BÜRO HĐZMETLERĐ VE YÖNETĐCĐ ASĐSTANLIĞI PROGRAMI MEZUNLARININ ĐSTĐHDAMINDA ÖNEM VERĐLEN HUSUSLARIN ARAŞTIRILMASI

MYO-ÖS 2010- Ulusal Meslek Yüksekokulları Öğrenci Sempozyumu 21-22 EKĐM 2010-DÜZCE BÜRO HĐZMETLERĐ VE YÖNETĐCĐ ASĐSTANLIĞI PROGRAMI MEZUNLARININ ĐSTĐHDAMINDA ÖNEM VERĐLEN HUSUSLARIN ARAŞTIRILMASI Latif Onur UĞUR, Hülya SARI Kaman Meslek Yüksekokulu- Ahi Evran Üniversitesi-Kaman, KIRŞEHĐR latifugur@mynet.com hulyasari_1986@hotmail.com ÖZET Yönetici asistanı, literatürde yöneticilik becerilerine sahip olması gereken, iş akışlarına yön verebilen, görev ve sorumluluklarını eksiksiz yerine getirebilen, iş verimliliğini ve kalitesini yükseltmeyi hedefleyen, gerektiğinde yönetici adına kararlar alıp uygulama yetkisine sahip olan kişi olarak tanımlanmaktadır. Yönetici asistanlığı ya da sekreterlik kavramları maalesef günümüz iş dünyasının bazı küçük ve orta ölçekli kuruluşlarında gerektiği kadar ciddiye alınmamaktadır. Ancak saygın ve üretken bir meslek anlamında büro yöneticisi olmak için üniversitelerin meslek yüksekokullarında iki yıl süreli Büro Hizmetleri ve Yönetici Asistanlığı öğrenimi görmek gerekmektedir. Bu çalışma, meslek yüksekokullarının Büro Hizmetleri ve Yönetici Asistanlığı bölümlerinden mezun olanların, istihdam edilebilecekleri sektörlerde kendilerinden beklenen niteliklerin neler olduğu hakkında fikir sahibi olmalarını sağlamak amacıyla yapılmıştır. Bu amaçla; Hürriyet gazetesinin 01/10/2009-30/10/2009 tarihleri arasında Đstanbul baskısının Seri Đlanlar Eki nde, Yönetici Asistanı, Sekreter, Büro Elemanı gibi unvanlarla yayınlanan ilanlar incelenmiştir. Bu ilanlarda yer alan; nitel ve nicel özellikler (eğitim, yaş, cinsiyet, tecrübe, gösterişli olma, hakim olunması istenen bilgisayar programları, aranan eleman sayısı vb.) sektörel bazda mercek altına alınmıştır. Edinilen bulgulardan bazıları; inceleme yapılan dönemde en çok sağlık ve eğitim sektörlerinde eleman ilanı verildiği, ilanların yalnızca %5 inde bay eleman tercih edildiği, sektörel bazda ortalama %35 deneyim arandığı ve ilanların %70 inden fazlasında yaş sınırı bulunmadığıdır. Anahtar Kelimeler: Büro Hizmetleri ve Yönetici Asistanlığı Eğitimi, Büro Hizmetleri ve Yönetici Asistanlığı Đstihdamı, Sekreterlik, Meslek Yüksekokulu. 1. GĐRĐŞ Đnsan davranışlarının temeli ihtiyaçların giderilmesidir. Gerek maddi gerek manevi gereksinimlerin giderilmesi için sahip olunması gereken maddi ve manevi birikimlerin, bilgi öğrenilmesinin, alet kullanabilme yeteneğinin vb. hayata geçirilmesinde en önemli yollardan biri öğrenimdir. Kişisel deneyimler, önemli kimselerin ifadeleri, kitap ve dergilerde yer alan ifadeler birer bilgi kaynağıdır. Đhtiyaçlar hiyerarşisinde ki basamakların güvenle çıkılabilmesi için, bir meslek sahibi olmanın gerekliliği ise aşikardır. Günümüzde; Büro yönetimi, sekreterlik, asistanlık, büro elemanlığı, büro araç ve makinelerinin kullanımı, dokümantasyon

hazırlanması, sorumlulukların yerine getirilebilmesi vb. için de anılan yeteneklerin kazanılmasına imkan veren bir öğrenim görmek zaruri hale gelmiştir. Meslek yüksekokullarında Büro yönetimi ve yönetici asistanlığı adı verilen ve yukarıda anılan bilgi ve becerilerin kazandırıldığı, öğrenimin tamamlanmasının ardından profesyonel olarak bu mesleğin icra edilmesi için çalışılacak bir iş bulunması gerekmektedir. Tüm mesleklerde olduğu gibi global konjonktürler, mevsimsel dalgalanmalar arz talep değişiklikleri ve ekonomik hareketlilikler istihdamı direkt olarak etkilemektedir. Bu çalışmada büro yönetimi ve yönetici asistanlığı diploması sahibi olan meslek elemanlarının, istihdam edinebilmeleri için sahip olmaları beklenen nitelikler, farklı sektörlerden istihdam yapan kuruluşların verdikleri eleman ilanları baz alınarak araştırılmıştır. Yukarıda belirtilen ihtiyaçlar hiyerarşisinin daha üstteki düzeylerine ulaşılabilmesi için yetkin ve başarılı büro yöneticisi ve asistanı adaylarının kişisel ve mesleki kariyer planlamalarına kilometre taşı olacak hususlar belirlenmiştir. 2. LĐTERATÜR ARAŞTIRMASI Sekreter, Đngilizce bir kavramdır ve Đngilizcedeki secret (gizli, saklı, mahrem) kelimelerinden gelmektedir. Secretary yani sekreter kelimesi ise, özel katibe, katip, yazman anlamlarına gelmektedir. Kelimenin aslı ise Latince gizlilik anlamına gelen secretus kelimesidir. (Tutar, 2001). Türk Dil Kurumu sözlüğünde ise, sekreter özel yada kamu kuruluşlarında haberleşmeyi sağlayan, yazışma yapabilen görevli, yazman, katip anlamında kullanılmaktadır (Türk Dil Kurumu, 1998) Büyük Laurouse Ansiklopedisi ise sekreter tanımını; haberleşmeleri steno ve daktilo ile sağlayabilen, mektup yazabilen ve yazışmaları düzenleyebilen memur veya memure olarak vermiştir (Büyük Laurouse, 1986). Sekreterlik mesleği artık, sadece daktilo yazan, not tutan ve çeşitli büro görevlerini yapan bir elamanı ifade etmemektedir. Çağdaş bir sekreter, yöneticisini tanıyan, onun amaçlarını bilen ve onun günlük rutin olaylar arasında uzun dönem plan ve stratejilerini belirlemesine imkan tanıyan büro ortamının yaratıcısıdır (Tuncel, 2007). Sekreterlerin pek çok farklı alanlarda uzmanlaştığı ve farklı pozisyonlarda görev yaptığı için sekreterlik terimini tam kapsamıyla tanımlamak güçleşmiştir. Genelde sekreter çeşitli büro islerini yapan herhangi biri olarak tanımlanır. Daktilograflar, dosya katipleri, stenograflar ve diğer benzeri isleri yapan çalışanlar gerçek bir sekreterin çeşitli ve bazen karmaşık görevlerinden birini gerçekleştirdiklerinde sekreter olarak tanımlanabilmektedirler (Bahsi, 2002). Sağtürk, sekreteri Bürolardaki işlerin düzgün bir şekilde yapılmasını sağlayan, amirlerinin rahat konuşması için telefon konuşmaları, randevu tespitleri, ziyaretçi kabulü, yazışma gibi birçok teferruatla bizzat meşgul olan sempatik, anlayışlı, çalışkan kimse olarak tanımlamaktadır. Bu tanım, günümüz sekreterlerini tam olarak ifade etmemekte ve organizasyonların, yöneticilerin sekreterden beklentilerini tam olarak karşılamamaktadır (Sağtürk, 1961). Sekreteri yetkin iletişim becerileri ile donatılmış, yöneticisinin diğer ünite yetkilileriyle olan is ilişkilerini düzenleyip denetleyen, yönetim yeterliklerine sahip kişi olarak tanımlayan Başpınar, (Başpınar, 1999), sekreterin yönetsel işleviyle ilgili olarak şunları sıralamaktadır: 2

Sekreter, büro islerinin etkin bir şekilde yapılmasını sağlayan bir yönetici yardımcısıdır. Sekreter, büro islerinin düzgün bir şekilde yapılmasını sağlayarak, yöneticisine verimli zaman kullanma imkanı tanıyan en yakın yardımcıdır. Sekreter, mesleğe ilişkin bilgi ve becerilere sahip ve bunları davranışa dönüştürebilen, kişisel amaçları ile örgütün amaçlarını uyumlaştırabilen bir profesyoneldir. Bu tanımlardan yola çıkarak yapılabilecek bir başka tanımlama ise; bir işyerinde yöneticinin ve o işyerinin olmazsa olmazı, iş yerini her haliyle temsil edebilen, güçlü bir organize yeteneğine sahip olan, iş akışında birinci derece öneme sahip, bilgi ve belge yöneticisi olan, en önemlisi yöneticiyi yönetme vasfını taşıyan kişidir. şeklinde olabilir. Bugün sekreterlik kavramının sınırları, mühendislik kavramının sınırları kadar geniştir. Sekreterler değişik ve çok çeşitli görevleri üstlenmekte ve farklı sorumluluk düzeylerinde çalışmaktadırlar. Bundan dolayı sekreterin görevlerini, yetkilerini, sorumluluklarını ve özgün yeterliklerini; etkileşim içinde bulunacağı birim, örgüt ya da kişileri kapsayan tanımlar geliştirilmiştir. (Tuncel, 2007). Globallesen dünyada ve gelişen örgüt yapılarında sekreterlik geleneksel bir yapı bütünlüğünden çıkıp yeni bir kimliğe bürünmüştür. Bu bağlamda sekreter, yönetici sekreteri konumunda yöneticisini temsil eden, örgüt içi düzlenmeleri yapan, büro otomasyonunu en iyi şekilde kullanabilen, kendinden beklenen hizmetleri eksiksiz yapabilen bir kişi durumuna gelmiştir. Ayrıca sekreter, sekreterlik hizmetlerinin yanı sıra, kendisinden artık belli sorumluluklar üstlenmesi ve yetkileri çerçevesinde kararlar alabilmesi beklenen bir kişidir. (Tuncel, 2007). Bugün bilgi ihtiyacı o kadar artmıştır ki, günümüz sekreterleri buna cevap veremez ve bu ihtiyacı karşılayamaz olmuşlardır. Büro islerinin dijital ortamlarda yapılması, islerin hızını artırmanın yanında, büro faaliyetlerine ilişkin harcamaları ve zaman kaybını önemli ölçüde azaltmıştır. Klasik sekreterlik anlayışının yerine profesyonel sekreterlik yaklaşımını ortaya çıkaran düşüncenin temelinde, yeni is ve is gören anlayışı bulunmaktadır. Bir bilgi isçisi konumunda olan profesyonel sekreterler, bulundukları her ortam ve konumda özerk tutumlar ortaya koyabilmek düşüncesindedirler ve bu onlar için en önemli motivasyon kaynağıdır (Tutar, 2001). Eğitim bütün meslekler için önemli rol oynar. Mesleki eğitim, kalkınmanın hızlanması, istihdamın artırılması ve Türkiye nin rekabet gücünün yükselebilmesi yönünden büyük bir öneme sahiptir. Her işin bir uzmanlık dalı olduğu kabul edilirse, sekreterlerinde kendi alanlarında başarılı olabilmesi için mutlaka sekreterlik eğitimi almaları gerekmektedir. Sekreterlik hizmetleri ile bu hizmetleri yerine getirenlerin eğitim ve nitelikleri arasında doğrudan bir ilişki vardır. Eğitim almış bir sekreterin uyumu ise örgütlerin verimliliğinin artmasına katkıda bulunmaktadır (Başpınar, Bayramlı v.d, 2007). Büro elemanları; gerek kamu kuruluşlarında gerekse özel isletmelerde evrak kabul, evrak isleme, imza ve onaya hazırlama, bilgisayar kullanarak doküman oluşturma, kopyalama, dosyalama ve arşivleme gibi büro hizmetlerini gerçekleştirirler. Büro elemanları küçük ya da büyük, ulusal ya da uluslar arası, ister hizmet sektörü, ister üretim sektörü olsun her tür firmada, eğitimden, turizme tüm is kollarında çalışabilirler (Başpınar, Bayramlı v.d, 2007) Günümüzde böylesine geniş kapsamlı, eğitim imkanları yaygınlaşan ve belirli bir uzmanlaşmayı gerektiren bir meslek dalının uygulayıcıları olarak sahip olunması gereken en temel bilgi, mezun olduktan sonra istihdam olunabilecek sektörleri tanımak ve bu sektörlerin aradığı niteliklerin neler olduğunu bilip ona göre iş hayatına hazırlıklı olarak başlayabilmektir. Bu bağlamda büro yönetimi ve yönetici asistanlığı mesleğine adım atmaya 3

hazırlanan adayların yapması gerekenlerin başında; hangi sektörlerde çalışmak istendiğine karar verilmesi, bu sektörlerin gereklilikleri hakkında bilgi edinilmesi olası eksikliklerin giderilmesine yönelik çaba harcanması sayılabilir. Günümüz teknolojisi ihtiyaç duyulan hemen hemen her konuda bilgiyi sunabilecek düzeydedir. Bu sayede çalışılmak istenen sektör ve bu sektörün istihdam edeceği elemanlardan beklentileri hakkında çok sayıda bilgi sahibi olunabilir. Bu anlamda gazetelerin yayınladığı iş ilanları sayfalarından ve internet ortamında varlık gösteren kariyer sitelerinden faydalanılabilir. 3. AMAÇ VE YÖNTEM Bu çalışma meslek yüksekokullarının Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı bölümünden mezun olanların istihdam edilecekleri sektörlerde kendilerinden istenen özelliklerin neler olduğu hakkında fikir sahibi olmalarını sağlamak amacıyla hazırlanmıştır. Bu çalışmayla günümüz iş dünyasının ihtiyaç duyduğu büro yöneticisi, sekreter, yönetici asistanı vb. adlarla anılan elemanların, iş tanımları, hangi vasıflara sahip olmaları gerektiği, gibi sorulara cevaplar aranmıştır. Bu amaçla; literatürde yukarıda ki isimlerle anılan elemanların görev tanımları araştırılmış; istihdamlarına yönelik taleplerin belirlenmesi için Hürriyet gazetesinin 01/10/2009-30/10/2009 tarihleri arasında Seri Đlanlar ekinde Yönetici Asistanı, Sekreter, Büro Elemanı gibi unvanlarla yayınlamış olduğu ilanlardan yola çıkılarak mesleğin iş tanımı, iş gerekleri, cinsiyet ve istihdam edilecekleri alana göre dağılımı ele alınmıştır. Bu tarihler arasında her gün yayınlanan nüshalarda ilanlar, ilgili konu başlıklarına göre tablolaştırılmış bu tablolar üzerinde frekans ve yüzde dağılımları belirlenmiştir. Çalışmada aranılan nitelikler her istihdam alanı için ofis (mimarlık ofisi, gayrimenkul ofisi, emlak ofisi vb.), büro (hukuk bürosu), şirket (inşaat, ithalat, sigorta, nakliyat şirketleri vb.), firma (gıda, tekstil, denizcilik, bilgisayar firmaları vb.), sağlık (tedavi merkezi, muayenehane, laboratuar vb.) ajans (reklam ajansı vb.) eğitim (dershane, eğitim merkezi vb.), çeşitli (sohbet hattı, güzellik merkezi, home office, çiçekçi, yetkili servis vb.) ve sektör yada çalışma alanı belirtilmeyen şeklinde gruplandırılarak değerlendirilmiştir. (Şirket ve firma ifadeleri ilan sahibi kuruluşların kendilerini niteledikleri şekilde alınmış ve kullanılmıştır.) Bu çalışmada sadece Hürriyet gazetesinden yararlanılma nedeni, iş ilanları konusunda bu gazetenin Türkiye de özellikle Đstanbul baskısında en çok ilanı veren gazete olması ve araştırmanın sınırlı bir sürede gerçekleşmiş olmasıdır. 4. BULGULAR Edinilen bulgular aşağıda sunulmuştur. Tablo 1. Verilen Toplam Đlan Sayısının Đstihdam Alanlarına Göre Dağılımları ĐLAN SAYISI YÜZDE Ofis 43 20% Hukuk Bürosu 9 4% Şirket 39 19% Firma 15 7% Sağlık 13 6% Ajans 6 2% Eğitim 12 15% Çeşitli 34 16% Sek. Belirtmeyenler 34 16% Toplam 205 100% 4

Tablo 1 incelendiğinde, toplam istihdam alanı sayısı belirtilmeyen çalışma alanlarıyla beraber 9 adettir. Đnceleme yapılan tarihler arasında Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı/Sekreter ile ilgili verilen ilan sayısı toplam 205 tir. Bu oran mevsimsel dönemlerde değişiklik gösterebilir. En çok ilanın ise Ofis adı altında verildiği görülmektedir. Tablo 2. Đstihdam Alanlarına Göre Cinsiyet Dağılım Yüzdeleri CĐNSĐYET Bay Bayan Bay-Bayan Belirtilmemiş Ofis - 58% - 39% Hukuk Bürosu - 55% 11% 33% Şirket 5% 64% 7% 20% Firma - 53% - 46% Sağlık - 84% - 15% Ajans - 83% - 16% Eğitim - 41% 16% 41% Çeşitli - 64% 2% 38% Sek. Belirtmeyenler - 76% 2% 20% Tablo 2de, verilen ilan sayılarının cinsiyetlere göre dağılımı belirtilmektedir. Toplam ilan sayısının (205) sadece %5 inde bay eleman ilanının verildiği görülmektedir. Bu bulgu büro yönetimi ve yönetici asistanlığı istihdamında bayan eleman talebinin bay eleman talebine göre çok daha yüksek olduğunu göstermektedir. Hem bay hem bayan eleman aranan iş alanlarının başında eğitim sektörü gelmektedir. Tablo 3. Deneyim Ofis 23% Hukuk Bürosu 44% Şirket 25% Firma 13% Sağlık 38% Ajans 16% Eğitim 33% Çeşitli 44% Sek. Belirtmeyenler 41% DENEYĐM Deneyimli Tablo 3de, çalışma alanlarında hangi oranlarda deneyimli eleman talebi olduğu gösterilmiştir. Buna göre; en çok hukuk bürolarında istihdam edilecek elemanlar için deneyim istenmektedir. 5

Tablo 4. Çalışılacak Pozisyon POZĐSYON Asistan Sekreter Operatör Eleman Ofis 9% 65% 2% 23% Hukuk Bürosu - 100% - - Şirket 12% 53% - 34% Firma 13% 60% - 26% Sağlık 15% 77% - 7% Ajans 16% 50% - 33% Eğitim 8% 58% - 25% Çeşitli 11% 58% - 23% Sek. Belirtmeyenler 11% 77% 2% 11% Bu tabloda istihdam alanlarının verilen ilanlarda talep ettikleri personeli hangi pozisyonda çalıştırmak istediklerine yönelik yüzdelik oranlar ele alınmıştır. Toplam 205 ilanın içinde hukuk büroları sadece sekreter statüsünde ilan vermiştir. Sağlık ve sektörü belirtilmeyen toplam 47 ilanın %77 si yine sekreterlik pozisyonuna duyulan ihtiyacı göstermektedir. Tablo 5. Diksiyon, Prezantabl, Yaş Özellikleri ÖZELLĐKLER Diksiyon Prezantabl Yaş Ofis 13% 13% 6% Hukuk Bürosu 11% 22% 22% Şirket 10% 15% 10% Firma 6% 6% - Sağlık - - 30% Ajans - 33% - Eğitim 16% 8% 8% Çeşitli 2% 2% 5% Sek. Belirtmeyenler 5% 8% 17% Verilen ilanlarda, istihdam alanlarının personel alımında göz önüne aldığı kişisel özelliklerin her bir çalışma alanında farklılık göstermesiyle çeşitli sonuçlar ortaya çıkmıştır. Örneğin; Đlanların toplamı göz önüne alındığında tüm çalışma alanlarının ilan metinlerinde Prezantabl olma özelliği istemesi dikkat çekicidir. Özellikle ajanslar %30 luk bir oranla sadece bu özelliğin üzerinde durmuşlardır. Bu bağlamda Prezantabl kelimesinin işletmelerce ne anlamda kullanıldığı önem kazanmaktadır. Bunun dışında Sağlık sektörü ise aranılan elemanlarda yaş aralığı kriterini öne çıkarmaktadır. Bu yaklaşımın sağlık sektöründe çalışacak olan büro elemanlarında dinamik olma ve yoğun iş temposuna ayak uydurabilme bakımından benimsenmiş olabileceği düşünülmektedir. Aranılan özellikler konusu da deneyim konusunda olduğu gibi işletmenin faaliyetini gerçekleştirdiği alana göre farklılık göstermektedir. 6

Tablo 6. Görev Tanımları GÖREV TANIMI Telefon Ön Muhasebe Çay/Tem. Diğer Ofis 9% 2% 6% 50% Hukuk Bürosu 11% - - 33% Şirket 12% 2% 5% 45% Firma - 6% - 81% Sağlık - - 7% 62% Ajans - - - 66% Eğitim - 16% - 51% Çeşitli 5% 8% 5% 72% Sek. Belirtmeyenler 5% 20% 2% 42% Tablo 6daki verilere göre sekreter adı altında çalışacak olan elemanlardan, özellikle şirketlerin %12lik bir oranla telefona yanıt vermesi istenmektedir. Ayrıca çay/temizlik hizmeti isteyen çalışma alanlarının içerisinde sağlık sektörü ilk sırada yer almaktadır. Tablo 7. Yabancı Dil YABANCI DĐL Đng. Alm. Rusça Diğer Ofis 9% - - - Hukuk Bürosu 2% - - - Şirket 23% - - - Firma 20% 6% 6% 1% Sağlık 15% - - - Ajans 100% - - - Eğitim - - - - Çeşitli 8% 2% - - Sek. Belirtmeyenler 17% 8% 2% 5% Tablo 7de farklı çalışma alanlarına göre verilen ilanlardan her alanda verilen ilanların yüzde kaçında yabancı dil bilme şartı arandığı gösterilmiştir. Bu verilere göre ajanslar verdikleri tüm ilanlarda sadece Đngilizce bilinmesini istemektedirler. Đncelenen tüm ilanların %18inde yabancı dil bilme şartı arandığı belirlenmiştir. Tablo 8. Bilgisayar Bilgisi BĐLGĐSAYAR BĐLGĐSĐ Ofis 13% Hukuk Bürosu - Şirket 28% Firma 20% Sağlık 15% Ajans 33% Eğitim 25% Çeşitli 26% Sek. Belirtmeyenler 44% 9 51 7

Tablo 8 verilen ilanlarda, tüm sektörlerin genel olarak bilgisayar okur-yazarlığına sahip olma, ofis programlarına hakim olma gibi özelliklere sahip personel aradığını göstermektedir.. Đşletmenin hizmet verdiği çalışma alanına göre dağılım ise şöyledir; Şirket ve firmalar LKS, eğitim sektörü Corel, Go, V2 gibi sektöre özgü bilgisayar yazılımlarının kullanımının bilinmesini istemektedir. Tablo 9. Eğitim Düzeyleri EĞĐTĐM DÜZEYĐ Üniversite Yüksekokul Lise Ortaokul Ofis 2% 4% 11% - Hukuk Bürosu - - 22% - Şirket 12% - 15% 2% Firma - - 13% - Sağlık 7% - - - Ajans - - - - Eğitim - - 8% - Çeşitli 5% - 8% - Sek. Belirtmeyenler - 8% 26% - Tablo 9da farklı çalışma alanlarında hangi tahsil düzeyindeki elemanların hangi oranlarda talep edildiği gösterilmiştir. Bu verilen içinde en çarpıcı olanı üniversite düzeyinde eğitime sahip eleman talebinin farklı çalışma alanlarında en fazla %12 değerini almış olmasıdır. Đncelenen 205 ilanın yalnızca 2 tanesinde büro yönetimi ve yönetici asistanlığı mezunu olan adayların tercih edileceği belirtilmiştir. 5. SONUÇ VE DEĞERLENDĐRME Yönetici sekreteri/asistanı hem sekreterlik, hem de yönetime ilişkin bilgi ve becerilere sahip olmalıdır. Ancak bu durumda bağlı bulunduğu kurulusun amacına ulaşmasına önemli katkı sağlayabilir. Yöneticisinin sağ kolu ve asistanı olması nedeniyle sekreterde aranılan nitelikler söyle sıralanabilir. (Karadağ, 1997). Sır saklayabilme, Ciddi, nazik ve güler yüzlü olma, Türkçe yi çok iyi bilip kullanabilme, Sözcük haznesi zengin olma, Hızlı anlama ve anlatım yeteneğine sahip olma, Ses tonunu ayarlayabilme, Ciddi ve özenli giyinebilme, Dedikodulara karışmama, Sağlıklı ve iyi görünümlü fiziki yapıda olma, Temsil yeteneği bulunma, görgülü ve soğukkanlı olabilme, Đs ortamındaki beşeri ilişkilerde başarılı olma, Đyi bir belleğe sahip olma, Sabırlı olabilme, Bilgisayar kullanabilme ve dosyalama sistemlerini bilme. 8

Verilen ilanlar incelendiğinde yukarıda verilen niteliklerin çoğunun bir arada yer almadığı belirlenmiştir. Farklı ilanlarda bu niteliklerin farklı olanlarının ön plana çıkarıldığı görülmüştür. Nitelikli ve önemli kariyer hedefi bulunan bir büro yöneticisi ve asistanının bu niteliklerin büyük çoğunluğunda yeterli bir düzey sağlamasının kendi istihdamı için olumlu katkılar sağlayacağı aşikardır. Gerek çalıştığı sektöre hakim gerekse yöneticilik vasıflarına sahip üstlerin bulunduğu çalışma alanlarında istihdam edilecek olan elemanların sadece yukarıda belirtilen niteliklere sahip olması yeterli olmamaktadır. Çünkü bir eleman kişisel özellikleri bakımından ne kadar nitelikli olursa olsun çalışma alanında belirli bir sektörel hakimiyete sahip değilse sorumluluğunda bulunan işler konusunda kendini gösteremeyecektir. Bu bağlamda kişinin nitelikleri ve yetenekleri doğrultusunda çalışabileceği sektörü/sektörleri netleştirip bu çalışma alanlarının gerektirdiği özelliklere sahip olması, uzmanlaşmak adına atılacak temel adımdır. Bir alanda uzmanlaşmak kişinin uzmanlaştığı alanı oluşturan çevrede kabulünü sağlar. Bu sayede kişinin sektörel bazda deneyimli olması uzmanlık alanı doğrultusunda aynı çalışma alanında hizmet veren farklı kimliklerdeki işletmelerde de istihdam edilmesini sağlayacaktır. Doğaldır ki bu çalışma kısa bir süre içerisinde ve sadece bir kaynaktan yararlanılarak yapılmıştır. Çalışmanın yapıldığı sürenin kısıtlı olması sektörel farklılıkların ve mevsimsel dalgalanmaların değerlendirilmesini engellemiştir. Bu çalışmanın, daha uzun bir zaman zarfında ve kaynak sayısı çoğaltılarak yapılabilecek diğer çalışmalarla birlikte, istihdam edilecek olan elemanlara olumlu katkılar sağlayacağı düşünülmektedir. 6. KAYNAKLAR Bahsi, D., Türkiye de Büro Yönetiminde Sekreterliğin Önemi ve Sekreterlik Eğitimine Đlişkin Bir Model Önerisi. Gazi Üniversitesi Eğitim Bilimler Enstitüsü, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Ankara, 2002. Başpınar, N., Sekreterlik Davranışları. Anadolu Üniversitesi Yayınları, No: 8, Eskişehir, 1999. Başpınar, Ö, N., Bayramlı, Ü, Ü., Şen, O., Dünyada Sekreterlik E- Sertifika Programları Ve Anadolu Üniversitesi Modeli VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim, Ankara, 2007. Büyük Larousse. 20. Cilt, 1986. Karadağ, A., 2000 li Yıllarda Sekreterlik. Akba Yayıncılık, Đstanbul, 1997. Sağtürk, N., Sekreterlik Eğitimi. Ticaret Yüksek Öğretmen Okulu Yayınları, Đstiklal Matbaası, Ankara, 1961. Tuncel, M., Meslek Yüksekokullarındaki Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programlarının Sektörün Đhtiyaçlarını Karşılama Durumunun Değerlendirilmesi. Gazi Üniversitesi Eğitim Bilimleri Enstitüsü Büro Yönetimi Eğitimi Bilim Dalı, Yüksek Lisans Tezi, s.3, Ankara, 2007. Tutar, H., Profesyonel Sekreterlik ve Büro Uygulamaları. Nobel Yayınevi, Ankara, 2001. Türk Dil Kurumu., Türk Dil Kurumu Sözlüğü. Ankara, Atatürk Kültür Dil ve Tarih Yüksek Kurumu, 2.Cilt, 1998. 9