ARŞİV HİZMETLERİ FAALİYET RAPORU (01.01.2014 31.12.2014) A- GENEL BİLGİLER 1- Kurumun kuruluş tarihi: Kondüktör Mekteb-i Alisi Dönemi (1911-1922) Nafia Fen Mektebi Dönemi (1922-1937) İstanbul Teknik Okulu Dönemi (1937-1969) İstanbul Devlet Mühendislik ve Mimarlık Akademisi Dönemi (1969-1982) Yıldız Üniversitesi Dönemi (1982-1992) Yıldız Teknik Üniversitesi Dönemi (1992- ) 2- Kuruma gelen ve giden evrak adedi: Gelen: 17791 Giden: 21987 3- Kurumda kullanılan dosyalama sistemi hakkında bilgi: Üniversitemizde belgeler EBYS de üretilmektedir. Klasör işlemleri EBYS de Standart Dosya Planına göre yapılmaktadır. 4- Teşkilatlanmada meydana gelen değişiklikler: B- BİRİM ARŞİV İŞLEMLERİ 1- Birim arşiv sorumlularının bulunup, bulunmadığı: Üniversitemiz ana hizmet faaliyet birimleri arşivlerini oluşturmuştur. Bazı birimlerde arşiv sorumlusu bulunmakta bazılarında ise mevcut personel kullanılmaktadır. 2- Ünitelerde işlemi biten belgelerin uygunluk kontrolü yapılarak, birim arşivlerine düzenli olarak teslim edilip edilmediği: Her yılın ocak ayında yıl bazında devir-teslim işlemleri yapılmaktadır. 3- Yönetmeliğin 4. Maddesi gereği koruma yükümlülüklerinin yerine getirilip getirilmediği: Düzenlenen arşivlerde bu sorumluluk yerine getirilmekte olup, arşiv mekanlarını standarda uygun hale getirme çalışmaları devam etmektedir. 4- Birim arşivlerinde bekleme süresini tamamlayan belgelerin düzenli bir şekilde Kurum Arşivi ne teslim edilip edilmediği: Birim arşivlerinde saklama sürelerini tamamlayan belgeler düzenli bir şekilde Kurum Arşivine teslim edilmektedir. C- KURUM ARŞİV İŞLEMLERİ 1- Kurum Arşivi nde görevlendirilen personel sayısı ve eğitim durumu: Personel sayısı: 5 Personel Eğitim Durumları: Lisans:3 Önlisans:1 Lise:1
2- Yönetmeliğin 4. Maddesi gereği koruma yükümlülüğünün yerine getirilip, getirilmediği: Üniversitemiz Merkezi Arşiv mekânı Yönetmeliğin 4. maddesine göre düzenlenmiştir. Standarda uygun hale getirmek için geliştirici düzenlemelerin çalışmaları devam etmektedir. 3- Kurum Arşivi ne devredilen belgelerin birimlere göre dağılımı; türü ve adedi: İDARİ BİRİMLER: Üniversite Senato ve Üni.Yönetim Kurulu Tutanakları= 34 Fakülte- Enstitü ve Yönetim Kurulu Tutanakları = 58 Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı= 247 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı=212 Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü= 97 İdari Mali İşler Daire Başkanlığı= 1194 Personel Daire Başkanlığı= 146 Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü= 130 Güvenlik Koordinatörlüğü= 25 Yapı İşleri Ve Teknik Daire Başkanlığı= 54 Destek Hizmetler Şube Müdürlüğü= 157 AKADEMİK BİRİMLER: Mimarlık Fakültesi= 777 Makine Fakültesi= 429 Eğitim Fakültesi= 77 İnşaat Fakültesi= 311 Fen Edebiyat Fakültesi= 344 Kimya Metalurji Fakültesi= 228 Elektrik Elektronik Fakültesi= 70 İktisadi İdari Bilimler= 95 Sanat ve Tasarım Fakültesi=175 Fen Bilimleri Enstitüsü= 195 Sosyal Bilimler Enstitüsü= 117 Yabancı Diller Yüksek Okulu= 56 Meslek Yüksek Okulu=78 Beden Eğitimi= 27 Türk Dili Bölümü= 14 Atatürk İlkeleri ve İnkilap Tarihi= 6 TOPLAM: 5384
4- Belgeleri ayıklama-imha işlemine tabi tutulan birimlerin adı: belgelerin yılı ve adedi: Kurum arşivindeki birimlere ait tüm klasörler ayıklama ve imha işlemine tabii tutulmuşlardır. Personel Daire Başkanlığı: 146 Klasör Yıl:1991-2009 İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı:1194 Klasör Yıl:1978-2003 Destek Hizmetleri Müdürlüğü:157 Klasör Yıl:1973-2009 Sağlık Kültür Spor ve Daire Başkanlığı:247 Klasör Yıl:1995-2007 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı:212 Klasör Yıl:1995-2005 Türk Dili Bölümü:14 Klasör Yıl:2003-2009 Elektrik Elektronik Fakültesi:70 Klasör Yıl:1994-2009 Fen Bilimleri Enstitüsü: 195 Klasör Yıl:1974-2004 Sosyal Bilimler Enstitüsü:117 Klasör Yıl:1983-2007 Yabancı Diller Yüksekokulu:56 Klasör Yıl:1999-2008 Atatürk İlkeleri ve İnkılap Tarihi Bölümü:6 Klasör Yıl:2006-2007 Meslek Yüksekokulu:78 Klasör Yıl:1989-2008 İnşaat Fakültesi:311 Klasör Yıl:1997-2009 İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi:95 Klasör Yıl:2003-2008 Mimarlık Fakültesi:777 Klasör Yıl:1970-2003 Makine Fakültesi:429 Klasör Yıl:1984-2007 Fen Edebiyat Fakültesi:344 Klasör Yıl:1983-2007 Sanat ve Tasarım Fakültesi:175 Klasör Yıl:1998-2007 Kimya Metalurji Fakültesi:228 Klasör Yıl:1995-2006 5- Ayıklama-imha komisyonlarının ne şekilde teşekkül ettiği: Yönetmeliğin 33. maddesine göre oluşturulmaktadır. 6- Ayıklama-imha komisyonlarının, arşiv belgesi ile muhafazasına lüzum görülmeyen belgelerin tefriki çalışmalarında göz önünde bulundurdukları kriterler: Belgeler Yönetmeliğin 31. Maddesi ve saklama süreleri ile İdari,Mali,Hukuki,Tarihi kriterlere göre tasnif edilmiştir. 7- İmhaya ayrılan belgeler için imha listesi ve imha tutanağının hazırlanıp hazırlanmadığı: Hazırlanmaktadır. 8- Yapılan ayıklama işlemleri neticesinde Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü uygun görüşünün alınıp alınmadığı: 2014 yılında yapılan ayıklama işlemleri neticesinde imha listelerine Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün 18.07.2014 tarih ve 1407170468 sayılı yazısı ile uygunluk görüşü verilmiştir. 9- İmhaya ayrılan belgelerin yılı, türü, adedi ve birimlere göre dağılımı:
Personel Daire Başkanlığı: 136 Klasör Yıl:1991-2009 İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı:243 Klasör Yıl:1978-2003 Destek Hizmetleri Müdürlüğü:82 Klasör Yıl:1973-2009 Sağlık Kültür Spor ve Daire Başkanlığı:179 Klasör Yıl:1995-2007 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı:42 Klasör Yıl:1995-2005 Türk Dili Bölümü:8 Klasör Yıl:2003-2009 Elektrik Elektronik Fakültesi:41 Klasör Yıl::1994-2009 Fen Bilimleri Enstitüsü: 75 Klasör Yıl:1974-2004 Sosyal Bilimler Enstitüsü:46 Klasör Yıl:1983-2007 Yabancı Diller Yüksekokulu:31 Klasör Yıl:1999-2008 Atatürk İlkeleri:138 Sayfa Yıl:2006-2007 Meslek Yüksekokulu:70 Klasör Yıl:1989-2008 İnşaat Fakültesi:45 Klasör Yıl:1997-2009 İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi:35 Klasör Yıl:2003-2008 Mimarlık Fakültesi:360 Klasör Yıl:1970-2003 Makine Fakültesi:189 Klasör Yıl:1984-2007 Fen Edebiyat Fakültesi:154 Klasör Yıl:1983-2007 Sanat ve Tasarım Fakültesi:39 Klasör Yıl:1998-2007 Kimya Metalurji Fakültesi:108 Klasör Yıl:1995-2006 10- Muhafazasına lüzum görülmeyen belgelerin ne şekilde imha edildiği: Kurum arşivi personeli nezaretinde geri dönüşüm merkezinde kıyılarak imha edilmektedir. 2014 yılına ait imhaya ayrılmış belgelerin kıyılarak imha edilmesi araştırması sürmektedir. 11- Yapılan ayıklama-imha işlemleri neticesinde, arşiv belgesi olarak tespit edilenlerin birimlere göre dağılımı, türü, yılı ve adedi: Mimarlık Fakültesi: 5 Dosya Yıl:1975-1995 / 6 Rapor Yıl:1987-2002 / 1 Tez Yıl:1996 / 1 Katalog Yıl:2001/ 1 Makale İDMMA Yerleşme Birimleri ve Şehircilik Enstitüsü-Yapı Araştırma ve Tasarlama Enstitüsü-Eski Türk Mimarisi Enstitüsü : Yönetmelik 2 Dosya Yıl:1979 Türk Tarih Kurumu Basımevi: 1 Risale Yıl:1987 Yıldız Teknik Üniversitesi ile ilgili gazete kupürleri: 1 Klasör Yıl:1998-2002 YTÜ Basın Tanıtım ve Halka İlişkiler tarafından hazırlanan : 6. AB Çerçeve Programı- 1 Risale Yıl:2003 YTÜ Rektörlük 100. Yıl Tanıtım Kataloğu: 1 Katalog Yıl:2011 12- Arşiv belgesi, hüviyetini kazanmış olan evraktan Kurum Arşivi nde sürekli olarak kullanılanların türü, yılı, konusu ve adedi:
Arşiv belgesi niteliği taşıyan sürekli kullanımda belge bulunmamaktadır. 13- Arşiv belgesi hüviyetini kazanan evrakın tasnif işlemlerinin başlatılıp başlatılmadığı: Kurulan arşivimizde arşiv belgesi niteliğindeki evrakların tasnif işlemleri devam etmektedir. 14- Devlet Arşivi ne devredilecek arşiv belgesinin türü, adedi (klasör, dosya ve belge sayısı): Genel Sekreterlik: Üniversite Yönetim Kurulu Tutanakları 21 Adet Yıl:1982-2006 / Üniversite Senato Tutanakları 13 Adet Yıl:1982-2004 Fakülteler: Fakülte Yönetim Kurulu Tutanakları:48 Adet Yıl:1982-2005 Fakülte Kurulu Tutanakları:10 Adet Yıl:1989-2007 15- Arşiv belgesinin, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne ne zaman devredileceği: Tasnif çalışmaları bitiminde Mart ayı sonunda teslim edilecektir. 16- Taşra bölge ve yurt dışında bulunan birim arşivlerinde, yukarıda sayılan hizmetler konusunda yapılan çalışmalar hakkında bilgi: Taşra birimimiz bulunmamaktadır. Faaliyet Raporunu Hazırlayan Yetkilinin Unvanı Adı-Soyadı İmzası : : Şube Müdürü : Sevgi GENÇTÜRK Tarih : 10.02.2015 Telefonu : 0212 3834031 Tasdik Eden Üst Yöneticinin Unvanı : Genel Sekreter Adı-Soyadı : Bahar SİVRİ İmzası : Tarih: Telefonu : 0212 3832060 Kuruluşun Adresi : Yıldız Teknik Üniversitesi Rektörlüğü, Barbaros Bulvarı, Yıldız Kampüsü, Posta Kodu:34349 Tel: 0212 3832060 Faks: 0212 2614360 Beşiktaş-İstanbul