İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI 4734 SAYILI KANUN KAPSAMINDA YAPILAN ALIMLARDA KONTROL, MUAYENE VE KABÜL İŞLEMLERİ TOKAT - 2016
İlgili Mevzuat 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu Borçlar Kanunu Mal Alımları Denetim Muayene Ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik Hizmet Alımları Muayene Ve Kabul Yönetmeliği Hizmet İşleri Genel Şartnamesi Merkezî Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği
Hatırlatmalar 4734 SAYILI KANUN KAPSAMINDA YAPILAN ALIMLARDA İhale ve ön yeterlik dokümanının içeriği ve idari şartnamede yer alması zorunlu hususlar : İdari şartnamede ihale konusuna göre asgari aşağıdaki hususların belirtilmesi zorunludur: y) Denetim, muayene ve kabul işlemlerine ilişkin şartlar. 4734 KİK Madde 27 Sözleşmede yer alması zorunlu hususlar : Bu Kanuna göre düzenlenecek sözleşmelerde aşağıdaki hususların belirtilmesi zorunludur: p) Denetim, muayene ve kabul işlemlerine ilişkin şartlar. 4735 KİSK Madde 7 Denetim, muayene ve kabul işlemleri Madde 11- Teslim edilen mal, hizmet, yapım veya yapılan işin muayene ve kabul işlemleri, idarelerce kurulacak en az üç kişilik muayene ve kabul komisyonları tarafından yapılır. Mal veya yapılan iş yüklenici tarafından idareye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamaz. Ancak sözleşmesinde hüküm bulunması halinde; imalat veya üretim süreci gerektiren işler, muayene ve kabul komisyonlarının yetki ve sorumluluğunu kaldırmaması şartıyla, ihale dokümanında belirtilen kalite ve özelliklere göre yapılıp yapılmadığı hususunda, ilgili idare tarafından belirli aşamalarda ve aralıklarla denetlenebilir. Taahhüdün tamamlanan ve müstakil kullanıma elverişli bölümleri için kısmî kabul yapılabilir. 4735 KİSK Madde 11
Hatırlatmalar 4734 SAYILI KANUN KAPSAMINDA YAPILAN ALIMLARDA Görevlilerin ceza sorumluluğu: Muayene ve kabul komisyonlarının başkan ve üyeleri, yapı denetim görevlileri ve ihtiyacın karşılanma sürecindeki her aşamada görev alan diğer ilgililerin, görevlerini kanunî gereklere uygun veya tarafsızlıkla yapmadıklarının, taraflardan birinin zararına yol açacak ihmalde veya kusurlu hareketlerde bulunduklarının tespiti halinde, haklarında ilgili mevzuatları gereğince disiplin cezası uygulanır. Ayrıca, fiil veya davranışlarının özelliğine göre haklarında ceza kovuşturulması da yapılır ve hükmolunacak ceza ile birlikte tarafların uğradıkları zarar ve ziyan genel hükümlere göre kendilerine tazmin ettirilir. (Değişik son cümle: 30/7/2003-4964/48 md.) Bu Kanuna aykırı fiil veya davranışlardan dolayı hüküm giyen idare görevlileri, bu Kanun kapsamına giren işlerde görevlendirilemezler. Bu Kanun kapsamına giren işlerden dolayı yargı organlarınca herhangi bir ceza verilmiş olanlar, bu Kanun kapsamına giren bütün kamu kurum ve kuruluşlarınca bu Kanunun ve ilgili diğer mevzuatın uygulanması ile görevli ve yetkili kadrolara atanamaz ve görev alamazlar.4735 KİSK Madde 28 Bir işin ihale komisyonunda yer alan görevli, o işin muayene kabul komisyonunda veya kontrol teşkilatında da yer alabilir. İşin denetiminde bulunan kontrol teşkilatı üyeleri, muayene ve kabul komisyonlarında üye olarak görev alamaz. Diğer yandan, kontrol teşkilatı üyelerinin muayene ve kabul komisyonu ile birlikte işyerinde, işyeri öngörülmeyen işlerde ise sözleşmesinde işin kabulü için belirlenen yerde hazır bulunması zorunludur. Hizmet Alımları Muayene Kabul Yönetmeliği Madde 5
Hatırlatmalar 4734 SAYILI KANUN KAPSAMINDA YAPILAN ALIMLARDA Onay verilmesinin sorumluluğu ortadan kaldırmaması Madde 27- Herhangi bir işin, kontrol teşkilatının denetimi altında yapılmış veya işe onay verilmiş olması, yüklenicinin üstlenmiş olduğu işi bütünüyle projelerine, sözleşme ve şartnamelerine, teknik ve sanat kurallarına uygun olarak yapmak hususundaki yükümlülüklerini ve bu konudaki sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Hizmet İşleri Genel Şartnamesi Madde 27 Muayene ve Kabul İşlemlerinde 4735 sayılı Kanunun cevap veremediği hususlar Borçlar Kanunu hükümleriyle sonuçlandırılabilir. Borçlar Kanununun 218, 219, 221, 359 ve 362 nci maddelerinde muayene ve kabul işlemleri ile ilgili düzenlemelere yer verilmiştir. Mal alımlarında ara denetimi gerçekleştiren personel muayene kabul komisyonlarında görevlendirilebilir. Ancak, muayene ve kabul komisyonlarında görevlendirilen personelin tamamı ara denetimi gerçekleştiren personelden oluşturulamaz.
Kontrol Teşkilatı ve Yetkileri Kontrol Teşkilatı (Kontrollük): İdare tarafından, işlerin denetimi için idare içinden görevlendirilmiş bir kişi veya bir komisyonu ve/veya idare dışından bu işleri yapmak üzere görevlendirilen gerçek veya tüzel kişi veya kişileri, Hizmet İşleri Genel Şartnamesi Madde 4 Sözleşmeye bağlanan her türlü yapım ve hizmet işi, idare tarafından görevlendirilen kontrol teşkilatının denetimi altında, yüklenici tarafından yönetilir ve gerçekleştirilir. Yüklenici, bütün işleri kontrol teşkilatının sözleşme ve eklerindeki hükümlere aykırı olmamak şartı ile vereceği talimata göre yapmak zorundadır. Hizmet İşleri Genel Şartnamesi Madde 26
Kontrol Teşkilatı ve Yetkileri Kontrol teşkilatının yetkileri sözleşmede belirtilir. Sözleşmede aksine bir hüküm yoksa kontrol teşkilatı; işlerin yürütülmesiyle ilgili olarak her türlü denetim, malzeme, işlerin ve sözleşmesinde onaya sunulması gerektiği belirtilen yüklenici personelinin onay veya reddi, ödeme miktarlarının tespiti, işlerin düzeltilmesi ve sözleşmenin gereklerinin yerine getirilmesi konusunda talimat vermeye ve uygulamaya yetkili olup, fesih, tasfiye, süre uzatımı, iş artışı, iş eksilişi, kabul, yüklenici nam ve hesabına iş yaptırma ve alt yüklenicileri onaylama hususlarında ise idareye görüş bildirir. Hizmet İşleri Genel Şartnamesi Madde 26
Kontrol Teşkilatı ve Yetkileri Yapım işlerinde ve hizmet alımlarında idare tarafından ön inceleme yapılmadan muayene ve kabul işlemine geçilmez. İdare adına yüklenicinin idareye sunduğu bütün işlerin ön incelemesini kontrol teşkilatları yapar. Kontrol teşkilatının ön incelemede yapması gereken en önemli tespit, işlerin kabule hazır olup olmadığının belirlenmesidir.
Muayene Komisyonu ve Yetkileri Kabul komisyonu tarafından, yüklenici veya vekili ile birlikte, yapılacak muayene ve incelemeden sonra işin durumu uygun görüldüğü takdirde bir kabul tutanağı düzenlenir ve bunu yüklenici veya vekili de imzalar. Kabul komisyonu işin kabulüne ilişkin kusur ve eksikliklerin varlığını tespit ederse, gördüğü kusur ve eksikliklerin dökümünü gösterir bir liste düzenler ve bunların giderilmesi için gerekli olan süreyi belirler. Kabul işlemleri sırasında sözleşmeye göre gerekli görülen teknik deneyler, istek halinde yüklenici tarafından yapılır veya yaptırılır.
Muayene ve Kabul Komisyonlarının Kurulması Yetkili makam tarafından biri başkan, biri işin uzmanı olmak üzere en az üç veya daha fazla tek sayıda kişi ile yedek üyelerden oluşan muayene ve kabul komisyonları kurulur. Ancak, ilgili idarede yeterli sayıda veya işin özelliğine uygun nitelikte uzman personel bulunmaması durumunda, 4734 sayılı Kanuna tabi idarelerden uzman personel görevlendirilebilir. Mal Alımları Denetim Muayene Ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik Madde 6 Ara denetimi gerçekleştiren personel muayene kabul komisyonlarında görevlendirilebilir. Ancak, muayene ve kabul komisyonlarında görevlendirilen personelin tamamı ara denetimi gerçekleştiren personelden oluşturulamaz. Özellikleri dolayısıyla kısa sürede nitelikleri değişebilen veya günlük teslime konu olan malların muayene ve kabul işlemlerinin etkin bir şekilde yürütülebilmesi için idareler, muayene ve kabul komisyonunu öncelikle bu malı kullanacak birimlerde çalışan görevlilerden kurarlar. 10
Muayene ve Kabul Hizmetlerinde Temel İlkeler İlkeler / Madde 4- Taahhüt konusu hizmet yerine getirilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamaz. Muayene ve kabul işlemlerinin hangi süre içinde tamamlanacağının sözleşme ve eklerinde belirtilmesi zorunludur. Hizmet Alımları Muayene Ve Kabul Yönetmeliği Madde 5- Satın alınan mal yüklenici tarafından idareye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamaz. İhale dokümanında ve sözleşmesinde hüküm bulunması halinde; imalat veya üretim süreci gerektiren işler, muayene ve kabul komisyonlarının yetki ve sorumluluğunu kaldırmaması şartıyla, ihale dokümanında belirtilen kalite ve özelliklere göre yapılıp yapılmadığı hususunda, ilgili idare tarafından belirli aşamalarda ve aralıklarla ara denetime tabi tutulabilir. İhale dokümanında belirtilmesi koşuluyla kısmî kabul yapılabilir. İdareler, muayene ve kabul işlemleri ile ara denetimlerde raporların düzenlenmesi sırasında, yüklenici yada vekilinin usulüne uygun olarak bildirim yapıldığı halde hazır bulunmaması veya hazır bulunmalarına rağmen imzadan imtina etmeleri halinde bu durumu tutanak altına alırlar. Mal Alımları Denetim Muayene Ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik 11
Muayene ve Kabul İşlemleri: Sözleşmede belirlenen ve hizmetlerin tamamının yahut herhangi bir kısmının idarece teslim alındıktan sonra yürütülmesi gereken işlemleri ifade eder. Muayene ve kabul komisyonu, kurulduğu tarihten itibaren, on (10) günü geçmemek üzere idarece belirlenen süre içinde işyerine, işyeri öngörülmeyen işlerde ise sözleşmesinde işin kabulü için belirlenen yere giderek yüklenici tarafından gerçekleştirilen işleri Hizmet İşleri Genel Şartnamesinin 44-49 uncu maddelerine göre inceler, muayene eder ve işin niteliğinin ihtiyaç göstermesi halinde gerekli gördüğü kısımların incelemesini ve gerekli görürse işletme ve çalışma deneylerini yapar. Kabule engel bir durum bulunmadığı taktirde, işin kabulünü yapar.
Muayenede Aranılacak Hususalar Muayene ve kabul işlemlerinde aranılacak hususlar, ihale dokümanında yani idari ve teknik şartnamelerde istenilen hususlar ile ihale dokümanının eki olan alım esas numunelerinde istenilen özelliklerdir. MAL ALIMLARI MUAYENE VE KABUL HİZMETLERİNDE ARANACAK HUSUSLAR 1. İmalat veya üretim Sürecinde Ara Denetiminde Aranacak Hususlar 2. Fiziksel Muayenede Aranacak Hususlar 3. Laboratuvar Muayenelerinde Alınacak Önlemler 4. İtiraz Muayenesinde Aranacak Hususlar İhale dokümanlarında yer alan ve üretim yaptıktan sonra geriye dönüşü mümkün olmayan hataların oluşmaması için idare tarafında yapılan kontrollerdir. Son muayenede kontrol imkanı bulunan hususlar için ara denetim yapılmaz. Alımı cinsi ve özelliğine göre; görsel, boyutsal, duygusal durumları ve fonksiyonel özellikleri aranır. Fiziksel ve fonksiyonel özellikleri haricindeki alımı yapılan laboratuvar ortamında istenilen özelliklerde olup olmadığının belirlenmesidir. İlk komisyon veya ilk laboratuvarın uygun bulmadığı hususlara, ilk muayenede tutulan mühürlü numuneler üzerinden bakılır. 13
Muayenede Aranılacak Hususalar YAPIM İŞLERİ MUAYENE VE KABUL HİZMETLERİNDE ARANACAK HUSUSLAR 1. Geçici Kabulde Aranacak Yapılan işin geçici kabule uygunluğuna Hususlar bakılır. 2. Kesin Kabulde Aranacak Yapılan işin kesin kabule uygunluğuna bakılır. Hususlar 3. Yapı Denetimi Ön Yapı Denetim görevlisi tarafından, yapılan İncelemesinde Aranacak işin geçici ve kesin kabulden önce yapacağı Hususlar ve işin sözleşme ve eklerine uygun olarak tamamlanıp tamamlanmadığı kontrol edilir. HİZMET ALMI MUAYENE VE KABUL HİZMETLERİNDE ARANACAK HUSUSLAR 1. Kontrol Teşkilatının Yapacağı İşin kabulüne uygunluğunun denetimi yapılır. Denetim 2. Muayene ve Kabul Komisyonunun Yapacağı Muayene İşin niteliğini ortaya koyulması amacıyla inceleme ve çalışma deneyleri yapılır. 14
Muayene Kabul Esnasında İstenecek Belgeler Ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede ihaleye katılımda yeterlik kriteri olarak belirlenmeyen ancak sözleşmenin yürütülmesi aşamasında işin yerine getirilmesi için gerekli olduğu ön görülen mesleki ve teknik yükümlülüklere yönelik düzenlemeler teknik şartnamede veya sözleşme tasarısında yer alır. Yükleyici tarafından bu yükümlülüklere ilişkin olarak muayene ve kabul komisyonuna sunulması gereken belgenin açıkça düzenlenmesi zorunludur. Muayene ve kabul komisyonları da, kalite ve standartlık gerektiren ve ihale dokümanında belirtilen dokümanları muayene esnasında aramak zorundadır. Bu belgeler genellikle kalite belgeleri olup, güncel olarak idarelere sunulması esas kabul edilir.
İşin Süresi ve Uzatılması İdarenin, sözleşmenin ifasına ilişkin olarak Hizmet İşeri Genel Şartnamesinde ve sözleşmesinde yer alan yükümlülüklerini, yüklenicinin kusuru olmaksızın, öngörülen süreler içinde yerine getirmemesi (yer tesliminin, projelerin ve iş programının onaylanmasının, izin, ruhsat ve olurların gecikmesi, ödenek yetersizliği gibi) ve bu sebeple işin süresi içinde bitirilmesinin mümkün olmaması halinde, bu durumun taahhüdün yerine getirilmesine engel nitelikte olması ve yüklenicinin bu engeli kaldırmaya gücünün yetmemesi kaydıyla, yüklenicinin idareye yazılı olarak bildirimde bulunması halinde, durum idarece incelenerek işi engelleyici sebeplere ve yapılacak işin niteliğine göre işin bir kısmına veya tamamına ait süre gereği kadar uzatılır.
İşyerinin Yükleniciye Teslimi İşyerinin yükleniciye teslimi, sözleşme veya eklerinde belirtilen esaslara göre yapılır. İşyeri, işin özelliğine göre yükleniciye kısımlar halinde de teslim edilebilir. İşin yapılacağı yerin yükleniciye tesliminde gecikme olması halinde bu gecikme işin bir kısmının veya tamamının zamanında bitirilmesini etkilerse işin süresi, gecikmeyi karşılayacak şekilde işin ilgili kısmı veya tamamı için uzatılır. Yüklenici bu nedenle sözleşme bedelinin artırılmasını veya sözleşmede öngörülenler dışında kendisine bir ödemede bulunulmasını isteyemez.
Hangi Hallerde Kısmi Kabul Yapılır? (Değişik fıkra 16/7/2011-27996 R.G./43. md.) İşin kısımlar halinde ve değişik zamanlarda tamamlanacağı sözleşmede öngörülmüşse, tamamlanan ve müstakil kullanıma elverişli olan kısımlar için, idarenin isteği üzerine ve işin bütününün kabulünün yapıldığı anlamına gelmemek şartıyla genel şartnamenin 44 üncü madde hükümlerine uygun olarak kısmi kabul yapılabilir. Ancak, sözleşme konusu hizmetin, aynı işin tekrarı şeklinde gerçekleştirildiği yemek, temizlik, güvenlik ve personel taşıma gibi süreklilik arz eden hizmet işlerinde kısmi kabul yapılamaz. Sözleşmede belirlenen tarihte, işin tamamlandığının tespit edilebilmesi ve kabul işleminin yapılabilmesi için yüklenicinin idareye zamanında başvurması gereklidir. 18
Yüklenicinin Başvuruda Bulunmaması Halinde Kabul Tutanağı Düzenlenebilir mi? Yüklenici başvurusunda gecikmiş olur veyahut işi süresinde kabule elverişli duruma getiremezse, sözleşmeye göre işin bitmesi gereken tarihte kontrol teşkilatı veya idarece görevlendirilecek iki eleman tarafından iş, yerinde incelenerek o günkü durum bir tutanakla tespit edilir. Bu inceleme sırasında yüklenicinin veya vekilinin de hazır bulunması gereklidir. Yükleniciye yapılacak tebligata rağmen kendisi veya vekili gelmezse kontrol teşkilatı veya idare bu incelemeyi tek taraflı olarak yapar ve düzenlenen tutanakta bu husus belirtilir. Yapılan işte kusur ve eksikliklerin bulunması halinde, bunların giderilmesi için belirlenen sürenin sonunda, yüklenici bulunsun veya bulunmasın, durum kontrol teşkilatı tarafından düzenlenecek bir tutanakla tespit edilir.
Uygulamaya Yönelik Örnek Soru Kontrol teşkilatı, herhangi bir ara hakedişte, daha önce kendisi tarafından çıkarılmış eski bir hakedişe yönelik değişiklikler veya düzeltmeler yapabilir mi? Hakedişlerin düzeltilmesi Madde 43- Kontrol teşkilatı, herhangi bir ara hakedişte, daha önce kendisi tarafından çıkarılmış eski bir hakedişe yönelik değişiklikler veya düzeltmeler yapabilir ve herhangi bir işi yetersiz görürse, bu işin değerini bir ara hakedişten düşürmeye veya tamamen çıkarmaya yetkilidir. Hizmet İşleri Genel Şartnamesi 20
Uygulamaya Yönelik Örnek Soru Hizmet Alımında, gidilmesi mümkün olmayan veya zaman kaybını gerektiren ancak işin teknik olarak kabulünde sakınca görülmeyen kusur ve eksiklikler muayene aşamasında tespit edilmesi halinde ne tür işlem yürütülmelidir? Giderilmesi mümkün olmayan veya zaman kaybı gerektiren ancak işin teknik olarak kabulünde sakınca görülmeyen kusur ve eksiklikler tespit edilmesi halinde, yüklenicinin hakkediş veya teminatından uygun görülecek bir bedel kesilmek şartı ile iş idare tarafından, yüklenicinin hakkediş veya teminatından iş değerindeki azalma, kusur ve eksikliğin fazladan doğuracağı bakım ve onarım giderleri ile diğer giderler de dikkate alınarak belirlenecek uygun bir bedel kesilerek kabul edilebilir. Bu gibi kusur ve eksikliklerin niteliğini ve kesilecek bedelin kabul tutanağında gösterilmesi gereklidir. Yüklenici bu işleme razı olmazsa, her türlü gideri kendisine ait olmak üzere, kusur eksiklikleri verilen sürede düzeltmek ve gidermek zorundadır. 21
TEŞEKKÜRLER Ömer CENGİZ Daire Başkanı omer.cengiz@gop.edu.tr