yılından itibaren uygulamaya alınacak olup, projeler üzerindeki geliştirme, güncelleme ve uygulama değişiklikleri Personel Bilgi Sistemi üzerinden duyurulacaktır. 01.01.2016 tarihinden günümüze kadar manuel olarak yapılan talepler İnsan Kaynakları Daire Başkanlığı tarafından Personel Bilgi Sistemine aktarılacaktır. Birim amirleri ve bölge müdürlükleri tarafından yukarıdaki hususların hassasiyetle takibinin yapılması ve tüm personele tebliği hususunda; Bilgi ve gereğini rica ederim. Dağıtım: Gökhan KANAL Genel Müdür V. -MERKEZ BİRİMLER + BÖLGE MÜDÜRLÜKLERİNE 14.01.2016 Genel Müdür Yardımcısı : Ö.S.BAYÇELEBİ 14.01.2016 İnsan Kaynakları Dairesi : A.OĞULTAY Başkanı 14.01.2016 Şube Müdürü : V.YÜCE 14.01.2016 : T.ATASEVEN