GT001, rev. 4 Doküman # W103-ITU-TR Yayın Tarihi: 05-Mart-2014 Sayfa 1 / 5 Amaç Bu prosedür Intertek Test Hizmetleri A.Ş. İş Güvencesi Departmanı tarafından yürütülen ISO17065 ve İyi Tarım Uygulamaları belgelendirme faaliyetleri ile ilgili program detaylarını tanımlamak amacıyla oluşturulmuştur. Kapsam Sorumluluk Test Hizmetleri A.Ş. İş Güvencesi Departmanı tarafından yürütülen ISO17065 ve İyi Tarım Uygulamaları belgelendirme faaliyetlerin yapısı, belgelendirme süreci, belge geçerliliği, belge sürdürülmesi/askıya alınması/geri çekilmesi, logo kullanımı, düzeltici faaliyet süreci konularını kapsamaktadır. Kontrolör, kontrol işlemlerini gerçekleştirmekten, kontrol planı hazırlamaktan, düzeltici faaliyet kapatmalarının takibini yapmaktan ve değerlendirme prosesi esnasında toplanan bilgileri sertifikere sunmaktan sorumludur. Sertifiker, değerlendirme sonuçlarını gözden geçirerek ürünün belgelenip belgelenemeyeceği hakkında karar vermekten sorumludur. 1. 0 Belgelendirme Yapısı Başvuran, belirlenen süre içerisinde, belgelendirme için gerekli olan tüm şartları etkin olarak yerine getirebildiği takdirde, Intertek belgelendirme talebini gözden geçirecek ve başvuranın belgeye hak kazanabilmesi için uygunluğuna karar verecektir. Ayrıca Başvuran / müşteri, a) Ürün belgelendirmesinde İyi Tarım Uygulamaları Hakkında Yönetmelik (sayı belirtilmediği sürece yürürlükte olan) ile ilgili şartlara daima uyacaktır, b) Üretici, üretici örgütü ve müteşebbisler; hukuki yapılarında, tarımsal faaliyetlerinde veya üretim alanlarında yaptığı her türlü değişikliği en geç bir ay içerisinde bildirir. c) Üretici, üretici örgütü ve müteşebbisler; sözleşmedeki hak ve yükümlülükleri saklı kalmak koşuluyla, sertifikasyon kapsamındaki ürün veya ürünlerini geçici veya sürekli olarak iyi tarım uygulamaları kapsamından çıkarma hakkına sahiptir. d) İyi tarım uygulamalarına başlayan üretici, üretici örgütü veya müteşebbisler bu Yönetmelikte belirtilen hususlara dair her türlü kayıtlarını Bakanlık yetkililerine ve Intertek a ibraz eder, üretim alanlarını denetime ve kontrole açar. e) Değerlendirmenin yürütülmesi için, muayene dokümantasyon, bütün alanlara erişebilme imkânları, iç tetkik raporlarını da içeren kayıtları ve değerlendirme amacı ile çalışan personel (meselâ deney, muayene, kıymet biçme, gözetim, yeniden değerlendirme gibi işlerde) ve şikayetlerin çözümü de dahil olmak üzere gerekli düzenlemeleri yapacaktır. f) Belge yayını sonrasında yalnız belgenin verildiği hususlar kapsamında hak iddia edecektir, g) Kendi belgesini, Intertek ın şöhretini zedeleyecek şekilde kullanmayacak ve kendi belgelendirilmesi ile ilgili olarak, belgelendirme kuruluşunun şaşırtıcı ve yetkisiz bulacağı beyanlarda bulunmayacaktır, h) Belgelendirmenin askıya alınması veya iptal edilmesi halinde, belgelendirmeye atıf yapan reklam malzemelerini kullanmayacak, Intertek ın talebi üzerine bütün dokümanları iade edecektir, i) Belgelendirmeyi, sadece sistemin/ürünün ilgili standartla uyum içinde olduğunu göstermek için kullanacaktır, j) Hiç bir belgenin veya raporun veya bunların bir kısmının, yanlış amaçlar için kullanılmamasını sağlamak için gayret gösterecektir, k) Dokümanlarda broşürlerde veya reklam işlerinde kendi sistemine/ürünlerine atıfta bulunurken bu kurallar ile uyum içinde olacaktır. 2.0 Belgelendirme Bir belgelendirme denetimi/kontrolü tamamlandığında ve ürünlerin Sertifiker tarafından yeterli olduğu anlaşıldığında, Intertek başvurana uygun şekilde bilgi verecek ve belgeyi yayınlayacaktır. Sertifika düzenlenebilmesi için birinci derece kontrol noktalarının tamamına, ikinci derece kontrol noktalarının en az yüzde doksan beşine ve taraflar arasında yapılan sözleşme esaslarına uyulması gerekmektedir. Uygunsuzluk halinde; üretici, üretici örgütü veya müteşebbise aşağıda belirtilen yaptırımlar uygulanır. Sınıflandırma Durum Faaliyet Yaptırımlar Uyarı Majör (Birinci derece) kontrol noktalarının herhangi birine veya Minör (ikinci derece) kontrol noktalarının yüzde beşinden uymayanlara faaliyet fazlasına düzeltici talebinde bulunarak veya yaptığı sözleşme aykırılık hükümlerine olması durumunda düzenlenir. Maksimum uyumsuzluk düzeltici faaliyet süresi Uyarı üzenlendiği tarihten itibaren 28 günlük bir süredir. Uyarı, Komple veya kısmı askıya alma. Yazılı kanıt yada haberli denetim sonrası uygunsuzluğun kapatılması ile askıya alma çözümlenir Şayet uyumsuzluk bir Major Zorunlulugun yerine getirilmemesiyle ilgiliyse, askıya alma uygulaması yapılmadan önce, maksimum 28 günlük bir erteleme süresi verilmesi, uyumsuzluklara karşı alınan düzeltici faaliyetlerin uygulanısı sürecinde kontrolör/denetçi tarafından gerçeklestirilen kontrol/denetim sırasında, insan, çevre ve tüketici güvenligine ilintili uyumsuzlugun kritikliğinin degerlendirilmesine baglı olacaktır. Majör Zorunlukla veya %5 den fazla minör Zorunluluklarla ilgili uyumsuzlukların düzeltilmesi için verilecek olan süreye (28 gün içerisinde) Intertek karar verecektir. İnsan, çevre ve tüketici güvenligini ciddi anlamda tehdit eden sakıncalar oldugu durumda kesinlikle zaman verilmeyecek ve derhal bir kısmı veya komple askıya alma işlemi uygulanacaktır. Süre,
GT001, rev. 4 Doküman # W103-ITU-TR Yayın Tarihi: 05-Mart-2014 Sayfa 2 / 5 Kısmı veya Komple Askı İptal Düzenlenen uyarının 28 gün içinde kapatılamamsı veya İnsan, çevre ve tüketici güvenligini ciddi anlamda tehdit eden sakıncalar oldugu durumda veya yaptığı sözleşme hükümlerine aykırılık olması durumunda Askıya alma süresi sonunda uygunsuzluğun kapatılmadığını tespit etmesi veya yaptığı sözleşme hükümlerine aykırılık olması durumunda Komple veya kısmı askıya alma. Yazılı kanıt yada haberli denetim sonrası uygunsuzluğun kapatılması ile askıya alma çözümlenir. uyumsuzlugun tehlikesine ve çevresel sartlara göre en fazla 28 gün olmak şartı ile üreticinin bu düzeltmeleri yapabilecegi gün sayısına göre ayarlanacaktır. Üretici sertifikasyon statüsünü elde etmeden/yeniden kazanmadan önce Majör Zorunluluk uyumsuzluklarını kapatmak ZORUNDADIR. İlk kez sözleşme yapılam üretici, üretici örgütü veya müteşebbislerin kontrolünde veya ilk kez sertifikasyon kapsamına alınan ürünlerin kontrolünde, istenilen düzeltici faaliyetlerin üç aydan daha fazla bir sürede kapatılması durumunda, yeniden yerinde kontrol yapılır. Kısmi askıya almada, sertifika kapsamındaki bir veya birden fazla ürün askıya alınır. Komple askıya almada ise sertifika kapsamındaki tüm ürünler askıya alınır. Askıya alma altı aydan fazla olamaz. Çiftçi yada çiftçi grubunun ITU yönetmeliği gereği ilgili yasal kurumlara bilgilendirme yapılır. ITU/marka, Intertek logo, sertifika yada Intertek ile ilgili diğer dokümanları kullanımı askıya alım süresinde engellenir. Eğer askıya alma sebebi 6 ay sonra çözümlenmemişse sertifika ve Intertek ile olan sözleşme iptal edilir. - Sertifikanın ve sözleşmenin iptali işlemini İptal işlemine maruz kalan üretici, üretici örgütü veya müteşebbisler, iptal işlemine ait kararının verildiği tarihten itibaren on iki ay süre ile kontrol ve sertifikasyon faaliyetlerine dahil edilmez. Grup sertifikasyonuna dahil üretici/ üreticilerin yapacağı uygunsuzlukların sonuçları, kontrolör tarafından hazırlanacak gerekçeli raporda belirtilmek suretiyle sadece uygunsuzluğu yapan üretici/ üreticileri etkilediği durumda iptal işlemini; sadece uygunsuzluğa neden olan üretici/üreticilere uygulayabilir. Habersiz kontroller sözleşmelerde belirlendiği şekilde ve ilgili yönetmelik/standart çerçevesinde gerçekleştirilecektir. Fakat Intertek gerekli gördüğü takdirde habersiz kontroller haricinde ziyaretler gerçekleştirilebilecektir. Belgelendirme veya belge yenileme denetimi / kontrolü sonrasında yayınlanan belge, yayın tarihinden itibaren müşterinin belgelendirme kuralları ve düzenlemelerine uyması şartı ile belge üzerinde yazan geçerlilik tarihine kadar geçerlidir. Habersiz kontrollerde ilk belgelendirme veya belge yenileme denetimi tarihinden itibaren en fazla 1 (bir) yıl içinde yapılmalıdır. Habersiz kontrollerde; kontrolden en fazla kırksekiz saat öncesinde üretici, üretici örgütü veya müteşebbise bildirimde bulunur. Şikayetlerin araştırılması, değişikliklerin incelenmesi veya askıya alınan belgelendirmelerin izlenmesi ve askıdan indirilmesi amacıyla Intertek tarafından kısa saha denetimleri/kontrolleri gerekli görülebilir. Bu durumda denetim/kontrol ekibinin seçiminde Intertek ilave dikkat gösterecektir. Belge, Intertek ın mülkiyetindedir ve talep edildiğinde iade edilecektir. Tüm müşteriler, belgelendirildikleri kapsam çerçevesinde aldıkları tüm şikâyetlerin kayıtlarını tutacaktır. Bu kayıtlar Intertek denetimlerinde/kontrollerinde hazır bulundurulacaktır. 3.0 Belgelendirme Kapsamının Genişletilmesi Belge kapsamını, ilave prosesleri, ürünleri, hizmetleri veya sahaları kapsayacak şekilde genişletmek isteyen kuruluş yazılı olarak Intertek a başvuracaktır. Sertifiker bu genişletmenin yapısını gözden geçirecek ve gerçekleştirilmesi gereken denetimler/kontroller hakkında karar verecektir. Bu doğrultuda, Intertek sözleşmede yapılacak değişikliklere ilişkin hakkını saklı tutar. 4.0 Belge Sahipleri (Müşteriler) Tarafından Yayın Belge sahibi kuruluş, her durumda, yayınlarına ve reklâmlarına gerekli dikkati gösterecek olup, böylece belgelendirilmiş ve belgelendirilmemiş kapsamlar arasında bir karışıklığın meydana gelmesini önleyecektir. Belge sahibi kuruluş, 3. kişilere karşı, bir ürününün, prosesin, sahanın veya organizasyonun veya hizmetin belgelendirme kapsamında olmadığı halde belgelendirme kapsamındaymış gibi yanıltıcı hareketlerde bulunamaz.
GT001, rev. 4 Doküman # W103-ITU-TR Yayın Tarihi: 05-Mart-2014 Sayfa 3 / 5 5.0 Belge, Logo ve Akreditasyon Markalarının Yanlış Kullanımı Müşteriye belge teslimi sırasında verilen belge ve logolar, belge ve logo talimatlarına uygun olarak kullanılmak zorundadır. Belge ve logonun ilgili talimata uygun kullanılmadığının tespiti durumunda denetim/kontrol ekibinin kabul edeceği düzeltici faaliyet müşteri tarafından zamanında ve doğru olarak tamamlanmaz ise Intertek tek taraflı olarak hiçbir yükümlülüğü olmaksızın sözleşmeyi feshedecektir ve ilgili hususta doğabilecek her türlü zarar ve ziyan geriye etkili olarak müşterinin sorumluluğunda olacaktır. 3. Kişilerin tarafından müşterilerin belgelerini yanlış kullandıkları bildirildiğinde Intertek gereken faaliyetleri başlatacaktır. Intertek a müşteri hakkında yapılan şikâyetler ve gelen bilgiler değerlendirildiğinde, belge kullanımının artık belgelendirme kuruluşunun kuralları ile uyum içinde olmadığını göstermesi durumunda Intertek müşterinin yerinde denetim/kontrol yapma hakkına sahiptir. 6.0 Belgenin Geçerliliği Ürün belgelendirme için başvuran/müşteri, belgelendirme sürecinin TS EN 17065:2012 - Uygunluk değerlendirmesi - Ürün, proses ve hizmet belgelendirmesi yapan kuruluşlar için şartlar doğrultusunda yürütüleceğini ve ilgili kural ve düzenlemelere uyacağını kabul ve taahhüt eder. Düzenlenen belgeler; belge üzerinde yazılı olan kapsam, adres, standart, ürün ve geçerlilik süresi çerçevesinde geçerlidir. 3. kişilere hak bahşetmez. Sertifikanın yayınlanmasından sonra sertifika geçerlilik süresi içerisinde aynı kapsamdaki yeni ürün veya ürünlerin kontrolünün tamamlanması durumunda, önce yayınlanan sertifika revize edilerek yeni ürünler sertifika kapsamına alınabilir. Sertifikanın revize edilmesi durumunda, sertifika geçerlilik süresi uzatılamaz. 7.0 Belgenin/Belgelendirmenin Askıya Alınması Intertek tarafından yapılmakta olan belgelendirme işlemi ve/veya verilen belge, belirli bir süre için aşağıda belirtilenlerle sınırlı olmamak kaydı ile bu gibi durumlarda askıya alınabilir: Denetim/kontrol sonucunda tespit edilen uygunsuzluklar, belgenin derhal geri çekilmesini gerektirecek yapıda değilse; Yanıltıcı yayın veya reklâm gibi belgenin yanlış kullanımı tespit edildiğinde, müşteri tarafından bu durum uygun şekilde telafi edilmezse veya farklı uygun tedbirler alınarak çözümlenmezse; Müşterinin gönüllü olarak askıya almayı talep etmesi halinde Intertek ın Belgelendirme Kuralları ve Düzenlemelerinin herhangi başka bir şekilde ihlal edilmesi halinde; Uygunsuzluklar için başlatılan Düzeltici faaliyet isteklerinin 28 gün içerisinde tamamlanmaması veya tespit edilen uygunsuzluğun çevre, insan ve hayvan sağlığı açısından tehlike arz ettiği durumunda Zamanı gelen gerekli habersiz denetimlerin/kontrollerin reddedilmesi veya tarihlere uyulmaması durumunda; Askı süresi azami 6 ay olup sürece/süreye ilişkin karar ilgili standartlara uygun olarak Sertifiker tarafından verilir. Müşteri, askıya alınmış belge kapsamında bulunan herhangi bir ürününü belgelendirilmiş olarak tanımlayamaz. Belgelendirmenin resmi olarak askıya alındığı, Intertek tarafından belge sahibi kuruluşa bildirilecektir. Aynı zamanda askıya alınma durumunun hangi koşullar altında kaldırılacağı da belirtilecektir. Askıya almada karardan itibaren en geç bir ay içinde Bakanlığa bildirir. Müşteri kendilerine uygulanan işlemlerle ilgili olarak yapılan tebliğ tarihinden itibaren bir ay içerisinde İntertek e itiraz edebilir. Askıya alınma sürecinin sonunda belgenin kullanım hakkının geri verilmesi ve tespit edilen koşulların yerine getirilip getirilmediğinin belirlenmesi için bir araştırma gerçekleştirilecektir. Bu koşulların yerine getirilmesi durumunda müşteriye belgenin kullanım hakkının tekrar iade edildiği bildirilerek, askıya alınma durumu sona erdirilecektir. Eğer koşullar yerine getirilmez ise belge geri çekilecektir. Intertek, belgelerin askıya alınması ve yeniden iade edilmesinden kaynaklanan tüm masrafları müşteriye tahakkuk ettirecektir. 8.0 Belgenin/Sürecin Geri Çekilmesi/İptali Bir belge aşağıda belirtilen durumlarda geri çekilir veya belgelendirme kapsamı daraltılır: - Madde 7 de anlatılan askı sürecinin olumsuz sonuçlanması halinde; - Denetimlerde/kontrollerde uygunsuzlukların ciddi boyutlarda olduğu ortaya çıkarsa; - Başvuran/müşteri finansal yükümlülüklerini yerine getirmezse; - Başvuranın/müşterinin, Intertek Sisteminin kötü anılacağı girişimlerde bulunması halinde. - İlgili standartlarda, yasal düzenlemelerde tanımlanmış kurallara uyulmaması durumunda.
GT001, rev. 4 Doküman # W103-ITU-TR Yayın Tarihi: 05-Mart-2014 Sayfa 4 / 5 Yukarıdaki koşullarda Intertek başvurana/müşteriye haber vererek belgeyi/belgelendirme sürecini geri çekme yetkisine sahiptir. Genel Müdür bu durumda Yönetim Kuruluna bildirimde bulunacaktır. Kuruluş itiraz etme hakkına sahiptir. Belge/belgelendirme süreci aşağıda belirtilen durumlarda iptal edilecektir: - Başvuran/müşteri, belge/belgelendirilme sürecini sona erdirmeyi talep ettiğinde; - Sürecin veya hizmetin artık devam ettirilmemesi veya müşterinin söz konusu faaliyet alanından ayrılması durumunda; - Intertek İş Güvencesi Birimi tarafından müşterinin, Tescil Sistemini yanlış yansıtacak veya verilen herhangi bir belgeye hak kazanma kararının doğru uygulanmadığı gibi girişimlerde bulunduğu tespit edildiğinde. 9.0 Düzeltici Faaliyetler Intertek, belgenin yanlış kullanıldığına dair bir bildirim aldığında, bu bildirim araştırılacaktır. Yanlış kullanım ispatlandığında araştırmanın maliyeti müşteri tarafından ödenecektir. Intertek, yanlış kullanımın boyutunu ve gerçekleştirilmesi gereken düzeltici faaliyeti belirleyecektir. kullanılacak faaliyetler ile sonuçlandırılmayacaktır. 10.0 Ücretler ve Sözleşme Şartları Intertek, sözleşmedeki edimlerin dışında ilave olarak istenilecek olan belge v.s. hizmetler için belirlenecek oranlardaki ücretleri talep etme hakkına sahiptir. Ticari düzenlemeler Intertek ile başvuran/müşteri arasındaki sözleşmelerde verilmiştir. Kuruluş un belgelendirme sürecine ait ücretleri ödemesini takiben Intertek belgeyi yayınlayacaktır / belgelendirmeyi devam ettirecektir. Intertek tarafından başvurana / müşteriye, belgelendirme sürecine ait mali yükümlülüklerin ve belirli bir süre içerisinde ücreti ödemesinin yazılı bildirmesini takiben, belirlenmiş süre sonunda halen ödeme yapılmamışsa, Intertek belgeyi geri çekme hakkına sahiptir. 11.0 Kuruluş ve Kuruluşun Sisteminde Gerçekleşen Yapısal Değişiklikler Tüm başvuranların / müşterilerin, dokümantasyonlarını güncel tutmaları ve organizasyon sisteminde veya yapısında meydana gelen herhangi bir önemli değişikliği 1 ay içinde Intertek e bildirmeleri gerekmektedir. Özellikle belgelendirmenin kapsamına etki edebilecek (tüzel kişiliğin değişmesi, adres değişikliği, personelin veya saha/ürün ilavesi, çıkması gibi) veya Yönetim Temsilcisi, İç Kontrolör konumuna yeni bir kişinin atanmasıyla sonuçlanan değişiklikler bildirilmelidir. Intertek bu değişiklikler karşısında gerekli gördüğü takdirde yeniden denetim yapma hakkına sahiptir. Intertek denetçileri/kontrolörleri bir önceki denetimden itibaren yönetim sisteminde meydana gelen tüm değişikliklerden haberdar edilmelidirler. Intertek belgelendirme sistemi gerekliliklerindeki değişiklikleri müşterilerine bildirecektir. 12.0 Belgelendirme Sürecinde Yer Alan Denetimlere İlişkin Bilgi Belgelendirme Denetimi; kuruluşun uyguladığı sistemin başvurduğu prosedür, standard, spesifikasyon ve/veya mevzuat şartlarına uygunluğunun ve yeterliliğinin değerlendirilmesi ve sonucunda belgenin yayınlanması amacıyla yapılır Habersiz Denetim; Müşterinin belgelendirildiği ve belge üzerinde yazılı ürünler dâhilinde uygunluk ve yeterliliğinin, habersiz olarak değerlendirilmesi ve belgenin devamlılığı ve sonraki dönem belge yenileme denetimi düzenlemeleri için karara varılması amacıyla yapılır. Bu faaliyet belgelendirme yapıldıktan sonraki ürün yetiştirme döneminde planlanır ve uygulanır. Habersiz denetim süreleri müşterinin yapısına, ürün çeşidine, saha sayısına ve sahalarının yerleşimine göre sözleşmeye konu olan ilgili standartlar ve yönetmelikler çerçevesinde belirlenir. Belge Yenileme Denetimi: Sözleşme yapılması halinde belgelendirilen ürünler için bir sonraki hasat döneminde gerçekleştirilen denetimdir. Belgelendirme denetiminde kontrol edilen tüm kontrol noktaları tekrar kontrol edilir ve sonuçlar sözleşmeye konu standartlar ve yönetmelikler çerçevesinde değerlendirilir. Kapsam genişletme veya kapsam daraltma denetimleri; kuruluşun belgelendirme kapsamına etki eden değişikliklerin, ilgili standart/spesifikasyon/mevzuat şartlarına uygunluğu ve yeterliliği açısından değerlendirilmesi ve/veya sonucunda yeni belge yayınlanması amacıyla yapılır. Takip denetimi; Denetçi uygun gördüğünde, uygunsuzlukların giderilip giderilmediğinin sahada doğrulanması amacıyla yapılır. Ayrıca denetim ekibinin uygun göreceği diğer hususlar da programa dâhil edilebilir. Denetimlerde tespit edilen eksiklikler/iyileştirmeye açık noktalar majör uygunsuzluk, minor uygunsuzluk ve tavsiye olarak üçe ayrılır ve kontrol noktalarının sınıflandırması ilgili yönetmelik tarafından tanımlanır.
GT001, rev. 4 Doküman # W103-ITU-TR Yayın Tarihi: 05-Mart-2014 Sayfa 5 / 5 Denetimlerinde tespit edilen uygunsuzlukların belgelendirme kararlarına ve/veya sürece etkisi, aşağıda açıklanmıştır: - Uygunsuzluk(ların) tespiti durumunda; düzeltici faaliyetin doğrulanması dokümante kanıtların ibraz edilmesini ve/veya sahada doğrulamayı gerektirir. Bu dokümanlar, ofiste incelenebilir ve kabul edilebilir bulunduğunda etkinliği bir sonraki habersiz ve/veya belge yenilemede denetlenir. Bu tür uygunsuzlukların kapatılması için azami süre 28 (yirmisekiz) gündür. İlk kez sözleşme yapılan müşterinin kontrolünde veya ilk kez sertifikasyon kapsamına alınan ürünlerin kontrolünde, istenilen düzeltici faaliyetlerin üç aydan daha fazla bir sürede kapatılması durumunda, yeniden yerinde kontrol yapar. Ürün belgelendirmede tespit edilen uygunsuzlukların sahada doğrulanarak ve/veya dokümante kanıtlar ile kapatılıp kapatılmamasına sertifiker karar verir. Belge yayını, uygunluk durumunun ilgili standart ve yönetmeliklerde tanımlanmış şartları karşılaması durumunda yapılır. Revizyon Günlüğü Revizyon no. Değişiklik tanımı Yayın tarihi 0 İlk yayın 05.03.2014