YENİMAHALLE KENT KONSEYİ Sekretarya Çalışma Esas ve Usulleri Hakkında İç Yönerge Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve kapsam MADDE 1- Bu İç Yönergenin amacı, Kent Konseyi Yürütme Kurulu nca alınan kararların uygulanması, kamuya mal edilmesinde Genel Sekreter ve ona bağlı olarak görev yapan sekretaryanın çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir Yasal Dayanak MADDE 2- Yenimahalle Kent Konseyi Sekretaryasının Çalışma Esas ve Usullerini belirleyen bu iç yönerge Genel Sekreterlikçe hazırlanmış, Yürütme Kurulu tarafından kabul edilmiştir. Tanımlar MADDE 3- (1) Bu İç Yönergede geçen; 3.A Başkan: Yenimahalle Kent Konseyi Başkanı. 3.B Kaymakam: Yenimahalle Kaymakamı. 3.C Belediye Başkanı: Yenimahalle Belediye Başkanı. 3.Ç Platform: Yenimahalle Kent Konseyi nin Yürütme Kurulu nda görev aldığı Türkiye Kent Konseyleri Platformu. 3.D Yürütme Kurulu:Yenimahalle Kent Konseyi Yürütme Kurulu, 3.E Genel Sekreter: Yenimahalle Kent Konseyi Genel Sekreteri. 3.F Personel: Belediye Başkanlığı tarafından atanan Kent Konseyi çalışanları. 3.G Meclisler: Kent Konseyi bünyesinde faaliyet gösteren Kadın, Engelli, Gençlik, Çocuk ve diğer Meclisleri. 3.H Kurumsal Üye: Kent Konseyi mevzuatı çerçevesinde Kent Konseyi nde temsil edilen kurumun temsilcisi. 3.I Bireysel Üye: Meclislerde gönüllülük temelinde çalışmak isteyen kent gönüllüleri. -1-
Kent Konseyi Genel Sekreteri MADDE 4- Kent Konseyi Genel Sekreteri, Kent Konseyi Yürütme Kurulu nun doğal üyesi olup, Belediye Başkanı nın önereceği üç kişi arasından Kent Konseyi Yürütme Kurulu tarafından seçilir. MADDE 5- Kent Konseyi Genel Sekreteri nin görev süresi, Kent Konseyi Yürütme Kurulu nun görev süresiyle paralel olmak üzere ilk dönem için iki yıl, ikinci dönem için üç yıldır. Görev ve Yetkileri MADDE 6- Yenimahalle Kent Konseyi Genel Sekreteri, Kent Konseyi Yönetmeliği kapsamında tüm görev ve ilkelerin yerine getirilmesini koordine eder. Yenimahalle Kent Konseyi Başkanı na ve Yürütme Kurulu na karşı sorumlu olan Genel Sekreter; Meclisler, Çalışma Grupları ve benzeri yapıların uyum ve koordinasyonunu sağlar. Bu anlamda Genel Sekreter; 6.A Başta yerel düzeyde demokratik katılımın yaygınlaştırılması, hemşerilik hukuku ve ortak yaşam bilincinin geliştirilmesi, çok aktörlü yönetişim anlayışının benimsenmesinin sağlanması olmak üzere, Kent Konseyi Çalışma Yönergesi 6. Madde de belirtilen görevlerin yerine getirilmesini koordine eder. 6.B Meclisler, Çalışma Grupları ve benzeri yapılar arasındaki çalışma uyumunu ve koordinasyonu sağlar. 6.C Kent Konseyi Çalışma Yönergesinin amaç ve ilkeleri doğrultusunda çalışmalar yapmayan veya çalışamaz hale gelmiş Çalışma Grupları ve Meclisler in tasfiye edilmesiyle ilgili rapor hazırlayıp Yürütme Kurulu nun onayına sunar. 6.Ç Kent Konseyi nce alınan kararların, kamuya mal edilmesini, yetkili organlara ulaştırılmasını ve uygulamaya konulmasını takip eder ve Yürütme Kurulu nu bilgilendirir. 6.D Bireysel üyelik başvurularını değerlendirip, Yürütme Kurulu nun onayına sunar. 6.E Genel kurul toplantılarına mazeretsiz olarak üst üste üç kez katılmayanların üyeliklerinin düşürülmesi için Yürütme Kurulu na teklifte bulunur. 6.F Kent Konseyi Çalışma Yönergesi hükümlerine aykırı davranarak, Kent Konseyi ilke ve ideallerini zedeleyen tutum ve davranışlarda bulunan üyelerin savunmalarını alarak, üyelikten çıkarılmasını Yürütme Kurulu na teklif eder. 6.G Genel Sekreter, Kent Konseyi nce alınan kararların kamuya mal edilmesinde, kendine bağlı olarak görev yapan personeli yönetmek ve yönlendirmekle yükümlü ve yetkilidir. 6.H Genel Sekreter, Kent Konseyi Başkanı na ve Yürütme Kurulu na karşı sorumludur. Kent Konseyi Çalışanları (Personel) MADDE 7- Kent Konseyi nin çalışmaları ve hizmetleri, Belediyece önerilen ve Kent Konseyi Yürütme Kurulu nca onaylanan görevliler tarafından yerine getirilir. -2-
MADDE 8- Kent Konseyi çalışmaları ve hizmetlerini yürüten personel, bu faaliyetlerinde Genel Sekreter e karşı sorumludur. MADDE 9- Kent Konseyi Genel Sekreteri, Kent Konseyi Yürütme Kurulu nun onayı ile konsey çalışmalarının ve hizmetlerinin yürütülebilmesi için çalışma ofisleri kurdurabilir ve görevlilerin görev alanlarını ve sorumlularını belirleyebilir. MADDE 10- Sekretarya hizmetleri ile ilgili hazırlanacak iç yönerge, Kent Konseyi Yürütme Kurulu tarafından onaylanmak suretiyle yürürlüğe girer. Görev ve Yetkileri MADDE 11- Kent Konseyi personeli, Genel Sekreter e bağlı olarak Kent Konseyi nin görevlerinin yerine getirilmesinde ve koordine edilmesinde aktif görev alır. Kent Konseyi Yürütme Kurulu nca alınan kararların kamuya mal edilmesi belli bir görev dağılımı ve iş bölümünü zorunlu kılmaktadır. Bu itibarla personelin faaliyet alanlarının niteliğine uygun görev tanımları yapılan iş ve işlemleri yürütmesi öncelikli görevi olmakla beraber, faaliyetlerin kapsam ve içeriğinin gerektirdiği diğer görevleri de yerine getirmesi zorunludur. Görev Tanımları A. İdari İşler ve Organizasyon 11.A.a Yenimahalle Kent Konseyi Genel Kurulu, Yürütme Kurulu ve diğer toplantı ve organizasyonları yürütmek, yazışmalarını hazırlamak, evrakın takibini ve yönlendirilmesini sağlar. 11.A.b Yenimahalle Kent Konseyi Başkanı ve Genel Sekreteri nin programlarını hazırlamak ve bildirmek amacıyla çalışmalar yürütür. 11.A.c Yenimahalle Kent Konseyi çalışmalarına ayni ve maddi destek veren Belediye Başkanlığı ilgili birimin tüm resmi iş ve işlemlerini gerçekleştirir. B. Halkla İlişkiler 11.B.a Ofisin verimli şekilde çalışmasını sağlamak üzere dosyalama işlemlerini takip eder. 11.B.b Telefon görüşmelerinin yapılması, gelen yazı ve resimlerin yöneticiye ulaştırılması, randevuların ayarlanması, misafirlerin karşılanması işlerini yapar. 11.B.c Kent Konseyi için gerekli dokümanları hazırlar. 11.B.ç Toplantı gündeminin önceden duyurulması ile toplantı organizasyonunu yapar. C. Sivil Toplum ve Projeler 11.C.a Yenimahalle de faaliyet gösteren sivil toplum örgütlerinin idari, iletişim, proje hazırlama ve yürütme kapasitesinin olanaklarının geliştirilmesi için çalışır. 11.C.b Sivil diyaloğun iyileştirilmesi, sivil toplumun karar alma ve politika belirleme süreçlerine aktif katılımının sağlanmasını organize eder. -3-
11.C.c Çok aktörlü yönetim anlayışıyla kentin yaşam kalitesinin arttırılmasına çalışır. 11.C.ç Dezavantajlı grupların toplumsal yaşama katılımına özen gösterir. 11.C.d Hemşerilik hukuku ve ortak yaşam bilincinin geliştirilmesine yönelik projeler hazırlanması ve uygulanması amacıyla çalışmalar yapar. D. Ulusal ve Uluslararası Çalışmalar 11.D.a Ulusal ve uluslararası sözleşmelerde kent ve kent yaşamına yönelik temel ilkelerin hayata geçirilmesine yönelik çalışmalar yapar. 11.D.b Uluslararası gelişmeleri ve ülke koşullarını gözeterek, görüş ve öneriler oluşturur. 11.D.c Katılımcılığı ve ortak akla dayanan uzlaşmayı esas almak amacıyla ulusal ve uluslararası çalışmalar yürütür. 11.D.ç Yenimahalle Kent Konseyi adına iş birliği yapmak ve proje geliştirmek üzere platformlara üye olmak, yurt içi yurt dışı çalışma ziyaretleri, toplantı vb. faaliyetler gerçekleştirmek üzere dosyalar hazırlar. E. Meclisler ve Çalışma Grupları 11.E.a Yenimahalle Kent Konseyi nin organları olan Meclisler ve Çalışma Gruplarının gerçekleştirdiği faaliyetleri dosyalar. 11.E.b Gönüllülük bilincini, katılımcılığı ve uzlaşma kültürünü geliştirmek üzere çalışmalar yapar. 11.E.c Meclisler ve Çalışma Grup larını oluşturan gönüllü kuruluşlar arasındaki iletişimi sağlar, Kent Konseyi nce alınan kararların hayata geçirilmesi için bu gönüllü kuruluşlarla sürekli diyalog içinde olmaya özen gösterir. F. İletişim ve Sosyal Medya 11.F.a Yenimahalle Kent Konseyi organlarının, katılımcı kurum ve kuruluşların etkinlik ve toplantı organizasyonlarını duyurur. 11.F.b Tanıtım ve duyuru materyallerinin etkinliklerin öncesinde ve sonrasında yerel, ulusal ve uluslararası alanda yer almasını sağlar. 11.F.c Başta Kent Konseyi web sitesi güncellemeleri olmak üzere sosyal iletişim ağlarını kullanır ve basın yayın araçlarıyla tanıtım yapmak üzere çalışmalar yürütür. G. Yazı İşleri ve Evrak 11.G.a Kurum içi ve dışı resmî yazışmalar ile gelen-giden evrak kaydı ve takibini yapar. 11.G.b Gelen evrakın tasnif edilerek ilgili makamlara sunulmasını sağlar. 11.G.c Genel Sekreterliğin kurum içi ve kurum dışı resmi yazışmalarının yapılması ve arşivlenmesi, belge ve dosya düzeninin oluşturulması ve takibinin yapılmasını gerçekleştirir. -4-
11.G.ç Kent Konseyi Yürütme Kurulu ile Kent Konseyi bünyesinde faaliyet gösteren Meclisler ve Çalışma Grupları nın gündemlerinin ve ilgili gündeme ait eklerin oluşturulması, çıkan kararların kayıt altına alınması, çoğaltılması ve dağıtımının yapılması görevlerinden sorumlu birimdir. H. Destek Hizmetleri 11.H.a Temizlik ve servis hizmetlerinin gerçekleştirilmesini sağlamak amacıyla çalışmalar yürütür. 11.H.b Bina, tesisi ile ilgili ısıtma, sıhhi, elektrik vs. tesisattaki aksaklıkları yönetime bildirir. 11.H.c Temizlik, mutfak vb. ihtiyaçlarının takibini yapar. Çalışma İlkeleri MADDE 12- Sekretaryayı oluşturan personel, ofis içi ve ofis dışı çalışmalarında Kent Konseyi amaçları doğrultusunda kendisi için tanımlanan görevini yerine getirirken duyarlı davranmak, aşağıda belirtilen ilkelere uymak zorundadır. Bunlar sırasıyla, 12.A Mesai saatlerine uyum gösterilmesi, 12.B Kent Konseyi nin amaç, görev ve ilkelerinin, kısaca yönetmeliğinin ofiste görevli olan herkes tarafından kavranması, 12.C Genel işleyişin dışında, Kent Konseyi çalışmalarının kolaylaştırılması, yeni projelerin üretilmesi için çalışmalar yapılması, 12.Ç Bilgisayarların tanımlanan amaç doğrultusunda kullanılmasına özen gösterilmesi, 12.D Ofiste çalışan personelin kendisi için tanımlanan görevinin dışında, diğer çalışma arkadaşlarının tanımlı görevleri hakkında da bilgi sahibi olunması, 12.E Görevlerin paylaşımı konusunda özverili olunması, ofis içi yardımlaşma ve dayanışmanın sağlanması, 12.F Kişisel ilişkilerin, kurumsal ilişkilere hizmet edecek nitelikte olması, kurumsal alanda farkındalık yaratılması, 12.G İhtiyaçların ve gerekli malzemelerin önceden takip edilmesi, tedbirlerin alınması, 12.I Görevin ifasında iyi niyet ve iş kanunundan kaynaklanan yükümlülüklere uygun davranılması. Yürürlük MADDE 13- Bu Yönerge Yenimahalle Kent Konseyi Yürütme Kurulu nca kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 14- Bu yönerge Yenimahalle Kent Konseyi Yürütme Kurulu tarafından yürütülür. -5-
YENİMAHALLE KENT KONSEYİ SEKRETARYA Sekretarya ve Çalışma Ofisleri Kent konseyi idari işleri ve sekretaryası yine belediye başkanlığınca önerilen ve kent konseyi yürütme kurulunca onaylanan belediye personelinden oluşur ve genel sekretere bağlı olarak kent konseyinin görevlerinin yerine getirilmesinde ve koordine edilmesinde aktif görev alır. Sekretaryayı oluşturan personel; bağlı olduğu Genel Sekreter tarafından çalışma ofislerinde görevlendirilmek suretiyle Kent Konseyi faaliyetlerinin yürütülmesi görevini üstlenir. İdari İşler ve Organizasyon Halkla İlişkiler Sivil Toplum ve Projeler Ulusal ve Uluslararası Çalışmalar Meclisler ve Çalışma Grupları İletişim ve Sosyal Medya Yazı İşleri ve Evrak Destek Hizmetleri -6-
-7-